Магическая уборка на работе. Создайте идеальную атмосферу для продуктивности и творчества в офисе или дома

Согласно одному исследованию, типичный офисный работник тратит почти половину дня на электронную переписку, и в любой отдельно взятый день в среднем около 199 писем[11] в почтовом ящике все равно остаются непрочитанными. По данным Центра творческого лидерства, 96 процентов работников считают, что зря тратят время на ненужную почту[12]. Вдобавок почти треть программ, установленных на большинстве компьютеров, никогда не используется. Из одних этих примеров ясно, что мы на работе просто завалены цифровым хламом.

А что говорить об информации, которая нужна нам, чтобы пользоваться разнообразными аккаунтами онлайн-сервисов? У среднего интернет-пользователя около 130 онлайн-аккаунтов на каждый почтовый адрес. Даже если учесть, что некоторые из них можно объединить и управлять ими под одним аккаунтом, например с помощью Google или Facebook, количество пользовательских ID и паролей, необходимых для этого, все равно остается впечатляющим. И подумайте только, что происходит, если вы забыли пароль. Вы вновь и вновь вводите комбинации возможных ID и паролей – напрасно – и, наконец, сдаетесь и меняете пароль.

Увы, статистика показывает, что так случается неоднократно. Согласно проведенному в Америке и Великобритании опросу, потери в продуктивности из-за забытых или потерянных паролей в денежном выражении доходят до 420 долларов на работника ежегодно[13], и это по самым скромным оценкам. В компании, где работает около 25 человек, это составляет в сумме более 10 000 долларов в год. Возможно, нам следовало бы учредить «фонд потерянных паролей», в который автоматически будет переводиться некоторая сумма каждый раз, когда кто-то забудет свой пароль, чтобы ее можно было использовать на пользу обществу.

Встречи и совещания тоже отбирают большой процент рабочего времени. В среднем офисный работник тратит 2 часа 39 минут[14] в неделю на неэффективные совещания. В ходе опроса старших менеджеров, проведенного исследователями, большинство респондентов выразили неудовлетворенность совещаниями в своей компании[15], утверждая, что они непродуктивны, неэффективны, мешают более важной деятельности и не способны сплотить коллектив. Совещания вроде бы проводятся ради блага компании, однако, как ни иронично, старшие менеджеры, те самые люди, которые ответственны за их организацию, считают, что от них одни убытки. Расходы на непродуктивные совещания составляют более 399 миллиардов долларов ежегодно[16]. Когда я думаю об этом – и еще о потерях, вызванных забытыми паролями, и 8,9 миллиарда долларов убытков из-за времени, потраченного на поиск предметов, – я не могу не представлять, сколько денежных средств могло бы получить правительство, обложив налогом этот вид неупорядоченности. Звучит безумно, понимаю, но все же…

В главах, начиная с четвертой, Скотт подробно расскажет, как расчищать нематериальную захламленность. А пока просто обратите внимание на препятствия. Стоит лишь справиться с ними, и работа будет приносить вам радость. Это означает, что у вас есть гигантский потенциал к совершенствованию. Представьте себе, что вы не только расчистили рабочий стол, но и привели в порядок электронную переписку, файлы и прочие цифровые данные, всегда успеваете провести все совещания и решить разнообразные задачи, запланированные в расписании. Подумайте, сколько радости это может вдохнуть в вашу работу.

Типичный офисный работник тратит почти половину дня на электронную переписку.

Порядок помогает обрести чувство цели

В мою бытность менеджером в кадровой компании одна из коллег, устроившаяся туда за два года до меня, попросила дать ей пару советов, как привести в порядок свое рабочее пространство. Во время наших «уборочных сеансов» она сказала мне:

– Я здесь для того, чтобы зарабатывать на жизнь, а не для того, чтобы наслаждаться. Жизнь становится намного приятнее, если быстро доделать работу и сосредоточиться на удовольствиях.

У каждого из нас собственный трудовой стиль и образ мышления. Знаю, некоторые относятся к работе так же, как моя коллега, но сейчас я кое-что скажу вам прямо и откровенно. Это чудовищно пустая трата вашей собственной жизни. Конечно, поскольку нам платят за выполняемую работу, любая должность сопряжена с определенными обязанностями. Если мы работаем в организации, в работе есть много моментов, над которыми у нас нет никакой власти. Поскольку все мы члены общества, нереалистично рассчитывать, что нашему личному счастью всегда будет отдаваться высший приоритет. В отличие от расчистки личного пространства внутри собственного дома наведение порядка на рабочем месте не гарантирует, что абсолютно всё и всегда будет зажигать в нас искры радости.

И все же, мне кажется, стыдно сдаваться и работать только по обязанности, не делая никаких попыток вдохнуть радость в свое окружение. Работа – второе место после дома, где мы проводим бо́льшую часть своего времени, а в какие-то моменты жизни даже больше бываем на работе, чем дома. Это драгоценная часть жизни. Найдя хорошее применение своим навыкам, разве не оправданно было бы хоть немного наслаждаться тем временем, которое мы проводим на работе? А если мы намерены наслаждаться им сами, то почему бы при этом не постараться сделать счастливыми еще и тех, кто нас окружает?

Возможно, кое-кто из вас думает: «Легко сказать, но я-то ненавижу свою работу! Я даже представить себе не могу, как она может приносить радость». Пусть так, но я все равно рекомендую попробовать навести порядок. Это поможет разобраться, чего вы хотите на самом деле. Порядок покажет вам, что необходимо изменить и как находить больше радости в своем окружении. Вам кажется, что это слишком хорошо, чтобы быть правдой? Нет, не слишком.

Я собственными глазами вижу, как наведение порядка способно трансформировать многие аспекты трудовой жизни. Одна моя клиентка, например, разбирая книги, вспомнила свою детскую мечту и ушла с прежней работы, чтобы основать собственное дело. Владелица бизнеса, приводя в порядок документы, выявила проблему в своей компании и решилась внести изменения. А еще одна клиентка, завершив процесс наведения порядка, поняла, какой образ жизни ей нужен, и сменила место работы, чтобы ее рабочий день длился вдвое меньше. Такие перемены произошли не потому, что это были какие-то необыкновенные люди. Перемены просто явились кумулятивным результатом того, что эти люди внимательно изучали каждый предмет, оказавшийся перед ними, и решали, оставить его в своей жизни или расстаться с ним.

«Я думала, что нашла работу своей мечты, но теперь стараюсь просто не захлебнуться в бесконечном потоке задач. И всегда мечтаю пораньше вернуться домой».

«Не могу понять, чем хочу заниматься. Я перепробовал многое, но так до сих пор и не понял, чего хочу на самом деле».

«Я вкладывалась в работу без остатка, чтобы добиться своего нынешнего положения, но теперь не уверена, что это действительно подходящая для меня карьера».

Если у вас появляются подобные сомнения в связи с вашей работой или карьерой, сейчас самое время начать процесс наведения порядка. Речь идет не только о сортировке вещей и уборке их на хранение. Это масштабный проект, который навсегда изменит вашу жизнь. Цель метода, описанного в этой книге, не в том, чтобы просто получить красивый, идеально прибранный рабочий стол. Наведение порядка позволит вам начать диалог с собой: выяснить, каковы ваши ценности, исследуя вопрос о том, зачем вы вообще работаете и какого рода трудовой стиль вам нужен. Этот процесс поможет вам увидеть, как каждая выполняемая задача связана со счастливым будущим. В итоге настоящая цель наведения порядка состоит в том, чтобы выяснить, что́ приносит вам радость на работе, чтобы вы могли отдавать ей лучшее, что в вас есть. Мы приглашаем вас убедиться на собственном опыте, что наведение порядка способно вдохнуть радость в вашу карьеру.

2. Если беспорядок не сдается

– Сэр, вам просто необходимо навести порядок на столе! – как-то раз, не сдержавшись, выпалила я в лицо перспективному клиенту.

Дело было летом, я второй год работала в кадровом агентстве, и моей задачей было развитие наших рекрутинговых услуг. Иными словами, я должна была выяснять, какого рода кадры нужны каждой компании, и подбирать на должность подходящего человека. У компаний со штатом в десять единиц или меньше редко есть собственный кадровый отдел, и часто президент или генеральный директор отвечает за все, включая наем работников. В данном случае я разговаривала как раз с президентом. Понурый и усталый мужчина ответил мне просто:

– Я так загружен работой… Жаль, что у меня нет секретаря.

Помня о своей роли менеджера, подбирающего кадры, я спросила его:

– А если бы вы наняли секретаря, какие задачи он должен был бы выполнять?

– Ммм, дайте подумать… – неуверенно проговорил он. – Ну, одно я знаю точно: мне нужен был бы человек, способный привести в порядок мои документы и письменные принадлежности. Знаете, который просто подавал бы мне нужную ручку, когда я об этом попрошу. И было бы прекрасно, если бы он еще приводил в порядок мой рабочий стол…

И тут я дала маху.

– Но вы же можете сами это делать! – воскликнула я, осознав свою бестактность только тогда, когда слова уже вылетели изо рта. Не говоря уже о том, что я только что, по сути дела, заявила возможному клиенту, что никакой секретарь ему не нужен. Еще одна упущенная сделка!

Но президент продолжал говорить, как будто ничего не заметил. И чем больше он говорил, тем яснее становилось, что организация – не одна из его сильных сторон. Он воспитывался в семье, где беспорядок был нормой, и вечно терял вещи. Когда он пришел на первую в своей жизни работу, начальник как-то раз сказал ему, что он совершенно не в состоянии поддерживать порядок – и в результате у мужчины возник комплекс, от которого он так и не смог избавиться.

Когда мой собеседник завершил свой монолог, я попросила его показать стол, о котором шла речь. Его рабочее место обнаружилось тут же, в комнате, где мы проводили встречу, по другую сторону перегородки. Мне хватило одного беглого взгляда, чтобы все понять. Это был ничем не примечательный серый стол, но компьютер, стоявший в центре, со всех сторон окружали футуристические небоскребы из опасно накренившихся, точно башни дженги, стопок документов, книг и писем. К этому времени я уже работала по выходным консультантом по уборке – и просто не смогла не сказать, что хозяину этого стола действительно необходимо привести его в порядок.

Так начались наши «уборочные уроки». Разумеется, их приходилось проводить во внерабочее время, поэтому мы ежедневно встречались ранним утром или вечером. К концу нескольких сеансов кабинет моего нового клиента стал аккуратным и опрятным. Плюс дополнительный бонус: он был настолько доволен результатами этой уборки, что представил меня многим другим предпринимателям, благодаря чему мои продажи взлетели вверх. После этого всякий раз, придя в новую для себя компанию, я окидывала быстрым взглядом рабочий стол главного начальника. Возможности вставить в разговор совет по наведению порядка росли, и не успела я оглянуться, как число клиентов моего консультативного бизнеса умножилось.

Конец ознакомительного фрагмента.

Текст предоставлен ООО «ЛитРес».

Прочитайте эту книгу целиком, купив полную легальную версию на ЛитРес.

Безопасно оплатить книгу можно банковской картой Visa, MasterCard, Maestro, со счета мобильного телефона, с платежного терминала, в салоне МТС или Связной, через PayPal, WebMoney, Яндекс.Деньги, QIWI Кошелек, бонусными картами или другим удобным Вам способом.

Примечания

1

Stretch: Unlock the Power of Less and Achieve More Than You Ever Imagined («Стретч: откройте силу меньшего, чтобы достигать больше, чем вы могли себе представить»).

2

«…90 процентов из них сказали, что чувствуют негативное воздействие…»: OfficeMax (2011). 2011 Workspace Organization Survey. http://multivu.prnewswire.com/mnr/officemax/46659/docs/46659-NewsWorthy_Analysis.pdf (дата обращения 11.10.2017).

3

«…среда, в которой слишком много вещей, вызывает повышение уровня кортизола…»: Saxbe, D. E., & Repetti, R. (2010). No place like home: Home tours correlate with daily patterns of mood and cortisol. Personality and Social Psychology Bulletin 36 (1), с. 71–81.

4

«…неупорядоченная среда угнетает головной мозг»: Kastner, S., & Ungerleider, L. G. (2000). Mechanisms of visual attention in the human cortex. Annual Review of Neuroscience 23, с. 315–341.

5

«…половина офисных работников признаются…»: Brother International (2010). White paper: The Costs Associated with Disorganization, http://www.brother-usa.com/ptouch/meansbusiness/ (дата обращения 09.10.2017).

6

«…исследований, проведенных по результатам аттестаций…»: Morrow, P. C., & McElroy, J. C. (1981). Interior office design and visitor response: A constructive replication, Journal of Applied Psychology 66 (5), с. 646–650; Campbell, D. E. (1979). Interior office design and visitor response. Journal of Applied Psychology 64 (6), с. 648–653.

7

«…хаотическая трудовая среда с большей вероятностью способствует «взращиванию» творческих идей»: Vohs, K. D., Redden, J. P., & Rahinel, R (2013). Physical order produces healthy choices, generosity, and conventionality, whereas disorder produces creativity. Psychological Science 24 (9), с. 1860–1967.

8

«Чем больше вокруг вещей, тем сильнее перегрузка мозга»: Kastner, S., & Ungerleider, L. G. (2000). Mechanisms of visual attention in the human cortex. Annual Review of Neuroscience 23, с. 315–341.

9

«…мы теряем чувство контроля…»: Belk, R., Yong Seo, J., & Li, E. (2007). Dirty little secret: Home Chaos and professional organizers. Consumption Markets & Culture 10, с. 133–140.

10

«…почувствовав, что утратили контроль, мы начинаем накапливать…»: Raines, A. M., Ogelsby, M. E., Unruh, A. S., Capron, D. W., & Schmidt, N. B (2014). Perceived control: A general psychological vulnerability factor for hoarding. Personality and Individual Differences 56, с. 175–179.

11

«…в среднем около 199 писем…»: Workfront (2017–2018). The State of Enterprise Work Report: U. S. Edition. http://resouces.workfront.com/ebooks-whitepapers/2017–2018-state-of-enterprise-work-report-u-s-edition (дата обращения 11.10.2017).

12

«…зря тратят время на ненужную почту»: Deal, J. J. (2015). White paper: Always On, Never Done? Don’t Blame the Smartphone. Center for Creative Leadership.

13

«…до 420 долларов на работника ежегодно…»: htpps://www.centrify.com/resources/5778-centrify-password-survey-summary/ (дата обращения 04.05.2018).

14

«В среднем офисный работник тратит 2 часа 39 минут…»: Erwin, J. (2014, May 29). Email overload is costing you billions – Here’s how to crush it. Forbes.

15

«…неудовлетворенность совещаниями в своей компании…»: Perlow, L. A., Hadley, C. N., & Uun, E. (2017, July–Aug.). Stop the meeting madness. Harvard Business Review. https://hbr.org/2017/07/stop-the-meeting-madness.

16

«…более 399 миллиардов долларов ежегодно»: https://en.blog.doodle.com/state-of-meeting-2019 (дата обращения 08.12.2019).