Управленческий учет. Автоматизация учета и управления в малом и среднем бизнесе

Вычислительная сеть

Сеть – это совокупность средств объединения отдельных машин (в общем случае – вычислительных устройств) в общую вычислительную среду, и сегодня такая сеть есть практически везде. На первых этапах внедрения УС можно и нужно по возможности использовать существующие на предприятии локальные вычислительные сети с их последующим развитием в соответствии с уточняемыми при разработке и внедрении потребностями.

Стоимость интернет коммуникации и доступность беспроводных сетей делают уже до некоторой степени архаизмом проводную локальную сеть предприятия, поэтому все дальше сказанное можно в равной степени отнести как к физическим локальным вычислительным сетям, так и к виртуальным локальным сетям над сетью Интернет.

Для защиты данных от несанкционированного доступа к ним применяются защищенные протоколы связи, наиболее популярным из которых является HTTPS,31 протокол безопасного соединения с шифрованием. Поверх протокола HTTPS обычно строят так называемые виртуальные частные сети VPN32, образующие защищенную от несанкционированного наблюдения и воздействия коммуникационную сеть компьютеров и устройств УС.

Для малых и средних сосредоточенных предприятий обычно хватает так называемых локальных вычислительных сетей (ЛВС)33, причем, если машин там не более 30..50, можно даже не делить сеть на сегменты и не использовать маршрутизацию, при больших же размерах или диаметрах (максимальных расстояниях между машинами) сети потребуются средства сегментации и – в пределе – переход к интранет/интернет34 технологиям, когда сеть физически в виде выделенного объекта не существует, а организуется виртуально – в виде виртуальных туннельных каналов, например, на инфраструктуре общего доступа в Интернет (виртуальные туннели)35.

…Повсеместное распространение высокоскоростного интернет и наличие доступа к глобальным информационным ресурсам дает авторам возможность не излагать в книге подробности решений и протоколов, о которых можно прочитать в Интернете. Поэтому значительный массив информации об этих решениях дается нами в виде ссылок, в частности, на сайт и портал Habr.com36, где авторы, их друзья и коллеги тоже публикуют статьи и комментарии37, посвященные и темам компьютеров, и статьи по учету и управлению.

Для целей предотвращения несанкционированного доступа к данным и разграничения полномочий производится структурирование и авторизация пользователей – лиц, имеющих доступ к УС с помощью клиентского ПО. Для локальной сети достаточно авторизации по принципу логин (условное имя пользователя или однородной группы пользователей) – пароль (условное сообщение, подтверждающее права и возможности пользователя).

Регистрация пользователя SU при входе в систему tant

Права пользователей задаются конфигурацией сервера и эффективно ограничивают доступ к данным, которые не положено знать отдельным категориям пользователей, временные интервалы доступа, а также помогают строить контекстные ограничения, избавляющие пользователя от лишней информации при выполнении конкретных запросов.

Расширение географии вычислительной сети системы управленческого учета сегодня упрощается существованием развитых систем безопасности – защищенными протоколами связи, шифрованием трафика, двухфакторной идентификацией пользователей и другими инструментами.

Они не имеют непосредственного отношения к задаче создания собственно управленческой учетной системы, поэтому этим инструментам внимание будет уделяться по мере необходимости, например, в примерах, приведенных в приложении.

6. Учетная система территориально распределенного предприятия

Рациональная декомпозиция УС. Методы обеспечения целостности и актуальности учетных данных

Если предприятие располагается не на единственной площадке, охватываемой общей локальной сетью, а также если структура предприятия имеет вид объединения или холдинга, архитектура УС в конфигурации «один сервер – несколько клиентов» перестает удовлетворять задачам поддержания постоянно актуального состояния УС и вступает в противоречие с экономической моделью распределенного предприятия, где множества управленческих полномочий обособлены и делегированы нижнему уровню отдельного хозяйствующего субъекта.

Точно так же выглядит картина при наличии множества малых и средних предприятий, объединенных информационными, технологическими и производственными связями, юридически самостоятельных.

Система управленческого учета в этих случаях должна обеспечивать полноту и актуальность данных каждого предприятия, охватываемого системой, разграничивая доступ к данным, но сохраняя и по возможности автоматизируя информационные потоки учетной системы между отдельными ходящими в нее предприятиями.

Рациональная декомпозиция учетной системы

В таких случаях рациональна декомпозиция УС на физически и программно обособленные сегменты, содержащие обособленные серверы и свои множества клиентов. Обособление серверов не обязательно должно быть выполнено в виде размещения серверов на разных компьютерах. Мощности современных вычислительных машин и операционных систем позволяют использовать разделение ресурсов даже одного серверного компьютера так, что отдельные предприятия будут «чувствовать себя» единоличными и полновластными владельцами вычислительной системы из множества отдельных компьютеров без малейших неудобств.

5 серверов и клиентов администратора в одном сегменте системы

Сосредоточение технических и программных средств в таком центре обработки данных и коммуникации (датацентре) упрощает администрирование, обеспечивает высокую надежность и, главное, предотвращает возможную потерю данных при внезапных отказах устройств, входящих в систему.

Отказоустойчивость обеспечивается при этом централизованным резервированием оборудования, регулярным архивированием баз данных, а также ведением специальных файлов – логов обращения клиентов к серверу.

Файлы логов хранят историю обращений к серверам между сеансами архивирования и позволяют автоматически после отказа и восстановления состояния серверов из архива актуализировать их состояние вплоть до самого момента отказа, предотвращая потерю данных.

Отдельные серверы, регистрируя операции учетной системы «своего» предприятия, могут одновременно передавать информацию серверам других предприятий объединения автоматически, с соответствующей трансформацией формы и смысла такой информации.

Например, отдельное предприятие логистики может на своем сервере зарегистрировать доставку партии материалов другому предприятию, занимающемуся производством продукции, имеющему аналогичный сервер в общей системе, и «самостоятельно» оформить приемку этой партии материалов на производственном предприятии.

Точно так же производственное предприятие может автоматически, отгрузив продукцию предприятию торговли, зарегистрировать поступление этой партии продукции в торговое предприятие.

…Еще 20 или даже 10 лет назад обмен данными между серверами при таком разделении «обязанностей» производился периодически в соответствии с возможностями каналов связи. При этом использовались как физические носители, например, флэш диски, доставляемые курьерами или с оказией раз в день или даже реже, каналы типа электронной почты (в этом случае обмен данными производился по мере нужды или периодически, с интервалом в час или несколько больше).

Все изменилось в последние 10 лет с повсеместным распространением высокоскоростных каналов связи и общедоступным Интернетом, даже в сельской местности и на отдаленных территориях.

Произошел практически повсеместный отказ от проводных локальных вычислительных сетей в пользу беспроводных (Wi-Fi и даже Bluetooth),38 39с пропускной способностью в десятки и сотни мегабит в секунду на расстояниях в десятки метров, а на больших расстояниях – с использованием виртуальных частных сетей VPN 40и Интернета, как на волоконно-оптических сетях ВОЛС,41 42и целиком с использованием беспроводных сетей мобильной связи общего пользования 3G-4G-5G.43

И сегодня последний вариант конфигурации вычислительной сети территориально распределенной группы малых предприятий или территориально протяженного объединения выглядит наиболее привлекательным в плане надежности и стоимости владения.

В такой конфигурации используются преимущественно 4G-роутеры, например, даже такие:44

Роутер LTE-4G- WiFi до 300 Мб/с

с безлимитным Интернет трафиком и выходом на свою локальную сеть Ethernet 45и предоставлением доступа к беспроводной сети WiFi.

Доступ к ресурсам управленческой системы упрощается и стандартизируется применением технологии удаленных рабочих столов,46.47

Главное достоинство технологии удаленных рабочих столов – все операторы системы управленческого учета связываются с серверами учетной системы в соответствии с предоставленными им полномочиями и правами доступа из любой точки планеты через Интернет, а обработка и хранение данных учетной системы находится в месте, выбранном наиболее удобным образом точки зрения стоимости обслуживания, надежности энергоснабжения, безопасности и удобства администрирования.

При этом администратор системы управленческого учета тоже совершенно не обязан находиться поблизости от серверов – все управление тоже производится через Интернет.

За целостность и актуальность данных в процессе обмена при такой организации межсерверного обмена отвечают агенты связи – программы в составе ПО серверов, с одной стороны, генерирующие сообщения и пакующие их в файлы и архивы, а с другой стороны – агенты-приемники, которые читают получаемые сообщения и преобразуют их в команды непосредственно межсерверного взаимодействия.

Квитирование принятых сообщений требует фактически удвоения такого межсерверного трафика и сопряжено с трудностями, поэтому задачу контроля полноты и целостности передачи-приема сообщений в ряде случаев разумно возложить на ответственных операторов серверов, которые в случае необходимости могут затребовать коррекции или повторения передачи данных средствами, внешними к связываемым серверам.

Холдинг также содержит обзорный сервер (или несколько однородных), который отвечает за консолидацию данных хозяйствующих субъектов холдинга. При этом возможна как полная инкапсуляция данных серверов уровня ХС, так и интерпретированное слияние, где связность данных обеспечивается ссылками, т.е. в сервере холдинга хранятся только обобщенные данные, а при необходимости выявления деталей производится отсылка к серверу уровня ХС.

В согласованных случаях после окончания оперативных периодов полные копии серверов ХС можно помещать на технических средствах УС холдинга, тем самым повышая оперативность контроля за деятельностью ХС с точностью до операции ХС – но для периода, который уже фактически завершен в ХС и не продолжает подвергаться онлайн корректировкам.

Очень важно обеспечить разграничение кодового пространства отдельных подсистем такой композитной системы управленческого учета – одинаковые сущности должны иметь одинаковые коды, тогда корректно получается алгебраическое слияние данных отдельных систем, что позволяет простыми процедурами слияния получать генерализованную совокупность данных холдинга из данных систем его отдельных хозяйствующих субъектов.

Комплементарные счета

Применяется еще один удобный способ фиксации событий на границах отдельных ХС холдинга, как правило, более тесно связанных между собой, чем с объектами внешнего мира. Счет 79 (внутрихозяйственные расчеты) структурируется так, что в каждой из подсистем ХС, входящих в холдинг, создаются комплементарные пары субсчетов ХС контрагентов, и в такой организации расчетов можно просто замыкать комплементарные субсчета при слиянии балансов – они алгебраически сложатся в ноль при соблюдении синхронизма событий в сопряженных системах корреспондирующих между собой ХС.

Трансформация операций

Еще один эффективные механизм автоматизации управленческого учета может быть реализован для сокращения объема ручной работы и повышения надежности учета в цепочках производственно-торговых связей самостоятельных малых предприятий, входящих в объединение или холдинг, представляющих самостоятельные юридические лица и имеющих самостоятельные балансы. Пусть, например, первое предприятие производит полуфабрикат продукции, второе – выпускает готовую продукцию из этих полуфабрикатов, а третье – торговый дом – продает эту продукцию разнообразным оптовым и розничным покупателям.

Тогда возможна естественная автоматизация регистрации всех хозяйственных событий от начала производственной цепочки до события реализации готовой продукции в одном единственном месте и только один раз для всех.

Эту регистрацию может производить общий управленческий сервер холдинга, регистрируя только лишь операции продажи торгового дома своим покупателям. При этом у управленческого сервера объединения своя база покупателей, совпадающая с базой покупателей торгового дома, своя номенклатура продукции, совпадающая с номенклатурой товаров торгового дома и базой продукции предприятия, производящего конечную продукцию, а также в базе знаний описаны нормы расхода материалов, нормы общецеховых и общехозяйственных расходов, статьи и нормы распределяемых затрат и вся остальная информация, достаточная для автоматической регистрации следующей группы операций.

1. На сервере объединения (Соб) в течение дня регистрируются продажи и отгрузки от имени торгового дома.

2. После завершения дня все операции Соб автоматически переносятся в сервер торгового дома (Стд).

3. Одновременно формируются, переносятся и регистрируются операции выпуска продукции и ее поставки торговому дому на сервер производственного предприятия (Спр) по ценам, установленным согласно бюджетным нормам с определенным дисконтом торговому дому.

4. Одновременно автоматически формируются операции списания материалов, энергии, прочих прямых производственных расходов, косвенных затрат и других операций, связанных с выпуском продукции и ее отпуском торговому дому.

5. Точно так же волна операций автоматически докатывается до поступления сырья, материалов и других активов во все сервера производственно-сбытовой цепочки объединения, с использованием бюджетных норм и материальных нормативов, что обеспечивает резкое сокращение трудоемкости ведения управленческого учета на всей группе малых предприятий, имеющих самостоятельные балансы и представляющих самостоятельные юридические лица, на единой информационной и вычислительной базе.

7. Управленческий баланс

Активы и пассивы управленческого баланса. Сходство и различия баланса в управленческом, налоговом, бухгалтерском и финансовом учете

План счетов управленческого учета

Управленческий баланс предприятия опирается на план счетов управленческого учета, в общем очень похожий на стандартный бухгалтерский план счетов, и в этом смысле управленческий баланс по форме не отличается от бухгалтерского. В нем также есть активные (А), пассивные (П) и комбинированные (К) счета. Понятно, что свойство активности или пассивности счета распространяется и на каждый субсчет данного счета, то есть в активном счете все субсчета – активные, в пассивном все субсчета – пассивные, и сальдо их всегда равно сумме сальдо составляющих счет субсчетов.

Различают свернутое и развернутое сальдо управленческих счетов, при этом активные счета составляют только актив баланса независимо от значений сальдо составляющих их субсчетов, пассивные – только пассив баланса, а комбинированные – относятся в актив при активном (положительном) свернутом сальдо субсчета с величиной этого сальдо, и в пассив – при отрицательном (пассивном) значении сальдо комбинированного субсчета.

Данный механизм встроен в алгоритмическую основу платформы ФБП и позволяет эффективно производить обособление и консолидацию активов, и классификацию и группировку пассивов управленческого баланса, а также легко контролировать лимиты и временные параметры остатков и оборотов на счетах – как детально, так и консолидировано.

Внебалансовые счета и расширения

Помимо А, П и К счетов существуют внебалансовые в традиционном бухгалтерском смысле (например, бланки документов строгой отчетности, или товары на комиссии) счета – они не имеют сальдо в бухгалтерском смысле, и включаются в управленческий баланс предприятия без управленческого сальдо, по большей части для совместимости понятий управленческого и бухгалтерского учета, а также – не существующие в бухгалтерском учете счета как опорные регистры сущностей, не имеющих ценностного или вообще материального смысла.

Например, в системе управленческого учета автомобильной заправочной станции имеются очень специализированные управленческие счета, включающие даже параметрические таблицы температурной плотности топлива.

Они используются в качестве поправок к документарным объемам при сливе топлива одной температуры в резервуар с остатком топлива в резервуаре при другой температуре, а также калибровочные таблицы резервуаров, контролирующие погрешности уровнемеров и топливораздаточных колонок с точностью, превышающей точность и тех и других за счет постоянного взаимного контроля, и повышающие точность приборного учета при отпуске топлива.

На другом предприятии, которое занимается производством ферм разного назначения из сортового стального проката, имеется управленческий счет сортов проката с указанием наличного количества, цены, массы, поперечных размеров, моментов инерции поперечного сечения, прочности материала и других нужных характеристик материала.

На вход расчетной подсистемы подается ферма к расчету – список требуемых размеров и расчетных нагрузок, другие нужные параметры, а система, используя описанную выше базу даных и знаний о стальном прокате, автоматически формирует оптимальную с точки зрения массы, прочности и стоимости ферму из имеющихся на складе материалов.

Если материалы не подходят для решения заданной конфигурации, система может предложить заказать отсутствующие сортаменты, демонстрируя при этом ожидаемые выгоды от такого заказа.

Таких специализированных модулей в свое время было разработано много, они часто остаются достоянием одного единственного предприятия, которое заказало данный модуль, но универсальность языка программирования ФБП позволяет при необходимости воспроизвести такой или подобный модуль снова.

Дополнительные показатели управленческого плана счетов

Кроме традиционных показателей, образующих валюту управленческого баланса традиционным образом, управленческий баланс может быть расширен многомерным представлением дополнительных показателей, расширяющих представление баланса при сохранении общего подхода – управление предприятием не терпит крайностей и перекосов, и равновесие активов и обязательств, определение негативных тенденций в колебаниях баланса по косвенным показателям является одним из важных инструментов управления предприятием.

Программа ФБП обладает развитым набором встроенных инструментов, позволяющих вести полноценный аналитический учет в целях управления предприятием, и мы, описав общие вопросы, переходим к предметному изложению постановки управленческого учета на предприятии, сосредоточив их в следующей, восьмой главе.

8. Функциональные подсистемы УС

8.1. Финансовая подсистема

Расчетные счета, касса, состав и декомпозиция касс; валютные счета и кассы, проблемы и методы переоценки валютных счетов; валюта управленческого баланса; финансовые деривативы в управленческом учете и особенности их применения. управленческое сальдо расчетов с контрагентами и уровни его детализации; опорные атрибуты сальдо расчетов – контракт, счет, счет-фактура, накладная, заказ, требование; достоинства и недостатки различных опорных атрибутов; наконец, операторы финансовой подсистемы – вот неполный перечень вопросов, которые необходимо обсудить в этой части описания системы управленческого учета.

Разумеется, в одной главе книги не удастся рассмотреть их все в равной степени подробно, поэтому мы сделаем акцент на основных принципах учета в финансовой подсистеме, а на практике можно следовать аналогиям подходов, описанных ниже.

Финансы занимают особое место в деятельности предприятия и в его хозяйственных процессах в частности. Они не являются материальным ресурсом производства – таким, как сырье, полуфабрикаты и основные средства. Они в первую очередь определяют тот срок, в течение которого бизнес-цикл предприятия позволит преобразовать упомянутые выше ресурсы в продукцию, реализовать ее и вернуть вложенные в ресурсы финансовые средства.

Таким образом, универсальная роль финансов – контроль за балансом встречных обязательств предприятия и его внешней среды, отнесенный к отпущенному для этого времени – естественному жизненному циклу предприятия. Другими словами, финансы предприятия независимо от их происхождения и состояния определяют наличие запаса времени, в течение которого процессы жизненного цикла предприятия должны совершить полный оборот и оборотные средства восполнены.

Расчетные счета предприятия отражают движение денежных средств в банках и в управленческом учете наиболее удобно вести их на счете 51, отводя по одному субсчету на один расчетный счет. Это позволяет просто контролировать состояние и движение каждого субсчета отдельно по выпискам банка-корреспондента, одновременно дополняя каждую транзакцию по такому субсчету необходимой для полного отражения в управленческом учете атрибутикой обстоятельств и оснований таких транзакций.

Для анализа расчетов с контрагентами, когда нет нужды видеть историю каждого субсчета в отдельности, можно использовать полусинтетические корреспонденции – контрагенты в таких корреспонденциях представляются детально, а расчетные счета – синтетически, иногда даже без детализации – расчетные счета или кассы или даже другие счета используются для замыкания корреспонденций.

Касса (наличные денежные счета в национальной валюте) в управленческом учете почти не отличается от расчетного счета – настолько, что при выборе контрагентного счета в операциях движения денежных средств их можно и нужно предлагать единым списком, но строгая финансовая дисциплина в кассовом обороте на помешает и в управленческом учете. Приходные и расходные ордера, мемориальные ордера, расписки с личными подписями участников отражают движение ответственности участников денежных расчетов и пренебрегать этим в управленческом учете было бы большим легкомыслием.

Для ведения учета наличных денежных средств в иностранной валюте (валютные кассы) используются субсчета того же счета 50, причем желательно делать эти субсчета моновалютными, что исключит проблемы переучета и купюрного пересчета валютных остатков, а также динамической переоценки курсовых разниц.

Разумно кодировать кассовые счета в иностранной валюте как 5001USD, 5001EUR и т.д., где 5001 локализует кассу (кассир плюс помещение кассы), а USD, EUR и т. п. дает ясное всем понимание, о какой валюте идет речь.

Абсолютно так же можно вести учет валютных средств на счетах в банках – на счете 52, при этом удобны коды вида 5201USD, 5201EUR, где 5201 – это банк или банк-счет, а USD, EUR – валюта счета, причем даже при мультивалютном договоре с банком рационально разделить остатки и обороты в различных валютах по различным субсчетам, обеспечив их слияние в валюте управленческого баланса аналитическими методами.

Сегодня почти не применяется еще одна разновидность касс – кассир цеха или участка без своего кассового окошечка с ведомостью на выдачу зарплаты и соответствующей суммой наличности. Особенность такой кассы – кратковременность ее существования, от получения суммы по ведомости до возврата в главную кассу предприятия ведомости с расписками работников в получении.

Повсеместное распространение перечисления зарплаты на банковские карточки работников позволяет фиксировать событие расчета с работником по зарплате по факту отправки суммы зарплаты в банк, обслуживающий зарплатные карточки работников.

Отдельная тема в финансовой подсистеме – это переоценка сумм валютных остатков на счетах и валютных кассах в валюту управленческого баланса, но она будет рассмотрена позже.