Введение в управление проектами внедрения ERP-систем

● серверные операционные системы для серверов;

● системы резервного копирования;

● услуги по пусконаладке серверов и встраиванию их в сетевую инфраструктуру компании;

● квадратные метры помещения для размещения аппаратуры, вентиляция, аккумуляторные блоки для бесперебойной работы серверов в режиме 24/7;

● затраты на организацию системы удаленного доступа к системе;

● консалтинговые услуги проекта внедрения ERP-системы;

● зарплата сотрудников, задействованных частично или полностью на проекте внедрения со стороны заказчика (включая сотрудников, отвлекаемых от основной работы на время обучения новой системе);

● обновление или приобретение новых компьютеров и/или мониторов для рабочих мест сотрудников – будущих пользователей. Это часто не учитывается, а между тем текущий парк персональных компьютеров может не позволить комфортно работать в новой системе (скорость работы, разрешение экрана). А если пользователей много, то и бюджет обновления будет значительным.

Сегодня ERP-системы поставляются в электронном формате, документация также доступна через Интернет, что позволяет поставщику поддерживать документацию и систему всегда в актуальном состоянии, регулярно публиковать обновления для системы.

Но некоторые покупатели, которые ожидают что-то материальное после приобретения ERP-системы, что можно подержать в руках, могут восклицать: «Где все? Мы же заплатили деньги, где система? А нам какую-то ссылку на сайт прислали!»

Рис. 1.4. Коробка с системой и документацией 1С: ERP

Для таких клиентов фирма «1С» дополнительно к электронной поставке может предоставить физическую картонную коробку – там диски и документация. Коробка с 1C: ERP весит очень прилично и, прямо скажем, «внушает». Это снимает дискомфорт от нематериальной сути приобретаемой ERP-системы.

Рассмотрим отдельно важную статью расходов – на системы резервного копирования.

Очень хочется прокомментировать ситуацию с резервным копированием известной в ИТ-кругах поговоркой: «Есть те, кто еще не делает резервные копии, и есть те, кто уже делает!» Совет: не нужно дожидаться этого «уже»!

Это важный пункт в перечне дел для внедрения, и нужно сразу настраивать создание резервных копий базы данных, т. к. ценность ее перекроет все затраты. Частота бэкапов должна быть разумной, как и глубина хранения версий. Даже откат базы на один день назад – это потеря сотен человеко-часов работы сотрудников и потерянные полдня-день на восстановление. А неделя, а вся база за годы?

Расходы на покупку сервера: как правило, имеющиеся на предприятии серверные ресурсы уже распределены между существующими задачами, и дополнительная нагрузка способна негативно сказаться на новых и старых задачах. Оборудование просто не потянет. А серверы стоят прилично. На этапе проектирования следует предусмотреть модернизацию или приобретение серверного и сетевого оборудования под планируемые объемы данных и нагрузку.

Как видно из перечня затрат на приобретение и внедрение ERP, это далеко не одна-две строки. Аппаратное обеспечение для серьезного объема данных в такой системе тоже будет иметь стоимость. Все это должно работать и после запуска в промышленную эксплуатацию.

Вот мы и переходим к стоимости владения. Что в нее входит?

● Техническое обслуживание серверов (затраты на ИТ-специалиста в штате или приглашаемого на время).

● Подписка на сопровождение и обновления для КИС (для западных ERP-систем это значительная статья расходов, т. к. стоимость подписки может быть 20–30 % от стоимости всех лицензий на КИС в год).

● Затраты на службу внутренней поддержки пользователей или внешних специалистов, привлекаемых для решения возникающих в работе вопросов и небольших доработок (включая затраты на командировки, если это требуется, например, для обучения новых сотрудников в филиалах).

● Регулярные обновления системы на новые версии, содержащие новый функционал, исправление ошибок и, главное, поддержка изменений законодательства (для систем автоматизации бухгалтерского и налогового учета). Нужно учесть, что чем больше доработок и изменений было внесено в «коробочную» версию ERP при внедрении, тем дороже и сложнее происходит такое обновление.

● Обновление (upgrade) аппаратуры серверов для масштабирования при росте нагрузки или поломках/устаревании/износе.

● Дополнительные регулярные расходы на возникшую из-за появления ERP инфраструктуру в компании.

Если все эти затраты оцифровать и составить бюджет проекта внедрения и месячной (или годовой) стоимости эксплуатации, то станет понятно еще одно отличие ERP от учетных бухгалтерских систем – это еще и прилично дороже. Ведь бухгалтерская программа для небольшой компании и одного бухгалтера может работать на обычном ПК, без серверов и не требует дорогого консалтинга на внедрение. Курсы или самостоятельное изучение по книжкам вполне реалистичны для запуска бухгалтерского учета.

Можно ли как-то оптимизировать затраты на ERP-систему? Можно, если посмотреть в сторону облачных решений и SaaS (Software as a Service) предложений аренды аппаратного и программного обеспечения.

1.4.1.Облачные сервисы как путь снижения затрат

Рассмотрим аспект использования ERP-системы в облаках.

Облака, cloud-сервисы, облачные технологии – модель обеспечения удобного сетевого доступа по требованию к некоторому общему фонду конфигурируемых аппаратных и/или программных ресурсов.

В такой облачной модели нет затрат на ERP-систему:

– Разовых:

● приобретение аппаратных серверов;

● услуги по пусконаладке аппаратуры серверов и серверной комнаты;

● приобретение лицензий на все ПО (сервер приложений, само ERP-решение, лицензии на пользователей, серверные операционные системы);

● резервное копирование;

● обновление (upgrade) серверов по необходимости (поломки, устаревание) или для масштабирования (рост компании и числа пользователей).

– Регулярных:

● оплата ИТ-специалистов по обслуживанию серверов;

● содержание серверной комнаты;

● годовая подписка поддержки на обновление ПО;

● процесс обновления ERP-системы на актуальную версию (тут не все просто, об этом ниже).

В свою очередь, появляются новые регулярные траты – месячная подписка на обслуживание по каждому пользователю или пакетно.

Экономия на стоимости разовых затрат будет существенной. Причем временная экономия тоже: не нужно ждать поставки и настройки оборудования. Оплата месячного обслуживания, даже если будет в итоге больше, чем затраты на поддержку работающей системы своими силами, все же распределена по времени, и бизнесу не нужно вынимать из оборота часть средств в момент запуска системы. Но, главное, не нужно организовывать внутри компании непрофильную для ее деятельности ИТ-службу по поддержке всего серверного аппаратного и программного обеспечения.

Рис. 1.5. Схема облачного сервиса

В случае проекта внедрения можно на первых этапах без приобретения дорогостоящего оборудования и самой ERP-системы «попробовать», как это будет на практике: готова ли компания к проекту внедрения вообще и подходит эта конкретная система бизнесу. Нужно отметить, что облачные сервисы возможны нескольких вариантов (и все они могут быть сопряжены с использованием ERP-системы):

– IaaS (инфраструктура как сервис) – клиент использует физические или виртуальные серверы, дисковые хранилища и прочее оборудование оператора облака для конфигурирования своей ИТ-инфраструктуры.

● Клиент не может определять, как указанные блоки физически соединены между собой, но может строить из них логические конфигурации в рамках ограничений, определенных оператором.

● Оператор несет ответственность за функционирование аппаратных блоков и их связь между собой.

● Обслуживанием ОС и программного обеспечения (включая ERP) занимается клиент.

● Резервное копирование СУБД и приложений настраивает и обеспечивает клиент.

– PaaS (платформа как сервис) – позволяет пользователю установить в облачной инфраструктуре необходимое приложение, использующее операционные системы, языки программирования, библиотеки, СУБД и другие сервисы, предоставленные оператором.

● Оператор обеспечивает функционирование платформы и ее масштабирование при необходимости.

● Клиент занимается только поддержкой и работой приложения.

● Резервное копирование настраивает и обеспечивает оператор.

– SaaS (программное обеспечение как сервис) – клиент использует приложение, запущенное внутри cloud-среды оператора.

● Пользователи подключаются к нему с помощью различных протоколов (HTTP, RDP или VPN) и разных устройств, состав которых определен оператором, возможностями приложения (например, вся работа через веб-браузер).

● Поддержка приложения и аппаратуры полностью осуществляется оператором.

● Клиент может влиять только на ограниченное число настроек (заведение пользователей, назначение прав, включение/выключение дополнительных опций).

● Резервное копирование настраивает и обеспечивает оператор.

Рис. 1.6. Отличие технологий

Особый момент с обновлениями. Как было сказано выше, чем больше модификаций в ERP-системе в процессе внедрения, тем сложнее ее обновлять. Это накладывает ограничения на доступный вид облачного сервиса:

● Если компанию устраивает штатный функционал «из коробки», бизнес-процессы компании покрываются возможностями системы (или подстраиваются под них), то хорошо подходит модель SaaS.

● Если предполагается серьезная модификация системы в процессе внедрения, то потребуется модель PaaS.

● Если же ERP-автоматизация будет из нескольких интегрируемых систем от разных поставщиков, под которую потребуется специальная настройка окружения, то, возможно, хорошим вариантом будет IaaS.

При серьезных доработках ERP-системы ее обновление на актуальную версию будет отдельным мини-проектом и происходить автоматически, как обновления в облачном сервисе, не сможет. Нужно иметь своих специалистов или договор на осуществление этих работ со сторонней организацией.

Понятно, что чем больше компании придется настраивать и делать самостоятельно, тем выше будет стоимость эксплуатации системы, но тем меньше может стоить услуга по самому облачному сервису.

Тут нужно решить для себя:

● Хотим ли мы всем управлять и менять систему гибко, как нужно нам для наших устоявшихся бизнес-процессов.

● Хотим ли мы не думать о поддержке, а работать в готовом решении, принимая все его методики и ограничения как есть, подстраивая бизнес под них.

И в зависимости от этого выбрать тот или иной способ и определить (заранее) стоимость владения ERP-системой.

Подробнее об облачных технологиях компании «1С» можно почитать здесь:

http://v8.1c.ru/overview/Term_000000803.htm

Рис. 1.7. Облачный сервис компании «1С»

Система 1C: ERP присутствует в облачном сервисе «1С: Предприятие 8 через Интернет» по модели SaaS. Подробнее об этом – по ссылке: https://1cfresh.com/solutions/erp.

Нужно отметить момент резервного копирования информации и выбора поставщика услуги облачного сервиса. Все поставщики услуг обычно пишут на своих сайтах общие слова о гарантии работы 24/7, резервных копиях и о том, что «вам ни о чем не нужно думать, кроме самих данных и работы с ними». Но на практике это могут оказаться рекламные слова. Базу можно потерять безвозвратно. Нужно уточнить правила создания резервных копий, с какой глубиной они хранятся, сколько времени нужно на восстановление по запросу.

Автор знает такой пример недобросовестного предоставления облачной услуги, когда предположительно бэкап базы делался с недостаточной глубиной резервных копий, и при аппаратном сбое в бэкап стали писаться уже испорченные базы, а версии, где проблемы еще не было, уже не оказалось для восстановления.

В серьезных дата-центрах все многократно дублируется (рейд-массивы дисков с горячей заменой), используется полноценное резервное копирование, что гарантирует заявленный сервис и качество услуги. Так, например, в дата-центре «1С» для облачного сервиса стоит соответствующая аппаратура и обеспечивается бесперебойный уровень работы для конечного пользователя.

Глава 2. Как выбрать ERP-систему

2.1.Функциональные требования от ключевых сотрудников

Вопросам выбора конкретной ERP-системы предшествуют определенные процессы внутри компании: кто-то почему-то хочет ERP-систему. В компании есть группа лиц, заинтересованных в автоматизации своих процессов. Пусть даже это только итоговая финансовая отчетность и вычисление KPI по ней (цели финансового директора), а остальным сотрудникам «ничего от этой ERP не нужно, и так все хорошо». Либо причины иные – зачем ERP-система компании, рассматривалось в первой главе.

Кому-то система нужна, кому-то предстоит с ней работать. Это могут быть разные группы сотрудников, либо они пересекаются. Плохо, когда те, кому предстоит работать в системе, потребности что-то менять и автоматизировать не имеют. Возможны конфликты интересов внутри компании. В любом случае, если не рассматривать вопросы явного саботажа, а, наоборот, компанию рассматривать как единое целое, когда все сотрудники дружным коллективом работают на ее благо и в едином порыве, единогласно приветствуют процессы перехода на новую ERP-систему, тогда остаются практические вопросы: что и как должна уметь система, чем она поможет в работе за счет автоматизации. И как ее выбрать из представленных на рынке вариантов.

Проблемы конфликтов в коллективе будут рассмотрены ниже в главе про риски.

С системой предстоит работать разным подразделениям, от которых выделяются ключевые сотрудники (руководители подразделений или продвинутые исполнители бизнес-процессов). Эти специалисты формируют списки своих требований к системе, которые объединяются в общий сводный список требований к функциональности системы или, по-другому, список функциональных требований.

Ключевой сотрудник – это работник, от результатов труда которого зависит эффективная работа компании. Этот специалист четко понимает и выполняет бизнес-процессы внутри своего отдела (или функцию, за которую отвечает или является ее основным исполнителем).

Ключевые требования к ERP-системам:

● функциональность, соответствие уникальным особенностям бизнеса (отраслевая специфика);

● быстродействие, отказоустойчивость, масштабируемость системы;

● инструментарий для мониторинга системы, сбор статистики для анализа факторов, влияющих на быстродействие, аудит работы пользователей;

● возможность и инструментарий доработки функционала;

● разграничение прав доступа к данным и функциям;

● интеграция с существующими системами;

● наличие материалов для обучения пользователей и понятный интерфейс для их работы, предъявление низких требований к уровню квалификации пользователей;

● стоимость приобретения и владения ERP-системой;

● наличие проверенной методики внедрения (тиражирование готового решения).

Требования разделяются на функциональные и нефункциональные. Разница между ними простая: нефункциональные требования – это требования к характеристикам системы, а не к ее функциям. Функциональные требования отвечают на вопрос: «Что должна делать система?»

Критерии, которых нужно придерживаться при формулировании требований к КИС:

● полнота описания;

● правильность, точность и недвусмысленность формулировок;

● осуществимость (можно сделать в принципе);

● необходимость (только нужное, без лишних фантазий: «а давайте еще попросим…»);

● приоритет;

● проверяемость.

Формальное описание требований должно исключать использование «туманных» формулировок: «прозрачный», «гибкий», «быстрый», «приемлемый» и т. п. Проверяемость таких требований потребует указания четких критериев ожидаемых метрик. Иначе всегда можно не принять такую систему: «Получилось не прозрачно, не гибко и с неприемлемым временем работы». И нужно пойти и все переделать. Если уже понятно, что ожидается от системы, это нужно четко формулировать: «Отчет должен выводить такие-то аналитические разрезы и строиться не более 3 минут за месячный период по всем организациям». Впрочем, на начальном этапе сбора списка требований от заинтересованных сотрудников подойдут любые формулировки, они впоследствии будут уточняться и войдут в технические задания уже конкретными и формальными, иначе их просто нельзя будет сделать (программисту и настройщику системы сложно оперировать абстрактными понятиями).

Можно разделить требования к системе на три уровня:

● Есть глобальные цели автоматизации, которые, как правило, озвучивают спонсоры проекта (собственники бизнеса). Это что-то типа: повысить производительность/оборачиваемость, сократить запасы/издержки и т. д.

● Есть задачи линейных руководителей (снабжение, производство и т. д.), как правило, это какие-то функциональные блоки, глобальные консолидированные отчеты, доп. аналитика.

● Требования рядовых пользователей: интерфейсы, кнопки, отчеты, печатные формы, конкретные рабочие места.

При выборе системы крайне важно понимать цели и задачи руководителей, а детальные требования будут сформулированы уже на уровне ТЗ. К сожалению, часто встречаются предпроектные обследования или ТЗ, где большое внимание уделено мелочам («в системе необходима возможность вести справочник номенклатуры») и нет ключевых целей и задач самого проекта и системы автоматизации.

Сводный список требований должны составлять понимающие в вопросах автоматизации и бизнес-процессах компаний специалисты. Такого ответственного нужно еще найти. Возможно, что среди сотрудников компании его нет вовсе и нужно нанимать или привлекать внешних специалистов.

На практике встречается: поручить просто секретарю собрать все требования к системе по электронной почте со всех отделов в единый файл, без дополнительного анализа и формализации специалистом. Такие требования будут носить разрозненный характер, кто-то опишет свои потребности в автоматизации подробно, кто-то только «больные места» сегодняшнего дня. В любом случае в таких письмах будет не формализованное описание для передачи третьей стороне (участникам тендера по выбору ERP-системы), а описание для внутренних нужд, исходя из понимания реалий бизнеса и бизнес-процессов отделов в частности. То есть еще не факт, что такие описания даже в соседнем отделе поймут, если отделы достаточно независимы и, например, в холдинге это разные бизнес-единицы со своими юридическими лицами и удаленными офисами. А ожидается, что список требований поймут потенциальные исполнители будущего проекта внедрения. Собранную информацию (пусть и с помощью секретаря, которая всех знает и у всех все запросит) нужно переработать и формально описать в сводный список для передачи третьим лицам для организации тендера. При этом нужно сохранить информацию об изначальном авторе требования (не для передаче третьей стороне, а для внутренних нужд): это понадобится для последующих уточнений по требованию от исполнителей или согласования отмены либо переформулировки требования в процессе его анализа.

Полноценный и формально описанный список функциональных требований, если самостоятельно получить его до начала тендера сложно, можно составить уже в процессе, привлекая для этого внешних консультантов, участников этого тендера. При этом хоть в каком-то сводном виде для начала работ по уточнению и анализу его получить нужно.

2.2.Тендер и участие в нем

2.2.1.Со стороны заказчика

Ну что же, решение о том, что компании нужна ERP-система, принято, начинаем выбирать саму систему и исполнителей для проекта внедрения.

В первой главе рассматривалось заблуждение, что можно ограничиться только самой системой и она запустится «как-то так, сама». Исходим из того, что понимание возможных вариантов ERP-систем, бюджетов и стоимости владения у компании уже есть (какие-то сотрудники представляют, что это такое). Либо такого понимания нет, и его как раз нужно выработать в процессе выбора системы.

Второй случай (нет понимания) нужно приводить к первому. Для этого нанять в штат специалиста, который понимает в автоматизации компаний, – это будущий руководитель проекта внедрения со стороны заказчика, а впоследствии руководитель группы поддержки и развития системы в компании. Вся группа, впрочем, может быть из одного этого специалиста или разрастись до целого отдела. Можно выбрать специалиста с целевыми компетенциями из текущих сотрудников и предложить сменить вид деятельности, карьеру и занять такую интересную вакантную должность. Но нужно учесть, что этот специалист должен иметь опыт или профильное образование для соответствия задачам внедрения проекта автоматизации. Итак, с помощью Интернета, знакомых коллег из других компаний отрасли получено первичное представление о мире ERP-систем: какие системы бывают, кто основные игроки на рынке (кто их производит, кто внедряет). Например, по 1С: ERP много информации предоставлено в открытом доступе на официальном сайте продукта http://v8.1c.ru/erp/. Составляется шорт-лист систем и их потенциальных поставщиков. Компании, туда попавшие, могут быть как крупными, известными на рынке, так и мелкими, но по рекомендации знакомых.

Забегая вперед, отметим, что размер компании на проект внедрения влияет слабо: внедряют конкретные специалисты. Команда небольшой компании может оказаться сильнее, чем команда крупной компании, где проекты поставлены на поток и для комплектации команд в бой могут пойти стажеры с горящими глазами, но без соответствующей квалификации.

Далее нужно составить документ (несколько документов) из серии RFx:

● RFI – запрос информации (англ. Request For Information);

● RFP – запрос на предложение (англ. Request For Proposal);

● RFQ – запрос о цене (разрабатываемой системы) (англ. Request For Quotation).

Можно свести все в единый документ или один документ и таблицу приложения к нему. Получаем на выходе документ или письмо, который публикуется на сайте или рассылается по заинтересованным компаниям – поставщикам услуг.

Цель документа – собрать письменную информацию о возможностях различных поставщиков. Как правило, запрос предполагает заполнение таблички опросника в определенном формате, благодаря чему ответы от разных поставщиков по шаблону могут использоваться для сравнения информации. RFI редко является заключительным этапом, часто используется в комбинации с запросом предложения (RFP) и запросом цены (RFQ).

Компании, проявившие интерес, и составят круг участников тендера на проект автоматизации.

Если уже ясно, какая ERP-система нужна (а такое бывает, т. к. определяется, например, стоимостью самой системы или поддержкой отраслевой специфики), то выбор самой системы уже ясен, и проводится выбор исполнителя для проекта автоматизации.

Конец ознакомительного фрагмента.

Текст предоставлен ООО «ЛитРес».

Прочитайте эту книгу целиком, купив полную легальную версию на ЛитРес.

Безопасно оплатить книгу можно банковской картой Visa, MasterCard, Maestro, со счета мобильного телефона, с платежного терминала, в салоне МТС или Связной, через PayPal, WebMoney, Яндекс.Деньги, QIWI Кошелек, бонусными картами или другим удобным Вам способом.