Простые тайны. Книга о технологии подбора персонала в компанию, пошаговая инструкция для поиска нужных людей

Структура компании, отдел в структуре компании;

Задача отдела в структуре компании;

Результат работы отдела, ожидаемый руководителем;

Количество сотрудников в отделе.

Информация о компании будет необходима при составлении Информационного листа для кандидата и подготовки к собеседованию – HR-менеджер должен четко понимать, чем занимается компания и аргументированной отвечать на вопросы кандидатов. Частая ошибка HR-менеджера: неглубокие знания задач и целей компании, сложности в описании компании кандидатам. HR-менеджер должен уметь объяснить, чем занимается компания, как на собеседовании с кандидатами, так и при любых других обстоятельствах общения с людьми.

Например:

Компания занимается финансовым консалтингом.

Что такое консалтинг в вашем понимании?

Что именно делает компания?

Кто является клиентом компании?

Какие средства работы использует? и т.д.

Заявка на подбор является опорным документом при подборе специалиста внешними компаниями-провайдерами (рекрутинговыми агентствами). Имея подобную информацию рекрутер сможет составить общее с вами понимание об особенностях и потребностях компании, а также сможет чётко и быстро ответить на вопросы кандидатов.

Задача HR-менеджера: один раз очень точно и подробно прописать все эти пункты, далее просто использовать текст при подготовке документов. Вам должен нравиться этот текст, вы должны им гордиться.

Второй момент, на который необходимо обратить внимание – Конкурентные преимущества. Встречаются ситуации, когда даже руководитель не может ответить на вопрос: чем ваша компания отличается от других на рынке? Какие преимущества имеет?

Сформулируйте семь-восемь преимуществ вашей компании, изучайте конкурентов, вникайте в особенности. Вся информация будет полезна.

Описание должности:

Название должности;

Причина появления вакансии, как долго вакантна должность;

Обязанности сотрудника;

Основная задача сотрудника;

Кому подчиняется сотрудник, кто находится в подчинении.

Пункт «Описание должности» является очень важным для HR-менеджера. При недостаточном понимании задач, которые будет выполнять занимающий её сотрудник, может возникнуть много курьёзных и противоречивых ситуаций. Но начнем по порядку:

Название должности. Сейчас большой популярностью пользуется название – Менеджер. Это слово, прежде всего, обозначает функцию – управление. Использование его повсеместно стало приводить сотрудников к смещению смысла и задачи, а кандидатов к непониманию истинной цели должности, что же в конечном итоге необходимо делать на работе. Вот в чем вопрос. Называя каждую должность своим именем: Секретарь руководителя, Помощник руководителя, Специалист по продажам и т.д. – мы вносим ясность и для себя, и для окружающих.

Причина появления вакансии указывается максимально честно. Если вдруг руководитель и сотрудник не смогли найти общий язык или совместно работать, опишите честно причины: разное видение задачи, отличие в понимании лидерства, разногласия по срокам выполнения проектов. Когда мы объективно не признаемся в причинах ухода сотрудников, ситуации могут повторяться.

Пример:

Принимая сотрудника на работу, вы выбрали хорошего кандидата, и он приступил к выполнению своих задач. По истечении испытательного срока он подходит к вам и говорит: «Я ухожу. На собеседовании вы мне обещали 25 000 руб., а по факту я получаю 18 000 руб. Меня это не устраивает». Вы идете к руководителю и слышите: «Он не заработал». Сотрудник уходит от вас, вы принимаетесь за новые поиски, и, вновь говорите кандидатам о сумме в 25 000 руб. Где гарантия выполнения руководителем обязательств по оплате? Может ли повториться ситуация в следующий раз?

Честно описывая причины ухода, вы становитесь честными перед собой и кандидатами, говорите им об особенностях работы в компании и о критериях эффективности труда. Ситуация становится объективной. Сравнивая новые заявки от руководителей с ранее исполненными, вы также можете выявлять закономерности.

Пример:

Если из отдела уходит третий сотрудник в период адаптационного срока, и в качестве причины указано «не сошлись характерами». HR-менеджеру необходимо проанализировать ситуацию. Что явилось истинной причиной увольнения? 1) принимая сотрудников не были учтены какие-то важные профессиональные качества или наоборот требования завышены; 2) не достаточно прояснены личные качества руководителя и мы подбираем сотрудников, которые не могут сработаться с ним; 3) у руководителя недостаточно компетенций для управления отделом и его следует заменить. Следует найти объективные ответы на вопросы и строить прогнозы на будущее.

Очень подробно в заявке прописываем обязанности сотрудника. В формулировках: что он будет делать?

Пример:

Должность программиста. Обязанности:

Написание программы … (конкретно);

Поддержка работы сервера;

Наладка работы компьютеров (12 штук) и т.д.

Должность секретаря. Обязанности:

Принимает звонки;

Встречает посетителей;

Готовит кофе.

Основная задача сотрудника. Ответ на вопрос: зачем мы берем его на работу?

Пример:

Должность секретаря. Основная задача: упростить работу руководителя, выполнение текущей работы по оформлению и печати документов.

Должность секретаря. Основная задача: следить за соблюдением графика работы руководителя.

Как видим, это две абсолютно разные функции, и следовательно нам потребуются совершенно разные кандидаты.

В первом случае нам нужен сотрудник, который будет хорошим исполнителем и четко выполняющим процессные задачи. Во второй ситуации нам более подойдет человек, умеющий убеждать (руководителя и посетителей), обладающий навыками тайм-менеджмента.

Задача HR-менеджера: четко прояснить вопрос основной задачи нового сотрудника, как бы сложно не было руководителю сформулировать её. Такой подход поможет сделать работу эффективной и грамотной.

Условия найма и оплаты труда:

Форма найма;

График работы, режим дня;

Место работы, орг.техника;

Оклад, премии, проценты, бонусы;

Нематериальная мотивация;

Соц.пакет и гарантии.

Форма найма: по трудовой книжке, по трудовому договору, договор возмездного оказания услуг.

График работы: нормированный 5/2, 6/1, 2/2; ненормированный график работы.

Режим дня: с 10 до 17, с 8 до 18, с 14 до 18, или просто 40 часов в неделю, обеденный перерыв.

Место работы: стол в отделе, прилавок в торговом зале, нет рабочего места, стол в open-офисе или место на диване и т.д.

Техника: компьютер, специальные программы (указываем, если они есть), принтер, сканер, кассовый аппарат, паровой утюг и т.д. Указываем всю технику, с которой сотруднику придется сталкиваться при выполнении должностных обязанностей.

Оклад, премии, проценты, бонусы. Все пишем в цифрах и процентах. Если оклад различен на испытательный срок и после, фиксируем. От чего зависят премии и бонусы, когда бывают, за что начисляются.

Нематериальная мотивация – любые элементы не фиксирующиеся в денежной эквиваленте и не выплачивающиеся в материальном плане.

Например:

доставка сотрудников или развозка;

возможность пользоваться служебным транспортом;

выдача форменной одежды;

питание.

Социальный пакет и гарантии, в него входит: медицинское страхование, дополнительные отпуска и т.п.

Требования к кандидату:

Анкетные

Возраст, пол, образование, привычки, здоровье

Личностные (психологические)

Характер, темперамент

Знания, умения и навыки

Знания, опыт, навыки работы.

Требования формулируются на основании всей предыдущей информации, которую мы собрали о компании, вакансии и выполняемых функциях.

Задача HR-менеджера: сформулировать все требования совместно с руководителем и максимально их расширить. Выше говорили о расширении требований к вакансии, то есть раздвижение границ возраста, лабильность и толерантность к полу нового сотрудника, мягкое отношение к образованию.

Пример:

Вы – HR-менеджер. Вы читаете это издание или получаете информацию о выполнении своей работы при помощи современных технологий (интернета, видеокурсов и тренингов), у Вас может не быть высшего образования по рекрутингу, но выполнять свои задачи и функции вы можете грамотно, эффективно и в срок.

Также и с нашими кандидатами. Расскажите руководителю о том, что рассматривая кандидатов более гибко, мы увеличиваем шансы компании на успех в подборе необходимого специалиста и достижении стратегических целей.

Пункты привычки и здоровье заполняете только в том случае, если у вас есть в связи с этим ограничения или наоборот возможности.

Примеры:

Есть компании, которые поощряют здоровый образ жизни и следят за привычками сотрудников. Создают и проводят оздоровительные мероприятия и спортивные соревнования. Подход является ценностью компании и категорически не принимаются сотрудники, имеющие вредные привычки.

Есть компании, которые не обращают внимания на вредные привычки сотрудников или даже выделяют их в требования.

Важно! Умственный труд и интеллектуальная нагрузка относятся к здоровью.

Характер и темперамент также указываются только в случае необходимости. Этот пункт станет опорным, если вы захотите использовать в собеседовании психологические тесты и задания для кандидатов. Если характер и темперамент не важны для выполняемой работы, смело пропускайте этот пункт (задачи и обязанности вы уже выше сформулировали).

Знания, умения и навыки формулируются из пунктов: работа с орг.техникой, функциональные обязанности и задача должности.

Пример:

Должность секретаря-референта (как помощника руководителя). Основная задача должности: следить за исполнением графика работы руководителя. Знания, умения навыки: тайм-менеджмент, управление временем, стили и виды планирования, ведение электронного дневника, умение стенографировать и т.д.

Далее необходимо понимать, насколько обладание навыками и знаниями критично для вас? Или вы можете и готовы обучить нового сотрудника методам и стилю работы, который принят в вашей компании.

Организация собеседований:

Кто проводит первичны отбор и собеседования?

Сколько кандидатов хочет посмотреть руководитель?

Срок первичного отбора?

Как организовать собеседования с руководителем (в какой день, сколько человек за день)?

Присутствие HR-менеджера на собеседованиях.

Подробно:

Кто проводит первичный отбор и собеседования?

Часто встречаются ситуации, когда существует сотрудник отдела персонала, который просто отбирает резюме и анкеты. Когда первичные собеседования проводит руководитель, это встреча-знакомство, по итогам которой руководитель выбирает наиболее заинтересовавших его людей, а HR-менеджер уже после проводит подробное собеседование с оценкой компетенций и знаний. Любой вариант возможен, и задача – выбрать наиболее подходящий для конкретной ситуации и более эффективный в конкретном случае.

Сколько кандидатов хочет посмотреть руководитель?

В различных ситуациях и разные руководители либо хотят смотреть ВСЕХ, либо просят только одного самого лучшего. Необходимо заранее обсудить с руководителем этот вопрос и совместно решить, сколько кандидатов вы выбираете: только одного или трех для выбора уже руководителем.

Какой срок первичного отбора?

Минимальный срок – 1 неделя. Однако помним об особенностях должности. Если у нас вакансия продавец или грузчик, то первичный отбор может составлять 1-2 дня. Имеет смысл подготовить заранее или иметь базу кандидатов на наиболее «текучие» должности.

Как организовать собеседование с руководителем?

Каждый руководитель вырабатывает свою систему встреч с кандидатами. Наиболее часто встречается вариант: HR-менеджер провел беседу, и кандидат соответствует заявленным требованиям, он звонит руководителю и договаривается о встрече с кандидатом в удобное для обоих время. Иногда происходит по-другому, руководитель назначает день и время, а HR-менеджер приглашает кандидатов на это время (например, по понедельникам с 12-00 до 15-00).

Второй аспект: время беседы с каждым кандидатом. Будет эта встреча продолжаться 1-2 часа или 10-15 минут. Обязательно обсудите, о чем будет эта встреча, и предупредите кандидата, на какое время ему рассчитывать.

Иногда руководитель просит назначить всех кандидатов на одно время.

Например:

«На 19-00 назначить собеседование 5-6 человек, я всех вместе приму».

Это тоже примеры из практики, и они работают в конкретной ситуации. Если вам важно, чтобы кандидаты видели, что они не в единственном экземпляре у руководителя есть выбор, он ценит свое время и факты, тогда можете смело применять этот способ.

Присутствие HR-менеджера на собеседованиях. Если у вас как HR-менеджера есть такая возможность, то лучше там быть. Хотя бы первые 2-3 собеседования при первичной работе с данным руководителем. Присутствие на собеседовании дает HR-менеджеру много информации о том, как проводит собеседование руководитель: что говорит, что делает?

Наблюдение необходимо, чтобы ваша информация не отличалась от информации, которую руководитель дает кандидатам, чтобы вы действовали в одном направлении. А также посмотреть, на что обращает внимание руководитель. И применять все это в следующих ситуациях подбора.

Очень важно! Обсудите роль каждого (руководителя и HR-менеджера) на этом повторном собеседовании. Что вы будете делать: смотреть и наблюдать или активно участвовать в процессе? Чтобы уже на собеседовании не возникло вопросов и непонимания.

На повторном собеседовании с руководителем HR-менеджер является моральной поддержкой для кандидата. Кандидат уже знаком с вами и знает, что вы его оценили положительно, раз пригласили на эту встречу, следовательно, он будет искать в ваших глазах и действиях поддержки и иногда пояснений.

Итог. Заявка на вакансию:

Информация о компании;

Описание должности;

Условия найма и оплаты труда;

Требования к кандидату;

Организация собеседований.

Важно!

Автор не претендует на истину в последней инстанции и данная структура Заявки на вакансию (как и Профиля должности) не является единственно верной. Хочу только сказать, что это необходимый минимум важной для успеха Подбора персонала информации, обобщенный опыт практической работы и опыта коллег. Даже в приведенных примерах, вы увидите как по-разному данные блоки могут быть укомплектованы и применены в конкретной ситуации Подбора.

Примеры реальных Заявок на подбор персонала Приложение 1.

Структура Заявки на подбор сотрудника

Заявка на подбор персонала (пример 1)

Информация о компании

Описание должности

Название должности

Причина появления вакансии

Как долго вакантна должность

Обязанности сотрудника

Основная задача

Сотрудник в подчинении

Сотруднику подчиняется

Условия найма и оплаты труда

Форма найма

График работы

Место работы, сопутствующая орг.техника

Оклад, премии

Нематериальная мотивация

Соц. пакет и гарантии

Требования к кандидату

Возраст

Пол

Образование

Привычки, здоровье

Характер, темперамент

Опыт и навыки работы

Знание орг. Техники

Организация собеседований

Кем проводится первичный отбор и собеседование

Сколько кандидатов предоставить для собеседования руководителю

Срок первичного отбора

По каким дням проводятся собеседование с руководителем и по сколько человек

Присутствие на собеседовании менеджера по подбору персонала

Дата

Подпись ответственного за открытие вакансии __________________________________

Отметка о выполнении:

Дата закрытия вакансии ___________________________________

ФИО принятого на работу сотрудника ___________________________________

Заявка на подбор персонала (пример 2)

Описание работы

Название должности:

Отдел:

Ключевые задачи отдела:

Количество сотрудников в отделе:

Отвечает за:

Должностные обязанности:

Подчиняется:

Количество подчиненных:

Проблемы, которые необходимо решить наймом этого человека:

Результаты, ожидаемые от этого человека:

Процент командировок от рабочего времени:

Перспективы должностного роста:

Абсолютный минимум требований

1. Образование(специализация):

1.1 Необходимые курсы, тренинги, сертификаты:

2. Необходимые знания и навыки:

2.1 Знание ПК

2.2 Знание оргтехники

2.3 Навыки работы на компьютере (программы, уровень – программиста, пользователя)

2.4. Знание специальных программ

3. Знание иностранных языков (уровень владения):

3.1 Как иностранный язык будет использоваться на работе:

4. Практический опыт работы в должности (в предпочтительных вариантах / срок)

4.1. В какого рода организациях

4.2 В каких должностях

4.3 Если необходим опыт руководящих должностей, то с каким количеством человек в подчинении

4.3 Желательно не менее _______ года (лет), допустимо не менее ______ года (лет)

5. Пол, возраст:

6. Компании, кандидаты из которых не желательны:

7. Наличие водительского удостоверения: Да/Нет

Наличие личного автомобиля: Да/Нет

8. Личностные характеристики:

8.1

8.2

8.3

8.4

Этапы отбора

Кто будет проводить собеседование

Предусмотрено ли для кандидата тестовые задания

В какой последовательности

Кто проверяет каждое тестовое задание

Информация о вознаграждении

Оклад на этой должности

Премии для человека, занимающего эту должность: Да/Нет

Сумма:

Способ выплаты премий

Льготы, предусмотренные для этой должности

Предоставление автомашина: Да / Нет

Возмещение дорожных расходов: Да / Нет

Сумма: в месяц

Компенсации за использование личного автомобиля: Да / Нет

Сумма: в месяц

Дополнительная информация:

Ваше пожелания (пожелания к поиску/пожелания к кандидату/ компании/ пожелания к биографии кандидата и т.д.)

Какое количество кандидатов необходимо предоставлять на собеседование:

1 кандидат в день

2 кандидат в день

3 кандидат в день

Другое

Причины открытия вакансии

Планируемая дата выхода на работу

Дата подачи заявки _________________

______________ Подпись

Комментарии к теме.

Основная задача должности:

Зачем нужен этот сотрудник?

В чем цель работы сотрудника для всей организации в целом?

Как будет измерен результат (сроки, показатели)?

Это вопросы, на которые HR-менеджер должен обратить особое внимание руководителя. Задать их стоит не один раз, чтобы формулировка была понятной и простой.

Как будет измерен результат (сроки, показатели)?

Здесь мы говорим о задачах, выполняемых новым сотрудником, и о том, какие критерии оценки деятельности персонала важны для руководителя и учитываются в компании. Задача HR-специалиста – донести информацию до кандидата, ведь понимание этих критериев человеком, который приходит работать в компанию, позволит ему оправдать ожидания работодателя.

Вспомним еще раз про заработную плату в 25 000 руб. Что должен сделать сотрудник, чтобы получить данную сумму, какие ошибки приведут к каким потерям. Если мы четко обсудим с руководителем такой вопрос, то ситуации «он не заработал» не появится.

Другая сторона вопроса: Как руководитель поймет что подбор прошел успешно? Задайте этот вопрос и сформулируйте с руководителем критерии успешности вашей работы, по возможности сделайте их конкретными (цифры и факты).

Четкая формулировка основной задачи должности помогает понять HR-менеджеру, что для руководителя является самым важным и определяющим эффективность сотрудника на занимаемой должности.

Определение круга компетенций:

Какие обязанности выполняет сотрудник?

Что нужно знать и уметь, чтобы справиться с обязанностями?

В своей работе мы постоянно сталкиваемся с понятием «Компетенции». Более подробно эту тему мы рассматривали выше, теперь же обратимся к вопросу о том, как определить компетенции, и приведём примеры:

Вакансия Продавец торгового зала. Обязанности:

Встреча клиентов;

Предложение товара;

Предложение сопутствующих товаров и услуг;

Работа с ККМ;

Выкладка товара;

Оформление торгового зала.

Компетенции:

Умение устанавливать контакт;

Умение прояснить потребности клиента и предложить товар;

Умение работать с ККМ;

Знание ассортимента и мерчендайзинга;

Чувство вкуса.

Компетенции могут быть обязательными, то есть кандидат должен владеть ими в совершенстве. Или же в компании есть политика «мы сами научим», тогда некоторые компетенции могут быть необязательными. Из нашего примера, если работе с ККМ и ассортименту мы можем научить уже непосредственно на рабочем месте, тогда «знание ККМ» и «знание ассортимента» мы не будем включать в перечень необходимых требований.

Формулировки в формате «что будет делать?» помогают во время собеседования легко провести оценку кандидата по этим параметрам.

Пример:

Если в графе компетенции (из нашего примера) написать: коммуникативные навыки, для HR-менеджера появляется вопрос: А что же необходимо увидеть, и как это может проявиться на собеседовании? Наши руководители часто именно так формулируют компетенции своих сотрудников: чтобы умел разговаривать.

В нашем случае, компетенция «умение устанавливать контакт» легко опознаваема в поведении человека: Насколько умело установил контакт с интервьюером? Насколько его жесты располагающие и открытые по отношению к собеседнику?

Следующая компетенция «умение прояснять потребность». В поведении проявляется: Задает ли вопросы по ходу вашего рассказа? Какие вопросы задает?

Как формулировать компетенции в формате: что делает?

В каждом конкретном случае и для конкретной должности формулировка компетенций будет различной. Часто даже наше представление и представление руководителя об одном и том же «навыке» будут не совпадать. Не путайте себя понятиями «коммуникативные навыки» или «организационные умения», сформулируйте ответ на вопрос: что делает сотрудник?

Именно ошибка в формулировке и неверное понимание часто приводят HR-менеджера к ненужным действиям. Например: руководитель определил, что сотрудник должен обладать «лидерскими качествами», и HR-менеджер подбирает психологические тесты, разрабатывает процедуру собеседования, отвечающую проявлению этих качеств. А руководитель имел в виду: «во время моего отсутствия, брать на себя текущие задачи». Как видим из примера, при согласовании понятий мы экономим время и более эффективно справляемся с работой.

Еще несколько примеров:

Коммуникабельность (пример для продавца торгового зала):

Легко устанавливает контакт с незнакомыми людьми;

Спешит на помощь к партнеру по общению;

Проявляет интерес к другим людям.

Коммуникабельность (пример для офис-менеджера)

Легко устанавливает контакт с незнакомыми людьми;

Имеет постоянную потребность в общении;

Умеет прояснять ситуацию (т.е. задавать вопросы).

Содержание Профиля должности сотрудника:

Описание компании, отдела, должности. Сфера деятельности, основная задача, должностные обязанности, ожидаемый результат.

Условия работы, форма найма. Место работы, режим и график работы, оплата, бонусы, соц.пакет.

Требования к кандидату. Анкетные, Личностные, Знания, Умения и Навыки.

Корпоративная культура. Дополнительные особенности, требования, вредность.

Документ «Профиль должности сотрудника» имеет похожую структуру с Заявкой на вакансию.

Если должности ранее не существовало, мы четко прописываем Профиль, и он будет нашим опорным документом в подборе.