Полная версия
Кадровик. Самоучитель кадрового делопроизводства
ТК РФ Статья 64.1 «Условия заключения трудового договора с бывшими государственными и муниципальными служащими»:
Граждане, замещавшие должности государственной или муниципальной службы, перечень которых устанавливается нормативными правовыми актами Российской Федерации, в течение двух лет после увольнения с государственной или муниципальной службы имеют право замещать должности в организациях, если отдельные функции государственного управления данными организациями входили в должностные (служебные) обязанности государственного или муниципального служащего, только с согласия соответствующей комиссии по соблюдению требований к служебному поведению государственных или муниципальных служащих и урегулированию конфликта интересов, которое даётся в порядке, устанавливаемом нормативными правовыми актами Российской Федерации.
Граждане, замещавшие должности государственной или муниципальной службы, перечень которых устанавливается нормативными правовыми актами Российской Федерации, в течение двух лет после увольнения с государственной или муниципальной службы обязаны при заключении трудовых договоров сообщать работодателю сведения о последнем месте службы.
Работодатель при заключении трудового договора с гражданами, замещавшими должности государственной или муниципальной службы, перечень которых устанавливается нормативными правовыми актами Российской Федерации, в течение двух лет после их увольнения с государственной или муниципальной службы обязан в десятидневный срок сообщать о заключении такого договора представителю нанимателя (работодателю) государственного или муниципального служащего по последнему месту его службы в порядке, устанавливаемом нормативными правовыми актами Российской Федерации.
За нарушение требований трудового законодательства, указанных в вышеприведённой статье Трудового кодекса, в Кодексе об Административных Правонарушениях существует Статья 19.29: «Незаконное привлечение к трудовой деятельности либо к выполнению работ или оказанию услуг государственного или муниципального служащего либо бывшего государственного или муниципального служащего»:
Привлечение работодателем либо заказчиком работ (услуг) к трудовой деятельности на условиях трудового договора либо к выполнению работ или оказанию услуг на условиях гражданско-правового договора государственного или муниципального служащего, замещающего должность, включённую в перечень, установленный нормативными правовыми актами, либо бывшего государственного или муниципального служащего, замещавшего такую должность, с нарушением требований, предусмотренных Федеральным законом от 25 декабря 2008 года № 273-ФЗ "О противодействии коррупции", – влечёт наложение административного штрафа на граждан в размере от двух тысяч до четырёх тысяч рублей; на должностных лиц – от двадцати тысяч до пятидесяти тысяч рублей; на юридических лиц – от ста тысяч до пятисот тысяч рублей.
В крупной компании «кадровик» низшего ранга не несёт ответственности по этой статье, но её несёт его руководитель – начальник отдела кадров. А в маленькой компании, где отдел кадров в лице её единственного ответственного за кадровую работу работника выступает специалист по кадрам, ответственность несут генеральный директор и этот самый работник. Степень их вины будет устанавливать суд.
Примером из судебной практики может послужить дело, когда по статье 19.29 КоАП РФ к ответственности был привлечён работник, у которого в должностной инструкции были указаны должностные обязанности в соответствии со статьёй 64.1 ТК РФ. И за то, что работник не предоставил в десятидневный срок о заключении трудового договора и приёме на работу бывшего федерального государственного служащего, и на него и на юридическое лицо был наложен штраф.
Вышеприведённые примеры можно отвести к разряду грубых нарушений. Есть ли нарушения разрядом помельче? Всё относительно. Но для малого бизнеса любые нарушения можно считать «крупными», и не только по размерам штрафов.
Например, Статья 13.19 КоАП РФ: «Непредоставление первичных статистических данных»:
1. Непредоставление респондентами субъектам официального статистического учёта первичных статистических данных в установленном порядке или несвоевременное предоставление этих данных либо предоставление недостоверных первичных статистических данных – влечёт наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от десяти тысяч до двадцати тысяч рублей; на юридических лиц – от двадцати тысяч до семидесяти тысяч рублей.
2. Повторное совершение административного правонарушения, предусмотренного частью 1 настоящей статьи, – влечёт наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от тридцати тысяч до пятидесяти тысяч рублей; на юридических лиц – от ста тысяч до ста пятидесяти тысяч рублей.
Ну, что такого страшного, не отправить вовремя отчёт или вообще забыть о такой необходимости, а правильнее сказать – обязанности? Если не вдумываться, то вроде и размеры штрафов не столь уж и велики. Но, любое привлечение бизнеса к ответственности автоматически снимает с него «иммунитет» на проверки – теперь контролирующие органы могут проверять компанию, когда сочтут нужным. А уж они-то умеют создавать рабочее настроение персоналу проверяемой организации.
Да, специалиста по кадровому делопроизводству тоже могу привлечь к ответственности за нарушение порядка предоставления первичных статистических данных. Начальник кадров, кадровый инспектор, специалист отдела кадрового и правового обеспечения, все они, при определённых обстоятельствах подпадают под действие статьи 13.19 КоАП РФ, достаточно одной строчки в должностной инструкции.
Если рядового работника, связанного с кадровой работой, не всегда привлекают к ответственности, когда руководителем организации небыли делегированы соответствующие полномочия, то тем работникам, у кого наименование должности содержит слово директор, руководитель, ответственный, отвертеться практически нереально.
Начальник отдела кадров, руководитель кадровой службы, директор департамента управления персоналом, – это те, на кого генеральным директором переложены функции по работе с личным составом. А, следовательно, с обязанностями и правами, у них возникает и ответственность. Так что ответственности заместители главы компании несут не на много меньше, в рамках своих полномочий.
В случаях, когда существует должность начальника и должность его подчинённого ответственного за определённые функции, не всегда подчинённый оказывается однозначно виновным в ошибках. Достаточно часто встречаются случаи, когда ответственным за нарушение судом признаётся начальник. В целом, это имеет объяснение: у начальника больше возможностей, информации, выше уровень образования, да и отвечает начальник перед законом, а подчинённый отвечает перед начальником.
Типовой ситуацией бывает такая, в которой вместо начальника кадров процедуру заключения трудового договора с новым работником осуществляет инспектор по кадрам. И в случае ошибки, инспектор будет отвечать перед начальником, но вот начальник отвечать будет уже перед законом.
Если инспектор по кадрам забудет получить от нового работника подпись о получении положенного ему экземпляра трудового договора, то штраф за это по ст. 5.27 ч. 1 КоАП РФ суд наложит на начальника отдела кадров. А мотивировать это суд будет тем, что начальник отдела кадров является по своей должности ответственным лицом за ведение кадровой документации, руководит своими подчинёнными в соответствии с внутренними нормативными актами, несёт ответственность за выполнением им должностных обязанностей. И максимум, что возможно в таком случае – это получить наказание меньше минимального, но не отменить наказание полностью.
Ответственность перед законом в рамках трудового законодательства может нести и рядовой работник, и линейный руководитель, и сам руководитель организации. Степень вины будет определять суд, оценивая размеры полномочий виновного. И в данном случае есть некоторый шанс перекладывания вины на другого. А вот в случае привлечения к ответственности юридического лица за нарушение трудового законодательства, вину перекладывать не на кого. В случае вины юридического лица, возможна ситуации, когда одновременно с ним виновным будет считаться и должностное лицо. Для таких случаев имеется Статья 2.1 КоАП РФ «Административное правонарушение»:
1. Административным правонарушением признается противоправное, виновное действие (бездействие) физического или юридического лица, за которое настоящим Кодексом или законами субъектов Российской Федерации об административных правонарушениях установлена административная ответственность.
2. Юридическое лицо признается виновным в совершении административного правонарушения, если будет установлено, что у него имелась возможность для соблюдения правил и норм, за нарушение которых настоящим Кодексом или законами субъекта Российской Федерации предусмотрена административная ответственность, но данным лицом не были приняты все зависящие от него меры по их соблюдению.
3. Назначение административного наказания юридическому лицу не освобождает от административной ответственности за данное правонарушение виновное физическое лицо, равно как и привлечение к административной или уголовной ответственности физического лица не освобождает от административной ответственности за данное правонарушение юридическое лицо, за исключением случаев, предусмотренных частями 4 и 5 настоящей статьи.
4. Юридическое лицо не подлежит административной ответственности за совершение административного правонарушения, за которое должностное лицо или иной работник данного юридического лица привлечены к административной ответственности либо его единоличный исполнительный орган, имеющий статус юридического лица, привлечён к административной ответственности, если таким юридическим лицом были приняты все предусмотренные законодательством Российской Федерации меры для соблюдения правил и норм, за нарушение которых предусмотрена административная ответственность, за исключением случаев, предусмотренных частью 5 настоящей статьи.
5. Если за совершение административного правонарушения юридическому лицу назначено административное наказание в виде административного штрафа, который устанавливается в соответствии с пунктом 3 или 5 части 1 статьи 3.5 настоящего Кодекса, должностное лицо или иной работник данного юридического лица либо его единоличный исполнительный орган, имеющий статус юридического лица, не подлежат административной ответственности.
Государственная инспекция труда, призванная контролировать законность в рамках трудового права, руководствуясь положением о том, что административное наказание ест предупреждение совершения новых правонарушений, имеет возможность привлекать к ответственности юридическое лицо, на которое налагаются штрафы значительно крупнее тех, что предназначены нарушителям должностным лицам.
Если на юридическое лицо налагается штраф по ст. 5.27 ч. 1 КоАП РФ, то числа, прописываемые в графе «штраф», располагаются в диапазоне от 35000 до 500000 рублей. И переложить вину на директора по персоналу не получится, так как суд будет руководствоваться тем, что, даже если, директор по кадрам и виновен в административном правонарушении, это никак не отменяет факта того, что и само юридическое лицо ответственно в правонарушении. В худшем случае, штраф получит ещё и должностное лицо.
Если вы решили, что из профессии «рекрутера» вы уже выросли, и что пора поднимать планку повыше, то иметь представление о том, с чем можно столкнуться в новой должности не будет лишним. В рекрутменте, неся ответственность моральную, и немного уголовную, ничем особо не рискуют. В кадровом делопроизводстве степень ответственности несравнимо больше, и несут эту ответственность все категории задействованных в процессе работников. А беря в расчёт тотальную юридическую безграмотность владельцев бизнеса, мы сталкиваемся постоянно с ситуацией, когда генеральный директор всеми правдами и неправдами пытается переложить собственную неотделимую от своего статуса ответственность на подчинённых. В плане ответственности главного бухгалтера с недавнего времени государство устранило однозначную несправедливость, когда главбух получал уголовную статью, а генеральный директор был не удел. Осталось дождаться подобного в области работы с персоналом, когда за явные просчёты и подлоги в кадровой документации, вину будет нести не только кадровик, но и генеральный директор.
Пока что, кадровикам приходится идти на сделку с совестью, сознательно выполняя неправомерные распоряжения генерального директора. Но, судебная практика начинает выравниваться в сторону справедливого применения наказания.
Устраиваясь работать на должность специалиста по кадровому делопроизводству, инспектора по кадрам, специалиста по персоналу, стоит иметь чёткое представление о том, что:
За нарушение трудового законодательства привлекаются к ответственности не только те, у кого в должностных обязанностях прописана соответствующая ответственность.
Судом может быть признано должностным лицом любой работник отдела кадров, если посчитает, что ими фактически исполнялись организационно-распорядительные и хозяйственно-административные функции.
Переложить вину на подчинённого не всегда получится, так как суды не всегда признаю работников должностными лицами, если у тех не имеются фактически в обязанностях организационно-распорядительных и хозяйственно-административные функций.
Самые жёсткие наказания возникают при нарушениях работы с иностранными гражданами и бывшими государственным и муниципальными служащими. Чаще всего штрафуют за нарушения предоставления обязательно отчётности, которой в работе кадровика предостаточно. Основные нарушения кадровой работы прописаны в ст. 5.27 КоАП РФ.
Так как штрафы для юридического лица в разы больше штрафов для должностного, то владельцы бизнеса практически всегда стараются переложить вину на самого работника.
За нарушение обязанностей по воинскому учёту предусмотрена административная ответственность в виде предупреждения или штрафа в размере от 1000 до 5 000 рублей ст. 21.4 КоАП. Кроме того, за нарушения законодательства о воинской обязанности предусмотрена уголовная ответственность по ст. 328 УК РФ.
Работа «кадровика» ничем не легче и не проще работы бухгалтера. Просто, если тот, скажем так, работает с деньгами, то кадровик работает с «трудоднями». Любой кадровый документ – это практически расписка о переводе времени в деньги. А деньги, как известно, любят счёт. А счёт – это учёт, а учёт – это контроль, а контроль – это ответственность. А ответственность – это наказание. И наказание не всегда оправданное и справедливое, но таков весь бизнес.
IV. ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ
Государством регламентируется не только терминологический аппарат в делопроизводстве, но и, что логично, сама работа с документами. Только лишь определить, как и что следует называть во избежание недопонимания и путаницы, недостаточно, ведь делопроизводство это не просто человеческая речь, это письменная речь – слова, зафиксированные на материальном носителе. Следовательно, определённые слова необходимо наносить на носитель в определённом виде, опять же, во избежание путаницы. Поэтому существует стандарт и на то, как должны оформляться документы, под названием национальный стандарт Российской Федерации ГОСТ р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу, организационно-распорядительная документация, требования к оформлению документов".
Правила применения настоящего стандарта установлены в статье 26 Федерального закона от 29 июня 2015 г. № 162-ФЗ "О стандартизации в Российской Федерации". Информация об изменениях к настоящему стандарту публикуется в ежегодном (по состоянию на 1 января текущего года) информационном указателе "Национальные стандарты", а официальный текст изменений и правок – в ежемесячном информационном указателе "Национальные стандарты". В случае пересмотра (замены) или отмены настоящего стандарта соответствующее уведомление будет опубликовано в ближайшем выпуске ежемесячного информационного указателя "Национальные стандарты". Соответствующая информация, уведомление и тексты размещаются в информационной системе общего пользования – на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет.
Стандарт не может быть полностью или частично воспроизведён, тиражирован и распространён в качестве официального издания без разрешения Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии.
Стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы: уставы, положения, правила, инструкции, регламенты, постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, договоры, акты, письма, справки и др. (далее – документы), в том числе включённые в ОК 011-93 "Общероссийский классификатор управленческой документации" (ОКУД), класс 0200000.
Стандарт определяет состав реквизитов документов, правила их оформления, в том числе с применением информационных технологий; виды бланков, состав реквизитов бланков, схемы расположения реквизитов на документе; образцы бланков; правила создания документов. Положения настоящего стандарта распространяются на документы на бумажном и электронном носителях.
В крупных организациях делопроизводитель практически не сталкивается с задачами по разработке внешнего вида локальных нормативных актов и бланков документов, это заказывается у специализированных контор. Всевозможные положения, образцы бланков и прочих документов, такие конторы разрабатывают в соответствие с корпоративным стилем заказчика с учётом гадлайнов и брендбуков, или создавая заказчику всё это сразу.
Малый бизнес, или микробизнес, обходятся стандартными альбомами унифицированных схем и шаблонов, найденных на просторах сети «Интернет». Фирменный стиль в оформлении документации, применяемый шире, чем размещение логотипа компании на бланк, предпочитают владельцы фирм, где айдентика занимает ведущее место в маркетинговой политике. Но, безотносительно того, какая целевая аудитория у бизнеса и кто его контрагенты, необходимо руководствоваться требованиям стандарта.
Общие требования к созданию документов
3.1 Документы могут создаваться на бумажном носителе и в электронной форме с соблюдением установленных правил оформления документов.
3.2 При создании документа на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют.
Номера страниц проставляются посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.
Допускается создание документов на лицевой и оборотной сторонах листа. При двустороннем создании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны.
3.3 Предпочтительными гарнитурами и размерами шрифтов для реквизитов документа являются:
Times New Roman № 13, 14;
Arial № 12, 13;
Verdana № 12, 13;
Calibri № 14 и приближенные к ним.
При составлении таблиц допускается использование шрифтов меньших размеров.
3.4 Абзацный отступ текста документа – 1,25 см.
Заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или центрируются по ширине текста.
Многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал, составные части реквизитов отделяются дополнительным интервалом.
Текст документа печатается через 1 – 1,5 межстрочных интервала.
Если документ готовится для издания с уменьшением масштаба, текст печатается через два интервала.
Интервал между буквами в словах – обычный.
Интервал между словами – один пробел.
3.5 Текст документа выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей документа).
Длина самой длинной строки реквизита при угловом расположении реквизитов не более 7,5 см.
Длина самой длинной строки реквизита при продольном расположении реквизитов не более 12 см.
3.6 Нормативными правовыми актами организации может быть предусмотрено выделение реквизитов "адресат", "заголовок к тексту" или "подпись", а также отдельных фрагментов текста полужирным шрифтом.
3.7 Нормативные правовые акты организации, а также иные многостраничные документы могут оформляться с титульным листом. Титульный лист документа оформляется в соответствии с приложением А.
Реквизиты документа
При подготовке и оформлении документов используют реквизиты, определения которых приведены в ГОСТ Р 7.0.8
01 – герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования);
02 – эмблема;
03 – товарный знак (знак обслуживания);
04 – код формы документа;
05 – наименование организации – автора документа;
06 – наименование структурного подразделения – автора документа;
07 – наименование должности лица – автора документа;
08 – справочные данные об организации;
09 – наименование вида документа;
10 – дата документа;
11 – регистрационный номер документа;
12 – ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;
13 – место составления (издания) документа;
14 – гриф ограничения доступа к документу;
15 – адресат;
16 – гриф утверждения документа;
17 – заголовок к тексту;
18 – текст документа;
19 – отметка о приложении;
20 – гриф согласования документа;
21 – виза;
22 – подпись;
23 – отметка об электронной подписи;
24 – печать;
25 – отметка об исполнителе;
26 – отметка о заверении копии;
27 – отметка о поступлении документа;
28 – резолюция;
29 – отметка о контроле;
30 – отметка о направлении документа в дело.
Оформление реквизитов документов
5.1 Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования) воспроизводится на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации", законодательными и иными нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации и нормативными правовыми актами органов местного самоуправления.
Изображение герба (Государственного, субъекта Российской Федерации, герба (геральдического знака) органа местного самоуправления) помещается по середине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации – автора документа, на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.
5.2 Эмблема организации, разработанная и утверждённая в установленном порядке, размещается в соответствии с нормативными правовыми актами на бланках: документов федеральных органов государственной власти (за исключением случаев, предусматривающих использование изображения Государственного герба Российской Федерации), территориальных органов федеральных органов государственной власти, государственных и негосударственных организаций. Изображение эмблемы помещается по середине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации – автора документа, на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.
5.3 Товарный знак (знак обслуживания), зарегистрированный в установленном законодательством порядке, воспроизводится на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации). Изображение товарного знака (знака обслуживания) помещается по середине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации – автора документа, или слева на уровне наименования организации – автора документа (допускается захватывать часть левого поля).
Наряду с товарным знаком (знаком обслуживания), на бланках документов может указываться коммерческое обозначение юридического лица.
5.4 Код формы документа проставляется на унифицированных формах документов в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД) или локальным классификатором, располагается в правом верхнем углу рабочего поля документа, состоит из слов "Форма по" (наименование классификатора) и цифрового кода.
5.5 Наименование организации – автора документа на бланке документа должно соответствовать наименованию юридического лица, закреплённому в его учредительных документах (уставе или положении). Под наименованием организации в скобках указывается сокращённое наименование организации, если оно предусмотрено уставом (положением).
Над наименованием организации – автора документа указывается полное или сокращённое наименование вышестоящей организации (при её наличии).
5.6 Наименование структурного подразделения – автора документа (в том числе филиала, отделения, представительства, коллегиального, совещательного или иного органа) используется в бланках писем и бланках конкретных видов документов соответствующих подразделений (органов) в соответствии с локальными нормативными актами и указывается под наименованием организации.
