Книга 13. Уменьшение потерь. Том 2. Лишние движения

Игорь Копырин

Книга 13. Уменьшение потерь. Том 2. Лишние движения

Введение

В современном мире высокой конкуренции и сжатых сроков выполнения заказов даже небольшие неэффективности в производственных процессах могут привести к значительным потерям. Данная книга посвящена одному из наиболее распространенных видов потерь – лишним движениям, которые отнимают время, снижают производительность и увеличивают себестоимость продукции.

Издание представляет собой практическое руководство по выявлению и устранению непродуктивных движений в рабочих процессах.

Книга предназначена для руководителей и всех, кто заинтересован в повышении эффективности производственных процессов.

Список видов избыточной деятельности в управлении.

Ниже описаны основные причины, которые создают лишнюю работу и хаос в процессах. Эти выводы основаны на многолетних наблюдениях за тем, как избыточная деятельность может срывать сроки и порождать беспорядок.

1. Ложные доклады

Если доклад содержит недостоверные данные, это вызывает кучу бесполезных действий: проверки, запросы, переписки. Все тратят время, вместо того чтобы работать.

2. Неисполнение приказов

Игнорирование приказов порождает путаницу, авралы и провалы в сроках. В результате дела накапливаются, как пробка на дороге.

3. Изменения в приказах

Поправки в уже утверждённые приказы превращают выполненную работу в мусор. Всё приходится переделывать.

4. Отсутствие докладов

Если непонятно, выполнена ли задача, начинается паника: где данные? кто что делал? Это не только мешает, но и вгоняет всех в стресс.

5. Игнорирование правил общения

На любой запрос или приказ должен быть ответ. Если его нет, вы умножаете хаос.

6. Отсутствие информирования

Когда начальник не делится информацией с подчинёнными или наоборот, в организации начинается вакханалия. Все бегают и не понимают, что делать.

7. Неполное предоставление данных

Когда с приказами или запросами не прикладывается нужная информация, работа тормозится. Вместо выполнения задачи приходится разбираться, что имелось в виду.

8. Заблокированные коммуникации

Произвольные запреты или перекрытие линий связи приводят к тому, что важные приказы не доходят до исполнителей.

9. Перекрёстные приказы

Если подчинённые издают приказы, которые противоречат приказам начальства, возникает хаос: все делают всё, но ничего толком.

10. Ориентация только на текущие задачи

Если забыть о стратегических целях и работать только на сиюминутные задачи, организация утонет в мелочах.

11. Отсутствие задач

Когда задачи не ставятся, люди просто тратят время впустую.

12. Нереалистичные задачи

Цели, которые нельзя достичь или которые не связаны с общей стратегией, только отвлекают от действительно важных дел.

13. Противоречащие задачи

Когда задачи на разных уровнях противоречат друг другу, сотрудники путаются и не знают, что делать.

14. Зависшие задачи

Если в процессе работы появляется преграда, но никто её не замечает или не решает, задача встаёт. Итог: все авралы идут на устранение последствий, а не на выполнение целей.

15. «Любимый конёк»

Когда кто-то берётся только за те задачи, которые ему интересны, игнорируя важные вещи, это создаёт ненужное движение.

16. Устаревшие приказы

Если приказы теряют актуальность, но их продолжают исполнять, это замедляет работу и вызывает путаницу.

17. Игнорирование стандартов

Если не следовать прописанным процедурам и использовать неправильные подходы, задачи выполняются с ошибками или вовсе не выполняются.

18. Перекладывание ответственности

Если кто-то постоянно спихивает свою работу на других, общее движение замедляется, а результат – нулевой.

19. Пропуск линий связи

Если информация передаётся мимо необходимых пунктов, это приводит к недоразумениям и сбоям в работе.

20. Неправильное использование ресурсов

Если отделы, сотрудники или материалы используются не по назначению, это нарушает стандартные процессы.

21. Создание завалов

Когда задачи копятся и не решаются вовремя, начинаются запросы, уточнения и новые завалы.

22. Не по теме

Если кто-то начинает выдавать ненужные заявления или задания, это мешает работе остальных.

23. Нарушение стандартных процессов

Если задачи и приказы передаются с нарушением процедур, это ломает коммуникацию и вызывает путаницу.

24. Неорганизованные системы

Если процессы или структуры слишком сложны или вовсе отсутствуют, люди не могут эффективно работать.

25. Неправильная оргструктура

Если оргсхема не отражает реального положения дел, сотрудники не знают, кто за что отвечает.

26. Не введённые в курс дела сотрудники

Если работник не обучен и не знает, как выполнять свои обязанности, он становится источником хаоса.

27. Непродуктивные сотрудники

Оставлять на посту сотрудников, которые только создают проблемы, – это путь к провалу.

28. Проблемные подчинённые

Если начальник решает за сотрудников их проблемы, это приводит к новым задачам и лишнему движению.

29. Зависимость от внешних факторов

Задачи тормозятся из-за ожидания каких-либо внешних ресурсов, например бюджета.

30. Игнорирование дев-ти

Самая большая ошибка – не замечать дев-ти и продолжать с ним работать.

Ложные доклады

Чтобы устранить излишние движения, создаваемые ложными докладами, можно предпринять следующие действия:

1. Профилактика – предотвращайте ложные доклады заранее

Обучение сотрудников: Проведите инструктаж по важности точной и проверенной информации. Объясните, что ложные доклады приводят к дополнительной работе и срыву сроков.

Установите стандарты отчетности: Разработайте шаблоны или чек-листы для докладов, чтобы сотрудники знали, какие данные обязательны к проверке перед отправкой.

2. Распознавание – вовремя выявляйте недостоверные данные

Проверка на начальном этапе: установите механизм быстрой проверки ключевых данных докладов, особенно если они касаются важных решений.

Идентификация источников ошибок: выясните, кто или что является причиной недостоверных данных (непроверенные факты, путаница в цифрах, спешка).

3. Реакция – устраняйте последствия быстро

Обратная связь: немедленно сообщайте автору доклада о допущенной ошибке и запрашивайте исправленные данные.

Корректировка процессов: если ложные доклады возникают регулярно, возможно, в процессах отсутствуют четкие шаги для проверки информации. Внесите изменения.

4. Ответственность – учите людей отвечать за свои слова

Персональная подпись: Требуйте, чтобы каждый сотрудник, готовящий доклад, подтверждал точность данных своей подписью. Это повышает ответственность за качество информации.

Прозрачность: Ведите реестр ложных докладов и фиксируйте, кто их подал. Это поможет выявить повторяющиеся ошибки.

5. Автоматизация – уберите человеческий фактор там, где это возможно

Системы проверки: Используйте программы для автоматической проверки данных, например, бухгалтерских расчетов, отчетности или инвентаризации.

CRM-системы: внедрите централизованные базы данных, чтобы минимизировать риск ошибок из-за устаревшей информации.

6. Наказание и стимулирование

Конструктивные меры: для случаев, когда ложные доклады подаются из-за халатности, вводите дисциплинарные меры (предупреждение, дополнительное обучение).

Позитивное подкрепление: Поощряйте сотрудников за точные и своевременные доклады.

Ключевая мысль:

Каждый доклад должен проходить этап проверки на точность до того, как станет частью общей работы. Ложные доклады не просто замедляют процесс – они уничтожают доверие к системе. Важно делать так, чтобы сотрудники понимали: точность – это не опция, а обязательное условие.

Неисполнение приказов

Чтобы устранить излишние движения, вызванные неисполнением приказов, нужно подойти системно. Вот несколько шагов:

1. Четкость и однозначность приказов

Убедитесь, что приказ не оставляет места для двусмысленности.

Используйте конкретные формулировки: кто, что, когда и как.

Пример: вместо "Посмотри, что можно сделать с отчетом", говорите: "До пятницы, 10:00, подготовь отчет с данными по продажам за декабрь. Шаблон в общей папке".

2. Контроль исполнения

Установите четкие сроки и промежуточные точки контроля.

Используйте чек-листы или системы управления задачами (например, Trello, Asana).

Запрашивайте подтверждение от подчинённого, что приказ понят и взят в работу (формула: "Понял. Выполню до…").

3. Последствия за неисполнение

Объясните последствия для компании (и для самого сотрудника) в случае нарушения приказов.

Внедрите систему ответственности:

Первый раз – устное предупреждение.

Второй раз – доклад с объяснением причин.

Третий раз – корректирующие меры (например, смена обязанностей, лишение бонусов).

4. Устранение препятствий

Разберитесь, почему приказ не выполняется:

Непонимание задач? – Проводите обучение.

Отсутствие ресурсов? – Обеспечьте всем необходимым.

Личная лень? – Примите меры мотивации или ищите другого сотрудника.

5. Коммуникация и прозрачность

Создайте атмосферу, где сотрудники не боятся признаться в проблемах или попросить о помощи.

Постоянно напоминать, что игнорирование задач вредит всей команде, а не только начальнику.

6. Привлечение авторитета

Если сотрудник регулярно игнорирует приказы, обратитесь к вышестоящему руководству. Иногда "магическое слово" от директора помогает лучше любого наставления.

7. Поощрение за выполнение

Хвалите сотрудников за выполнение задач вовремя.

Используйте систему бонусов или других форм мотивации (например, "звезда месяца").

8. Стандарты выполнения

Разработайте и утвердите процессы выполнения приказов. Например, чтобы у сотрудников был "алгоритм действий" для стандартных задач.

Четкость, контроль, система поощрений и санкций – основные инструменты, которые помогут избежать неисполнения приказов и упорядочить рабочий процесс.

Изменения в приказах

Чтобы минимизировать излишние движения, вызванные изменениями в приказах, нужно внедрить чёткую систему работы с приказами и избежать хаотичных поправок. Вот несколько шагов, которые помогут:

1. Чёткая формулировка приказов

Убедитесь, что приказ с самого начала максимально понятен и продуман.

Предварительно согласовывайте ключевые детали с причастными лицами, чтобы избежать изменений в процессе исполнения.

Пример: вместо расплывчатого «Сделайте красиво» пишите: «Сделайте презентацию в PowerPoint: 10 слайдов, шрифт Arial, цветовая палитра – фирменная».

2. Введение этапа проверки перед выпуском

Прежде чем приказ попадёт в работу, пусть его просмотрят и утвердят ответственные лица.

Любые недочёты устраняйте на этапе согласования, а не после запуска работы.

3. Протокол внесения изменений

Если изменения неизбежны, используйте чёткий протокол.

Каждое изменение должно быть обосновано:

Почему оно необходимо?

Что именно нужно изменить?

Какие ресурсы потребуются для доработки?

Утверждайте изменения у руководителя перед передачей команды.

Пример: «Изменяем дизайн, потому что клиент передумал. Дополнительные затраты: 3 часа работы дизайнера».

4. Оценка последствий изменений

Анализируйте, какие части работы уже выполнены, и сколько усилий потребуется, чтобы учесть поправки.

Если изменения слишком затратны, обсуждайте, можно ли их отложить или сократить.

5. Свод правил для работы с приказами

Внедрите жёсткое правило: «Приказ – не трогать, если он уже в работе».

Поправки допускаются только в исключительных случаях, если они критически важны.

6. Коммуникация с командой

Убедитесь, что изменения передаются всем, кто их касается, без исключений.

Обновлённый приказ должен быть легко доступен: например, в общей папке или чате.

7. Ведите учёт изменений

Документируйте, какие приказы изменялись, кто инициировал поправки и какие результаты это принесло.

Анализируйте, чтобы в будущем избежать повторения подобных ситуаций.

8. Ответственность за изменения

Установите, что вносить изменения в приказы может только определённый круг лиц (руководители или утверждённые ответственные).

Это снизит риск, что кто-то «на своём месте» решит всё переделать.

Мантра для устранения изменений:

«Перед тем как менять, подумай трижды: не создашь ли ты бардак?»

Отсутствие докладов

Чтобы устранить излишние движения, вызванные отсутствием докладов, нужно внедрить чёткую систему отчётности и коммуникации. Вот пошаговый план:

1. Регламентируйте формат и сроки докладов

Определите, что именно должно быть в докладе: статус выполнения, сроки, проблемы.

Установите чёткий график предоставления информации: ежедневно, еженедельно или по завершении этапов.

Пример: "Каждый день до 10:00 присылаем статус по проекту. Если задача выполнена – пишем, что сделано. Если не выполнена – указываем, что мешает."

2. Внедрите систему фиксации задач

Используйте удобные инструменты: Trello, Asana, Jira, Google Sheets.

Введите правило: каждая задача должна иметь ответственного, дедлайн и комментарий о статусе.

Пример: "Если в Jira задача в статусе 'В работе' уже неделю, а комментариев нет – виновный будет найден и наказан пончиками для всей команды."

3. Автоматизируйте сбор данных

Включите напоминания в календаре или мессенджерах.

Настройте шаблоны для регулярных отчётов, чтобы их можно было заполнять за 2 минуты.

Пример: "Slack напоминает: 'Мишаня, где твой отчёт? Ты опять всё держишь в голове?'"

4. Ставьте ответственность на видное место

Назначьте ответственных за доклады и обсуждайте это на встречах.

Прививайте культуру "чёткий доклад – счастливая команда".

Пример: "Не хочешь докладывать? Представь, что клиент сам решит, что у тебя там бардак."

5. Поощряйте и штрафуйте

Поощряйте тех, кто вовремя сдаёт отчёты (словами, плюшками, лайками в чате).

Наказывайте за отсутствие информации – публичным напоминанием или назначением "дежурным" по отчётам.

Пример: "Нет отчёта в срок – пьёшь чай неделю из самой маленькой кружки в офисе."

6. Контролируйте "всех всё устраивает"

Убедитесь, что требования к докладам понятны и выполнимы.

Регулярно собирайте обратную связь: что мешает сотрудникам сдавать отчёты вовремя?

7. Подавайте личный пример

Руководитель сам должен показывать, как правильно делается: вовремя отчитываться, держать линию связи открытой.

Если настроить систему, где каждый знает, что от него ждут и как это должно быть сделано, паника уйдёт. А стресс… ну, это уже от кофейного аппарата зависит.

Игнорирование правил общения

Когда запрос или приказ остаётся без ответа, это как "попробуй угадай, что я задумал" – хаос обеспечен. Чтобы навести порядок, действуем так:

1. Внедряем правило немедленного ответа

Формула общения проста: запрос – ответ.

Устанавливаем обязательное требование: каждый запрос или приказ должен получить подтверждение. Пусть это будет даже простое «Принял», «Понял», «Уточню» – главное, чтобы был сигнал, что сообщение дошло.

Пример:

Начальник: «Отправьте отчёт до вечера».

Подчинённый: «Принял, отправлю к 18:00».

2. Внедряем понятие SLA на коммуникации

Установите сроки, в которые должен быть дан ответ (например, 2 часа на ответ по почте, 10 минут в мессенджере). Если кто-то не отвечает вовремя, это сигнал для разбирательства.

3. Включаем автоматизацию

Шаблоны и боты: внедрите шаблоны для частых запросов, чтобы экономить время. Например, автоматическое уведомление о принятии заявки.

Если кому-то лень отвечать руками, пускай за него хотя бы бот отвечает: «Ваш запрос принят, ждите, к вам вернутся через час».

4. Заставляем отвечать на 100%

Никаких оставленных на прочтении: устроили "игнор" на месседж? Минус баллы в карму.

Неважно, супер занят или просто забыл – каждый обязан дать ответ или делегировать это другому.

Правило: молчание – это не ответ, это преступление против рабочего времени всех.

5. Разбираемся с корнями проблемы

Если человек не отвечает, выясните, в чём дело:

Не понял запрос? Научите формулировать.

Не хватает времени? Дайте приоритеты.

Просто лень? Ну, тут у вас уже другие методы, вплоть до "вразумительных бесед".

6. Контролируем выполнение

Заведите прозрачную систему контроля: кто что запросил, кто ответил, что было сделано.

Если запросов много, ведите журнал общения – это покажет, где чаще всего происходит сбой.

7. Наказание за молчание

Введите понятное правило: если кто-то не отвечает вовремя, это считается нарушением. А за нарушения – последствия: лишение премии, выговор или принудительное чаепитие с начальником.

Простой вывод

Коммуникация – это дорога с двусторонним движением. Пока на ней нет пробок и знаков "молчание", процесс идёт гладко. Обучите команду следовать этим правилам, и хаос уменьшится, а эффективность возрастёт.

Отсутствие информирования

Чтобы устранить излишние движения из-за отсутствия информирования, нужно наладить прозрачную систему коммуникации. Вот несколько шагов, которые помогут:

1. Введение регулярных апдейтов

Начальник: Организуйте планёрки или собрания, чтобы донести до сотрудников основные цели, приоритеты и текущую ситуацию.

Подчинённые: установите чёткие правила обратной связи. Любая задача должна сопровождаться отчётом о её выполнении.

Пример: Раз в неделю отправляйте краткий дайджест новостей и изменений по проектам.

2. Создание доступных каналов связи

Используйте общие чаты, доски задач или CRM-системы, где сотрудники могут видеть актуальную информацию.

Убедитесь, что все знают, к кому обращаться по конкретным вопросам.

Совет: Лишний email – зло, но полезный FAQ в общем доступе спасёт массу времени.

3. Фиксация всех задач письменно

Любое поручение должно быть оформлено письменно (в чате, почте или системе задач), чтобы исключить «испорченный телефон».

Чётко указывайте сроки и требования к результату.

Почему важно: Письменные договорённости снимают вопросы «Я думал, мы договаривались иначе».

4. Отчётность для всех уровней

Подчинённые: Должны докладывать, что сделано и какие препятствия есть.

Начальник: должен сообщать подчинённым, как их работа вписывается в общую картину.

Совет: внедрите принцип: «Понял задачу – подтверди».

5. Исключение лишних посредников

Чем короче цепочка передачи информации, тем меньше шансов, что она потеряется или исказится.

Пример: если что-то важно, говорите напрямую, а не через три отдела.

6. Ответственность за информирование

Сделайте это частью работы: сотрудник обязан сообщить о проблеме, начальник – о планах.

За несвоевременное информирование вводите ответственность.

7. Визуализация данных

Давайте ключевую информацию в виде графиков, диаграмм или таблиц, чтобы все сразу понимали текущий статус дел.

Формула исправления ситуации:

Начальник → Доносит планы, цели и изменения → Подчинённые

Подчинённые → Отчитываются о выполнении задач → Начальник

Если все знают, что происходит, время на лишние движения сокращается, а эффективность растёт.

Неполное предоставление данных

Чтобы устранить излишние движения, вызванные неполным предоставлением данных, нужно организовать процесс так, чтобы задачи и запросы передавались максимально чётко и информативно. Вот конкретные шаги:

1. Внедрите стандарт предоставления информации

Создайте чек-лист или шаблон для передачи данных. Например:

Что нужно сделать?

Зачем это нужно?

Как это должно быть выполнено?

В какие сроки?

Контактное лицо для уточнений.

Пример: вместо «Сделайте презентацию» пишите: «Сделайте презентацию для инвесторов, 10 слайдов, акцент на прогнозах, дедлайн – 12.01, вопросы ко мне».

2. Обеспечьте предварительную проверку приказов

Тот, кто выдаёт задачу, должен удостовериться, что она:

Чётко сформулирована.

Содержит все исходные данные (файлы, ссылки, контакты).

Понятна исполнителю.

3. Введите правило: «Уточнения до старта»

Прежде чем начать выполнение задачи, исполнитель должен задать вопросы, если что-то неясно. Это позволяет избежать переделок и потери времени.

4. Обеспечьте обратную связь

Исполнитель обязан подтвердить получение задачи и понимание её сути. Например: «Принял задачу, уточню, если что-то потребуется».

5. Обучайте сотрудников правильной передаче данных

Проводите тренинги или разбор кейсов.

Показывайте примеры хороших и плохих формулировок.

6. Внедрите правила приоритетности

Если задача требует быстрого решения, пусть в запросе сразу будет указано:

Приоритет выполнения.

Что важно для начала работы.

7. Установите ответственность за ошибки

Если задача была выдана с недостаточной информацией:

Исполнитель возвращает её на доработку.

Человек, передавший задачу, дорабатывает и исправляет недочёты.

Пример: До и После

До:

– «Нужна статья для блога».

После:

– «Напишите статью для блога на тему "Тренды 2025 года в маркетинге". Объём – 1500 слов, дедлайн – 15.01. Аудитория – начинающие предприниматели. Важные тезисы: AI, автоматизация, соцсети. Пример готового текста прилагаю».