Решебник начинающего руководителя проекта

4. Требования. Теперь уже можно писать Техническое задание (оно же – Требования). Хотя бы верхнего уровня. Берете Видение + Границы, разбиваете на сценарии и бизнес-кейсы и начинаете прорабатывать каждый в отдельности. Как проработали, прикидывайте архитектурную, техническую, интеграционную, инфраструктурную и все остальные стороны. На этом этапе необходимо продумать и описать все, включая такие очевидные вещи, как, например, авторизация, восстановление пароля, управление пользователями, уведомления и т. д. Потом надо будет оценивать, как эти задачи влияют на трудозатраты и сроки реализации.

Глубина и структура ТЗ определяется тобой (ТЗ – это текстовая модель результата. Выше мы писали про роли аналитиков-проектировщиков и про то, что глубина их участия в разных проектах разная). Есть, конечно, различные стандарты, но лучше ориентироваться опять же на здравый смысл. ТЗ должно быть понятным, должно описывать, что и как надо сделать. Больше его расписывать, если нет специальных требований заказчика, смысла нет. Если только в качестве упражнения в стиле «А жахну-ка я ТЗ по ГОСТ 34.602—89», но это уже на любителя.

5. Технологии. Пока вы описывали Требования, как система должна работать, что включать, что не включать и т. д., дальше надо договориться о технологиях создания. Вы оба (заказчик и команда) уверены, что понимаете, как надо. Только в понимании проектной команды и заказчика могут присутствовать разные технологии. Если два этих списка технологий более или менее сошлись – прекрасно. Если нет, надо договариваться. Делать все на старых технологиях – не вариант, но и совсем все новое, скорее всего, тоже не получится протащить. Тут нужен разумный компромисс – то, что без особых проблем «встанет» у заказчика, и то, на чем можно вести разработку на современном уровне.

6. Установочная встреча (она же kick-off meeting). Это неформальная встреча с участием заказчика, руководителя проекта и команды. Ее можно провести раньше официального старта работ или чуть позже. У нее нет протокола или обязательных составных частей. Это, скорее, ознакомительная и вдохновляющая встреча. Команда видит заказчика, заказчик видит команду и может услышать каждого. Заказчик обычно рассказывает о своей бизнес-задаче, цели проекта, уже плюс-минус согласованном с менеджером Видении, границах проекта и подходах. PM (Project Manager – ты) может рассказать про подходы к реализации, о технологиях и команде. Именно в этот момент проясняются ваши ожидания друг от друга, в этот же момент возникают вопросы и предложения, которые могут сфокусировать конечный продукт или прояснить новые риски. На встрече заказчик «вливается» в команду, появляются общие цели и ожидания. И это хорошо.

7. Minimal Viable Product (он же MVP). Выделите с командой и заказчиком основные этапы и MVP, т. е. минимальный кусок системы, который покажет основной процесс или его часть. Потом это будете развивать. Вам результат нужен как можно раньше, чтобы проверить вашу идею и видение конечного результата. Есть миллион причин, почему проект может не взлететь. И половину этих проблем тебе придется решить в виде задач как раз при создании MVP.

Дополнительно внесите в этот этап непонятные вопросы и риски, которые могут «выстрелить», и тогда весь проект не срастется. К примеру, вопросы архитектуры, интеграции и т. д. Т. е. на этапе MVP у вас две задачи – проработать все непонятное, заставив это работать в базовом необходимом виде, и сделать минимальный кусок решения, который уже начнет приносить основную пользу. Если вы решите обе эти задачи, то все остальное – дело техники.

При выпуске MVP вы мало того что предоставите заказчику то, что уже можно использовать, так вы уже будете знать, что дальше делать (у вас есть ТЗ) и как (все мутные технические вопросы вы решили уже на этапе MVP).

8. Оценка трудозатрат. Теперь MVP надо оценить. В виде задач верхнего уровня, которые вы постепенно детализируете до конкретных понятных атомарных (малых) задач. Желательно, чтобы оценка каждой задачи не превышала 1—3 дня работы. Вы получаете структурированный план работ и Трудозатраты.

9. Ресурсы. Следующим шагом табличку с планом нужно обогатить информацией о том, кто и когда сделает эту задачу. Для каждой задачи укажите ответственного за выполнение, плановое время работы (хотя бы ориентировочно это может оценить сам ответственный) и дату, когда она должна быть сделана. Для MVP это надо сделать обязательно. В будущем можно будет там же отслеживать статус: взято в работу, сделано, отложено на столько-то. В отдельной колонке укажешь комментарии.

10. Дорожная карта. Детальные оценки на MVP и экспертные (на остальные этапы) лягут в основу верхнеуровневой Дорожной карты. Нарисуйте линейку и на нее нанесите результаты, когда и что будет. Или под ней укажите, когда начнутся и закончатся этапы. Масштаб линейки и цена ее деления зависит от величины проекта. Обычно таймлайн – от недели до квартала. При проектах больше 2 лет их разбивают на отдельные проекты и объединяют их в связанную программу. Но пока это вам не грозит. Так что берите и верстайте Дорожную карту.

Таким образом, уже на старте ты четко определишь, что такое результат, как к нему прийти и сколько это займет. А в рамках MVP ты отработаешь основные проектные процессы и снизишь проектные риски.

Все, ты все хорошо проработала на старте проекта. Выходи на штатную работу и двигайся к результату.

Кто все эти люди и как с ними работать? \ Команда

У тебя появилась твоя команда. И это прекрасно.

Известная поговорка гласит: «Один в поле не воин». Полностью согласимся с тем, что проект надо делать командой. «Команда» изначально появилась как спортивный термин. В настоящий момент этот термин активно используется в корпоративном сегменте, а в проектном управлении уже закрепилось понятие «проектная команда».

Проектная команда отличается от простой группы специалистов наличием следующих вещей:

– общих целей;

– общих соблюдаемых правил;

– специализации (или выполняемых ролей);

– активного взаимодействия внутри.

Т. е. тебе надо из людей с их интересами, слабыми и сильными сторонами, графиком жизни и вкусами создать единый организм – команду. Которая будет шагать в сторону проектного результата. Это и есть ее главная проектная цель.

С точки зрения управления надо каждого человека рассматривать в нескольких ипостасях:

1. Человек разумный. Человек как человек. Живет своей жизнью, у него свои интересы, свои проблемы, боли, здоровье, отношения со второй половиной. Он так же, как и ты, думает, что он будет есть на ужин и что по пути домой купить. Не забывай, что у него есть личная жизнь и часто она важнее, чем проект или вообще работа.

2. Человек командный. Представитель команды. Это специалист с компетенциями, на которые ты рассчитываешь. Этого человека рассматривают с точки зрения так называемых hard & soft skills. Т. е. что он знает, умеет и вообще насколько готов работать в команде.

3. Человек результативный. Можно сказать, результативность – одна из характеристик человека командного. Пусть так. Не будем спорить.

Обращай внимание на это качество, оценивая успехи команды и отдельных ее представителей. Бывают люди со слабыми soft & hard навыками, которые за счет усидчивости и упорства выдают результат даже бо́льший, чем «звезды». Возможно, при этом они делают ошибки, но они не высовываются и не рекламируют себя. Анализ фактических результатов показывает, что они молодцы. Опирайся на результативных людей.

Я специально выделил результат в отдельный аспект, чтобы обратить внимание на две крайности в людях:

a. Хороший человек. ТОЛЬКО «хороший человек». Это может быть друг/подруга, отличный добрый человек широкой эрудиции и искрометного юмора и вообще душа компании. Но бывает, что посмотришь на него с точки зрения результата, а там пустота. А если ты отбросишь эмоции, то обнаружишь, что проектные созвоны превращаются в веселые посиделки.

Так вот: хороший человек – это не профессия. И брат-сват-друг – тоже не профессия. Тебе же нужны профессионалы ради проектного результата?

b. Токсичный человек. Это может быть ядовитый в общении человек, он может игнорировать встречи, задачи и согласованные подходы. Парадокс заключается в том, что при этом он может быть очень результативным и, по сути, тащить на себе существенную часть проекта.

«Хорошие» люди (в том смысле, в каком они описаны выше) постоянно тормозят проект, т. к. на них тратятся управленческие и временные ресурсы. Токсичные люди кратно повышают риски – ты понадеешься на них, и в ответственный момент они тебя подставят так или иначе. Могут сами потеряться, могут выбить полкоманды своим общением или что-то еще. Обычно лучше сделать чуть позже, но гарантированно и управляемо, а не уповать на то, что пронесет.

Есть хорошая поговорка на эту тему: «Лучше с умным потерять, чем с дураком найти». Время показывает, что не зря ее мудрые люди придумали.

От нерезультативных людей надо аккуратно избавляться в рамках проекта. Это можно сделать, например, при переключении этапов.

Несколько слов про расставания. Нельзя переходить на личности и доказывать человеку, что он дурак, неуч и вообще плохой человек. Расставаться надо конструктивно, с уважением. Ну бывает, что у вас что-то совместно не получилось. Но даже если ты в жизни с ним не хочешь работать и общаться, расставайся позитивно. Земля круглая, и, возможно, вы еще не раз встретитесь и даже поработаете над другими проектами.

Возвращаемся к проекту. Реализация проекта – это всегда работа с людьми в условиях ограниченных ресурсов. И количество человек в команде – тоже ограниченный ресурс. Его надо использовать максимально эффективно и аккуратно. А значит, нужно владеть информацией и уметь договариваться с людьми.

Уважай людей. Уважай их мнение, понимай, что у них есть своя жизнь вне проекта, вникай в их работу и личные дела. Это не значит быть лучшим другом, это значит уметь найти вариант, который устроит и человека, и команду.

Не давай сесть себе на шею в стиле «У меня опять личные проблемы, сделайте за меня проектные дела». Если надо, помоги коллеге вне проекта, особенно если это позволит ему сосредоточиться на деле. Но оценивай результаты (см. «Человек результативный»). Возможно, количество постоянных личных проблем сделает такого человека токсичным, хотя он в целом человек хороший и специалист неплохой.

Понимай, что человек может и что он делает. Вникай в то, что он делает, как и почему именно так. Чем больше ты вникаешь, тем больше понимаешь. Если вдруг кто-то из команды не тянет свои задачи, то это в первую очередь твоя проблема и твои завышенные ожидания. Даже если ты переоценила специалиста, то это твоя ошибка. Скорректируй свои ожидания и спланируй новый результат. Если он неадекватный, смотри снова пункт про человека результативного. А если ты понимаешь в задаче, то можешь и помочь. Так что вникай!

Мотивируй людей. У каждого из них есть своя страсть и свой мотив участвовать в проекте. Пойми эти моменты. Почти любую работу можно сделать унылой и почти любую работу можно сделать интересной, если подойти к решению чуть иначе. Можно попробовать новые подходы и технологии, можно получить результат чуть медленнее, но зато использовать его еще где-то. Можно просто сделать работу яркой и потом пропиарить в виде кейса. Главное – понять, что привлекает команды и каждого представителя, и предложить «тот самый» кусок работы.

Если ты начинаешь проект со знакомыми людьми, то тебе проще: ты их уже знаешь. Ты можешь прикинуть, кто может «надломиться», где нужно постелить соломки, кого надо контролировать с точки зрения результата чуть ли не в ежедневном режиме.

Если же команда новая, то во все надо вникать. Вводи общие правила, устраивай персональные встречи/созвоны для понимания, как человек живет, работает. Приносит ли он пользу. На первых стадиях проекта это бывает необходимо, как и хорошо проработанные требования.

Резюмируем:

– В твоей команде разные люди. В первую очередь они люди, а уже потом работники и коллеги.

– Хорошая и сплоченная команда вытянет почти любой проект. Наоборот: слабая и разобщенная команда может завалить даже гениальные начинания. Думай о людях и о том, как они придут к целевому результату.

– Оценивай людей по результату, это единственный ваш общий критерий измерения эффективности людей в проектной команде.

– Мотиваторы у всех разные – от денег и признания до новых навыков и причастности к великому результату. Ты должна эти мотиваторы знать.

– Если человек нерезультативен и/или его мотиваторы не могут быть обеспечены проектом, вам лучше с таким членом команды расстаться.

Как оценить работу и составить план? \ Оценки, сроки и ресурсы

« – Есть ли у вас план, мистер Фикс?

– Есть ли у меня план? Да у меня целых три плана!»

Только «олды» вспомнят, откуда это фраза, и только истинные ценители прочитали ее с выражением. На самом деле мистер Фикс мог оказаться неплохим менеджером проекта. Он продумывал шаги вперед, и у него были вариативные планы. Именно так сейчас и работает проектное управление.

Реализация каждой задачи занимает время. Это зависит от того, кто эту задачу будет делать и как. Я даже не про квалификацию, а про график самого человека и инструменты, которые он использует.

Поэтому с точки зрения задачи есть два вида времени:

– Трудозатраты. Т. е. за сколько человеко-часов (человеко-дней и т. д.) можно выполнить ту или иную задачу.

– Срок реализации задачи. Это уже календарные или рабочие часы или дни.

Трудозатраты формируются в процессе оценки, обычно техлидом или тем человеком, который эту задачу будет выполнять. А срок – это уже расчетная величина, которая зависит от нескольких факторов:

1. Когда исполнитель сможет приступить к задаче?

2. Может ли таких исполнителей быть несколько? Это конкретные лица или любые члены команды (подходящие для задачи, разумеется)?

3. Выполнены ли все предварительные работы и задачи?

4. Есть ли элемент риска в задаче (риск ее внезапной остановки или увеличения трудозатрат)?

Например, реализация отдельной задачи займет 20 часов времени одного человека. Это оценка трудозатрат в часах.

У вас в команде есть человек, который может выделять по 8 часов в неделю (примерно по часу в основные рабочие дни после учебы и по 3 часа в выходные). Это доступный ресурс. Если он один, то срок рассчитывается просто:

Срок реализации = 20 / 8 = 2.5 недели.

Если у вас два человека, то не факт, что они сделают работу в два раза быстрее. Т. к. в этот момент появятся дополнительные трудозатраты на то, чтобы задачу поделить, договориться, где-то подождать друг друга, а потом объединить их результаты в общий результат (допустим, это принесет еще X затрат).

Они вдвоем смогут сделать эту задачу за 20 / (8*2) + Х трудозатрат, т. е. где-то недели за полторы или даже две, а не за 1.25. Где X будет нелинейно увеличиваться с добавлением каждого нового исполнителя задачи.

Факт, в котором прослеживается интересная аналогия: в каждом компьютере есть процессор, решающий задачи. Чем больше у процессора ядер, тем больше задач он может решать одномоментно. Так вот, производительность процессора при добавлении в него ядер растет нелинейно: каждое новое ядро дает все меньший прирост производительности – потому что часть ресурса тратится на синхронизацию работу ядер + растет общее энергопотребление всего процессора.

Держи в голове этот момент — добавление нового человека к задаче или проекту на первых порах приводит к замедлению. Его надо погрузить в контекст, выделить свой кусок работы, обсудить требования и потом интегрировать этот результат обратно с исправлением ошибок.

Вернемся к понятиям трудозатрат, ресурсов и сроков.

В рамках проекта вы сначала делаете оценки трудозатрат, затем смотрите, какие ресурсы у вас есть на их решение, и уже потом начинаете расписывать последовательность задач, кто их будет делать и как эти задачи связаны.

Собственно, именно в этот момент вы получаете диаграмму Ганта и, исходя из нее, можете сверстать Дорожную карту. В ней в сроках будет указано, когда и какой бизнес-результат будет получен.

Давайте разделим в голове:

1. План проекта – это план с иерархией задач. У каждой задачи есть оценки в трудозатратах или ресурсах, которые потребуются для ее реализации. Т. е. в плане мы описываем работы.

Например:

– анализ и составление требований (40 человеко-часов);

– разработка ПО (320 человеко-часов);

– тестирование (40 человеко-часов);

– развертывание и обучение (80 человеко-часов).

2. Дорожная карта – это планируемые бизнес-результаты и сроки.

Например:

– техническое задание – 10.04.24;

– дизайн ключевых экранов – 01.05.24;

– версия на DEV-окружение с полным функционалом и доступная для тестирования – 01.07.24;

– решение развернуто в промышленную эксплуатацию – 01.08.24.

3. Одно в другое переводится расчетами через доступные в проекте ресурсы с учетом рабочего графика и рабочего календаря. Т. е. тут надо предусмотреть праздники, отпуска и заложить время на риски (к примеру, на болезни в межсезонье).

Пара слов про понятие доступности ресурса.

– Если под ресурсом подразумеваем человека, то измеряем такой ресурс в трудозатратах (часах), которые этот специалист готов выделить на работу.

– Говоря о финансовых ресурсах, важно понимать, что такое остатки/доходы/расходы. Может оказаться, что вы получите кассовые разрывы, т. е. вы должны будете потратить деньги, которых еще нет. Важно понимать, какой у вас приход, остаток и расход в каждый момент времени.

– Если говорим о физических ресурсах, таких как бетон, песок, дерево и т. д., то в сроках надо учесть не только стоимость, но и логистику. Достаточно ли их будет на момент старта задачи для ее реализации?

– Еще бывает, что есть возможность один ресурс заменить другим. Возможно, на более дорогой и эффективный. К примеру, нужно привлечь внешнего подрядчика на дизайн или взять в аренду экскаватор для копки большой ямы. Тут надо смотреть, что эффективнее и нужнее. Не факт, что надо выкопать котлован за день задорого, а потом месяц ждать, когда привезут бетон. Такие ситуации надо учитывать. Особенно для того, чтобы наверстать отставание по срокам.

Резюмируем:

– Различай трудозатраты (объем) и сроки (время достижение результата).

– Срок – величина, рассчитанная на основе трудозатрат, ресурсов и календаря работы.

– Учитывай все, а не только доступные ресурсы. Сюда могут входить деньги, инструменты, инфраструктура, площади и т. д.

– Добавление нового человека в проект замедляет работу на первых этапах.

– Изучи методы и инструменты календарного планирования. Например, MS Project и диаграммы Ганта. Это полезно.

А мне за это заплатят? \ Финансы и схемы работы

В начале любого проекта бывает сложно найти ответ на два вопроса:

– Просить денег или не просить, а если просить, то сколько? (с) Команда

– Платить или не платить, а если платить, то сколько? (с) Заказчик

Рано или поздно перед менеджером встает вопрос: «Вот мы собираемся работать, а нам за это заплатят? И если да, то сколько?» Давай разберемся, какие бывают схемы оплаты/монетизации работы и как они связаны с результатом.

Можно открыть любой учебник по бухгалтерскому учету и узнать о видах ценообразования и оплаты для работников и подрядчиков. Если вы работаете в штате компании, то вам платят зарплату по схеме, принятой в компании, куда вы устроились.

Интереснее обсуждать схему, при которой вы с командой находитесь на «вольных хлебах». К примеру, как в кейсе из первой главы, где вы, студенты университета, проводите работы по автоматизации одного из подразделений своего университета.

Конец ознакомительного фрагмента.

Текст предоставлен ООО «Литрес».

Прочитайте эту книгу целиком, купив полную легальную версию на Литрес.

Безопасно оплатить книгу можно банковской картой Visa, MasterCard, Maestro, со счета мобильного телефона, с платежного терминала, в салоне МТС или Связной, через PayPal, WebMoney, Яндекс.Деньги, QIWI Кошелек, бонусными картами или другим удобным Вам способом.