Посылы эффективной службы: прикладные технологии государственного и муниципального управления

Учеба

Курсы повышения квалификации или профессиональная переподготовка часто воспринимаются либо как помеха работе, либо как «курорт» среди будней.

Регулярно наблюдаю картину, как коллеги одной рукой листают блокнот, а другой судорожно пишут сообщения в рабочие чаты, постоянно отвлекаются.

В итоге новых знаний нет, рабочий кабинет полон проблем и страдает бюджет (впустую потраченный на такое обучение).

К сборам на учебу, как и в командировку, тоже требуется подготовка.

1. За два-три дня до обучения проведите аудит задач, выпадающих на этот период и на ближайшие дни после выхода на работу. Все, что возможно, выполните, а часть делегируйте с конкретными «рецептами» коллегам, куда бежать и что делать.

2. На период обучения назначьте ответственного за текучку (если вы специалист, то это нужно сделать через руководителя). Не дело каждые пять минут отвлекаться на рабочие вопросы.

3. Настройтесь заранее на установление новых связей. Изучите списки на обучение заблаговременно. Вполне возможно, стоит подготовить вопросы коллегам из других органов власти или организаций.

Расширяйте ваш круг знакомств. Как минимум будете потом решать профессиональные вопросы, как говорится, «по звонку».

4. Даже не думайте уйти без знаний. Настройтесь на «прием информации». Возьмите для себя за правило брать что-то полезное и применять в первую неделю на практике. Однако будьте аккуратнее, чтобы не «грузить» коллег новыми знаниями, которые могут ухудшить их работу, разозлить и т. п.

Больничный

Болезнь — это главный враг планирования. К такому не подготовиться. Можно много рассуждать и рассматривать разные ситуации, но мы этого делать не будем. У служащего всегда есть соблазн героически работать с температурой, обложившись документами и не выключая телефон.

Будучи на больничном, побеждайте болезнь либо закрывайте его и официально выходите на службу. Совмещать — значит проиграть по всем направлениям и навредить окружающим, если речь идет о вирусных заболеваниях.

В период временной нетрудоспособности руководитель перераспределит нагрузку. Ничего страшного в этом нет, ведь люди могут выезжать в командировки, по сути, это такая же ситуация.

Но бывают исключения, о которых нельзя не сказать. В небольших коллективах, например, есть только один бухгалтер. И что делать, если он заболел? Это именно тот случай, когда в моменте «незаменимые люди есть».

Коронавирусная инфекция (COVID-19) научила весь мир работать дистанционно. Если такая возможность работы есть (без нарушения требований законодательства), то ничего не остается, как попросить человека, находящегося на больничном, помочь команде. Здесь вопрос сложный, но мудрый руководитель его решит.

Умейте договариваться и будьте здоровы!

Отпуск

Пока вы находитесь в отпуске, начинается проверка на прочность созданной системы управления. Регулярные входящие телефонные звонки от коллег во время отпуска сигнализируют о том, что система управления не выстроена.

Предлагаю ознакомиться с некоторыми наблюдениями и рекомендациями, чтобы отпуск был временем восстановления и не пришлось быть постоянно на связи.

1. Аудит и завершение текущего

За неделю до даты «Х» прекратите брать в работу долгосрочные задачи. Сосредоточьтесь на закрытии текущих документов. Нужно оставить после себя «чистый стол» в прямом и переносном смысле.

Невыполненная задача, оставленная в наследство коллегам, может быть только исключением, но не правилом!

2. Инструктаж замещающего лица

Передача дел не должна быть формальной. Подготовьте краткую письменную справку по всем задачам:

• сроки и статус (на каком этапе вопрос);

• мероприятия и риски (план работы и ситуации, где может возникнуть проблема);

• контакты (с кем связываться для решения).

Важно! Четко определите границы ответственности. Коллега обязан знать, какие вопросы он решает сам, а какие ждут вашего возвращения.

3. Уведомление

Если посчитаете нужным, настройте автоответчики в почте и мессенджерах. Укажите в них не только даты своего отсутствия, но и контакты коллег, к которым можно обратиться по конкретным вопросам. Это снимает 80% входящего «шума».

4. Согласование с руководителем

До ухода в отпуск проведите короткую встречу с непосредственным начальником. Доложите о передаче дел, будьте готовы ответить на проблемные вопросы.

5. Порядок на рабочем месте

Чистый стол — чистый разум. Возвращаться к разложенным по папкам документам гораздо приятнее, чем в хаос на собственном столе.

6. «Задачник» для команды (если вы руководитель)

За неделю до отпуска составьте для сотрудников детальный план работы. Оптимальный формат — таблица с конкретными задачами, сроками исполнения и вашими комментариями.

Накануне: передайте «задачник» команде для изучения.

В последний до отпуска рабочий день: проведите краткие индивидуальные встречи с каждым сотрудником, чтобы снять вопросы.

Финализация: отдельно обсудите риски с тем, кто будет исполнять обязанности руководителя.

Такой подход позволит команде сохранять темп и работать автономно, а вам вернуться к порядку, а не к «пожару» на рабочем месте.

Выход из отпуска

Выход из отпуска — это про «холодную голову». Первый рабочий день часто вызывает стресс. На вас сваливается гора накопившихся дел. Не фокусируйтесь на этом, иначе весь отдых был зря.

Предлагаю несколько советов, чтобы все прошло более спокойно и с умом.

1. Сначала беседа, потом задачи

Не бросайтесь сразу в разбор задач. Первым делом поговорите с тем, кто вас замещал. За 20 минут живого общения вы узнаете больше, чем из документов. Уточните, где сейчас «горит» и что изменилось. Это даст вам реальную картину, а не бумажную.

2. Читайте «сверху вниз»

За условные две недели многие вопросы в системе электронного документооборота и почте успели решиться сами собой или потеряли актуальность. Начинайте разбор задач с самых свежих (сегодняшних и вчерашних).

3. Обозначьте себя перед начальником

Руководителю важно знать, что вы снова в строю и за вашу линию работы можно не переживать.

4. Не распыляйтесь

В первый день хочется разобрать все накопившиеся завалы, но это ошибка. Первый день используйте для аудита и оценки обстановки. Расставьте приоритеты на неделю и только потом приступайте к задачам. Я прекрасно понимаю, что так выстроить работу сложно. Но к этому надо стремиться.

5. Пересмотрите планы

Часто бывает, что задачи, которые казались важными до отпуска, сейчас могут оказаться ненужными. Пересмотрите свой список дел свежим взглядом. Сфокусируйтесь на главном.

6. Подготовка к первому рабочему дню (если вы руководитель)

Я всегда исхожу из принципа: «Вышел — значит должен быть в курсе». С утра будут новые задачи, вводные. Никому не интересно, что вы были в отпуске. По факту рабочие процессы идут. За один день до выхода из отпуска не поленитесь потратить два-три часа времени на аудит обстановки.

Аудит данных (очно или дистанционно): изучите почту и систему электронного документооборота. Это позволит вам заранее понять масштаб новых задач и сформировать повестку для разговора с вашим руководителем.

Контрольный доклад: проведите краткий звонок или встречу с сотрудником, исполнявшим ваши обязанности. Заслушайте отчет по пунктам оставленного вами «задачника» и обсудите новые вводные, поступившие за период отпуска.

Проектирование первого дня: завершите диалог обсуждением приоритетов на завтра. Вы должны четко понимать, с какого совещания или документа начнется ваше утро.

Такая предварительная «разведка» позволяет вам появиться в кабинете не в роли «отпускника», а в роли профессионального управленца, который полностью владеет ситуацией.

Достойное увольнение

На работе будьте готовы к двум вещам — к назначению на новую должность и к освобождению от занимаемой. Должность имеет временной интервал.

Однако то, как вы уходите из кабинета, говорит о вас как о профессионале больше, чем то, как вы в него входили.

Обеспечьте преемственность так, чтобы система не заметила вашего отсутствия и преемник получил работающий механизм, а не «выжженное поле».

1. Инвентаризация «наследства»

Независимо от того, уходите ли вы на повышение или увольняетесь, подготовьте добротную папку «преемника». Она должна в понятной системе отражать настоящую картину дел. Я, например, при карьерных переходах готовил обзорную таблицу и отдельно к каждому подзаголовку к таблице соответствующий документ в папке «преемника». Здесь все индивидуально, но как минимум зафиксируйте статус и сроки выполнения задач, риски и реестр контактов.

2. Проверка долгов

Убедитесь, что все обещания, данные руководству, коллегам или гражданам, либо выполнены, либо официально переданы в работу. Не оставляйте за собой шлейф негатива.

3. Беседа с руководителем

Любая ротация или увольнение — это повод для итогового доклада руководителю. Будет корректно с вашей стороны, если:

• вы кратко расскажете, что удалось создать и реализовать за время вашей работы;

• предложите кандидатуру из кадрового резерва (если вы руководитель). Это покажет, что вы занимались развитием команды.

Сохранение конструктивных отношений важнее возможных сиюминутных обид. Аппаратная среда тесна.

4. Подготовка команды

Ваш уход не должен парализовать работу подразделения. Профессионал уходит так, чтобы его подчиненные (или просто коллеги) продолжали эффективно работать по плану еще как минимум квартал.

Разумно будет успокоить коллектив и подтвердить, что все процессы остаются под контролем.

5. Разделение личного и служебного

Заберите с собой свои наработки, методики и контакты, но оставьте все, что принадлежит государству (документы, архивы, оборудование). Важно, чтобы в момент ухода эта граница была проведена безупречно. Также следует выйти из рабочих чатов, передав права администратора (если у вас они были).

И, наконец, главное правило: уходите из коллектива с мыслью о том, что, возможно, вернетесь в него снова.

Собеседование

Собеседование в государственном и муниципальном секторе представляет собой взаимную разведку. Фундаментальная готовность заключается в способности собрать и проанализировать данные до встречи. Ошибка на этом этапе лишает вас инициативы вне зависимости от того, по какую сторону стола вы находитесь.

Когда выбираете вы

При подборе сотрудников помните, что ваша безопасность и результат подразделения зависят от качества фильтра на входе. Подготовка начинается с изучения личного дела и биографии, но не ограничивается ими. Наведите справки о реальных достижениях кандидата на прошлых местах работы через свои каналы. Узнайте о человеке больше, чем написано в его резюме.

Заранее подготовьте три-четыре нестандартных сценария, которые выбьют кандидата из заученной роли. Ваша задача — создать условия неопределенности, чтобы увидеть истинные реакции и мотивы.

Без ловушки для проверки честности и ответственности вы рискуете нанять актера, а не исполнителя. В ходе диалога будьте готовы делать акцент на измеримых фактах с предыдущих мест работы кандидата.

Обращаю внимание, что работа — это командный процесс, поэтому перспективного кандидата я всегда направляю непосредственно к будущим коллегам. Считаю, что это важный этап горизонтальной проверки.

Несколько важных моментов.

1. Заранее ориентируйте сотрудников на объективность. Их задача оценить профессиональную совместимость без лишних эмоций.

2. Зайдите в кабинет, представьте кандидата, дайте ему возможность задать вопросы или кратко рассказать о себе в неформальной обстановке. Иногда стоит оставить его с коллективом на несколько минут.

Безусловно, такой подход имеет свои риски, но это оправдано. Следует понимать, возникнет ли рабочая «химия» между людьми.

Финальное решение принимаю я, но мнение тех, кому с этим человеком выполнять ежедневные задачи, должно быть услышано и учтено.

Когда выбирают вас

Заранее подготовьте и направьте резюме до встречи. Я рекомендую направлять не анкету установленной формы (заполняется при трудоустройстве), а ваше авторское резюме на одной странице.

На встречу идите максимально осведомленным. Наведите справки о работе ведомства, изучите положение и структуру. Соберите отзывы о будущем руководителе и оцените информационный фон вокруг его ключевых проектов.

Сформулируйте свой прогноз действий на должности, заранее просчитайте риски и заходите в кабинет с пониманием того, какую проблему руководителя вы решите в первый месяц службы. Подготовьте краткие тезисы о своих достижениях, выраженные в конкретных цифрах и ликвидированных угрозах.

Вступление в должность

На протяжении всей карьеры я уделяю особое внимание этапу введения в должность. Помните знаменитую фразу из мультфильма про капитана Врунгеля: «Как вы яхту назовете, так она и поплывет»? В профессиональной среде этот принцип работает безотказно: как вы заявите о себе в первые дни, так и будет строиться ваша дальнейшая служба.

Мои «заплывы» были разными: служба в органах внутренних дел, работа в малом бизнесе, банковская сфера, публичная власть. Локации менялись, но суть оставалась прежней — готовиться нужно всегда.

Еще ни разу я не пожалел о часах, потраченных на изучение «теории» до официального выхода на работу. Напротив, каждый раз я говорил себе «спасибо», когда в сложной ситуации на новом месте мне не приходилось краснеть или брать паузу на «изучение вопроса». Не всегда, но часто я знал ответ, потому что проводил заблаговременную подготовку.

При назначении на новое место вам заново предстоит заняться формированием вашей репутации. Ошибки первой недели возможны, но порой исправляются месяцами.

В новой должности будут новые вызовы, поэтому требуется качественная подготовка до первого рабочего дня.

Постарался сформировать рекомендации, которые подойдут во всех случаях, назначены ли вы на должность руководителя или придете за стол специалиста.

1. Домашнее задание

Неразумно тратить первую рабочую неделю на чтение законов и регламентов. Сделайте это заранее. Рекомендую составить краткий конспект.

Когда в первый рабочий день вы начнете оперировать статьями закона и пунктами регламента, окружающие сразу поймут, что пришел неслучайный человек.

2. Наведение справок:

• изучите открытые источники о работе вашего будущего подразделения за последний год;

• публичная повестка (проанализируйте официальный сайт ведомства, публикации в СМИ и критические посты в социальных сетях);

• если есть возможность, ознакомьтесь с публичными отчетами и планами работы.

Владейте базовой информацией о главных достижениях и «болевых точках» направления еще до того, как вам об этом расскажут коллеги.

3. Подготовка плана введения в должность

Не ждите, когда вам поставят задачи (это случится само собой). Подготовьте черновик своего плана на первые 10 дней. Какие организационные вопросы вы закроете в первую очередь? С кем из смежных отделов вам нужно познакомиться? Какие отчеты запросить?

Наличие такого плана обеспечит уверенность и защитит от хаоса первых дней.

Дайте себе установку, что в процессе вхождения в должность не будете стесняться спрашивать о специфических рабочих моментах и сравнивать ответы со своим пониманием ситуации. Есть вероятность, что в ряде вопросов будете правы именно вы, а не сотрудник со стажем в должности.

Итог

Мы рассмотрели наиболее типичные ситуации, каждая из которых требует выполнения предварительного «домашнего задания».

Все просто. На службе либо вы управляете ситуацией, потому что подготовились заранее, либо она управляет вами. Только качественная подготовка даст вам уверенность и право на принятие решений.

Суть посыла «Фундаментальная готовность»: «предупрежден — значит вооружен».

Посыл второй. Профессиональный облик

Статус и самообладание как ресурс

должностного влияния

Внешний ценз

В сфере государственного и муниципального управления внешний порядок — это ваш рабочий инструмент. Нравится это вам или нет, но о служащем делается вывод о надежности задолго до того, как он успевает делом доказать эффективность. Проще говоря, «встречают по одежке».

Минимизируйте зоны неопределенности во внешнем восприятии. Речь о том, что, когда человек транслирует порядок и статность, люди подсознательно доверяют принятым решениям.

В случае с недостаточно проработанным обликом придется тратить вдвое больше сил, чтобы убедить коллег в своей правоте, не говоря уже о гражданах. Поговорим о вопросах восприятия служащего.

Развитие невозможно без учета опыта предыдущих поколений. Существуют правила, которые не меняются десятилетиями. Роберт Рождественский в стихотворении «Советской милиции» предельно точно зафиксировал механику восприятия человека на службе:

«…Человеку в милицейской форме Суть присяги не дано забыть! Ведь на самом «неслужебном фоне» — Вдумайтесь! — каким он должен быть, Если люди разного покроя, Глядя на него со стороны, По нему, по одному Порою судят о законе всей Страны!..»

Суть здесь не в только в форме. Люди и сегодня оценивают качество публичной власти по конкретному человеку. Логика такая: если вы не способны навести порядок в собственной зоне ответственности от воротничка рубашки до папок на столе или поведения в выходной день, то у общества и государства нет оснований полагать, что вы справитесь с поставленными задачами.

Хочу обратить внимание, что дисциплина внешнего порядка не самоограничение, а способ управления репутационными рисками и часть фундамента личного авторитета. Служащему необходимо уметь управлять восприятием людей.

Разберем основные направления, по которым считывается профессиональный облик.

Личный фон

Внутренний ресурс служащего складывается из нескольких компонентов: психологическое и физическое состояние, речь, моторика, походка и жесты. Это основы. Эффективная карьера может рухнуть в миг при первой же серьезной нагрузке, если личный ресурс не соответствует задачам.

Эмоциональный контроль

Внутреннее состояние человека больше зависит от восприятия ситуаций, чем от самих ситуаций. Профессионал должен уметь себя контролировать, не забывая о том, что гнев, страх или раздражение катастрофически влияют на принятие решений. Не дайте обстоятельствам сделать вас уязвимыми. В системе ценятся «холодная голова» и устойчивость к стрессам. Рекомендую освоить базовые инструменты коучинга. Только не стоит путать их с психологическими консультациями или мотивационными тренингами про «успешный успех». Здесь имеется в виду коучинг как технология правильных вопросов самому себе. Такой подход поможет в моменте отсечь лишние эмоции и перевести проблему в плоскость задачи.

Когда вы чувствуете, что ситуация выбивает вас из колеи, вместо эмоциональной реакции задайте себе вопросы: что происходит на самом деле (без оценок)? Какой результат мне нужен в этой конкретной точке? Какие три действия совершить, чтобы к нему прийти?

Суть подхода состоит в том, чтобы не «вариться» в проблеме, зависая в буре негативных эмоций, а быстро конструировать решение. Для профессионального служащего такой способ отлично подойдет, чтобы сохранить «холодную голову».