Проверка без паники: как подготовиться, пройти и защитить свой бизнес

§ 3.3. Самопроверка по официальным контрольным листам (ссылки на ГИС «Проверки»)

Одним из ключевых инструментов профилактики выявления нарушений в ходе государственного контроля является проведение самопроверки с использованием официальных контрольных (надзорных) списков, разработанных и утверждённых федеральными органами исполнительной власти в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 23 июля 2021 года № 1222 «Об утверждении общих требований к методикам оценки рисков причинения вреда охраняемым законом ценностям при осуществлении государственного контроля (надзора)». Эти списки содержат исчерпывающий перечень обязательных требований, подлежащих проверке в рамках конкретного вида деятельности, и являются обязательными для применения контролирующими органами при проведении как плановых, так и внеплановых мероприятий.

Контрольные списки разрабатываются по каждому виду государственного контроля и привязываются к кодам Общероссийского классификатора видов экономической деятельности (ОКВЭД). Они включают вопросы, касающиеся соблюдения санитарно-эпидемиологических норм, требований пожарной безопасности, охраны труда, обращения с отходами, защиты прав потребителей, условий лицензирования и других аспектов, регулируемых законодательством. Каждый вопрос сформулирован в чёткой, измеримой и проверяемой форме, что исключает произвольное толкование со стороны инспекторов. Например, вместо расплывчатого требования «обеспечить безопасность» формулировка в контрольном списке будет звучать как «наличие исправной автоматической пожарной сигнализации, прошедшей техническое обслуживание в течение последних 12 месяцев».

Доступ к официальным контрольным спискам предоставляется через Государственную информационную систему о проведении проверок (ГИСП), функционирующую по адресу https://proverki.gov.ru. На указанном ресурсе любой субъект предпринимательской деятельности может в режиме онлайн ознакомиться с актуальными версиями контрольных списков, применимыми к его деятельности. Для этого достаточно указать основной код ОКВЭД, регион регистрации и, при необходимости, уточнить вид деятельности. Система автоматически формирует перечень всех действующих контрольных списков, утверждённых для соответствующей сферы. По состоянию на январь 2026 года в ГИСП размещено более 1 850 контрольных списков, охватывающих все основные направления предпринимательской деятельности, от розничной торговли до медицинских услуг и промышленного производства.

Порядок использования контрольных списков для целей самопроверки не регламентирован законодательно, однако Министерство экономического развития Российской Федерации в своих методических рекомендациях от 5 апреля 2024 года № Д23-4127 рекомендует проводить внутреннюю диагностику не реже одного раза в квартал, особенно в преддверии возможного включения в план проверок. Процедура самопроверки предполагает пошаговое сопоставление фактического состояния дел на предприятии с каждым пунктом соответствующего контрольного списка. Выявленные несоответствия фиксируются в внутреннем акте или протоколе, на основании которого разрабатывается план корректирующих мероприятий с указанием сроков и ответственных лиц.

Важно отметить, что результаты самопроверки, даже если они выявляют нарушения, не могут быть использованы против предпринимателя в административном или судебном производстве, поскольку такие документы носят внутренний характер и не подлежат обязательному предоставлению контролирующим органам. Более того, добровольное устранение нарушений до начала проверки может служить основанием для отказа в привлечении к административной ответственности. Эта позиция закреплена в Определении Верховного Суда Российской Федерации от 8 июня 2021 года № 305-ЭС21-7545, где суд указал, что при отсутствии вреда или угрозы его причинения, а также при добросовестном устранении нарушения, административное наказание не применяется.

Кроме того, с 2023 года в рамках цифровой трансформации системы контроля в ГИСП внедрена функция «Самопроверка», позволяющая пользователям проходить интерактивный опрос на основе актуального контрольного списка и получать автоматически сформированный отчёт о степени соответствия требованиям. Данный инструмент не имеет юридической силы, но служит удобным средством оперативной диагностики и планирования корректирующих действий.

Таким образом, использование официальных контрольных списков из ГИСП представляет собой эффективный, прозрачный и законный способ подготовки к государственному контролю. Он позволяет не только выявить потенциальные нарушения заранее, но и выстроить конструктивный диалог с контролирующими органами на основе единых, объективных критериев, закреплённых в нормативных правовых актах.

Глава 4. Документы: что должно быть в порядке

§ 4.1. Универсальный пакет документов для любого бизнеса

Независимо от вида экономической деятельности, организационно-правовой формы или масштаба операций, каждый субъект предпринимательской деятельности обязан иметь определённый набор документов, подтверждающих его правовой статус, законность осуществления деятельности и соответствие базовым требованиям законодательства Российской Федерации. Этот набор, условно называемый универсальным пакетом документов, формируется на основании норм гражданского, административного, налогового и трудового законодательства и подлежит постоянному обновлению и хранению в доступной форме – как в бумажном, так и в электронном виде, при условии соблюдения требований к юридической значимости электронных документов.

К числу обязательных документов относятся, прежде всего, учредительные и регистрационные документы. Для юридического лица это устав (или положение об учреждении), свидетельство о государственной регистрации (выписка из Единого государственного реестра юридических лиц – ЕГРЮЛ), а также документы, подтверждающие постановку на учёт в налоговом органе (уведомление о присвоении ИНН и ОГРН). Для индивидуального предпринимателя таким пакетом являются выписка из Единого государственного реестра индивидуальных предпринимателей (ЕГРИП) и уведомление о постановке на налоговый учёт. Согласно статье 5 Федерального закона от 8 августа 2001 года № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей», указанные сведения носят публичный характер и могут быть запрошены любым заинтересованным лицом, включая контролирующие органы, через официальный сайт Федеральной налоговой службы.

Второй компонент универсального пакета – документы, подтверждающие право пользования помещением, в котором осуществляется деятельность. Это может быть договор аренды, свидетельство о праве собственности или иной документ, удостоверяющий законное владение или пользование объектом недвижимости. В случае аренды договор должен быть зарегистрирован в установленном порядке, если его срок превышает один год (статья 651 Гражданского кодекса Российской Федерации). Отсутствие подтверждения законного использования помещения может рассматриваться как нарушение градостроительного и санитарного законодательства и служить основанием для отказа в выдаче разрешений или лицензий.

Третий элемент – документы по трудовым отношениям. Даже при отсутствии наёмных работников рекомендуется иметь оформленное трудовое соглашение с самим собой (в случае ИП) или протокол о возложении функций генерального директора на участника (в случае ООО с единственным учредителем). Если в штате числятся сотрудники, необходимо наличие трудовых договоров, оформленных в соответствии со статьёй 67 Трудового кодекса Российской Федерации, приказов о приёме на работу, личных карточек (форма Т-2 или её электронный аналог), графиков работы, табелей учёта рабочего времени, а также документов, подтверждающих проведение инструктажей по охране труда. С 2021 года все работодатели обязаны вести учёт сведений о трудовой деятельности в электронной форме, что регулируется Федеральным законом от 16 декабря 2019 года № 439-ФЗ.

Четвёртый компонент – бухгалтерская и налоговая отчётность. Согласно статье 23 Налогового кодекса Российской Федерации, все организации и индивидуальные предприниматели обязаны вести учёт доходов и расходов и представлять в налоговые органы декларации и расчёты в установленные сроки. Даже при применении упрощённых систем налогообложения (УСН, ПСН, ЕНВД до его отмены, ЕСХН) необходимо хранить первичные документы, подтверждающие операции: платёжные поручения, кассовые чеки, акты выполненных работ, товарные накладные. Срок хранения бухгалтерских документов составляет не менее четырёх лет (пункт 1 статьи 29 Федерального закона от 6 декабря 2011 года № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте»).

Пятый элемент – документы, подтверждающие применение контрольно-кассовой техники (ККТ). Согласно Федеральному закону от 22 мая 2003 года № 54-ФЗ, все организации и ИП, осуществляющие расчёты с покупателями, обязаны использовать зарегистрированную в ФНС онлайн-кассу. Необходимо иметь карточку регистрации ККТ, фискальный накопитель, а также обеспечивать передачу данных в Федеральную налоговую службу через оператора фискальных данных. Отсутствие чека при расчёте является административным правонарушением, предусмотренным статьёй 14.5 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях.

Шестой компонент – политика в отношении персональных данных. В соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ «О персональных данных», любой работодатель, обрабатывающий данные сотрудников, а также любой бизнес, собирающий информацию о клиентах (например, при оформлении заказа), обязан утвердить политику обработки персональных данных, назначить ответственного лица и обеспечить информирование субъектов данных об их правах. Документ должен быть доступен для ознакомления и содержать цели, способы и объём обработки данных.

Все перечисленные документы должны быть актуальными, подписаны уполномоченными лицами и храниться в месте осуществления деятельности или в электронном архиве с возможностью оперативного предоставления по запросу. Согласно части 3 статьи 11 Федерального закона № 294-ФЗ, при проведении проверки контролирующий орган вправе истребовать только те документы, которые прямо указаны в приказе о проверке, однако универсальный пакет формирует базу готовности к любому виду контроля. Как показывает практика применения законодательства по состоянию на 2026 год, отсутствие даже одного из этих документов часто становится поводом для выдачи предписания, даже если основное нарушение не выявлено.

Таким образом, поддержание в порядке универсального пакета документов является не формальной обязанностью, а практической мерой снижения рисков административной ответственности и повышения устойчивости бизнеса к внешнему контролю.

§ 4.2. Отраслевые требования: общепит, торговля, производство, IT, образование

Помимо универсального пакета документов, обязательного для всех субъектов предпринимательской деятельности, отдельные сферы экономической активности предполагают соблюдение специальных, отраслевых требований, закреплённых в федеральных законах, подзаконных актах и технических регламентах. Эти требования определяют дополнительный перечень документов, которые должны быть подготовлены и представлены по запросу контролирующих органов. Ниже приводится академическое описание ключевых документальных обязательств для пяти наиболее распространённых секторов: общественного питания, розничной торговли, промышленного производства, информационных технологий и образования.

Общественное питание (коды ОКВЭД 56.10, 56.29 и др.) подпадает под надзор Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека (Роспотребнадзора) в части санитарно-эпидемиологического благополучия, а также Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий (МЧС России) – в области пожарной безопасности. Обязательными документами являются: санитарно-эпидемиологическое заключение или декларация соответствия условиям СанПиН 2.3/2.4.3590-20 (в зависимости от типа объекта), журналы учёта температурного режима хранения продуктов, журналы проведения дезинфекционных мероприятий, медицинские книжки работников с отметками о прохождении гигиенического обучения и периодических медосмотров, планы производственного контроля, а также программы инструктажей по санитарным нормам. Согласно пункту 17 Постановления Главного государственного санитарного врача Российской Федерации от 28 сентября 2020 года № 28, все предприятия общественного питания обязаны разрабатывать и утверждать внутренние правила работы с пищевыми продуктами, включая процедуры приёма, хранения, приготовления и реализации блюд. Кроме того, с 2024 года введена обязательная маркировка готовой продукции в заведениях с численностью мест более 50, что регулируется постановлением Правительства Российской Федерации от 12 ноября 2023 года № 2105.