Введение в управление проектами внедрения ERP-систем

Бобровников А.Э.

Введение в управление проектами внедрения ERP-систем

Электронная книга в формате ePub; ISBN 978-5-9677-3019-1.

Версия издания от 15.10.2020.

Электронный аналог издания "Введение в управление проектами внедрения ERP-систем"

(ISBN978-5-9677-2941-6, М.: ООО "1С-Паблишинг", 2021; артикул печатной книги по прайс-листу фирмы "1С": 4601546142726; по вопросам приобретения печатных изданий издательства "1С-Паблишинг" обращайтесь к партнеру "1С", обслуживающему вашу организацию, или к другим партнерам фирмы "1С").

© ООО «1С-Паблишинг», 2021

© Оформление. ООО «1С-Паблишинг», 2021

Все права защищены.

Материалы предназначены для личного индивидуального использования приобретателем.

Запрещено тиражирование, распространение материалов, предоставление доступа по сети к материалам без письменного разрешения правообладателей.

Разрешено копирование фрагментов программного кода для использования в разрабатываемых прикладных решениях.

⁂

Введение

Данная книга – это компромисс между существенным объемом материала по теме проектного управления и желанием сделать обзор в простом изложении важных для успеха любого внедрения системы управления предприятием тем. Существует довольно много методической литературы и курсов по тематике проектного управления вообще (абстрактно, без отраслевой специфики) и отдельно – применительно к информационным технологиям и конкретно к внедрению корпоративных информационных систем (КИС) класса ERP.

В основе всего зачастую лежит свод знаний от PMI – PMBOK. Особенностью данного издания является упор на практическую сторону вопроса управления проектом внедрения ERP-системы. По опыту общения на семинарах, проводимых фирмой «1С», автором неоднократно замечалась потребность в таком кратком пособии для начинающих ERP – специалистов, с которого можно начать путь в мир проектного управления.

Понятно, что в хорошей компании, занимающейся внедрениями, есть проектный менеджер (project manager), который все прекрасно знает и применяет на практике, натаскивает команду со стороны исполнителя проекта и рабочую группу со стороны заказчика, управляет и минимизирует риски. С чего-то нужно начать, чтобы стать хорошим специалистом и участником такой «правильной», применяющей проектные методики, команды? Данная книга должна в этом помочь! Она будет интересна студентам и начинающим специалистам, которым в будущем предстоит столкнуться с реальной практикой работы на проекте (со стороны пользователей или специалистов по внедрению КИС).

По применению ERP-систем на предприятиях существует дополнительно рекомендуемая к изучению отдельная серия книг «1С: Академия ERP», информация из которых будет полезна для понимания процессов, протекающих в компаниях, и их взаимосвязи. В изданиях серии теория иллюстрируется описаниями практических возможностей программных продуктов «1С».

Отзывы и предложения по улучшению этой книги и серии книг «Академия ERP» можно присылать на электронную почту [e-mail].

Принятые термины и сокращения

● 1C: ERP – система управления предприятием «1С: ERP Управление предприятием» на базе платформы «1С: Предприятие 8».

● CRM – управление взаимоотношениями с клиентами (англ. Customer Relationship Management).

● ERP – планирование ресурсов предприятия (англ. Enterprise Resource Planning).

● FIT-GAP анализ – анализ «подходит – не подходит» (от англ. слов «подходит» и «разрыв»).

● IoT – Интернет вещей (англ. Internet of Things).

● ISO – международная организация по стандартизации (англ. International Organization for Standardization).

● ITIL – библиотека инфраструктуры информационных технологий (англ. IT Infrastructure Library).

● KPI – ключевые показатели эффективности (англ. Key Performance Indicators).

● MRP – планирование потребности в материалах (англ. Material Requirements Planning).

● PERT – техника оценки и анализа программ и проектов (англ. Program Evaluation Review Technique).

● PM – он же «ПиЭм» или «РП», руководитель проекта (англ. Project Manager).

● PMBOK – свод знаний по управлению проектами (англ. Project Management Body of Knowledge).

● PMI – институт по управлению проектами (англ. Project Management Institute).

● PMO – офис управления проектами (англ. Project Management Office).

● RDP – протокол удаленного рабочего стола (англ. Remote Desktop Protocol).

● RFI – запрос информации (англ. Request For Information).

● RFP – запрос на предложение (англ. Request For Proposal).

● RFQ – запрос о цене (разрабатываемой системы) (англ. Request For Quotation).

● RLS – разграничение доступа на уровне записей (англ. Record Level Security).

● ROI – окупаемость инвестиций (англ. Return On Investment).

● SaaS – программное обеспечение как услуга (англ. Software as a Service).

● SLA – соглашение об уровне предоставления услуги (англ. Service Level Agreement).

● T&M – оплата по факту (англ. Time & Material).

● TCO – совокупная стоимость владения (англ. Total Cost of Ownership).

● VPN – виртуальная частная сеть (англ. Virtual Private Network).

● ИСР или WBS – иерархическая структура работ (англ. Work Breakdown Structure).

● ИТ/IT – информационные технологии (англ. Information Technology).

● КИС – корпоративная информационная система.

● МСФО – международные стандарты финансовой отчетности.

● ПО – программное обеспечение.

● РСБУ – российские стандарты бухгалтерского учета.

● СМИ – средства массовой информации.

● ФОТ – фонд оплаты труда.

Глава 1. Что такое ERP-система и зачем она компании

1.1.Понятие ERP-системы

Сам термин ERP – это аббревиатура из английских слов Enterprise Resource Planning, дословно «планирование ресурсов предприятия». Такие системы (и сам термин) были наследием систем MRP и MRP II класса (англ. Material Requirements Planning – планирование потребности в материалах). Но за счет включения в себя множества других модулей или подсистем (тоже имеющих устоявшиеся двух-трехбуквенные обозначения) ERP стало собирательным наименованием систем планирования, учета, управления и принятия решений.

Методология MRP берет начало в 1950-х годах в США, но, формализованная на бумаге, до середины 1970-х отклика в реальном бизнесе не находит, пока компьютерная техника достаточно не эволюционирует. В СССР в середине 1960-х тоже был интересный проект автоматизации народного хозяйства в единой (сетевой по всей стране) компьютерной системе, но техническое воплощение не соответствовало этим опережающим время идеям. Какие-то наработки в 1980-х на Западе пошли в дело и вернулись к нам обратно в виде готовых систем автоматизации в конце 1990-х годов.

ERP-система – это корпоративная информационная система, предназначенная для автоматизации основных бизнес-процессов компании, учета и управления (планирование, контроль и анализ) ресурсами.

Определение термина ERP, которое дает APICS (American Production & Inventory Control Society, Американское общество управления производством и распределением материалов): Планирование ресурсов предприятия (ERP) – это рамки, основа (framework) для организации определения и стандартизации бизнес-процессов, необходимых для эффективного планирования и контроля организации таким образом, чтобы организация могла использовать внутренние знания для поиска внешнего преимущества.

Интересно отметить, что до 2005 года определение от APICS было совсем другим: ERP-система – это финансово-ориентированная информационная система, служащая для определения и планирования ресурсов всего предприятия, требуемых для получения, изготовления, отгрузки и учета заказов потребителей.

Ниже представлен неисчерпывающий перечень систем (и методологий), которые могут входить в состав комплексной ERP-системы как платформы или быть отдельными системами, использующими/предоставляющими данные из/в ERP. Забегая вперед, можно отметить, что на описываемые ниже методики управления проектами внедрения это не сильно влияет – системы внедряются, по сути, по общим методологиям, хотя функциональность и покрываемые бизнес-процессы в них, конечно, разные, есть своя специфика, но все это класс ИТ-проектов внедрения систем автоматизации.

Общепринятые обозначения некоторых систем и понятий:

● MES (Manufacturing Execution System) – производственные управляющие системы;

● WMS (Warehouse Management System) – системы управления складами;

● CRM (Customer Relationship Management) – системы управления взаимоотношениями с клиентами;

● SCM (Supply Chain Management) – системы управления цепочками поставок;

● TMS (Transportation Management System) – системы управления транспортировками;

● PDM (Product Data Management) – системы управления данными о продуктах (изделиях);

● KPI (Key Performance Indicators) – ключевые показатели эффективности. Входят во многие системы показателей, например, BSC (Balanced Scorecard) – сбалансированная система показателей. Объединяются в отдельный блок (подсистему) визуализации показателей (монитор/витрина целевых показателей);

● EAM (Enterprise Asset Management) – управление основными фондами предприятия (процессами эксплуатации и ремонта). ТОиР – техническое обслуживание и ремонт;

● HRM (Human Resources Management) – управление персоналом;

● CPM (Corporate Performance Management) – система управления эффективностью предприятия. Синонимы для такого класса систем: BPM (Business Performance Management), EPM (Enterprise Performance Management), SEM (Strategic Enterprise Management);

● MDM (Master Data Management) – системы управления мастер-данными (сведение и управление общей НСИ – нормативно-справочной информацией);

● BPMS (Business Process Management System) – системы управления бизнес-процессами.

Схема подсистем 1C: ERP представлена ниже на рисунке.

Рис. 1.1. Схема подсистем 1C: ERP

Подсистемы на схеме соответствуют разделам или подразделам внутри интерфейса системы и доступны при включении соответствующих опций. В процессе подготовки к внедрению определяется перечень внедряемых блоков – можно использовать только некоторые нужные блоки, а остальные подключать по мере готовности компании к их использованию.

Рис. 1.2. Панель разделов 1C: ERP

В ERP-системах от других производителей состав подсистем примерно такой же, но они могут быть как единой системой, так и отдельными системами, интегрированными друг с другом.

Состав и особенности функциональности той или иной подсистемы ERP-системы в данной книге рассматриваться не будет. В рамках серии книг «1С: Академия ERP» можно ознакомиться с основными функциональными блоками ERP-систем, теорией и практикой работы с ними в компаниях. Здесь же рассматриваются вопросы именно внедрения, потому система/модуль не так существенна, хотя, конечно, примеры будут приводиться на базе 1C: ERP конфигурации для наглядности, так как иначе описание внедрения абстрактного «нечто» превратит весь замысел практической книги в очередную методичку по управлению проектами (неважно какими).

1.2.Отличие ERP-системы от учетной бухгалтерской системы

Самое важное и определяющее все остальные различия в системах – это целевая аудитория: кто и зачем работает в системе.

Учетная бухгалтерская система используется бухгалтерами предприятия для составления финансовой отчетности, часто в первую очередь для проверяющих фискальных органов и расчета налогов, во вторую очередь уже для руководства и принятия управленческих решений.

Современные бухгалтерские системы имеют функциональность для организации контура оперативного учета в компании, но исторически в них часто работают только бухгалтеры. А задачи планирования и оперативного учета остаются «за бортом», менеджеры работают в «эксельках» и «вордах», наклеивают стикеры на монитор с напоминалками или используют для этого календарь и заметки в смартфоне, все бизнес-процессы идут через корпоративную (или бесплатную от известных брендов) почту либо в мессенджерах. Реальные отчеты для управления, планирования, анализа целевых показателей и их достижения по периодам делаются вручную по таким менеджерским базам + выгрузкам отчетов из бухгалтерской системы.

В самой бухгалтерской программе – красота и порядок, наведенный главным бухгалтером компании. Все бухгалтеры работают с понятными учетными функциями, которые проходят в профильных институтах и на курсах бухгалтеров, для всего есть положения по бухгалтерскому учету (ПБУ) и налоговый кодекс (НК) с набором писем Минфина по уточнению трактовок (для уточнения нововведений законодательства).

В свою очередь, в ERP-системе на первое место выходят оперативный учет и автоматизация бизнес-процессов внутри компании, автоматизация документооборота, согласования, подготовки пакета документов, маркетинг и отношения с контрагентами, контроль и планирование денежных потоков, управление производством и прочее.

Рис. 1.3. Уровни данных в ERP-системе

И уже как следствие оперативного учета по этим данным формируются бухгалтерские записи (либо данные из оперативных документов передаются в отдельную бухгалтерскую систему, и проводки формируются там). Бухгалтеры в такой системе – не на главных ролях как монопольные пользователи, где все для них, а специалисты по подготовке регламентированной отчетности на базе первичных данных, формируемых оперативным учетом, который ведут специалисты по основной деятельности компании (продажи, закупки, производство).

Ситуация потери монополии на работу в системе (и ее непринятие бухгалтерией), кстати, одно из конфликтных мест при внедрении. Об этом поговорим подробнее в других главах.

В такой ERP-системе можно оперировать уже понятиями реального мира, а не синтетическим планом счетов с его аналитикой. Например, закупая товар, достаточно отметить в нормативно-справочной информации (далее НСИ) для номенклатуры, к какой группе он относится или на какой склад приходит. Тогда для системы будет понятно, что это товары для продажи или материалы, и счет учета, когда придет время формировать бухгалтерские проводки, система подставит сама.

Когда в дело вступают финансовые директора (как одни из ключевых пользователей результатов работы ERP-системы), то детализация статей доходов, расходов и движения денежных средств подчиняется задачам управления и планирования. Возникают конфликты интересов: для регламентированной бухгалтерской отчетности такая детализация может быть излишней или, наоборот, там требуется разделение статьи на разные виды расходов, тогда как для управления это все по смыслу одна статья.

Нужно договариваться, сводить все к единой НСИ. Иначе будет «лебедь, рак и щука» – кто куда, по своим интересам.

А еще могут свое влияние и требования привнести специалисты, составляющие отчетность по международным стандартам (МСФО). Там есть свои стандарты, накладывающие требования по детализации аналитики учета для составления комплекта отчетности и примечаний к нему. Ведение управленческого учета по МСФО очень полезно для менеджмента компании, так как дает им отчетность по принятым мировым методикам именно для целей оценки бизнеса по единым правилам (сопоставимость отчетности с другими компаниями отрасли и конкурентами). Современное образование и особенно MBA (Master of Business Administration) привили новому поколению руководителей компаний навыки работы с показателями отчетности на базе единых мировых стандартов, потому для управленческого учета в качестве корпоративных стандартов часто выбирают МСФО (а не изобретают свой «велосипед» для правил составления корпоративной отчетности).

Некоторые операции в национальном бухгалтерском (и налоговом) учете и в МСФО трактуются сильно по-разному: относятся на разные даты (и даже периоды), разными суммами, по разным статьям. В итоге финансовый результат по периоду может отличаться в разных учетах. Например, по РСБУ компания в прибыли и платит налоги, тогда как по МСФО у компании многомиллионные убытки. И пора бить тревогу, принимая своевременные управленческие решения.

Нужно отметить, что отчетность по МСФО может формироваться по данным бухгалтерской учетной системы, именно ERP для этого не требуется. Но такая отчетность строится обычно перекладкой РСБУ-отчетности (трансформацией) в МСФО-отчетность.

Процедура получения МСФО-отчетности трудоемкая, делается после сведения РСБУ-отчетности и для анализа на стол менеджмента, заинтересованных инвесторов и учредителей ложится сильно позже, чем хотелось бы. Например, в апреле – мае публикуется отчетность за прошедший год, до процесса аудита отчетность для внутренних нужд готова где-то в марте. По такой отчетности повлиять на финансовый результат прошедшего года уже нельзя, это «посмертная отчетность», показывающая свершившийся факт. Принимать решения по ней можно только для исправления будущих периодов. Сокращение сроков подготовки отчетности с годовой до квартальной или месячной требует уже автоматизации и формирования МСФО-отчетов не только по данным РСБУ-отчетности, но и по оперативному учету. Возможно, вообще независимо от РСБУ, со своими сроками закрытия периодов. Тогда отчетность становится оперативной, позволяющей управлять компанией в реальном времени.

Альтернатива МСФО, когда международные стандарты не используются, – оперативный учет, и управленческие отчеты по нему ведутся по корпоративным стандартам с достаточной аналитикой и сроками предоставления отчетности, комфортными для принятия управленческих решений в компании. Это тоже требует данных, которых просто нет в обычной учетной бухгалтерской системе. А вот в ERP такие данные есть!

В общем случае в ERP-системе больше разнообразных «небухгалтерских» данных, нефинансовых в том числе, но очень важных для управления компанией. Можно процитировать Генри Форда: «Когда я изучаю свой баланс, я не могу увидеть там двух вещей: цены моей марки и стоимости моих кадров. Однако именно они и делают меня богачом». В современных бухгалтерских программах есть и цены, и ставки зарплаты, но вот в классической бухгалтерской отчетности этого действительно нет.

1.3.Зачем ERP-система компании

Выше рассматривались отличия ERP-системы от бухгалтерской учетной системы. Из этого следуют основные причины потребности компании в ERP-системе. Система может быть необходима:

● для реального понимания бизнеса и управления им;

● прозрачности данных для аудиторов;

● предоставления требующейся оперативной отчетности по МСФО для родительской компании или инвесторов;

● повышения ценности компании, деловой репутации (гудвил в терминах МСФО), т. к. брендовая система автоматизации, по мнению аудиторов, один из необходимых критериев;

● как конкурентное преимущество: снижение затрат (ФОТ, себестоимость продукции, оборачиваемость склада, ассортиментное планирование) – инструмент для захвата рынка;

● для внедрения бюджетирования – тактического и стратегического;

● введения системы KPI и контроля за ними;

● поддержки «цифровой экономики», как модель предприятия и продукции;

● переход к «Интернету вещей» – новый уровень контроля оборудования и/или конечной продукции.

Список этот не исчерпывающий, могут быть и другие причины. Если обратить внимание, то пункты сильно не однородны, условно их можно разделить на типы:

● для внутренних нужд (конкретные бизнес-преимущества для работы компании);

● для внешнего мира (аудиторы, информация для роста акций на бирже и для инвесторов за счет уверенности, что в компании с такой замечательной системой «все будет хорошо»).

Первая группа причин внедрения ERP представляет интерес для бизнеса, так как дает реальный (монетизируемый) эффект: замедляет рост расходов на ФОТ персонала (замедляет рост числа сотрудников, т. к. они справляются с большим потоком за счет автоматизации), минимизирует запасы на складе (и аренду площадей), управляет кассовыми разрывами (минимизация привлечения кредитов и займов за счет управления дебиторской и кредиторской задолженностью), уменьшает время на подготовку пакета документов по сделке, увеличивает количество продаж при том же штате отдела продаж и многое другое.

Еще важный момент сегодняшнего дня – это вхождение в нашу жизнь и работу современных ИТ-технологий: на рабочем месте сотрудника уже может не быть персонального компьютера, вся работа идет через смартфон или планшет, «на ногах» (когда сотрудник в разъездах, а не сидит в офисе). Система должна обеспечивать доступ к корпоративным ресурсам и комфортную работу с таких мобильных устройств. Современные ERP-системы, и 1C: ERP в частности, такое позволяют.

Иногда даже один какой-то пункт и его экономический эффект окупает многолетнее внедрение ERP-системы. А если польз несколько – совсем хорошо!

1.4.Затраты на владение системой (стоимость эксплуатации)

Чтобы закрыть вопрос о понятии «ERP» и перейти наконец-то к основной теме проектов внедрения, нужно рассмотреть еще немаловажные финансовые вопросы затрат на владение системой такого класса.

TCO (англ. Total Cost of Ownership) – это совокупная стоимость владения, общая величина целевых затрат, которые вынужден нести владелец с момента начала владения до момента выхода из состояния владения.

Для начала нужно убрать заблуждение, которое реально встречается в тех компаниях, что хотят перейти на ERP-систему: «Вот мы сейчас все это внедрим (пусть и дорого) – и будет нам хорошо, одна сплошная прибыль и окупаемость затрат на внедрение».

Если понимание, что сама система имеет цену, а работы по ее пусконаладке как услуги тоже что-то стоят, есть, то вот что с этой системой происходит дальше – понимания часто нет.

Но бывает и такое, совсем парадоксальное: автор лично был свидетелем ситуации, когда компания покупала систему для автоматизации бизнес-процессов документооборота и управления финансами и эта система лежала в красивой коробке почти год. При этом по договору о продаже системы были какие-то часы на демонстрацию ее работы, но на компьютере, где это показывали, переустановили операционную систему, а сотрудник, кому показывали, уволился. И на балансе бухучета числился этот «актив», по сути являясь балластом. Бизнес-процессы так и шли через бумажки, стикеры (кому отдать, что сделать) и электронную почту.

Важно понимать, что делать с приобретаемой КИС (при внедрении) и потом (при использовании). Собственно, об этом в книге речь и идет: цель – убрать такие пробелы в понимании, в том числе у тех, кому внедряют ERP-систему.

Как и из чего формируется стоимость проекта внедрения, будет подробно рассматриваться в главе «Как оценить срок и бюджет проекта». Но там рассмотрение будет со стороны управления проектами, то есть для внедренцев. А для потребителя что?

Прикинем состав затрат на приобретение и запуск системы в работу:

● стоимость «коробочной» версии ERP;

● стоимость лицензий на одно рабочее место;

● стоимость лицензий на сервер;

● стоимость сервера системы управления базами данных (СУБД). Это ПО от сторонних поставщиков. Там своя лицензионная политика: на пользователей, на ядра процессора;

● стоимость аппаратного сервера (нескольких серверов), куда все будет устанавливаться. Возможно, нужен не один, а несколько серверов с объединением в кластер, либо настройки идут через виртуальные машины на очень мощном едином сервере;