Офисный фуршет: промпты для офисной жизни

Инга Каменская

Офисный фуршет: промпты для офисной жизни

Введение. Дорогой читатель (и его коллега)!

Если вы держите эту книгу в руках, значит, в вашем офисе случилось что-то из следующего:

Шеф попросил отчёт «как можно быстрее, но качественно».

Клиент написал письмо, на которое надо ответить, а слов нет.

Коллега снова пересылает вам свои задачи с вопросом «а как тут лучше?».

И вы, как обычно, вздыхаете, открываете ноутбук и начинаете мучительно подбирать слова. А могли бы просто скопировать, вставить и получить готовый текст за 10 секунд.

Эта книга — не про учёбу. Она про то, чтобы не заморачиваться. Здесь нет теории, нет умных слов, нет схем. Только готовые «рецепты» — промпты для нейросети — на все случаи офисной жизни.

Как пользоваться:

Откройте нужную страницу.

Скопируйте текст в квадратных скобках.

Вставьте его в чат с любой нейросетью (ChatGPT, GigaChat, Алиса — неважно).

Вместо <...> подставьте свои данные.

Нажмите Enter и получите готовый результат.

Если результат не понравился — не переживайте. В конце книги есть шпаргалка — пять фраз, которые заставят ИИ переделать всё как надо.

И ещё кое-что важное. Эту книгу можно и нужно передавать дальше. Если она помогла вам — она поможет вашему коллеге, другу, мужу, жене. И когда вы передадите её кому-то, вы не просто отдадите книгу. Вы передадите спокойствие. А спокойствие в офисе — это самый дефицитный ресурс.

Приятного аппетита!

Ваша Инга Каменская

Раздел 1. Шеф-повар: как угодить начальнику

Превью к разделу:

Шефы бывают разными: требовательными, молчаливыми, вечно занятыми или пишущими в мессенджере заглавными буквами. Но всех их объединяет одно: они любят, когда им приносят готовое решение, а не проблему. Этот раздел — для тех случаев, когда вам нужно выглядеть как человек, у которого всё под контролем. Даже если на самом деле вы только что открыли эту книгу.

Рецепт №1. «Отчёт для шефа: кратко, ёмко, без воды»

Когда шеф говорит «пришли отчёт», он не хочет читать роман. Он хочет цифры, выводы и следующий шаг.

Ингредиенты:

Ингредиент

Куда вставить

Ваши основные результаты за период

<список из 3–5 пунктов>

Цифры, если есть

<данные>

Что планируете делать дальше

<1–2 пункта>

Способ приготовления:

Скопируйте и вставьте в нейросеть:

«Ты — опытный руководитель, который ценит время и не терпит воды. Напиши краткий отчёт о проделанной работе за <период>. Вот что я сделал: <список результатов>. Вот ключевые цифры: <данные>. Мои планы на следующий период: <планы>. Сделай это в виде короткого письма (не более 150 слов) — факты, выводы, следующий шаг. Без лишних слов. Тон — деловой, но не сухой. Если я где-то перестарался с самооценкой — поправь, чтобы не выглядело как хвастовство».

Подача: После ответа проверьте цифры — ИИ мог их округлить или переставить. Если отчёт получился слишком коротким — скажите: «Добавь пару строк о сложностях, которые я преодолел».

Пример:

Елена, руководитель отдела маркетинга, готовит еженедельный отчёт для генерального директора.

Она копирует промпт и заполняет:

«Ты — опытный руководитель, который ценит время и не терпит воды. Напиши краткий отчёт о проделанной работе за эту неделю. Вот что я сделала: запустила таргетированную рекламу в VK, провёла анализ конкурентов, подготовила бюджет на следующий месяц. Вот ключевые цифры: CTR вырос на 15%, лидов стало на 20% больше, бюджет освоен на 70%. Мои планы на следующую неделю: тестировать новые креативы, согласовать бюджет с финдиректором. Сделай это в виде короткого письма (не более 150 слов) — факты, выводы, следующий шаг. Без лишних слов. Тон — деловой, но не сухой. Если я где-то перестаралась с самооценкой — поправь, чтобы не выглядело как хвастовство».

Авторский совет Инги: Шефы любят не просто отчёты, а отчёты с намёком на то, что вы уже думаете о следующем шаге. Если вы добавите фразу «предлагаю на следующей неделе сфокусироваться на...» — вы будете выглядеть как человек, который реально погружен в дело, а не просто отчитывается.

Рецепт №2. «План работы на неделю: чтобы шеф видел, что вы не спите»

Шеф не знает, чем вы заняты, пока вы сами ему не скажете. А если не скажете — он решит, что вы чаек попиваете. Пусть ИИ составит план, который покажет, что вы — пахарь.

Ингредиенты:

Ингредиент

Куда вставить

Список ваших задач на неделю

<список>

Приоритеты (что срочно, что важно)

<отметьте>

Ваши пожелания по времени

<например, «хочу освободить пятницу»>

Способ приготовления:

«Ты — лучший тайм-менеджер в мире. У меня есть такие задачи на неделю: <список>. Помоги мне распределить их по дням, чтобы я успел всё и не перегорел. Учти, что <важные дела> нужно сделать в первой половине недели, а <менее важные> можно оставить на конец. Сделай это в виде таблицы: день — задача — время — приоритет. Если я что-то могу делегировать — напиши кому. И не забудь про обед — я человек, а не робот».

Подача: Если план получился слишком плотным — попросите: «Сделай поспокойнее, я не хочу выгореть к среде».

Пример:

Александр, финансовый аналитик, планирует свою загрузку на неделю.

Он заполняет:

«Ты — лучший тайм-менеджер в мире. У меня есть такие задачи на неделю: подготовить отчёт по прибыли за квартал, обновить финансовую модель, провести встречу с инвесторами, ответить на запрос налоговой. Помоги мне распределить их по дням, чтобы я успел всё и не перегорел. Учти, что отчёт по прибыли нужно сделать в понедельник-вторник, а встреча с инвесторами — в четверг. Сделай это в виде таблицы: день — задача — время — приоритет. Если я что-то могу делегировать — напиши кому. И не забудь про обед — я человек, а не робот».

Авторский совет Инги: Покажите этот план шефу в понедельник утром. Он сразу поймёт, что вы — организованный сотрудник. И, возможно, не будет дёргать вас по пустякам.

Рецепт №3. «Письмо шефу с просьбой: чтобы не выглядело как нытьё»

Просить — это искусство. Если попросить неправильно — вы выглядите как человек, который не справляется. Если попросить правильно — вы выглядите как человек, который думает о результате.

Ингредиенты:

Ингредиент

Куда вставить

Что вам нужно

<конкретная просьба>

Почему это важно для работы

<аргумент>

Как это поможет шефу

<выгода для него>

Способ приготовления:

«Ты — дипломат, который умеет просить так, что отказывать невозможно. Напиши письмо моему шефу с просьбой о <что нужно>. Объясни, что это поможет мне сделать работу лучше / быстрее / качественнее, а именно: <аргумент>. Подчеркни, что это в его интересах, потому что <выгода для шефа>. Тон — уважительный, но без заискивания. Длина — 4–5 предложений».

Подача: Если письмо получилось слишком робким — скажите: «Сделай увереннее, я имею право просить».

Пример:

Ольга, HR-менеджер, хочет попросить руководителя утвердить бюджет на обучение сотрудников.

Она вставляет:

«Ты — дипломат, который умеет просить так, что отказывать невозможно. Напиши письмо моему шефу с просьбой о выделении 200 тысяч рублей на корпоративное обучение по управлению проектами. Объясни, что это поможет мне повысить квалификацию команды и снизить текучку кадров, а именно: сотрудники станут более самостоятельными, и у меня освободится время для стратегических задач. Подчеркни, что это в его интересах, потому что мы сможем быстрее запускать новые проекты без привлечения внешних консультантов. Тон — уважительный, но без заискивания. Длина — 4–5 предложений».

Авторский совет Инги: Шефы любят, когда им показывают выгоду. Не «дайте мне», а «дайте мне, и тогда мы сделаем то, что вам нужно». Это работает безотказно.

Раздел 2. Клиент всегда прав (даже когда не прав)

Превью к разделу:

Клиенты — это люди, которые платят вам зарплату. Но иногда они пишут такие письма, что хочется ответить «вы вообще понимаете, что просите?». Вот так не надо. Нужно ответить вежливо, твёрдо и так, чтобы клиент остался доволен. А если и не доволен — хотя бы не обиделся. Этот раздел — для тех случаев, когда вам нужно сказать клиенту «нет», «подождите» или «вы не правы», но так, чтобы он этого не заметил.

Рецепт №4. «Ответ на возражение: клиент не прав, но вы ему об этом не говорите»

Клиент сказал: «это дорого», «это долго», «я хочу по-другому». Ваша задача — не спорить, а перевести разговор в конструктивное русло.

Ингредиенты:

Ингредиент

Куда вставить

Возражение клиента

<что именно он сказал>

Ваше предложение

<что вы можете сделать>

Компромисс

<чем вы готовы пожертвовать>

Способ приготовления:

«Ты — переговорщик с 20-летним стажем. Клиент сказал: "<возражение>". Я не могу согласиться, но не хочу его терять. Напиши ответ, который: 1) признаёт его правоту (даже если это не так), 2) мягко объясняет, почему его предложение не работает, 3) предлагает альтернативу, которая устроит нас обоих. Тон — дружелюбный, но уверенный. Клиент должен понять, что я на его стороне, даже если говорю "нет"».

Подача: Если ответ получился слишком жёстким — попросите: «Сделай мягче, добавь комплиментов клиенту».

Пример:

Дмитрий, руководитель IT-проекта, отвечает клиенту, который требует сдать проект на две недели раньше срока.

Он использует:

«Ты — переговорщик с 20-летним стажем. Клиент сказал: "Я хочу, чтобы вы сдали систему уже через неделю, иначе я пойду к другому подрядчику". Я не могу согласиться, но не хочу его терять. Напиши ответ, который: 1) признаёт его правоту (ему действительно нужна система скорее), 2) мягко объясняет, что качественная интеграция требует времени и сокращение срока приведёт к ошибкам, 3) предлагает альтернативу: запустить пилотную версию через 2 недели, а полную — через месяц. Тон — дружелюбный, но уверенный. Клиент должен понять, что я на его стороне, даже если говорю "нет"».

Авторский совет Инги: Фраза «я понимаю ваше желание» — это магическая. Она не обязывает вас соглашаться, но показывает, что вы слышите клиента. ИИ это знает, но напомните ему, если забудет.

Рецепт №5. «Коммерческое предложение, от которого нельзя отказаться»

Клиент просит «скиньте КП». И вы скидываете. И он молчит. Потому что КП — это скучно. Надо, чтобы КП было не скучно, а понятно и выгодно.

Ингредиенты:

Ингредиент

Куда вставить

Что вы продаёте

<услуга или товар>

Для кого это

<целевая аудитория>

Почему это лучше, чем у других

<ваше преимущество>

Цена или формат

<опционально>

Способ приготовления:

«Ты — профессиональный продажник, который умеет говорить о выгоде, а не о функциях. Напиши коммерческое предложение для клиента, которому нужно <что продаёте>. Опиши, как это решит его проблему <проблема>. Подчеркни, почему мы лучше конкурентов: <преимущества>. Сделай это в трёх абзацах: 1) понимание его задачи, 2) наше решение, 3) следующий шаг. Тон — уверенный, но не навязчивый».

Подача: Если предложение получилось слишком общим — попросите: «Добавь конкретные цифры или примеры».

Пример:

Марина, менеджер по продажам, готовит КП для розничной сети на поставку кофейных аппаратов.

Она заполняет:

«Ты — профессиональный продажник, который умеет говорить о выгоде, а не о функциях. Напиши коммерческое предложение для клиента — сети кофеен, которой нужно 10 профессиональных кофемашин. Опиши, как это решит его проблему — долгое ожидание напитков в часы пик. Подчеркни, почему мы лучше конкурентов: наши аппараты на 20% быстрее, энергоэффективнее и имеют умную систему очистки. Сделай это в трёх абзацах: 1) понимание его задачи, 2) наше решение, 3) следующий шаг — тест-драйв и скидка при заказе от 5 штук. Тон — уверенный, но не навязчивый»