Кадровик. Самоучитель кадрового делопроизводства

Учётные документы (архива): Комплекс документов установленной формы, фиксирующих поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учёта

Список фондов: Учётный документ, содержащий перечень официальных наименований хранящихся в архиве, а также выбывших архивных фондов в порядке возрастания присвоенных им номеров.

Лист фонда: Учётный документ, содержащий в рамках архивного фонда сведения о количестве и составе описей дел, документов и их нумерации, количестве и составе архивных документов, состоянии их описания, динамике изменений по каждой описи дел, документов и архивному фонду в целом, фиксирующий изменения в названии архивного фонда.

Архивный шифр: Обозначение, наносимое на единицу хранения архивных документов в целях её идентификации и учёта, состоящее из сокращённого названия архива (официальной аббревиатуры), номера архивного фонда, номера описи дел, документов, номера единицы хранения, номера единицы учёта

Проверка наличия и состояния архивных документов: Установление соответствия фактического наличия количества единиц хранения записям в учётных документах архива, а также выявление архивных документов, требующих консервации, реставрации, дезинфекции.

Топографический указатель: Документ, содержащий сведения о точном местонахождении архивных фондов в архивохранилище.

За ошибки в ведении архивного дела существует административная ответственность в рамках КоАП РФ Статья 13.20. Нарушение правил хранения, комплектования, учёта или использования архивных документов:

Нарушение правил хранения, комплектования, учёта или использования архивных документов, за исключением случаев, предусмотренных статьёй 13.25 настоящего Кодекса, влечёт предупреждение или наложение административного штрафа на граждан в размере от одной тысячи до трёх тысяч рублей; на должностных лиц – от трёх тысяч до пяти тысяч рублей; на юридических лиц – от пяти тысяч до десяти тысяч рублей.

Отдать в архив, найти в архиве, «порыться в архиве» – занятия сложные и утомительные, особенно когда в архиве не одно, и не десяток, а сотня дел или тысячи. Небрежность в работе с архивом категорически недопустима. Когда в архиве царит натуральный бардак, то найти срочно, сию минуту, очень важный документ, от которого зависит сам факт дальнейшего существования компании, или то место, в котором окажется на ближайшие несколько лет генеральный директор, практически нереально, придётся «перерыть всё». Для исключения вероятности наступления момента подобной ситуации и существует регламентация комплектования архива.

Комплектование архива: Систематическое пополнение архива документами в соответствии с его профилем.

Критерии экспертизы ценности документов: Признаки, определяющие значимость происхождения, содержания и внешних особенностей документов.

Источник комплектования (архива): Организация или гражданин, чьи документы поступают или могут поступить на хранение в архив.

Выборочный приём документов: Приём на постоянное хранение отдельных видов документов организаций или всех ценных документов ряда организаций из числа однородных.

Перечень документов со сроками хранения: Систематизированный список видов и категорий документов с указанием сроков их хранения.

Документ временного срока хранения: Документ ограниченного срока хранения, по истечении которого он подлежит уничтожению.

Документ постоянного срока хранения: Документ, которому в соответствии с нормативными правовыми актами установлено вечное хранение.

Документ Архивного фонда Российской Федерации: Архивный документ, прошедший экспертизу ценности документов, поставленный на государственный учёт и подлежащий постоянному хранению.

Особо ценный документ: Документ Архивного фонда Российской Федерации, имеющий непреходящую культурно-историческую и научную ценность, особую важность для общества и государства, и в отношении которого установлен особый режим учёта, хранения и использования.

Уникальный документ: Особо ценный документ, не имеющий себе подобных по содержащейся в нем информации и/или его внешним признакам, невосполнимый при утрате с точки зрения его значения и/или автографичности.

Упорядочение архивных документов: Комплекс работ по формированию архивных документов в единицы хранения (дела), их описанию и оформлению в соответствии с правилами, установленными специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти.

Выделение документов к уничтожению: Выявление в процессе экспертизы научной и практической ценности документов с истекшими сроками хранения и отбор их для уничтожения.

Архив на градообразующем предприятии с десятками тысяч работников – это огромное хранилище документов, сплошные шкафы и полки, как в центральной библиотеке. И это только те документы, которые необходимо хранить в организации до наступления срока их списания в Госархив. В таком архиве и главный архивариус существует и ответсвенный за архивы за определённый год. Намного проще дела обстоят в небольших организациях. В совсем мелких ООО, где личного состава пять человек и сама компания существует без года неделю, архив представляет собой выделенную полку в шкафу – это зародыш настоящего «взрослого архива». Но это не означает, что всё просто: присвоил сквозной номер документу – и на полку. Вышестоящие контролирующие организации не всегда согласны с представлением владельцев бизнеса о многих вещах. Что бы было меньше недоразумений, в рамках борьбы с хаотизацией бизнес-процессов, разработана и утверждена Информационная деятельность архива.

Информационная деятельность архива: Создание архивных справочников и организация использования архивных документов.

Использование архивных документов: Применение информации архивных документов в культурных, научных, политических, экономических целях и для обеспечения законных прав и интересов граждан.

Пользование архивными документами: Ознакомление с архивными документами посредством их прочтения, просмотра или прослушивания.

Организация пользования архивными документами: Деятельность архивных учреждений по предоставлению государственным органам, органам местного самоуправления, юридическим или физическим лицам архивных документов для их прочтения, просмотра или прослушивания.

Пользователь архивными документами: Государственный орган, орган местного самоуправления либо юридическое или физическое лицо, обращающиеся на законных основаниях к архивным документам для получения и использования необходимой информации.

Владелец архивных документов: Государственный орган, орган местного самоуправления либо юридическое или физическое лицо, осуществляющие владение и пользование архивными документами и реализующие полномочия по распоряжению ими в пределах, установленных законом или договором.

Собственник архивных документов: Государство, муниципальное образование либо юридическое или физическое лицо, в полном объёме реализующие права владения, пользования, распоряжения архивными документами.

Ограничение доступа к архивным документам: Временные или иные условия, исключающие свободное пользование архивными документами в соответствии с законодательством или по воле фондообразователя, собственника, владельца документов.

Публикация архивных документов: Подготовка архивных документов к изданию и осуществление их издания в соответствии с общепринятыми научными принципами и нормами.

Документальная выставка: Экспонирование архивных документов или их копий в специальном, приспособленном для этого помещении или на интернет-сайте.

Описание архивных документов: Структурированное изложение сведений о составе и содержании документов в архивных справочниках.

Описательная статья архивного справочника: Совокупность сведений об объекте описания (документе, его части, единице хранения, группе единиц хранения, архивном фонде, группе архивных фондов) в архивном справочнике.

Научно-справочный аппарат архива, справочно-поисковые средства архива; НСА архива: Совокупность описаний архивных документов.

Система научно-справочного аппарата к документам архива: Комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых, созданных на единой научно-методической основе архивных справочников о составе и содержании документов архива.

Архивный справочник: Справочник о составе, содержании и местонахождении архивных документов.

Опись дел, документов: Справочный и учётный документ, содержащий систематизированный перечень единиц хранения/единиц учёта архивного фонда, предназначенный для раскрытия их содержания и учёта

Архивный путеводитель: Справочник, содержащий систематизированные сведения о фондах архива (архивов) и предназначенный для ознакомления с их составом и содержанием.

Архивный каталог: Справочник, в котором сведения о содержании архивных фондов, единиц хранения/единиц учёта, архивных документов (или их частей), расположены в соответствии с выбранной схемой классификации.

Архивный указатель: Справочник, содержащий систематизированный перечень наименований предметных понятий, упоминаемых в архивных документах, с указанием их архивных шифров.

Обзор архивного фонда: Справочник, содержащий систематизированные сведения о составе и содержании архивных документов одного архивного фонда, дополненные их источниковедческим анализом.

Тематический обзор архивных документов: Справочник, содержащий систематизированные сведения о составе, содержании и поисковых данных комплексов архивных документов одного или группы архивных фондов по определённой теме, дополненные их источниковедческим анализом.

Историческая справка к архивному фонду: Документ, содержащий сведения по истории фондообразователя и архивного фонда, краткую характеристику состава и содержания документов архивного фонда и научно-справочного аппарата к нему.

Каталогизация архивных документов: Подготовка, составление и ведение архивных каталогов.

Архивная справка: Документ, составленный на бланке архива, имеющий юридическую силу и содержащий документную информацию о предмете запроса, с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых он составлен.

Архивная копия: Дословно воспроизводящая текст или изображение архивного документа копия с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения, заверенная в установленном порядке.

Архивная выписка: Документ, составленный на бланке архива, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящуюся к определённым факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения.

Знание специальной терминологии обязательно для специалиста по персоналу, так как работа с документами – это коммуникация с вышестоящими контролирующими государственными организациями, у которых вся коммуникация строится на языке бюрократии. А без понимания того, что написано в письме из ведомства, или неверное толкование написанного чиновником, может обойтись достаточно дорого, как и самому делопроизводителю, так и его работодателю – юридическому лицу.

III. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ СПЕЦИАЛИСТА ПО КАДРОВОМУ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ

Состав организационно-распорядительных документов в России определяется в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД). Вся работа специалиста по делопроизводству регламентирована. Знание регламентов и их неукоснительное исполнение – залог эффективной работы специалиста. Если вы пролистали предыдущие страницы, не особо вчитываясь в их содержимое, то автор категорически рекомендует прочитать их внимательно и вдумчиво. Небрежное отношение к работе с документацией вообще, и с кадровой документацией в частности, это не только замечание от директора, или выговор с лишением премии, это и очень большие штрафы. Причём штрафуют за нарушения в области делопроизводства не только юридическое лицо, но и должностное.

Делопроизводство подразделяется на три стадии:

Документирование, как процесс создание документов;

Документооборот, как организация движения и учёта документов;

Архивное дело, как процесс хранение документов.

Все эти стадии состоят из множества фаз и процедур. Мелочей в них нет, одна, казалось бы, маленькая ошибка может стать фатальной. Не стоит думать, что специалист по кадровому делопроизводству слишком мелкий клерк. В транснациональной корпорации – да, но не в небольшом обществе с ограниченной ответственностью.

Хоть в ООО основную ответственность за всё несёт генеральный директор, но множество своих полномочий он может делегировать работникам, назначая их ответственными за определённые бизнес-процессы. Полностью с генерального директора ответственность, таким образом, не снимается, просто возникает должностное лицо, которое начинает нести собственную ответственность в рамках должностных полномочий.

Чем меньше организация, и чем крупнее её внутренняя структура, тем тоньше грань между ответственным работником и должностным лицом. В компании может быть департамент по управлению персоналом, в департаменте может быть отдел по работе с военнообязанными. Вот директор по персоналу – будучи начальником департамента и является должностным лицом. Но и в случае простой организационной структуры, в которой нет департаментов и обособленных подразделений, а есть лишь функциональное разделение, работник, на которого приказом генерального директора возложены обязанности по кадровому учёту, и у которого должность называется специалист по кадрам, в определённый момент времени может быть признан должностным лицом.

КоАП РФ Статья 2.4. Административная ответственность должностных лиц: «Административной ответственности подлежит должностное лицо в случае совершения им административного правонарушения в связи с неисполнением либо ненадлежащим исполнением своих служебных обязанностей».

В этой статье КоАП РФ не раскрывает содержание перечисляемых функций, но есть Постановление Пленума Верховного Суда РФ от 16.10.2009 г. №19 «О судебной практике по делам о злоупотреблении должностными полномочиями и о превышении должностных полномочий». Из него становится понятно, что:

Организационно-распорядительные функции – руководство трудовым коллективом, формирование кадрового состава, определение трудовой функции работника, применение мер поощрения и награждения, наложение дисциплинарных взысканий;

Административно-хозяйственные функции – управление и распоряжение имуществом и (или) денежными средствами, находящимися на балансе и (или) банковских счетах организаций (учреждений, воинских частей и подразделений), совершение иных действий (например, принятие решений о начислении заработной платы, премий, осуществление контроля за движением материальных ценностей, определение порядка их хранения, учёта и контроля за их расходованием).

Любого работника, у кого в должностных обязанностях появляется право давать распоряжение другим работникам, существует возможность идентифицировать, как должностное лицо. То есть, начальник отдела кадров, директор по кадрам – должностные лица. А вот, инспектор по кадрам, специалист по персоналу, не выполняет организационно-распорядительные функции, так же, как и административно-хозяйственные. Но, так как Суд Российской Федерация независим, а решения судьи выносят, основываясь на внутреннем убеждении, то по совокупности факторов, и простой инспектор по кадрам может быть признан должностным лицом в рамках своих полномочий.

Нарушения трудового законодательства, в массе своей административного характера. Наказания в виде штрафов прописаны в КоАП РФ Статья 5.27. «Нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права»:

1. Нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, если иное не предусмотрено частями 3, 4 и 6 настоящей статьи и статьёй 5.27.1 настоящего Кодекса, – влечёт предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от одной тысячи до пяти тысяч рублей; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, – от одной тысячи до пяти тысяч рублей; на юридических лиц – от тридцати тысяч до пятидесяти тысяч рублей.

2. Совершение административного правонарушения, предусмотренного частью 1 настоящей статьи, лицом, ранее подвергнутым административному наказанию за аналогичное административное правонарушение, – влечёт наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от десяти тысяч до двадцати тысяч рублей или дисквалификацию на срок от одного года до трёх лет; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, – от десяти тысяч до двадцати тысяч рублей; на юридических лиц – от пятидесяти тысяч до семидесяти тысяч рублей.

3. Фактическое допущение к работе лицом, не уполномоченным на это работодателем, в случае, если работодатель или его уполномоченный на это представитель отказывается признать отношения, возникшие между лицом, фактически допущенным к работе, и данным работодателем, трудовыми отношениями (не заключает с лицом, фактически допущенным к работе, трудовой договор), – влечёт наложение административного штрафа на граждан в размере от трёх тысяч до пяти тысяч рублей; на должностных лиц – от десяти тысяч до двадцати тысяч рублей.

4. Уклонение от оформления или ненадлежащее оформление трудового договора либо заключение гражданско-правового договора, фактически регулирующего трудовые отношения между работником и работодателем, – влечёт наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от десяти тысяч до двадцати тысяч рублей; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, – от пяти тысяч до десяти тысяч рублей; на юридических лиц – от пятидесяти тысяч до ста тысяч рублей.

5. Совершение административных правонарушений, предусмотренных частью 3 или 4 настоящей статьи, лицом, ранее подвергнутым административному наказанию за аналогичное административное правонарушение, – влечёт наложение административного штрафа на граждан в размере пяти тысяч рублей; на должностных лиц – дисквалификацию на срок от одного года до трёх лет; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, – от тридцати тысяч до сорока тысяч рублей; на юридических лиц – от ста тысяч до двухсот тысяч рублей.

6. Невыплата или неполная выплата в установленный срок заработной платы, других выплат, осуществляемых в рамках трудовых отношений, если эти действия не содержат уголовно наказуемого деяния, либо воспрепятствование работодателем осуществлению работником права на замену кредитной организации, в которую должна быть переведена заработная плата, либо установление заработной платы в размере менее размера, предусмотренного трудовым законодательством, – влечёт предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от десяти тысяч до двадцати тысяч рублей; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, – от одной тысячи до пяти тысяч рублей; на юридических лиц – от тридцати тысяч до пятидесяти тысяч рублей.

7. Совершение административного правонарушения, предусмотренного частью 6 настоящей статьи, лицом, ранее подвергнутым административному наказанию за аналогичное правонарушение, если эти действия не содержат уголовно наказуемого деяния, – влечёт наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от двадцати тысяч до тридцати тысяч рублей или дисквалификацию на срок от одного года до трёх лет; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, – от десяти тысяч до тридцати тысяч рублей; на юридических лиц – от пятидесяти тысяч до ста тысяч рублей.

Помимо этого существует ответственность за нарушение работы с иностранными гражданами, отсутствия уведомления о приёме на работу бывшего государственного служащего, не предоставление положенной отчётности. Да. За всё это в первую очередь несёт ответственность генеральный директор, но, судебная практика говорит о том, что и «кадровиков» к ответственности привлекают не меньше. Так за что же простого специалиста по кадрам могут привлечь к административной ответственности и наложить на него штраф?

Например, за то, что в установленном порядке не уведомил уволенного работника о необходимости прибыть за получением на руки трудовой книжки, или дать согласие на получение её по почте на указанный адрес. Суд признал специалист по кадрам должностным лицом и присудил штраф по ст. 5.27 ч. 1 КоАП РФ.

Специалиста по кадрам оштрафовали по ст. 5.27 ч. 1 КоАП РФ за то, что в трудовых договорах им не прописывались условия труда на рабочем месте. В то же время, в решении суда указывалось, что специалист по кадрам относится к категории специалистов и не имеет в подчинение работников. Он также не обладает полномочиями по руководству коллективом, расстановке и подбору кадров, организации труда или службы подчинённых, поддержанию дисциплины, применению мер поощрения и наложению дисциплинарных взысканий, а также полномочиями по управлению и распоряжению имуществом и денежными средствами учреждения, принятию решений о начислении заработной платы, премий, осуществлению контроля над движением материальных ценностей, определению порядка их хранения и т.п.

При нарушениях при работе с иностранными гражданами, суды каждый факт принимают за отдельный случай, и при неверном оформлении бригады иностранных работников в составе десяти человек, будет десять дел. И по каждому случаю кадровика, ответственного за обеспечение работы с иностранными гражданами, могут наказать по:

– ст. 18.15 «Незаконное привлечение к трудовой деятельности в РФ иностранного гражданина или лица без гражданства – например, за привлечение к трудовой деятельности иностранного гражданина без разрешения или патента (штраф от 25 000 до 50 000 рублей) или за не уведомление (штраф от 35 000 до 50 000 рублей);

– ст. 18.9 «Нарушение правил пребывания в РФ иностранных граждан и лиц без гражданства» – штраф от 40 000 до 50 000 рублей.

Ответственный за кадры компании может быть признан должностям лицом, как в случае, когда дело рассматривается судом по ст. 18.15 ч. 3 КоАП. То есть, если кадровик не уведомил соответствующий территориальный орган о прекращении действия трудового договора с иностранным гражданином, то его, вполне вероятно, может ожидать штраф. Мотивировать своё решение суд будет тем, что в трудовом договоре или должностной инструкции специалиста по кадрам есть пункты, возлагающие на работника соответствующие должностные функции. Как только в перечень рабочих обязанностей работника вписывают обязанности, по которым существует административная ответственность, так сразу работник начинает нести по ним ответственность. Опротестовать такое положение вещей крайне затруднительно.

Составляя должностную инструкцию для работника ответственного за ведение кадровой документацией, стоит руководствоваться не только профессиональным стандартом по этой профессии, но и судебной практикой. А она не однозначна. В одних случаях инспектора по кадрам признают должностным лицом подлежащим ответственности, в других, специалиста отдела кадра, у которого в должностной инструкции были указаны обязанности по оформлению на работу иностранных граждан и направлению соответствующих уведомлений, суд не считает должностным лицом, ссылаясь на формальное толкование постановление ВС РФ в части организационно-распорядительных или административно-хозяйственных функций.

Всё это подсказывает нам, что не стоит играть в «азартные игры с государством», а всегда готовиться к худшему варианту исхода дела, и ответственно подходить к ведению документации.

Установленная государством ответственность работодателя по статье 64.1 Трудового Кодекса РФ, не прихоть, а экономическая и социальная мера ответственности. Направлена она на пресечение недобросовестной конкуренции и коррупционной составляющей. Вчерашний глава муниципального образования или префектуры, сегодня ставший заместителем генерального директора, может очень многим «подсобить бизнесу».