Записки безопасника

Приведу пример: к нам на работу устраивался пилот одной из российских авиакомпаний. Нас насторожил факт его работы на Украине, где сложно было подтвердить стаж его летной работы на необходимом нам типе воздушного судна. В итоге кандидату на работу было предложено пройти тестирование на полиграфе. Приведу лишь некоторые выдержки из полученного заключения.

«Сокрытие информации при трудоустройстве.

Кандидат не предоставил полные сведения о своем правовом статусе. В ходе собеседования на вопрос о наличии украинского гражданства ответил уклончиво, не сообщив о его фактическом наличии. Также указал недостоверную информацию о летном стаже, заявив об отсутствии записей в летной книжке, в то время как фактический перерыв в полетах на данном типе воздушного судна составляет приблизительно 6 лет.

Факты употребления наркотических веществ.

В период обучения в летном училище в одной из стран СНГ кандидат употреблял легкие наркотические вещества (марихуана, гашиш), а также пробовал насвай. По его утверждению, эпизодическое употребление легких наркотиков продолжалось и после окончания обучения. Последний случай употребления зафиксирован в 20__ году. Тяжелые наркотические вещества не употреблял.

Участие в азартных играх.

Имели место случаи участия в азартных играх (игровые автоматы) с проигрышем средств. Максимальная сумма единовременного проигрыша составляла около 100 долларов США. По словам кандидата, после 2000-х годов практика азартных игр была практически прекращена.

Финансовые обязательства.

Кандидат имеет значительные финансовые обязательства:

• перед текущим работодателем – 2 млн рублей за обучение;

• ипотечное обязательство по квартире в Киеве на сумму около 100 тысяч долларов США (в настоящее время выплаты приостановлены, вопрос решается с привлечением юристов);

• частный долг перед знакомым в размере около 10 тысяч долларов США.

Криминальные связи.

Имеется знакомый (брат друга), который, по предположению кандидата, может быть связан с криминальной деятельностью (конкретный характер деятельности неизвестен). От данного лица поступали предложения о сотрудничестве, связанные с транспортировкой товаров и возможной организацией собственного бизнеса.

Правовой статус на Украине.

Несмотря на снятие с международного розыска (подтверждено документами Интерпола), в отношении кандидата продолжается уголовное преследование на территории Украины по статье 190 ч. 2 УК Украины (предположительно в качестве обвиняемого). Суть обвинения связана с фактом официального трудоустройства в банке «Р» на должности, не соответствующей фактической деятельности (оформлен как банковский служащий при реальной работе пилотом). Также кандидат может проходить в качестве свидетеля по уголовному делу в отношении владельца указанного банка. В связи с этим кандидат избегает посещения Украины из-за риска призыва на военную службу и возможного уголовного преследования».

Теперь вопрос: прочитав заключение, вы бы взяли такого человека на работу в компанию? Ответ, разумеется, будет отрицательным. В практике работы были и другие заключения, но это мне запомнилось ярче остальных.

Отдельно хочу остановиться на личности полиграфолога, с которым мы работали. Это Юлия Смирнова (Куракина). Человек уникальной судьбы, внучка легендарного создателя СМЕРШ, генерал-полковника В. С. Абакумова. Отец Юлии, Смирнов Игорь Викторович, был известным ученым, академиком РАЕН, специалистом в области психоэкологии и компьютерных психотехнологий. На Западе его окрестили «отцом психотронного оружия». Одна из его методик с применением АПК Mind Reader была использована в компании при проведении служебной проверки, связанной с утечкой конфиденциальной информации. Не вдаваясь в детали, скажу, что, помимо фактов утечки информации, данная методика позволила обнаружить у проверяемых и другие факторы риска, связанные с наркотиками, суицидом, алкоголем, долгами, хищением. Проведенное Юлией психофизиологическое тестирование позволило выделить в компании группу лиц, требующих повышенного внимания как со стороны СБ, так и руководства предприятия.

В целях повышения эффективности работы СБ и предприятия в целом мы проводили интервью с работниками, которые увольнялись из компании. Это делалось для того, чтобы установить причины принятия сотрудником решения об увольнении и возможные негативные факторы в деятельности предприятия и работе коллектива, оказавшие влияние на принятие данного решения.

Все вышесказанное в основном относится к процедурам обеспечения кадровой безопасности на входе кандидатов в компанию.

Безусловно, работа на этом не заканчивается. Задача руководителя СБ и его сотрудников заключается в том, чтобы имплементировать необходимые процедуры безопасности во все бизнес-процессы предприятия. Об этом и пойдет речь ниже.

Выводы: для более эффективной работы по обеспечению кадровой безопасности выстраивайте хорошие рабочие отношения с отделом кадров. Разработайте анкету для кандидатов на работу, учитывающую специфику вашего предприятия. Используйте различные источники информации для проверки сведений, предоставленных кандидатами на работу. Проводите интервью как со всеми кандидатами, так и со всеми увольняемыми сотрудниками. При необходимости дополнительной проверки привлекайте полиграфолога.

2.2. Экономическая безопасность

Каким образом проводилась проверка кандидатов для подразделения экономической безопасности, уже было описано выше. Функционал таких работников включает в себя достаточно широкий спектр задач, которые перечисляются в должностной инструкции. В их числе:

• разработка проектов нормативных документов по своему направлению деятельности, а также экспертиза проектов других подразделений в части экономической безопасности;

• выявление возможных внутренних и внешних угроз, а также разработка мероприятий по реагированию на эти угрозы;

• мониторинг контрагентов – достаточно ли они благонадежны, нет ли в их действиях признаков, направленных на нанесение ущерба предприятию;

• информирование руководства и подразделений компании о выявленных негативных фактах в деятельности контрагентов;

• проведение проверок кандидатов на работу;

• контроль за сохранностью финансовых и материальных ресурсов предприятия;

• участие в проведении служебных проверок по выявленным нарушениям;

• участие в мероприятиях по противодействию недобросовестной конкуренции.

Поговорим более подробно о нормативных документах, регламентирующих деятельность в сфере экономической безопасности. Помимо актов, определяющих порядок работы подразделения безопасности (должностные инструкции, положения о подразделении, внутренние методики работы), на мой взгляд, при формировании культуры безопасности в компании важно утвердить у руководителя документ «верхнего уровня» – Политику в области обеспечения экономической безопасности. Политика закрепляет фундаментальные принципы, которых будет придерживаться предприятие при разработке других документов по экономической безопасности и при принятии решений в этой сфере. С этим документом должны быть ознакомлены все сотрудники компании.

Из своего опыта могу сказать, что многие сотрудники, включая больших руководителей, не понимают важности наличия в организации вышеперечисленных документов. Если нет регламентов, то ты ничего не сможешь предъявить и спросить за что-то, так как не установлены правила и сроки. В подтверждение своих слов привожу высказывание знакомого качественника, создавшего не одну СМК (система менеджмента качества): «Документооборот в любой компании – это кровеносная система. Без документирования процессов невозможно обеспечить качество или выявить несоответствия, чтобы их устранить».

Значительную часть рабочего времени сотрудников экономической безопасности в классическом ее проявлении занимает работа по согласованию проектов договоров с контрагентами, т. к. именно эта функция позволяет оперативно выявить «узкие» моменты, способные оказать неблагоприятное влияние на состояние компании. Эта работа требует знаний в сфере финансов, бухгалтерского учета, налогового законодательства. Если этой деятельностью занимается «отставник», то в большинстве случаев он проверяет контрагента по имеющимся в его распоряжении базам данных и приводит ту оценку риска, которая указана в соответствующей базе данных. Более эффективно с этой работой справлялись сотрудники, имеющие экономическое образование. Мне, например, было очень приятно услышать оценку работы от начальника финансового отдела нашей компании. Он говорил, что очень внимательно читает все замечания к договорам, которые пишет моя сотрудница Елена, очень высоко ценит их и, как правило, всегда принимает. Такой же оценки придерживался и руководитель закупочной деятельности. Перед заседанием закупочной комиссии все участники тендера проходили предварительную проверку. И всегда заключения, подготовленные Еленой, отличались глубиной проработки, основанной на всестороннем финансово-экономическом анализе.

Важным направлением с точки зрения контроля отдельных направлений финансово-хозяйственной деятельности является анализ платежей компании. Везде порядок оплаты организован по-разному — в зависимости от размера, целей и задач компании. Исходя из моего опыта, одним из самых простых и эффективных способов согласования / осуществления платежей является применение реестров платежей предприятия, где за определенный период времени аккумулируется перечень предстоящих и согласованных со всеми необходимыми службами оплат, который на регулярной основе передается руководителю верхнего уровня для утверждения. Внимательному сотруднику безопасности систематический анализ реестров может рассказать об очень многом. Был ли это плановый или внеплановый платеж, предусмотрен ли он бюджетом, есть ли решение закупочной комиссии и т. д. Подобный анализ представляется важным с точки зрения выявления и профилактики случаев мошенничества. Кроме того, изучение таких документов в динамике позволяет выявлять цепочки «сомнительных» операций, незаметных в конкретный момент времени.

В качестве примера приведу факт, когда в ходе мониторинга мы увидели регулярные переводы в иностранной валюте за границу со счета одного из руководителей нашей компании за услуги, предоставляемые компанией. Надо было видеть реакцию этого человека, когда я его спросил, спокойно ли он себя чувствует, переводя по несколько сотен тысяч долларов ежемесячно на счета в иностранных банках. Как оказалось, человек был не в курсе таких переводов. При этом им была выдана доверенность юристам на управление своим счетом в одном из российских банков. После нашего предупреждения переводы прекратились. К сожалению, это реальности «современного» бизнеса, когда за услуги медийным лицам платят назначенные ими «кошельки», подвергая последних неоправданным рискам.

Хорошие результаты по выявлению рисков мошенничества персонала давал мониторинг имеющихся задолженностей сотрудников по штрафам, налогам и иным взысканиям. В результате проделанной работы выявлялись долги работников в суммах до миллиона рублей. Данная категория персонала не должна оставаться без внимания СБ и руководителей предприятия.

Важным фактором в проведении мероприятий, направленных на обеспечение сохранности финансовых и материальных ресурсов предприятия, является участие сотрудников СБ в работе инвентаризационной комиссии. В ходе указанной работы проводятся интервью с сотрудниками бухгалтерии, коммерческого и юридического отделов. Прорабатываются нормативные документы и должностные инструкции сотрудников. Обращается внимание на организацию работы с дебиторской и кредиторской задолженностью, на наличие / отсутствие нормативных документов, регламентирующих процессы, связанные с образованием и погашением дебиторской задолженности. В ходе анализа представленных документов обращается внимание на степень контроля со стороны бухгалтерии за своевременным предоставлением актов сверки взаиморасчетов с контрагентами. Полезно будет проанализировать структуру дебиторской задолженности.

Однажды мне было поручено провести анализ просроченной дебиторской задолженности по группе компаний. Опуская детали, приведу некоторые выводы из отчета. В группе компаний отсутствовали нормативные документы, регламентирующие процессы, связанные с образованием и погашением дебиторской задолженности. Не был налажен процесс мониторинга и контроля за исполнением клиентами обязательств по оплате, что приводило к просроченной дебиторской задолженности. У должностных лиц, в чью компетенцию входила работа с дебиторской задолженностью, не было должностных инструкций. В группе компаний не проводился систематический анализ дебиторской задолженности по клиентским группам с учетом разных видов услуг. Клиенты не ранжировались с точки зрения платежной дисциплины и особенностей операционного цикла. Производился только первоначальный анализ клиентов (при заключении договора). Зафиксированы факты заключения договоров (оплаты счетов) без проверки службой безопасности. Отсутствовала систематизированная и регламентированная процедура оперативного контроля и досудебного взыскания просроченной дебиторской задолженности с распределением задач и ответственности. Не имелось системы мотивации персонала, задействованного в оперативном контроле дебиторской задолженности. В компании не проводилось управление рисками и, соответственно, отсутствовал финансовый риск-менеджмент. После таких выводов были и предложения по исправлению ситуации. Разумеется, не все предложения были приняты, но персонал мы «взбодрили», и ситуация с просроченной дебиторской задолженностью улучшилась.

Пристальное внимание специалистов экономической безопасности должно быть приковано к осуществлению строительных проектов. Мне пришлось поучаствовать в нескольких аудитах объектов строительства в одном из московских аэропортов. В результате работы команда специалистов в одном случае установила ущерб, нанесенный акционерам компании, в сумме более 60 миллионов рублей. Каковы же причины таких убытков? На мой взгляд, это халатность, некомпетентность руководителей и специалистов, участвующих в реализации проекта, воровство и мошенничество. Приведу некоторые примеры.

Проектировщиком по объекту строительства была выбрана компания, не имеющая опыта проектирования подобных объектов на территории аэропорта, из-за чего своевременно не были проведены мероприятия по согласованию проекта с государственными органами (МВД, ФСБ, ФТС, ФМС, МЧС), регламентирующими деятельность аэропорта. В дальнейшем это привело к необходимости проведения дополнительных работ по корректировке рабочей документации и соответствующему удорожанию проекта на сумму более миллиона рублей. Вскрылся и еще более вопиющий случай, когда для проектных работ заключили договор со строительной компанией, не имевшей в своем штате проектировщиков и, соответственно, не имевшей опыта работ по проектированию. В дальнейшем такая ошибка (халатность) привела к затягиванию сроков проектных работ, удорожанию проекта на десятки миллионов рублей и проблемам с прохождением госэкспертизы.

При реализации крупных строительных проектов представляется важным серьезно подойти к выбору юридического лица, которое будет осуществлять функции технического и авторского надзора за ходом строительства. Я знаю случаи, когда руководители в целях экономии отказывались от заключения таких договоров, но в дальнейшем это приводило к неоправданным дополнительным расходам для акционеров компании. Как говорится, скупой платит дважды.

При выборе «техзаказчика» важно не допустить аффилированности между строительной компанией и представителями технического надзора. Специалистам экономической безопасности целесообразно установить контакты с представителями технического надзора и поддерживать их до окончания реализации строительного проекта. Это позволит первыми получать информацию о замечаниях в ходе строительства и оперативно в случае необходимости информировать руководителя компании для проведения корректирующих мероприятий.

Важным элементом контроля является проведение анализа актов выполненных работ, предъявленных подрядчиком в адрес заказчика работ. Подобный анализ поможет установить факты завышения стоимости и объемов работ, задвоение позиций в актах по видам работ, поставку менее качественного оборудования, оплаченных, но не выполненных работ и др. Распространенной практикой обмана заказчика является некорректное применение расценок по территориальной сметно-нормативной базе для определенной территории. Подчеркну, что речь при больших строительных проектах идет о десятках миллионов рублей.

Одна из схем фальсификации в моей практике была связана с вывозом и утилизацией непригодного грунта и строительного мусора. Для выполнения данных работ необходимо наличие договора с полигоном и талоны на утилизацию. При проверке было установлено, что подписанные и оплаченные объемы работ по утилизации не производились и, соответственно, не подтверждены документально. Несмотря на отсутствие договора с полигоном и талонов, специалисты технического заказчика подтвердили (завизировали акты выполненных работ) факт утилизации грунта и мусора. В данном случае можно было предположить проявление халатности либо сговора со стороны технического заказчика и подрядчика. Впрочем, нам удалось доказать, что подрядчик необоснованно получил деньги за невыполненные работы. Благодаря специалистам экономической безопасности сумма договора была уменьшена на 17 миллионов рублей, что, согласитесь, является хорошим показателем эффективности в работе СБ (разумеется, оценочные показатели относительны и зависят от оборотов и допущений конкретного бизнеса, но, учитывая размеры заработных плат немногочисленных сотрудников экономической безопасности предприятия среднего размера, экономия на указанную сумму представляется успешным результатом работы).

Еще одной хитростью, с помощью которой вас могут обмануть, является некорректное применение коэффициентов. В одном из документов подрядчик объяснил объем перевезенного грунта коэффициентом разрыхления (коэффициент перевода объема грунта из плотного тела в рыхлое состояние), который по его данным составил 1,89. Согласно же нормативам и экспертной оценке, коэффициент разрыхления грунта, подлежащего выемке на объекте, не может превышать 1,25, а указанный подрядчиком коэффициент 1,89 применен некорректно. Таким образом, только за счет применения некорректного коэффициента ущерб компании (если бы не наше вмешательство) составил бы 15 миллионов рублей.

Важной областью для контроля со стороны подразделения безопасности является некорректное (безосновательное) применение расценок в сметах, завышающих стоимость работ по договорам строительства. Не буду снова углубляться в детали, скажу лишь, что некорректное применение расценки только по разделу «земляные работы» привело к необоснованному завышению стоимости работ по договору и получению ущерба нашей компанией по принятому и оплаченному объему работ в размере около 20 миллионов рублей.

Подводя итог участия специалистов экономической безопасности в реализации строительных проектов, отмечу, что выявление вышеперечисленных случаев невозможно без глубоких знаний по данной тематике.

Особое внимание сотрудников экономической безопасности должно уделяться закупочной деятельности компании. С позиций своего опыта скажу, что эффективная работа в сфере закупочной деятельности возможна только в случае, когда этой деятельностью занимаются профессионалы и в компании наиболее полно присутствует регламентация всех бизнес-процессов по направлению «закупки». Мне удалось в одной организации поработать с настоящим профессионалом в сфере закупочной деятельности, исключительно честным и порядочным человеком. Я многому научился у Антона Андреевича Коломийца. Совместными усилиями нам удалось выстроить достаточно эффективную систему закупок, в функционал которой входило составление плана закупок организации на период 1 год, что позволяло:

• объединять годовые потребности в сходной номенклатуре в одну закупку;

• проводить конкурентные закупки как с использованием электронных торговых площадок, так и методом адресных запросов коммерческих предложений;

• создать постоянно действующую закупочную комиссию, на основании решений которой выбирались контрагенты для заключения договоров;

• организовать согласование и подписание договоров с выбранными контрагентами, контроль поставок товарно-материальных ценностей (ТМЦ).

Отработанные нормативные документы по закупочной деятельности также давали возможность при необходимости проведения закупок у единственного поставщика, а также аварийных закупок.

Безусловно, эта работа потребовала много сил, нервов и времени, чтобы преодолеть «внутреннее» сопротивление в компании. Подсвечу лишь некоторые проблемы, которые пришлось исправлять. Но для начала опишу в двух словах первоначальное состояние системы закупок как стартовую позицию наших дальнейших преобразований после проведенного аудита. В действующих документах организации не было описания процедуры обоснования закупок у единственного поставщика, процедуры проведения аварийной закупки, не были определены перечень и формы документов, необходимых для инициирования закупок и организации закупочных процедур, не определены общие (предельные) сроки проведения закупочных процедур от момента инициирования закупки до ее завершения, были выявлены области, «не покрытые» контролями, а также контрольные процедуры, эффективность которых оценена как низкая; отсутствовала процедура годового планирования закупок, суммы планируемых расходов формировались по подразделениям в рамках формирования годового бюджета, однако сводный план закупок товаров, работ, услуг в разрезе номенклатуры с указанием планируемых цен и количества по каждой номенклатурной позиции в организации не формировался. В результате закупки по однородным позициям осуществлялись по отдельным договорам и счетам без учета общей потребности в рамках организации; закупочная деятельность не планировалась, что приводило к возникновению риска невыполнения поставленных целей по причине срыва поставок, а также риску финансовых потерь компании по причине закупок товаров, работ, услуг по ценам выше рынка; поиск поставщиков товаров, работ, услуг осуществлялся инициаторами закупки, что приводило к риску мошенничества при выборе поставщика; достаточно часто фиксировались факты заключения договоров без обязательного проведения тендерных процедур по решению генерального директора; присутствовал конфликт интересов при назначении состава закупочной комиссии.

Естественно, подобная ситуация приводила к возникновению существенных рисков, связанных с деятельностью организации. Приведу некоторые примеры. Наиболее часто встречалось завышение цен. В ходе служебной проверки по проекту строительства трансформаторной подстанции было установлено, что цена поставленного оборудования завышена в 1,6 раза, что в стоимостном выражении составило 9 миллионов рублей. Результаты другой проверки показали, что при закупке сувенирной продукции стоимость товаров превысила рыночную в 1,8 раза. Компании нанесен ущерб на сумму более чем 500 тысяч рублей. Например, в качестве новогодних подарков были закуплены сувенирные свечи с логотипом компании по цене 525 рублей за штуку. По итогам анализа стоимости объекта закупки установлено, что аналогичный товар предлагался розничной сетью IKEA по цене 99 рублей за штуку. С учетом оценки затрат на упаковку и декорирование в размере 40% от стоимости единицы продукции стоимость товара относительно рынка была завышена в 4 раза.

Еще более крупный ущерб наносился компании при осуществлении строительно-монтажных работ (далее – СМР) на объектах организации, в т. ч. при проведении текущего ремонта помещений. В ходе одного из расследований была осуществлена выборочная проверка стоимости материалов, а также услуг по производству СМР и осуществлению текущего ремонта зданий и сооружений на предмет соответствия рыночным ценам. По итогам проверки выявлено превышение стоимости работ и материалов относительно рыночных цен по отдельным позициям от 1,7 до 4,8 раз. В среднем по проверенным позициям стоимость работ и материалов была завышена относительно рынка в 2,7 раза. В итоге финансовые потери компании по причине закупки товаров, работ, услуг по ценам выше рыночных составили до 90 млн рублей в год. Разумеется, все зависит от размера компании и видов хозяйственной деятельности. Решение по минимизации рисков в строительстве и ремонтах мы нашли, приняв на работу грамотного сметчика. Проверяя сметные расчеты при заключении договоров, он с лихвой окупал свою зарплату.

Очень важно при обеспечении безопасности закупочной деятельности обращать внимание на аффилированность сотрудников компании с подрядчиками. В моей практике был случай, когда один из поставщиков сувенирной продукции в качестве взятки приобретал путевку в дорогой заграничный отель руководителю направления маркетинга.