Короткие абзацы удобны для просмотра. Они лучше смотрятся на экране монитора. Кроме того, они показывают, что вы постарались разбить содержание документа на небольшие удобоваримые кусочки.

Короткий абзац может состоять из одной фразы и даже из одного слова. В нем должно быть не больше трех-четырех предложений. Если вы не уложились в этот объем, разбейте текст на несколько абзацев.

Короткие абзацы помогают адресату и автору выделить ключевые моменты и сфокусироваться на главном. Текст становится приятным для глаз, доходчивым и аккуратным.

Расположите абзацы в порядке значимости

Помните, человек, который проводит много времени за компьютером, обращает больше внимания на начало документа, чем на его конец. Первое предложение он может прочесть целиком, но ближе к концу он скорей всего будет просто выхватывать из текста отдельные слова. Это еще одна причина располагать информацию в порядке значимости.

E-mail начинают с ключевой мысли. Остальной материал разбивают на абзацы и упорядочивают с учетом важности. Как сказал мне один вице-президент: «Самое главное – первая фраза. Все остальное – просто детали».

Облегчите восприятие технической информации – разбейте ее на кусочки

Профессиональный жаргон бизнеса – лексика, которую используют специалисты, – может оттолкнуть даже компетентного заинтересованного адресата. Даже если вы знаете значение тех или иных слов, жаргон вызывает отвращение. А незнакомые термины окончательно отбивают желание вникать в написанное.

Чтобы не отпугнуть адресата, разбейте текст, изобилующий специальными терминами, на кусочки. Это поможет сориентироваться в незнакомой информации, не захлебнувшись в пучине неведомого.

Даже если получатель не знаком с профессиональным жаргоном, небольшие абзацы и короткие предложения воспринимаются гораздо проще.

Варианты

I accept… You’ve got a green light to…

OK… I’ll give you my approval on…

Do it… I’m alright with that…

I agree… You have my OK on…

I approve… Proceed with…

I concur… Go ahead and…

Муки пера

Многие профессионалы теряются, когда нужно написать e-mail. Перечислим самые распространенные ошибки:

• цель письма обозначена только в конце;

• созданный в спешке текст получается неряшливым и невнятным;

• автор излагает суть дела так подробно, что мысль тонет в море деталей;

• текст не разбит на абзацы;

• автор опускает важную информацию, чтобы не наделать ошибок;

• нужная информация подается в неправильном порядке;

• одни и те же сведения повторяются без нужды;

• автор избрал неподходящий стиль или язык;

• письмо отправляется без редактирования и проверки орфографии.

Запрос информации

Etel, Adnan,

Предмет обсуждения

I need to know the financial projections for out-sourced production in the coming year.

Описание ситуации

Right now, I believe a 125 % increase is authorized, although the previous projections held to 80 %. The lower number is based on FIFO. The higher is LST.

Конфликт

I have no objection to 125 % if Operations is comfortable. But I have just seen some correspondence suggesting that 125 % is too high for Business to approve.

Подтверждение доброй воли

Please advise.

Regards,Simone FathAssociate Information OfficerVector, Inc.simonefath@vector.com

Инструменты

Не бойтесь местоимения «I»

Многие авторы избегают слова «I». Их приучили к этому еще в школе, и с тех пор они стараются использовать его как можно реже.

Это большая ошибка! Употреблять «I» в деловой переписке – стандартная практика. Здесь это слово вполне уместно.

«I» делает текст более динамичным

Произнося «I», вы занимаете место за рулем. Фраза становится более выразительной и энергичной. Сравните: «I am processing the orders» и «The orders are currently being processed».

«I» не дает забыть про ваши заслуги

В бизнесе важно обозначить свою зону ответственности. Это позволит застолбить авторство ваших достижений. Если вы говорите: «I am processing the orders», эта работа – ваша заслуга. Если «The orders are currently being processed» – вы тут ни при чем.

«I» упрочивает узы между людьми

Если есть «I», который пишет письмо, значит, существует «you», который его читает. Эти местоимения неразрывны. Слово «I» напоминает адресату, что вы коллеги, а значит, работаете на общее дело.

«I» не имеет ничего общего с эгоцентризмом

Порой авторы-билингвы или те, кто вырос за пределами США, избегают слова «I», чтобы не показаться заносчивыми и самовлюбленными. Но эти опасения напрасны.

Для носителя английского языка внимание к личности означает, что людям следует воздавать должное. Если вы занимаетесь конкретным проектом, скажите: «I am working on…»

Честный рассказ о своих заслугах лучше ложной скромности. Не стоит приуменьшать свои достижения, надеясь, что кто-то другой даст им справедливую оценку. Как правило, так не бывает.

Берегите свое время

Лучше потратить пять минут на редактирование, чем подолгу исправлять недоразумения из-за неряшливых формулировок или опрометчивых высказываний. Непродуманное письмо часто требует долгого обмена сообщениями, чтобы прояснить и исправить то, что следовало дать понять с первого раза.

Сетевой этикет

Излагайте информацию по-деловому, без лишних формальностей. Времена, когда мы приветствовали адресата, упоминая его титул или звание, остались в прошлом. Такие обороты, как «in view of the following facts» или «please allow me to draw your attention to», попросту потеряли смысл. Сегодня ценится умение изъясняться коротко и ясно, потому что оно экономит время.

По этой причине лучше использовать простые слова и не злоупотреблять цветистыми фразами. Ваша цель – не покрасоваться перед собеседником, демонстрируя мощь своего интеллекта. Не стоит употреблять и молодежный сленг, в том числе сокращения и словечки, принятые при общении в Сети. Вы не подросток, вы – специалист, который занимается делом, поэтому извольте пользоваться профессиональной лексикой. Избегайте жаргонных и бранных слов.

Ваша задача – держаться доброжелательно и говорить простым понятным языком. Как правило, ваш деловой партнер исходит из того, что имеет дело с приятным человеком, который отвечает за свои поступки. Постарайтесь не разочаровать его. Пишите ясно, четко и по существу.

Варианты

I need information about… I need to know…

Please provide feedback on… Do you know…

Could you please tell me… I want to know…

What’s the status/update on… Do you have details on…

You might be able to help with… Can I have your opinion…

Ответ на запрос информации

Andrew, Sandy,

Предмет обсуждения

Here’s the information you requested on the HSF alloyinvestment.

Первый вариант

If we buy:

Optimistic figures on 7-year horizon suggest future cash inflows at about 78M. Low interest rates in Central America look stable, and the HR legislation that just passed gives management more latitude than in the past. It’s not another SoCorp scenario.

Второй вариант

If we don’t buy:

The chief risk is that Lumina will make a move that will potentially increase competition in Central American markets. We can postpone investment until Reichart is on the block and then position for subsidiaries.

Подтверждение доброй воли

Give me a call before the week is up and we’ll discuss the details.

Regards,Karen VormannFinancial AssociateVector, Inc.karenvormann@vector.com

Инструменты

Будьте кратки

Читать длинный текст надоедает. От него устают глаза. В нем сложно разобраться. Старайтесь, чтобы ваше письмо уместилось на экране ноутбука. Адресат оценит это. А вам это поможет сосредоточиться на главном.

Не заставляйте адресата прокручивать текст

Прокручивание требует лишних нажатий на клавиши, а значит, дополнительного времени. Не отправляйте длинные письма без крайней необходимости.

Иногда без прокрутки не обойтись. Но в большинстве случаев отправитель сообщает массу ненужных подробностей, заставляя адресата изучать информацию, которая не относится к делу или которую следует вынести во вложенный файл.

Разбейте длинное письмо на несколько коротких

Адресату удобнее прочесть несколько коротких писем по разным вопросам, чем изучать пространный текст обо всем сразу. В длинном письме труднее выделить главное – основные мысли становятся менее четкими. Короткий текст доходчивее, а его структура проще.

Не углубляйтесь в историю

E-mail требует лаконичности, поэтому ограничьтесь самыми необходимыми сведениями. Историю вопроса изложите во вложенном файле.

Сильные мира сего немногословны

Во многих компаниях прослеживается общая тенденция: чем выше должность отправителя, тем короче его письма. Разумеется, есть информация, без которой не обойтись, чтобы изложить суть дела. Но зачастую письма изобилуют лишними подробностями. Помните: тот, кто уверен в своей правоте и облечен властью, не разжевывает каждую мысль.

Не пишите обо всем подряд

Будьте осмотрительны! В каждой компании есть конфиденциальная информация. Обмениваться ею в письменном виде можно только с разрешения юридического отдела.

Подобные вещи желательно обсуждать по телефону, а еще лучше при личной встрече. Едва ли вы сможете проконтролировать, кто будет читать ваше письмо.

Входящие

Говорит босс…

• Что пытается сказать этот человек?

• Почему нельзя нанимать тех, кто умеет выражаться внятно?

• Почему они не пользуются проверкой орфографии?

• Пабло вроде бы умный парень, почему он не может связать двух слов?

• Я считал, что Эльза – лучший кандидат на эту должность, но, прочитав ее опус, призадумался.

• Надо ли повышать человека, который пишет такие ужасные письма?

• К этому письму я вернусь позднее, сейчас у меня нет времени в этом разбираться.

• Почему никто не умеет редактировать написанное?

Совет

Самые разные люди часто допускают одну и ту же ошибку. Они думают, что длинные фразы и витиеватый слог – показатели образованности и профессионализма. Не зря же они потратили на обучение уйму денег. Они так старались обогатить свой словарь. Они успешно прошли тесты, – SAT[1], а возможно и GMAT[2]. Они занимались по ночам, вместо того чтобы развлекаться. Они трудились не покладая рук. Они грызли гранит науки. А в книгах, которые они читали, всегда встречались длинные слова и сложные предложения.

Наверняка умному образованному человеку подобает использовать именно такой стиль.

Это глубочайшее заблуждение. Длинные слова и сложные предложения уместны в учебниках или бумажных письмах, но не в электронной почте. Книги пишутся для размышлений, а функция деловой переписки – быстрый обмен данными. В первом случае вы размышляете над прочитанным, во втором – поддерживаете диалог.

Длинные запутанные предложения и непонятные термины не облегчают обмен информацией. Вместо того чтобы ускорить процесс, они тормозят его.

Некоторые люди используют слова, не зная их точного значения. Зачастую такой человек даже не дает себе труда заглянуть в словарь, – он просто вставляет приглянувшееся словцо в e-mail и уповает на лучшее. Или излагает свои мысли тяжелыми запутанными фразами. Ему кажется, что, выражаясь книжным языком, он будет выглядеть умнее.

Встречаются и те, кто владеют языком виртуозно: они играючи составляют сложные синтаксические конструкции и знают множество звучных редких слов. Нередко такие люди используют свои умения, чтобы блеснуть начитанностью и образованностью, даже если догадываются, что адресат не поймет написанного. Это обычные хвастуны, которые обожают пускать пыль в глаза.

Оба подхода непродуктивны. Слова и предложения предназначены для выражения мыслей. Это не платиновые часы, которыми можно похвалиться перед друзьями. Если слова не вписываются в контекст, они не имеют смысла. В деловой переписке ценится ясность, а не литературный стиль. Порой длинные слова и сложные предложения уместны, но такие случаи нечасты.

Конец ознакомительного фрагмента.

Текст предоставлен ООО «ЛитРес».

Прочитайте эту книгу целиком, купив полную легальную версию на ЛитРес.

Безопасно оплатить книгу можно банковской картой Visa, MasterCard, Maestro, со счета мобильного телефона, с платежного терминала, в салоне МТС или Связной, через PayPal, WebMoney, Яндекс.Деньги, QIWI Кошелек, бонусными картами или другим удобным Вам способом.

Сноски

SAT – стандартизированный тест для приема в высшие учебные заведения в США.

GMAT – тест, который сдается для поступления в международные бизнес-школы.

Конец ознакомительного фрагмента

Купить и скачать всю книгу

<1 2

На страницу:

Перейти

2 из 2