PROзакупки. Полный курс для предпринимателей

Моя рекомендация – централизация права подписи в отделе закупок, чтобы, согласно корпоративной иерархии, замкнуть этот процесс на генеральном директоре или сопоставимом по полномочиям лице (здесь должен быть указан полный список уполномоченных лиц, имеющих право подписи в зависимости от общей суммы контракта). Централизация полномочий содержит два основных плюса:

● во-первых, соблюдение и унификация общих стандартов внутри организации. К ним относится применение определенной юридической терминологии, коммерческих условий, принятых в компании;

● во-вторых, централизация подписания договоров в сфере закупок гарантирует предприятию хранение важных документов в одном месте и эффективную коммуникацию с юридическим отделом в случае пролонгации, мониторинга и пересмотра контрактных обязательств с поставщиками.

Закрепив в политике принцип централизации и составив список уполномоченных лиц, компании следует установить уровень полномочий в рублях при подписании контрактов.

Согласно штатному расписанию в организации, вы можете зафиксировать следующие уровни полномочий в рублях.

Условный пример

1. Руководитель отдела закупок – право подписи до 1 млн руб.

2. Операционный директор / исполнительный директор – право подписи до 5 млн руб.

3. Финансовый директор – право подписи до 10 млн руб.

4. Генеральный директор – право подписи до 50 млн руб.

5. Совет директоров – свыше 50 млн руб.

Четко установленное разграничение полномочий, лиц и сумм регламентирует процесс подписания документов и устраняет бюрократическую неразбериху в закупочной деятельности.

Третье положение. Закупочные процессы и процедуры

В этом разделе определяется четкая последовательность действий сотрудников отдела закупок. Это может включать:

● процедуру получения заявки на закупку с прилагаемой формой-образцом запроса;

● процедуру утверждения и согласования заявки на закупку;

● список уполномоченных лиц, имеющих право согласовывать заявки на закупку (в зависимости от автоматизации процессов и размера компании это могут быть руководители различных бизнес-подразделений);

● сроки согласования заявки на закупку.

Четвертое положение. Организация конкурентных торгов (тендеров)

Организация тендеров (конкурентных торгов) – официально утвержденная процедура получения коммерческих предложений от поставщиков и подрядчиков с последующим выбором наилучшего предложения, соответствующая требованиям и условиям компании-организатора.

Для начала необходимо установить порог, при котором начинается процедура торгов. Например, сумма заявки на закупку в размере 20 000 руб. не предполагает проведения процедуры конкурентных торгов. В политике может быть четко закреплено, что организация торгов осуществляется при заявке на закупку от 100 000 руб. Разумеется, это условная сумма, и компания сама определяет свои лимиты. Более того, в закупочной политике конкретно устанавливается уполномоченный орган, имеющий право проводить тендерные процедуры. Как правило, это сотрудники службы закупок, но в случае необходимости можно оговорить в закупочном регламенте вовлечение узкоспециализированных профессионалов для комплексных проектов.

Определив правила проведения конкурентных торгов, рекомендую подробно описать механизм от запроса коммерческого предложения до оценки поставщика и его официального утверждения.

Информируйте потенциальных поставщиков о том, на какие требования необходимо обратить внимание при подготовке коммерческих предложений в рамках организации конкурентных торгов. В ведущих компаниях речь может идти об интеграции цифровых платформ между организатором тендера и поставщиками.

Для оптимизации процедуры конкурентных торгов некоторые организации вводят в закупочную политику понятие «предпочтительный поставщик» – это проверенный временем и получивший официальную аттестацию и авторизацию надежный поставщик внутри организации. Формат работы с предпочтительным поставщиком предполагает наличие нескольких поставщиков, но организация в этом случае принимает решение приобрести товары или услуги у конкретного партнера, качество и параметры которого полностью удовлетворяют бизнес-потребности. Это стратегические отношения на уровне глубокой коллаборации, при которой отпадает необходимость организовывать регулярные конкурентные торги.

Еще один способ, который следует зафиксировать в закупочной политике, – приобретение товаров и услуг у единственного поставщика.

Единственный поставщик – это сценарий, при котором для приобретения товаров и услуг доступен только один источник или поставщик. Часто это происходит в сфере закупки IT-услуг, компании которых разрабатывают уникальные программные продукты для конкретной организации.

Пятое положение. Этические нормы

В этом разделе рекомендую подробно описать отношение организации к нарушению этических норм и способы разрешения потенциальных конфликтов интересов.

Допустим, специалист по закупкам знает, что компания довольно часто занимается закупкой компьютерной техники и IT-фурнитуры. Его близкий родственник открывает интернет-магазин по продаже компьютерной техники и становится поставщиком компании. Это прямой конфликт интересов. Закрепите в закупочном регламенте принципы, направленные на устранение конфликта интересов.

● Не занимайтесь бизнесом там, где есть конфликт интересов.

● В случае наличия конфликта интересов необходимо обнародовать этот факт, а лицам, связанным с конфликтом интересов, запрещается участвовать в закупочном процессе.

Этические нормы в закупках становятся важной частью эффективной стратегии снабжения, поэтому необходимо донести соответствующую позицию компании и до ваших поставщиков. Это включает не только деловые отношения, но и вопросы, связанные с подарками и развлечениями. Нулевая толерантность к коррупции и взяткам – безусловное требование ко всем участникам закупочного процесса.

Шестое положение. Взаимодействие с поставщиками

В закупочной политике раздел, посвященный работе с поставщиками, должен четко устанавливать алгоритм сотрудничества с партнерами в сфере закупок. Он способен существенно расширить стратегические возможности всей компании.

Например, российская компания продвигает курс на локализацию производства и принимает решение работать с местными поставщиками для снижения внешнеэкономических и внешнеполитических рисков, провозглашая это своей целью на следующие пять лет. Что это значит? В качестве предпочтительного поставщика в закупочной политике выступает национальный производитель или провайдер. Безусловно, это один из примеров, но он наглядно показывает, что в ваших руках находится эффективный и надежный инструмент, позволяющий достигать бизнес-целей и укреплять репутацию всей организации. Есть компании, закупочная политика которых совершенно четко устанавливает сотрудничество с определенными категориями поставщиков. Речь может идти о предприятиях среднего и малого бизнеса или предприятиях, персонал которых на 50 % состоит из людей с ограниченными возможностями.

Все сказанное выше свидетельствует, что положение о взаимодействии с поставщиками – действительно ценный стратегический ресурс, к которому необходимо отнестись со всей серьезностью, при условии, что служба закупок нацелена на оптимизацию деятельности.

Ключ эффективной закупочной политики – четкое определение целей и задач, стоящих за этой политикой, и понятного механизма контроля. Не только закупочный блок, но и вся компания в лице заинтересованных сторон должна ясно понимать правила игры, обязательства и ответственность в сфере закупок при ведении бизнеса с поставщиками и подрядчиками. Результатом рациональной политики закупок станут значительное снижение затрат, понятная структура расходов, устранение несанкционированных закупок и выстраивание продуктивных отношений с поставщиками.

Закупочная политика, учитывающая тренды современного бизнеса, не только может стать залогом успеха закупочной деятельности и способствовать росту и авторитету службы закупок, но и способна укрепить финансовую устойчивость компании на многие годы вперед.

Конец ознакомительного фрагмента.

Текст предоставлен ООО «ЛитРес».

Прочитайте эту книгу целиком, купив полную легальную версию на ЛитРес.

Безопасно оплатить книгу можно банковской картой Visa, MasterCard, Maestro, со счета мобильного телефона, с платежного терминала, в салоне МТС или Связной, через PayPal, WebMoney, Яндекс.Деньги, QIWI Кошелек, бонусными картами или другим удобным Вам способом.

Сноски

1

https://ru.m.wikipedia.org/wiki/Писцы_Древнего_Египта

2

https://ru.m.wikipedia.org/wiki/Госснаб_СССР

3

Эффект домино означает, что каждое изменение влечет за собой ряд других изменений по цепной реакции, аналогично тому, как падают костяшки домино, выстроенные в ряд.

4

В большинстве крупных российских компаний отделы закупок используют 1С и SAP.

5

Во многих компаниях заказ на закупку утверждается начальником службы безопасности, финансовым директором, юристом и руководителем отдела закупок. Если стоимость заказа превышает определенный лимит, то требуется одобрение генерального директора и совета директоров.

6

ERP (англ. Enterprise Resource Planning) – планирование ресурсов предприятия.

7

Закупочная политика, или Положение о закупках – официально утвержденный документ, который регулирует закупочную деятельность в компании.

8

SLA (англ. Service Level Agreement) – соглашение об уровне обслуживания.