Цифровой язык тела. Как построить доверительные отношения и наладить коммуникацию на расстоянии

Уверенное сотрудничество подразумевает умение держать под контролем страх, неуверенность и беспокойство, столь часто доминирующие в атмосфере на рабочих местах, и понимание того, что, даже когда дела идут плохо, сотрудники готовы поддерживать друг друга и работать вместе, чтобы избежать неудачи.

Уверенное сотрудничество означает предоставление людям возможности действовать обдуманно и без лишней спешки, а не требовать немедленной реакции, тем самым заставляя их работать круглосуточно.

Уверенное сотрудничество подразумевает приоритизацию вдумчивого отношения к работе и отказ от следования стадному инстинкту. Что этот принцип означает на практике? Ну, например, что единственный работающий удаленно член команды может модерировать совещание. Это позволит ему чувствовать себя частью команды и уменьшить предвзятость, которую мы склонны ощущать к коллегам, которые не присутствуют в комнате физически. Или он может означать, что на видеоконференции вы используете инструмент виртуального чата, чтобы узнать мнение всех членов команды, а потом предложите высказаться людям с разными идеями, вместо того, чтобы слушать вечных «активистов», которые заведомо друг друга поддерживают. Он может означать, что вы разработаете шаблон для всех рабочих запросов по электронной почте, чтобы никому не приходилось ломать голову о значении сообщения, состоящего из одной-единственной буквы «к». Или он может означать что-то еще более простое: например, вы можете проследить за тем, чтобы у членов команды всегда было всё необходимое для дальнейшей работы.

Уверенное сотрудничество позволяет снизить вероятность того, что вы окажетесь в сложном положении, показавшись сотрудникам одновременно чрезмерно внимательным и слишком невнимательным: например, когда вы зацикливаетесь на незначительных деталях письма, при этом упуская другие, гораздо более важные вещи.

Уверенное сотрудничество освобождает нас от наших привычных страхов и неуверенности и позволяет двигаться вперед, к реальным действиям. Оно дает возможность перестать зацикливаться на таких вопросах, как «Действительно ли мой собеседник имел в виду именно это?», или «Может, он сердится на меня, но просто не говорит об этом?», или «Может, он просто увиливает от ответа?». Вместо этого мы начинаем исходить из того, что у наших коллег наилучшие намерения, точно зная, что никто не попытается добиться успеха за чужой счет, вводя других в заблуждение или диктуя свои условия.

Доверять полностью

Четвертый и последний закон цифрового языка тела, «доверять полностью», работает только тогда, когда реализованы первые три закона, что приводит к всестороннему взаимодействию. В словосочетании «доверять полностью» ключевым является слово «полностью»: именно оно подразумевает самый высокий уровень доверия внутри организации, когда все сотрудники говорят правду, держат слово и выполняют свои обязательства.

Полное доверие подразумевает, что у вас в организации открытая командная культура, где каждый знает, что его слушают, где каждый всегда может попросить коллегу о помощи и сам может оказать услугу, совершенно не ожидая немедленной отдачи. Если первые три закона цифрового языка тела в вашей организации уже вступили в силу и результатом стало полное доверие, вас можно поздравить! Вам удалось вырваться из мертвой хватки страха и неуверенности, и вы находитесь на пути к созданию идеальной команды, о которой мечтает любой.

Почему? Потому что, когда существует полное доверие, мы получаем от людей максимум отдачи. Когда наши действия способствуют созданию в коллективе атмосферы психологической безопасности (а для этого надо начинать с цифрового языка тела самих руководителей!), результатом становится размеренность и спокойствие. Когда существует доверие, всё, что помогает поддерживать его, становится приоритетным, а всё, что мешает ему или отвлекает от него, немедленно устраняется.

Но давайте внесем ясность: принцип «доверяйте полностью» не означает, что мы распространяем безусловное доверие на всех – особенно на людей, с которыми у нас был негативный или неоднозначный опыт в прошлом. Нет, полное доверие подразумевает, что в вашем рабочем коллективе никто не тратит время на пустяки, что нечетко сформулированное сообщение или запоздалый ответ не вызывают страха, тревоги или неуверенности и каждый уверен в том, что все коллеги на его стороне. В наши дни этого не так просто добиться, но могу сказать одно: этот принцип действительно работает.

На протяжении многих лет мне приходилось иметь дело с несколькими очень авторитарными людьми. Как-то я работала на начальницу, которая не оставляла меня в покое ни на один миг. Она начинала заваливать мой почтовый ящик электронными письмами в девять часов вечера, когда я в конце долгого рабочего дня толкала в супермаркете тележку с продуктами. Если я не успевала ответить за пять минут, начинали сыпаться сообщения: «Мне нужен отчет о встрече в Чикаго! Ты закончила? Где он?» Я бросала свою наполовину заполненную товарами тележку, бежала домой, работала допоздна, отправляла ей отчет к полуночи и ложилась спать. В шесть утра я просыпалась от новой эсэмэски: «Давай поговорим утром, обсудим отчет».

Очевидно, что это был один из тех случаев, когда реализовать принцип «доверяйте полностью» было невозможно. Я не чувствовала, что мне демонстрируют уважение; сообщения моей начальницы не имели ничего общего с внимательным общением, и мы явно не сотрудничали уверенно. В последующие годы я обнаружила, что при наличии в организации фундамента полного доверия люди гораздо охотнее говорят то, что имеют в виду, не опасаясь критики или репрессий, и поэтому могут предложить значимые улучшения даже в сложных ситуациях, подобных той, в которой оказалась я со своей бывшей начальницей. Полное доверие может помочь превратить пассивно-агрессивного или доминирующего коллегу из сплошного наказания в – хотите верьте, хотите нет! – порядочного человека.

Наконец, полное доверие ведет к расширению прав и возможностей. Да, я знаю, слова «наделение полномочиями» и «расширение прав» настолько часто употребляют, что они стали бессмысленными. Как часто руководители говорят своим подчиненным: «Я хочу наделить вас полномочиями», но на деле оказываются не готовы отказаться даже от частички контроля, чтобы позволить другим сотрудникам внести свой вклад! В результате эти слова не могут не звучать немного фальшиво. А вот в контексте принципа полного доверия расширение прав и возможностей означает предоставление людям полной ответственности за свою работу, а также ресурсов, необходимых для ее завершения.

Расширение прав и возможностей означает, что каждый знает, что может совершенно свободно высказать свое мнение, представить спорную точку зрения или просто сказать: «Мне это не подходит», не боясь при этом нажить себе нового врага. Расширение прав и возможностей подразумевает высокий уровень психологической безопасности, четкие каналы передачи информации, откровенное обсуждение неудач и четкие пути продвижения вперед, неотъемлемой частью которых являются уважение, согласованность и совместные действия всех сотрудников.

* * *

Книга «Цифровой язык тела» предназначена для людей, чье начальство и коллеги постоянно говорят о командной работе, но, похоже, никогда не делают того, что для нее необходимо. Эта книга для тех, у кого нет ни одной свободной минутки – только конференц-звонки, электронные письма, мессенджеры и социальные сети, – для тех, кто хочет раз и навсегда всё это изменить.

В следующих нескольких главах вас ждут истории из жизни, стратегии поведения и простые правила, которые помогут улучшить рабочую атмосферу в любой организации. Вы узнаете много нового о подтексте, пунктуации, темпе, паузах, о сигналах власти и доминирующего положения, а также о различиях в цифровом языке тела между представителями разных полов, поколений и культур. Если вы возглавляете команду сотрудников, если вы работаете с кем-то, кого вам сложно понять, если вы просто не понимаете, почему вокруг вас так мало эмпатии, эта книга для вас. Моя цель проста: помочь вам сэкономить время, освободить вас от страха и беспокойства и сделать недоступные, казалось бы, для понимания сигналы и подсказки такими же понятными, как рукопожатие, кивок, улыбка или одобрительное «Молодец!»

Итак, если вы хотите продемонстрировать

Доверие

• Традиционный язык тела: держите ладони открытыми; не скрещивайте руки на груди и не кладите ногу на ногу; улыбайтесь и кивайте.

• Цифровой язык тела: используйте понятные формулировки, четко указывайте тему сообщения; заканчивайте электронные письма дружеским «жестом» («Напишите мне, если вам что-то понадобится!»; «Надеюсь, это поможет»); не используйте без предупреждения опцию «Скрытая копия»; старайтесь подражать тому, как ваш собеседник использует эмодзи и/или неофициальный стиль пунктуации.

Заинтересованность

• Традиционный язык тела: наклонитесь вперед, когда говорит ваш собеседник; не скрещивайте руки на груди и не кладите ногу на ногу; улыбайтесь; кивайте; поддерживайте прямой зрительный контакт.

• Цифровой язык тела: отвечайте на сообщения без промедления; в тексте письма отвечайте на все вопросы или утверждения, которые содержатся в письме вашего коллеги (а не только на один или два); отправьте простое «Понял» или «Получил», если сообщение не требует более развернутого ответа; не используйте кнопку отключения микрофона, чтобы одновременно делать несколько дел; используйте позитивные эмодзи, такие как улыбка или поднятый вверх большой палец.

Энтузиазм

• Традиционный язык тела: говорите быстро и громко; выражайте энтузиазм физически, подпрыгивая на месте или постукивая пальцами по столу.

• Цифровой язык тела: используйте восклицательные знаки и заглавные буквы; отвечайте быстро; отправляйте несколько сообщений подряд, не дождавшись ответа; используйте позитивные эмодзи (улыбка, поднятый вверх большой палец, «дай пять!»).

Срочность

• Традиционный язык тела: говорите громче, говорите быстро, поднимите указательный палец (или используйте любой другой выразительный жест).

• Цифровой язык тела: пишите заглавными буквами; используйте однозначные формулировки; поставьте несколько восклицательных знаков в конце предложения; сообщению по цифровому каналу связи предпочтите телефонный звонок или встречу; пропустите приветственные фразы; используйте официальную завершающую формулу, опцию «Ответить всем» или «Отправить копию», чтобы привлечь внимание к письму; отправьте одно и то же сообщение по нескольким цифровым каналам одновременно.

Глава 2. «Что ты так переживаешь?»

Демонстрация власти и вечное чувство тревоги

Нам всем нравится осуждать ужасных боссов, которых мы видим в таких фильмах, как «Уолл-стрит», «Офисное пространство», «Среди акул» и «Дьявол носит Prada» (если вы никогда не видели, как Мерил Стрип одаривает свою ассистентку испепеляющим взглядом, сардонически цедя сквозь зубы: «Пожалуйста, не утомляйте меня вопросами», – сегодня вечером обязательно посмотрите «Дьявол носит Prada»)[14]. Но действительно ли эти голливудские архетипы так уж преувеличены? Или они не слишком отличаются от некоторых людей, с которыми мы все сталкивались на работе?

У меня есть своя собственная правдивая история о кошмарной коллеге, которой я люблю делиться на коктейльных вечеринках. Первая работа, которую мне удалось найти после бизнес-школы, была в торговом зале банка Lehman Brothers, когда он еще не обанкротился. Главным принципом корпоративной культуры банка в то время был принцип «заткнись и делай, что тебе говорят». Моя коллега – назовем ее Харриет – была молодой сотрудницей, которая работала в штате уже в течение нескольких лет. Помимо прочего в число моих обязанностей входило обновление данных по командному проекту, а это включало получение информации от… Харриет. Каждый раз, когда мне нужно было получить ответ на какой-то вопрос, я отправляла Харриет электронное письмо. И практически каждый раз, отвечая на мое письмо, она ставила в копию моего босса. Это было похоже на какую-то странную форму запугивания: она будто предупреждала руководство, что за мной надо на всякий случай пристально следить. Потом я начала замечать, что Харриет не приглашает меня на собрания. Когда я спросила ее об этом, она сказала, что это вышло случайно. Так почему же тогда это продолжало повторяться? В конце концов я поняла, что причина, по которой она не включала меня в список участников собраний, заключалась в том, что это позволяло ей представить мою работу как свою собственную (я поняла это, только когда увидела, что она использует «я» вместо «мы» в электронных письмах на тему командного проекта).

Многим из нас хорошо знакомы способы демонстрации власти, используемые на очных встречах. Мы все были в такой ситуации, когда начальник или старший партнер по команде во время встречи физически отстраняется или поворачивается к другому члену команды, избегает зрительного контакта, пренебрежительно поднимает бровь или перестает улыбаться и делать дружеские жесты. Или, может быть, товарищ по команде во время совещания начинает перебивать, игнорировать или торопить вас, ясно давая понять, что он слишком занят, чтобы болтать о пустяках.

Агрессию Харриет было трудно не заметить, но в цифровой среде такое типичное для демонстрации власти поведение обычно интерпретировать сложнее. Оно может проявляться в виде небрежных односложных ответов на электронные письма, длительных задержек с ответами на простые вопросы, чрезмерно официальных формулировок или вообще отсутствия ответа на письмо.

Очень трудно быть объектом подобной демонстрации власти, особенно потому, что в условиях неоднозначности цифровой коммуникации становится возможным как непонимание (со стороны менее могущественных), так и психологическое манипулирование (со стороны более могущественных). В этой главе мы поговорим о сигналах цифрового языка тела, наиболее часто вызывающих тревогу, и о том, как избежать паранойи и путаницы в общении, с кем бы вам ни приходилось иметь дело.

Что в цифровом общении вызывает у вас тревогу?

• Не слишком ли много я говорю?

• Не пытаются ли другие люди присвоить себе мою работу?

• Что если они сочтут мою идею глупой? Будут ли они думать обо мне хуже?

• Имеет ли молчание во время конференцсвязи или видеоконференции какое-то отношение ко мне?

• Понятно ли, что я имею в виду в этом письме?

• Не может ли получатель неправильно интерпретировать это сообщение?

Что делать, если непонятно, как лучше действовать?

Ваш менеджер напоминает вам о том, что приближается дедлайн. Пытается ли он просто помочь или демонстрирует свое доминирующее положение в иерархии? Как определить разницу?

Если вы столкнулись с отсутствием ясности в поведении другого человека, вот два вопроса, которые могут помочь вам решить, что делать дальше:

У кого из нас двоих больше власти?

Насколько мы доверяем друг другу?

Власть = скорость

Подумайте о том, как быстро вы бы ответили на запрос от своего начальника, который имеет над вами определенную власть. В этом случае ваша быстрая реакция является подтверждением этой власти. А теперь подумайте, как быстро вы бы отреагировали на аналогичный запрос от своего секретаря или нижестоящего сотрудника, у которого не так много власти. Мы уделяем особое внимание скорости, ясности и содержательности сообщений в переписке с начальством и клиентами, но при этом в общении с нижестоящими сотрудниками обходимся письмом в одну строчку без указания темы. Почему? Да потому что именно более высокий уровень власти начальства побуждает нас быть более осторожными с цифровым языком тела, особенно когда мы во время напряженного рабочего дня изо всех сил пытаемся разделить дела на более и менее важные.

Доверие тоже имеет значение

То, как и о чем мы сигнализируем, зависит также от того, насколько мы доверяем человеку, с которым общаемся. Если вы отправите очень короткое письмо близкому коллеге, который работал с вами в течение многих лет, и уровень доверия между вами достаточно высок, он, скорее всего, истолкует такую лаконичность как сигнал о том, что вы заняты. Но если уровень доверия между вами низок из-за борьбы за сферы влияния на работе, он может истолковать краткость как признак того, что вы обижаетесь или сердитесь. В доверии важны и факторы другого уровня: такие переменные, как возраст, пол, культура и расовая принадлежность, играют ключевую роль в том, исходим ли мы в интерпретации сообщений из того, что у нашего собеседника добрые намерения.

Лучший способ разобраться с неоднозначными сообщениями – использовать то, что я называю «Матрицей доверия и власти»: инструмент, указывающий, какие цифровые сигналы языка тела следует иметь в виду при анализе различных уровней отношений на рабочем месте. Эта матрица представлена в схематическом виде на рисунке ниже. Ось y обозначает ваш уровень власти по отношению к человеку, с которым вы общаетесь. Если у вас больше власти (человек – ваш подчиненный), посмотрите на верхнюю половину матрицы. Если вы общаетесь со своим начальником или клиентом, посмотрите на нижнюю половину. Ось x указывает на уровень доверия. Если у вас близкие, доверительные отношения с этим человеком, посмотрите на правую сторону матрицы. В противном случае посмотрите на ее левую часть.

Если вы находитесь в секторе А (это означает, что у вас больше власти и низкий уровень доверия), вам необходимо чаще показывать другим людям, за что вы их цените. Простые вещи, такие как фразы «Спасибо за сообщение» или «Я не могу посмотреть это сейчас, но обязательно посмотрю чуть позже», играют большую роль в том, чтобы помочь сотрудникам установить для себя правильный уровень ожиданий.

Если вы находитесь в секторе В (это означает, что у вас больше власти, но вы пользуетесь высоким уровнем доверия), вполне может быть, что вы привыкли злоупотреблять краткостью в общении с этим человеком. Четко формулируйте сроки и свои ожидания и не предполагайте, что другие люди «поймут, что вы имеете в виду».

Если вы находитесь в секторе С (то есть у вас меньше власти и низкий уровень доверия), сделайте своим приоритетом реагировать на поручения быстро, но с должным вниманием и не бойтесь просить уточнений. Ваша цель должна состоять в том, чтобы повысить доверие в отношениях. А если вы совсем запутались, найдите кого-нибудь, кто сможет подсказать вам, что делать.

Наконец, если вы находитесь в секторе D (то есть у вас меньше власти и очень доверительные отношения), не теряйте бдительности и не допускайте небрежности в работе и общении только потому, что между вами по большей части есть взаимопонимание.

Мои клиенты говорили, что эта простая схема действительно помогла им лучше ориентироваться в соотношении между властью и доверием. «Матрицу доверия и власти» можно использовать, чтобы лучше понять, какие цифровые сигналы языка тела имеют наибольшее значение для улучшения вашей коммуникации.

Благие намерения – удручающий результат

Намерения имеют большое значение в динамике власти, и цифровой язык тела имеет неприятное свойство их искажать. Как-то в начале своей карьеры я написала по электронной почте финансовому директору крупной организации, которая незадолго до этого предложила дать мне контакты своего коллеги. Намереваясь показать, как сильно я ценю ее время и ее перегруженное (как я себе представляла) расписание, я написала по электронной почте: «Просто напоминаю о себе; я знаю, что Вы очень заняты, и хотела уточнить насчет контактов Джона».

Эффект был совершенно противоположным тому, чего я ожидала. Она ответила: «Рекомендую Вам никогда в дальнейшем не начинать письма с напоминания человеку о том, что он очень занят». (Это, кстати, был последний раз, когда я получала от нее письмо.)

Я ни в коем случае не хотела проявить к ней неуважение – как раз наоборот. Наверное, мне нужно было быть осторожнее в выборе слов, поскольку разрыв в наших уровнях власти был высоким, а уровень доверия между нами – низким.

Что если она была в отпуске или у нее был свободный день, и она решила, что я нарочно хочу ее пристыдить? Я использовала фразу «Я знаю, что Вы очень заняты», чтобы компенсировать свое стеснение от того, что мне приходится напоминать о себе, но мне, видимо, следовало выражаться яснее.

Из всего этого я извлекла урок: нужно быть осторожнее в такого рода отношениях и адаптировать свой цифровой язык тела с учетом большого разрыва в доверии и власти. Бывает, что у человека просто был неудачный день. Бывает, что ему просто выгодно неправильно истолковывать ваши намерения. А может быть, он хочет продемонстрировать свою власть и неверно интерпретирует ваши намерения из принципа. Постарайтесь так не делать, потому что это может навсегда испортить отношения.

Говори то, что имеешь в виду, делай то, что говоришь

Столь часто наблюдаемое несовпадение между намерениями и их интерпретацией в цифровом мире еще больше усугубляется явлением, известным как эффект растормаживания в Сети. Он имеет место, когда мы теряем бдительность, отказываемся от формальностей и выражаем себя в Интернете откровенным, свободным от всякой цензуры образом – как мы бы и не подумали выражать себя в личном общении. Согласно статье Джона Сулера в журнале «Киберпсихология и поведение», эффект растормаживания в Сети возникает из-за «анонимности, невидимости, асинхронности, интроекции, диссоциативного воображения и минимизации авторитета», которые обычно характерны для виртуального общения[15]. Когда мы взаимодействуем в личном общении, наши невербальные сигналы – выражение лица, тон голоса, жесты и т. д. – играют роль поведенческих ограничений. Вы ведь вряд ли скажете: «Сделай это сейчас же!» подруге, которая вот-вот расплачется – ну, разве что вы очень злитесь, потому что вам пришлось повторять одно и то же уже двадцать раз.

Когда членам команды сложно понять, какие намерения кроются за тем или иным сообщением, за этим обычно следуют игры власти, враждебность и обиды, подрывающие доверие, уменьшающие эффективность сотрудничества и мешающие инновационному мышлению.

Прежде чем мы перейдем к анализу некоторых наиболее распространенных в цифровом общении источников тревоги, которые препятствуют нашей цели – достижению оптимальной ясности, – запомните одну вещь:

Всегда будьте безупречны в своих словах.

В годы преподавания в Гарварде я заметила, что один из моих студентов всегда делает паузу, прежде чем заговорить. Независимо от того, отвечал ли он на вопрос или выступал с докладом, было сразу видно, сколько времени и усилий он уделяет тому, чтобы обдумать то, что он собирается сказать. Тогда (как и сейчас) это показалось мне важным навыком лидерства, который выделял его из толпы. Быть безупречным в своих словах означает действительно слушать и понимать, что говорит кто-то другой, а потом давать внимательный и хорошо обдуманный ответ – причем как в очном, так и в цифровом общении.

Менеджер по маркетингу одной организации, ориентированной на потребителя, однажды отправил генеральному директору письмо, написанное в саркастическом, совершенно неуместном тоне. Вместо того, чтобы ответить первое, что пришло в голову («Да возьмите же себя В РУКИ!»), генеральный директор нашел время, чтобы ответить с достоинством: «Мне бы хотелось, чтобы Вы понимали, что сарказм в настоящее время не лучший выход». Если кто-то отправит вам пассивно-агрессивное электронное письмо типа «Я надеюсь, Вы заканчиваете работу, которую я поручил??», сопротивляйтесь желанию ответить: «Нет, я совершенный идиот, который за всю свою жизнь ничего сам не сделал!» Вместо этого отвечайте конкретно, используя факты: «Я работаю над этим заданием прямо сейчас, и Вы получите его к тому сроку, который мы с Вами установили, в пятницу в 10:00» или «Наш план работы предполагал, что я закончу отчет в среду; вот черновой вариант. Не могли бы Вы дать мне знать, если Вам понадобится что-нибудь еще?».

Делая свои формулировки безупречными, вы не только привлекаете внимание к необдуманному или неуместному по тону сообщению собеседника, но и показываете другим на собственном примере, как правильно реагировать в таком случае.

Я получил запутанное письмо, что мне делать?

Как быть с двусмысленностью