Как правильно создавать многостраничные документы?

Денис Кормщиков

Как правильно создавать многостраничные документы?

Введение

Меня зовут Кормщиков Денис. Свою рабочую деятельность посвятил решению проблем в области вентиляции рудников. Интересуюсь всем, что помогает повышать культуру решения задач рудничной вентиляции на горных предприятиях и в проектных организациях, поэтому область моих интересов не ограничивается рудничной вентиляцией.

За время работы я накопил опыт по написанию отчетов о выполненных научных исследованиях и готов им поделиться. В этом методическом пособии собраны практические советы по работе с текстовыми редакторами, которые помогут снизить трудозатраты на создание многостраничных документов.

Понимать этот материал необходимо для того, чтобы написанный отчет можно было использовать в дальнейшем для написания новых отчетов, подготовки презентаций и статей.

Проектирование документа

Печатная машинка

Люди, которые родились в 90-х и позже, вряд ли пользовались печатной машинкой. При этом для набора текста в Microsoft Word они часто используют подход печатной машинки.

Для большинства людей работа с текстовым редактором начинается так. Открываем чистый лист и печатаем текст. Добавляем пробелы, чтобы увеличить отступ красной строки или перенести слово на следующую строку. Используем кнопку Enter, чтобы изменить расстояние между абзацами или перейти на новую страницу.

Как на печатной машинке, текст редактируется кнопками, только на клавиатуре. Правда, у компьютера есть дополнительные бонусы. Напечатанные символы удаляются. Текст форматируется: что-то делаем жирным, курсивным или подчеркиваем. Заголовки можно выровнять по середине… и документ готов.

На самом деле Microsoft Word устроен сложнее, чем печатная машинка. Это текстовый процессор, в основе которого заложен другой подход. Для каждого типа текста подготавливается набор параметров форматирования. Например, для заголовков настраивается увеличенный размер шрифта, подчеркивание, выравнивание по середине страницы. Этот набор параметров называется стилем. Для обычного текста создаем другой стиль, для примечаний – третий. После того как написали абзац, показываем программе, каким стилем он оформляется.

Такой подход открывает новые горизонты для редактирования документа. Стили позволят изменить оформление заголовков во всем документе в одно действие.

На самом деле Microsoft Word об этом намекает. Когда создаешь новый документ, программа предлагает не только начать с пустой страницы, но и воспользоваться готовым шаблоном, в котором заранее подготовлен набор стилей.

Попробуйте использовать стили. Даже если оформлять текст стандартными стилями, он будет выглядеть намного аккуратнее.

Проектирование

Всем известно, что проектирование важно при строительстве здания. Необходимость проектирования при оформлении текстового документа не так очевидна.

Любое проектирование направлено на представление объекта в соответствии с нашими задумками с учетом существующих технических ограничений.

Перед тем как создать документ, задайте себе вопросы.

1. Что я хочу написать и для кого? Какой продукт получится на выходе: брошюра, статья, отчет или книга?

2. Какой редактор выбрать для создания документа? Подойдет ли для этого Microsoft Word?

3. Как будет выглядеть макет документа? Какой формат бумаги выбрать? Сколько колонок текста планируется в документе? Как будут расположены рисунки и таблицы в документе? Какой будет размер полей? Печать будет производиться с двух сторон бумаги или с одной?

4. Какая цветовая схема применяется в документе? На каких шрифтах основывается документ?

5. Каким будет сам текст? Будут ли в тексте заголовки, примечания, выделения, формулы, списки? Какие стили для этого я разработаю?

Вопросы в каждом блоке задаются от общего к частному. При ответе на каждый вопрос учитывайте ограничения, которые накладываются выбранным текстовым редактором.

Ответив на эти вопросы, вы сделаете шаблон. После этого вы уже не отвлекаетесь на оформление и все внимание уделяете наполнению.

Лучший редактор текстовых документов

К сожалению, нет одной программы, которая позволила бы лучшим образом работать с содержанием и оформлением текстового документа. В одних программах лучше оформлять внешний вид, в других – писать текст. Третьи дают компромисс между двумя сторонами работы над документом. Рассмотрим по одному примеру из каждой группы:

Adobe InDesign – программа компьютерной верстки, в которой воплощаются в жизнь макеты с дизайном любой сложности. Подходит для документов, которые требуют тщательной и оригинальной верстки: листовки, плакаты, брошюры, журналы. Программа имеет набор инструментов для работы с типографикой, изображениями, графическими объектами и анимацией.

LaTeX – система автоматизированной верстки, которая отделяет содержимое и визуальный облик. Внешний вид документа определяется отдельным стилевым файлом. Существуют стандартные стилевые файлы для писем, статей, книг. Издательства и журналы предоставляют собственные стилевые файлы, чтобы автор быстро оформил публикацию, соответствующую стандартам издания. Подходит для документов, в которых важно содержимое и используется стандартная верстка: статьи, отчеты, книги, справочники и энциклопедии. Эта система автоматизирует задачи редактирования содержимого: набор текста на нескольких языках, нумерацию разделов и формул, перекрестные ссылки, размещение иллюстраций и таблиц на странице, ведение библиографии.

Microsoft Word– текстовый процессор, который работает по принципу «что видишь, то и получишь». Текстовые редакторы из этой группы, балансируют между двумя видами программ, описанными выше. Тут есть инструменты как для работы с текстом, так и с оформлением. Подходит для форматирования деловых бумаг, статей, отчетов. Дополнительных пояснений эта программа не требует, ведь каждый пользователь компьютера видел Microsoft Word.

Модульная сетка

Использование модульной сетки связано с основным принципом дизайна – выравниванием.

В основе модульной сетки лежит модуль – прямоугольник заданных размеров. Этот термин, пришедший из архитектуры, широко используется в оформлении книг.

Модульную сетку для верстки газет и журналов используют с 1960-х годов. Периодическое печатное издание, созданное на базе модульной сетки, легче воспринимается человеком, так как внешний вид основывается на законах пропорции. Применение такой разметки упорядочивает элементы на странице и придает оформлению целостность и ясность.

В зависимости от задач дизайнеры используют различные сетки для верстки печатной продукции. Для тех, кто больше внимания уделяет содержанию документа и не считает себя дизайнером, подойдет двенадцатиколоночная сетка. Двенадцать колонок делят страницу на четверти, трети и половины и позволяют разместить элементы на странице как симметрично, так и асимметрично.

Модульная сетка помогает не только при верстке печатной продукции. Веб-дизайнеры используют сетки для создания пользовательских интерфейсов. В отличие от типографии, контент сайта или приложения должен одинаково хорошо выглядеть одновременно на мониторах, планшетах и телефонах. Поэтому размер и расположение модулей в дизайне интерфейсов изменяются в зависимости от ширины экрана.

Дизайн для недизайнеров

Автору текста сложно выбрать сочетаемые друг с другом цвета и шрифты для подготовки макета. В профессиональной сфере это делает верстальщик.

При создании документа в Miсrosoft Word заниматься оформлением обычно приходится тому, кто пишет текст. Если вы хотите сделать аккуратный документ, не погружаясь в теорию дизайна, то воспользуйтесь подходом: чем проще, тем лучше.

Используйте белый фон, черные буквы шрифта Arial, черно-белые схемы, таблицы и рисунки с минимальным количеством линий одинаковой толщины. Для выделения используйте один контрастный цвет. Минимум различных шрифтов, дополнительных цветов и украшательств.

Такой подход работает. Он четко передает суть. Однако этот подход явно не лучший. Читатель не получит эмоций, взяв такой документ в руки.

Подбор цветовой схемы

Настройка цветовой схемы важный этап в подготовке макета. Правильно подобранные цвета улучшают восприятие документа.

Не каждый человек может определить какие цвета сочетаются, а уж тем более подобрать сочетающиеся друг с другом цвета. Поэтому недизайнерам лучше использовать стандартные цветовые схемы, которые предлагает Microsoft Word.

Если вдруг вы все-таки решили создать неповторимую цветовую схему, то воспользуйтесь сервисом для подбора цветов:

https://color.adobe.com

Цвета, которые лучше не использовать

В природе практически отсутствуют абсолютно яркие и насыщенные цвета. Такие цвета лучше не использовать в оформлении.

Речь идет о цветах, на которых основывается цветовая модель RGB:

Синий – Blue (0, 0, 255).

Красный – Red (255, 0, 0);

Зелёный – Green (0, 255, 0);

и цветах, которые получаются из базовых:

Пурпурный – Magenta (255, 0, 255).

Жёлтый – Yellow (255, 255, 0);

Голубой – Cyan (0, 255, 255);

Дело в том, что цветовая модель RGB предназначена для работы со светящимися диодами, из которых состоит матрица монитора. Абсолютно яркие и насыщенные цвета не воспроизводятся красками принтера на бумаге. Кроме того, они излишне привлекают внимание.

Проблема в том, что Microsoft Word провоцирует пользователя использовать эти цвета. Разработчики расположили строку со стандартными цветами ниже палитры, которая определяется цветовой схемой документа. Яркие цвета привлекают внимание больше, чем палитра цветовой схемы. В результате пользователь выбирает не те цвета для оформления документа. Не ведитесь! Не используйте стандартные цвета.

Шрифты

Со шрифтами дела обстоят ещё сложнее, чем с подбором цветовой схемы. Я не очень разбираюсь в шрифтах, поэтому не буду писать о видах гарнитур и их сочетаемости.

Пока дам только один совет по использованию шрифтов в Microsoft Word. При выборе шрифта используйте шрифт основного текста и шрифт заголовка. Если стили текста будут основываться на этих шрифтах, то вы сможете в несколько действий заменить шрифты во всем документе.

Тема документа

Набор стилей текста, шрифты и цветовую схему Microsoft Word позволяет сохранить как тему шаблона. Перенести оформление из одного документа в другой можно с помощью файла темы.

Однако, на подготовке темы проектирование текстового документа не заканчивается. Кроме этого, следует выбрать размер страницы, настроить поля и оформить колонтитулы.

О размере страницы подумать нужно еще перед настройкой стилей текста, ведь формат бумаги влияет на размер применяемых шрифтов и отступов между абзацами.

При печати текста с двух сторон бумаги заранее настройте зеркальные поля и различные колонтитулы для четных и нечетных страниц.

Используйте колонтитулы, чтобы отобразить номера страниц. Заголовки разделов, размещенные в верхнем колонтитуле, улучшают навигацию по документу. Для типового оформления страниц применяйте в колонтитулах графические объекты.

О важности ведения документа в одном файле

Переходим от оформления к наполнению

Я придерживаюсь двух принципов, когда пишу материал в Microsoft Word:

1. Документ ведется в одном файле.

2. Содержимое документа остается редактируемым.

Принципы эти субъективны и люди часто их оспаривают. Конечно, если вы пишете заметку для одноразового использования, то нет смысла соблюдать эти принципы и заморачиваться над оформлением.