Как выиграть тендер: стратегия лидера

Давайте дадим определение тому, что такое данные.

Данные – cведения, пoказатели, xаpактеpизyющие кoгo-, чтo-либо как ocнoва какиx-либо вывoдoв, pешений. Например, данные пo эффективнocти pекламы или показатель Ст1 – конверсии аналитики тендерной воронки продаж.

Чем нам помогут данные?

В моменте дадут понимание ситуации, чтобы предпринять конкретные шаги: подкрутить конверсии, усилить результат на определённом этапе воронки и т. д.

Данные – это фактура для отслеживания тенденций в отношении какого-либо показателя.

Очевидно, что данные, выраженные в показателе, могут либо расти, либо падать, либо оставаться неизменными.

К примеру, Ст3 – конверсия допуска, по состоянию на конец марта была 64%; мы разобрались в причинах, почему теряем здесь конверсию, скорректировали свои действия и получили на конец июня 87%. Возникает положительная тенденция – рост показателя. И то, что происходит с данными за конкретный отрезок времени, в целом влияет на принятие решений в бизнесе.

Работу с данными можно сделать ещё эффективнее. Для этого рекомендуем визуализировать изменения, то есть отмечать тренды.

Тренд (в отношении показателя данных) – тенденция показателя данных к повышению, к сохранению на том же уровне или к понижению в течение нескольких недель, месяцев или за иной промежуток времени.

Мы рекомендуем получать данные воронки тендерных продаж и визуализировать их не реже одного раза в неделю для того, чтобы принимать своевременные управленческие решения.

Как лучше визуализировать показатели данных, чтобы отчётливо видеть тренды?

Для этого используем всем известную из курса школьной математики прямоугольную систему координат на плоскости.

На оси ординат Oy (вертикальная) фиксируем значение показателя данных, к примеру, Ст2 – конверсии заявок. На 27 июня – 74%. Пока по неизвестным нам причинам мы не заявляемся во все тендеры, в которых решили участвовать на стадии анализа.

На оси абсцисс Ox (горизонтальная) мы отмечаем временной отрезок (рис. 3).

⠀

Рисунок 3. Показатель Ст2 – конверсии заявок за неделю

⠀

Временной отрезок для замера стоит выбирать в зависимости от вашей ниши. Так, в строительстве тендеры появляются сотнями каждый день, и поэтому логично срез по показателям делать не реже одного раза в неделю. То же самое касается потребительских товаров. Однако есть сферы, в которых предложения возникают редко – не более трёх тендеров по всей РФ (например, узкое промышленное оборудование). В таких нишах логично делать срез не чаще одного раза в месяц.

Вернёмся к нашему примеру: за неделю мы предприняли определённые действия и получили уже 85% Ст2 – конверсии заявок (рис. 4).

⠀

Рисунок 4. Показатель Ст2 – конверсии заявок

за две недели

⠀

Так у нас появляется визуальная тенденция показателя, и речь в данном примере идёт про рост.

Далее мы продолжаем отслеживать этот показатель, и к концу месяца и тем более за 3 месяца, год и т. д. мы получаем важный для нас тренд (рис.5).

Рисунок 5. Показатель Ст2 – конверсии заявок

за три месяца

В своей работе мы всегда используем графики для каждого этапа воронки тендерных продаж в абсолютных цифрах и для каждого показателя конверсий воронки.

Данные, оформленные графически, – всё равно что панель приборов в кабине самолёта – помогают управлять бизнесом и своевременно принимать важные решения, особенно когда тенденция отрицательная или нестабильная по показателю. Иными словами, визуализация – это некое руководство к действию: как себя вести при определённом поведении показателя за выбранный отрезок времени.

Формулы состояний

Рон Хаббард изобрёл отличный управленческий инструмент – «формулы состояний». Подробно останавливаться на нём мы не будем, этому посвящено немало работ, например, Александра Высоцкого2, разберём лишь некоторые аспекты.

Формулы состояний – одно из положений существования или деятельности, через которые проходит организация, её подразделения или отдельный человек. Для каждого состояния существует чёткая последовательность шагов, которая называется формулой; формула применяется, чтобы подняться из одного состояния в другое, более высокое.

Как применять формулы состояний к показателям воронки тендерных продаж? Прежде чем перейдём к этому разделу, рассмотрим на графиках возможные состояния.

Состояние несуществования

Возьмём показатель «Ст4 – конверсии победы» за одну неделю и посмотрим разные варианты того, как он мог бы себя вести.

Вариант 1: круто вниз или почти вертикально вниз (рис. 6).

Рисунок 6. Показатель Ст4 – конверсии победы в состоянии несуществования: круто вниз или вниз

почти вертикально

Состояние опасности

Вариант 2: показатель за неделю пошёл вниз – такое состояние называется «состояние опасности» (рис.7).

Рисунок 7. Показатель Ст4 в состоянии опасности: вниз

Состояние чрезвычайного положения

Вариант 3: показатель пошёл слегка вниз или он, может быть, в горизонтальном положении, что бывает на практике крайне редко (рис. 8).

Рисунок 8. Показатель Ст4 – конверсии победы в состоянии чрезвычайное положение: слегка вниз или горизонтально

Состояние нормальной деятельности

Вариант 4: показатель показал рост, пусть даже и небольшой, то есть показатель находится в «нормальной деятельности» (рис. 9).

Рисунок 9. Показатель Ст4 – конверсии победы в состоянии нормальной деятельности – небольшой уклон вверх

Состояние изобилия

Вариант 5: здесь показатель показал стремительный рост и пошёл круто вверх (рис. 10).

Рисунок 10. Показатель Ст4 – конверсии победы

в состоянии изобилия: круто вверх

Р. Хаббард выделяет также состояние могущества, при котором можно наблюдать тренд нормальной деятельности, то есть роста показателя в течение месяца. На практике состояние могущества возникает, когда видим устойчивый тренд роста показателя хотя бы 3 месяца.

Для того чтобы применить более эффективно формулы состояний, необходимо определить тренды по конкретному показателю. Наиболее разумным периодом для построения таких графиков считаем срок не менее одного месяца.

Рассмотрим все описанные варианты с показателем «Ст4 – конверсии победы» за один месяц.

Рисунок 11. Вариант 1 тренда за один месяц,

Ст4 – конверсии победы в состоянии несуществования: круто вниз

Рисунок 12. Вариант 2 тренда за один месяц,

Ст4 – конверсии победы в состоянии опасности: вниз

Рисунок 13. Вариант 3 тренда за один месяц,

Ст4 – конверсии победы в состоянии чрезвычайного положения: показатель то вверх, то вниз, так называемые «американские горки», на практике часто встречающийся тренд

Рисунок 14. Вариант 4 тренда за один месяц,

Ст4 – конверсии победы в состоянии нормальной

деятельности

Рисунок 15. Вариант 5 тренда за один месяц,

Ст4 – конверсии победы в состоянии изобилия

Рисунок 16. Вариант 6 тренда за один месяц,

Ст4 – конверсии победы в состоянии могущества

Стоит добавить, что все формулы применимы как к недельным данным показателя, так и к трендам, ориентированным на месяц и больше.

Мы с вами разобрали примеры вероятных сценариев по трендам, теперь давайте изучим детально каждую формулу состояния. Обратите внимание на то, что шаги, описанные ниже, стоит выполнять исключительно в предложенной нами последовательности.

Формула состояния несуществования

Алгоритм действий, если ваш показатель находится в таком состоянии:

1. Найдите коммуникационную линию.

2. Добейтесь того, чтобы о вас узнали.

3. Выясните, что от вас требуется или чего от вас хотят.

4. Делайте, производите и (или) предоставляйте это.

Как это реализуется на практике?

Представим, что у вас есть система тендерных продаж, но показатель «Ст4 – конверсия победы» пошёл круто вниз, то есть возникло состояние несуществования. Что необходимо сделать руководителю/владельцу компании в рамках данной формулы?

1) Проведите глубокий анализ ситуации, установите отлаженные коммуникационные линии как со своими сотрудниками тендерного подразделения, так и с другими участниками закупок (представители заказчика, партнерские компании, которые так же, как и вы, участвуют в тендерах в качестве Поставщика/подрядчика, сторонние консультанты тендерной отрасли).

2) Добейтесь того, чтобы о вас узнали: расширяйте точки соприкосновения с конечным потребителем вашей продукции посредством тендерных процедур, иными словами, организуйте расширенный поиск тендеров, подходящих именно вам.

3) Выясните, что от вас требуется: изучите досконально условия предстоящих торгов, что нужно по каждому критерию для победы.

4) Делайте и предоставляйте: заявитесь в тендеры и контролируйте каждый этап воронки тендерных продаж.

Важно проделывать такую комбинацию до тех пор, пока ключевые показатели воронки продаж, особенно КЭВ, не перейдут в другое состояние. Лично нам не раз удавалось значительно улучшить какой-то один показатель воронки при низком уровне других, и мы понимали, что останавливаться не надо. Поэтому снова и снова применяли формулу к текущему состоянию, пока не получали те цифры, которые нас полностью удовлетворяют.

В моменте показатели воронки могут находиться в разных состояниях, и это нормально. Применяйте актуальную для данного состояния формулу, и цифры показателя обязательно изменятся. Формула несуществования также применима к периоду старта, когда вы только заходите в тендеры или выстраиваете систему тендерных продаж.

Секрет эффективного использования теории формулы состояний заключается в последовательности. Если показатель находится в «состоянии несуществования» то, чтобы прийти в «состояние нормальной деятельности», вам придётся пройти и «состояние опасности», и «состояние чрезвычайного положения». И поверьте тем, кто сталкивался с этим не раз: перепрыгивание состояний не приводит к устойчивому росту показателей, а будет иметь лишь краткосрочный эффект.

Формула состояния опасности

1) Обойдите привычки или установившуюся практику.

2) Справляйтесь с ситуацией и любой опасностью в ней.

3) Назначьте себе «состояние опасности».

4) Введите в действие свою собственную этику, выяснив, что именно вы делаете неэтично, используете самодисциплину, чтобы исправить это, став честным и порядочным.

5) Реорганизуйте свою жизнь так, чтобы данная опасная ситуация так часто не возникала.

6) Сформулируете и примите твёрдое правило, которое позволит вам впоследствии выявить подобные ситуации и предотвратить их возникновение3.

Применим данную формулу к нашему примеру. В один солнечный день вы приезжаете в офис пораньше. Пятница, у вас запланировано совещание с руководителями всех отделов, на котором намереваетесь обсудить итоги недели. У вас прекрасное настроение. На столе в распечатанном виде лежат основные показатели по всем подразделениям. Изучение традиционно начинаете с рассмотрения результатов работы тендерного отдела, тем более что за прошлый месяц отдел показывал откровенно плохие результаты.

Вы смотрите сводки воронки и – о ужас! – видите, как все показатели за неделю снова ухудшились и, что совсем печально, серьёзно провис КЭВ: тренд конверсии победы (Ст4) за прошлый месяц шёл неуклонно вниз. Вы понимаете, что пора дело брать в свои руки, ведь у тендерного отдела «состояние опасности», следовательно, у всех показателей тренды неуклонного понижения. Вы открываете управленческий блокнот, находите страницу с формулой «состояние опасности» и тут же накидываете пошаговый план. Через 15 минут вам понятно, что делать дальше!

После того как с готовым планом познакомится начальник тендерного отдела, команда приступит к его реализации. И мы уверены в том, что к концу следующей недели ситуацию можно исправить в сторону улучшения при условии, что удалось избежать классической ошибки. Речь про нарушение очерёдности этапов. Когда ваши показатели продемонстрировали существенный рост и рванули вверх, вам не надо применять к ним формулу «состояние нормальной деятельности» или тем более формулу «состояние изобилия». Вам надо применить следующую за формулой опасности – формулу чрезвычайного положения: только так вы обеспечите стабильный рост показателей.

Формула чрезвычайного положения

1. Продвигайте. Актуально для организации. Применительно к человеку правильнее говорить «производите».

2. Измените основу того, как вы ведёте дела.

3. Экономьте.

4. Приготовьтесь предоставлять.

5. Укрепите дисциплину4.

Опять же возьмём наш пример с трендом за месяц по показателю Ст4 и теперь уже его разберём с позиции начальника тендерного отдела.

По истечении месяца начальник отдела обнаруживает, что показатель Ст4 словно катается на «американских горках», то есть показывает признаки «состояния чрезвычайного положения».

Применяя формулу, начальник отдела делает следующее:

Шаг 1. Усиливает «производство» по всей воронке тендерных продаж, то есть разбирает подробно, что не выполняется должным образом и каким образом каждый сотрудник отдела может влиять на конечный результат.

«Продвигает» свой отдел, то есть коммуницирует с иными подразделениями компании, от которых косвенно зависит результат его команды, и выясняет, где происходит сбой в общении, чтобы в итоге улучшить взаимодействие.

Шаг 2. Меняет основу ведения дел. К примеру, вводит ежедневные утренние планёрки и в конце дня подводит итоги по выполненным задачам (ранее он делал это эпизодически, теперь – регулярно). Также тщательно следит за дедлайнами: все задачи фиксируются в специальной программе – планировщике задач, где их легко отследить и определить эффективность каждого сотрудника.

Шаг 3. Экономит ресурсы, но прежде всего – время. Не распыляется по пустякам сам. Помогает держать фокус и остальным.

Шаг 4. Готовится предоставлять, делает сверку ресурсов, анализирует компетентность и потенциал своих сотрудников, используемые в тендерных продажах инструменты и технологии. Если понимает, что ресурсов недостаточно: квалификации у сотрудников, человеко-часов, технического оснащения и проч., то восполняет ресурсы и приводит в соответствие своё подразделение.

Шаг 5. Укрепляет дисциплину. Внесённые корректировки необходимо закрепить и неукоснительно соблюдать: пресекать опоздания, наказывать за нарушение дедлайнов. При необходимости важно менять и свои привычки.

Такая последовательность шагов гарантированно приведёт к изменению ситуации и к росту показателя. Как долго необходимо следовать этой формуле? Ответ прост: пока тренд по показателю не перейдёт в другое состояние и не наступит состояние «нормальной деятельности».

А если ситуация будет ухудшаться и показатель пойдёт вниз? Тогда вы неверно применили формулу чрезвычайного положения и вам предстоит вернуться к формуле состояния опасности. И дальше к состоянию несуществования, если продолжится спад. Важно двигаться последовательно, пока все показатели воронки не улучшатся. За всем этим стоит системная работа.

Если в состоянии чрезвычайного положения вы сделали всё верно – ваш показатель покажет рост и перейдёт к нормальной деятельности.

Формула состояния нормальной деятельности

1. Когда вы находитесь в состоянии нормальной̆ деятельности, вы поддерживаете увеличение тем, что кардинально ничего не меняете.

2. Этика и правосудие мягкие, без принятия жёстких мер.

3. Когда статистика улучшается, тщательно изучите её и выясните, что именно привело к таким цифрам. Повторяйте такие действия, не прекращая делать то, что вы делали раньше.

4. Каждый̆ раз, когда статистика слегка ухудшается, моментально выясняйте причину, чтобы тут же её устранить5.

Состояние нормальной деятельности – это когда показатель плавно растёт. В бизнесе это, пожалуй, наиболее комфортное для развития состояние, так как найден некий баланс в использовании ресурсов, а также выстроена система ведения дел и управления, поэтому фиксируется постепенный рост.

При нормальной деятельности не стоит вносить резких корректировок в основу ведения дела. Но это не означает, что если вы видите, где что-то можно улучшить, то вы не будете этого делать. К примеру, если вы понимаете, за счёт чего можно усилить применяемую аналитику в тендерных продажах, то вы предложите аналитику инструмент для усиления, но сделаете это аккуратно и не торопясь.

Конец ознакомительного фрагмента.

Текст предоставлен ООО «Литрес».

Прочитайте эту книгу целиком, купив полную легальную версию на Литрес.

Безопасно оплатить книгу можно банковской картой Visa, MasterCard, Maestro, со счета мобильного телефона, с платежного терминала, в салоне МТС или Связной, через PayPal, WebMoney, Яндекс.Деньги, QIWI Кошелек, бонусными картами или другим удобным Вам способом.

Примечания

1

Словарь русского языка в 4-х т. / РАН, Ин-т лингвистич. исследований; под ред. А. П. Евгеньевой. – 4-е изд., стер. – М.: Рус. яз.; Полиграфресурсы, 1999.

2

Высоцкий А. А. Формулы состояний / А. А. Высоцкий – «Высоцкий консалтинг», 2015.

3

Высоцкий А. А. Формулы состояний / А. А. Высоцкий – «Высоцкий консалтинг», 2015. Стр. 25.

4

Высоцкий А. А. Формулы состояний / А. А. Высоцкий – «Высоцкий консалтинг», 2015. Стр. 30.

5

Высоцкий А. А. Формулы состояний / А. А. Высоцкий – «Высоцкий консалтинг», 2015. Стр. 32.