Цифровой мозг

— Источники уходят в архив, три сформулированные мысли остаются в знаниях навсегда и переживут смену работы.

Заметьте, чего здесь нет: нет конспекта курса на сорок страниц. Нет папки «SQL» с восемнадцатью сохранёнными ссылками. Есть три заметки и один работающий отчёт.

Попробуйте сейчас

Выберите одну тему, которую вы «давно собираетесь изучить». Переформулируйте её в результат по образцу таблицы выше: что должно существовать, чтобы вы сказали «готово»?

Если результат придумать не получается — это ценный ответ. Возможно, тему стоит вычеркнуть и вернуться к ней, когда появится настоящий повод.

Дальше нам нужен общий язык: как вообще движется информация от появления до пользы. Об этом следующая глава — и она даст скелет, на который мы будем вешать все остальные главы книги.

Жизненный цикл информации

Любая запись в вашей системе — от адреса мастерской до идеи на миллион — проходит один и тот же путь. Если вы этот путь видите, вы понимаете, где именно у вас всё ломается. А ломается у большинства людей в одном и том же месте.

Шесть шагов

Схема 1. Жизненный цикл информации. Пунктирная стрелка — возврат: при обзоре часть записей снова попадает в обработку.

Capture — поймать. Зафиксировать мысль или материал до того, как он исчез. Требование одно: быстро. Если фиксация занимает больше десяти секунд, вы не будете ею пользоваться в те моменты, когда она нужнее всего.

Process — разобрать. Решить, что это такое: мусор, задача, материал для проекта, знание, объект личной базы. На этом шаге запись получает место и, если нужно, форму.

Connect — связать. Поставить ссылки на то, с чем запись связана. Один шаг, который отделяет систему от склада.

Use — использовать. Достать в нужный момент и применить: написать текст, принять решение, подготовить поездку, собрать отчёт.

Review — пересмотреть. Регулярно смотреть на систему целиком: что активно, что застряло, что уже неактуально.

Archive — убрать. Отправить в архив то, что закончилось. Не удалить, а убрать с глаз.

Где ломается

Теперь интересное. Почти все проблемы, с которыми люди берутся за такие книги, — это поломка на конкретном шаге.

Обратите внимание: почти никто не жалуется на Capture. Записывать умеют все. Поэтому большая часть книги — про шаги со второго по шестой.

Частая ошибка

Типичная ловушка — усиливать тот шаг, который и так работает. Человек с проблемой на Process покупает третье приложение для быстрых заметок. Стало ещё хуже: теперь входящие в трёх местах.

Как это соотносится с известными системами

Наш цикл — не новая теория, а общий знаменатель нескольких хорошо известных подходов. Если вы что-то из них читали, вот карта соответствий.

Видно, что подходы дополняют друг друга. GTD силён на входе и в обзорах: там придумана идея доверенной системы и привычка регулярно к ней возвращаться. CODE у Форте хорошо описывает работу с материалами и доведение их до результата. Аренс детально разбирает середину — как из чужого текста получается ваша собственная мысль.

Мы возьмём сильные стороны каждого, но структуру построим свою, потому что ни одна из трёх не рассчитана на человека, которому одновременно нужны рабочие проекты, список фильмов и заметки по книгам.

Дополнительно

Ни PARA, ни CODE, ни Zettelkasten не являются разработкой этой книги. PARA и CODE предложены Тиаго Форте, Zettelkasten восходит к практике Никласа Лумана и описан в современном виде Зонке Аренсом, GTD — метод Дэвида Аллена. В книге они используются как источники идей с указанием авторства; полные ссылки — в разделе «Источники».

Сколько живёт запись

Полезная мысль, которая экономит много места: у разных записей разный срок жизни, и относиться к ним надо по-разному.

Минуты и часы. «Купить батарейки», «перезвонить в три». Это не знание, это оперативная память. Такие записи должны исчезать из системы после выполнения — им место в задачах или в ежедневной заметке, а не в базе знаний.

Недели и месяцы. Материалы текущего проекта: выгрузки, черновики, ссылки по теме. Они нужны, пока идёт проект, и уходят в архив вместе с ним.

Годы. Ваши собственные сформулированные мысли, выводы, проверенные подходы. Это ядро системы, и его должно быть немного — десятки заметок, а не тысячи.

Справочное. Данные, которые не устаревают и нужны по требованию: список любимых мест, прочитанные книги, контакты, чек-листы. Живут в личных базах.

Идея

Большая часть того, что кажется знанием, на самом деле оперативная память проекта. Не тащите её в вечное хранилище: она умрёт вместе с проектом, и это нормально.

Как из строчки в дневнике получилась эта книга

Эта книга — сама по себе пример цикла, и я буду возвращаться к ней по ходу глав.

Начиналось всё предельно скромно. В обычный день среди прочих записей в ежедневной заметке появилась строчка: сделать электронную книгу. Ни плана, ни темы, ни оценки, стоит ли за это браться. Одна строка среди покупок, задач и ссылок.

Если бы на этом всё закончилось, вы бы сейчас это не читали. Но у строчки было продолжение — и оно начинается со следующего шага цикла, обработки. О том, что было дальше, — в главах 6, 19 и 23.

Путь одной мысли

Посмотрим на конкретный пример — как одна запись Алексея проходит весь цикл.

Capture. На созвоне Алексей слышит от коллеги: «мы считаем отток по-другому». Он за пять секунд пишет во входящие: «у продукта и у нас разные определения оттока — разобраться».

Process. Вечером при разборе входящих он понимает, что это не отдельная задача, а часть проекта про дашборд. Запись превращается в пункт журнала проекта, а сама формулировка проблемы — в заметку «Отток — это не одна метрика».

Connect. Он ставит из этой заметки ссылки на «Когортный анализ без боли» (там объясняется, почему определение влияет на расчёт) и на проект. Заодно видит в обратных ссылках, что полгода назад уже писал что-то похожее про удержание.

Use. Через неделю на встрече он открывает заметку и предлагает готовое определение. Спор занимает пятнадцать минут вместо часа.

Review. На недельном обзоре видит, что проект сдвинулся, а в следующем шаге появилось «согласовать определение с продактом» — вычёркивает.

Archive. Когда дашборд сдан, проект уезжает в архив вместе с рабочими выгрузками. Заметка «Отток — это не одна метрика» остаётся в знаниях. Через два года на новой работе она всплывёт снова.

Весь путь занял у Алексея минут двадцать суммарно, размазанных по трём неделям. Именно так это и должно работать: не «час на ведение системы», а по чуть-чуть внутри обычной работы.

Попробуйте сейчас

Возьмите любую запись из вашего списка «выгрузки головы» (упражнение из главы 1) и пройдите по шагам: что это, куда относится, с чем связано, когда понадобится, когда можно будет убрать.

Если на каком-то шаге вы зависли — скорее всего, именно там у вас и проседает система.

Следующие три главы разбирают шаги подробно: сначала точку входа, потом категории, в которые всё раскладывается, потом связи между ними.

Inbox: перестаньте решать всё в момент появления

Представьте почтовое отделение, где каждое письмо сортируют в момент, когда его принесли. Курьер стоит и ждёт, пока сотрудник решит, в какой ящик положить письмо, а если подходящего ящика нет — пока он смастерит новый. Очередь из курьеров растянется до соседней улицы.

Так работает большинство людей со своими мыслями. Возникла идея — и в ту же секунду нужно решить: это задача? проект? заметка? куда её? в какую папку? а может, завести новую? Пока идёт это решение, мысль успевает померкнуть, а вы — сбиться с того, чем занимались.

Отсюда простое правило, которое лежит в основе всех приличных систем: фиксация и разбор — разные операции, и делать их надо в разное время.

Что такое входящие

Входящие (Inbox) — это одно место, куда всё падает без раздумий. Никакой структуры, никаких правил, никакой сортировки. Единственное требование к записи: она должна там оказаться.

Три свойства правильных входящих:

Одни. Не «рабочие входящие» и «личные входящие». Одни. Как только их становится двое, появляется решение «куда положить» — то самое, от которого мы избавлялись.

Быстрые. Две секунды на открытие, десять на запись. Всё, что медленнее, не переживёт столкновения с реальной жизнью — в метро, на ходу, в середине разговора.

Временные. Входящие должны пустеть. Это перевалочный пункт, а не склад. Записи, которые живут там третий месяц, — сигнал, что разбор не случается.

Идея

Входящие — это разрешение не думать прямо сейчас. Вы записали и вернулись к делу, а решение приняли потом, когда у вас будет на это голова.

Три двери вместо одной заметки дня

До системы у меня роль входящих играла одна заметка на день. В ней подряд оказывались покупки, важная информация, задача, ещё один список покупок, идея, ссылка, что-то из просмотренного и снова задача. Запись существовала — структуры не было никакой.

Сейчас у меня три пути, и решение занимает секунду:

— быстрая мысль, идея или событие дня — в ежедневную заметку;

— запись, назначение которой пока непонятно, — во входящие;

— конкретное действие — в задачи.

Всё остальное — куда это в итоге ляжет, нужно ли вообще — решается позже. Кстати, идея этой книги пришла именно первым путём: она была одной строчкой в ежедневной заметке, среди прочих дел.

В первые дни после перехода у меня накопилось около семнадцати таких записей. Разбор занял один спокойный вечер: часть я связал с существующими заметками, часть разложил, часть удалил без сожаления. Это не статистика и не обещание — просто иллюстрация масштаба: обычно речь идёт о десятках записей, а не о сотнях.

Мимолётные заметки

У Зонке Аренса для таких записей есть точное название — fleeting notes, мимолётные заметки. Смысл в том, что они по определению одноразовые: их задача — дожить до момента разбора, и не более.

Из этого следуют два послабления, которые сильно облегчают жизнь.

Их можно писать плохо. Три слова без глагола, ссылка без объяснения, «спросить М. про ту штуку». Мимолётная заметка не обязана быть понятной через год — она обязана быть понятной сегодня вечером.

Их можно удалять. Большая часть входящих после разбора не превращается ни во что. Это норма, а не потеря.

Второе почему-то даётся людям тяжелее первого. Мы относимся к собственным записям как к ценности просто потому, что мы их сделали. Полезно помнить: ценность создаёт не запись, а то, что вы с ней сделали.

Сколько живёт входящее

У записи во входящих есть срок годности, и он короче, чем кажется.

— День-два. Всё помнится, разбор занимает секунды.

— Неделя. Половина записей требует усилия, чтобы вспомнить контекст.

— Месяц. «Посмотреть про ту штуку с графиками» — уже загадка.

— Три месяца. Практически мусор, что бы там ни было написано.

Отсюда практическое следствие: разбирать входящие нужно не «когда-нибудь», а достаточно часто, чтобы контекст ещё был жив. Мне удобнее разбирать записи прямо в течение дня, пока помню, зачем они появились; кому-то удобнее один спокойный заход в конце недели. Ритм индивидуален, и превращать его в жёсткое правило бессмысленно. Важно другое: входящие не должны стать новым кладбищем информации — тем самым, от которого вы уходили.

Частая ошибка

Самая частая причина смерти системы — входящие, которые доросли до двухсот записей. В этот момент разбор перестаёт быть делом на десять минут и превращается в проект, который всё время откладывают. Не доводите: лучше разобрать двадцать записей плохо, чем двести идеально.

Правило разбора

Разбор — это не «навести порядок». Это последовательность быстрых решений по каждой записи. Полное дерево решений мы разберём в главе 17, когда всё будет собрано в Obsidian, а пока — логика, которая за ним стоит.

По каждой записи вы отвечаете на вопросы по порядку, пока не получите «да»:

— Это ещё нужно? Нет — удалить. Это самый частый и самый полезный ответ.

— Это действие? Да — превратить в задачу или проект.

— Это относится к идущему проекту? Да — положить в проект.

— Это про постоянную область жизни? Да — в соответствующую сферу.

— Это мысль или знание? Да — превратить в заметку своими словами.

— Это объект вашей коллекции? (книга, фильм, место, человек, желание) Да — в личную базу.

— Ничего из перечисленного, но жалко? В архив. Не в «разное».

Первый пункт важнее остальных вместе взятых. У большинства людей на разборе удаляется от трети до половины записей — и это отличная новость, а не признак того, что вы зря сохраняли.

Почему это работает

Быстрое удаление работает потому, что отделяет два разных чувства: интерес в момент находки и потребность в момент применения. Первое обманывает почти всегда. Второе — почти никогда.

Схема триажа

Разбор входящих. Левая ветка — самая частая, и это нормально.

Как выглядит хороший разбор

Вечер среды, у Алексея во входящих четыре записи. Он открывает папку и идёт сверху вниз.

«Кофейня рядом с офисом». Что с ней делать? Название он не помнит, адрес не записан. Удалить. Пять секунд.

«Курс по SQL, 6 недель». Нужен ли ему курс? У него уже есть проект про оконные функции с конкретным результатом. Курс туда не помещается — это отдельная большая штука, к которой он вернётся, если проект покажет, что знаний не хватает. Отправляет в архив одной строкой: «курс, если своими силами не выйдет».

«Идея: утренний блок под аналитику». Это не задача и не знание, это изменение рабочего режима — то есть его сфера «Карьера». Переносит туда, дописывает одно предложение: «пробую две недели, смотрю, сколько успеваю до обеда».

«Подкаст про интервальные повторения». Это источник, который он собирается послушать. Заводит заметку-источник со статусом «в очереди» и связывает с темой обучения.

Итого: четыре записи, около трёх минут, входящие пусты. Ничего героического.

Попробуйте сейчас

Найдите любое место, где у вас скопились сохранения, и разберите ровно десять записей по правилу выше. Не все — десять. Засеките время.

Скорее всего, уйдёт меньше пяти минут, и минимум четыре записи вы удалите. Это ощущение — «оказывается, это быстро» — важнее, чем сам результат.

Частые возражения

«А если я удалю что-то важное?» Практически исключено. Важное возвращается: если тема действительно ваша, она всплывёт снова — в разговоре, в работе, в чужой статье. Удалённая ссылка на статью — потеря нулевая, статью можно найти. Гораздо дороже обходится противоположное: система, в которую страшно заглядывать.

«Мне удобнее сразу раскладывать по папкам». Если вы действительно так делаете и это работает — прекрасно, не ломайте. Но проверьте честно: раскладываете ли вы по папкам в момент, когда мысль пришла в очереди в магазине? Обычно выясняется, что в этот момент запись всё равно улетает в заметки телефона, а «раскладываю сразу» относится только к спокойным ситуациям за компьютером.

«У меня нет времени на разбор». Разбор двадцати записей занимает пять-семь минут. Времени нет не на разбор, а на разбор двухсот записей — то есть на последствия того, что разбора долго не было.

Что дальше

Мы договорились, что у системы должна быть одна дверь и регулярная уборка за ней. Но чтобы разбирать, нужно понимать, куда раскладывать. В следующей главе — пять категорий, которых хватает практически для всего, что появляется в жизни обычного человека.

Проекты, сферы, знания, жизнь, архив

Самый распространённый способ организовать информацию — по темам. Папка «Работа», папка «Здоровье», папка «Финансы», внутри — подпапки, внутри них — ещё подпапки.

Выглядит логично и разваливается примерно через месяц. Причина в том, что тема не отвечает на главный вопрос: что мне с этим делать и когда?

Заметка про интервальное голодание и заметка про запись к врачу обе относятся к теме «здоровье». Но первая — это знание, к которому вы вернётесь когда-нибудь, а вторая — обязательство на этой неделе. Лежат они рядом, а требуют совершенно разного.

Гораздо практичнее раскладывать информацию по её роли в вашей жизни. Именно так устроена система PARA Тиаго Форте, откуда мы возьмём идею и слегка перестроим её под задачи обычного человека, а не только работника умственного труда.

Пять категорий

Схема 2. Пять категорий по применимости, а не по теме. Стрелки: сферы порождают проекты, завершённые проекты уходят в архив.

Проекты — то, что имеет результат и конец. «Сделать дашборд по оттоку», «подготовить поездку в Тбилиси», «поменять права». Проект можно закрыть и вычеркнуть — в этом его главное свойство.

Сферы — постоянные области ответственности. Здоровье, финансы, карьера, дом, отношения. У сферы нет финиша, зато есть стандарт: как выглядит «всё в порядке». Здоровье нельзя завершить, но можно понимать, что три тренировки в неделю — это нормально, а ноль — уже нет.

Конец ознакомительного фрагмента.

Текст предоставлен ООО «Литрес».

Прочитайте эту книгу целиком, купив полную легальную версию на Литрес.

Безопасно оплатить книгу можно банковской картой Visa, MasterCard, Maestro, со счета мобильного телефона, с платежного терминала, в салоне МТС или Связной, через PayPal, WebMoney, Яндекс.Деньги, QIWI Кошелек, бонусными картами или другим удобным Вам способом.

Примечания

1

Cowan, N. (2001). The Magical Number 4 in Short-Term Memory. Behavioral and Brain Sciences, 24 (1), 87—114.

2

Risko, E. F., & Gilbert, S. J. (2016). Cognitive Offloading. Trends in Cognitive Sciences, 20 (9), 676—688.

3

Sparrow, B., Liu, J., & Wegner, D. M. (2011). Google Effects on Memory. Science, 333 (6043), 776—778. Результат обсуждался и воспроизводился неоднозначно.

4

Roediger, H. L., & Karpicke, J. D. (2006). Test-Enhanced Learning: Taking Memory Tests Improves Long-Term Retention. Psychological Science, 17 (3), 249—255.

5

Karpicke, J. D., & Blunt, J. R. (2011). Retrieval Practice Produces More Learning than Elaborative Studying with Concept Mapping. Science, 331 (6018), 772—775.

6

Cepeda, N. J., Pashler, H., Vul, E., Wixted, J. T., & Rohrer, D. (2006). Distributed Practice in Verbal Recall Tasks. Psychological Bulletin, 132 (3), 354—380.

7

Slamecka, N. J., & Graf, P. (1978). The Generation Effect: Delineation of a Phenomenon. Journal of Experimental Psychology: Human Learning and Memory, 4 (6), 592—604.

8

Rohrer, D., & Taylor, K. (2007). The Shuffling of Mathematics Problems Improves Learning. Instructional Science, 35 (6), 481—498.