Фокус на результате

Принцип 4. Будь дисциплинирован

«Дисциплина – мать победы». – Александр Суворов

Показывай пример

Не зря говорят: «Рыба гниёт с головы». Если тебе кажется, что все вокруг ленивые и безответственные, задумайся, а насколько ты дисциплинирован. Когда руководитель показывает дурной пример, другие начинают за ним повторять: «Почему он может, а я – нет?». И наоборот: если сотрудники видят, что правила для всех одинаковые, то с большей готовностью следуют им. Не потому, что боятся наказания, а по внутреннему убеждению: «Если начальник себе такого не позволяет, значит, и я не буду». Люди в команде должны быть на одной волне.

Некоторые считают: «Раз я главный, значит, могу себе позволить приходить на работу когда захочу». Не поддавайся этому соблазну. Это не означает, что ты обязательно должен быть в офисе в 8:00. Может быть, у тебя на утро запланирована встреча, или есть какие-то другие дела, но если ты назначил совещание на 9:00, в 8:55 будь на месте, чтобы начать его вовремя.

В России в шутку говорят: «Шеф не опаздывает, шеф задерживается». Это неправильно. Семеро одного не ждут. Шеф должен уважать и ценить чужое время. То, что ты требуешь с других, необходимо соблюдать самому. Если по форс-мажорным обстоятельствам всё же произошла какая-то накладка по времени, обязательно предупреди, что опаздываешь. Чтобы люди не тратили время на бессмысленное ожидание, а могли сосредоточиться на выполнении своей работы.

Управляй временем

Для эффективной работы используй правила тайм-менеджмента. Вот некоторые из них:

1. Придерживайся режима дня.

Старайся ложиться и вставать в одно и то же время, начинать день без спешки.

2. Планируй всё заранее.

Создавай ежедневные и недельные планы, чтобы визуализировать свои обязательства. Используй планеры, списки задач или специализированные приложения для организации расписания и управления проектами.

3. Расставляй приоритеты.

Используй матрицу Эйзенхауэра (важное/неважное, срочное/несрочное) для определения приоритетных задач, на которых нужно сконцентрироваться.

4. Делегируй.

Ты не обязан быть экспертом во всех областях. Для этого и нужны заместители. Если возникает какая-то проблема, пусть они изучат её со всех сторон и предложат варианты решения.

5. Устанавливай дедлайны.

Чёткие временные рамки для выполнения задач помогут избежать прокрастинации и освободить время для стратегического планирования.

Слово – не воробей!

Отдыхать от работы тоже необходимо. Если у тебя в компании рабочий день заканчивается в 17:00, не нужно задерживать людей или звонить им по рабочим вопросам в нерабочее время. У каждого есть право на личную жизнь. Беспокоить сотрудников можно только в экстренных случаях. Например, если произошла авария и срочно нужен какой-то специалист.

Дисциплина включает в себя не только соблюдение правил и пунктуальность, но и исполнительность. Соблюдай все договоренности, как устные, так и зафиксированные в контрактах. Не имеет значения, что именно ты пообещал: отпустить сотрудника в отпуск в определённое время, перевести его на другую должность или повысить зарплату. Дал слово – выполняй!

Держи руку на пульсе

Чтобы быть в курсе всего, что происходит в твоём бизнесе, важно бывать не только в своём кабинете. У меня было правило: каждый день посещать какой-то участок на предприятии. Обходить всё было бы слишком долго, поэтому я старался концентрироваться на чём-то одном. Внезапных проверок я не устраивал. Ведь если у меня возникнут вопросы, всё равно придётся вызывать руководителя направления или начальника цеха. Лучше заранее предупредить их о готовящемся визите, чтобы они могли включить его в свой график.

Регулярные встречи с командой, планёрки и совещания с коллективом играют важную роль в работе руководителя. На них он подводит итоги и оценивает результаты, ставит цели на будущее. Есть проблема – бери на контроль. Пусть секретарь зафиксирует, когда должен быть отчёт, но перед этим спроси: «Чем я могу помочь? Что тебе нужно, чтобы сделать это?». Такой подход даёт сотрудникам понять, что руководителю не всё равно, и дисциплинирует их. Так им будет проще выполнить свою работу в срок.

Далее я поделюсь своим видением эффективного взаимодействия руководителя с сотрудниками.

Принцип 5. Проводи встречи с командой правильно

«Знай минутам цену, секундам – счёт». – Народная мудрость

Соблюдай график

Общение с командой – неотъемлемая часть управления бизнесом. Несмотря на стремительное развитие цифровых технологий, личное взаимодействие по-прежнему важно. Чаще всего прямая коммуникация более эффективна: десятиминутная беседа может заменить несколько часов переписки в рабочих чатах.

Но не стоит перегружать сотрудников совещаниями и планёрками. Это негативно скажется на их рабочем процессе. Я рекомендую проводить встречи по графику.

• Ежедневно

Эти собрания необходимы для обсуждения краткосрочных задач, результатов работы и выявления проблем. Обычно руководитель проводит их со своими непосредственными заместителями: исполнительным директором или директором по производству. Это своего рода «сверка часов» для того, чтобы убедиться, что всё идёт по плану.

• Один или несколько раз в неделю

Такие встречи стоит организовывать с руководителями направлений. Желательно, чтобы они проходили в одно и то же время, в одни и те же дни. Системность – это ключ к достижению успеха. Например, по понедельникам и четвергам свой доклад предоставляет директор по маркетингу, а по средам ты обсуждаешь все вопросы с руководителем отдела закупок. Такой подход позволит специалистам рационально использовать своё время и избавит вас от оправданий в стиле «Я перепутал» или «Ой, вылетело из головы».

• Один или несколько раз в месяц/квартал

Тематические совещания тоже должны проводиться по плану. Предположим, твоя компания планирует провести важное PR-мероприятие. Есть четыре месяца на подготовку. Раз в две недели ты собираешь ответственных лиц, чтобы обсудить, как продвигается работа.

В моей компании большими событиями, к которым мы начинали готовиться за полгода, были международные отраслевые выставки в Москве. О таких мероприятиях можно сказать: «День год кормит». На них можно было найти новых партнёров и заключить крупные контракты. К каждой выставке мы разрабатывали и изготавливали новую модель продукции, готовили презентации, актуализировали каталоги, буклеты и прайс-листы. Это большая работа, которая требует слаженных действий разных подразделений.

• Ежегодно

Это могут быть совещания по итогам года, стратегические сессии, праздничные корпоративные мероприятия. Общие встречи с коллективом – принципиальный момент для меня. На мой взгляд, крайне важно, чтобы команда была в курсе текущих событий на предприятии, понимала, к чему мы стремимся и какие шаги ведут к этому.

В первый год после запуска бизнеса или открытия нового направления такие собрания я советую проводить ежемесячно. Люди должны быть уверены в завтрашнем дне, видеть перспективу. Это наполняет их энергией и вдохновением. Когда появляется стабильность – сотрудники видят, что прогресс есть, обязательства исполняются – можно не устраивать отдельных совещаний по этому поводу, а приурочивать их к праздникам. Чтобы в приятной, торжественной атмосфере подводить итоги, информировать об изменениях и планах на будущее.

ЛЮДИ ДОЛЖНЫ БЫТЬ УВЕРЕНЫ В ЗАВТРАШНЕМ ДНЕ, ВИДЕТЬ ПЕРСПЕКТИВУ. ЭТО НАПОЛНЯЕТ ИХ ЭНЕРГИЕЙ И ВДОХНОВЕНИЕМ.

Готовься, чтобы принять решение

Конечно, невозможно предусмотреть всё. Иногда происходят незапланированные срочные встречи. Чаще всего они связаны с чрезвычайными ситуациями. Такие проблемы, как прорыв канализации или внезапное отключение электричества, нужно решать оперативно.

Во всех остальных случаях к совещаниям нужно готовиться. Причём как сотрудникам, так и руководителю. Ты должен знать тему, предварительно ознакомиться с предоставленными материалами – отчётами, графиками – и записать возникшие вопросы. Нельзя просто прийти и сказать: «Ну, рассказывайте, для чего мы сегодня собрались?».

Иногда имеет смысл даже отложить встречу. Например, если ты видишь, что доклад не доработан и требует корректировки, то зачем тратить время на собрания? Лучше дать ответственному лицу возможность глубже изучить вопрос, найти и проанализировать больше информации. Ведь цель совещания – не просто поговорить, а выработать и принять решение. В ходе обсуждения вы взвешиваете все «за» и «против», а затем ты, как шеф, выносишь окончательный вердикт.

Все встречи с командой должны проводиться в строго ограниченное время. Если запланировано совещание на 30 минут, необходимо уложиться в эти полчаса. Можно закончить раньше, если удалось решить поставленные задачи, но задерживать людей не стоит. У каждого из них свой график: есть свои планёрки в отделе, выездные мероприятия. Не удалось прийти к консенсусу – назначь новую дату встречи для обсуждения этого вопроса.

Держи себя в руках

Обычно руководитель компании проводит совещания со своими заместителями, которые возглавляют соответствующие подразделения. Как правило, они обладают полной информацией по всем вопросам, которые необходимо обсудить. Если возникают специфические проблемы, можно пригласить специалиста, который прояснит ситуацию. Но неважно, кто перед тобой: начальник цеха, мастер или простой рабочий, – ко всем нужно относиться с уважением, уметь прислушиваться к мнению других.

Не нужно думать, что ты всегда прав, и диктовать своё мнение. Случалось, что мне не нравилась какаято модель мебели. Но если конструкторы и дизайнеры настаивали на том, что это в тренде и именно такие материалы или цветовая гамма будут востребованы, а представители отдела продаж и маркетологи с ними соглашались, я одобрял её производство. Ни в коем случае не нужно опускаться до ругани и оскорблений. Да, иногда самообладания не хватает даже самым стрессоустойчивым. Я тоже, бывало, повышал голос, но это не должно быть в порядке вещей. Не нужно поддаваться эмоциям.

Совещания проводятся для того, чтобы решать проблемы, а не клеймить виноватых. Важно разобраться, почему не получилось достичь желаемого результата. Если сотрудники сваливают вину друг на друга, запроси от них письменное объяснение и сопоставь факты. Взвешенное управленческое решение принимают с холодной головой!

Фиксируй результат

Обязательно по итогам совещания должен быть составлен протокол. В письменном виде нужно закреплять не только общие итоги, но и план задач, сроки исполнения и ответственных лиц. Если кто-то не выполнит свою задачу, он не сможет оправдаться тем, что не получал поручения. Это помогает поддерживать дисциплину в коллективе.

В конце концов, на работе нужно работать, а не тратить время на пустые разговоры. В больших коллективах, когда люди сталкиваются в цехах или коридорах, всегда возникает соблазн остановиться и поболтать. Хорошо, если это займёт пять минут, а если полчаса? Такие вещи лучше сразу пресекать. Если я видел, что несколько человек стоят и что-то обсуждают, то подходил и спрашивал: «Так, а что это у вас тут за совещание? Наверное, важный производственный вопрос обсуждаете. Покажите потом протокол». Конечно, протоколов никто не писал, но на всякий случай все оглядывались и при случайных встречах старались не задерживаться.

Фиксация результата встречи – это лишь половина дела. Нужно проконтролировать выполнение протокола. Обычно эту задачу берёт на себя секретарь-референт. Когда я одновременно руководил действующей фабрикой и параллельно запускал банкротное предприятие, у меня было два помощника, которые выполняли эти функции. В то время было слишком много разноплановых задач, которые наслаивались друг на друга, и один человек не смог бы справиться с таким объёмом работы.

Вместе с командой мы разработали план, который назывался «500 дней». Там по пунктам было расписано всё, что нужно сделать за это время: провести инвентаризацию имущества, отремонтировать помещения, закупить новые станки, рассчитаться с кредиторами и долгами по зарплате и так далее. Мои секретари обзванивали сотрудников и напоминали им про дедлайны, составляли отчёты для меня о том, что сделано, а что нет.

Чем крупнее становится компания, тем больше встреч нужно проводить руководителю для того, чтобы все подразделения работали слаженно, как единый механизм. Приходится быстро переключаться с одной темы на другую. Например, вот пришла команда, чтобы обсудить дизайн изделия. После этого назначено совещание по логистике, а за ним – собеседование с потенциальным сотрудником, и так далее. Чтобы работать в таком интенсивном режиме без перегрузок и выгорания, важно заботиться о своём здоровье.

Принцип 6. Будь в форме

«Наблюдайте за вашим телом, если вы хотите, чтобы ваш ум работал правильно». – Рене Декарт

Высыпайся

Ведение бизнеса – это огромная ответственность. Когда ты начинаешь своё дело, то часто уходишь в него с головой. Это настолько захватывает, что многие вещи начинают казаться неважными. Как говорится, пока гром не грянет.

После сорока лет у меня начались проблемы с давлением, и я был вынужден обратиться к врачам. Это заставило меня задуматься о том, как поддерживать свою физическую форму. Поначалу было сложно изменить свои привычки, но со временем я выработал определённые правила, которым стараюсь следовать.

Железное правило для меня – режим сна. Чтобы сохранять ясность ума и не зевать на совещаниях, нужно высыпаться. Некоторым для этого требуется восемь часов, а кому-то достаточно шести или даже четырёх. Самое главное: ложиться спать и просыпаться в одно и то же время.

Я не пользуюсь будильником, а стараюсь следовать естественным биологическим циклам. Организм сам подсказывает мне, когда пора ложиться спать. Обычно это происходит в промежутке между 22:00 и 23:00 часами. Утром мои внутренние часы срабатывают около 5:30. Я жаворонок, и мой пик активности приходится на первую половину дня. С учётом этого я распределяю своё время. Определи, в какие часы тебе легче всего даётся вечерний отбой и утренний подъём, и придерживайся этого расписания. Тогда у тебя всегда будет достаточно энергии и сил.

Придерживайся распорядка дня

Каждый вечер перед сном я подвожу итоги дня. Открываю свой электронный ежедневник и отмечаю в нём выполненные задачи, а оставшиеся переношу на следующий день. Эта привычка помогает мне сохранять самодисциплину и ничего не забывать. Конечно, далеко не всегда удаётся сделать все запланированные дела. Это нормально, но нужно анализировать, почему так получилось, чтобы улучшить свою продуктивность.

Утром необходимо простимулировать организм, заставить его взбодриться. Для этого я выпиваю стакан тёплой воды. Если нужно, проверяю давление и при необходимости принимаю лекарства. Так как утренние часы для меня являются самыми продуктивными, я стараюсь использовать это время с максимальной пользой: посвящаю его работе с электронной почтой и социальными сетями. В начале дня я могу ответить на письма и сообщения в два раза быстрее, чем вечером, когда голова уже не такая свежая. Затем я обязательно делаю утреннюю зарядку и завтракаю. После этого открываю ежедневник и настраиваюсь на работу, вношу коррективы в план.

Также по утрам я обычно провожу внутренние совещания на работе, а после обеда участвую в выездных мероприятиях и переговорах. Это могут быть как индивидуальные встречи, так и групповые, например, с бизнес-клубом. Довольно часто они проходят в формате бизнес-ланча или делового ужина. Предприниматели – люди занятые, поэтому вполне естественно сказать: «Слушай, у меня совсем нет времени, давай пообедаем вместе». Как правило, за 30–40 минут мы успеваем и рабочие вопросы обсудить, и на другие темы пообщаться.