Практикум по работе с офисными приложениями MSWord и MSExcel

Николай Морозов

Практикум по работе с офисными приложениями MSWord и MSExcel

Начиная писать эту книгу, я вспомнил одного из первых своих дипломников в СПбГУКИ (тогда еще университет культуры), который едва не получил двойку за преддипломную практику. Проходя практику в одной из юридических фирм города, этот студент отказался выполнять работу по набору текста в документах фирмы так, как на ее компьютерах не был установлен MS Office, и текстовый процессор Word, в частности. Директор этой фирмы этим был просто шокирован: годами все делопроизводство фирмы обслуживалось текстовым редактором WordPad, и никаких проблем не возникало.

Сегодня мало кому придет в голову сравнивать возможности этих двух исторических приложений: они просто не сопоставимы. И эти десять заданий я хочу вам предложить выполнить не потому, что WordPad с ними не справится. А потому, что справиться с этими заданиями и в Wordе, учитывая всё многообразие существующих версий, далеко не так просто. Попробуйте, для примера выполнить эти 10 заданий одновременно в 3х версиях; 2003, 2007 и 2010. Многие столкнутся с проблемами.

По моему опыту работы со студентами, эти 10 заданий должны принести определенную пользу каждому, кто захочет их выполнить.

Такое вступление было написано в моей первой книге, посвященной вопросам практической работе с приложениями MSWord.

В этой книге я решил расширить эти рамки, и рассмотреть дополнительно 10 заданий по практической работе с приложением MSExcel.

ЧАСТЬ I.Практикум по работе с приложением MSWord

Основы работы с текстовым процессором MSWord

Задание 1.Создание именной папки.

На Рабочем столе ОС установить указатель мыши в месте, свободном от ярлыков, папок и файлов, и нажать правую кнопку мыши.

В появившемся меню выбрать пункт Создать, а затем, Папку.

В появившейся на рабочем столе папке с именем «Новая папка» ввести другое имя (например, «Иванова»).

В этой папке в дальнейшем осуществлять все операции с файлами и папками.

Понятие документа

Документированная информация (документ) – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать .

В этой трактовке понятия документа выделим три момента:

Информация – сведения о содержании документа, его смысловая часть.

Материальный носитель – то, на чем сохранена информация данного документа.

Это может быть бумага, магнитный диск и т.д.

Реквизиты, позволяющие идентифицировать документ (установить его подлинность): подпись должностного лица, фирменный знак, печать и т.д.

Эти три момента имеют особое значение, например, при работе с электронной почтой.

Понятие шаблона

Шаблон – это такой документ (образец, модель документа), в котором уже имеется записанная информация (постоянная часть), и добавляется новая (переменная часть).

Шаблон – это файл, содержащий образец документа, и средства, необходимые для создания документов данного типа.

Шаблоны сегодня широко используются для упрощения создания документов определенного вида: счета, заказы, письма, факсы и т.д. Структурными компонентами, элементами шаблонов являются стили, предназначенные для внешнего оформления содержимого документа и его абзацев.

Задание 2.Работа с шаблонами.

На Рабочем столе ОС создать файл (документ) с именем Черновик.

Установить указатель мыши на значке этого файла, и нажать правую кнопку мыши.

В появившемся меню выбрать пункт «Открыть».

Откроется текстовый файл по имени Черновик.

В этом файле в дальнейшем Вы будете осуществлять все операции по работе с документом.

Основные этапы создания документа показаны в виде схемы на рисунке 1.

Рис.1.

Понятие стиля

Стиль – это набор форматирующих команд, сохраняемый под своим именем для многократного использования.

Основные стили позволяют не только красиво и качественно оформить документ, но и автоматизировать расстановку нумерации его разделов и глав, рисунков и таблиц, создать оглавление или указатель.

Стили абзацев включают форматирование символов всего абзаца, расположение абзацев, обрамление и заливку, язык, используемый для проверки орфографии.

Стили символов включают только установки форматирования символов.

Варианты стилей заголовка набраны в окне ТП Word на рисунке 2.

Рис.2.

Перейдем к первому этапу создания документа (смотрите схему на рис. 1).

Этап I. Ввод текста в документ.

На Рабочем столе ОС найти файл (документ) с именем Черновик.

Установить указатель мыши на значке этого файла, и нажать правую кнопку мыши.

В появившемся меню выбрать пункт «Открыть».

Откроется текстовый файл по имени Черновик.

В этом файле в дальнейшем Вы будете осуществлять все операции по работе с документом.

Начнем работу с документом Черновик с ввода текста.

Фрагмент текста для ввода:

"Ввод текста. Работа в сети Internet. Анотация. Наврядли найдется на сегодняшний день человек связанный каким-то образом с миром компьютеров и ничего не слышавший о глобальной сети Internet. Internet-это обширная, разветвленная сеть, которая включает в себя компьютерные узлы по всему миру, она объединяет миллионы компьютеров и десятки миллионов пользователей и предоставляет доступ к различным информационным ресурсам. В Internet можно свободно получить и размесить такую информацию, как личную и коммерческую рекламу, научные данные, базы данных и архивы (например, собрание записей классической музыки, различные правительственные документы, списки колекционеров или людей, имеющих то или иное хобби и много другой информации."

На рисунке 3 этот текст уже набран и виден на экране монитора ПК.

Рис.3.

Этап II, Форматирование текста документа.

Задание 3. Форматирование текста.

Вся динамика работы по форматированию текста по шагам показана на рисунках 4 – 9.

Рис.4.

Рис.5.

Рис.6.

Рис.7.

Рис.8.

Рис.9.

Задание 4. Форматирование текста. Способы выделения текста.

Выделение фрагментов текста.

При работе с фрагментом или частью текста любого документа, его (ее) необходимо выделить.

Чтобы определить к какой части текста должна быть применена команда, вначале надо выделить нужный фрагмент (нужно выделить это, перед тем как с ним что-нибудь сделать).

Выделить фрагмент текста (фразу, слово, строку, абзац, весь документ) можно следующим образом:

1) Подведите указатель мыши к началу фрагмента, нажмите левую кнопку мыши и не отпуская ее, подведите к концу фрагмента, после чего кнопку отпустите (см. рис. 10).

Рис.10.

2)Чтобы выделить слово, поместите указатель мыши на это слово, и сделайте двойной щелчок левой кнопкой мыши (рис.11).

Рис.11.

При работе с фрагментом или частью текста любого документа, его (ее) необходимо выделить.

Выделить фрагмент текста (фразу, слово, строку, абзац, весь документ) можно следующим образом:

1) Чтобы выделить строку, поместите указатель мыши влево от начала строки, и сделайте щелчок левой кнопкой мыши.

2) Чтобы выделить абзац, поместите указатель мыши влево от начала абзаца, и сделайте двойной щелчок левой кнопкой мыши.

3) Чтобы выделить весь документ, щелкните мышью по пункту Выделить все в меню Правка.

Для удаления выделенного фрагмента (см.рис.12 и 13)нажмите на клавиатуре клавишу Delete или Backspace или кнопку Вырезать на панели инструментов или одноименную команду в контекстном меню мыши. Для восстановления выделенного фрагмента активизируйте команду Отменить на Панели быстрого доступа.

Рис.12.

Задание 5.Вставка фигурного текста.

Вставка фигурного теста в документ

Откроем документ в файле Черновик.

В открывшемся окне MS WОRD, нажатием (щелчком) мыши на вкладке Вид активизируем команду WordArt .

Затем, действуем так, как показано на рисунках

В среде MS Word 7.

Порядок работы с фигурным текстом с этой версией текстового процессора показан на рисунках 13 – 21.

Рис.13.

Рис.14.

Рис.15.

Рис.16.

Рис.17.

Рис.18.

Рис.19.

Рис.20.

Рис.21.

MS Word 10. Вставка фигурного текста.

1. Откроем документ в файле Черновик.

2. В открывшемся окне MS WОRD, нажатием (щелчком) мыши на вкладке Вид

Конец ознакомительного фрагмента.

Текст предоставлен ООО «Литрес».

Прочитайте эту книгу целиком, купив полную легальную версию на Литрес.

Безопасно оплатить книгу можно банковской картой Visa, MasterCard, Maestro, со счета мобильного телефона, с платежного терминала, в салоне МТС или Связной, через PayPal, WebMoney, Яндекс.Деньги, QIWI Кошелек, бонусными картами или другим удобным Вам способом.