Деловые коммуникации: курс лекций

Мотивационная функция предполагает использование системы методов для активизации личных возможностей подчинённых, что создаёт у исполнителя впечатление тщательного учёта важности и срочности выполнения работы [83].

Контрольно-оценочная функция предполагает соотношение результатов действий подчинённых с исходным замыслом руководителя. Оценка проделанной работы требует от руководителя реализации принципа справедливости по следующим показателям: важность, объём, срок, качество, величина ошибки, возможность её исправления, затраченные усилия, объективные помехи, затраченное время, личностные особенности [83].

Типичные ошибки при общении руководителя с подчинёнными:

– стереотипная реакция. Вместо того, чтобы осмыслить ситуацию, руководитель часто использует стереотипные высказывания «Это на вас похоже», «Здесь больше ни на кого нельзя положиться»;

– поспешное решение под воздействием аффекта;

– принятие решения без осмысления ситуации. Определённые ситуации часто вызывают неприятные ассоциации (воспоминания). В таких случаях люди реагируют, не разобравшись что к чему;

– неверная оценка значения проблемы. То, насколько важной человек считает ту или иную проблему, может зависеть от его настроения, расположения духа, неприятных ассоциаций, которые эта проблема уже вызывала. Сотрудники бывают особенно недовольны в том случае, если руководитель одну и ту же проблему в разное время оценивает по-разному;

– недостаточный анализ погрешностей. Один из сотрудников выполняет новое задание. Шеф говорит ему: «Соберитесь же наконец!» Но при этом он толком не разобрался, почему данный сотрудник медленно выполняет работу;

– недостаточный учёт различных целевых установок. Руководителю необходимо определиться с приоритетами: какие цели имеют определяющее значение при принятии мер: цели организации, личные цели руководителя, цели коллектива в целом;

– недостаточный учёт последствий предпринимаемых действий. При принятии решений руководитель постоянно должен задаваться вопросом: «Какие нежелательные сопутствующие воздействия это поведение может оказать на моих сотрудников?»;

– недостаточный учёт различных точек зрения руководителя и сотрудников. Известно, что охотнее всего человек делает то, на что решился самостоятельно. Поэтому по возможности нужно привлекать подчинённых к процессу принятия решений;

– нереалистическая самооценка. На субъективную оценку собственного успеха влияет селективность восприятия, т.е. при оценивании собственного успеха люди склонны особо выделять позитивные аспекты и ретушировать негативные; оправдывать впоследствии свои решения в своих глазах. На основании этого руководитель чувствует, как правило, что его действия находят подтверждение, и поэтому они проявляются с еще большей силой. Поэтому необходимо периодически обсуждать с коллегами меры, которые руководитель применил [91].

Тема 4. Вербальные и невербальные средства коммуникации

Цель темы: Уяснить содержание вербальных и невербальных средств коммуникации, кинесические и проксемические особенности невербального делового общения и суть психологического типирования в деловой коммуникации.

План темы:

1. Вербальные и невербальные средства коммуникации.

2. Кинесические и проксемические особенности невербального общения.

3. Проксемические особенности невербального общения. Зоны и дистанции в коммуникации.

4. Психологическое типирование и его значение в деловой коммуникации.

Ключевые слова: вербальные и невербальные средства деловых коммуникаций, нормы языка и культуры речи в деловых коммуникациях, классические особенности невербального общения, кинесические и проксемические особенности невербального общения, постановка и формулировка целей общения, жанры коммуникации, понятие формального и неформального общения, манеры и стиль общения, коммуникативные роли, проблемы межличностного восприятия в деловом общении, зоны и дистанции в деловых коммуникациях, психологическое типирование.

4.1. Вербальные и невербальные средства коммуникации

В зависимости от используемых знаковых систем (формы общения) коммуникации подразделяются на вербальные и невербальные.

Вербальная коммуникация – это информационно-смысловой обмен, взаимодействие между людьми, происходящее посредством речи, естественного языка; путём обмена устными и письменными сообщениями. Несмотря на развитость вербальных коммуникаций, их удельный вес в процессе человеческого общения, по мнению учёных, не превышает 10% [34].

Средством вербальной коммуникации является речь, человеческий язык.

Речь – это способность говорить, выражать мысль словами [6, с. 248]. Язык – это орудие общения людей в обществе – система звуковых, словарных и грамматических средств; система знаков (звуков, сигналов), передающих информацию [6, с. 330].

Функции речи.

1. Сигникативная (обозначения). Отличает речь человека от коммуникации животных (помогает с помощью речи характеризовать личность человека).

2. Регулятивная функция связана с регуляцией людей и саморегуляцией.

3. Общения – связана с тем, что слово обозначает не только отдельный предмет, но и целую группу сходных предметов и всегда является носителем существенных признаков.

4. Коммуникации – передача знаний, отношений, желаний, чувств.

Формы вербальной коммуникации: внешняя и внутренняя, устная и письменная речь.

Внутренняя речь – это часть мыслительного процесса, обращение человека к себе. Чаще всего это происходит, когда он размышляет, вспоминает или планирует что-то, ведёт диалог с самим собой или воображаемым партнёром, или партнёрами. Она обычно беззвучна, ситуативна, фрагментарна и отрывочна, выражается в форме образов и интерпретаций и близка к диалогической. Внутренняя речь обычно кратка и почти никогда не бывает выражена с помощью законченных и развернутых предложений. Это обусловлено тем, что человеку значение собственной мысли ясно и так, поэтому объяснений в виде дополнительных предложений и словосочетаний не требуется. Внутренняя речь бывает развёрнутой только в случаях, когда человек пытается понять самого себя, ход своих мыслей, при затруднениях во внешней коммуникации.

Внешняя речь связана с межличностным общением в социуме. Её целью являются повседневные контакты и обмен информацией с близкими, знакомыми, малознакомыми и совершенно посторонними людьми. Основная функция – коммуникативная, т.е. передача какой-либо информации. Внешняя речь может быть устной (монолог, диалог, полилог) и письменной.

Устная речь – речь, произносимая вслух и воспринимаемая прежде всего на слух. Является первичной формой существования языка, более ранней по времени возникновения, чем речь письменная. Для языков, не имеющих письменности, это единственная форма их существования [79, с. 567]. Благодаря своей звуковой природе устная речь обладает собственной спецификой, отсутствующей у письменной речи.

Формы внешней речи:

– монолог – речь одного человека, как правило, не перебиваемая репликами других людей. Это относительно связное и длительное изложение мыслей, идей, взглядов человека. Чаще всего монолог реализуется в форме лекции, доклада, рассказа или публичного выступления;

– диалог поддерживается взаимными репликами собеседников. Это обсуждение какой-либо темы двумя собеседниками в непринужденной обстановке с возможностью свободно высказывать свое мнение. Обычно диалог не развернут и зависит от реплик партнера по общению. Считается, что диалог первичен по отношению к монологу. Формы диалога: разговор, беседа, устный обмен информацией, соображениями, мнениями;

– полилог – способ обсуждения проблем с участием трёх и более сторон, имеющих разные точки зрения на неё. Полилог возможен в формах: беседы, дискуссии, конференции, диспута, организационно-деятельностной игры и др. [7]. Синонимом термина «полилог» является «дискуссия».

Письменная речь – речь, изображенная на бумаге (пергаменте, бересте, камне, полотне или какой-либо другой поверхности) с помощью специальных графических знаков (знаков письменности) [79, с. 285] и технических средств, воспринимаемая зрительно. Как правило, она осуществляется без непосредственного контакта с партнёром по общению и без обратной связи. Поэтому должна быть точной, полной, недвусмысленной.

Письменная речь – это созданная людьми вспомогательная знаковая система, которая используется для фиксации звукового языка (и, соответственно, звуковой речи). В то же время письмо – это самостоятельная система коммуникации, которая приобрела ряд собственных функций. Письменная речь даёт возможность усвоить знания, накопленные человечеством, выйти за рамки непосредственного общения, сохранить знания и память о великих цивилизациях прошлого [1].

Устная и письменная находятся в сложном единстве: они взаимодействуют и проникают друг в друга. Любой письменный текст может быть озвучен, т.е. прочитан вслух, любой устный – записан при помощи технических средств. Некоторые жанры письменной речи, например, драматургические произведения, ораторская речь – предназначены специально для последующего озвучивания. И наоборот, в литературных произведениях широко используются приёмы стилизации под «устность»: диалогическая речь, в которой автор стремится сохранить особенности, присущие устной, спонтанной речи; монологические рассуждения персонажей от первого лица, включающие словечки и обороты, принадлежащие внелитературным сферам общения [1].

Практика радио и телевидения привела к созданию своеобразной формы устной речи, в которой устная и озвученная письменная речь постоянно сосуществуют и взаимодействуют – например, в жанре телеинтервью.

Специфические особенности устной речи [1]:

1) наличие интонации, т. е. мелодики речи – высоты звука, повышений и понижений тона, замедления и ускорения речи. С помощью интонации можно понять вопрос, неприязнь, сарказм или иронию в предложениях собеседника;

2) логические ударения и паузы;

3) тембр – особенности голоса, придающие ему своеобразие и узнаваемость;

4) особенности произношения.

Помимо слуха, в восприятии устной речи участвует зрение, поэтому в ситуации устного общения важны невербальные (экстралингвистические) факторы: жест, мимика, поза говорящего.

Одно из главных свойств устной речи – необратимость, поступательный и линейный характер развертывания во времени. Нельзя вернуться в какой-либо момент устной речи ещё раз, поэтому говорящий вынужден думать и говорить одновременно, т. е. он мыслит, как бы «на ходу». Из-за этого построение устной речи может быть не логическим, как построение письменной, а ассоциативным. По этой же причине – спонтанности устной речи – ей свойственны, помимо ассоциативности, неплавность, фрагментарность.

Пример. Секретарь директора сообщает участникам производственного совещания: «Директор звонил //Задерживается //Начинайте без него // Да /кстати (ассоциация) /Иван Петрович /спрашивал вчера /где Ваш отчёт //» [1].

С другой стороны, говорящий вынужден учитывать реакцию слушателей. Он стремится привлечь их внимание, вызвать интерес к сообщению. В связи с этим для устной речи характерно интонационное выделение важных моментов, уточнение каких-то частей высказывания, автокомментирование, повторы, инверсии.

Пример. Выступление заведующего на заседании кафедры: «Работу кафедра /провела большую /в течение года /да /надо сказать /большую и важную //И учебную, и научную, и методическую //Ну /учебную /все знают //Надо ли подробно /учебную //Нет //Да /тоже думаю /не надо //» [1].

Интонационное выделение. В письменной записи устного высказывания нельзя в полной мере передать интонацию – частично она передаётся с помощью знаков препинания (пауз). В данном случае интонационному выделению соответствуют паузы, обозначенные косой чертой или двойной косой чертой.

Уточнения: в течение года; большую и важную; и учебную, и научную, и методическую.

Автокомментарии: да; надо сказать; тоже думаю; не надо.

Повторы: большую – большую и важную; учебную – учебную все знают; надо ли подробно – не надо.

Инверсии: работу кафедра провела большую (прямой порядок слов: кафедра провела большую работу) – инверсии возникают в устной речи потому, что на первое место говорящий ставит обычно самое важное в своем высказывании.

Устная речь может быть подготовленной и неподготовленной. Подготовленная устная речь – это доклад, лекция, ораторское выступление; неподготовленная – разговор, беседа. Подготовленная устная речь отличается продуманностью, более чёткой структурной организацией, но при этом говорящий все равно стремится, чтобы его речь была непринужденной, не выглядела заученной, походила на спонтанное, живое общение.

Неподготовленная устная речь характеризуется спонтанностью.

Основная единица устной речи – неподготовленное устное высказывание, которое соответствует предложению в письменной речи. Устное высказывание формируется постепенно, порциями, по мере осознания того, что сказано, что следует сказать далее, что нужно повторить, уточнить. В связи с этим в устной неподготовленной речи много пауз. Существуют так называемые заполнители пауз (э-э, гм), которые дают говорящему возможность подумать, о чём говорить в дальнейшем.

Говорящий контролирует не все уровни языка. Контролю поддаются логико-композиционный, синтаксический и частично лексико-фразеологический уровни. Это значит, что говорящий следит за тем, чтобы речь его была логичной и связной; он выбирает соответствующие слова, чтобы адекватно выразить мысль.

Не поддаются контролю фонетический и морфологический уровни языка – т. е. произнесение звуков, ударение и грамматические формы воспроизводятся автоматически. В связи с этим устной речи свойственны меньшая лексическая точность, наличие речевых ошибок, небольшая длина предложений, вообще – ограничение сложности высказывания.

Это означает отсутствие причастных и деепричастных оборотов, деление единого предложения на несколько коммуникативно самостоятельных единиц. Причастные и деепричастные обороты обычно заменяются придаточными предложениями, вместо отглагольных существительных используются глаголы.

Пример. Преобразование письменного текста в устный:

Письменный текст: «Слегка отвлекаясь от отечественной проблематики, хотелось бы заметить, что, как показал современный опыт скандинавского региона и ряда других стран, дело вовсе не в монархии, не в форме политической организации, а в разделении политической власти между государством и обществом» («Звезда». 1997. №6) [1].

Устный текст (чтобы этот отрывок прозвучал на лекции, он должен быть изменен): «Если мы отвлечемся от отечественной проблематики, то увидим, что дело вовсе не в монархии, дело не в форме политической организации. Всё дело заключается в том, как разделить власть между государством и обществом. И это подтверждает опыт скандинавских стран».

Устная речь так же, как и письменная, подчиняется нормам, но нормы устной речи отличаются от норм письменной. Многие особенности устной речи, которые выглядят как огрехи, речевые ошибки, на самом деле являются необходимым условием успешности, эффективности устного общения (устного способа коммуникации). Слушающий не может удержать в памяти сложные грамматические и семантические связи текста. Да и говорящий, скорее всего, запутается в своём высказывании, если оно будет слишком сложным по построению.

Для того чтобы устная речь была понятной, она должна быть построена иначе, чем письменный текст. Если письменная речь строится в соответствии с логическим движением мысли, то устная речь – имеется в виду речь неподготовленная – разворачивается посредством ассоциативных присоединений (присоединений по ассоциации).

Устная форма речи присутствует во всех функциональных стилях, однако в разговорном стиле, который функционирует в сфере повседневно бытового общения, эта форма является основной, преимущественной. Этот стиль реализуется в форме непринужденной, неподготовленной, преимущественно диалогической речи на бытовые темы, а также в форме частной, неофициальной переписки. Разговорная речь функционирует лишь в частной сфере общения – в сфере массовой коммуникации разговорная речь неприменима. Однако это не значит, что разговорный стиль ограничивается бытовой тематикой. Разговорная речь может затрагивать и другие темы, например, разговор в кругу семьи или в дружеской компании об искусстве, науке, политике, спорте, разговор коллег по работе на профессиональные темы в неофициальной обстановке, беседы пациентов между собой в поликлинике или родителей в школе. Главное отличие разговорного стиля от книжных – это опора на устную форму речи и соответствующие этой форме языковые средства [1].

Невербальные коммуникации – передача информации без использования слов. Основное назначение невербальных средств состоит в дополнении и замещении речи, отражении эмоциональных состояний партнеров по коммуникативному процессу. Оно помогает скорректировать понимание вербального сообщения, усиливает эмоциональную насыщенность сказанного.

Основные типы невербальной коммуникации (основные знаковые системы):

– кинесические:

а) движения тела (жесты, мимика, пантомимика, поза, походка);

б) визуальный контакт (взгляд) (направление, длина паузы, частота контакта);

– просодические – голос и речь (интонация, громкость, тембр, темп речи, ритм, дикция, модуляция, высота, тональность);

– экстралингвистические – психофизиологические проявления (паузы, вздохи, смех, плач, кашель, зевание);

– такесические – динамические прикосновения (рукопожатие, поцелуй, поглаживание, похлопывание);

– проксемические – пространственная структура общения (ориентация и угол общения партнёров, дистанция;

– ольфакторные – запахи (запах тела, запах косметики и парфюмерии).

Невербальные коммуникации в большинстве случаев имеют бессознательную основу, так как свидетельствуют о действительных эмоциях участника коммуникационного процесса и являются надёжным индикатором проявляемых чувств. Невербальной информацией трудно манипулировать и её сложно скрывать в любой межличностной коммуникации.

Исследования показали, что большой процент устных коммуникаций воспринимается именно через язык жестов и интонации. В книге Non-Verbal Communication («Невербальная коммуникация») американский психолог Альберт Мехрабиан утверждает, что 55% сообщений люди воспринимают через выражение лица, позы и жесты и 38% – через интонации и голосовые модуляции. Это означает, что на долю слов как таковых приходится всего 1% значения. Это очень важно, поскольку означает, что во многих случаях то, как мы говорим, важнее того, что мы говорим [50, с. 46]

Просодическая (паралингвистическая) и экстралингвистическая системы знаков связаны с особенностями голоса и речи. Просодика (от греч. προσωδία «припев») – это ритмико-интонационное оформление речи, паралингвистическая фонация, – индивидуальная физиологическая и психическая особенность речевого звучания (тембр голоса, сила голоса (громкость), диапазон голоса, темп речи, дикция, мелодика (движение тона), характеризаторы, заполнители пауз, языковые жесты, а также особенности артикуляции звуков и интонационные отклонения).

Экстралингвистическая система – включение в речь пауз, покашливаний, плача, смеха, вздоха, зевания, а также темп речи. Все эти дополнения увеличивают семантически значимую информацию, но не посредством дополнительных речевых включений, а «околоречевыми» приёмами.

С помощью просодических и экстралингвистических средств регулируются потоки речи, экономятся языковые средства общения. Они дополняют, замещают и предвосхищают речевые высказывания, выражают эмоции собеседников. Так, высоким голосом обычно передаются радость, энтузиазм, недоверие, гнев, страх. Горе, печаль, усталость обычно передают мягким и приглушенным голосом с понижением интонации к концу фразы.

Наблюдения показывают, что плавная, спокойная, размеренная манера речи наиболее привлекательна в общении. Быстрая речь свидетельствует о взволнованности и обеспокоенности чем-либо. Медленная речь отражает угнетённое состояние, горе, высокомерие или усталость.

Очень важна в деловых коммуникациях «энергетика речи» – экспрессия и тональность. Слушателям нравится такая манера поведения, когда выступающий не суетится, а эмоционально говорит, не скрывая при этом своих чувств и убеждений, передавая их разнообразной интонацией. Часто именно в интонации кроется истинный смысл сообщения. То, как мы говорим, во многих случаях важнее того, что мы говорим.

Такесическая система знаков связана с динамическими прикосновениями в форме рукопожатий, похлопывания, поцелуя. Доказано, что они являются биологически необходимой формой стимуляции общения. Использование этих средств определяется рядом факторов, таких как статус партнёров, возраст, пол, степень знакомства. Прикосновения сообщают как об эмоциональном состоянии, так и о характере взаимодействия. Среди прикосновений можно выделить:

– профессиональные (используются исключительно в профессиональных или функциональных целях, носят безличный характер);

– ритуальные (рукопожатия, дипломатические поцелуи и т.д.);

– дружеские;

– любовные.

Рукопожатие [174]. Как правило, любой деловой разговор начинается и заканчивается рукопожатием. Оно может быть очень информативным, особенно его интенсивность и продолжительность. Слишком короткое, вялое рукопожатие очень сухих рук может свидетельствовать о безразличии. Наоборот, продолжительное рукопожатие и слишком влажные руки свидетельствуют о сильном волнении. Немного удлинённое рукопожатие наряду с улыбкой и тёплым взглядом демонстрирует дружелюбие. Однако задерживать руку партнёра в своей руке не стоит: у него может возникнуть чувство раздражения (он как будто попал в капкан).

Следует учитывать разницу во взглядах на рукопожатие у иностранцев [146]. Например, при встрече с партнерами из Азии не следует сжимать им ладонь слишком сильно и долго. Наоборот, западноевропейские и американские предприниматели терпеть не могут вялых рукопожатий, поскольку у них очень ценятся атлетизм и энергия. Им следует пожимать руку энергично и сильно.

С помощью различного разворота ладони можно придать этому жесту различные значения. Когда ваша рука захватывает руку другого человека так, что она оказывается повернутой вниз своей ладонью – это властное рукопожатие. Такое рукопожатие свидетельствует о том, что вы хотите главенствовать в процессе общения с вашим партнёром. Покорное рукопожатие – протягивание руки, развернув её ладонью вверх. Оно бывает необходимо в ситуациях, когда нужно отдать инициативу другому человеку или позволить ему чувствовать себя хозяином положения.

Рукопожатие, при котором руки партёров остаются в одинаковом положении (плоскость ладони расположена вертикально), обозначает, что оба партнёра испытывают друг к другу чувство уважения и взаимопонимания. Это называется равноправное рукопожатие.

Пожатие прямой, не согнутой рукой, как и властное рукопожатие, является признаком неуважения. Его главное назначение в том, чтобы сохранить дистанцию и напомнить о неравенстве.

Рукопожатие, называемое «перчатка» (когда рука партнёра пожимается двумя руками, причём левая рука ложится на тыльную сторону ладони партнёра), означает, что инициатор честен, и ему можно доверять. Такое рукопожатие применяется только по отношению к хорошо знакомым людям. Пожатие с применением обеих рук выражает искренность или глубину чувств по отношению к партнёру. Для передачи избыточных чувств используется левая рука, которая кладётся на правую руку партнёра.

Степень глубины чувств зависит от того, на какое место кладут руку. Если её кладут на локоть партнёра, то это выражает больше чувства, чем при захватывании запястья. Если руку кладут на плечо, то это означает больше чувства, чем, когда она находится на предплечье.

Пожатие кончиков пальцев напоминает пожатие прямой, не согнутой рукой, вместо руки в ладонь заключаются только пальцы. Цель инициатора этого рукопожатия заключается в том, чтобы держать партнёров по общению на удобном для себя расстоянии.

4.2. Кинесические особенности невербального общения

Кинесическая (оптико-кинетическая (от др.-греч. κίνησις – движение) система знаков включает в себя выразительные движения тела (жесты, мимика и пантомимика, поза, походка), а также визуальный контакт (взгляд) (направление, длина паузы, частота контакта).