PROзакупки. Полный курс для предпринимателей

Задача 2. Управление поставщиками

Как правило, отделы закупок поддерживают отношения с поставщиками, оценивают и анализируют их работу, участвуют в выборе того или иного подходящего партнера для компании. Отдел закупок принимает решение, с какими компаниями продлевать контракты, а с какими поставщиками следует прекратить сотрудничество. Выстраивание прочных отношений с поставщиками и подрядчиками – неотъемлемая часть долгосрочного успеха компании, поскольку качественные материалы, низкая стоимость товаров и своевременная доставка являются конкурентными преимуществами для любой компании.

Задача 3. Ведение переговоров

Службе закупок в компании отведена важная роль – вести переговоры от лица организации с поставщиками и подрядчиками, чтобы обеспечить лучшие условия той или иной коммерческой сделки. Навык ведения переговоров способен творить чудеса, поскольку затраты на закупку во многих компаниях действительно высоки. Это означает, что получение скидок отделами закупок в ходе переговорного процесса может оказать существенное влияние на итоговую прибыль компании.

Задача 4. Непрерывный поиск (сорсинг)

Взаимодействие с внешней средой входит в прямую обязанность отдела закупок. Закупщики активно занимаются так называемым сорсингом – целенаправленным процессом поиска и отбора поставщиков и подрядчиков, которые играют жизненно важную роль в общей бизнес-стратегии компании. Сорсинг включает в себя анализ рынка, сбор и мониторинг данных о поставщиках, предварительную квалификацию поставщиков, ведение переговоров и оценку коммерческих предложений. Надежные поставщики отбираются при помощи комплексной оценки их операционной деятельности, факторов риска и соблюдения деловой этики. Такой подход гарантирует отделу закупок, что его сотрудники смогут приобретать необходимые товары и услуги хорошего качества в нужном количестве у надежных поставщиков и в строго определенный срок.

Задача 5. Взаимодействие с другими бизнес-подразделениями

Постоянное и эффективное взаимодействие с другими бизнес-подразделениями имеет большое значение для бесперебойной операционной деятельности компании. Как правило, все отделы организации взаимосвязаны, поскольку конкретная задача зачастую выполняется с вовлечением нескольких заинтересованных сторон. Например, сотрудник отдела закупок, принимая обоснованное решение о потенциальном поставщике, должен совместно с финансовым отделом оценить бюджетные ограничения и финансовые требования своей компании, проверить прозрачность контрагента с юридическим отделом, определить текущий уровень товарных запасов со складом, а также обсудить технические характеристики компонентов с производственным отделом. Успешная коммуникация со стороны отдела закупок с коллегами ведет к существенному снижению рисков.

Задача 6. Управление бюджетом

Несмотря на то что цель бюджетирования состоит в обеспечении эффективной работы организации при сохранении низких затрат, не все отделы закупок вовлечены в управление бюджетом. Тем не менее мои наблюдения свидетельствуют, что даже незначительное участие отдела закупок в управлении денежными средствами компании для закупочной деятельности позволяет оптимизировать предстоящие расходы и своевременно гарантировать платежи поставщикам. Ничто так не укрепляет доверие в деловой среде, как выполненные в срок договорные обязательства.

Задача 7. Размещение заказов и мониторинг товарных запасов

Есть организации, в которых отдел закупок отвечает за размещение заказов и одновременно следит за уровнем товарных запасов. Это зависит от размера компании и степени зрелости закупочной функции. На операционном уровне для производственных и торговых компаний важно иметь нужное количество сырья на складе или приемлемый объем товаров на полке. Отсутствие конкретного товара может повлечь за собой потерю клиента и, как следствие, выручки. А чрезмерное затоваривание предполагает дополнительные расходы на хранение и возможное устаревание товара. Высококвалифицированный отдел закупок решает стратегически важную задачу – размещает заказы после тщательного анализа товарных запасов и изучения рыночной конъюнктуры. Такая синхронность считается возможной в отделах закупок, в которых имеются глубокая экспертиза, эффективно выстроенная коммуникация, разработанная закупочная отчетность и, самое главное, система снабжения – централизованная структура, которая является единственным элементом бизнес-структуры с закупочными полномочиями.

Задача 8. Разработка регламентов и соблюдение бизнес-процессов

В ведущих компаниях именно отдел закупок является разработчиком основополагающих регламентов, процедур и процессов в сфере закупок. Закупочная команда сотрудничает с руководителями и заинтересованными лицами компании для понимания производственных потребностей и корпоративных требований. В результате тесного взаимодействия отдел закупок формирует и согласовывает пакет документов, обязательный к исполнению после официального утверждения топ-менеджментом организации в соответствии с общей корпоративной стратегией. В компаниях, где отсутствует отдел внутреннего контроля и аудита, именно ответственный сотрудник отдела снабжения следит за соблюдением закупочных бизнес-процессов и пресекает попытки нарушить утвержденные закупочные процедуры со стороны внутренних клиентов.

Задача 9. Повышение качества закупаемых товаров

Рост компании неизбежно приводит к увеличению базы поставщиков и расширению закупаемой номенклатуры. Это, в свою очередь, означает, что отдел закупок может столкнуться с проблемой качества при постоянно растущем и часто неконтролируемом потоке товаров, компонентов и материалов. Задача отдела закупок заключается в постоянном улучшении качества получаемой продукции, гарантирующем компании повышение лояльности конечных заказчиков и выгодоприобретателей.

Задача 10. Организация и проведение конкурентных торгов

Обеспечение прозрачности и эффективности закупочной деятельности должно рассматриваться через призму открытости и доступности. Для этого отдел закупок в соответствии со своими утвержденными нормативными актами и закупочной политикой организовывает и проводит конкурентные торги, по итогам которых заключаются контракты с компаниями, предоставившими наилучшие условия для сотрудничества.

Когда указанные выше задачи выполняются отделом закупок успешно, компания получает серьезные преимущества, положительный эффект которых трудно переоценить. Вспоминая свой опыт в закупках, хотел бы выделить плюсы, которые современный отдел закупок может зафиксировать.

Во-первых, это оптимизация затрат

Самое большое преимущество грамотно управляемого отдела закупок – быстрая экономия для компании за счет выстраивания закупочных процессов и соблюдения процедур. Отдел закупок приобретает товары у разных поставщиков, обеспечивая себя скидками, хорошими гарантийными условиями и высоким качеством приобретаемых товаров и услуг.

Во-вторых, это повышение качества бизнеса

Взаимодействуя с надежными поставщиками, отдел закупок может косвенно улучшить качество производственного процесса компании. А успешная реализация закупочной стратегии оказывает положительное влияние на производительность других бизнес-подразделений, внося значительный вклад в финансовое благополучие компании.

В-третьих, это контроль рисков и безопасность поставок

Неблагоприятная внешняя среда стимулирует отдел закупок искать новые подходы в закупочной деятельности, при этом следует отметить, что успешное выполнение упомянутых выше задач минимизирует риски управления цепочками поставок. Кроме того, существенно растет контроль рисков через комплексную диверсификацию закупок, правильный выбор поставщиков и устранение мошенничества. Это позволяет гарантировать безопасность поставок и непрерывность производственного процесса.

Для решения поставленных задач и получения конкретных преимуществ отделу закупок требуется квалифицированный штат сотрудников. Структура, количество специалистов и уровень компетенций чаще всего зависят от размера и отрасли деятельности компании. Тем не менее отдел закупок, как правило, включает следующие позиции.

Директор по закупкам или руководитель отдела закупок

Директор по закупкам руководит отделом или департаментом закупок, несет ответственность за разработку эффективных закупочных стратегий, участвует в переговорах на высоком уровне, отвечает за управление поставщиками, разрабатывает и внедряет план мероприятий по сокращению затрат и предоставляет отчеты о проделанной работе высшему руководству. Он также распределяет обязанности между сотрудниками отдела и определяет приоритеты при выполнении поставленных задач.

Специалисты по закупкам (закупщики)

Профессиональные закупщики несут ответственность, когда речь идет о текущих операциях и выполнении поставленных задач, стоящих перед отделом закупок. Они размещают заказы на закупку у поставщиков, контролируют заказы и в случае необходимости вносят соответствующие коррективы. Кроме того, закупщики регулярно взаимодействуют с поставщиками, отслеживают сроки поставок, занимаются претензионной работой с контрагентами и следят за своевременной оплатой. Специалисты отдела закупок подчиняются директору или руководителю по закупкам.

Ассистент по закупкам

Ассистент по закупкам – начальная должность в отделе закупок. Эта позиция требует внимания к деталям, поскольку такой сотрудник несет ответственность за документооборот и, кроме того, выполняет административную работу, связанную с организацией поездок, планированием встреч и обработкой запросов от внутренних клиентов. В некоторых компаниях ассистенты размещают в системе небольшие заказы, не требующие утверждения высшего руководства, – в основном заявки на закупку канцелярских товаров и продукции для поддержания жизнедеятельности офисных помещений.

В ближайшие годы отделы закупок будут стремительно развиваться и адаптироваться к постоянно меняющейся деловой среде. Ведущие компании будут запускать глубокую трансформацию всей системы снабжения, которая будет соответствовать высоким корпоративным стандартам. Организации, стремящиеся к устойчивому развитию и долгосрочному успеху, понимают ценность профессиональных отделов закупок. Они инвестируют значительные средства в повышение квалификации сотрудников, внедряют цифровые платформы и активно ищут талантливых закупщиков на рынке труда. Такой подход действительно открывает широкие возможности для дальнейшего совершенствования закупочных функций. Гибкий, с высокой степенью адаптивности отдел закупок способен выстраивать прочные отношения с поставщиками, снижать затраты и способствовать достижению более высокой прибыли в кратчайшие сроки.

Современный отдел закупок – передовое бизнес-подразделение и стратегический партнер в структуре организации. Позволяющий на качественно новом уровне усилить конкурентоспособность бизнеса отдел закупок – серьезный актив, который многим российским компаниям еще предстоит оценить.

05 Операционные и стратегические закупки

Операционисты и стратеги – такие разные, как фигуры на шахматной доске… У всех своя роль, но без общих усилий успешная закупочная партия не состоится.

Размышляя на тему операционных и стратегических закупок, сразу отмечу, что в современном деловом мире каждое из данных направлений важно для устойчивого развития и роста компании. Они представляют собой единую взаимозависимую систему эволюции закупочной деятельности, поскольку предоставляют друг другу необходимые для развития ресурсы. Однако в связи с различной степенью зрелости систем снабжения в российских компаниях соотношение доли операционных и стратегических закупок может сильно отличаться. Разберемся в основных понятиях и причинах.

Традиционная схема работы отделов закупок большинства российских компаний подразумевает выполнение административных закупочных задач, таких как запросы предложений у поставщиков, размещение заказов и общение с поставщиками для ускорения процесса закупки необходимых товаров и услуг. Специалисты по закупкам выполняют текущие операционные задачи. Их деятельность зачастую характеризуется краткосрочностью и механическим выполнением. В процессе работы специалист отдела закупок должен, помимо работы в закупочных программах и подготовки документации, уметь определять соответствие товара или услуги требованиям инициатора заявки, устанавливать вероятность поставки товара или оказания услуги в обозначенные сроки и фиксировать гарантии качества, предоставленные поставщиком.

Исходя из вышесказанного очевидно, что операционные закупки, хотя и не оказывают прямого воздействия на прибыль компании, могут косвенно влиять на возникновение репутационных рисков, на эффективность внутреннего взаимодействия в рамках компании, а также на создание комфортных и безопасных условий деятельности сотрудников всех бизнес-подразделений.

Однако, опираясь на свой закупочный опыт, скажу, что в большинстве компаний операционные закупки живут своей автономной жизнью, вне рамок общекорпоративной стратегии. В таких отделах, как правило, не проводится полноценный анализ стоимости затрат закупаемого оборудования, сырья и расходных материалов. Никого не интересует, как закупаемая номенклатура повлияет на уровень и качество производственного процесса, как приобретение несоответствующего компонента скажется на производственных рисках.

Все это происходит в связи с недооценкой операционных закупок и отсутствием интереса к совершенствованию операционных бизнес-процессов со стороны руководства, которое не видит экономического смысла в развитии этого закупочного направления.

Таким образом, операционным закупкам отводится роль технического исполнителя – пассивного внутреннего наблюдателя на корпоративной бизнес-арене. В таких обстоятельствах операционные закупки не способны стать основой для развития более совершенного процесса и превращаются в груз, который если не тянет закупочную деятельность назад, то заставляет ее оставаться статичной функцией и вынужденной расходной статьей бюджета компании.

Важность операционных закупок нельзя недооценивать. В отношении и восприятии руководством целей и задач операционных закупок скрываются новые возможности для развития системы снабжения компании. Именно это способно запустить процесс эволюции закупок, заложить основу будущего стратегического направления закупочной деятельности.

На первоначальном этапе закупочных преобразований необходимо рассматривать финансовые вложения в создание условий для совершенствования компетенций сотрудников, которые будут заниматься стратегическими закупками и вести переговоры на профессиональном уровне, в развитие навыка креативного мышления, поиск неординарных решений. Подготовка квалифицированных закупщиков позволит положить начало новому этапу – стратегическим закупкам в системе снабжения компании.

Стратегические закупки – направление закупочной деятельности, ориентированное на создание максимальной закупочной ценности для достижения бизнес-целей компании. Обеспечение этой функции происходит благодаря тому, что отдел закупок стратегической направленности:

● внедряет систему управления поставщиками, которая включает мониторинг и измерение эффективности работы поставщиков, проведение регулярных встреч для обсуждения ключевых показателей и решения возникающих проблем;

● внедряет систему категорийного менеджмента, проводит подробный стоимостный анализ затрат каждой товарной категории и использует результаты анализа для последующей оптимизации расходов;

● внедряет цифровизацию и автоматизацию процессов, существенно сокращая время закупочного цикла – от заявки до поставки – и способствуя снижению затрат и повышению прозрачности закупок;

● регулярно разрабатывает план мероприятий, нацеленный на последовательное планирование в целях устранения несанкционированных хаотичных закупок в организации;

● управляет договорной работой в закупочной деятельности – от имени компании заключает контракты, ведет переговоры с представителями внешних и внутренних заинтересованных сторон;

● занимается прогнозированием – на регулярной основе мониторит и документирует происходящие на рынке структурные ценовые изменения, а также уровень развития транспортной доступности;

● активно участвует в разработке юридических документов (договоров, соглашений, спецификаций), в которых должны быть указаны такие условия, как: гарантия качества, надежность поставок, удовлетворение потенциальных претензий и условия оплаты;

● ответственен за разработку методов и инструментов по повышению производительности – инициирует преобразования, предлагает план по оптимизации и разрабатывает дизайн закупок будущего, который отвечает перспективным направлениям развития бизнеса;

● наряду с системой управления поставщиками активно занимается их развитием, так как заинтересован в лучших технологических, технических и коммерческих решениях; совместно с поставщиками разрабатывает новые товары, влияя на стоимость конечной продукции;

● выступает партнером компании, так как руководитель закупок, как правило, входит в высшее руководство организации, принимает участие в принятии стратегических решений для обеспечения роста рентабельности компании.

В настоящее время передовые бизнес-структуры, стремящиеся к повышению конкурентоспособности, все чаще прибегают к практике разделения отделов закупок на операционное и стратегическое направления. Группа операционных закупок занимается размещением заказов и администрированием закупочного документооборота, а команда стратегических закупок управляет поставщиками и ведет переговоры по ключевым закупочным направлениям. Такое разделение вполне логично, но возникают закономерные вопросы: насколько эффективно такое разделение? есть ли в этом смысл, если один сотрудник может заниматься вопросами и операционных, и стратегических закупок?

Такая точка зрения имеет свое рациональное зерно, так как развитие необходимых навыков может позволить перспективным сотрудникам операционного направления успешно заниматься и стратегическими вопросами.

Тем не менее нельзя игнорировать аргументы в пользу разделения закупок, так как преимущества данного подхода говорят о его реальной пользе для компании. Важно помнить, что выполнение разных закупочных функций предполагает наличие различных личностных характеристик и закупочных компетенций.

Эффективность закупщиков-операционистов очевидна в рамках закупочных процессов внутри компании. В процессе работы они взаимодействуют со всеми подразделениями организации. Их задача – вести точную внутреннюю коммуникацию таким образом, чтобы обеспечить слаженный бесперебойный рабочий процесс. Ведение документооборота, контроль и обновление баз данных по поставщикам и их ключевым показателям, мониторинг текущего уровня обслуживания и удовлетворенности внутренних и внешних партнеров требуют от сотрудников исполнительности, усидчивости, спокойствия, рассудительности, внимательности и даже педантичности. Их умение ладить с людьми позволяет разрешать внутрикорпоративные разногласия, что делает их незаменимыми членами корпоративной закупочной команды.

Закупщики-стратеги – специалисты, находящиеся в постоянном поиске новых возможностей во взаимодействии с деловыми партнерами, они стремятся к совершенствованию своих закупочных методов и практик, чтобы обеспечить максимальную прибыль своей компании. Этим специалистам свойственна жажда свершений. Закупщики-стратеги, как правило, обладают неординарным мышлением, они способны мыслить масштабно и генерировать оригинальные идеи, приносящие компании значительные дивиденды. Навык профессионального ведения переговоров позволяет им заключать сделки на привлекательных для организации условиях, сохраняя при этом доверительные взаимовыгодные отношения с партнерами. Такие специалисты – двигатель всей системы снабжения компании. Поиск баланса в переменчивой закупочной сфере позволяет им открывать новые горизонты и способствует развитию компании.

Таким образом, мы видим, что современная тенденция к разделению в рамках компании закупочной деятельности на операционное и стратегическое направления имеет весомые основания.

Но это не значит, что такая трансформация закупочной деятельности подходит всем и что ее непременно должны осуществить все коммерческие организации, одновременно внедряя сложные и дорогостоящие технологические решения. Все зависит от целей и задач, которые компания ставит перед закупочным блоком. Каждый руководитель выбирает тот путь развития закупочной деятельности, который соответствует его видению.

Для кого-то на текущий момент достаточно наделить одного или нескольких сотрудников отдела закупок стратегической функцией, а для кого-то разделение закупочных направлений – приоритетная задача, от решения которой во многом зависит дальнейшее благополучие бизнеса. Здесь имеют значение и размер организации, и специфика отрасли ее функционирования.

Но бесспорным остается один факт: вектор стратегической направленности закупочной деятельности должен присутствовать в сознании руководителей абсолютно любых коммерческих организаций – от индивидуальных предпринимателей до топ-менеджеров крупных корпораций. Только руководители с прогрессивным видением способны донести до своих коллег и партнеров преимущества современных тенденций развития закупочной деятельности и использовать их для укрепления позиций своих компаний на рынке. Как говорится, что посеешь, то и пожнешь.

06 Этапы закупочного процесса

Закупочный процесс – это как собирание пазла. Важны терпение и последовательность!

Закупочный процесс – важнейшая бизнес-функция и ключ к финансовой стабильности компании, несмотря на то что в деловом мире до сих пор бытует скептицизм касательно эффективности закупочной деятельности и ее стратегической роли. А ведь четко выстроенная закупочная система способна принести экономические выгоды для компании, которые невозможно создать без надлежащей организации процесса закупок.

Последовательность мер, которые компания предпринимает для приобретения товаров и услуг, необходимых для достижения ее операционных целей, известна как процесс закупок.

Не существует универсального алгоритма закупочного процесса. Он должен быть полностью адаптирован к конкретной компании для обеспечения максимальной эффективности. Этапы процесса закупок организации будут зависеть от таких факторов, как:

● бизнес-модель;

● размер компании;

● локация бизнеса;

● структура компании;

● размер бюджета для закупок;

● человеческие ресурсы.

Кроме того, деятельность некоторых компаний (например, государственных компаний и государственных предприятий) регулируется строгим законодательством и нормативными отраслевыми правилами, которые могут также влиять на процесс закупок.

Независимо от имеющихся различий в той или иной компании, успешно реализованный закупочный процесс имеет очевидные плюсы:

1. Обеспечиваются условия для увеличения прибыли;

2. Выявляются слабые и сильные стороны поставщиков;

3. Внедряются конкретные закупочные инициативы для повышения производительности;

4. Повышается лояльность заинтересованных сторон;

5. Улучшается прозрачность закупочной деятельности и скорость выполнения заявок;

6. Соблюдаются закупочные процедуры и стандарты;

7. Сокращается цикл поиска и отбора поставщиков;

8. Снижаются финансовые, операционные и юридические риски;

9. Снижаются затраты и повышается контроль за расходами;

10. Предотвращаются сбои в цепочке поставок.

Цель закупочного процесса – обеспечить наибольшую ценность для компании, сократить расходы и гарантировать своевременную доставку качественных товаров и услуг.

Закупки – индивидуальный процесс, однако снабженческая наука выделяет конкретные этапы, характерные для компаний с высокой степенью зрелости закупочной функции.

Этап 1. Определение потребности в товарах и отправка заявки на закупку

Закупочный цикл начинается с момента, когда у бизнес-подразделений компании возникает потребность в приобретении определенных товаров или услуг. Например, это может быть письменный запрос на закупку очередной партии ноутбуков для сотрудников офиса со стороны отдела информационных технологий или заявка на поиск дополнительного складского помещения для отдела логистики в связи с расширением бизнеса.

Первый шаг закупочного процесса – определение и консолидация потребностей всех отделов компании. Тем самым обеспечивается высокий уровень прозрачности будущих расходов, который часто отсутствует в российских компаниях. В зависимости от структуры и размера компании этот этап может контролироваться как руководителем отдела закупок, так и топ-менеджментом.