Автоматизация офиса

Сергей Каледин

Автоматизация офиса

1. История автоматизации

Автоматизация началась на производстве и затем распространилась на офис, имея вначале целью лишь автоматизацию рутинной секретарской работы. По мере развития средств коммуникаций автоматизация офисных технологий заинтересовала специалистов и управленцев, которые увидели в ней возможность повысить производительность своего труда. Автоматизация офиса   призвана не изменять существующую традиционную систему коммуникаций персонала, а лишь дополнить её. Используясь совместно, обе эти системы обеспечивают рациональную автоматизацию управленческого труда и наилучшее обеспечение управленцев информацией. Автоматизированный офис привлекателен для менеджеров всех уровней управления в фирме не только потому, что поддерживает внутрифирменную связь персонала, но также потому, что представляет им новые средства коммуникации с внешним окружением.

Информационная технология автоматизированного офиса – организация и поддержка коммуникационных процессов как внутри организации, так и с внешней средой на базе компьютерных сетей и других современных средств передачи и работы с информацией

Рис. 1. Основные компоненты автоматизации офиса

2. Офисные автоматизированные технологии

Офисные автоматизированные технологии особенно привлекательны для группового решения проблем.

1. АО позволяет ↑ производительность труда секретарей и конторских работников и дают им возможность справляться с ↑ V работ.

2. Большее значение имеет возможность использования АО в качестве инструмента для решения проблем. Улучшение принимаемых менеджерами решений в результате их более совершенной коммуникации способно обеспечить экономический рост фирмы.

Программные продукты для компьютеров и некомпьютерных технических средств, обеспечивающих технологию АО: текстовые процессор, табличный процессор, электронная почта, ….Так широко используются некомпьютерные средства: аудио- и видеоконференции …

База данных. (Обязательным компонентом любой технологии). В АО база данных концентрирует в себе данные о производственной системе фирмы так же, как в технологии обработки данных на операционном уровне. Информация в базу данных может также поступать из внешнего окружения фирмы. Специалисты должны владеть основными технологическими операциями по работе в среде баз данных. Например, в базе данных собираются сведения о ежедневных продажах, передаваемые торговыми агентами фирмы на главный компьютер, или сведения о еженедельных поставках сырья. Могут ежедневно по электронной почте поступать с биржи сведения о курсе валют или котировках ценных бумаг, в т.ч. и акции этой фирмы, которые ежедневно корректируются соответствующим массиве базы данных.

Информация из БД поступает на вход компьютерных приложений. Любое компьютерное приложение автоматизированного офиса обеспечивает работникам связь друг с другом или др. фирмами. Полученная из БД информация может быть использована и внекомпьютерных технологических средствах для передачи, тиражирования, хранения.

Текстовый процессор. Это вид прикладного программного обеспечения, предназначенный для создания и обработки текстовых документов.

Электронная почта. Она (E – mail), основываясь на сетевом использовании компьютеров, даёт возможность пользователю получать, хранить и отправлять сообщения своим партнёрам по сети. Здесь имеет место только однонаправленная связь. Это ограничение, не является слишком важным, поскольку в 50-ти случаях из 100 служебные переговоры по телефону имеют целью лишь получение информации. Для обеспечения двусторонней связи придётся многократно посылать и принимать сообщения по электронной почте или воспользоваться др. способами коммуникаций.

Дополнительные возможности эл. почты –  компьютерная доска объявлений (для открытого чтения), при желании можно указать, что это частная корреспонденция. Отправление письма с уведомлением о его получении адресатом.

Два способа приобретения эл. почты: 1) покупка собственного технического и ПО и создать собственную локальную сеть компьютеров, реализующую функцию электронной почты. 2) покупка услуги использования электронной почты, которая представляется специализированными организациями связи за периодически вносимую плату.

Аудиопочта. Это почта для передачи сообщений голосом. Она напоминает электронную почту, за исключением того, что вместо набора сообщения на клавиатуре компьютера вы передаёте его через телефон. Также по телефону вы получаете присланные сообщения. Система включает в себя специальное устройство для преобразования аудиосигналов в цифровой код и обратно, а также компьютер для хранения аудиосообщений в цифровой форме. Аудиопочта также реализуется в сети.