Трекинг развития бизнеса. Книга 5. Отдел найма и обучения персонала

Игорь Копырин

Трекинг развития бизнеса. Книга 5. Отдел найма и обучения персонала

Книга 5 Отдел найма и обучения персонала

Введение

Эффективное управление персоналом – это не просто задача, а ключ к развитию любого бизнеса. Книга, которую вы держите в руках, посвящена построению сильной и продуктивной HR-системы, способной решать сложнейшие задачи современной организации. Она создана для тех, кто стремится выстроить прозрачные процессы подбора, адаптации, обучения и мотивации сотрудников, обеспечивая устойчивый рост компании.

В условиях постоянных изменений и конкуренции на рынке труда каждый руководитель сталкивается с вызовами: как привлечь лучших специалистов? Как адаптировать новых сотрудников без потерь времени? Как мотивировать команду, сохраняя её вовлечённость и лояльность? В этой книге вы найдёте пошаговые инструкции, проверенные методы и полезные рекомендации, которые помогут вам решить эти вопросы.

Мы детально разберём ключевые аспекты управления персоналом: от составления профилей кандидатов и автоматизации рекрутинга до внедрения систем наставничества и внутренней академии. Вы узнаете, как создавать HR-бренд компании, строить эффективные коммуникации с сотрудниками и внедрять инструменты, которые позволят вашему бизнесу стать привлекательным работодателем.

Эта книга станет вашим надёжным путеводителем в мире HR-управления, помогая не только решать текущие задачи, но и формировать долгосрочную стратегию работы с людьми – главный актив любой компании.

Предисловие.

Перед началом работы прочитайте мою книгу «Работа с ChatGPT». Там вы узнаете много ответов на вопрос «Как это сделать?»

Для того что бы полностью понимать данный материал рекомендую прочитать мою книгу «Создание организующей схемы»

Основные термины в работе отдела найма и обучения персонала

1. HR Tech-специалист

Определение : Специалист, отвечающий за внедрение и поддержку технологий в HR-процессах.

Пример использования : HR Tech-специалист помогает автоматизировать процессы подбора, адаптации и управления данными о сотрудниках.

2. Цифровизация HR-процессов

Определение : Внедрение цифровых инструментов для оптимизации работы с персоналом.

Пример использования : Цифровизация HR-процессов позволяет сократить время на рутинные задачи, такие как оформление документов или обработка заявок.

3. Бюджет

Определение : Финансовые средства, выделенные на выполнение HR-задач.

Пример использования : Бюджет на внедрение ATS составил 200,000 рублей в год.

4. Масштаб компании

Определение : Размер организации, влияющий на выбор HR-инструментов и стратегий.

Пример использования : Для компании с тремя филиалами была выбрана система BambooHR.

5. Сбор данных

Определение : Процесс получения информации о текущих HR-процессах.

Пример использования : Проведен аудит процессов подбора через опросы HR-менеджеров.

6. Обработка

Определение : Анализ собранных данных для принятия решений.

Пример использования : Данные о текучести кадров были проанализированы для прогнозирования потребностей.

7. Результат

Определение : Итог внедрения изменений или проектов.

Пример использования : Результатом внедрения CRM стало сокращение времени на коммуникацию с кандидатами.

8. ATS (Applicant Tracking System)

Определение : Система для управления вакансиями и кандидатами.

Пример использования : ATS Workable автоматизирует размещение вакансий на hh.ru и LinkedIn.

9. CRM

Определение : Система управления взаимодействием с кандидатами и сотрудниками.

Пример использования : HubSpot используется для рассылок персонализированных уведомлений.

10. HRIS (Human Resource Information System)

Определение : Информационная система для хранения и управления данными о сотрудниках.

Пример использования : BambooHR хранит личные данные и контракты сотрудников.

11. Время закрытия вакансии

Определение : Среднее время, необходимое для найма кандидата.

Пример использования : Время закрытия вакансии сократилось с 45 до 30 дней.

12. Стоимость найма

Определение : Затраты на привлечение и адаптацию нового сотрудника.

Пример использования : Снижение стоимости найма достигнуто за счет использования внутренних каналов.

13. Технические сбои

Определение : Проблемы, возникающие при работе с цифровыми системами.

Пример использования : Технические сбои были минимизированы через регулярное тестирование.

14. Сопротивление изменениям

Определение : Отказ сотрудников принимать новые процессы или технологии.

Пример использования : Сопротивление изменениям преодолено через обучение и объяснение преимуществ.

15. Трекинг

Определение : Отслеживание показателей эффективности HR-процессов.

Пример использования : Трекинг показывает увеличение процента успешного прохождения испытательного срока.

16. Корректировка

Определение : Внесение изменений на основе анализа данных.

Пример использования : Корректировка скриптов чат-бота повысила удовлетворенность кандидатов.

17. Чат-боты

Определение : Автоматизированные системы для первичного взаимодействия с кандидатами.

Пример использования : Manychat проверяет опыт работы кандидатов.

18. База данных

Определение : Хранилище информации о сотрудниках и кандидатах.

Пример использования : В базе данных BambooHR хранится история повышений сотрудников.

19. Предиктивная аналитика

Определение : Прогнозирование будущих событий на основе данных.

Пример использования : Предиктивная аналитика помогла выявить группы риска текучести.

20. Key Performance Indicators (KPI)

Определение : Показатели, измеряющие эффективность работы.

Пример использования : KPI для HR-менеджера – время закрытия вакансии не более 30 дней.

21. Dynamic Job Posting

Определение : Адаптация текстов вакансий под целевую аудиторию.

Пример использования : Для junior-специалистов используются простые формулировки.

22. Target Audience Analysis

Определение : Анализ характеристик целевой аудитории.

Пример использования : Анализ показал, что junior-кандидаты предпочитают короткие описания вакансий.

23. Robotic Process Automation (RPA)

Определение : Автоматизация рутинных задач с помощью роботов.

Пример использования : UiPath автоматизирует расчет зарплат.

24. Voluntary Turnover Rate

Определение : Процент добровольных увольнений.

Пример использования : Voluntary Turnover Rate составляет 18%.

25. Key Employee Retention

Определение : Удержание ключевых сотрудников.

Пример использования : Предложены индивидуальные планы развития для ключевых специалистов.

26. FTE (Full-Time Equivalent)

Определение : Эквивалент полной занятости.

Пример использования : FTE помогает оценить производительность труда.

27. Revenue per FTE

Определение : Выручка, генерируемая одним сотрудником.

Пример использования : Revenue per FTE увеличилась после обучения сотрудников.

28. HR Costs per Employee

Определение : Затраты на управление одним сотрудником.

Пример использования : HR Costs per Employee снижены за счет автоматизации.

29. Total Headcount

Определение : Общее количество сотрудников.

Пример использования : Total Headcount составляет 500 человек.

30. eNPS (Employee Net Promoter Score)

Определение : Показатель лояльности сотрудников.

Пример использования : eNPS повысился после внедрения wellness-программ.

31. Воронка подбора персонала

Определение : Этапы процесса найма.

Пример использования : На этапе "На собеседование приглашен" конверсия составила 32%.

32. Групповое интервью

Определение : Интервью с участием нескольких кандидатов или интервьюеров.

Пример использования : Групповое интервью помогло оценить навыки командной работы.

33. Оценка людей

Определение : Процесс анализа компетенций и мотивации кандидатов.

Пример использования : STAR-техника используется для оценки прошлого опыта.

34. Автоматизация подбора

Определение : Использование технологий для ускорения найма.

Пример использования : Автоматизация сократила время закрытия вакансии на 50%.

35. Work-life balance

Определение : Баланс между работой и личной жизнью.

Пример использования : Wellness-программы поддерживают work-life balance.

36. Retention bonuses

Определение : Бонусы для удержания сотрудников.

Пример использования : Ключевые сотрудники получили бонусы за продолжение работы.

37. Exit Interviews

Определение : Интервью с уволившимися сотрудниками.

Пример использования : Exit Interviews помогли выявить причины текучести.

38. Employee Engagement

Определение : Вовлеченность сотрудников в работу.

Пример использования : Team-building активности повысили engagement.

39. Behavioral Interviewing

Определение : Метод оценки поведенческих компетенций.

Пример использования : STAR-техника используется для behavioral interviewing.

40. Stress Interview

Определение : Интервью для оценки стрессоустойчивости.

Пример использования : Stress Interview проводится для технических специалистов.

41. Wellness-программы

Определение : Программы для поддержания здоровья сотрудников.

Пример использования : Wellness-программы включают йогу и медитации.

42. Team-building активности

Определение : Мероприятия для укрепления команды.

Пример использования : Team-building активности проводятся ежеквартально.

43. STAR-техника

Определение : Метод структурирования ответов на вопросы.

Пример использования : STAR-техника помогает оценить реальный опыт кандидатов.

44. UiPath

Определение : Инструмент для автоматизации рутинных задач.

Пример использования : UiPath автоматизирует подготовку документов.

45. LinkedIn

Определение : Платформа для поиска профессионалов.

Пример использования : LinkedIn используется для headhunting.

46. GitHub

Определение : Платформа для разработчиков.

Пример использования : GitHub помогает оценить навыки программистов.

47. Dribbble

Определение : Платформа для дизайнеров.

Пример использования : Dribbble используется для sourcing кандидатов.

48. Headhunting

Определение : Поиск и привлечение высококвалифицированных специалистов.

Пример использования : Headhunting применяется для точечного подбора.

49. Sourcing

Определение : Поиск кандидатов через различные каналы.

Пример использования : Sourcing проводится через LinkedIn и GitHub.

50. Referral Recruiting

Определение : Программа рекомендаций сотрудников.

Пример использования : Referral Recruiting помогает снизить стоимость найма.

Отдел найма и обучения персонала

Отдел найма и обучения персонала на предприятии – это структурное подразделение, отвечающее за весь цикл работы с человеческими ресурсами: от привлечения и подбора сотрудников до их адаптации, обучения и профессионального развития. Его ключевая роль заключается в обеспечении компании квалифицированным персоналом, который является фундаментом эффективности и конкурентоспособности бизнеса. Деятельность отдела охватывает широкий спектр процессов, требующих четкого планирования, координации и анализа.

Входящие данные

Работа отдела строится на основе ряда исходных данных:

Кадровый план компании: детальный перечень открытых вакансий, включая их количество, названия должностей, сроки закрытия и приоритетность.

Требования к кандидатам: конкретные критерии для каждой позиции – уровень образования, профессиональный опыт, владение специфическими навыками, личностные качества.

Бюджет отдела: выделенные средства на рекламу вакансий, проведение обучения, оплату труда сотрудников отдела и использование специализированного ПО.

Данные о текущем персонале: информация о квалификации действующих сотрудников, уровне их производительности, текучести кадров и потребностях в дополнительном обучении.

Рынок труда: актуальные данные о доступности специалистов в регионе или отрасли, средних зарплатах, конкуренции среди работодателей.

Корпоративные стандарты: внутренние политики компании, ее миссия, ценности и ожидания от сотрудников, которые необходимо учитывать при найме и обучении.

Цели отдела

Отдел преследует следующие стратегические цели:

Обеспечение квалифицированными кадрами: поиск и привлечение специалистов, полностью соответствующих требованиям компании.

Повышение компетентности: организация обучения для развития профессиональных и личностных навыков сотрудников.

Снижение текучести кадров: создание условий для комфортной адаптации и долгосрочного удержания персонала.

Формирование корпоративной культуры: внедрение через обучение и интеграцию новых сотрудников ценностей и стандартов компании, укрепляющих ее идентичность.

Задачи отдела

Для достижения целей отдел решает следующие задачи:

Анализ потребностей: определение текущих и будущих потребностей в персонале с учетом планов развития компании.

Поиск и подбор: размещение вакансий, проведение собеседований, отбор наиболее подходящих кандидатов.

Адаптация новичков: помощь новым сотрудникам в освоении рабочих процессов и вливании в коллектив.

Организация обучения: разработка и проведение тренингов, курсов, семинаров для повышения квалификации.

Оценка эффективности: мониторинг результатов работы сотрудников и эффекта от обучения.

Планирование кадрового резерва: подготовка перспективных сотрудников для занятия ключевых позиций в будущем.

Действия отдела

Деятельность отдела включает несколько этапов:

Планирование:

Разработка годового графика найма и обучения с учетом потребностей подразделений.

Расчет бюджета на основе прогнозов расходов.

Поиск кандидатов:

Размещение вакансий на job-порталах, в социальных сетях, через кадровые агентства.

Первичный отбор: анализ резюме, телефонные интервью для фильтрации кандидатов.

Подбор:

Проведение собеседований (индивидуальных, групповых или многоэтапных).

Тестирование кандидатов: профессиональные тесты, кейсы, психологические опросники.

Согласование финальных кандидатов с руководителями подразделений.

Адаптация:

Организация вводного инструктажа с разъяснением правил и процессов.

Назначение наставников для сопровождения новичков в первые недели или месяцы.

Обучение:

Закупка готовых образовательных программ или разработка собственных.

Проведение внутренних тренингов силами штатных специалистов.

Организация внешнего обучения: курсы, сертификации, семинары.

Контроль и анализ:

Сбор обратной связи от сотрудников и руководителей о процессе адаптации и обучения.

Оценка эффективности через тесты, выполнение KPI или другие метрики.

Руководитель отдела:

Обязанности:

Разработка долгосрочной стратегии найма и обучения: Определяет, как компания будет привлекать и развивать таланты в будущем (например, фокус на автоматизацию или внутренний кадровый резерв).

Контроль расходования бюджета и предоставление отчетов руководству: Следит за тратами на рекламу вакансий, тренинги или ПО, и доказывает их эффективность начальству.

Координация работы команды и взаимодействие с другими подразделениями: Обеспечивает, чтобы HR-процессы синхронизировались с целями бизнеса (например, договаривается с продажами о профиле кандидатов).

Инструменты:

Воронка подбора персонала (стратегия): Решает, какие каналы и этапы приоритетны (массовый найм через соцсети или точечный подбор через хедхантинг).

Упаковка компании с точки зрения HR-бренда (стратегия): Формирует образ компании (например, "мы за инновации") и запускает кампании вроде видео или публикаций в медиа.

Стабильный HR (общее знание технологий): Следит за устойчивостью процессов, анализируя данные от аналитика и направляя команду.

Мое дополнение: Может внедрить метрики вроде "стоимость найма одного сотрудника" и устраивать кросс-функциональные встречи для улучшения HR-бренда.

Стратегия найма персонала

Отдел найма обеспечивает продуктивных сотрудников, обученных и готовых выполнять инструкции.

Порядок найма сотрудников в новое предприятие:

Отдел 1 (отдел персонала)

Отдел 11 (отдел обеспечения производства)

Специалисты по рекламе новым клиентам, менеджеры по работе с новыми клиентами, а также люди предоставляющие вводные услуги

Отдел 12 (отдел производство)достаточное количество сотрудников, которые производят, чтобы приблизиться к соотношению 2 административных сотрудника на 1 технического для организации

Отдел 6 (отдел продажи постоянным клиентам)

Отдел 7 (отдел учета доходов в бухгалтерии)

Отдел 3 (отдел инспекции и докладов)

Руководитель секции персонала и специалисты в отделении квалификации, чтобы обучать штатных сотрудников

Отдел 5 (специалист по созданию рекламных материалов), секция печати рекламных материалов и секция регистрации по письмам

Отдел 4 для продвижения

Отдел 21 (коммуникатор учредителя)

Отдел 10 (отдел подготовки производства)

Отдел 20 (юрист, специалист по связям с общественностью)

Руководители отделов

Полное отделение 6 (работа с новыми клиентами и партнерами)

Полное отделение 1 ( кадры, IT специалисты, отдел инспекций и докладов)

Полное отделение 4 (производство)

Полное отделение 2 (маркетинг, работа с постоянными клиентами)

Полное отделение 5 (обучение и повышение квалификации сотрудников)

Полное отделение 7 (все начальники отделений, юристы)

Полное отделение 3 (бухгалтерия)

Неправильная последовательность укомплектования организации – отдел 6, отдел 12, отдел 6, отдел 12, отдел 6, отдел 12, поскольку при такой последовательности укомплектования ваша организация в конце концов превратится в клинику, которая не будет развиваться и расширяться.

Накопление кадрового резерва в компании

Кадровый резерв – это группа сотрудников, которых компания готовит к занятию ключевых должностей в будущем. Он формируется для обеспечения преемственности управления, снижения рисков при увольнении ключевых сотрудников и развития стратегических компетенций.

Для чего нужен кадровый резерв

Обеспечение преемственности:

Позволяет избежать пауз в управлении и снизить риски при увольнении руководителей или ключевых специалистов.

Снижение затрат на внешний подбор:

Подготовленные внутри компании сотрудники быстрее занимают свободные позиции.

Развитие внутренних компетенций:

Сотрудники в резерве получают доступ к обучению, которое делает их ценнее для компании.

Укрепление корпоративной культуры:

Резервисты разделяют ценности компании, понимают её процессы и стратегии.

Мотивация персонала:

Перспективы карьерного роста стимулируют сотрудников к развитию и повышают лояльность.

Как организуется накопление кадрового резерва

Постановка целей

Определить, для каких должностей формируется резерв (руководители, узкие специалисты).

Установить конкретные задачи: преемственность, развитие компетенций, адаптация к изменениям.

Определение критериев отбора

Профессиональные навыки: текущие знания и достижения сотрудника.

Потенциал развития: готовность учиться, амбициозность.

Личностные качества: лидерство, коммуникабельность, стрессоустойчивость.

Проведение оценки сотрудников

Методы оценки:

Интервью с сотрудниками и руководителями.

Центры оценки (Assessment Center).

Тесты на компетенции и потенциал.

Анализ результатов работы.

Формирование кадрового резерва

Разделение на группы:

Стратегический резерв: сотрудники, готовые занять руководящие позиции.

Оперативный резерв: специалисты для краткосрочного замещения должностей.

Функциональный резерв: сотрудники с высокой квалификацией в узких областях.

Разработка программы развития

Обучение и развитие:

Лидерские тренинги.

Курсы повышения квалификации.

Стажировки на будущей должности.

Наставничество:

Закрепление за резервистами опытных руководителей.

Практические проекты:

Участие в реальных задачах для развития управленческих навыков.

Мониторинг и обновление резерва

Регулярная переоценка участников (раз в год или полгода).

Исключение из резерва сотрудников, которые не проявляют прогресса.

Добавление новых кандидатов.

Что ожидать от кадрового резерва

Быстрая замена ключевых сотрудников:

В случае увольнения или повышения текущих руководителей компания готова предложить внутреннего кандидата.

Сокращение времени адаптации:

Резервисты уже знакомы с корпоративной культурой и процессами.

Увеличение вовлечённости сотрудников:

Сотрудники видят перспективы карьерного роста, что мотивирует их к работе.

Повышение качества управления:

Резервисты проходят подготовку и обучение, которые делают их компетентнее.

Снижение зависимости от внешнего найма:

Компания становится менее уязвимой к изменениям на рынке труда.

Пример структуры работы с кадровым резервом

Идентификация: Выявление перспективных сотрудников через оценку текущих навыков и потенциала.

Развитие: Проведение обучения, стажировок, тренингов.

Планирование: Составление карьерных карт для резервистов.

Практика: Участие в сложных проектах и выполнение задач на уровне выше текущей должности.

Оценка: Мониторинг прогресса сотрудников и актуализация состава резерва.

Преимущества внедрения кадрового резерва

Гибкость в управлении персоналом: