Информационные системы

Сергей Каледин

Информационные системы

1. Понятие информационной системы

В информатике понятие "{" чаще всего используется применительно к набору технических средств и программ. {-ой может называться аппаратная часть компьютера (или множество программ для решения прикладных задач). Добавление к понятию "системы" слово "информационная" отражает цель её создания и функционирования. Информационные системы обеспечивают сбор, хранение, обработку, поиск, выдачу информации, необходимой в процессе принятия решений задач из любой области. Они помогают анализировать проблемы и создавать новые продукты.

{– любой объект, который одновременно рассматривается и как единое целое, и как объединённая в интересах достижения поставленных целей совокупность разнородных элементов. {-ы значительно отличаются между собой как по составу, так и по главным целям. В табл.1 приведены примеры нескольких систем, состоящих из разных элементов и направленных на реализацию разных целей.

Таблица 1.

Информационная система (ИС) – взаимосвязанная совокупность средств, методов и персонала, используемых для хранения, обработки и выдачи информации в интересах достижения поставленной цели. Современное понимание ИС предполагает использование в качестве основного ТС переработки информации персонального компьютера. В крупных организациях кроме ПК в состав технической базы ИС системы может входить мэйнфрейм или суперЭВМ. Кроме того, техническое воплощение информационной системы само по себе ничего не будет значить, если не учтена роль человека, для которого предназначена производимая информация и без которого невозможно её получение и представление.

Под организацией (фирмой) будем понимать сообщество людей, объединённых общими целями и использующих общие материальные и финансовые средства для производства материальных и информационных продуктов и услуг. Существует разница между компьютерами и информационными системами. Компьютеры, оснащённые специализированными программными средствами, являются технической базой и инструментом для информационных систем. Информационная система немыслима без персонала, взаимодействующего с компьютерами и телекоммуникациями.

Этапы развития информационных систем и цели их использования на разных периодах представлены в табл. 2.

2. Процессы в информационных системах

Процессы, обеспечивающие работу ИС любого значения, условно можно представить в виде схемы (Рис..1), состоящей из блоков:

ввод информации из внешних или внутренних источников;

обработка входной информации и представление её в удобном виде;

вывод информации для представления потребителям или передачи в другую систему;

обратная связь – это информация, переработанная людьми данной организации для коррекции входной информации.

Рис.1. Процессы в информационной системе

ИС определяется следующими свойствами:

любая ИС может быть подвергнута анализу, построена и управляема на основе общих принципов построения систем;

ИС является динамичной и развивающейся;

при построении ИС необходимо использовать системный подход;

выходной продукцией ИС является информация, на основе которой принимаются решения;

ИС следует воспринимать как человеко-компьютерную систему обработки информации.

В настоящее время сложилось мнение об ИС как о системе, реализованной с помощью компьютерной техники. Хотя в общем случае ИС можно понимать и в некомпьютерном варианте.

Чтобы разобраться в работе ИС, необходимо понять суть проблем, которые она решает, а также организационные процессы, в которые она включена. Технология работы в компьютерной ИС доступна для понимания специалистам некомпьютерной области и может быть успешно использовано для контроля процессов профессиональной деятельности и управления ими.

Внедрение ИС может способствовать:

· Повышение эффективности решения управленческих задач за счёт внедрения математических методов и интеллектуальных систем;

· освобождению работников от рутинной работы за счёт её автоматизации;

· обеспечению достоверности информации;

· замене бумажных носителей данных на магнитные диски, что приводит к более рациональной организации переработки информации на компьютере и снижению объёмов документов на бумаге;

· совершенствованию структуры потоков информации и системы документооборота в фирме;

· уменьшению затрат на производство продуктов и услуг;

· предоставлению потребителям уникальных услуг;

· отысканию новых рыночных ниш;

· привязке к фирме покупателей и поставщиков за счёт предоставления им разных скидок и услуг.

3. Роль структуры управления в информационной системе

Требования к внедряемым ИС:

1. структура ИС, её функциональное назначение должны соответствовать целям, стоящим перед организацией. Например, в коммерческой фирме – эффективный бизнес, в государственном предприятии – решение социальных и экономических задач;

2. информационная система должна контролироваться людьми, ими пониматься и использоваться в соответствии с основными социальными и этическими принципами.

3. производство достоверной, надёжной, своевременной и систематизированной информации.

Для создания и использования ИС необходимо сначала понять структуру, функции и политику организации, цели управления и принимаемых решений, возможности применяемой технологии. ИС является частью организации, а ключевые элементы любой организации – структура и органы управления, стандартные процедуры, персонал.

Построение ИС должно начинаться с анализа структуры управления организацией.

Структура управления организацией

Координация работы всех подразделений организации осуществляется через органы управления разного уровня. Под управлением понимают обеспечение поставленной цели при условии реализации следующих функций: организационной, плановой, учётной, анализа, контрольной, стимулирования.

Рассмотрим содержание управленческих функций.

Организационная функция заключается в разработке организационной структуры и комплекса нормативных документов: штатного расписания фирмы, отдела, лаборатории, группы и т.д., с указанием подчинённости, ответственности, сферы компетенции, прав, обязанностей и т.д. Чаще всего это излагается в положении по отделу, лаборатории или должностных инструкциях.

Планирование – в разработке и реализации планов по выполнению поставленных задач. Например, бизнес-план для всей фирмы, план производства, план маркетинговых исследований, финансовый план, план проведения научно-исследовательской работы и т.д. на различные сроки (год, квартал, месяц, день).

Учётная функция – в разработке или использовании уже готовых форм и методов учёта показателей деятельности фирмы: бухгалтерский учёт, финансовый учёт, управленческий учёт и т. п. В общем случае учёт можно определить, как получение, регистрацию, накопление, разработку и предоставление информации о реальных хозяйственных процессах.

Анализ – связывается с изучением итогов выполнения планов и заказов, определением влияющих факторов, выявлением резервов, изучением тенденции развития и т.д. Выполняется анализ различными специалистами в зависимости от сложности и уровня анализируемого объекта или процесса. Анализ результатов хозяйственной деятельности фирмы за год и более проводят специалисты, а на уровне цеха, отдела – менеджер этого уровня (начальник или его заместитель) совместно со специалистом-экономистом.

Контрольная функция чаще всего осуществляется менеджером: контроль за выполнением планов, расходованием материальных ресурсов, использованием финансовых средств и т.п.

Стимулирование или мотивационная функция предполагает разработку и применение различных методов стимулирования труда подчинённых работников:

финансовые стимулы – зарплата, премия, акции, повышение в должности и т.п.;

психологические стимулы – благодарности, грамоты, звания, степени, доски почёта и т.п.

В последние годы в сфере управления всё активнее стали применяться понятия "принятие решения" и связанные с этим понятием системы, методы, средства поддержки принятие решении.

Принятие решений – акт целенаправленного воздействия на объект управления, основанный на анализе ситуации, определении цели разработки программы, достижения этой цели.

Уровни управления (вид управленческой деятельности) определяются сложностью решаемых задач. Чем сложнее задача, тем более высокий уровень управления требуется для её решения. При этом следует понимать, что простых задач, требующих немедленного (оперативного) решения, возникает значительно большее количество, а значит, и уровень управления для них нужен более низкий, где принимаются решения оперативно. Необходимо также учитывать динамику реализации принимаемых решений, что позволяет учитывать фактор времени. На рис. 2 отображены три уровня управления, которые соотнесены с такими факторами, как степень возрастания власти, ответственности, сложности решаемых задач, а также динамика принятия решений по реализации задач.

Операционный (нижний) уровень управления обеспечивает решение многократно повторяющихся задач и операций и быстрое реагирование на изменения входной текущей информации. На этом уровне достаточно велики как объём выполняемых операций, так и динамика принятия управленческих решений. Этот уровень управления часто называют оперативным из-за необходимости быстрого реагирования на изменение ситуации. На уровне оперативного (операционного) управления большой объём занимают учётные задачи.

Некоторые учётные задачи:

· учёт количества проданной продукции;

· учёт затрат времени, сырья и материалов при выполнении отдельных производственных операций;

· учёт произведённой продукции;

· бухгалтерский учёт и т.д.

Уровни управления

Рис. 2. Пирамида уровней управления, отражающая возрастание

власти, ответственности, сложности и динамику принятия

управленческих решений

Функциональный (тактический) уровень управления обеспечивает решение задач, требующих предварительного анализа информации, подготовленной на первом уровне. На этом уровне большое значение приобретает такая функция управления, как анализ. Объём решаемых задач уменьшается, но возрастает их сложность. При этом не всегда удаётся выработать нужное решение оперативно, требуется дополнительное время на анализ, осмысление, сбор недостающих сведений и т. п. Управление связано с некоторой задержкой от момента поступления информации до принятия решений и их реализации, а также от момента реализации решений до получения реакции на них.

Например, на основании анализа статистических данных по спросу на продукцию, о ценах конкурентов и пр. прогнозируется прибыль и разрабатывается план выпуска продукции на ближайший период (неделю, месяц, квартал). Результаты принимаемых управленческих решений пропускаются спустя некоторое время.

Стратегический уровень обеспечивает выработку управленческих решений, направленных на достижение долгосрочных стратегических целей организации. Поскольку результаты принимаемых решений проявляются спустя длительное время, особое значение на этом уровне имеет такая функция управления, как стратегическое планирование. Прочие функции управления на этом уровне в настоящее время разработаны недостаточно полно. Часто стратегический уровень управления называют долгосрочным планированием. Правомерность принятого на этом уровне решения может быть подтверждена спустя достаточно длительное время. Могут пройти месяцы или годы. Ответственность за принятие управленческих решений чрезвычайно велика и определяется не только результатами анализа с использованием математического и специального аппарата, но и профессиональной интуицией менеджеров.

Например, на основании анализа финансового состояния фирмы принимаются решения об увеличении (уменьшении, снятия с продажи) производимой продукции, о привлечении дополнительных работников или об их сокращении.

Персонал организации

Персонал организации – сотрудники разной степени квалификации и уровней. На рис. 3 показано соответствие разных уровней квалификации персонала уровням управления:

Уровни управления

Рис. 3. Квалификация персонала по уровням управления

стратегический УУ – менеджеры высшего звена руководства организации (глава фирмы и его заместители), их основная задача – стратегическое планирование деятельности фирмы на рынке и координация внутрифирменной тактики управления;

Функциональный УУ – менеджеры среднего звена и специалисты (начальники служб, отделов, цехов, начальник смены, участка, научные сотрудники и т.п.), их задача – тактическое управление фирмой при решении основных функций в заданной сфере деятельности;

Операционный УУ – исполнители и менеджеры низшего звена (бригадиры, инженеры, ответственные исполнители, мастера, нормировщики, техники, лаборанты и т.п.), их задача – оперативное реагирование на изменение ситуации.

На всех уровнях управления работают как менеджеры, осуществляющие только общие функции, так и менеджеры-специалисты, которые реализуют функции управления в сфере своей компетенции. Например, Главный инженер организации (менеджер-специалист) передал часть своих функций менеджерам среднего уровня, например, главному энергетику, главному механику, главному электрику, оставив за собой общие функции управления этими службами, не вмешиваясь в их деятельность на оперативном уровне.

Прочие элементы организации

Стандартные процедуры в организации – точно определённые правила выполнения заданий в различных ситуациях (начиная от технологических операций по составлению документов на производимую продукцию и кончая разбором жалоб потребителей).

Субкультура любой организации – совокупность представлений, принципов, типов поведения. Особую роль играет важная её составляющая – информационная культура специалиста. Например, в фирме, предоставляющей туристические услуги, принято следующее правило – клиент обслуживается в порядке очерёдности. Значит, и ИС должна обрабатывать и выдавать информацию, анализируя время поступления заявки клиента.

Существует взаимозависимость между стратегией, правилами, процедурами организации и аппаратной, программной, телекоммуникационной частями ИС. Поэтому очень важно на этапе внедрения и проектирования ИС активное участие менеджеров, определяющих круг предполагаемых для решения проблем, задач и функций по своей предметной области.