Цифровая трансформация документа и документооборота

Клуб 4CIO

Цифровая трансформация документа и документооборота

Цифровая трансформация документа и документооборота в организации

Введение

Что такое «документ»

Если задаться вопросом «как понимать термин «документ» на бытовом уровне», полученные ответы будут очень сильно различаться, но их можно сгруппировать следующим образом:

Надлежаще оформленный носитель информации, имеющий юридическую силу.

Информация, снабженная необходимыми атрибутами (как минимум автором).

Вообще любая информация на любом носителе, допускающем чтение.

Люди, дающие первый ответ, готовы считать документом лишь то, что полностью соответствует требованиям законодательства, ГОСТам и регламентам. Всё остальное – не документ. Вторая группа видит это понятие шире. Если на листе бумаги написан текст и указан автор, дата, адресат, то это уже документ. А просто текст – не документ. И, наконец, третья группа видит данное понятие максимально широко: «смс-ка, голосовое сообщение, даже наскальные рисунки – уже документ».

Естественно, столь разные бытовые трактовки затрудняют стоящую перед нами задачу – повысить компетентность и экспертный уровень читателя в вопросах электронного документооборота и цифровой трансформации. В рамках данной главы будем стараться вместе с вами разобраться – уместно ли в вопросах цифровой трансформации пользоваться только «узкой» трактовкой понятия «документ» или рассматривать его в более широком смысле.

Используемые понятия и определения

Ниже мы приведем некоторые определения, которые помогут единообразно воспринимать понятия, используемые в нашем обзоре.

Информация – сведения независимо от формы их представления. Для примера, в международных и российских стандартах даются следующие определения:

знания о предметах, фактах, идеях и т. д., которыми могут обмениваться люди в рамках конкретного контекста (ISO/IEC 10746-2:1996);

знания относительно фактов, событий, вещей, идей и понятий, которые в определённом контексте имеют конкретный смысл (ISO/IEC 2382:2015);

сведения, воспринимаемые человеком и (или) специальными устройствами как отражение фактов материального или духовного мира в процессе коммуникации (ГОСТ 7.0-99).

Документ – это зафиксированная на материальном носителе информация в виде текста, звукозаписи, видеозаписи или изображения с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать человеком, для ее передачи во времени и пространстве.

Таким образом, в узком смысле, применимом для целей делопроизводства, документ – это носитель информации, удостоверяющий наличие фактов определённого значения и имеющий определенные реквизиты. Однако, в более широком смысле, любой носитель информации может считаться документом. И книга, и скульптура, и данный учебник – документы.

Документооборот – деятельность по организации движения документов на предприятии с момента их создания или получения до завершения исполнения: отправки из организации и (или) направления в архив либо уничтожения.

Электронное сообщение – информация, переданная или полученная пользователем информационно-телекоммуникационной сети.

Электронный документ – это документированная информация, представленная в электронной форме.

Формат файла – набор семантических, синтаксических схем и правил сериализации для преобразования абстрактной информации в определенные наборы байт.

Формат электронного документа – это формат файла для хранения электронных документов на носителе информации. В настоящее время используется большое количество различных форматов, существенно отличающихся по концепции и возможностям представления содержания.

Электронная подпись, Электронная цифровая подпись, Цифровая подпись (в дальнейшем ЭП) позволяет подтвердить авторство электронного документа (будь то реальное лицо или, например, аккаунт в криптовалютной системе). Подпись связана как с автором, так и с самим документом с помощью криптографических методов, и не может быть подделана с помощью обычного копирования.

Электронный документооборот (ЭДО) – единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде.

Система электронного документооборота (СЭД) – организационно-техническая система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также обеспечивающая контроль над потоками документов в организации (т.е. внутренний контур документооборота).

ECM-система (англ. Enterprise Content Management System) – система Управления Корпоративным Контентом, включающая управление цифровыми документами и другими типами контента, а также их хранение, обработка и доставку в рамках организации. Управляемая информация (контент) предполагает слабую структурированность: это могут быть файлы различных форматов, электронные документы с различными наборами полей.

BPM-система (англ. Business Process Management System) – это инструмент для компаний, которые хотят оптимизировать и автоматизировать бизнес-процессы: документооборот, управление продажами и закупками, работу с персоналом, поддержку, проектное управление и многое другое. BPMS всё упрощает. Стоит один раз смоделировать в ней процесс, как дальше она сама будет отправлять документы по маршрутам, отслеживать сроки и присылать напоминания.

CSP-система (англ. Content Service Platform) – это концепция построения системы управления корпоративным контентом, которая предлагает отказ от монолитной архитектуры ECM-систем в пользу платформы (базы) и набора сервисов. Дополнительно Low-Code инструменты (т.е. возможность дорабатывать и кастомизировать систему с минимальным дополнительным программированием) закрепляются как неотъемлемая часть CSP-решений.

Документ и документооборот

Эволюция документа, методов создания и способов хранения

Информация была критически важна для рода человеческого на протяжении всего его существования. Человек никогда не был самым быстрым, самым сильным и выносливым животным. Своим положением в пищевой цепи мы обязаны двум вещам: социальности и способности передавать информацию более чем через одно поколение.

Можно утверждать, что необходимость и возможность создания документов, в современном понимании, возникла одновременно с появлением письменности. Более того, считают, что именно потребность в создании различных документов (соглашений, договоров и т. п.) для ведения хозяйственной деятельности и повлекла за собой появление письменности как способа изложения информации не только личного, но и государственного значения. С развитием письменности документы стали основным способом общения и передачи информации в государственном управлении и экономике.

Вплоть до XV века письма, документы, книги писались вручную. В качестве инструмента для письма использовались кисточки, перья птиц, позже – металлические перья; изобретались краски, чернила. Книг было очень мало, они считались предметами роскоши. В середине XV века немецкий типограф Иоганн Гутенберг изобрел первый печатный станок. С этого времени началось книгопечатание. На Руси книгопечатание основал Иван Федоров в середине XVI века. Книг стало значительно больше, быстро росло число грамотных людей.

Рис. 1. Памятник Иоганну Гутенбергу в городе Майнц.

С каждым столетием человеческое общество стремилось не только найти способ сохранить информацию, но и распространить ее как можно более широкому кругу лиц. С развитием технологий, эволюционировала как печать, так и производство копий.

Ротационная печатная машина была изобретена в конце девятнадцатого века, и ее вариации используются вплоть до сегодняшнего дня. Эти махины, с непрерывно вращающимися валами, на которых закреплены печатные формы, были квинтэссенцией индустриального подхода и символизировали очень важный этап в информационном развитии человечества: информация стала массовой, благодаря газетам, листовкам и подешевевшим книгам. Массовость, однако, не всегда идет на пользу конкретному кусочку информации. Основной носитель, бумага и чернила, все так же подвержены износу, ветхости, утере. Библиотеки, полные книг по всем возможным областям человеческих знаний, становились все более объемны, занимая огромные пространства и требуя все больше ресурсов для своего обслуживания, каталогизации и поиска.

Инженерные умы пытались придумать универсальный метод обработки и хранения информации еще с 17-го века. Блез Паскаль, в частности, заметил, что если вести вычисления в двоичной системе счисления, то математические закономерности позволяют привести решения задач в такой вид, который делает возможным создание универсальной вычислительной машины. Его мечта о такой машине осталась лишь красивой теорией, однако, спустя века, в середине 20-го века, идеи Паскаля воплотились в железе.

То, что сейчас принято называть «аналоговыми» методами хранения информации, подразумевает, что для звука, текста, изображений и видео использовались свои технологии фиксации и воспроизведения. Компьютерная память же универсальна – все, что может быть записано, выражается с помощью нулей и единиц и воспроизводится с помощью специализированных алгоритмов. Самый первый способ хранения цифровой информации не отличался ни удобством, ни компактностью, ни надежностью. Это были перфокарты, простые картонки с дырками в специально отведенных местах. Гигабайт такой «памяти» мог весить до 20 тонн. В такой ситуации сложно было говорить о грамотной систематизации или резервном копировании.

В 70-х годах 20-го века был произведен первый «жесткий диск» (HDD) в том формате, в котором он знаком нам сегодня – комплект из нескольких дисков с намагничивающимся материалом и головками для чтения/записи. Вариации этой технологии используются и сегодня, постепенно уступая в популярности твердотельным накопителям (SSD). Начиная с этого момента, в течении всего компьютерного бума 80-х формируются основные парадигмы хранения, защиты и резервного копирования информации. Благодаря массовому распространению бытовых и офисных компьютеров, не обладающих большим объемом памяти и вычислительной мощности, укрепилась модель «клиент-сервер». По началу «сервера» были по большей части локальными, своими для каждой организации, института или фирмы. Не было какой-то системы, правил, информация дублировалась в основном на дискеты или магнитные ленты.

Появление интернета, однако, подстегнуло развитие систем хранения и обработки данных. В 90-х годах, на заре «пузыря доткомов» начали появляться первые дата-центры, или ЦОД-ы (центры обработки данных). Требования к надежности и доступности цифровых ресурсов росли, вместе с ними росла сложность их обеспечения. Из специальных комнат в глубине предприятия или института дата-центры превратились в отдельные здания со своей хитрой инфраструктурой. В то же время, у ЦОД-ов кристаллизовалась своего рода анатомия: сами компьютеры (серверы), системы связи с интернет-провайдерами и все, что касается инженерных коммуникаций (охлаждение, системы пожаротушения и физического доступа в помещения). Чем ближе к сегодняшнему дню, тем больше мы зависим от данных, хранящихся где-то в «облаках» ЦОД-ов. Банковские системы, электронная почта, онлайн-энциклопедии и поисковые движки – все это стало новым стандартом жизни, можно сказать, физическим продолжением нашей собственной памяти. В двухтысячных годах были разработаны стандарты надежности дата центров, от 1-го до 4-го уровня.

Мы видим, что происходит еще одна смена парадигмы, и связана она с data science. Обработка и хранение больших объемов данных становятся актуальны как никогда. В каком-то смысле, любой бизнес должен быть готов стать немного учеными: вы собираете огромное количество данных о ваших клиентах, обрабатываете их и открываете для своего бизнеса новые возможности.

Эволюция документа и документооборота похожа на беспощадно несущийся вперед поезд, не все успевают запрыгнуть в вагон, когда им предоставляется возможность. Где-то до сих пор используют бумажные документы, в старых архивах хранятся сотни не оцифрованных микрофильмов, государственные органы могут до сих пор использовать дискеты. Прогресс никогда не бывает линейно-равномерным. Никто не знает, сколько важных вещей мы в результате навсегда потеряли, и какое количество часов было потрачено из-за до сих пор не вполне оптимальных процессов.

Функции и классификация документов в организации, этапы жизненного цикла

Две базовые функции документа – хранение информации и возможность ее восприятия (прочтения) человеком.

В документе фиксируются факты, события, явления практической и мыслительной деятельности человека. Хранение информации представляет процесс передачи информации во времени, связанный с фиксацией информации на определенном носителе и обеспечением неизменности его состояния. Документ позволяет обеспечить хранение информации необходимое время и при этом гарантировать ее неизменность.

Вторая базовая функция документа – обеспечить максимальную скорость и качество восприятия информации человеком через решение сопутствующих подзадач: преобразование информации в удобный для восприятия формат, структурирование информации с учетом особенностей функционирования человеческого мозга.

Дополнительные функции документа для организации:

Юридическая – поскольку его содержание используется в качестве доказательства при рассмотрении спорных вопросов. Ряд документов изначально наделен юридической функцией (договорная документация).

Организационная – функция управления. С помощью документа обеспечивается воздействие на коллективы людей для организации координации их деятельности.

Коммуникативная – внешние связи предприятий и организаций.

Воспитательная – дисциплинирует исполнителя. Хорошо оформленный документ воспитывает эстетический вкус управленческих кадров, повышает профессиональный уровень сотрудников и организации.

В делопроизводстве для систематизации документооборота все документы, обращающиеся на предприятии, в организации, можно классифицировать по следующим признакам:

видам деятельности (назначению): научно-технические, конструкторские, технологические, проектно-сметные, нормативные, организационно-распорядительные, учебно-методические, плановые, расчетно-финансовые, отчетно-статистические, по личному составу и др.;

наименованию: чертежи, схемы, графики, карты, приказы, распоряжения, планы и отчеты, акты, протоколы, договоры, уставы, инструкции, справки, докладные, объяснительные записки, служебные письма, телеграммы, анкеты, стандарты, доверенности, исковые заявления, авторские свидетельства и т.д.;

способу фиксации информации: письменные (рукописные, машинописные, типографские, подготовленные на множительных аппаратах, напечатанные на персональных ЭВМ), графические и фото-кинодокументы;

месту составления: для решения внешних и внутренних вопросов. Внешняя документация в свою очередь делится на входящую и исходящую корреспонденцию;

степени сложности: простые и сложные. Простые – это документы, в которых рассматривается один вопрос, в сложных рассматривается несколько вопросов;

степени гласности: открытые и документы с ограниченным доступом. Документы с ограниченным доступом бывают разной степени секретности (совершенно секретные, секретные и др.), документы для служебного пользования (ДСП), с грифом «конфиденциально»;

юридической силе: подлинные и подложные. Подлинные документы бывают действительные и недействительные. Недействительным документ становится в результате истечения срока действия или отмены его другим документом;

срокам исполнения: срочные и несрочные. Срочными являются документы со сроком исполнения, установленным законом и соответствующими правовыми актами, а также телеграммы и другие документы с грифом «срочно»;

стадиям подготовки:

черновик – документ, подготовленный для дальнейшего оформления, выполненный, как правило, от руки;

подлинник – единственный экземпляр документа, оформленный и подписанный с черновика в соответствии с установленными требованиями. С подлинника могут быть изготовлены копии, выписки из документа и дубликат подлинника;

копия – идентичное, заверенное должностным лицом воспроизведение подлинника;

выписка из документа – заверенная часть текста подлинника;

дубликат – второй экземпляр документа, имеющий одинаковую силу с подлинником;

происхождению: служебные (подготовленные в организациях) и личные (письма граждан с изложением жалоб, предложений, просьб);

срокам хранения: постоянного и временного хранения. Документы временного хранения в свою очередь подразделяются на документы со сроком хранения до 10 лет и свыше 10 лет;

степени обязательности: информационные, содержащие сведения и факты о производственной и иной деятельности организаций, и директивные – обязательные для исполнения, носящие характер юридической или технической нормы;

степени унификации:

индивидуальные документы по содержанию являются специфическими, носящими характер разового документа;

типовыми являются документы, рассчитанные на изложение однородных процессов и явлений;

трафаретные документы имеют заранее напечатанный текст с пробелами, которые заполняются при окончательном оформлении в зависимости от конкретной ситуации;

анкета – способ представления унифицированного текста, при котором постоянная информация располагается в левой части листа, строками друг под другом, а переменная вносится в документ в правую часть листа;

таблица. Текст, представленный в виде таблицы, обладает большой информационной емкостью, позволяет строго классифицировать и кодировать информацию и легко суммировать аналогичные данные;

примерные документы носят ориентировочный характер и используются для составления и оформления документов по аналогии;

характеру содержания: документы бывают первичные и вторичные. Первичный документ содержит исходную информацию, которая суммируется, обобщается во вторичных документах.

Любой документ вне зависимости от его структуры или содержания проходит ряд стадий, которые в целом можно назвать «жизненным циклом документа»:

документы создаются;

рецензируются и исправляются:

формально или неформально утверждаются, регистрируются;

доставляются, распространяются или публикуются для более широкой аудитории;

выполняют свою основную функцию (изучаются, анализируются и т.д.);

классифицируются, атрибутируются и попадают в архив;