Ошибки, проблемы, решения с текстами, файлами, программами. Пособие по «Технике безопасности» для начинающих айтишников и интересующихся

При открытии в Word 2003 файла, сохраненного в формате *.rtf, выдается сообщение, как показано на Рис. 1.4.3.

Рис. 1.4.3. Сообщение Word о том, что не может открыть этот файл

Попробуем воспользоваться первым советом, который предлагает программа на Рис. 1.4.4. и откроем файл с помощью команды «Открыть и восстановить».

Рис. 1.4.4. Выбирается команда «Открыть и восстановить»

Получаем опять тоже, что было ранее. Читаем справку, где нам предлагают воспользоваться конвертером (Рис. 1.4.5.).

Рис. 1.4.5. Сообщение Word о том, что не может открыть этот файл

К совету воспользоваться командой «Открыть и восстановить» хочется добавить, что за более чем двадцать с лишним лет работы ни один сбойный файл из нескольких сотен тысяч не открылся и не восстановился с помощью этой предложенной команды.

А следующий Рис. 1.4.6. показывает пример открытия аналогичного файла на другом компьютере с Windows и Word 2007.

Рис. 1.4.6. Сообщение об ошибке при открытии файла в Word 2007

При нажатии на кнопку «Да» получаем следующее сообщение (Рис. 1.4.8.).

Рис. 1.4.8. Сообщение об ошибке при открытии файла в Word

А дальше опять все идет по кругу.

Следующее сообщение выдалось в Word при открытии большого файла, сохраненного в OpenOffice (Рис. 1.4.9.).

Рис. 1.4.9. Сообщение об ошибке при открытии большого файла в Word

Обратите снова внимание на рисунок Рис. 1.4.3. с файлами и их размеры. Сообщение выдал Word при открытии файла с размером больше 524 288 Кб (512 Мб), но опять сообщение не соответствует причине, но уже близко к решению проблем.

А еще обратите внимание, что сообщения выдаются только при открытии файлов, сохраненных в формате «*.rtf». Решение проблем для файлов будем рассматривать отдельно.

А сейчас рассмотрим блок-схему, полученную на основании выдачи сообщений об ошибках из рассмотренных примеров (Рис. 1.4.10.).

Рис. 1.4.10. Сообщения об ошибках при открытии сбойного файла

Из выданных сообщений об ошибке видно несоответствие в размерах файлов. Есть ограничение в размере файла, равного 524 288 Кб (512 Мб), а если файл больше 524 288 Кб (512 Мб), то почему-то его сравнивают с 32 Мб. А если размер файла меньше 524 288 Кб (512 Мб), даже при размере равном 523 000 Кб (510—511 Мб), то файл открывается. Сообщение о размере близком к ограничению не выдается.

Глава 5. Причина №5. Неизвестные и известные источники получения текстов и файлов

Прежде, чем начать разбирать подробно проблемы и ошибки при работе с текстовым редактором Ms Word, рассмотрим какие бывают источники получения текстов. На Рисунке 1.5.1 в виде схемы показаны источники получения текстов для работы в Word:

1. мы сами создаем файл в Word и вручную набиваем текст;

2. получаем тексты после работы программ сканирования и распознавания документов, например, FineReader, и сохранения полученного текста в файл Word;

3. копируем текст, изображения из интернета;

4. получение файлов из известных источников для работы, тексты других пользователей, например, по электронной почте, на CD-, DVD-дисках, флешках.

Любой путь обработки может принести проблемы, если не знать техники безопасности, а также тонкостей в работе с файлами и текстами. Особенно опасны два последних источника, мы ведь не знаем какую проблему может явно или неявно подложить создатель нужной для нас информации.

Например, одно время я увлекалась вышивкой и из интернета копировала красивые картинки. В какой-то момент мне пришлось все это прекратить, а на компьютере отформатировать диск и переустановить Windows, Office и другие программы. Вместе с файлом по вышивке я занесла какой-то вирус, который не брали антивирусные программы.

Рисунок 1.5.1. Источники получения файлов

Следующим примером использования в своем тексте изображений может быть дипломная работа одного студента, в которой вместо 10 рисунков, графиков и таблиц присутствует 20 разных других, которые были скопированы из интернета вместе с нужными. А почему они не видны при просмотре или печати текста, то это оказалось результатом сохранения файлов с изображениями, т.е. несколько файлов с изображениями сохранили в один. В результате файл с дипломом перестал открываться после внесения последних изменений. Применяя методики выявления причин возникновения проблем, удалось исправить ошибки и восстановить текст дипломной работы.

Часто мы сами, не зная всех тонкостей в работе программ, совершаем неправильные действия с текстами и файлами. И это мы с Вами научимся исправлять.

Ещё одним примером может служить ситуация, произошедшая у меня на работе. Мы уже работали с Office 2003, это может быть и 2007, 2010, и т.д., а в другом подразделении, которое должно обрабатывать наши файлы, произошла замена программного обеспечения на другую версию с более старым текстовым редактором. После этого при автоматизированной обработке текста вместо даты, единиц измерения и т. д. появились смайлики, хотя до внесения изменений все было нормально в течение нескольких лет. При выяснении причин проблемы оказалось, что при набивке текста операторы использовали режимы «автозамены» и «смарт-теги» в тексте. После того, как в настройке параметров Word отключили режимы «автозамены» и «смарт-теги», все стало нормально. При замене программного обеспечения на старое надо всегда помнить, что оно не поддерживает более новые функции Word и наоборот.

Ситуации, связанные с изменением версии программ, подробно рассмотрим в главах, которые касаются проблем с текстами.

Следующий пример будет касаться тоже работы с чужим текстом. Иногда пользователь по незнанию или чисто случайно что-то пропустил при подготовке сложного и большого текста, тем более Ms Office не всю информацию нам дал в доступной форме.

Например, текст, предоставленный другим пользователем на диске, состоит из 430 страниц и содержит более 1000 формул, функций и цветных графиков в виде изображений. По технологии обработки текст необходимо сохранять в форматах *.doc и *.rtf. Так один из файлов потом не открывается. Найти проблемные встроенные объекты тяжело было среди тысячи изображений, поэтому приходилось все изображения заменять через программу «Paint».

Сейчас к старым моим способам нахождения проблем добавился еще один, и это использование форматов *.docx и *.odt. С их помощью я не только увижу проблемные изображения, а также лишние и большого размера.

Глава 6. Причина №6. Форматы файлов

А сейчас давайте приступим к рассмотрению еще одной из моих любимых тем. Это касается некоторых понятий о форматах файлов. Очень часто в интернете среди причин, вызывающих проблемы с текстовыми файлами, называют формат файла, что не в том формате сохранен файл. А дальше идут рассуждения о форматах и советы по исправлению. В данной ситуации очень обидно, что даже на сайте службы поддержки Ms Office дают также неправильные советы, а другие эти советы подхватывают.

Для начала давайте возьмем для примера несколько вопросов и ответим на них со стороны простого пользователя. За информацией для ответов на поставленные вопросы обращаться к общеизвестным источникам не будем.

Вопросы, которые являются разгадкой в решении проблем:

· Что такое формат?

· Чем отличаются между собой форматы?

· В каком формате лучше сохранить документ в *.doc, *.docx, *.rtf или еще в каком?

· С каким форматом чаще возникают проблемы?

Что такое формат?

Каждая программа работает с определенным типом файлов. Одни работают только с изображениями, другие – только с видео, а третьи – с текстами. Мы с Вами будем рассматривать сейчас форматы, связанные с текстами и изображениями.

Для каждой программы есть свой родной формат, который создавался для этой программы, а также есть универсальный формат, с которым могут без проблем работать другие программы. Сейчас файлы разных программ, сохраненные в родном формате, открываются другими программами без проблем.

Для Word родным форматом файлов являются *.rtf, *.doc и *.docx, эти форматы создавались разработчиками Word. Формат *.rtf многие считают, что он является универсальным для многих программ, а программисты его включают в список выгружаемых файлов из АС. Я не знаю, насколько, он является универсальным, т.к. он приносит много проблем, и считаю, что он больше подходит программистам и специалистам для поиска и определения проблем в тексте.

При рассмотрении вопросов, связанных с форматом, вспомнила, как, работая много лет тому назад системным программистом на ЕС ЭВМ, часто решала проблемы, возникающие при работе программ и операционной системы. Приходилось распечатывать в шестнадцатеричном виде ядро системы или программу, как показано на Рис. 1.6.1., чтобы определять проблему и адрес проблемы. Это очень помогало при поиске решения многих проблем с файлами и текстами.

Рис. 1.6.1. Текст, представленный в шестнадцатеричном виде

Первый столбик является адресом первого символа строки в шестнадцатеричном виде, второй столбик представляет текст в шестнадцатеричном виде, а третий столбик представляет сам текст.

На следующем Рис. 1.6.2. с помощью программы «Блокнот» представлена внутренняя структура текста, сохранённого в файле форматом *.rtf.

Рис. 1.6.2. Пример текста из файла в формате *.rtf

Я не сразу научилась работать с форматом *.rtf. Для меня вначале это было какой-то абракадаброй. А когда я представила текст в виде структуры или текста программы, то сразу разобралась с ним и стала быстро определять причины проблем.

Программы LibreOffice Writer или OpenOffice имеют свой родной формат «ODT», но в тоже время эти программы прекрасно открывают файлы всех форматов Word. Word открывает файлы формата «ODT».

Формат *.rtf универсален не только тем, что может использоваться разными программами, но может еще использоваться в старых версиях программ, с небольшими и решаемыми проблемами, если только в новой версии текстового редактора не использовались новые возможности при подготовке текста, формул.

Чем отличаются между собой форматы?

Для начала мы рассмотрим, как выглядят форматы различных файлов с внутренней и внешней стороны.

Начнем с внешнего отличия файлов. Чем разные файлы отличаются между собой, если мы посмотрим на файлы через программу «Проводник» или «Мой компьютер», установив на вкладке «Вид» «Таблица»? Отличаются файлы между собой расширением, которое нам говорит о формате файла, и типом документа, а также размером файла.

В качестве примера возьмем Рис. 1.6.3., где представлены файлы в форматах *.rtf, *.doc и *.docx, сохранённые в разных текстовых редакторах.

Рис. 1.6.3. Файлы с одинаковым текстом, сохраненные в разных программах и разных форматах

Если убрать расширение у файла и сохранить без расширения, то внешняя принадлежность файла формату и типу теряется. У меня такая ошибка часто происходила при сохранении файлов, полученных по электронной почте Ms Outlook, при переименовании файла случайно удаляется расширение или при выгрузке данных с одинаковыми именами, но в разных форматах. Примером являются файлы на следующем рисунке Рис. 1.6.4. файл 1165009d в формате *.pdf и его копия без расширения. Копия файла стала обезличенной, и открыть ее можно только методом подбора программ.

Рис. 1.6.4. Файлы, выгруженные из электронной почты Ms Outlook

Иногда можно случайно при переименовании файла с форматом *.rtf поставить другое расширение, например, *.pdf, как показано на Рис. 1.6.5.

Рис. 1.6.5. Неправильное расширение файла

А как понять, какой программой можно открыть этот файл? Очень просто! Для этого мы будем использовать внутреннюю часть файла.

У каждого файла есть заголовок, который указывает, в каком формате находится файл, а иногда и на версию программы, которая его создала. Заголовок файла о принадлежности к определенной программе и формату может находиться в начале файла или в конце.

Открыть можно с помощью программ «Блокнот», «Far» (Far Manager – консольный файловый менеджер для операционных систем семейства Windows) или «Total Commander», установив курсор на сбойный файл и нажав клавиши «F3» или «F4». В текстовом редакторе откроется файл в кодах.

С помощью программы «Блокнот» можно открыть файл, вызвав правой кнопкой мыши контекстное меню и выбрав «Открыть с помощью», как показано на Рис. 1.6.6.

Рис. 1.6.6. Открытие неизвестного файла с помощью правой кнопкой мыши

На Рис. 1.6.7. видно, как система предлагает список программ, с помощью которой надо открыть файл.

Рис. 1.6.7. Список программ для открытия файла

Выбираем программу «Блокнот», затем открываем файл, и видим на Рис. 1.6.8., что файл содержит в первой строчке «PDF-1.7».

Рис. 1.6.8. Содержимое файла без расширения

А теперь откроем в «Блокноте» файлы в форматах *.doc и *.rtf. Для файлов формата *.doc заголовок с данными о программе и формате находится в конце файла, как видно на Рис. 1.6.9.

Рис. 1.6.9. Содержимое файла в формате *.doc

А для файлов в формате *.rtf заголовок находится в самом начале и это тоже видно на Рис. 1.6.10.

Рис. 1.6.10. Содержимое файла в формате *.rtf

А теперь на Рис. 1.6.11. через программу «Проводник» посмотрим на файл в формате *.docx и его внешние отличия. Отличительными признаками файла будут расширение «*.docx» и тип «Документ Microsoft Office Word 2007».

Рис. 1.6.11. Через Проводник внешние отличия формата *.docx

На Рис. 1.6.12. представлена через программу «Блокнот» внутренняя часть содержимого файла в формате *.docx.

Рис. 1.6.12. Содержимое файла в формате *.docx

Файл в формате *.docx представляет собой zip-архив, содержащий текст в виде XML, графику и другие данные, которые ранее хранились в формате *.doc.

Хочется еще раз поблагодарить разработчиков этого формата. С появлением формата *.docx теперь можно легко определять проблемы, связанные со вставленными формулами и изображениями в текст.

Рассмотрим более глубокую структуру файла в формате *.docx, и для этого возьмем один из моих проблемных файлов. Как я уже раньше сообщала, что по технологии требуется сохранять файлы в формате *.doc и *.rtf. Данный файл после сохранения в формате *.rtf не открывался.

С помощью программ 7-Zip или WinRar откроем файл как архив и сделаем выгрузку содержимого. На Рис. 1.6.13. показано контекстное меню открытия файла в формате *.docx. Аналогично открываются файлы формата *.odt, созданные программами LibreOffice Writer или OpenOffice.

Рис. 1.6.13. Контекстное меню открытия файла в формате *.docx

На Рис. 1.6.14. показаны файлы и папки, выгруженные из архива файла.

Рис. 1.6.14. Выгруженные файлы и папки из архива файла в формате *.docx

Самый большой интерес представляет папка «media», содержащаяся в папке «word». На Рис. 1.6.15. показаны файлы и папки, содержащиеся в папке «word».

Рис. 1.6.15. Содержимое папки «word»

В папке «media» находятся формулы и изображения, среди которых может оказаться проблемный или неправильно созданный объект, а также лишние объекты. Для определения проблемных встроенных объектов в тексте использую два способа через «Проводник».

На Рис. 1.6.16. показаны файлы изображений, содержащихся в папке «media» через «Проводник», выбрав во вкладке «Вид» «Крупные значки».

Рис. 1.6.16. Файлы изображений в папке «media»

На данном рисунке сразу видно проблемный файл image3.png. А в тексте более тысячи встроенных объектов. Найти проблемный объект в тексте и переделать вручную очень тяжело.

Следующий способ определения дефектных файлов по размеру.

На Рис. 1.6.17. показаны файлы изображений, содержащихся в папке «media» через «Проводник», выбрав во вкладке «Вид» «Таблица» и отсортировав по размеру все файлы.