1200 показателей KPI бизнес-процессов и примеры оптимизации

Роман Исаев

1200 показателей KPI бизнес-процессов и примеры оптимизации

Предисловие

Данное практическое пособие будет полезно для выполнения следующих задач.

• Проектирование, анализ и оптимизация процессов и бизнес-архитектуры организации.

• Проектирование и оптимизация системы мотивации персонала.

• Проектирование и оптимизация организационной структуры.

• Повышение эффективности взаимодействия подразделений и личной эффективности сотрудников.

• Проектирование, анализ и оптимизация ИТ-архитектуры организации.

• Управление проектами организационного развития, цифровой трансформации.

• Разработка новых продуктов и услуг.

• Разработка и реализация стратегии развития организации.

• Разработка и оптимизация системы сбалансированных показателей BSC/KPI.

• Повышение эффективности и качества работы ИТ-систем, улучшение соответствующих показателей (метрик).

• Обеспечение операционной надёжности и непрерывности деятельности организации, снижение операционных рисков.

• Оптимизация финансовых расходов, снижение издержек.

• Систематизация и распространение знаний в организации, обучение сотрудников.

• Разработка комплексной цифровой модели организации.

• Разработка единого центра управления организацией.

Под термином KPI (Key Performance Indicator) обычно подразумеваются показатели эффективности. Во многих организациях показатели называют разными терминами, например: метрики, индикаторы.

В данном пособии мы будем применять термин «показатель» в широком смысле, подразумевая под ним всё вышеперечисленное.

Показатели у большинства процессов разделены на 4 группы.

• Риски и качество

• Время (выполнения, ожидания и т. п.)

• Эффективность и результативность

• Разное (стоимость, трудоёмкость и т. п.)

Данная классификация не является абсолютно точной и может быть скорректирована по специфике работы конкретной организации.

Все 1200 показателей представлены в виде списка (каталога), который содержит 26 процессов по следующим группам.

• Управляющие процессы (для всех отраслей)

• Обеспечивающие процессы (для всех отраслей)

• Основные (бизнес) процессы (для организаций финансовой отрасли)

Рядом с названием каждого процесса (в скобках) указано количество показателей, которое он содержит.

Также добавлены более 50 технологических показателей для ИТ-систем, ИТ-оборудования, СУБД и баз данных.

Обращаем внимание: показатели в общем списке не содержат детальных описаний или формул. Примеры расчёта приведены в разделе 5 «Чек-листы, анкеты, расчёты показателей».

Пособие предназначено для организаций всех отраслей и следующих групп специалистов: бизнес-аналитики, системные аналитики, ИТ-специалисты, ИТ-архитекторы, методологи, руководители проектов, менеджеры по качеству (СМК), специалисты по организационному и стратегическому развитию, риск-менеджеры, аудиторы, консультанты.

Пособие выпущено в двух форматах: печатный, электронный (PDF). Электронный формат будет также распространяться в составе «Большой библиотеки бизнес-аналитика и специалиста по бизнес-процессам».

Если вы используете в работе электронный формат данного пособия, убедительная просьба: не распространять и не размещать его в открытый доступ. Это является нарушением авторских прав и лицензионного законодательства.

Обо всех случаях несанкционированного распространения электронного формата пособия необходимо сообщить в издательство www.infra-m.ru или автору по контактам, указанным на последней странице.

Уважаемые читатели!

Если при прочтении пособия:

– вы захотите написать отзыв (благодарность),

– у вас появятся интересные идеи или предложения,

– вы заметите неточности или недостатки в содержании,

сообщите, пожалуйста, автору по контактам, которые приведены на последней странице.

Мы обязательно учтём всю поступившую информацию при выпуске следующих изданий пособия.

1. Управляющие процессы

1.1. Стратегическое управление (32)

Риски и качество

• Индекс рискованности (операционной надёжности) процесса и его процедур

• Количество назначенных, но не выполненных поручений стратегического комитета

• Количество нарушений и инцидентов в системе стратегического управления (за период)

Время

• Время выполнения процедур процесса (по данным BPMS)

• Время задержек и ожиданий при выполнении процесса и его процедур

Результативность и эффективность

• Бенчмаркинг и референс-визиты по стратегическим направлениям, оценка эффективности (за период)

• Доля должностей, имеющих показатели эффективности KPI

• Доля показателей KPI, по которым ведётся постоянное измерение значений (план-факт)

• Доля процессов и продуктов, имеющих стратегические карты BSC

• Доля реализованных задач по результатам проведённых стратегических сессий

• Доля руководителей, применяющих инструменты стратегического управления

• Индекс репутационного риска (соотношение позитивных публикаций в СМИ к негативным)

• Информированность персонала о стратегических целях развития организации

• Количество проведённых стратегических сессий

• Количество реализованных стратегических проектов (за период)

• Оценка экономического эффекта применяемых методик стратегического анализа и планирования

• Оценка эффективности работы стратегического комитета

• Оценка эффективности стратегии, сценарий А (по периодам)

• Оценка эффективности стратегии, сценарий В (по периодам)

• Процент исполнения бюджетов по стратегии

• Рейтинг организации (по расчётам национальных и международных агентств)

• Сводная оценка акционеров (собственников) уровня развития бизнеса и бизнес-направлений

• Сводный показатель роста бизнеса

• Согласованность стратегии, бизнес-архитектуры и ИТ-архитектуры (по чек-листу)

• Уровень зрелости (эффективности) системы стратегического управления по чек-листу

• Ценность бренда

• Эффективность взаимодействия с органами государственной власти (сводный показатель)

• Эффективность работы со стратегическими партнёрами (сводный показатель)

Разное

• Количество пользователей единого центра управления организацией

• Себестоимость процесса и его процедур (ФСА)

• Уровень автоматизации процесса и его процедур

• Уровень формализации процесса (модели и регламенты)

1.2. Управление финансами (38)

Риски и качество

• Индекс рискованности (операционной надёжности) процесса и его процедур

• Количество жалоб подразделений на финансовое управление

• Количество нарушений бухгалтерских процедур и операций (за период)

Время

• Время выполнения процедур процесса (по данным BPMS)

• Время задержек и ожиданий при выполнении процесса и его процедур

• Среднее время оплаты счетов внешних поставщиков услуг

Результативность и эффективность

• Доля нематериальных активов

• Доля непроцентного дохода в общем доходе

• Доля процентного дохода в общем доходе

• Достаточность капитала

• Количество версий бюджета, подготовленных до его окончательного утверждения

• Коэффициент исполнения бюджета (по видам бюджетов)

• Коэффициент отдачи нематериальных активов

• Коэффициент рентабельности инвестиций

• Коэффициент фондоотдачи

• Ликвидность долгосрочная

• Ликвидность общая

• Ликвидность текущая

• Оборачиваемость активов

• Общая дебиторская задолженность

• Общая кредиторская задолженность

• Остатки на корреспондентских счетах

• Отношение величины депозитов к активам

• Отношение величины кредитов к активам

• Показатель прибыли на активы (ROA – Return on Assets)

• Показатель прибыли на капитал (ROE – Return on Equity)

• Показатель прибыли на капитал, взвешенный с учетом риска (RORAC – Return on Risk Adjusted Capital)

• Процент общей суммы резервов к общей сумме активов

• Рентабельность продукта/услуги

• Средневзвешенный срок активов

• Средневзвешенный срок обязательств

• Средняя прибыль на одного клиента

• Средняя прибыль на одного сотрудника

• Уровень зрелости (эффективности) системы управления финансами по чек-листу

Разное

• Себестоимость процесса и его процедур (ФСА)

• Трудоёмкость процесса и его процедур

• Уровень автоматизации процесса и его процедур

• Уровень формализации процесса (модели и регламенты)

1.3. Управление маркетингом и продуктами (59)

Привлечение клиентов и реклама, маркетинг (36)

• AOV (Average Order Value) – средний чек

• CAR – коэффициент брошенных корзин (процент пользователей, которые наполнили корзину и ушли с сайта)

• CPA (Cost Per Action) – стоимость действия

• CPC (Cost Per Click) – стоимость клика

• CPL (Cost Per Lead) – стоимость лида (заявки)

• CPO (Cost Per Order) – стоимость оформления заказа

• CR (Conversion Rate) – конверсия из клика в лид (заявку)

• CR (Conversion Rate) – конверсия из лида (заявки) в клиента

• CTR (Click-Through Rate) – показатель кликабельности

• Engagement Rate (активность клиентов) – общее количество лайков, репостов, комментариев под постом

• LTV (Lifetime Value) – пожизненная ценность клиента (выручка от клиента минус расходы на привлечение)

• ROAS (рентабельность затрат на рекламу) – отношение суммы полученного дохода к потраченному бюджету

• ROMI (Return on Marketing Investment) – окупаемость инвестиций в маркетинг

• Время, проведённое новым посетителем на сайте

• Затраты на рекламу в СМИ

• Источники трафика на сайт (по видам, проценты)

• Количество контактов с потенциальными клиентами (за период)

• Количество новых подписчиков на е-мейл рассылку (за период)

• Количество обращений клиентов через каналы, по которым проводилась реклама

• Количество отказов от е-мейл рассылки (за период)

• Количество подписчиков в базе е-мейл рассылки

• Количество рекламных показов по разным каналам (за период)

• Коэффициент текучести клиентов

• Мобильный трафик (через мобильные устройства)

• Охват аудитории рекламным постом

• Процент привлеченных клиентов от запланированного количества за отчетный период

• Процент привлеченных клиентов от количества потенциальных клиентов, кому сделаны предложения

• Процент раскрываемости писем из е-мейл рассылки

• Ранжирование (рейтинг) в поисковых системах по ключевым словам

• Соотношение количества клиентов по продукту/услуге к общему количеству клиентов

• Среднее количество продуктов, проданных одному клиенту, от максимально возможного количества

• Средняя стоимость привлечения одного клиента

• Сумма повторных покупок (вторичные продажи)

• Упоминаемость в СМИ (за период)

• Уровень удержания клиентов

• Финансовый результат маркетингового канала

Управление продуктами (23)

Риски и качество

• Количество нарушений технологии разработки продуктов

• Количество отказов в разработке продукта (отклонённых бизнес-предложений)

• Количество ошибок в разработке продукта, выявленных после начала продаж продукта

• Количество претензий по процессу «Управление продуктами»

• Количество утерянных или испорченных документов при разработке продуктов

Время

• Время окупаемости затрат на внедрение продукта/услуги

• Длительность внесения изменений в продукты (тарифы, документы, настройки ИТ)

• Длительность жизненного цикла продукта (разработка, продажи и обслуживание, снятие с продаж и обслуживания)

• Длительность разработки продукта (для разных видов продуктов)

Результативность и эффективность

• Доля новых продуктов, разработанных совместно с бизнес-партнерами

• Доля прибыли по различным продуктам среди общей прибыли с продуктов

• Количество закрытых продуктов (снятых с продаж и обслуживания)

• Количество заявок (бизнес-предложений) на разработку или модификацию продуктов

• Количество модифицированных продуктов (за период)

• Количество продуктов, снятых с продаж

• Количество разработанных продуктов (за период)

• Отношение затрат на разработку продукта и его доходности за первые периоды продаж

• Отношение количества заявок на разработку продуктов и разработанных продуктов

• Суммарные доходы от разработанных продуктов

Разное

• Себестоимость процесса и его процедур (ФСА)

• Трудоёмкость процесса и его процедур

• Уровень автоматизации процесса и его процедур

• Уровень формализации процесса (модели и регламенты)

1.4. Управление процессами и организационное развитие (41)

Риски и качество

• DPMO – количество ошибок на миллион возможностей её совершения (Defects Per Million Opportunities)

• Доля процессов, для которых выполняется управление операционными рисками

• Индекс удовлетворённости сотрудников организации процессами (по опросам)

• Количество жалоб на работу процессного офиса

• Количество нарушений установленных SLA со стороны процессного офиса

• Количество нарушений, выявленных при аудитах процессов (за период)

• Количество операционных рисков (сбоев, ошибок) в процессах (за период)

• Количество претензий или замечаний к процессам (за период)

• Средняя оценка квалификации бизнес-аналитиков по тестам (за период)

• Уровень сигма процесса

Время

• MCE (Manufacturing Cycle Effectiveness) – соответствие фактического времени выполнения функции и её среднего времени среди экземпляров процесса

• OTD (On-Time Delivery) – соответствие нормативного времени на функцию и фактически затраченного времени

• Доля (процент) проектов или задач организационного развития с нарушением сроков выполнения

• Количество экземпляров процессов с нарушенными сроками выполнения (за период)

• Среднее время (длительность) актуализации, изменения, оптимизации процесса

• Среднее время (длительность) разработки нового процесса

• Среднее время (длительность) согласования текстового регламента процесса

• Среднее время работы сотрудника на Портале, базе знаний по процессам (за период)

Результативность и эффективность

• Количество выпущенных промо материалов (фильмы, статьи, учебники) по процессному управлению

• Количество документов других подразделений, которые прошли согласование в процессном офисе

• Количество обработанных заявок (запросов) от подразделений (в части бизнес-процессов)

• Количество обученных сотрудников по процессному управлению и бизнес-моделированию (за период)

• Количество описанных (формализованных) процессов (за период)

• Количество оптимизированных или актуализированных процессов (за период)

• Количество разработанных и внедрённых новых процессов (за период)

• Количество разработанных моделей процессов (за период)

• Количество успешно завершённых проектов (за период)

Разное

• Индекс организационной гибкости

• Количество авторизаций сотрудников на Портале, базе знаний по процессам (за период)

• Количество просмотров документов и моделей процессов сотрудниками (за период)

• Отношение – создающие и не создающие добавленную стоимость процессы

• Текучесть кадров в процессном офисе

• Фрагментарность процесса

Текущий статус

• Доля (процент) актуальных графических моделей процессов

• Доля (процент) описанных (формализованных) процессов от общего количества процессов

• Доля (процент) процессов, имеющих стратегии развития и показатели KPI

• Количество активных процессных рабочих групп (процессных команд и владельцев)

• Количество работающих бизнес-аналитиков

• Средний уровень зрелости процессов (по чек-листам)

• Текущее суммарное количество моделей процессов в базе

• Текущее суммарное количество работающих аналитиков процессов в подразделениях

1.5. Управление качеством, система менеджмента качества – СМК (35)

Риски и качество

• Выплаты по санкциям или штрафам из-за нарушения качества

• Доля бракованных изделий, продукции (за период)

• Доля возвратов клиентами продукции

• Индекс (коэффициент) качества продуктов

• Индекс качества (удобства и оборудования) точек продаж и операционных офисов

• Индекс качества бизнес-процессов средний (по чек-листам)

• Индекс качества консультаций (со стороны сотрудников)

• Индекс качества услуг доставки (логистики)

• Количество несоответствий, выявленных внешним сертифицирующим органом

• Количество обращений клиентов в течение гарантийного срока

• Количество обслуженных клиентов

• Количество обслуженных клиентов, подавших претензии

• Показатель лояльности клиентов (NPS – Net Promoter Score)

• Соотношение прибыли к затратам на брак

• Удовлетворенность сотрудников качеством процессов и регламентов

Время

• Время выполнения процедур процесса (по данным BPMS)

• Время задержек и ожиданий при выполнении процесса и его процедур

• Доля заказов, реализованных в срок

• Среднее время оформления изменения в нормативных документах

• Среднее время реагирования на претензии (за период)

Результативность и эффективность

• Доля документированных процессов и процедур СМК

• Доля измеряемых процессов по показателям качества

• Доля подразделений, применяющих инструменты качества

• Доля получений сертификатов качества с первого раза

• Доля регламентов процессов СМК с графическими моделями

• Доля стабильных процессов (критерий стабильности К > Х)

• Затраты на развитие и поддержку СМК (за период, суммарные)

• Количество актуализированных документов СМК (за период)

• Количество заявок (предложений) от подразделений в области улучшения СМК (за период)

• Количество проведённых внутренних аудитов СМК (за период)

• Уровень зрелости и эффективности СМК (по чек-листу) на дату

Разное

• Доля расходов на СМК в бюджете организации

• Себестоимость процессов СМК и их процедур (ФСА)

• Трудоёмкость процессов СМК и их процедур

• Уровень автоматизации СМК

1.6. Управление персоналом и оргструктурой (40)

Риски и качество

• Количество инцидентов в процедурах по управлению персоналом

• Количество ошибок при выполнении функций по управлению персоналом (расчёт заработной платы и др.)

• Количество ошибок при оформлении документов по управлению персоналом

• Количество случаев нарушения внутреннего трудового распорядка

• Количество случаев нарушения трудового законодательства (за период)

• Количество уволенных сотрудников (по собственному желанию)

Время

• Время (длительность) оформления приёма нового сотрудника (от собеседования до выхода на работу)

• Своевременность перечисления заработной платы персоналу

• Своевременность предоставления табелей по учёту фактически отработанного времени

• Среднее время закрытия вакансии (от подачи заявки на поиск сотрудника до его приёма)

• Средний срок пребывания в должности

Результативность и эффективность

• Доля актуальных должностных инструкций в организации

• Доля актуальных положений о подразделениях в организации

• Затраты на обучение сотрудников

• Индекс гибкости (универсальности) подразделения

• Индекс гибкости (универсальности) сотрудника

• Индекс удовлетворённости персонала

• Количество выполненных внутренних запросов на HR-услуги (оформление справок, командировок, пропусков и т. п.)

• Количество переводов сотрудников внутри организации

• Количество принятых на работу сотрудников (за период)

• Количество проведённых тренингов (программ) обучения персонала (за период)

• Количество сотрудников, повышенных в должности

• Количество сотрудников, прошедших обучение (за период)

• Коэффициент конкурентоспособности заработной платы (SCR – Salary Competitiveness Ratio)

• Общее количество должностных инструкций в организации

• Общее количество положений о подразделениях в организации

• Процент закрытых вакансий (за период)

• Процент сотрудников с высшим образованием

• Процент сотрудников, успешно аттестованных по результатам обучения

• Соотношение оптимальной (по расчётам) и фактической численности персонала в оргструктуре

• Текучесть кадров (отношение числа уволенных сотрудников к числу работающих сотрудников)

• Уровень зрелости (эффективности) системы управления персоналом по чек-листу

Разное

• Административные расходы на одного сотрудника

• Добавленная стоимость человеческого капитала (HCVA – Human Capital Value Added)

• Себестоимость процесса и его процедур (ФСА)

• Соотношение расходов на персонал к прибыли

• Средний возраст сотрудников

• Средний стаж работы сотрудников

• Уровень автоматизации процесса и его процедур

• Уровень формализации процесса (модели и регламенты)

1.7. Управление филиальной сетью (24)

Риски и качество

• Индекс качества обслуживания клиентов в филиале (за период)

• Количество жалоб сотрудников на работу филиала

• Количество нарушений, выявленных в филиалах (отделениях) по результатам проверок

• Количество операционных рисков на филиал, точку продаж (за период)

• Количество претензий клиентов к филиалу (за период)

• Убытки от операционных рисков в филиале (за период)

Время

• Время выполнения внутренних процессов и процедур филиала (по данным BPMS)

• Своевременность подготовки и предоставления отчётности филиала

• Среднее время ожидания клиентов в очереди (в точке продаж, отделении)

• Среднее время открытия нового отделения, точки продаж

Результативность и эффективность

• Индекс эффективности взаимодействия (координации) филиала и головного офиса

• Количество закрытых отделений, точек продаж

• Количество открытых новых филиалов, отделений, точек продаж

• Количество регионов, где представлена организация

• Объем продаж в филиале, точке продаж на 1 клиента (средний чек)

• Процент выполнения планов продаж филиалом, отделением

• Процент выполнения проектов и задач регионального развития

• Процент постоянных клиентов филиала (точки продаж)

• Рейтинг филиала

• Рентабельность филиала, отделения

• Среднедневной клиентопоток на 1 сотрудника фронт-линии

Разное

• Текущее количество филиалов, отделений, точек продаж организации

• Уровень формализации процесса (модели и регламенты)

• Численность персонала региональной (филиальной) сети

1.8. Управление рисками (49)

Риски и качество

• Количество замечаний регулирующих органов к процессу «Управление рисками» (за период)

• Количество ошибок в управлении рисками, выявленных после наступления инцидентов

• Количество претензий клиентов при возникновении рисков (за период)

• Количество проектов или процессов, которые не получили одобрения по рискам, но при реализации не оказались проблемными

• Количество проектов или процессов, которые получили одобрение по рискам, но стали впоследствии проблемными

• Суммарные фактические убытки по рискам (за период)

Время

• Время (длительность) выполнения процедур по управлению рисками (по данным BPMS)