Основы осознанного тайм-менеджмента

Анна Гребенщикова

Основы осознанного тайм-менеджмента

Об авторе

Анна ГРЕБЕНЩИКОВА

• Бизнес-наставник

• Управляющий партнер ИТ-компании PeopleDataDesign

• Финалист регионального финала трека «Бизнес и промышленность» СКФО конкурса управленцев «Лидеры России» 2021–2022 гг.

• Автор серии книг «Серия 100. Коротко, по сути»

• Эксперт в операционном управлении, тайм-менеджменте, систематизации бизнеса

• Консультант по вопросам автоматизации, финансово-управленческому учету

• Опыт предпринимательской деятельности с 2002 года

• Опыт в управлении с 2007 года

• Экспертная, консультационная, обучающая практика с 2017 года

• Опыт управления штатом от 250 человек

О серии книг

«Серия 100. Коротко, по сути»

В моей жизни опыт в управлении и предпринимательстве набирался от обратного: сначала я начинала управлять или запускала свои торговые точки, а уже потом изучала вопрос. Не скажу, что это самый эффективный, быстрый или правильный путь, но по такому пути я прошла – и это мой опыт. Когда мне приходилось изучать какую-то тему, то (в наш развитый век информации и переизбытка информации) для того, что докопаться до сути и основ, приходилось читать и изучать огромные тексты, толстые книги, в которых часто было много «воды» или тема только частично охвачена. Или было написано, ЧТО надо делать, но не приводились примеры и объяснения, КАК делать и ЗАЧЕМ это делать.

Поэтому, чтобы сложилась полная картина для более глубокого изучения темы, требовалось много времени. В итоге за годы практики я наработала краткую структурированную информацию по различным темам в управлении компанией и сотрудниками, тайм-менеджменте, выстраивании бизнес-процессов, систем контроля, отчетности, управленческого учета, аналитике бизнеса и т. д. Эту информацию я использую в обучении руководителей и предпринимателей. Как показала практика, она позволяет увидеть полный обзор темы, быстро погрузиться в изучение и уже понимать, что западает, что требуется более глубоко изучать, на что самое главное делать акценты, а на что можно не обращать внимание. Поэтому я решила этим всем поделиться с другими и выпустить серию книг.

Она станет хорошим фундаментом для начинающих предпринимателей и руководителей, а также для опытных, которые хотят изучать дальше, но запутались в объеме информационного массива (когда читаешь и понимаешь, что вроде одно и то же, но все-таки чего-то не хватает).

В серии книг упоминание разных существующих инструментов и методик идет с объяснением простыми примерами, КАК их применять.

Изложенный материал не претендует на авторские методики, а представляет собой обзор методик и мои рекомендации по их применению с небольшими доработками недостающих элементов (по моей практике и мнению), основанными на опыте ошибок и результатах, изученной и осознанной информации, которыми хочется поделиться и помочь моим коллегам пройти этот долгий путь быстрее, эффективнее, осознаннее и желательно избегая ошибок или минимизируя последствия от них.

Почему такое название – «Серия 100. Коротко, по сути»?

Это серия книг с описанием обозначенной темы на 100 страниц – именно то количество страниц, которые возможно прочитать за 1–2 захода. 100 страниц – объем, достаточный для раскрытия полного структурированного обзора фундамента любой темы без «воды», но с примерами и разъяснениями.

Введение

Дорогой читатель! Благодарю тебя за оказанное доверие и возможность поделиться своим опытом, размышлениями и наработками. Хочу договориться с тобой о формате нашего общения. Для лучшего освоения и осознания представленной информации в данной книге мы будем вести диалог в форме вопросов и размышлений. Для удобства решила обращаться к тебе на «ты», прими это, пожалуйста, как знак открытого и дружеского диалога. Начнем с тобой сразу с размышлений.

На чем себя ловит каждый человек, вне зависимости от того, каким родом деятельности он занимается? Что мы часто говорим сами себе и что часто слышим от друзей, родственников и знакомых? «У меня нет времени… У меня не хватило времени… Я бы смог/сделал, если бы у меня было время…» Сколько раз ты это слышал или говорил? Давай разберемся, а действительно ли это так?

Когда-то на семинаре по тайм-менеджменту (в том, что это действительно такое, мы разберемся очень скоро) меня попросили одним словом определить эффективность и объяснить, как сделать так, чтобы все успевать. И ты не поверишь, такое определение есть. Это слово – ЖЕЛАНИЕ. Да-да! Вспомни себя и свои истинные (!) желания, особенно в детстве. Мы всегда находим время и возможности для того, чего ДЕЙСТВИТЕЛЬНО хотим! Проблема в том, что очень часто наши «хотелки» – это не наши истинные желания, а то, что нам навязано обществом, нормами, стандартами, желаниями родственников/знакомых и т. д.

Вспомни, когда тебе предлагают какое-то дело/ занятие/вещь, какие первые мысли возникают в голове: «Как мне это реализовать» или «Почему я это не могу»? Иногда то, что ты можешь сделать и даже найти на это время, просто разбивается в твоей голове о рамки невозможности. И желание даже не просыпается! Вспомни и ситуацию наоборот: что-то, чем ты горел и хотел; тогда все свои дела ты перестроил или подвинул, чтобы сделать ТО желаемое. Было такое?

Так вот прежде чем читать дальше и узнать, как выстроить свою жизнь, чтобы успевать все, чего ты хочешь, сначала подумай, а есть ли у тебя ЖЕЛАНИЕ? Или тебе приятнее думать, что нет времени, и оправдывать себя этим? Все начинается с твоего мышления, с твоих мыслей, с того, что ты считаешь реальным… Возможно все, о чем ты осмелишься подумать. Конечно, сейчас ты возразишь, что «нет… у меня нет образования, или возможностей, или денег», и т. д. Это все причины для оправдания, «почему я не могу». Но раз ты читаешь сейчас эту книгу, то доверься, поверь и отключи свой скепсис, а также опыт и фильтры при восприятии. Попробуй прочитать все, что будет дальше, как с чистого листа. И ты удивишься тому, что все, оказывается, намного проще, и реальнее, и легче, чем кажется. Взрослому человеку проще с делами, чем ребенку. Ребенок просто хочет или не хочет. Взрослому приходится заниматься иногда и тем, что не истинное его желание, но если объяснить себе, ЗАЧЕМ, это переходит в истинное желание, а дальше уже все намного проще. Вот один из примеров: даже рутинной работой или нелюбимой уборкой можно заняться с желанием, поняв, что чем дольше ты не делаешь это, тем больше тебя это давит, и желание сделать быстрее появляется от истинного желания сбросить давящий груз.

Ну а теперь тебе решать, готов ли ты к тому, что теперь все дела пойдут быстрее и приятнее? Ты готов к тому, что у тебя появится свободное время? Тебе есть чем его занять? Хочешь продолжать плыть по течению или готов управлять своей жизнью?

Если готов управлять, то продолжаем.

Для начала еще хочу обратить твое внимание на одну мысль, которая для меня почему-то была не очевидна. Ты задумывался когда-нибудь, откуда берутся всякие инструменты и методики? Я думала, что молодцы те, кто придумал, теперь применяешь, и хорошо получается. А нет, все по-другому. Каждому человеку свойственно или интуиции, или наработав своей практикой как-то поступать или что-то применять. Другие люди изучали успешный опыт многих, находили закономерности в повторяющихся действиях, объединяли, структурировали и оформляли как инструмент и методику. Получается, не сначала инструмент и методика, а потом ее применение, а сначала применение, и затем на базе успешных опытов возникали инструменты и методики!

Поэтому в том, что будешь изучать, ты увидишь много своих действий, которые сам, возможно, даже неосознанно применял. И это круто! Скорее всего, ты осознаешь, что большую часть и так применял, но не хватает каких-то штрихов, которые возьмешь из этой книги для усиления своей эффективности. Осознание, что ты делал правильно или неправильно, тебя быстрее приведет к результату!

Глава 1. Что такое время?

Прежде чем нам с тобой подойти к разбору, что такое тайм-менеджмент, надо разобраться, что такое вообще время и почему мы хотим его эффективнее проводить. О смысле часто используемых слов мы в основном не задумываемся, а я сторонник того, что если ты неправильно понимаешь значение слова, то и применение или понимание всего, что с ним связано, пойдет не так. Вроде очевидно – время… ну это же время… И дальше редко кто дает разъяснение.

В русском языке существует путаница, когда одно слово может обозначать разные смыслы. Мне очень нравится пример английских слов и наших. В английском языке есть разное обозначение целей:

Aim – желаемый результат.

Goal – долгосрочная цель.

Objective – краткосрочная цель.

Target – конкретный результат.

Purpose – назначение, намерение, предназначение.

Ambition – желание, стремление.

В русском же языке существует одно слово для обозначения этого понятия, и еще иногда используют и заменяют «цель» словом «задача». Слово «цель» подразумевает все что угодно: долгосрочная, краткосрочная, конкретная, абстрактная, цель-миссия, цель-задача…

Вот то же самое у нас со словом «время». Когда ты используешь в контексте «прошли годы, и время пролетело быстро» и в контексте «у меня сегодня нет времени на эту задачу», то подразумеваешь разный смысл слова «время». В первом случае «время» – как продолжительность жизни, оно идет своим чередом, как календарный период, как что-то что являющееся основой и ограничением твоей жизни и то, на что ты не очень можешь повлиять. Во втором случае ты используешь слова «время» как ресурс, на который ты можешь повлиять благодаря другим ресурсам, – ну, собственно, об этом далее много: потому что именно про это книга.

Но, прежде чем ты перейдешь к тайм-менеджменту, а там время мы рассматриваем как ресурс, давай с тобой все-таки разберемся с первым вариантом использования времени.

Теперь ответь себе на вопрос: для чего мы все хотим быть эффективнее? Чтобы успевать все делать быстрее и как следствие этого – чтобы время оставалось на ЖИЗНЬ. Много раз слышала от очень занятых людей такие слова, что деньги есть, но времени даже ими наслаждаться нет, ну или сил уже нет. Или всем известные фразы Конфуция:

«Люди тратят свое здоровье, чтобы заработать деньги, а затем тратят деньги, чтобы восстановить здоровье».

«Нервно думая о будущем, они забывают о настоящем, так что не живут ни в настоящем, ни ради будущего».

«Они живут так, как будто никогда не умрут, а когда умирают, понимают, что никогда и не жили».

Возможно, и ты себя в этом узнаешь, я когда-то себя очень хорошо нашла в этих фразах. Я даже однажды осознала, что просыпаюсь не для того чтобы жить, а чтобы пойти на работу, ну а жизнь – если останется на это время… И так постоянный круговорот трудоголизма и отсутствия жизни.

Есть у меня предположение, что ты взял эту книгу не просто с целью понять, как найти время на то, чтобы больше работать, а, наверное, ты тоже встал на путь поиска времени на свою жизнь? Если нет, то, может, стоит об этом поразмыслить и с такого угла зрения дальше читать и изучать информацию в этой книге?

Давай посмотрим, как ты можешь влиять в разрезе своей жизни (а жизнь должна приводить к счастью – но это больше о психологии, и не в этой книге) на продолжительность времени, раз уж мы не в силах это замедлить.

Очень большое внимание надо уделять тому, на ЧТО ты его расходуешь, ведь даже купленное время можно потратить не на то, что дает тебе результат. Есть такой инструмент – «колесо баланса жизни», когда ты расписываешь все направления, из чего состоит твоя жизнь, и распределяешь время между этими направлениями. Если на какую-то сферу ты не выделяешь время, то колесо/жизнь начинает ехать криво. Ниже – пример распределения сфер жизни. Сферы жизни ты можешь написать не как в примере, а по-своему разделить. Например, кто-то личный рост и духовность объединяет, а кто-то убирает духовность и добавляет религию, а у некоторых отдых и хобби разделены (например, рыбалка – это прямо отдельное направление-хобби, на которое человек тратит много времени).

Ты не можешь двигаться по карьерной лестнице, если не тратишь время на обучение, тебе не хватит сил заниматься семьей, если ты все время работаешь и не тратишь время на здоровье, и так далее. Вроде очевидно? Но почему-то у многих уходит это на второй план, и об этом забывают.

Да, конечно, работа занимает большее количество нашего времени, но если ты не будешь наполнять все сферы жизни, то очень быстро «сгоришь», и сил не останется и на работу тоже. Помни про существующий жизненный принцип БАЛАНС! Он должен быть во всем. Если ты тратишь много сил, то если не организуешь, откуда и как будешь их пополнять, то долго не вытянешь (ну как долго… я имею в виду, 3-5-7-10 лет, может, ты и вытянешь, но жизнь-то намного длиннее этого). Если ты в тупую делаешь только то, что умеешь, но не развиваешься и не познаешь новое, то быстро отстанешь, и твои знания и навыки уже не будут давать тебе эффективного результата.

Встречала в жизни много людей со своими правилами выстраивания и затрат времени. Зависело и от типа самого человека[1], и от того, работал ли он в найме или был предпринимателем или бизнесменом, участвовал ли он в операционке или у него уже были управляющие, была ли у него семья и дети, и вообще, мужчина это или женщина (да-да, даже в этом случае есть нюансы). Индивидуальную проработку, на что тратить свое время и как выстраивать жизнь в зависимости от целей (!), которые у тебя есть, я провожу со своими клиентами в индивидуальной работе – ты всегда можешь написать в социальных сетях мне вопрос, и я с удовольствием тебе помогу и дам советы.

Но есть общие правила, которыми я хотела бы поделиться с тобой. Как ты думаешь, что является основой основ в жизни любого человека при подходе к любому делу? Я раньше думала – навыки, знания, опыт… Так и отвечала на этот вопрос. Но на самом деле основой является мышление! То, КАК ты воспринимаешь информацию и какие шаблоны, установки и рамки стоят в твоей голове. Да, люди с одинаковыми навыками, но разным мышлением будут иметь разный результат. В интернете много информации про мышление бедного и богатого, мышление счастливого, мышление предпринимателя и т. д. Но сейчас я не раскрываю вопрос, какое мышление есть и какое необходимо, об этом – не в данной книге. Какое бы оно у тебя ни было, ты всегда должен над ним работать – и сюда входит не только слушать видео/аудио, читать книги авторов, жизненная позиция которых тебе близка, но и личное общение, встречи в тематических кругах, посещение форумов и общение там и вообще любой нетворкинг с теми людьми, которые являются для тебя ориентиром и примером по своим результатам и мышлению. Ты удивишься, когда будешь от них слышать неочевидные для тебя решения знакомых задач и понимать, что иногда достаточно поменять свое восприятие/ мышление, и сразу пойдут другие результаты.

Общие правила, на что обязательно надо выделять время:

– изменение своего мышления и общего восприятия мира,

– получение новых знаний и навыков,

– отрабатывание полученных знаний и навыков,

– восполнение затраченной энергии/сил (например, кто-то от проведения времени с детьми наполняется, а кто-то устает. Тебе надо понаблюдать за собой),

– сон (накопительный эффект от постоянного недосыпания замедляет тебя не менее чем в 2 раза – это точно, так что умей слушать свой организм и сам регулируй, сколько времени тратить на сон),

– полное переключение (с работы на семью, или хобби, или отдых). Например, когда ты параллельно занят работой, это всегда (!) (очень частая болезнь руководителей и предпринимателей) снижает твою эффективность в разы.

От того, как ты ведешь себя в своей продолжительности жизни (во времени), много чего зависит, поэтому моя рекомендация: всегда задумывайся, надо ли на то, что ты делаешь, тратить время? На что следует тратить время, но ты не выделяешь его? Конечно, у нас существует много незаметных похитителей времени; о них и что с ними делать, я расскажу тебе в отдельной главе.

Глава 2. Тайм-менеджмент

Теперь давай разбираться, что это за такая штука – тайм-менеджмент. О нем есть огромное количество информации в интернете, но чем больше я изучала ее в свои неэффективные годы деятельности, тем больше запутывалась. Не хватало полной картины и понимания, а также непонятно было, что с этим всем делать. А определения из общепринятых источников типа Wikkipedia только запутывали: «Управление временем, организация времени, тайм-менеджмент (англ. time management) – технология организации времени и повышения эффективности его использования. Управление временем – это действие или процесс тренировки сознательного контроля над временем, потраченным на конкретные виды деятельности, при котором специально увеличиваются эффективность и продуктивность. Управление временем может помочь получить ряд навыков, инструментов и методов, используемых при выполнении конкретных задач, проектов и целей. Этот набор включает в себя широкий спектр деятельности, а именно: планирование, распределение, постановку целей, делегирование, анализ временных затрат, мониторинг, организацию, составление списков и расстановку приоритетов»[2].

Сложно? И мне было сложно понять.

Хотелось понимания, КАК ЭТО РАБОТАЕТ? Что конкретно надо делать, чтобы стать эффективнее в своей работе и жизни. Что такое управление временем? Как стать тем волшебником, который УПРАВЛЯЕТ временем?

Давайте разбираться.

Например,

Есть расстояние 1 км, которое ты преодолеваешь пешком за 10 минут.

Это же расстояние ты преодолеваешь бегом за 6 минут.

Это же расстояние ты преодолеваешь на самокате за 3 минуты.

Это же расстояние ты преодолеваешь на автомобиле за 1 минуту.

Эффективность твоя растет, но разве ты управляешь временем? Чем же ты управляешь: временем, расстоянием? Ты используешь различные методы (ходьба, бег) и технику (самокат, автомобиль) и за счет этого быстрее преодолеваешь одно и то же расстояние. Добиваешься результата за более короткое время! Оказывается, истинные «тайм-менеджеры»/ люди с высокой эффективностью – совсем не чародеи, обладающие волшебной палочкой «управление временем».

Что является ОБЪЕКТОМ управления? Это самое важное. Управляя не тем, ты не добьешься нужного результата. А управлял ты СОБОЙ и СВОИМИ РЕСУРСАМИ, которые у тебя были. Навык бега (бежать и через минуты не начать задыхаться). Самокат, велосипед, автомобиль – тоже ресурс, это техника. И волшебства здесь нет…

Например, ты можешь в одиночку перекопать огород за 5 часов или позвать еще четверых друзей, и вы перекопаете за 1 час в приятной беседе и потом будете отдыхать. Ресурс: друзья и приобретенное хорошее настроение. Да-да… ресурсы можно не только тратить, но и получать. Или ты наймешь рабочих, которые перекопают за 2 часа. Ресурс: другие люди и деньги, которые ты потратишь, но ты не потратишь ресурс: свои силы. Складывается понимание?

Так вот, «тайм-менеджмент» или как сделать свою деятельность эффективнее – это начать управлять собой и своими ресурсами (определять, планировать, организовывать ресурсы и обеспечивать, чтобы они у тебя были). Для большей эффективности тебе необходимо осознавать, какие ресурсы есть, из чего они состоят, планировать/продумывать их использование или замещение одних ресурсов другими. Потратил ресурс деньги, получил ресурс время. Привлек ресурс друзья, получил ресурс время и хорошее настроение. Все очень просто. Время – один из главных ресурсов, но не единственный (!).

Начинаем разбираться, какие есть ресурсы, ну и, конечно же, что с ними делать.

Глава 3. Ресурсы

Ресурсы – это источники, условия, средства, используемые для достижения результата. Многие ресурсы тебе очевидны – время, деньги. Но есть и то, что ты, скорее всего, не воспринимаешь ресурсом, например, хорошее настроение, здоровье, погода, утренние объятия с ребенком, приятное или неприятное сообщение/звонок. Согласен, что вроде такие мелочи, но они могут повлиять на твою деятельность и на итоговый результат твоего дня?

Исходя из практики своей жизни и жизни моих клиентов, все ресурсы я разделила на 8, которые являются фундаментом нашей жизни:

1. ВремЯнной.

2. Финансовый.

3. Человеческий.

4. Интеллектуальный.

5. Физический или материальный.

6. Информационный.

7. Энергетический.

8. Связи.

1. ВремЯнной ресурс

Здесь, как писала в главе 1, время мы рассматриваем как ресурс. Да, это действительно один из самых важных и, к сожалению, невосполняемых ресурсов. Но! На нашу радость, этот ресурс можно «покупать».

Можно покупать/использовать время других: например, когда мы просим кого-то помочь, или берем помощника, или нанимаем рабочих, которые делают ремонт вместо нас. ВремЯнной ресурс ты можешь не только «купить», но и «получить» его другими способами, например, запараллелить дела. Ехать куда-то не на своей машине, а в такси, чтобы в это время просмотреть и ответить на сообщения, почитать книгу. Или послушать аудиокнигу, когда ты за рулем. Или позвать с собой поехать по делам человека, с которым надо поговорить и обсудить все по пути.

Иногда прежде чем приступить к какой-то работе, сначала надо подумать о том, как ее лучше сделать. Вроде ты потратил 5 минут на обдумывание, но потом благодаря этому сделал все быстрее и приятнее. Вспомни, приходилось ли тебе собирать какую-то конструкцию по инструкции и когда подумал «да я и так соберу без инструкции»? А в середине или в конце сборки ты понимаешь, что вначале какую-нибудь штучку не той стороной прикрутил/вставил. И потом тратишь время на то, чтобы разобрать, и все равно в конце концов приходится собирать по инструкции. Поторопился сделать быстрее, а получилось дольше, да еще и с нервотрепкой.

Тот, кто уже не раз с этим сталкивался, будет тратить время на изучение инструкции, потому что не захочет тратить время на переделывание. И уже на практике знает, что собрать без инструкции – это не экономия времени, а, наоборот, затрат в итоге больше.

«Я всегда выберу ленивого человека делать трудную работу, потому что он найдет легкий путь ее выполнения».

Билл Гейтс

Вариантов огромное количество! Главное, чтобы ты знал: есть способы получать этот ресурс – и искал свои варианты. Нет времени на изучение иностранного языка? Как я говорила в начале, скорее всего, просто нет желания. Мы всегда найдем ресурсы на то, чего ДЕЙСТВИТЕЛЬНО хотим.

2. Финансовый ресурс

К финансовому ресурсу относятся деньги, акции, облигации, золото и т. д. Он является основной разменной единицей для других ресурсов. На него ты можешь купить/арендовать другие ресурсы. В режиме недостатка финансового ресурса тебе придется использовать другие для достижения своей цели.

Например, нет своего автомобиля – передвигаться на такси или общественном транспорте; приготовить еду вместо похода в ресторан; проводить утренние тренировки дома вместо спортзала; изучать иностранный язык, читая книги и смотря фильмы, вместо репетитора и т. д.

В этой книге я не затрагиваю вопрос, как управлять финансовым ресурсом для его приумножения, типа инвестиции, вложения и т. д. Мы с тобой просто определяем, какие бывают ресурсы.

Конечно, с финансовым ресурсом тебе становится все легче и быстрее, но суть тайм-менеджмента в том и заключается, чтобы уметь комбинировать ресурсы и заменять один другими для достижения своей цели. Поэтому, если у тебя нет возможности получить ресурс, ищи возможности заменить один ресурс другими.

3. Человеческий ресурс

Имею в виду – люди/«человеки»: сколько людей/ человеко-часов тебе надо для выполнения твоей задачи, твоего дела. Например, ты в одиночку огород перекопаешь за 10 часов, а пригласив 10 друзей сделаешь за 1 час.

Иногда, делая что-то, мы не задумываемся о том, что просто надо больше людей, и эффективность усилится в разы.

4. Интеллектуальный ресурс