Планируй, управляй, достигай! Практическое руководство по эффективным дорожным картам проектов в эпоху цифровых трансформаций

Дорожная карта применяется в сложных проектах комплексной автоматизации предприятий с внедрением «1С: ERP Управление Холдингом», включая основные компоненты и этапы проекта, в т. ч. требования к функционалу системы и доработку продукта [43].

5. Технологические дорожные карты

Эти карты фокусируются на развитии определенных технологий или технологических платформ.

Рис. 2.5. Пример технологической дорожной карты

Пример:

«Лаборатория Касперского» использует дорожные карты для развития своих решений в области кибербезопасности, чтобы оставаться лидером по параметрам технологического совершенства и качества обслуживания клиентов в различных отраслях [44].

6. Рыночные дорожные карты

Эти карты отражают планы по выходу на новые рынки или развитию на существующих.

Рис. 2.6. Пример рыночной дорожной карты

Пример:

Консалтинговая компания Strategy Partners, входящая в экосистему Сбера, разрабатывает для своих клиентов стратегии международной экспансии с детальной дорожной картой, рекомендациями по эффективному выходу на целевые рынки, быстрой адаптации продуктов и управлению рисками [45].

Выбор подходящего типа дорожной карты для проекта

Теперь, когда мы разобрались с основными типами дорожных карт, возникает вопрос: как выбрать наиболее подходящий тип для вашего проекта?

Рассмотрим несколько ключевых факторов, которые помогут вам сделать правильный выбор.

1. Цель проекта

Прежде всего, определите основную цель вашего проекта. Если вы планируете разработку нового продукта, продуктовая дорожная карта может быть наиболее подходящим выбором. Если же вы работаете над долгосрочными планами развития компании, стратегическая дорожная карта будет более уместна.

2. Сложность проекта

Оцените уровень сложности вашего проекта. Для простых проектов с линейной последовательностью задач временная дорожная карта может быть достаточной. Для более сложных проектов с множеством параллельных процессов тематическая дорожная карта может оказаться более эффективной.

3. Временные рамки

Учитывайте продолжительность вашего проекта. Для краткосрочных проектов (до года) временная дорожная карта может быть оптимальным выбором. Для долгосрочных IT-проектов или стратегических инициатив лучше использовать стратегические или технологические дорожные карты.

4. Аудитория

Подумайте, кто будет основной аудиторией вашей дорожной карты. Если она предназначена для внутренней команды разработчиков, технологическая дорожная карта может быть наиболее информативной. Если же карта будет представлена высшему руководству или инвесторам, стратегическая или рыночная дорожная карта может быть более подходящей.

5. Специфика отрасли

Учитывайте специфику вашей отрасли. В быстро меняющихся секторах, таких как IT или AI, может потребоваться более гибкий подход с использованием комбинации различных типов дорожных карт.

Рис. 2.7. Пример комбинации взаимосвязанных дорожных карт

Пример:

В дорожной карте «Технет 4.0» – одной из 14 дорожных карт Национальной технологической инициативы (НТИ) – использован комбинированный подход. Кросс-рыночное и кросс-отраслевое направление «Технет» призвано обеспечить технологическую поддержку развития рынков НТИ и высокотехнологичных отраслей промышленности для модернизации экономики и инновационного развития России. Также был создан стандарт по инструментам развития и поддержки проектов НТИ в субъектах РФ. На 2019 год было утверждено 9 региональных дорожных карт НТИ, разработка которых велась в индивидуальном порядке с каждым регионом [46].

Был создан набор взаимосвязанных дорожных карт, объединенных в стратегическую карту для общего видения развития ключевых направлений НТИ. Это помогает эффективнее управлять сложным процессом комплекса проектов на всех уровнях: от стратегического до операционного.

Адаптация дорожной карты под различные аудитории

Создание эффективной дорожной карты – это только часть дела. Не менее важно уметь адаптировать ее под различные аудитории. Ведь то, что понятно и интересно разработчикам, может оказаться слишком технически избыточным для руководства компании или клиентов.

Рассмотрим, как можно адаптировать дорожную карту для разных групп заинтересованных сторон.

1. Для высшего руководства и инвесторов

Эта группа обычно интересуется стратегическими аспектами и финансовыми результатами.

При адаптации дорожной карты для них:

• Фокусируйтесь на ключевых вехах и бизнес-целях.

• Включайте информацию о возврате инвестиций, потенциальных рисках и мерах их снижения.

• Используйте более обобщенные термины, избегая технических деталей.

• Добавьте инфографику для финансовых показателей.

Пример:

Представляя стратегию цифровой трансформации совету директоров, можно использовать упрощенную версию своей технологической дорожной карты. Вместо детальных технических спецификаций сфокусируйте карту на ключевых этапах трансформации, ожидаемом влиянии на бизнес-показатели и плане минимизации возможных рисков. Это поможет получить одобрение и поддержку руководства для амбициозной программы цифровизации.

2. Для клиентов и партнеров

Клиенты и партнеры обычно интересуются тем, как проект или продукт будет развиваться и какую ценность это принесет им.

При адаптации дорожной карты для такой аудитории:

• Акцентируйте внимание на новых функциях и преимуществах.

• Используйте «язык выгоды», а не технические характеристики.

• Включайте информацию потребительской и бизнес-ценности планируемых вех.

• Добавьте инфографику для улучшения понимания.

Пример:

Для представления дорожной карты развития своего продукта заказчикам можно использовать «клиентоориентированную» версию, где каждый планируемый функционал сопровождается описанием конкретных бизнес-преимуществ. Так, вместо «сухого» описания «Внедрение системы машинного обучения для анализа клиентских данных» стоит использовать формулировку в стиле «Умный помощник в продажах, который поможет вам увеличить конверсию на 30% и более». Такой подход поможет заказчикам лучше понять ценность будущих обновлений.

3. Для разработчиков и технической команды

Эта аудитория нуждается в более детальной технической информации.

При адаптации дорожной карты для них:

• Детализируйте задачи и подзадачи.

• Включайте ссылки на технические спецификации и требования.

• Добавьте информацию об используемых технологиях и инструментах.

• Визуализируйте зависимости между различными компонентами системы.

Пример:

При работе над проектом нового мобильного приложения для команды разработчиков больше подойдет детальная техническая дорожная карта. Она может включать в себя подробную информацию о планируемых улучшениях алгоритмов, оптимизации пользовательского интерфейса, интеграции новых сервисов и т. д. Это помогает команде четче понимать технические задачи и их взаимосвязи.

4. Для маркетинговой команды

Маркетологам нужна информация, которая поможет им эффективнее продвигать продукт или реализовывать проект.

При адаптации дорожной карты для данной аудитории:

• Выделяйте ключевые особенности и преимущества, которые можно использовать в маркетинговых кампаниях.

• Включайте информацию о планируемых датах релизов и анонсов.

• Добавьте данные о потребительской ценности для каждого релиза или функции.

• Визуализируйте ключевые гипотезы и цели продуктовой команды.

Пример:

При разработке нового продукта можно создать специальную версию дорожной карты для маркетинговой команды. В ней каждый этап развития продукта должен быть связан с конкретными маркетинговыми активностями: от предварительных анонсов и пилотного запуска до релиза полнофункциональной версии продукта с масштабной рекламной кампанией. Это позволит синхронизировать запуск и обновления продукта с маркетинговыми усилиями и обеспечить максимальную эффективность продвижения.

5. Для операционной команды

Операционная команда нуждается в информации, которая поможет им планировать ресурсы и управлять процессами.

При адаптации дорожной карты для этой команды:

• Включайте оценки о необходимых ресурсах на каждом этапе.

• Детализируйте влияние на процессы и операционные процедуры.

• Добавьте информацию о ключевых показателях эффективности (KPI).

• Визуализируйте критические пути и потенциальные узкие места.

Пример:

При внедрении новой омниканальной платформы стоит создать специальную версию дорожной карты для операционной команды. В ней следует детально отразить этапы интеграции онлайн- и офлайн-каналов продаж, необходимые изменения в логистических процессах, обучение персонала и обновление IT-инфраструктуры. Это позволит эффективно спланировать ресурсы и обеспечить плавный переход к новой модели работы.

Важно помнить, что адаптация дорожной карты – это не просто упрощение или усложнение информации. Это процесс переосмысления и представления данных таким образом, чтобы они были максимально полезны и понятны для конкретной аудитории.

Несколько общих рекомендаций по адаптации дорожных карт:

1. Знайте свою аудиторию: перед адаптацией дорожной карты изучите потребности и интересы целевой группы.

2. Используйте соответствующий язык: избегайте профессионального жаргона и технических терминов, если ваша аудитория незнакома с ними.

3. Фокусируйтесь на релевантной информации: включайте только ту информацию, которая важна и интересна для конкретной аудитории.

4. Визуализируйте данные: используйте графики, диаграммы и инфографику для наглядного представления информации.

5. Будьте гибкими: вносите коррективы в вашу дорожную карту по мере получения обратной связи от различных групп заинтересованных сторон.

Практические задания

1. Анализ дорожной карты:

Выберите реальный проект в вашей компании или известный вам проект другой организации. Проанализируйте его дорожную карту (если она есть) или создайте свой вариант.

Определите, какой тип дорожной карты использован и почему.

Подумайте, как можно улучшить эту карту, учитывая информацию из данной главы.

2. Создание дорожной карты для разных аудиторий:

Разработайте концепцию нового продукта или проекта. Создайте для него базовую дорожную карту, а затем адаптируйте ее для трех разных аудиторий: высшего руководства, клиентов и технической команды.

Обратите внимание на различия в уровне детализации, используемом языке и визуальном представлении.

3. Выбор оптимального типа дорожной карты:

Придумайте три различных проекта: краткосрочный (до 6 месяцев), среднесрочный (1—2 года) и долгосрочный (3—5 лет). Для каждого проекта выберите наиболее подходящий тип дорожной карты и обоснуйте свой выбор.

4. Анализ кейсов:

Изучите публично доступные дорожные карты известных компаний. Проанализируйте, как они адаптируют свои дорожные карты для разных аудиторий. Какие приемы они используют? Что можно применить в вашей работе?

5. Презентация дорожной карты:

С коллегами разделитесь на три группы. Каждая группа должна подготовить презентацию одной и той же дорожной карты (можно использовать результат из задания 2) для разных аудиторий: руководства, клиентов и технической команды. Проведите мини-презентации и обсудите, как изменялась подача информации в зависимости от аудитории и что стоит скорректировать на слайдах для лучшего соответствия конкретной аудитории.

5 главных идей главы

1. Существует несколько типов дорожных карт, каждый из которых подходит для определенных целей и ситуаций. Выбор правильного типа важен для успеха проекта.

2. При выборе типа дорожной карты необходимо учитывать цель проекта, его сложность, временные рамки, целевую аудиторию и специфику отрасли.

3. Адаптация дорожной карты под различные аудитории – значимый навык для эффективной коммуникации и управления ожиданиями заинтересованных сторон.

4. Для разных аудиторий (руководство, клиенты, разработчики, маркетологи, операционная команда) требуется разный уровень детализации, язык и фокус в представлении информации.

5. Гибкость и готовность адаптировать дорожную карту на основе обратной связи – важные факторы для успешного управления проектом и эффективной коммуникации с заинтересованными сторонами.

Глава 3. Создание эффективной дорожной карты

• Пошаговое руководство по составлению дорожной карты

• Инструменты и сервисы визуализации

• Секреты создания убедительной дорожной карты

• Типичные ошибки при составлении дорожных карт и как их избежать

В этой главе мы шаг за шагом разберем процесс создания эффективной дорожной карты, призванной быть надежным путеводителем в управлении проектом.

Пошаговое руководство по составлению дорожной карты

В целом составление дорожной карты похоже на подготовку плана проекта, но в более верхнеуровневой форме. Вспомним главу 1, где мы рассмотрели, чем карта отличается от плана. В связи с этим для менеджеров проектов есть легкий путь – им можно сразу перейти к Шагу 7, т. к. все необходимое уже было определено в ходе планирования проекта.

Шаг 1: определение цели и содержания проекта

Прежде чем приступить к созданию дорожной карты, необходимо четко понимать, куда вы направляетесь и зачем. Определите конечную цель проекта и его содержание (scope). Это фундамент, на котором будет строиться вся дальнейшая работа.

Пример (очень упрощенный):

Разработка проекта строительства новой АЭС начнется, очевидно, с четкого определения цели: «Построить и ввести в эксплуатацию атомную электростанцию мощностью X Х00 МВт к 20XX году с соблюдением всех норм безопасности и экологических стандартов». Scope проекта будет включать все этапы: от изысканий и проектирования до запуска первого и последующих энергоблоков.

Шаг 2: идентификация ключевых этапов

Разбейте путь к цели на крупные этапы и ключевые события (вехи) проекта внутри этапов. Это поможет структурировать работу и сделает проект более управляемым. Для каждого этапа определите ключевые результаты и примерные сроки их достижения.

Пример:

В проекте АЭС ключевыми этапами могут быть (сроки – условные):

1. Инженерные изыскания, проектирование и согласования (2 года).

2. Подготовка площадки (1 год).

3. Строительство основных объектов (4 года).

4. Монтаж оборудования (2 года).

5. Пусконаладочные работы и ввод в эксплуатацию первого энергоблока (1 год).

…

Шаг 3: детализация задач

Для каждого этапа определите конкретные задачи, которые необходимо выполнить. Это поможет команде понять, что именно нужно делать на каждом этапе проекта.

Пример:

Для этапа «Подготовка площадки» в проекте АЭС могут быть следующие основные задачи:

1. Расчистка территории.

2. Создание временной инфраструктуры (дороги, электричество, водоснабжение).

3. Организация строительного городка для рабочих и пр.

…

Шаг 4: определение зависимостей и сроков

Выявите связи между задачами и этапами. Какие задачи должны быть выполнены до начала других? Какие могут выполняться параллельно? Это поможет оптимизировать процесс и избежать простоев.

Пример:

В проекте АЭС нельзя начать строительство основных объектов, пока не завершена подготовка площадки. Однако параллельно с подготовкой площадки может идти процесс закупки и изготовления оборудования с длительными сроками производства для будущей АЭС.

Шаг 5: обеспечение ресурсами

Определите, какие ресурсы (трудозатраты специалистов, материалы, оборудование, финансы) необходимы для выполнения каждой задачи. Это поможет избежать перегрузки команд, простоев и обеспечит своевременное выполнение работ.

Пример:

Для геологических исследований в проекте АЭС потребуется команда геологов, специальное оборудование для взятия проб и анализа грунта, места для размещения людей, питание, транспорт для доставки оборудования на место и т. д.

Шаг 6: определение ключевых показателей эффективности (KPI)

Установите измеримые показатели, по которым вы будете оценивать прогресс и успех проекта. Это могут быть сроки выполнения этапов и вех, качество работ, бюджетные показатели и пр.

Пример:

Для проекта АЭС KPI могут включать:

1. Соблюдение сроков выполнения каждого этапа и вех.

2. Отсутствие превышения бюджета более чем на 5%.

3. Соответствие всем нормам безопасности (0 серьезных нарушений).

4. Энергоэффективность станции после запуска (не менее XХ%).

Шаг 7: визуализация дорожной карты

Теперь, когда у вас есть вся необходимая информация по этапам, вехам и задачам, пришло время визуализировать ее в форме дорожной карты.

Выберите подходящий тип (рассматривали в главе 2) и инструмент (см. ниже) для создания наглядного и в меру информативного представления вашего проекта.

Инструменты и сервисы визуализации

Выбор правильного инструмента для визуализации вашей дорожной карты может значительно повлиять на ее эффективность и восприятие заинтересованными сторонами.

Рассмотрим наиболее популярные варианты:

1. Списки или таблицы (Word или Google Docs, Excel или Google Sheets)

Наиболее распространенный и быстрый, хотя и не самый визуально привлекательный для коммуникации инструмент. Может быть удобным первым шагом для дальнейшей качественной визуализации дорожной карты – быстрое составление и редактирование текстовой основы, а затем ее перенос в более подходящий формат для презентации.

Плюсы:

• Доступность и простота использования.

• Гибкость в настройке и форматировании.

• Возможность легко обновлять данные.

Минусы:

• Ограниченные возможности визуализации.

• Может быть сложно для восприятия при большом объеме данных.

• Не всегда удобно для совместной работы в реальном времени.

Пример:

Мероприятия дорожной карты «Искусственный интеллект» по развитию ИИ-технологий в России до 2030 года, подготовленной Сбербанком для государственной национальной программы, представлены в виде таблицы [31].

2. Программы для создания презентаций (PowerPoint, Google Slides)

Также широко распространенный и гибкий в использовании инструмент, но также может быть неудобен для совместной работы.

Плюсы:

• Широкие возможности для дизайна и визуализации.

• Удобство при презентации проекта стейкхолдерам.

• Возможность создания интерактивных элементов.

Минусы:

• Может быть сложно поддерживать актуальность при частых изменениях.

• Ограниченные возможности для совместной работы в реальном времени.

• Не всегда удобно для представления дорожных карт проектов со сложной структурой, например Национальной технологической инициативы (НТИ).

Пример:

В учебно-методическом материале по программе MBA от «Газпрома» рассматриваются методы управления проектами и инновациями, включая использование PowerPoint для представления стратегий и дорожных карт [47].

3. Miro и альтернативы в России

В Miro, популярной виртуальной маркерной доске для совместной работы онлайн, есть конструктор дорожных карт для Agile-команд разработки и развития продуктов [48].

Плюсы:

• Готовые шаблоны дорожных карт.

• Командная работа.

• Интеграция с Google, Slack, Microsoft.

Минусы:

• Визуальное качество дорожных карт.

• Ограничения в бесплатном тарифе.

• Уход с российского рынка.

В августе 2024 года Miro сообщила, что 12 сентября аккаунты пользователей в России и Белоруссии будут заблокированы из-за новых санкций США и ЕС. Позже платформа уведомила, что бесплатные аккаунты смогут пользоваться сервисом (пока).

Благо, на российском рынке есть несколько достойных альтернатив:

А) Unidraw – бесплатный аналог Miro, созданный «Т-Банком», с фокусом на потребности разных отделов компании. Среди функций Unidraw есть возможность для руководителей и продакт-менеджеров нарисовать дорожную карту проекта, на базе шаблона в стиле Gantt Chart или самостоятельно [49].

Плюсы:

• Удобный и простой интерфейс.

• Бесплатный доступ ко всем функциям.

• Нет ограничений по числу участников в совместной работе.

Минусы:

• Пока только один шаблон дорожной карты.

Б) МТС Линк Доски – еще один российский аналог Miro, который является частью бизнес-экосистемы «МТС Линк». Возможность создавать дорожную карту проекта предусмотрена для продакт-менеджеров [50].

Плюсы

• Есть бесплатный тариф (3 доски на 1 пользователя).

• Функции в бесплатном тарифе те же, что и в платном.

• Интеграция с другими сервисами «МТС Линк» («Встречи»).

Минусы

• Пока только один шаблон дорожной карты.

В) Flip – новый развивающийся сервис с функцией генерации контента с помощью искусственного интеллекта (как и в Miro). В октябре 2024 года компания успешно закрыла инвестиционный раунд и планирует экспансию на рынках России, СНГ, Европы и Латинской Америки [51].

Плюсы

• Есть бесплатный тариф (3 доски).

• До 15 участников в бесплатном тарифе.

• 5 AI-изображений в сутки.

Минусы

• Пока только один шаблон дорожной карты.

Возможность дорожной карты для менеджеров проектов предусмотрена и в российском сервисе Pruffme, а также в виде Gantt Chart в «Яндекс Концепт».

4. Специализированные сервисы

Рассмотрим несколько наиболее известных зарубежных сервисов, преимущественно или частично ориентированных на создание дорожных карт проектов или продуктов. Следует учесть, что использование платных версий таких сервисов в России может быть осложнено или заблокировано из-за санкций США и ЕС.

А) Visme – сервис создания разнообразного контента с набором AI-инструментов, которым пользуются 27,5 млн людей в 133 странах. Пользователям доступен конструктор дорожных карт проектов и 65 готовых шаблонов – от диаграмм Ганта до карт с временной шкалой. В целом сервис предлагается как универсальный – для каждой команды и каждого отдела в различных организациях: маркетинг, продажи, обучение и развитие, работа с персоналом и др. [52].

Плюсы

• Множество разнообразных, визуально привлекательных шаблонов и конструктор дорожных карт.

• Бесплатный тариф без ограничений по числу проектов.

• Возможность добавить свой брендинг в дорожную карту.

• Создание дополнительных маркетинговых материалов и контента (инфографики, презентаций, брошюр, постеров, отчетов и пр.).

• Сервис на русском языке.

Минусы

• Ограниченный доступ к шаблонам и ресурсам в бесплатном тарифе.

Б) Venngage – похожий на Visme сервис, который, помимо разнообразного контента и AI-инструментов, также позволяет создавать дорожные карты с помощью конструктора и более чем 100 готовых шаблонов. В целом сервис ориентирован маркетинговые и продуктовые команды [53].

Плюсы

• Большая библиотека визуально привлекательных шаблонов.

• Есть бесплатный тариф без лимита по времени.

• Создание дополнительных маркетинговых материалов (инфографики, презентаций, брошюр, постеров, информационных бюллетеней, отчетов, предложений).

Минусы

• До 5 дорожных карт и другие ограничения на бесплатном тарифе.