Процессный подход. Практика

Евгений Шалагин

Процессный подход. Практика

Определения и сокращения

АВС-анализ – метод группировки и ранжирования продуктов, поставщиков, заказчиков, конкурентов на основе принципа Парето;

PDCA-цикл (он же цикл Деминга-Шухарта) – циклический алгоритм успешного достижения целей (планируй-выполняй-контролируй-улучшай);

АСУ – автоматизированные системы управления (технологическими процессами);

БДР – бюджет доходов и расходов;

БЕ – бизнес-единица;

БКНС – блочная кустовая насосная станция;

БКО – блочно-комплектное оборудование;

ВОВ – Великая Отечественная Война (1941-1945 гг.);

ВС – вооруженные силы;

ГД – генеральный директор;

ГИП – главный инженер проекта;

ИАС – инженерно-авиационная служба;

ИТ – информационные технологии;

Кайдзен-предложение – предложение работника по улучшениям (процессов, технологий, условий труда, продукции и пр.), повышению производительности, безопасности и качества труда, снижению затрат и потерь, применению новых технологий и оборудования и пр.

НД – нормативная документация;

НКУ – низковольтные комплектные устройства;

НПП – научно-производственное предприятие;

ОМТО – отдел материально-технического обеспечения;

ПКД – проектно-конструкторская документация;

ПНР – пуско-наладочные работы;

ПНС – пожарная насосная станция;

ПТ – производительность труда;

РФ – Российская Федерация;

РЧП – рентабельность по чистой прибыли;

СИКГ – система измерения количества и показателей качества газа;

СИКН – система измерения количества и показателей качества нефти;

СМК – система менеджмента качества (стандарты серии ISO 9000);

СССР – Союз Советских Социалистических Республик (1922-1991 гг.);

ССЧ – среднесписочная численность (персонала);

СТП – стандарт предприятия;

ТЗ – техническое задание;

ТКП – технико-коммерческое предложение;

ТМЦ – товарно-материальные ценности;

УКПГ – установка комплексной подготовки газа;

ФНБ – фонд национального благосостояния;

ФОТ – фонд оплаты труда;

ЧП – чистая прибыль.

Введение

Лишь 20 процентов Вашей деятельности приносят Вам 80 процентов доходов. Многое из того, что Вы делаете, не так и необходимо, как Вы считаете. Правило Парето

Больше всего вреда приносит тот, кто работает «изо всех сил». Уильям Эдвардс Деминг

Созрел до написания новой книги. Первая книга оказалась довольно популярной. Это радует и немного удивляет, учитывая очень узкую специализацию темы. Всем читателям – большое спасибо! Очень рад, что смог заинтересовать Вас, постараюсь делать это и дальше.

Совсем не случайно я начинаю вторую книгу с той же цитаты, что и первую [2]. Порой диву даешься сколько времени, энергии и ресурсов расходуется сегодня молодыми менеджерами на инструменты, не несущие никакого эффекта, пользы, добавленной стоимости. Или на избыточно сложные инструменты, на случай «а вдруг» – вдруг через год, два, три понадобятся и эти сведения. Чаще всего, у таких инструментов сложный интерфейс, они требуют более длительной работы с инструкцией, увеличивают потери времени на понимание инструмента. Причем работа ведется «изо всех сил», с демонстрацией руководству самой бурной деятельности и расходов (трудозатрат, покупок ПО, изменению помещений и пр.). Это подтверждает реальное существование эффекта Даннинга-Крюгера. Его парадокс в том, что менее компетентные молодые работники считают себя профессионалами, экспертами, очень категоричны, уверены в полном превосходстве и исключительности своих выводов, знаний и опыта. Они, надув щеки, принимают некорректные и несвоевременные бизнес-решения, оправдывая и яростно защищая их лишь предположениями и эмоциями, небольшим личным опытом, или опытом в сильно отличающихся системах управления (например, серийное производство и проектное управление). Ну а более компетентные работники – склонны сомневаться в своих способностях, решениях и выводах, продолжают поиск дополнительных аргументов, подтверждений, свидетельств.

Собственникам необходимо постоянно выявлять несвоевременные и неэффективные решения, проводить их оценку и вовремя останавливать или перенаправлять их. Потери (рабочего времени) при этом формируются не только при создании таких инструментов и процессов, но и, самое ужасное, – при их эксплуатации. Особо массово это явление распространено в компаниях, перешагнувших этап «Расцвет» [1]. Оптимальным решением для таких проблем видится единый коллегиальный центр развития компании (защиты и оценки таких решений, их необходимости, формата и структуры – до начала их реализации).

Повысить производительность одного элемента можно только повысив производительность всей системы. Уильям Эдвардс Деминг

Если ты не можешь описать то, что ты делаешь как единый процесс, – ты не знаешь, что ты делаешь. Уильям Эдвардс Деминг

Надо отметить, что очень редко в какой из компаний РФ занимаются цельным процессом создания продукции. В подавляющем большинстве занимаются «латанием дыр», полностью фокусируясь на локальных процедурах, процессах, инструментах. Большинство сегодняшних менеджеров не понимает, что, увеличив эффективность лишь одной-двух составляющей (процессов второго уровня) большого процесса по созданию продукции (процесса первого уровня), эффективность всего процесса не изменить. А порой ее можно и значительно ухудшить. Доработка локальных несвязанных процессов и инструментов-«заплаток», мало меняют общую эффективность работ – конфликты на стыках таких локальных инструментов разрушают весь эффект улучшений. Это является стратегической ошибкой. Такой же большой, как и отказ от унификации в наименованиях подразделений, процессах, инструментах управления, их избыточном усложнении. В книге рассмотрим к чему ведут эти ошибки.

Повторюсь, что автору в разное время довелось поработать в нескольких инжиниринговых компаниях РФ: НПП «ОЗНА-Инжиниринг», «Корпорация Уралтехнострой», НПП «Нефтегазинжиниринг», НПП «ГКС», НИЦ «Инкомсистем». В основном все они, на начало работ автора, имели:

– централизованные линейно–функциональные организационные структуры;

– сопоставимые ССЧ персонала (от 200 до 300 чел.) и выручку (от 1,0 до 3,5 млрд.руб./год);

– схожую номенклатуру основной продукции и услуг (блочное измерительное и насосное оборудование; автоматизированные системы управления для предприятий нефтеперерабатывающей, нефтегазовой и нефтехимической отраслей РФ);

– централизованный отдел продаж;

– отсутствие систем планирования и мониторинга продаж и производства;

– нулевой уровень вовлеченности персонала в системы менеджмента (формальные системы менеджмента);

– разные сроки деятельности компаний на рынке (от 5 до 30 лет).

Знания и успешный опыт автора включает в себя почти весь спектр существующего на рынке функционала – продажи, закупки (включая экспорт/импорт), маркетинг, ГИП, СМК, ПВРК, создание дилерской и сервисной сетей, стратегическое развитие, внедрение СМК (ISO 9001), ИСУП (РМВОК), ИТ-проектов (СЭД), в разных компаниях, разных отраслей промышленности (инжиниринг, промышленное производство, автомобилестроение, связь, авиадвигателестроение).

Такая обширная практика и вариативность реальных бизнес-решений позволили автору сформировать простой базовый комплекс реформ для достижения успеха на рынке, и уже трижды подтвердить его адекватность успешными практиками и результатами: ОЗНА-Инжиниринг 2009–2011 гг. (сведений за эти годы в свободном доступе нет), ГКС 2015–2018 гг. и Инкомсистем 2019–2023 гг. (эти результаты общедоступны в поисковиках сбис, СПАРК, Контур.Фокус и пр.). Результаты везде – кратный рост выручки, прибыли и производительности труда.

Почему же эти компании не могут закрепить результаты в долгосрочном периоде? Виной тому – многочисленные отступления от рекомендаций автора, выбор неверных направлений развития, целей, методов их достижения, уход от унификации наименований подразделений и процессов, необоснованная вера в свою исключительность, «свой путь» на рынке, гонка за рекордами (гордыня – это один из семи библейских грехов).

Не буду переписывать всю свою первую книгу [2], она свободно размещена в сети Интернет, кому интересно – там Вы найдете:

– последовательность и состав этапов реформирования инжиниринговых компаний (тот самый базовый комплекс);

– последовательность и состав этапов внутреннего обследования компании, типичные выявляемые проблемы;

– методы, принципы и рекомендации по разработке новой организационной структуры;

– инструменты по определению, документированию и мониторингу правильных планов и целей (программы и стратегия развития, материальная мотивация персонала);

– создание процесса продажи (инструменты, набор показателей и методы мониторинга и управления);

– оптимизация себестоимости продукции (качество, аутсорсинг);

– проектное управление;

– типичные и специфические ошибки реорганизаций, их решение.

В этой книге мы более подробно рассмотрим лишь два раздела: Процессный подход и Анализ внешней среды за 2023 год (тот самый, главный бонус книги). На первый взгляд содержание разделов несовместимо по смыслу. Но, если рассматривать вторую книгу, как дополнение первой, – все становится на свои места.

Итак, начнем. В первой книге первым этапом шло определение главной цели реформ. Будем исходить из того, что главная цель определена – стабилизация роста выручки. Много лет остаюсь приверженцем идеи, что это наиболее правильная цель сегодня для любой компании. Стабильный, линейный рост выручки точно определяет знание, что необходимо компании каждый последующий год (стабильность загрузки ресурсов и инвестиций, прогнозируемость доходов и расходов, возможность стабильных перевооружений, уверенность в будущем и пр.). Пример – АО «Систем электрик» (ранее Шнейдер Электрик). На мой взгляд, это самый идеальный и самый профессиональный график роста выручки на рынке: никакой волатильности, четкий, почти линейный, прогнозируемый постоянный рост с 2004 года (если исключить результаты 2022-2023 годов).

Сегодня, с вершин своего опыта и результатов работ, могу смело утверждать, что компания, которая будет полностью следовать рекомендациям автора уверенно, последовательно, и без отклонений – «порвет» свой рынок и станет его лидером на долгие годы. Легко ли это? – нет, это будет трудно. Долго ли это создавать? – нет, при правильном подходе, от года до двух лет. Гарантирован ли успех? – конечно нет, все зависит от Вас и Вашего персонала, вовлеченности в реформирование, выбора и понимания целей, здорового азарта и упорства.

Но, что более важно, мои рекомендации – это реально те 20% усилий, которые принесут Вам 80% успеха.

Рассмотрим подробнее один из этапов реформирования.

Глава 1. Процессный подход

1.1. Источник требований

Международный стандарт ISO 9001:2015. Семь главных принципов СМК: ориентация на потребителя; лидерство руководства; вовлечение персонала; процессный подход; улучшения; принятие решений на основе фактов; управление взаимоотношениями.

Все современные тендеры и конкурсы Заказчиков устанавливают обязательство наличия у поставщика сертификата соответствия системы менеджмента требованиям Международного стандарта ISO 9001:2015, или российского национального аналога – ГОСТ Р ИСО 9001-2015 (по содержанию идентичны, разница только в языке изложения). Наличие такого сертификата у поставщика создает для Заказчика гарантии постоянного применения поставщиком уже сложившегося в мире полного комплекса работ и условий, обеспечивающих стабильное качество продукции, наличие процедур сервиса и обслуживания и пр. Такое соответствие подтверждается ежегодными аудитами выбранной Вами специализированной организацией (Русский Регистр, Интерсертифика и прочих). На аудитах проходит проверка соответствия действующей системы менеджмента требованиям стандарта, с последующей выдачей сертификата соответствия.

Но безупречная по результатам аудитов СМК – не обязательно признак совершенства компании. В большинстве российских компаний СМК – система формальная и служит лишь для наличия сертификата и допуска к тендерам: сложная, непонятная или недоступная оргструктура, наименования и группировки подразделений не соответствуют штатному расписанию, функционалу, правила работ отсутствуют или локальные, вовлеченность персонала минимальная, отчеты СМК не соответствуют реальности, или оценивают незначимые для управления показатели, нет управления знаниями и опытом и пр. Подразделения ведут деятельность по сложившимся традициям, зачастую очень вариативно, в зависимости от исполнителей и заказчиков.

Кстати, если у Вас тоже не рабочая СМК (формальная), то не имеет смысла привлекать экспертов Бережливого производства или Производственных систем, столь модных сегодня. Локально и кратковременно они скорее всего дадут временный рост каких-то показателей (если для них у Вас уже есть соответствующие инструменты объективного мониторинга). Но системно улучшать можно только то, что уже описано и документировано (это база, основа для улучшений), иначе их участие – потери времени и пустые расходы. Реальная рабочая система СМК – первична по отношению к ним.

И именно в таких компаниях реальное внедрение СМК (процессный подход) сразу приносит ощутимый эффект: происходит заметный рост производительности труда, за счет исключения избыточной вариативности исполнения; рост и стабилизация качества продуктов процессов – за счет подробного единообразного описания продуктов на входе и выходе процессов.

Разберем семь главных принципов СМК по ISO 9001 «своими словами».

Ориентация на потребителя

Все коммерческие компании зависят от потребителей, и должны понимать их текущие и будущие потребности, выполнять их требования, стремиться превзойти их ожидания. Стабильный успех достигается, если компания сохраняет доверие традиционных заказчиков и привлекает новых, взаимодействует (общается) с ними.

Лидерство руководства

Руководители обеспечивают:

– определение целей и планов компании, их рациональность, амбициозность и смелость;

– персонал необходимым комплексом процессов и ресурсов для достижения целей;

– вовлеченность персонала для достижения целей, демонстрируя пример знаний и приверженности требованиям СМК, работоспособности, поддержки традиционных человеческих ценностей, культуры, честности и беспристрастности;

– учет интересов всех заинтересованных сторон: собственников, персонала, заказчиков, поставщиков, банков, надзорных ведомств, общества.

Вовлечение персонала

Работники (персонал) – основа компании, их максимальное вовлечение существенно расширяет возможности компании. Вовлечению работников в достижение целей компании способствуют: примеры решений и действий руководства, знание и понимание целей и результатов деятельности компании, личного вклада и роли работника в компании, наличие инструментов «обратной связи» (влияния на результаты, процессы, планы и пр.) – Кайдзен системы, Анкетирование, расширение прав и возможностей, обмен знаниями и опытом и пр.

Процессный подход

Планируемый результат достигается эффективнее, если деятельностью и ресурсами управлять как процессом. Наличие документированных взаимосвязанных процедур, дает компании базу (основу) для улучшения процедур, их эффективности.

Улучшения

Улучшения должны быть постоянными. Они необходимы для поддержания уровня производительности труда, оперативной реакции на изменения внутренней и внешней среды и создания новых возможностей, конкурентных преимуществ.

Системы улучшений должны быть развернуты на всех уровнях: стратегия и программы развития, инвестиционный комитет, Кайдзен-предложения, ежегодное анкетирование персонала и пр. Необходимо установить цели улучшений, внедрить обмен знаниями и периодическое обучение персонала.

Принятие решений на основе фактов

Адекватные и корректные управленческие решения основываются на анализе фактических сведений, но и они имеют риск неопределенности. Для снижения таких рисков, необходимо использовать несколько независимых перекрестных источников информации, правильно интерпретировать причинно-следственные связи и вести оценку вероятности ошибок.

Управление взаимоотношениями

Компания и все ее заинтересованные стороны (собственники, персонал, заказчики, поставщики и пр.) взаимозависимы, правильные и взаимовыгодные отношения повышают способность всех сторон создавать ценность. Устойчивый успех будет достигнут, если компания будет осознанно управлять такими отношениями (формирование целей и планов компании с учетом интересов всех сторон, объединение знаний, опыта и ресурсов, совместное выявление проблем и реализация улучшений и пр.).

Эти принципы, наверное, уже банальны, но, при создании СМК, внедрении процессного подхода, создании локальных инструментов – их обязательно надо «держать в голове».

Также стандарт ISO 9001 требует применения принципов PDCA-цикла (он же цикл Деминга) ко всем видам работ.

Планируй (Plan): выяви проблему, установи цель, определи сроки, бюджет, качество (требования к цели), инструменты и ресурсы достижения цели (содержание работ, структура участников, перечень оборудования, помещений), согласуй со всеми сторонами.

Выполняй (Do): выполни работы согласно планам.

Проверяй (Check): оцени соответствие результатов планам, довольны ли стороны, эффективность работ.

Улучшай (Act): если всё получилось, как планировали, оцени можно ли достигнуть результата в следующем цикле более эффективно (по сроку, бюджету и качеству) – возможности применения новых технологий, стабилизации работ (документирование, нормирование, типизация, унификация и пр.), других улучшений. Если результат не достигнут, или в процессе работы вышли за границы планов – проведи работу над ошибками, устрани их.

Повтори цикл сначала.

Итак, с одной стороны, есть требования международного стандарта ISO 9001 (обязательное применение которого – требование Заказчиков), а с другой стороны, есть Ваше желание или потребность выжить, и они гораздо важнее. И стандарт ISO 9001, с его десятилетиями проверенными требованиями и опытом, как раз и дает Вам такую возможность. А его реальное внедрение даже создает Вам реальные конкурентные преимущества (снижение потерь и затрат, стабильность результатов и качества, сокращение сроков и пр.).

1.2. Подготовка

Если имена не соответствуют истинному смыслу, то дела не могут идти успешно. Конфуций

Вести в бой массы все равно, что вести в бой немногих: дело в форме и названии. Сунь Цзы (трактат «Искусство войны»)

Конец ознакомительного фрагмента.

Текст предоставлен ООО «Литрес».

Прочитайте эту книгу целиком, купив полную легальную версию на Литрес.

Безопасно оплатить книгу можно банковской картой Visa, MasterCard, Maestro, со счета мобильного телефона, с платежного терминала, в салоне МТС или Связной, через PayPal, WebMoney, Яндекс.Деньги, QIWI Кошелек, бонусными картами или другим удобным Вам способом.