5S. Организация рабочих мест

Филипп Семенычев

5S. Организация рабочих мест

Что такое 5S?

Вначале разберём, что обозначает известная всем аббревиатура, как ее понимать, в чем заключается суть этого метода.

5S – это аббревиатура пяти японских слов, обозначающие порядок улучшения любого рабочего места и его организации. Далее эта аббревиатура была переведена на английский язык, на котором она также очень гармонично легла на 5S – все пять шагов также начинались с «S». После аббревиатура была переведена на русский язык, и в русском языке также нашлись аналоги, начинающиеся с буквы с.

С момента основания бережливого производства 5S считается наиболее распространенным и фундаментальным методом, с которого начинается реализация каких-то улучшений и шагов в направлении бережливого производства.

5S помогает стабилизировать процесс, организовать рабочие места, повысить лояльность персонала, дать понять коллективу, что улучшения, в первую очередь, начинаются на рабочих местах. Метод помогает вовлечь персонал. В настоящее время о 5S написано достаточно много книг, статей, этот метод по праву является наиболее популярным методом в России.

Первый шаг – это сортировка (SEIRI). Четкое разделение предметов на нужные и ненужные и избавление от последних. Избавление от хлама, сломанных, неиспользуемых предметов и так далее.

Второй шаг – соблюдение порядка (SEITON). Организация хранения необходимых вещей и предметов, которая позволяет более быстро и просто найти то, что используется ежедневно. Эти вещи находятся под рукой. То, что используется редко – находится где-то на определенном расстоянии (в шкафу, на складе и т.д.)

Третий шаг – содержание рабочего места в чистоте и опрятности (SEISO). Это поддержание чистоты и устранение источников загрязнения, постоянная уборка. Это то, что поднимает моральный дух и придает рабочему месту красивый, эстетичный и пригодный для работы вид.

Четвертый шаг – стандартизация (SEIKETSU). Это необходимое условие для выполнения первых трех правил. Это закрепление первых трех шагов, документальное либо визуальное. Оно необходимо для улучшения контроля и формирования базы, для выработки привычки.

Пятый шаг – совершенствование (SHITSUKE). Улучшение организации рабочего места, постоянное повторение первых четырех шагов, выработка привычки улучшать рабочее место и повторять первые четыре шага.

Цели и задачи 5S

Следующими важными вопросами являются цели и задачи 5S. Зачем нам нужно 5S? Какой результат можно получить с помощью рациональной организации рабочих мест? Какие задачи можно попутно решать и какие основные цели преследуют эти 5 шагов?

Во-первых, 5S – это система рациональной организации рабочих мест. Вы спросите, зачем нужно рационально организовывать рабочие места, ведь люди и так работают нормально, продукция производится, какая-то прибыль приходит в организацию? Если вы начинаете работу в направлении бережливого производства, система 5S как раз будет являться частичкой фундамента, который позволит применять более сложные комплексные методы и инструменты бережливого производства.

Первая цель, которую преследует система рациональной организации рабочих мест – это стабилизация процессов.

Основная и главная цель заключается именно в стабилизации процессов. Стабильность выражается в способности повторять результат, то есть выдавать определенное количество и качество продукта, которое можно предсказать. Зависит стабильность от различных факторов.

Например, от работы оборудования, качества, технологии, материалов, инструментов, человека, от риска получения травмы, то есть от множества факторов.

И рациональная организация рабочего места как раз устраняет основные потери на рабочем месте, позволяет исключить или уменьшить некоторые факторы, влияющие на стабильность процесса.

Например, когда человек меньше ищет инструмент, быстрее обнаруживает отклонения, когда оборудование более чистое, а рабочее место более аккуратное, то результат, выдаваемый процессом, становится лучше и стабильнее.

Результат может быть стабильно плохим и стабильно хорошим, но, тем не менее, он будет предсказуем, повторяем, и его уже можно будет прогнозировать.

Вторая большая цель рациональной организации рабочих мест заключается в вовлечении и подготовки персонала к более серьезному улучшению.

Организация рабочих мест – это в первую очередь видимые улучшения, которые затрагивают непосредственно рабочих, их рабочие места и операции, то есть там, где человек, который создает ценность, непосредственно работает.

Во время кампании по организации рабочих мест выявляются лидеры. Это неравнодушные к судьбе компании люди, которым важна их окружающая среда, рабочие места и процессы. Персонал начинает поддерживать инициативу руководителя. Он видит, что от простых инструментов, от инициатив руководства в первую очередь для них появляется какая-то польза в виде чистого, опрятного, рационально организованного рабочего места. Работники начинают вовлекаться в сам процесс улучшений, и помочь этому можете вы, начав с того, что организуете рабочие места, сделаете их чистыми, аккуратными, опрятными, рационально выполненными.

Из дополнительных преимуществ, которые влечет за собой применение 5S, можно выделить снижение числа несчастных случаев. Это происходит, если человек меньше спотыкается, когда снижается вероятность того, что что-то может упасть, обо что-то он может ушибиться и так далее. За счет исключения этих травмоопасных ситуаций, связанных с нерациональной организацией рабочего места, снижается число несчастных случаев. То есть повышается уверенность человека в безопасности. Это дополнительное преимущество влечет за собой и вовлечение персонала, и стабилизацию процесса. Это следствие двух основных целей.

Следующее преимущество – повышение качества продукции, снижение количества дефектов. Когда рабочее место и оборудование более чистое, а все предметы рационально расположены, каждый сможет заметить отклонение быстрее, чем обычно, следовательно, и среагировать на брак раньше. Любой может заметить какие-то ошибки в процессе, которые могут повлечь возникновение брака. Самый банальный пример – это то, что в куче различных предметов, среди инструментов и так далее проще затеряться браку, его просто не видно. Как вы понимаете, существует косвенная связь между организацией рабочего места и уровнем качества продукции, в некоторых спецификах процесса прослеживается и прямая связь. Например, в пищевой промышленности, где малейшая грязь или посторонний предмет – это брак продукции.

Очередное преимущество – это создание комфортного психологического климата, стимулирование желания работать. Оно больше относится к механизму вовлечения. Человек привыкает ко всему: к хорошему рабочему месту или к плохому, грязному, неорганизованному. Но когда кампания улучшения рабочих мест (5S) происходит постоянно, это создает такой комфортный психологический климат и стимулирует желание работать у людей. Они видят, что руководство о них заботится. Это влечет за собой дополнительные преимущества: человек чувствует себя в большей безопасности, его работа становится более стабильной, то есть он не дергается на поиск инструмента, не спотыкается, не очищает, например, инструмент от грязи, ему проще фокусироваться на своей конкретной работе по созданию ценности, что повышает удовлетворенность самого работника.

Последнее дополнительное преимущество, которое можно выделить, – это повышение производительности труда, что, в свою очередь, ведет к повышению прибыли предприятия, соответственно, и к повышению уровня дохода рабочих. Повышение производительности труда дает устранение мелких потерь. Перемещение, передвижение, поиск, упаковка и распаковка, перекладывание лишних предметов и т.д. Это всё, чего можно избежать, если убрать с рабочего места все лишнее и оставить только то, что нужно.

Что мы получаем в результате, когда занимаемся организацией рабочих мест? Это чистое и безопасное рабочее место. Это минимальное количество потерь на рабочем месте. Это лояльный персонал, который готов к новым улучшениям. Более стабильные показатели качества и производительности.

Необходимость внедрения 5S обоснована необходимостью иметь стабильное производство в первую очередь. К тому же, полученные в результате компанией чистые и организованные рабочие места являются основой для дальнейших улучшений.

Взаимосвязь организации рабочих мест с потерями

Продолжая исследовать вопрос о необходимости организации рабочих мест, разберёмся во взаимосвязи организации рабочих мест с потерями и в следствиях их наличия. Посмотрим, какие потери есть на рабочих местах и как рациональная организация рабочего места может повлиять на наличие этих потерь и на их количество.

Нерациональная организация рабочих мест является причиной наличия многих потерь на рабочих местах. Это уже понятно, это мы принимаем, как аксиому.

Что же мы можем наблюдать на нерационально организованных рабочих местах?

Можно заметить, что на нерационально организованных местах отсутствует управление процессом, то есть не видны отклонения, проблемы, состояние процесса неясно. Когда на рабочем месте бардак, мы не можем понять, хорошо идет работа или плохо, выполняется ли план, соблюдаются ли нормы качества. Мы видим бардак, при котором мы не можем с помощью каких-то визуальных ориентиров понять, как идёт работа. Нам остается либо досконально разбираться в процессе, спрашивать и искать какие-то подтверждения, либо прибегать к каким-то другим административным средствам.

Мы можем увидеть на нерационально организованных рабочих местах, что процесс становится замкнутым на человека, затрачивается большое количество времени на работу в определенном процессе и увеличивается вероятность ошибок. Что имеется в виду под закрытым процессом? Типичный пример: кроме дяди Васи, никто не знает, где лежит ключ на 20. Если другой человек придет на это неорганизованное рабочее место, он вряд ли сможет сразу выполнить всю работу, которая от него требуется. Он вряд ли сразу сможет найти инструмент или оснастку, быстро сориентироваться в ситуации и понять, где что находится. Он потратит на это очень большое количество времени, и, скорее всего, совершит огромное количество ошибок. Обычно так и происходит. Эта закрытость процесса, опять же, связана с наличием большого количества потерь на рабочих местах.

Третье, что мы можем наблюдать, – это проблемы с производительностью. Много лишних действий, не выдерживается темп производства, нарушаются правила техники безопасности и технология для того, чтобы обеспечить нужную производительность. Потери производительности вызваны наличием большого количества потерь от перемещения по поиску нужных предметов, от ожидания и многих других факторов. Во многом эффективность работы определяется организованностью рабочих мест и отсутствием семи видов потерь, которые мы можем увидеть на нерационально организованных рабочих местах.

Кроме того, можно увидеть взаимосвязь нерациональной организации рабочих мест и потерь. Взгляните на табличку – сверху вы видите 7 видов потерь – излишние запасы, ожидания, перемещения, переделки, перепроизводство, излишнюю обработку и транспортировку. С левой стороны таблички – столбцы, в них вы можете видеть признаки нерациональной организации рабочих мест.

Вообще здесь можно было проставить галочки в каждую клетку, если смотреть не только прямые взаимосвязи, но и косвенные. Например, тот же мусор, грязь может повлиять на перепроизводство, когда какая-то стадия процесса или операция встанет из-за того, что сломается станок, например, от мусора и грязи. И предыдущая стадия будет производить продукт независимо от того, чего хочет внутренний заказчик.

Если говорить в целом о взаимосвязи потерь с организацией рабочих мест, то можно выявить явную зависимость. Например, выход из строя оборудования может быть из-за загрязнения и попадания мусора, что спровоцирует потерю ожидания. Простой следующей стадии производства может быть из-за поиска, например, материалов, документов, изделий, комплектующих и так далее. Все это может вызвать ожидание.

Дефекты может вызвать загрязнение рабочей поверхности, датчиков, попадание пыли, грязи и так далее. Транспортировку может вызвать скопление лишних изделий, которое будет требовать их постоянную сортировку, перемещение, перекладывание. Перемещение вызывают лишние предметы, которые ограничивают свободу действий, отвлекают внимание, требуют дополнительных перемещений. Перепроизводство и запасы могут быть вызваны беспорядком из-за отсутствия четкого представления о необходимости производства и пополнения, такое тоже может быть. Беспорядочные действия работников, выполнение лишней работы, повышение вероятности несчастных случаев, необходимость дополнительных мер для обеспечения безопасности, все это и многое другое порождается как раз нерациональной организацией рабочих мест. Где-то существуют прямые взаимосвязи, где-то косвенные, но рациональная организация рабочих мест исключает практически все виды потерь, а нерациональная, наоборот, способна порождать все семь видов.

На рабочих местах существует огромное количество потерь, устранение большинства из них начинается как раз с рациональной организации рабочих мест. Не надо прибегать к каким-то сложным комплексным аналитическим инструментам и методам. Не надо создавать какие-то большие технические советы, вкладывать деньги в инвестиции. Займитесь тем, что можно сделать сейчас. Меньше ходить, меньше искать, меньше сортировать, меньше спотыкаться, меньше вытирать руки и так далее.

Теперь вы знаете о прямой взаимосвязи между рациональной организацией рабочих мест и наличием потерь. Рациональная организация рабочих мест влияет практически на все виды потерь. Помните о ней, объясняйте её работникам и коллегам.

Условия применения 5S

В данном разделе речь пойдёт о необходимых базовых условиях применения метода 5S. Давайте посмотрим, где применять 5S, и какая требуется подготовка. Соблюдение приведенных в данном разделе условий применения 5S способно существенно улучшить и ускорить продвижение работ по организации рабочих мест. Поэтому внимательно изучите приведенные условия, сопоставьте их с возможностями вашей организации. Возможно, вы сможете оценить, насколько успешной будет кампания по организации рабочих мест и сможете лучше подготовиться.

В первую очередь, залог успешного применения методики 5S – это вовлечение как рабочего персонала, так и руководящих работников. Это командный метод, никто не должен остаться в стороне. Рабочий, бригадир, мастер, закрепленный технолог, инженер по охране труда и так далее. Те, кого можно вовлечь в эту работу – должны быть вовлечены. Работа по организации рабочего места не должна полностью сваливаться на плечи работника. Но, тем не менее, работник должен быть уверен, что сам организует свое рабочее место, принимает решения самостоятельно. Бывает так, что после проведения обучения руководитель просто взваливает всю работу на того, кто работает на конкретном рабочем месте. Он говорит рабочему: «вот это нужно выкинуть», «это сложи в тумбочку», «подпиши стеллаж», «пронумеруй папки» и так далее. Работник остается один со своей работой, он не понимает, что это и зачем. Чем ему сейчас заниматься – производить продукцию и создавать ценность или организовывать рабочее место? Он не понимает, что вообще происходит – то ли это плохое настроение руководителя, то ли начало большой самостоятельной работы по улучшениям.

С другой стороны, неправильно, когда команда, собранная для организации рабочих мест, начинает организовывать рабочее место, например, во время отсутствия работника. "Ладно, организуем рабочее место без него". Представляете, если кто-то начнет наводить порядок у вас дома, менять местами полки, где хранятся носки с трусами. Вряд ли это кому-то понравится.

Вовлечение не означает, что мы должны полностью слушать работника, – это к тому, что порой степень "замыленности глаза" бывает выражена настолько, что любые перемены ему могут казаться ужасом и глупостью. Здесь командная работа помогает рационально подходить к организации рабочего места. С одной стороны, работник чувствует свою сопричастность к изменениям, ведь впоследствии ему придется повторять шаги 5S уже самостоятельно. Сейчас я говорю только о начальном этапе. С другой стороны, "замыленность глаз" работника может существенно затормозить работу, и здесь как раз понадобится помощь команды.

Если команда вместе с рабочим начинает проходить каждый шаг, например, анализировать нужные и ненужные предметы, то степень "замыленности глаз" работника уменьшается. То есть понятно, если спросить работника, зачем ему 3 ключа на 20, он скажет, что они все нужны потому, что один он может потерять, второй его личный, а третий в карточке записан, на учете. Команда здесь может привести такие аргументы, что рациональнее пользоваться одним ключом. Такой простой пример, но тем не менее командная работа – это первый и самый главный залог успешного применения методики 5S, поэтому подумайте, кого можно подключить. Подумайте, как вовлечь и мотивировать работника. Решите, какие знания дать команде и работнику, чтобы «подстегнуть» их к организации рабочих мест.

Используйте внутренние потребности человека быть причастным к изменениям и коллективу, делающему что-то новое. Можно использовать внутренние потребности человека к творчеству.

Например, предложите работнику помощь в реализации его идей по преобразованию рабочего места, тогда работник может с большей долей вероятности вовлечься.

Очень способствует эффективной организации рабочих мест, когда персоналу демонстрируется заинтересованность руководства. Когда руководителю важно, как обстоят дела по рациональной организации рабочих мест, у его подчиненных создается впечатление, что это не разовая кампания, а что-то действительно стоящее для организации. Поощряйте работников, предлагающих меры по совершенствованию существующих стандартов, сокращению времени и трудоемкости работ. Если работник вам говорит, что можно сделать по-другому, более рационально, то любая идея, пусть даже она не реализуется сразу, должна поощряться. Это необязательно должно быть денежное поощрение, простого "спасибо", хлопка по плечу или пожатия руки будет достаточно.

Кроме этого, объясняйте важность предстоящих изменений. Система 5S, как вы знаете, не требует существенных затрат. Ее успех целиком зависит от общего понимания персоналом возможности проводимых изменений. Если человек понимает свои выгоды, важность тех изменений, которые будут проводиться на рабочих местах с точки зрения его организации и выполнения его операций, вовлекаться ему будет проще. Такой работник будет способствовать изменениям и помогать организации.

Если человек понимает, что он будет меньше ходить и искать инструмент, перекладывать какие-то предметы, за это время он может произвести больше продукции. Соответственно, сможет получить большую зарплату и пораньше уйти домой, либо у него будет время на какую-то рационализаторскую деятельность. Если он будет меньше спотыкаться, соответственно, уменьшится риск получения травм. Вовлеченных работников по организации рабочих мест на каждом предприятии можно найти достаточно много, главное всех собрать, систематизировать при обучении до того, как вы ворветесь на рабочее место работника выкидывать все лишнее. Вот это надо до него донести и дать время, чтобы работник переварил информацию.

5S применяют там, где работают люди, это система организации рабочих мест: постоянных и временных, стационарных и передвижных. Не рекомендую начинать с тех мест, где люди не работают, такие тоже часто бывают. Встречаются, например, в энергетике, объекты, где совершается обход. Начинать нужно с тех мест, где именно сейчас работают люди и где они проводят большую часть рабочего времени.

Не требуйте от работников того, чего сами не можете выполнить.

Не оставляйте работника один на один с его рабочим местом, о чем говорилось выше.

Есть еще несколько моментов, о которых следует помнить. Во-первых, убедитесь, что рабочие места выбраны правильно. Это еще одно условие для правильного начала организации рабочих мест. О выборе пилотного участка подробно рассказывается в одном из следующих разделов. Помните, что внедрение 5S должно устранять потери и улучшать условия труда. Если вы видите чистое рабочее место с минимальным количеством потерь, не начинайте организовывать работу только для того, чтобы подписать карандаш или оконтурить степлер. Включайте голову. Рабочее место должно обладать потенциалом, чтобы потом нельзя было сказать, что трудовые и временные ресурсы были потрачены зря. Прежде чем выбирать рабочее место, изучите раздел, где описываются нюансы по выбору пилотного участка.

Применяйте пропаганду в объяснении важности предстоящей кампании. Обучите персонал, в том числе и руководителей нижнего звена управления, объясните им важность кампании, преимущества, которые затрагивают лично их. Например, снижение бесполезного времени, скорейшее выполнение плана, удобство в работе, гигиена труда, снижение риска получения травмы и так далее. Это очень важно – чтобы люди понимали свою выгоду от организации рабочих мест.

Худший вариант реализации любого улучшения – это когда люди сопротивляются, лучший – когда люди способствуют, помогают, и вам надо стремиться к лучшему. Применение пропаганды, объяснение важности предстоящей кампании способно склонить чашу весов в нужную вам сторону.

Запланируйте ресурсы. Для начала кампании необходимо в первую очередь время на уборку, сортировку, упорядочение и так далее, отсутствие времени приведет к авралам, потере эффективности, демотивации, возможному провалу кампании в целом. Зарезервируйте определенное время, например, в конце смены, на проведение кампании.

Например, выделили пол часа в конце смены и занимаетесь организацией рабочих мест. Собрались, провели сортировку, например, в первый день, второй день – провели упорядочение и так далее. Это также относится к руководителям и к каждому члену команды. Кроме того, продумайте материальные ресурсы: средства уборки. Например, устранение источника загрязнения, средства разработки стандартов или метод визуального контроля. Как правило, работа в команде, привлечение дополнительных людей в команду помогает существенно сэкономить время.

Например, при разработке стандартов и элементов визуального контроля. Элементарный компьютер с принтером, где можно напечатать какой-то перечень, список, подпись какого-то стеллажа, шкафчика и так далее. Член команды, который возьмет на себя эти функции, окажет вам существенную поддержку.

Дополнительно к материальным ресурсам относятся те, которые направлены на устранение источников загрязнения, уборку и так далее. На практике встречается много рабочих мест, в которых переломным моментом при организации рабочих мест является либо замена старого стола, либо покраска оборудования. При планировании стоит подумать о тех ресурсах, которые вы можете перераспределить. Не рекомендую тратить материальные ресурсы, особенно в начале кампании.

Заинтересованность руководителей показывает важность и неизбежность предстоящих изменений. Объявите о кампании, интересуйтесь успешностью хода работ. Если вы – исполнитель, стимулируйте вашего руководителя периодически выходить на рабочее место, показывайте результаты работы. Когда руководитель заинтересован, люди видят, что организация рабочих мест важна в масштабе всей организации, что эти изменения – не разовая акция. Это действительно важная работа, которая продлится достаточно долгое время.

Условия применения 5S на самом деле очень просты. В двух словах – планирование и вовлечение. Используйте это перед началом кампании и ваши шансы на успех увеличатся многократно. Планируйте ваши улучшения, продумывайте ресурсы: временные и материальные. Продумайте участников команды и то, как можно вовлечь каждого участника, в частности, рабочего. Подумайте, как заинтересовать руководителя или как помочь руководителю показать заинтересованность. Эти основные условия способны склонить чашу весов в сторону максимально быстрой организации рабочих мест.

Эффект от применения 5S

Несмотря на то, что 5S – это достаточно простой метод, применяющийся как базовый при работе в направлении бережливого производства, он способен дать реальный эффект. Иногда даже очень большой эффект. В настоящем разделе мы покажем, какой эффект может дать внедрение 5S, как его можно оценить и посчитать.

Для начала определим, какие преимущества есть у каждого шага метода 5S.

На первом шаге уменьшаются затраты времени на поиск необходимого. Если мы меньше ищем и перекладываем предметы, когда мы знаем, где они лежат, когда у нас нет лишнего мусора, который мешает, отвлекает наше внимание – соответственно, уже здесь, на первом шаге, уменьшается время на поиск необходимых предметов.