Вне времени. Как успевать быть. Учебное пособие по антитайм-менеджменту

Данн вообще внес очень интересную лепту в анализ времени. Он отталкивался от того, что рассуждая в привычных категориях физики, которые в его время полностью определяли научный подход, мы не в силах объяснить очень многое из того, что проходит через наше сознание. Он рассматривал такие интересные явления как déjà vu4, парамнезии5 и даже ясновидение, пытаясь описать их более или менее научно. Он же четко обозначил, что линейность времени – это утопия, порождаемая человеческим сознанием. На самом деле насколько забавны попытки объяснить время через человеческий мозг, опыт и восприятие – а что, до появления человека времени не существовало? И даже когда первые наши предки стали ходить по планете – сразу ли они задумались о такой категории как время? А оно, тем не менее, уже было. И по теории Данна, «было» применимо ко времени совсем неподходящий термин. Поскольку время есть, а не было и не будет. Здесь и сейчас в разных плоскостях присутствует и прошлое, и настоящее, и будущее – тот самый описанный выше тессеракт более или менее позволяет это представить.

Мы не способны полноценно воспринимать время.

Оцените эту фразу. А теперь подумайте еще раз – что вы скажете о так называемых «гуру» тайм-менеджмента, которые учат вас управлять тем, что вы даже воспринять не способны? О каком тайм-менеджменте как управлении временем может идти речь, если вы даже не знаете что это – «время»?!

И все же, кое-какие инструменты для восприятия времени у нас с вами есть.

Ну, например, про так называемые биологические часы, я думаю, все уже слышали. Не вдаваясь в серьезную терминологию типа «ритмические процессы и явления», «нейроны», «кора», «подкорковые образования», мы договоримся вот о чем. У нас есть некоторая система позволяющая оценивать проходящее вокруг нас время. Система крайне неточная, сбивчивая, дающие самые неточные показания, но она худо-бедно работает. Например, когда вы выполняете какую-нибудь работу, или решаете задачу, вы можете примерно оценить время, затраченное на эти усилия. Но именно что примерно. Если задача интересная, вы можете увлечься ей настолько, что забудете о привычных перерывах в работе, и вам будет казаться, что времени прошло гораздо меньше по сравнению с точно таким же временным промежутком, в который вы бы реализовывали монотонные задачи. Понимаете? Промежуток времени, объективно прошедший по часам – одинаковый, а ваши ощущения – совершенно разные. Биологические часы сработали совершенно по-разному.

Это только ваш телефон может подключиться к мировому времени и показывать точные часы и минуты, а вы – нет. Ваши биологические часы могут оценить только ваше собственное субъективное время, которое будет существенно различаться в зависимости от того, что конкретно с вами происходило в этот промежуток времени. Когда ваша жизнь наполнена интересными значимыми событиями, время субъективно идет быстрее. Если же события были скучны, или вы вообще были не сильно заняты, время будет тянуться значительно дольше. Кстати, что интересно, когда мы оглядываемся назад и оцениваем пройденные отрезки времени, наше восприятие меняется с точностью до наоборот. Если вы вспоминаете эпизод, заполненный разнообразными и интересными событиями, он кажется вам довольно длительным, и напротив, тот же временной промежуток, заполненный неинтересными и скучными событиями, мы недооцениваем.

На точность наших биологических часов с не меньшим успехом влияют и наши эмоции и чувства. Если эмоции положительные, время идет быстрее, а если отрицательные – тянется дольше. Возьмем объективную минуту на прогулку на свежем воздухе узника, сидящего в заточении, и минуту человека летящего в свободном полете пока парашют еще не раскрылся – будет ли эта минута восприниматься одинаково?

Почему все это так важно? Потому, что наша жизнь размерена часами, и мы маниакально одержимы идеей управления временем. Для того, чтобы качественно управлять временем, нужно уметь его чувствовать. Вот тут мы и используем наши биологические часы. Насколько они точны, и как часто или редко они нас подводят – это второй вопрос.

А как воспринимаете время вы? Ваши биологические часы чаще спешат или отстают? Давайте посмотрим. Вот небольшая игра-эксперимент, для проведения которой Вам понадобится партнер в роли экспериментатора с секундомером в руках. В каждом опыте Вам, как испытуемому предлагается определить заданный промежуток времени, не считая и не смотря на часы. Правильность оценки интервала времени экспериментатор определяет с помощью секундомера и заносит результат в таблицу.

В таблице-протоколе (см. ниже) «экспериментатор» записывает заданный для определения промежуток времени напротив каждого интервала времени. Фактическое время – время, которое Вы, как испытуемый приняли за заданный интервал. Временной интервал, предложенный для оценки, отмечен в графе таблицы «С» в секундах; фактическое время, тоже в секундах, экспериментатор отмечает в графе «А». Третью колонку пока не заполняем.

Итак. Вы мысленно, не привязываясь к объективным часам, отмеряете определенные промежутки времени, а Ваш партнер засекает по секундомеру сколько времени прошло на самом деле.

Ну а теперь, обработаем полученные данные. Вначале заполним третью колонку в таблице, разделив в каждой строке полученное в ходе эксперимента фактическое время (в колонке А) на исходно заданное значение в той же строке, и в колонке С запишем результаты. А теперь сложим их, чтобы сравнить с суммой в колонке А.

Рассчитаем коэффициент точности вашего собственного субъективного времени (ваших биологических часов) по формуле, разделив общую сумму фактических интервалов на сумму интервалов эталонных:

               Кт = А/С × 100%, где

Кт – коэффициент точности оценки (восприятия) времени;

А – сумма фактических временных интервалов, прошедших с момента начала оценки испытуемым заданного отрезка времени;

С – сумма временных интервалов, предложенных для оценки.

А теперь можно записать для себя свой собственный результат:

Анализ результатов

В ходе анализа результатов нашего мини-исследования важно определить, в каком соотношении к 100%, меньше или больше, находятся коэффициенты точности оценки времени испытуемого. Если по всем опытам испытуемый имеет коэффициент больший, чем 100%, то временные интервалы он недооценивает. Если его коэффициенты менее 100% – то временные интервалы он переоценивает. Чем ближе коэффициенты к 100% (например, 80% – 110%), тем выше точность оценки коротких промежутков времени.

Люди отличаются по типологии оценки временных интервалов. Одни испытуемые их преувеличивают, а другие преуменьшают. В ряде случаев данная типология распространяется и на длительные интервалы времени. Однако некоторые субъекты короткие интервалы времени (до минуты) переоценивают, а интервалы больше минуты, наоборот, недооценивают.

Чтобы установить причины недооценки или переоценки временных интервалов, я бы посоветовал вам повторить подобные опыты, усложнив их дополнительными условиями. Например, определить заданный интервал времени, перечисляя при этом буквы алфавита. Введение в эксперимент еще одной цели деятельности изменяет оценку вами временных интервалов. Время в этом случае для вас становится, как правило, менее заметным, то есть вы, занимаясь другим делом, его недооцениваете. Мы вообще далеко не все и не всегда способны четко структурировать и ценить время вокруг нас.

Зная особенности восприятия и оценки интервалов времени можно разработать систему приемов, которые пригодятся в моменты вынужденных ожиданий: ожиданий транспорта или стояний в пробке, событий, встреч и т. п. Снимающееся при этом психическое напряжение – один из моментов самовоспитания и обучения саморегуляции. И чуть дальше мы поговорим и об этом. А пока что оценим те моменты, которые заставляют откровенно «профапывать» время. Моменты, которые пожирают наше время на наших глазах, приводя к его тотальному дефициту.

Глава 3. Хронофаги, или кто питается вашим временем

Хронофаг – один из популярных терминов тайм-менеджмента. Хронос, по гречески – время, фагос – поглощать, пожирать. Поэтому наряду с хронофагами, вы можете встретить в литературе по тайм-менеджменту такие термины как «поглотитель времени», или «пожиратель времени».

Поглотители времени – это любые факторы, которые приводят к нецелевому использованию времени. В свою очередь под целевым использованием принято понимать время, потраченное на достижение поставленных целей. Поэтому хронофаг съедает не только ваше время, но и ваши силы, возможности и цели.

Чтобы научиться ловить свои хронофаги и душить их, вам необходимо проанализировать, в какой степени вы теряете время по нижеследующим пунктам:

1. Потери времени при постановке цели

2. Потери времени при планировании

3. Потери времени при принятии решений

4. Потери времени из-за недостаточно четко организованной работы

5. Потери времени при начале работы

6. Потери времени при составлении распорядка дня

7. Потери времени при обработке информации

Разберем их подробнее…

Внимательно прочтите все 48 подпунктов в списке ниже и отметьте для себя то, на чём вы реально теряете время. Похвалите себя за то, что вы уже используете в повседневной практике. Особенно выделите для себя то, чем будете заниматься теперь, чтобы экономить свое время.

По сути, это список наиболее распространенных дыр, в которое проваливается ваше время. Причем, обратите внимание на то, что это не дыры в чистом виде. Это, скорее, информация к размышлению о том, как вы на сегодняшний день структурируете свое время. Работая со списком, возьмите три текстовыделителя (три маркера), и то, что вы знаете и делаете, отметьте зеленым, а то, что пока пропускаете мимо себя – желтым или красным. Причем, рекомендую вам отметить желтым то, о чем вы уже задумывались, но пока так и не начали делать, а красным те пункты, о которых вы раньше даже и не думали.

Основные времяпоглотители:

1. Потери времени при постановке цели

1. Имею ли я систематический обзор задач, возникающих в сфере моей деятельности?

2. Представляю ли я взаимосвязь моей работы с функционированием всего предприятия, организации, в которой я работаю?

3. Соответствует ли моя нагрузка моим возможностям?

4. Соответствуют ли мои мелкие проблемы глобальной цели моей работы?

5. Руковожу ли я своими подчиненными (и/или собой, если подчиненных у меня нет) путем постановки конкретных целей (использую ли я целеориентированный менеджмент)?

6. Работаю ли я регулярно над собой? (как часто за последний год, квартал, месяц у меня появлялись новые идеи, знания, навыки)?

2. Потери времени при планировании

7. Знаю ли я примерное (в %) распределение времени, необходимого для выполнения предстоящих мне дел?

8. Готов ли я к возможным трудностям при выполнении работы, когда я составляю ее план?

9. Предусматриваю ли я резервное время для непредвиденных случаев, кризисов или помех?

10. Принимаю ли я меры против помех, чтобы не отрываться от своей работы?

11. Упорядочено ли мое расписание служебных визитов и командировок?

12. Фиксирую ли я сроки, активность, задачи в дневнике времени? Знаю ли я (использую ли я его) что такое вообще такое дневник времени?

3. Потери времени при принятии решений.

13. Оцениваю ли я работу, прежде чем приступить к ней (стоит ли она временных затрат)?

14. Устанавливаю ли я приоритетность дел в зависимости от их важности в своем ежедневнике?

15. Уделяю ли я отдельным делам нужное количество времени в соответствии с их значением (важностью и срочностью)?

16. Контролирую ли я время на звонки, посетителей или встречи, которые не имеют серьезного значения?

17. Работаю ли я над серьезными делами, уделяя мелочам не больше времени, чем это необходимо?

18. Могу ли я, когда это необходимо, освободить себя от рутинной работы?

19. Решаю ли я главный вопрос при выполнении поставленной передо мной задачи?

20. Способен ли я не отвлекаться на частные разговоры в промежутках между выполнением отдельных дел?

4. Потери времени из-за недостаточно четко организованной работы.

21. Разумно ли я дозирую время работы над одной проблемой?

22. Делегирую ли я полномочия?

23. Располагаю ли я помощниками, которым мог бы поручить выполнение какой-либо задачи?

24. Порядок ли на моем рабочем месте?

25. Использую ли я технические средства, облегчающие и ускоряющие мою работу?

26. Интересуют ли меня вопросы систематического упрощения труда в сфере моей деятельности?

27. Способен ли я своевременно исправлять и не повторять ошибки?

5. Потери времени при начале работы.

28. Планирую ли я вечером предстоящий рабочий день?

29. Болтаю ли я с коллегами (или с друзьями по телефону, через другие системы коммуникации), прежде чем приступить к работе?

30. Занимаюсь ли я в первую очередь личными делами?

31. Просматриваю ли я интернет в начале дня?

32. Требуется ли мне в начале рабочего дня время, чтобы приступить к работе?

33. Продумываю ли я дело, прежде чем начать его?

34. Забочусь ли о достаточной подготовке моей трудовой активности?

35. Часто ли я откладываю важные дела?

36. Занимаюсь ли я трудными проблемами в конце рабочего дня?

37. Довожу ли я свои дела до конца?

6. Потери времени при составлении распорядка дня

38. Знаю ли я свой личный трудовой ритм и график продуктивности (в какие часы я могу работать наиболее эффективно)?

39. Знаю ли я суточные закономерности своей производительности?

40. Соответствует ли мой рабочий распорядок этим ритмам?

41. Планирую ли я благоприятное время дня для важнейших дел?

42. Занимаюсь ли я в свои наиболее продуктивные часы неважными проблемами или рутиной?

7. Потери времени при обработке информации

43. Выбираю ли я материал для чтения с учетом его важности?

44. «Пробегаю» ли я информацию чтобы «схватить» главное и лишь потом знакомиться с деталями?

45. Заканчиваю ли я беседу, звонок или совещание, если всякое продолжение кажется бесполезным?

46. Перед разговором проверяю ли я цели свои и собеседников, чтобы исключить напрасную трату времени?

47. Пишу ли я черновики своей корреспонденции?

48. Использую ли разработанные заранее схемы для выполнения рутинной работы?

Ответы на эти несложные вопросы позволят вам определить те элементы управления собой во времени, которые у вас уже отлажены, и обратить внимание на то, что еще можно улучшить. Обратите внимание на количество красных отметок. Сделайте для себя отметки о том, что вы обязательно измените в организации себя, своей жизни, своего труда в самое ближайшее время. Уточните, какое конкретно «ближайшее время» имеется в виду: завтра, на следующей неделе?

Перечисления хронофагов (также называемых «ворами времени», «убийцами времени», «пожирателями времени» и т. п.), вызывающих непродуктивные потери времени в различных ситуациях жизнедеятельности, весьма популярны в публикациях по тайм-менеджменту. Вот один из списков «воров времени», предложенный еще в прошлом веке Лотаром Зайвертом6.

Приведенный список «воров времени» можно рассматривать как пример или своего рода «точки старта», отталкиваясь от которой можно (и нужно!) придумать свой собственный список. При анализе процессов и ситуаций конкретной жизнедеятельности с позиции самоорганизации невозможно обойтись без составления собственного уникального списка хронофагов. Список можно составить, проведя ту же фотографию дня, проанализировав те моменты, на которых мы откровенно теряем время.

Анализ своих потерь проводится примерно так. Выберите из предложенного ниже списка пять наиболее характерных помех, которые чаще всего встречаются в привычной для вас деятельности. Насколько сильно эти помехи мешают достижению цели и замедляют вашу деятельность? Пытались ли вы с ними бороться? Каким образом, с каким результатом?

Отметьте те 5 хронофагов, которые вам свойственны в большей степени двойной галочкой, те, которые имеют место, но не настолько значительны – одной.

МОИ ХРОНОФАГИ

Еще раз внимательно прочитайте список хронофагов. Предложите как минимум пять помех, которые характерны именно для вашей деятельности, но которых нет в предложенном списке.

Чаще всего поглотители времени – дело наших собственных рук. Это и хорошо, и плохо. Плохо – потому, что время «пожирается», а хорошо то, что такие хронофаги мы можем устранить сами. Итак, какие они – хронофаги?

В литературе по тайм-менджементу есть довольно забавная попытка классифицировать хронофаги по видам. Вот что получается у наших западных коллег.

Виды хронофагов

Контролируемые хронофаги. Например, время на утренние сборы. Согласитесь, что если вам нужно экстренно выйти из дома через 15 минут, то вам хватит именно 15 минут, чтобы собраться. Если же вы планируете выйти через час, то потратите на сборы ровно час и ни минутой меньше. С чем это связано, как вы думаете? Самая прямая связь здесь с той программой, которую вы самостоятельно закладываете в ваш мозг и задаете всему организму. Есть ли способ борьбы с контролируемыми хронофагами? Да. Сокращайте время на сборы, планируйте время более сжато – это дополнительный источник свободного времени для большинства из нас.

Неконтролируемые хронофаги. Автомобильные пробки, сама по себе дорога, ожидания в очередях, приемных и т. д. Чем больше людей вовлечено в дело, тем чаще появляются неконтролируемые хронофаги, поскольку каждый новый человек привносит свои хронофаги. Наверняка Вам приходилось ждать кого-то, кто опаздывал на встречу – вот как раз один из ярких примеров. Кстати, это время (которое вы теряете на ожидание своего визави) прекрасно подойдет для того, чтобы еще раз пройтись по сценарию переговоров (если предмет вашей встречи именно переговоры), просмотреть аналитические данные по работе с данным клиентом, то есть, другими словами, успеть гораздо лучше подготовиться к встрече.

Прогнозируемые хронофаги. Вы точно знаете, что на вашем пути будет пробка, которая займет час – полтора, потому, что на этом маршруте ВСЕГДА пробка. Или: вы знаете, что в приемной, у вашего клиента, вам придется ждать приглашения не меньше 15 минут. Важно знать, сколько именно времени съест у вас хронофаг, чтобы подготовиться к его атаке и эффективно с ним справиться. Прогнозируемые хронофаги удобны тем, что вы можете эффективно использовать их для самых разных целей: от самообразования до релаксации.

Непрогнозируемые хронофаги: у вас сломался автомобиль. Вы не знаете, сколько времени придется ждать эвакуатор. Или: вы приехали к партнеру на переговоры и узнали, что он экстренно выехал куда-то. С непрогнозируемыми хронофагами лучше бороться одним способом, выбранным заранее. Один из самых, на мой взгляд, забавных способов – это способ, одинаково хорошо подходящий и к прогнозируемым, и к непрогнозируемым, и к неконтролируемым хронофагам. Заставьте хронофаги бороться друг с другом. Застряли в пробке? Доставайте ваш смартфон или планшет и… И тратьте совершенно спокойно просаживаемое в пробке время на то, что в обычной практике расходуете этот драгоценный ресурс попусту. Социальные сети, чистка почты от спама – что угодно. Так и не заметите, как пролетит этот затянувшийся отрезок времени.

Индивидуальные хронофаги. Эти пожиратели времени обусловлены особенностями характера, привычными стереотипами организации времени. Кто-то долго «раскачивается» и теряет время еще до выполнения задач. Кто-то не может принять решение из-за сомнений и страха ошибиться, при этом теряет массу времени, чтобы перепроверить себя. Кто-то привык делать 5-10-20… перекуров в день, плюс чаепития, плюс разговоры с коллегами. Это те поглотители времени, которые созданы вами самим. Вы даже не представляете себе, что вы теряете при этом! Увы, не только время. Есть один плюс – эти хронофаги контролируемые, и усилием воли вы можете их победить.

Глава 4. Как поймать времяпоглотителей за хвост?

Конец ознакомительного фрагмента.

Текст предоставлен ООО «ЛитРес».

Прочитайте эту книгу целиком, купив полную легальную версию на ЛитРес.

Безопасно оплатить книгу можно банковской картой Visa, MasterCard, Maestro, со счета мобильного телефона, с платежного терминала, в салоне МТС или Связной, через PayPal, WebMoney, Яндекс.Деньги, QIWI Кошелек, бонусными картами или другим удобным Вам способом.

Примечания

1

Здесь вообще в отличие от обычных книг можно и нужно подчеркивать, использовать маркеры, текстовыделители, писать карандашом или ручкой, делать пометки в самом тексте и на полях. Более того, чуть дальше я даже специально попрошу вас делать в этой книге записи.

2

Обведите нужное и ответьте здесь на вопрос «почему».

3

Данн Д. У. Эксперимент со временем. – М.: «Аграф», 2000

4

Уже́ ви́денное, дежавю́ или дежа вю (фр. déjà vu) – психическое состояние, при котором человек ощущает, что он когда-то уже был в подобной ситуации, однако это чувство не связывается с конкретным моментом прошлого, а относится к прошлому в общем.

5

Парамнези́я – нарушения и расстройства памяти, выражающиеся в ложных воспоминаниях; может происходить смешение прошлого и настоящего, а также реальных и вымышленных событий.

6

Л. Зайверт. Ваше время в Ваших руках. М., Интерэксперт, 1995