Принятие управленческих решений

Юрий Самолов

Принятие управленческих решений

Введение

Вся наша жизнь – это игра в шахматы. Цель игры – победа. Для ее достижения мы принимаем решения, как ходить и какими фигурами. Наш партнер по игре в шахматы – это опытный игрок, собственно, сама жизнь. Ее невозможно обмануть, уговорить пропустить ход.

Жизнь нам дает ситуации, в которых мы должны сделать правильный ход – нужный выбор, чтобы достичь желанной цели. В этой игре большие ставки, иногда от них зависит судьба не только конкретного человека, но и его близких, иногда даже целой группы людей.

У каждого человека, от руководителя до подчиненного, множество целей: оперативных, тактических, стратегических. Их достижение позволяет удовлетворять личные потребности и решать определенные задачи, получать ресурсы для продуктивной работы, жизни, личного развития и самореализации.

Принимая решение, мы рассматриваем различные варианты. Из них мы выбираем лучший, на наш взгляд. Как определить оптимальный вариант, который обеспечит эффективность достижения цели при минимальных затратах ресурсов?

Существуют различные способы принятия решений. Кто-то привык доверять своей интуиции, кто-то старается заранее просчитать возможные варианты развития ситуации, а кто-то предпочитает советоваться с более опытными людьми. Каждый способ принятия решений может быть более или менее эффективным в зависимости от обстоятельств.

Скажем, бывают ситуации, когда нет времени на раздумья и решения нужно принимать в моменте. В этом случае мы можем полагаться только на свою интуицию, поскольку сделать математические расчеты и построить прогнозы за считанные минуты физически невозможно.

Стоит отметить, что универсального способа принятия решений не существует. Всегда нужно ориентироваться на обстоятельства. Если у нас есть возможность обдумать ситуацию, взвесить все за и против, то на интуицию можно не рассчитывать. Если же есть вариант с кем-то посоветоваться, изучить статистические данные и прочие исследования, разумеется, таким шансом пренебрегать не стоит.

Но как бы то ни было, в условиях жесткой конкуренции современного рынка огромную роль в успехе любого бизнеса играют высокоэффективные, рациональные решения на всех уровнях руководства. Таким образом, рациональная составляющая, так или иначе, должна брать верх над предчувствиями и прозрениями.

Принятие решений в управленческой деятельности – это одна из основных ответственных функций руководителя, требующая знаний теории и практики процесса, умения анализировать и оценивать риски (возможности), принимать эффективные действенные решения.

Важно понимать, что если принять неверное решение и совершить ошибку, то можно потерять много внешних и внутренних ресурсов, потратить время на реализацию проигрышного хода в игре в шахматы под названием жизнь.

Порой одно неверно принятое решение может привести к краху бизнеса, финансовым потерям, массовой текучке кадров и другим неблагоприятным последствиям. Почему так происходит? Дело в том, что если мы совершаем шаг в неверном направлении, то автоматически сворачиваем с ранее намеченного пути, а дальше уже любое решение, которое мы принимаем, оказывается неверным. В итоге череда таких решений влечет за собой события, которых мы могли бы избежать.

Очень часто неверными оказываются эмоциональные решения, принятые в противовес разумным доводам и холодным аргументам. Такая импульсивность, как правило, свойственна людям, придерживающимся реактивной модели поведения. Что это значит? Реактивное поведение – это когда мы сначала действуем под влиянием эмоций и чувств, а потом уже обдумываем возможные последствия своих поступков.

Именно об импульсивных решениях в большинстве случаев нам приходится жалеть. Вот почему на принятие любого, пусть даже незначительного решения необходимо брать время и давать себе возможность проанализировать ситуацию со всех возможных точек зрения. Чем более разумные и взвешенные решения вы принимаете, тем больше у вас шансов на успех.

Конечно, не ошибается тот, кто ничего не делает. Но ведь умный человек учится на ошибках других, перенимает опыт и знания, чтобы не совершать собственные. И навыкам принятия решений тоже можно научиться.

Чтобы минимизировать риски, нужно детально изучить технологию правильного и своевременного принятия решений в процессе управления людьми и собственной жизнью, а также осознать личную ответственность за результат.

Умение нести ответственность как за свою жизнь, так и за решения, которые мы принимаем, – это ключевой навык любого руководителя и просто человека. Если вы принимаете важные решения и не перекладываете ответственность за свои поступки на других людей, это уже говорит в пользу вашей эффективности, значит вы сможете достичь своих целей и показать высокие результаты.

Важно знать, чего вы хотите добиться в каждой сфере жизни, цель должна быть четкой и конкретной. Действовать нужно по определенному плану, содержащему пункты и подпункты со сроками и фиксированными промежуточными результатами.

Кроме того, необходимо понимать, что у любого более или менее успешного человека всегда есть цель. Их может быть даже несколько. И в зависимости от того, какая цель является для вас наиболее приоритетной, вы выстраиваете планы на ближайшую неделю, месяц, год. Если у вас нет цели, вам будет очень сложно получить желаемый результат, поскольку вы сами не знаете, чего хотите.

Принятие правильных решений ведет к достижению цели, успеху бизнеса, делает человека уверенным в себе и эффективным во всех сферах жизни, а значит – счастливым.

Принятие решений

Необходимость принятия решения возникает в ситуациях, когда нужно достичь конкретной цели или устранить проблему, обойти или преодолеть препятствия на пути к ее решению.

Таким образом, принимаемые решения сводятся:

1) к решениям по достижению цели;

2) решениям по устранению проблемы.

Решения по достижению цели нужны при выборе варианта осуществления задуманного.

Пример 1. Николаю нужно лететь в командировку в другой город. Ему предстоит выбрать, каким транспортом добираться и когда выезжать.

Пример 2. Предприятию нужно выйти на выпуск продукции во втором квартале на 100 тыс. тонн. Руководству предстоит выбрать варианты повышения производительности в существующих условиях.

Пример 3. Менеджер банка Наталья поставила себе цель – купить квартиру в следующем году. Наталья должна выбрать оптимально возможные варианты накопления нужной суммы средств для первого взноса на приобретение квартиры.

Решения по устранению проблемы принимаются с целью поиска выхода из ситуации и положительного разрешения проблемы. В данном случае решение и способ действия направлены на проблему. Результат принятого решения предполагает полное устранение проблемы.

Пример 1. Николаю нужно лететь в командировку в другой город. Все авиарейсы отменили из-за погодных условий. Решение проблемы – ехать поездом на день раньше. Николай покупает билет на поезд и благополучно прибывает на место.

Пример 2. Два соседа все время ссорятся из-за того, что собака одного истребляет домашнюю птицу другого. Решение проблемы – посадить собаку на цепь, а для домашней птицы сделать загон, чтобы ограничить доступ животным.

Пример 3. В отделении готовой продукции на заводе происходит сбой в работе упаковочной линии – периодически она останавливается из-за отключения электропитания. Специалисты выяснили причину – частые скачки напряжения в сети. Решение проблемы – поставить блок бесперебойного питания и фильтр стабилизации напряжения на оборудование, подключенное к линии упаковки.

Пример 4. Василий завтра едет в командировку. Его маленький сын случайно находит билет на проезд и делает из него аппликацию. Проблема – завтра нужно выезжать, а билета нет. Решение проблемы – Василий связывается через сайт с компанией по продаже билетов и восстанавливает его.

Пример 5. Вы торопитесь на важную встречу, на улице идет дождь. Вы выходите из дома, идете под зонтом, и тут неожиданно порывом ветра зонт вырывает у вас из рук и уносит. Бежать за зонтом под дождем – не выход из ситуации, тем более что его унесло через мост в реку. Проблема – вы под дождем без зонта, идти неблизко. Решение проблемы – вы решаете быстро забежать в соседний дом и вызвать такси.

Пример 6. На производстве в одном из цехов приступили к ремонту парового котла. Приехали подрядчики, с которыми подписан договор на замену части трубной поверхности котла. Когда котел вскрыли, то оказалось, что трубы нужно менять полностью. Проблема – оплата по договору, а также закупка материалов не предусматривала такой объем замены труб. Решение проблемы – руководство цеха вынуждено составить дополнительное соглашение с подрядчиком, а недостающее количество материалов использовать из резервного фонда.

Оба вида принятия решений взаимосвязаны. Проблемная ситуация, не получающая решения, может стать большой проблемой в достижении цели. А для достижения цели обычно нужно решить одну из проблем или противоречий, которая стоит на пути.

Так, например, чтобы предприятию выйти на выпуск продукции во втором квартале на 100 тыс. тонн, нужно повысить производительность – решить проблему обеспеченности комплектующими или повысить квалификацию персонала.

Проблемная ситуация, не получающая решения, может стать препятствием в достижении цели. Так, Василий, не восстановив изрезанный ребенком билет, может сорвать командировку, и цель не будет достигнута. А отсутствие материалов для ремонта может поставить под угрозу срыва договор с подрядчиком и саму цель – ремонт оборудования.

От правильности предпринятых действий и исхода проблемной ситуации во многом может зависеть решение проблемы и эффективность движения на пути к цели.

Принятие решений – это творческий процесс, включающий элементы неопределенности и риска и предполагающий наличие осознанного выбора.

Пример 1. Руководителю предприятия Ивану предстоит выступление на совете директоров холдинга. Он должен сделать доклад о перспективах работы и направлениях производственной деятельности. Перед Иваном стоит выбор формата доклада и представляемой информации. Ему нужно принять ряд решений для успешного выполнения задачи – получения финансирования проектов и подписания договоров с партнерами по холдингу.

Пример 2. Менеджеру Степану поручили ответственное задание – заключить долгосрочный договор с «дорогим» клиентом. Важно принять нужные решения, чтобы убедить заказчика в необходимости сотрудничества. Степан должен предоставить такие аргументы, которые не оставят сомнений у клиента и обеспечат успех сделки. Методы убеждения и аргументации он выбирает сам.

Если Степан выберет аргументы, которые касаются явных преимуществ компании, это может не сработать, так как клиент их знает и уже понимает ее сильные и слабые стороны. Если же Степан изучит потребности клиента и начнет с аргументов, которые решат его проблемы, то он будет меньше подвержен риску, что переговоры закончатся неудачей.

Пример 3. Вам нужно в среду быть на совещании в головном офисе в другом городе. Предстоит принять решение, на чем и когда ехать. Если вы поедете на поезде, то потратите больше суток, но в пути сможете хорошо отдохнуть. Если полетите на самолете, то дорога обойдется в два раза дороже, но это будет быстро и комфортно. Если поедете на машине, то рискуете прибыть уставшим, но ваше расписание не будет зависеть от внешних условий перевозок. Таким образом, вам нужно четко осознать задачу, рассмотреть риски и возможности каждого решения и сделать свой выбор.

Способы оценки вариантов решения и выбора оптимального пути будут рассмотрены ниже, но главное нужно знать, что любое решение должно отвечать ряду требований: оно должно быть результативным (решение должно решать проблему, иначе, зачем оно), эффективным (степень достижения поставленной цели в сопоставлении с расходом ресурсов), должно учитывать риски и возможности его реализации.

Например, управленческое решение на предприятии должно определять программу деятельности коллектива по эффективному разрешению конкретной проблемы. Решение при этом принимается на основе знаний особенностей производства, условий работы и экономических показателей.

Чтобы правильно оценить ситуацию и принять нужное решение, следует действовать по определенной схеме.

Этапы принятия решений по достижению цели

Чтобы принять решение, следует выполнить определенную последовательность действий:

1) сформулировать задачу и цель;

2) наработать возможные варианты;

3) оценить варианты;

4) выбрать оптимальный вариант;

5) принять решение.

Последний этап процесса – собственно принятие управленческого решения (ПУР) – происходит по отдельному алгоритму, который будет рассмотрен ниже.

Наработка вариантов

Оценка вариантов

Выбор варианта

Формулировка задачи и цели

Принятие решения

Формулировка задачи и цели

Правильная формулировка задачи и понимание конечного результата (цели), которого нужно достичь, имеет огромное значение. Почему?

В первую очередь потому, что имея перед собой цель и конкретную задачу, которую вам необходимо решить, вы будете совершенно точно знать, куда вы хотите прийти и какого результата достичь. А на основании данной информации гораздо проще выработать дальнейшую стратегию действий, оценить материальные и нематериальные ресурсы, необходимые для воплощения вашей цели в жизнь, а также объективно проанализировать свои силы и возможности. Если же у вас нет цели, то у вас нет понимания, чего вы хотите и где находится финальная точка, в которой вам необходимо оказаться.

В известной сказке Льюиса Кэрролла «Приключения Алисы в стране чудес» Алиса спрашивает Чеширского кота, одного из ключевых героев произведения: «Куда мне идти?». На что кот отвечает вопросом на вопрос: «А куда ты хочешь попасть?». «Мне все равно», – говорит Алиса. «Тогда все равно, куда идти», – делает вывод Чеширский кот. И он абсолютно прав.

Точно такие же правила работают и в бизнесе. Если вам все равно, где вы хотите оказаться, и не знаете, какой результат хотите получить в итоге, абсолютно неважно, какие решения вы будете принимать, поскольку исход событий в любом случае будет непредсказуем. При таком раскладе вы самым неожиданным образом можете потерять бизнес, понести серьезные финансовые потери, нанять на работу неквалифицированных сотрудников, подписать невыгодный для себя контракт и т. д.

А вот если вы совершенно точно знаете, к чему хотите прийти, то вам гораздо проще принимать решения и разрабатывать стратегию действий.

Кроме того, если перед вами стоит совершенно четкая и конкретная цель, то вы можете сохранять эмоциональное спокойствие практически в любой ситуации, потому что держите в голове результат, к которому хотите прийти, и вам некогда отвлекаться на посторонние раздражители и ненужные эмоции.

Будучи мотивированным на конкретный результат, вы придерживаетесь проактивной модели поведения и можете контролировать не только свое эмоциональное состояние, но и события, которые происходят в вашей жизни и рабочих процессах. А эмоциональное спокойствие и умение контролировать ситуацию – это две главные составляющие успеха.

Вот почему так важно постоянно ставить перед собой новые цели, разбивать их на более мелкие задачи и четко продумывать каждый шаг. Только так вы сможете держать под контролем любую рабочую ситуацию и предугадывать возможные результаты развития событий.

Чем отличается задача от цели? Если цель – это результат, то задача – это ответ на вопрос: как это сделать?

Таким образом, когда вы ставите перед собой новую цель, вам нужно разработать стратегию действий, а именно продумать задачи, которые необходимо решить, чтобы цель была достигнута. Для достижения одной глобальной цели порой приходится решать десятки задач. Чем глобальнее ваша цель, тем больше шагов вам нужно будет сделать на пути к ее достижению.

Цель есть образ результата, она не только предваряет осознанную деятельность, но и упорядочивает ее, делает осмысленной. Постановка цели – это взгляд в будущее, элемент, который позволяет сконцентрировать силы и энергию на том, что должно быть достигнуто. Цели задают направление движения.

Важно понимать, что изначально цель, которую вы перед собой ставите, может казаться вам нереальной и трудно достижимой. Однако как только вы осознаете и проработаете задачи, которые необходимо выполнить для ее достижения, цель тут же станет для вас гораздо более реальной и даже ощутимой. Более того, вы начнете четко осознавать, какие ресурсы вам нужны и какие конкретные шаги вам необходимо предпринять, чтобы достичь цели.

Если не разбить цель на задачи, то можно от нее отказаться просто в силу того, что вы не будете до конца осознавать, как можно ее достичь. Именно по этой причине постановка задач – это первый и самый главный шаг, который вы должны сделать, как только поставите перед собой новую цель.

Чтобы в практике управления избегать случаев, когда проблемы и поставленные задачи могут трактоваться неправильно, необходимо различать проблемы и ситуации, а также корректно ставить задачи.

Вспомним ситуацию 60-х гг. XX в.: «В целях усиления борьбы с вредителями Министерство сельского хозяйства Китая объявило, что за каждую сданную саранчу будет выплачен 1 юань. Теперь все крестьяне разводят саранчу…»

Когда есть сформулированная цель и понятен желаемый результат, необходимо определить задачи на пути осуществления планов и выбрать оптимальные варианты решения конкретных задач.

Пример 1. У вас есть проблема – низкие продажи вашего продукта через интернет-ресурс.

Цель – увеличить продажи на 10 % за счет продвижения бизнеса в социальных сетях.

Задачи – собрать команду из SMM-менеджера, веб-дизайнера, редактора и копирайтера, разработать и согласовать стратегию продвижения, рассчитать бюджет, запустить пилотные продажи, проанализировать результаты.

Возможные варианты. 1. Обратиться к HR-менеджеру с запросом на подбор персонала. 2. Разместить заявку на бирже фриланса. 3. Организовать поиск в соцсетях. 4. Устроить поиск в ближнем кругу знакомых и коллег.

Пример 2. Антон недавно открыл свою фирму под личным брендом.

Проблема – потенциальному потребителю марка продукта незнакома.

Цель – организовать рекламную кампанию.

Задачи – реклама в СМИ, наружная реклама заведения, таргетированная реклама в соцсетях и интернете, подбор специалистов, расчет бюджета.

Приоритетная задача – рассчитать бюджет предстоящей рекламной кампании.

Возможные варианты. 1. Обратиться к финансовому менеджеру с запросом на расчет расходов. 2. Произвести расчет самостоятельно. 3. Разместить запрос в специализированной организации.

Умение грамотно ставить цели, строить план достижения этих целей, находить и распоряжаться внешними ресурсами, ловить удачу и использовать возможности, анализировать результат – все эти качества обеспечивают успех в достижении цели любого уровня.

Не нужно жалеть ни времени, ни сил на разработку стратегии действий, продумывание задач и возможных вариантов их решения. Поверьте, когда вы достигнете желаемого результата, все ваши усилия окупятся с лихвой.

Не стоит думать, что процесс достижения цели – это нечто стихийное и неконтролируемое. Напротив, это очень непростой и при этом увлекательный процесс, который вы можете и должны полностью контролировать.

Наработка вариантов решения

Наработка вариантов решения задачи происходит исходя из потенциальных возможностей, наличия внешних и внутренних ресурсов и инструментов.

Поэтому, когда вы поставили перед собой конкретную задачу и намерены наработать варианты ее решения, первое, что вы должны сделать, это оценить те ресурсы, которые уже есть, а также те, которые вы можете получить, приложив к этому определенные усилия.

Какие ресурсы могут вам понадобиться для решения конкретной задачи? Вот основные из них:

1) кадры: сотрудники, которые работают в вашем коллективе и которых вы можете привлечь со стороны;

2) денежные ресурсы: как внешние, так и внутренние;

3) временные ресурсы: конкретные сроки, в рамках которых вы можете позволить себе заниматься той или иной задачей.

В зависимости от того, какие ресурсы вам доступны, на решение конкретной задачи у вас может уйти чуть больше или меньше времени. Очень важно научиться адекватно оценивать свои возможности и не только задействовать в рабочих процессах ресурсы, которые у вас уже имеются, но и делать все возможное, чтобы их стало еще больше.

Наработка вариантов решения производится на основании методов организации творческого процесса (интеллект-карты, мозговой штурм, методика Уолта Диснея, методика «подумать «об» и др.).

Мозговой штурм – это способ группового или индивидуального креативного мышления, позволяющий получить большое количество идей за короткий промежуток времени.

При мозговом штурме работает принцип Парето: 80 % идей будут креативными фантазиями, 20 % родившихся идей сделают прорыв для организации или компании. 20 % внедренных идей принесут 80 % эффективности.

Мозговой штурм – это продуктивный метод, когда за ограниченное время можно сгенерировать огромное количество реализуемых идей. Проходить такое мероприятие может как в форме совещания и обсуждения за открытым столом, так и в закрытой письменной форме. Кроме того, в некоторых ситуациях применяется онлайн формат мозгового штурма, который также бывает весьма эффективным и при этом помогает сэкономить время и организационные затраты. Также мозговой штурм можно устроить себе в индивидуальном порядке, если нет возможности подключить коллективный разум.

Очень важно, чтобы в мозговом штурме принимали участие исключительно продуктивные, творческие и активные сотрудники, которые при этом настроены на взаимодействие с коллективом. Если ваш сотрудник является умной, творческой и неординарной личностью, но при этом ведет себя как закоренелый интроверт и не готов делиться своими идеями с другими, скорее всего, формат коллективного мозгового штурма ему не подойдет. Максимум, что вы можете сделать, это предложить ему устроить себе индивидуальный мозговой штурм и поделиться с вами результатами в письменной форме. А вот если работник активный, творческий, показывает высокие результаты и при этом открыт к взаимодействию, он является идеальной кандидатурой для участия в коллективном мозговом штурме. Если все сотрудники, принимающие участие в совещании, будут настроены на активное взаимодействие, поверьте, результат не заставит себя долго ждать.

Существует мнение, будто самые гениальные идеи рождаются в голове у одного человека. Однако в действительности это не совсем так. Секрет в том, что интересные мысли и идеи для новых перспективных проектов рождаются именно в процессе коллективных обсуждений, когда происходит активный обмен мнениями и каждый делает свой интеллектуальный вклад в общее дело.

Вот почему так важно регулярно устраивать мозговые штурмы среди сотрудников, особенно если вам нужно решить важную задачу или сгенерировать идею для нового проекта.

Пример 1. Коллективный мозговой штурм.

Участникам выдают листок и ручку. На листе написана одна проблема, участники должны представить свое видение ее решения. Каждый человек, не останавливаясь, накидывает свои идеи по одному вопросу. Чем больше, тем лучше. Обычно время на такую работу ограничено. Затем листки отдают секретарю, и он зачитывает предложения по очереди.

Вариант хорош тем, что идеи не подписаны, соответственно исключается боязнь высказать свое мнение, каким бы странным или шокирующим оно ни было.

Пример 2. Индивидуальный мозговой штурм.

Напишите задачу, поставьте таймер на 30–40 минут, отключите гаджеты и пишите все, что приходит в голову – понятное и не совсем, логичное и лишенное логики, смешное и серьезное. Главное, не останавливаться, отключить логику и критику, дать свободу потоку мыслей, даже бессвязным образам и мыслеформам.

Когда мысли идут потоком, как телеграфная лента, отключается внутренний критик и субъективный контроль. В этом потоке свободных мыслей рождаются креативные и очень ценные идеи.

При этом принципиально важно, чтобы редактуру, правку и структурирование записанных мыслей осуществлял кто-то другой. Желательно, чтобы в данном процессе была задействована целая группа людей. Коллективными усилиями неосознанный поток мыслей может быть преобразован в нечто логичное и интересное. Не стоит ждать, что в результате первого этапа индивидуального мозгового штурма сразу же будет выявлена новая идея. Для этого должны пройти все его этапы, в том числе обработка потока мыслей, которые изначально могут показаться не только нелогичными, но и устрашающими.