Microsoft Copilot для офисных сотрудников: Практическое руководство для ежедневного использования Copilot в Word, Excel, Outlook, Edge и Teams

IT Директор

Microsoft Copilot для офисных сотрудников: Практическое руководство для ежедневного использования Copilot в Word, Excel, Outlook, Edge и Teams

Эта книга – понятное и практичное руководство по Copilot для повседневной офисной работы.

– без технического жаргона

– без необходимости разбираться в ИИ

– без необходимости быть IT специалистом

Microsoft Copilot всё чаще становится частью рабочей среды, но для многих остаётся непонятным: как именно он помогает и с чего начать его использование. В книге разобраны реальные задачи обычных офисных сотрудников, руководителей и команд: работа с документами и почтой, анализ данных, подготовка отчётов, встреч и презентаций. Автор работает в крупной международной компании с численностью более 100 000 сотрудников, где Microsoft Copilot уже успешно внедрён и используется более чем 75 000 специалистами. Опираясь на реальный корпоративный опыт, он показывает, как ИИ-помощник помогает ускорять работу, снижать нагрузку и избавляться от рутины. ИИ становится таким же привычным инструментом, как почта или таблицы. Эта книга поможет вам уверенно войти в неё и начать получать результат уже сегодня.

Юридический дисклеймер и уведомление о юрисдикции

В данной книге упоминаются международные компании, программные продукты, технологические платформы, исследовательские организации и государства, действующие в различных правовых и регуляторных юрисдикциях.

Некоторые компании, продукты, сервисы или технологии, упомянутые в книге, могут подпадать под ограничения, санкции, лицензионные требования или иные регуляторные меры в соответствии с законодательством Российской Федерации или других стран.

Упоминание любых компаний, продуктов, услуг, государств или технологий в книге не является рекламой, продвижением, рекомендацией к использованию или побуждением к приобретению в какой-либо конкретной юрисдикции.

Ответственность за:

проверку правового статуса упомянутых продуктов и сервисов в своей стране,соблюдение применимого законодательства, санкционных режимов и лицензионных требований,получение необходимых разрешений или консультаций, лежит исключительно на читателе.

Автор и издатель не оказывают юридических консультаций и не гарантируют, что какие-либо из упомянутых технологий, сервисов или платформ являются доступными, разрешёнными или неограниченными к использованию на территории Российской Федерации либо в иных странах на момент прочтения книги.

Все товарные знаки, наименования продуктов и компаний являются собственностью их правообладателей и используются в книге исключительно в образовательных, информационных и аналитических целях.

Государства и юрисдикции, упомянутые в книге

В книге прямо или косвенно упоминаются следующие государства и юрисдикции (в контексте исследований, кейсов, примеров или источников): Соединённые Штаты Америки, Соединённое Королевство Великобритании и Северной Ирландии, Российская Федерация, Китайская Народная Республика, Государства – члены Европейского союза.

Упоминание государств используется исключительно для описания географического, исследовательского или регуляторного контекста и не подразумевает политической, экономической или правовой оценки.

Компании, организации и учреждения, упомянутые в книге

Ниже приведён перечень компаний, организаций и учреждений, упоминаемых в информационном и аналитическом контексте:

Технологические компании, платформы, исследовательские, консалтинговые организации, медиа, аналитические издания, государственные, общественные структуры: Microsoft, Microsoft Corporation, Microsoft 365, Microsoft Copilot, Microsoft 365 Copilot, Copilot Agents, Microsoft Security Copilot, ChatGPT, DeepSeek, Forrester Research, Forrester Consulting, arXiv (открытый научный репозиторий Корнеллского университета), Axios, Barron’s, The Verge, HELLENiQ ENERGY, Ma'aden, Motor Oil Group, Scottish Water, Petrobras, Telstra, Правительство Великобритании (в контексте публичных исследований и пилотных программ), Государственные органы США (косвенно, в рамках исследовательских источников)

Все упоминания приведены исключительно в образовательных и аналитических целях и не означают одобрения, сотрудничества или аффилированности.

Примечание о санкциях, доступности и правовом режиме (для РФ)

На момент написания книги: отдельные зарубежные программные продукты и облачные сервисы могут быть ограничены, недоступны или подлежать специальному регулированию на территории Российской Федерации;доступ к таким продуктам может зависеть от корпоративной политики правообладателей, международных санкций, экспортного контроля или иных правовых факторов;правовой статус и доступность сервисов могут изменяться со временем.

Читателям, находящимся на территории Российской Федерации, рекомендуется: проверять актуальную информацию у официальных правообладателей,учитывать требования действующего законодательства РФ, при необходимости обращаться за профессиональной юридической консультацией.

Уведомление об интеллектуальной собственности

Все наименования продуктов, товарные знаки, логотипы и бренды, упомянутые в книге, являются собственностью соответствующих правообладателей. Их использование осуществляется исключительно для идентификации и разъяснения и не подразумевает спонсорства, одобрения или партнёрства.

Часть 1: Знакомство с вашим офисным помощником Microsoft 365 Copilot на основе искусственного интеллекта

Что такое Microsoft 365 Copilot?

Microsoft 365 Copilot – это встроенный интеллектуальный помощник для корпоративных пользователей Microsoft 365.

Он помогает вам работать быстрее и проще в таких программах, как Word, Excel, Outlook, Teams и PowerPoint – без команд, без кода, с использованием естественного языка.

Где находится Copilot?

В Word – создает черновики, сокращает и перефразирует текст.

В Excel – объясняет формулы, строит диаграммы, анализирует данные

В Outlook – пишет электронные письма и суммирует переписку.

В Teams – создает заметки о встречах, предлагает задачи, помогает с планированием.

В PowerPoint – создает слайды на основе текста, отчетов или данных.

В браузере Edge – Microsoft365.com/chat, как ChatGPT, DeepSeek и другие веб-чаты GenAI.

В мобильных приложениях Microsoft 365.

На новых ПК с Windows 11 и Copilot+ – через кнопку «Copilot».

Copilot понимает команды на английском и многих других языках.

Доступность зависит от лицензирования: базовый чат доступен многим корпоративным пользователям Microsoft 365, а расширенные функции требуют дополнительной лицензии Microsoft 365 Copilot.

Что такое Copilot Chat – чат с искусственным интеллектом? Copilot Chat – это специальный AI-чат (доступен по адресу m365.cloud.microsoft/chat), где вы можете просто задать вопрос, поручить задачу или попросить помощи. Он работает как обычный чат, только ваш собеседник – искусственный интеллект.

Что вы можете делать в Copilot Chat

Спросить, как работает формула в Excel.

Запросить краткое содержание длинной цепочки писем.

Составить черновик письма или презентации.

Перевести текст, упростить формулировки или улучшить стиль.

Copilot внутри приложений помогает в контексте конкретных/открытых файлов, в то время как Copilot Chat – это универсальный AI-помощник, к которому можно обратиться с любой рабочей задачей. Он интегрирован в Microsoft Teams и доступен в браузере Edge.

Почему Microsoft 365 Copilot важен для офисной работы

1. Доказанная эффективность согласно пресс-релизам Microsoft. (https://www.microsoft.com/en-us/research/wp-content/uploads/2024/07/Generative-AI-in-Real-World-Workplaces.pdf)

Отчет Microsoft New Future of Work Report 2024 представляет обширные данные о влиянии ИИ – в частности, Microsoft Copilot – на производительность и организационные процессы. Исследование охватило более 60 организаций и тысячи сотрудников по всему миру, и результаты говорят сами за себя: генеративный ИИ уже начинает менять характер работы.

Рандомизированное контролируемое исследование с участием более 6000 сотрудников из 60+ компаний показало:

Увеличение объема создания документов на 10%.

Сокращение времени, затрачиваемого на чтение писем, на 4% (работники читали на 11% меньше сообщений).

Более активная адаптация встреч под инструменты на базе ИИ.

29% сотрудников используют генеративный ИИ на работе несколько раз в неделю, экономя в среднем 30 минут в день. Среди тех, кто уже использует Copilot, 37% запросов – это сложные задачи, что демонстрирует высокий уровень доверия к ИИ в критически важных сценариях.

Правительственная цифровая служба Великобритании (GDS) провела одно из крупнейших в мире испытаний корпоративного ИИ с участием 20 000 государственных служащих в 12 ведомствах. Результаты крайне актуальны для корпоративной среды, поскольку рабочие процессы в госсекторе напоминают многие офисные корпоративные функции: обширная документация, управление встречами, обработка электронной почты и создание контента.

Участники экономили в среднем 26 минут в день, причем некоторые группы экономили значительно больше.

Источник: https://www.gov.uk/government/publications/microsoft-365-copilot-experiment-cross-government-findings-report/microsoft-365-copilot-experiment-cross-government-findings-report-html

Снижение когнитивной нагрузки и рутинной работы – ключевая корпоративная проблема.

Корпоративные офисные команды обременены большим объемом административных, повторяющихся задач:

сортировка и составление писем;

суммирование длинных переписок;

подготовка презентаций;

создание отчетов;

анализ документов;

сбор ключевых идей для встреч;

написание предложений или внутренних служебных записок.

Copilot автоматизирует или ускоряет эти рабочие процессы, снижая когнитивную усталость и позволяя командам сосредоточиться на задачах с более высокой ценностью, таких как стратегия, работа с клиентами, анализ и руководство.

Испытание GDS показало, что более 70% пользователей сообщили о сокращении времени, затрачиваемого на рутинные административные действия.

Источник: https://www.gov.uk/government/publications/microsoft-365-copilot-experiment-cross-government-findings-report/microsoft-365-copilot-experiment-cross-government-findings-report-html

Это особенно важно для корпоративных ролей, таких как:

операционная деятельность;

финансы;

HR;

маркетинг;

юридический отдел;

управление проектами;

поддержка руководства.

В крупных компаниях даже небольшое процентное сокращение рутинной работы оборачивается значительной экономией средств и более быстрыми сроками выполнения.

В таких компаниях, как Microsoft, Accenture и предприятии из списка Fortune 100, внедрение GitHub Copilot увеличило количество запросов на включение изменений (pull requests) на 26%.

Государственная служба Великобритании – развертывание Microsoft 365 Copilot затронуло 14 500 сотрудников в 12 ведомствах. Пользователи экономили в среднем 26 минут в день (до 37 минут для новых сотрудников). Более 70% сообщили о сокращении времени, затрачиваемого на рутинные задачи и поиск информации, а 80% не захотели прекращать использование инструмента после испытаний.

Примеры из практики клиентов от Microsoft включают HELLENiQ ENERGY (увеличение производительности на 70%, сокращение времени обработки электронной почты на 64%) https://www.microsoft.com/en/customers/story/24670-helleniq-energy-microsoft-365-copilot, Ma'aden (экономия до 2200 часов в месяц), MAIRE (сэкономлено более 800 часов), а также Motor Oil Group (https://www.microsoft.com/en/customers/story/1770472924267393932-motor-oil-group-microsoft-365-energy-en-greece), Scottish Water, Petrobras и другие – где задачи выполняются за минуты вместо дней или недель.

2. Заметное снижение затрат и стратегические изменения в компаниях.

Такие компании, как Telstra (Австралия), сообщают об экономии до 20 часов на сотрудника в месяц. В то же время расширяются практики оптимизации рабочей силы: часть персонала либо сокращается, либо перераспределяется на задачи с более высоким приоритетом – используя Copilot в качестве стратегического ресурса.

3. Почему игнорировать это невозможно.

В современном крупном бизнесе такая автоматизация уже является распространенной практикой. Если ваша компания не внедрит Copilot, она рискует сильно отстать от конкурентов технологически:

Другие уже экономят десятки часов, а вы продолжаете делать все вручную.

Отдел, использующий Copilot, работает быстрее, лучше и эффективнее.

Без автоматизации ваши результаты выглядят слабее по сравнению с коллегами.

Таким образом, внедрение Copilot означает не просто получение инструмента, но и защиту конкурентоспособности и актуальности.

Примечание по форматированию

В этой книге вместо визуальных таблиц используется обычный текст, чтобы обеспечить правильное отображение в электронных книгах. Я использую символ => для обозначения разделителя столбцов.

Воспринимайте это так: Задача => Что делает Copilot. Просто читайте каждую строку, как если бы это была строка в таблице.

4. Что в конечном итоге предоставляет Copilot

Типичные вопросы без Copilot => Что предоставляет Copilot

Как быстро я могу составить черновик отчета или письма? => Copilot предлагает готовый текст, который вы редактируете, – экономя время.

Как справиться с длинными цепочками писем и встречами? => Copilot создает краткое содержание, фиксирует задачи, сокращает ручной ввод.

Сколько времени занимают формулы, диаграммы и анализ в Excel? => Попросите формулу простым языком и получите готовый отчет.

Как создать презентацию? => Copilot автоматически генерирует слайды из текста или таблиц.

5. Почему нельзя полагаться только на Copilot

Хотя Copilot отлично справляется с рутинными задачами, важные решения по-прежнему требуют контроля человека. Он может хорошо суммировать факты и тенденции, но тонкую или деликатную работу лучше доверять людям. В то же время настройка и использование Copilot необходимы для любой современной корпорации как часть стратегии эффективности, а не как разовый эксперимент.

6. Реальные повседневные сценарии, в которых помогает Copilot

Опоздали на встречу в Teams?

Copilot вас не подведет. Даже если вы присоединитесь с опозданием, прямо во время встречи Teams Copilot предоставит:

Краткое содержание всего, что уже обсудили.

Список тем, где упоминали ваше имя.

Кнопки «Наверстать упущенное» и «Просмотреть все ключевые моменты».

Сэкономленное время: до 15–20 минут на пропущенных встречах и уточнениях у коллег.

Пропустили встречу полностью?

Если вы не смогли присоединиться, организатор встречи может нажать кнопку «Поделиться с Copilot» – и вы получите:

полное текстовое содержание встречи;

ключевые решения и договоренности;

список задач, назначенных участникам.

Вы не теряете контекст и можете продолжить работу, как если бы присутствовали.

Цепочка из 50 писем – не проблема

Если письмо является частью длинной цепочки, Copilot может:

предоставить краткое содержание переписки;

выделить, какие задачи обсуждаются;

предложить, на что вам стоит ответить прямо сейчас.

Раньше на это мог уйти час. Теперь это всего 30 секунд.

Важно.

Copilot – это не просто «техническая новинка» – это практический инструмент, который помогает при перегрузке, задержках и потере информации. Внедрение Microsoft 365 Copilot – это не просто техническое обновление, а стратегическая необходимость.

Корпоративный мир уже меняется: ваши коллеги автоматизируют рутинные задачи, повышают производительность и сокращают время, затрачиваемое на базовые операции. Если вы не воспользуетесь этими возможностями, вы отстанете.

Как на самом деле работает Microsoft 365 Copilot

Microsoft 365 Copilot – это ваш цифровой помощник, встроенный в облачное рабочее пространство. Это не магия и не внешняя система – он просто «видит» документы, письма и файлы, к которым у вас уже есть доступ в рамках Microsoft 365.

1. Откуда Copilot получает данные

Copilot работает только с данными из облачных служб Microsoft 365, доступными через вашу рабочую учетную запись.

Он использует:

документы в OneDrive для бизнеса;

корпоративные сайты и библиотеки в SharePoint Online;

электронную почту и календарь в Outlook;

чаты, встречи и задачи в Teams;

доступные документы в Word, Excel и PowerPoint (если они хранятся в облаке).

Copilot не имеет доступа к локальным файлам на вашем компьютере, к Dropbox, Google Диску или другим внешним источникам.

Важно: При использовании Copilot вне чата – в конкретном открытом файле – Copilot имеет доступ только к этому файлу и может работать исключительно в его пределах.

2. Что ограничивает его доступ – важное примечание о классификации данных

Организации могут использовать метки конфиденциальности (Sensitivity Labels), чтобы определить, может ли Copilot «читать» файл или нет.

Если файл или письмо помечены как:

Общедоступный / Общий => Copilot может использовать это содержимое.

Конфиденциально / Для внутреннего пользования => Copilot может использовать его в пределах вашей команды.

Строго конфиденциально / Ограниченно => Copilot не может прочитать этот файл или письмо.

Содержит PII / Финансовые / Юридические данные => Copilot по умолчанию не имеет доступа.

Это критически важно при работе с персональными данными (PII), финансовыми или юридическими документами. Даже если вы откроете такой файл, Copilot не получит к нему доступ без специального разрешения.

Если Copilot «не видит» документ, причина может быть в его метке конфиденциальности.

3. Как Copilot генерирует ответ

Процесс работает следующим образом:

Вы вводите запрос (например, «Обобщите обсуждение»).

Copilot проверяет доступные облачные данные, к которым вы имеете право доступа.

Генеративная модель (на основе GPT-4) создает ответ, используя эти данные.

Вы получаете результат – в Word, Teams, Outlook и так далее.

4. Что он может делать

Тип задачи => Что делает Copilot

Работа с текстом => обобщение, составление черновиков, перефразирование.

Чтение данных => поиск информации, формулы, анализ.

Электронная почта => обобщение цепочек, быстрые ответы, черновики.

Встречи и проекты => заметки, задачи, сроки.

Copilot Chat

Универсальный AI-чат в Teams и браузере.

Чего он не может делать.

У него нет доступа к локальным папкам или внешним сервисам.

Он не может видеть файлы, заблокированные метками безопасности.

Он не может заменить людей в сложном принятии решений.

Он не дает гарантированно точных ответов – всегда проверяйте важные результаты.

Copilot – это помощник, а не начальник. Он ускоряет рутинную работу, но ответственность за результат остаетесь вы.

Copilot знает, кто вы и кто вокруг вас

Поскольку Copilot действует от вашего имени и через вашу корпоративную учетную запись, у него есть доступ ко многим точкам данных служб, связанных с вашей организацией. Это позволяет ему действовать в контексте вашей команды, отдела или компании.

Copilot может получать доступ:

к вашей организационной структуре (кто кому подчиняется, кто в какой команде);

профилям коллег: имя, должность, местоположение, отдел, адрес электронной почты;

отношениям между вами и другими пользователями (Microsoft Entra ID);

информации о недавних общих документах, встречах и обсуждениях.

Примеры запросов, которые понимает Copilot:

«Кто нынешний руководитель Мэри Джо?»

«В каком офисе работает Алекс Чоу?»

«Покажите мне последние документы, которые мы обсуждали с моей командой».

«Есть ли у кого-то в отделе маркетинга похожий файл?»

Это возможно, потому что Copilot использует организационные данные, с которыми вы работаете каждый день – в Outlook, Teams, SharePoint и OneDrive.

Важно: Copilot не нарушает конфиденциальность. Он использует только ту информацию, которая уже доступна вам в соответствии с вашей корпоративной ролью.

Распространенные мифы о Microsoft 365 Copilot

Миф 1: «Copilot делает всю работу за меня».

Нет, и не должен. Copilot не принимает решения и не «работает вместо вас». Он помогает с рутинными задачами: составить черновик письма, обобщить переписку, сгенерировать таблицу или слайды – но всегда по вашему запросу и под вашим контролем.

Copilot похож на помощника, а не на исполнителя. Он предлагает помощь, но не решает, что важно.

Миф 2: «Copilot знает всё и всегда прав».

Нет.

Copilot обрабатывает только данные, доступные через вашу корпоративную учетную запись – письма, документы, облачные файлы. Он не может отличить черновики от утвержденных версий.

Например, если в папке есть три файла с похожими названиями, Copilot не будет знать, какой из них окончательный, и может включить в ответ устаревшие или неверные данные.

Всегда проверяйте результат: Copilot не понимает смысла ваших процессов – он анализирует только то, что вы предоставляете.

Миф 3: «Copilot видит только данные Microsoft Cloud».

Не совсем. По умолчанию Copilot работает с Microsoft 365: OneDrive, SharePoint, Outlook, Teams и так далее. Но если ваша компания использует Microsoft Graph и Graph Connectors, Copilot также может получать доступ к другим корпоративным источникам:

внутренние сайты на платформах вроде Jive или Confluence;

системы тикетов и задач (например, Jira, ServiceNow);

CRM-системы, такие как Salesforce;

другие внешние системы, подключенные через API.

Все зависит от конфигурации. Если Graph Connectors включены и ваша учетная запись имеет доступ, Copilot также может «видеть» эти источники.

Часть 2: Повседневные офисные задачи с Copilot

Как Copilot помогает в ежедневной офисной работе

Microsoft Copilot – это не отдельное приложение. Это интеллектуальный помощник, встроенный в пакет Microsoft 365 и работающий с инструментами, которые вы уже используете: Word, Excel, Outlook, Teams, PowerPoint и другими.

Взаимодействие с Copilot одинаково независимо от приложения. Вы вводите запрос – краткую инструкцию или вопрос – и получаете результат, сгенерированный искусственным интеллектом. Затем вы можете просмотреть, уточнить или повторно использовать этот результат по мере необходимости. Благодаря этому предсказуемому процессу Copilot легко внедрить и применять для широкого спектра задач.

Один помощник, много ролей

Пишете ли вы отчеты, анализируете данные, управляете проектами или отвечаете на письма, Copilot следует одним и тем же основным принципам:

Вы говорите ему, что вам нужно.

Он генерирует интеллектуальный ответ.

Вы принимаете окончательное решение.

Эта последовательность позволяет вам больше сосредотачиваться на содержании и стратегии, а не на форматировании, поиске или ручном вводе.

Copilot в общих офисных сценариях

Вот краткий обзор того, как Copilot поддерживает ключевые повседневные задачи:

Тип задачи => Как помогает Copilot

Написание и редактирование => Составление черновиков, перефразирование, обобщение и улучшение документов.

Работа с данными => Анализ данных, предложение формул, построение диаграмм.

Управление электронной почтой => Обобщение цепочек, составление ответов, выделение следующих шагов.

Встречи => Создание заметок, определение задач, помощь в планировании.

Презентации => Превращение отчетов или идей в профессиональные слайды.

Задачи и проектная работа => Отслеживание сроков, выявление рисков, помощь в расстановке приоритетов.

Единый интерфейс

Независимо от того, какое приложение Microsoft 365 вы используете, Copilot применяет один и тот же подход. Он снижает рутину, выделяет важное и позволяет вам концентрироваться на решениях, а не на механике.

В следующих главах мы рассмотрим, как Copilot работает в каждом ключевом приложении – от Word и Excel до Outlook, Teams и PowerPoint – с реальными примерами и пошаговыми инструкциями.