Типичные ошибки кадрового делопроизводства

В ряде случаев работодатель обязан выполнить иные действия – в частности, предусматривающие письменное уведомление представителя нанимателя по последнему месту государственной (муниципальной) службы работника о заключении с ним трудового договора (см. выше). Контроль за своевременным и полным выполнением таких действий возлагается на работодателя.

2.3. Несоблюдение формы трудового договора

Следующая группа ошибок – это ошибки, обусловленные несоблюдением формы трудового договора. Наиболее грубым нарушением рассматриваемого типа, безусловно, является незаключение письменного трудового договора, в том числе в случае, когда работник (до предполагаемого заключения трудового договора) был фактически допущен к выполнению работы с ведома работодателя (об особенностях заключения трудового договора в электронной форме см. ниже).

Напомним в этой связи, что основные требования к форме трудового договора зафиксированы в ч. 1 ст. 67 Трудового кодекса РФ. Эти требования включают:

• собственно требование о заключении трудового договора в письменной форме, в соответствии с которым его содержание должно быть зафиксировано на материальном (бумажном) носителе (в виде документа);

• требование к количеству экземпляров документа (в общем случае – не менее двух);

• требование о подписании документа обеими сторонами трудовых отношений.

Однако соблюдения только этих требований для обеспечения юридической силы трудового договора будет недостаточно, поскольку одним из условий придания документу юридической силы является его надлежащее оформление. Поясним, что под надлежащим оформлением следует понимать соблюдение требований к составу и расположению реквизитов документа.

Такие требования содержатся, в частности, в государственном стандарте «Требования к оформлению документов»38. На основе данного стандарта представляется возможным определить следующий состав основных реквизитов трудового договора:

• наименование вида документа («трудовой договор») (10)39;

• дата документа (11);

• регистрационный номер документа (12)40;

• место составления документа (14);

• заголовок к тексту документа (18)41;

• текст (20);

• подпись (подписи сторон трудового договора) (22);

• оттиск печати (25)42.

Кроме того, при оформлении могут применяться и некоторые другие (дополнительные) реквизиты, в том числе:

• отметка о наличии приложения (21)43;

• виза (визы) согласования документа (23)44;

• отметка об исполнителе (сотруднике, непосредственно готовившем проект документа) (27);

• идентификатор электронной копии документа (30);

• отметка о нумерации экземпляра документа (см. выше)45;

• отметки о нумерации страниц документа46;

• отметка о получении работником на руки экземпляра документа47;

• отметка об ознакомлении работника с действующими у данного работодателя коллективным договором и локальными нормативными актами, непосредственно связанными с предстоящей трудовой деятельностью48.

Оформлять трудовой договор (его титульный лист) целесообразно на соответствующем бланке формата А449. Бланк представляет собой бумажный лист белого (светлого) тона с нанесенными на него реквизитами (либо обозначениями границ для нанесения соответствующих реквизитов)50. Обязательными реквизитами бланка трудового договора являются эмблема (логотип) и наименование организации (предприятия, учреждения) – работодателя (03 и 08 соответственно)51. На бланке трудового договора52 также могут быть размещены дополнительные реквизиты, в том числе:

• код организации (предприятия, учреждения) – работодателя по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) (04);

• основной государственный регистрационный номер юридического лица (ОГРН) (работодателя) (05);

• идентификационный номер налогоплательщика (работодателя) / код причины постановки на учет (ИНН / КПП) (06);

• код формы документа (в соответствии с альбомом унифицированных форм документов, применяемых данным предприятием (организацией, учреждением) – работодателем) (07);

• справочные данные об организации (предприятии, учреждении) – работодателе (09).

Допускается, кроме того, размещение непосредственно на бланке постоянных частей реквизитов «дата документа», «регистрационный номер документа» и «место составления документа». Пример оформления титульного листа трудового договора представлен на рис. 2.1.

Рис. 2.1

Далее остановимся на особенностях оформления последнего листа документа. На этом листе помимо подписей работодателя и работника располагаются оттиск печати, удостоверяющий подлинность подписи работодателя (его представителя), и отметка о получении работником на руки экземпляра трудового договора.

При необходимости (см. выше) на этом же листе располагаются отметка о наличии приложения, виза (визы) согласования, отметка об исполнителе и идентификатор электронной копии документа, а также отметка об ознакомлении работника с действующими у данного работодателя коллективным договором и локальными нормативными актами, непосредственно связанными с предстоящей трудовой деятельностью. Пример оформления последнего листа трудового договора представлен на рис. 2.2.

Рис. 2.253

Завершая разговор о реквизитах трудового договора, вновь обратим внимание на обязательность соблюдения их оформления, поскольку юридическая сила ненадлежащим образом оформленного документа может быть оспорена. Наиболее типичными ошибками при оформлении трудового договора являются:

• несоблюдение состава реквизитов;

• ненадлежащее оформление (расположение) реквизитов.

Сначала несколько слов о несоблюдении состава реквизитов трудового договора.

Как свидетельствует практика, на трудовых договорах довольно часто отсутствует регистрационный номер документа. Обычно это следствие несовершенства корпоративной системы регистрации документов (либо ее полного отсутствия). Отметим, что «технической» разновидностью данной ошибки является незаполнение переменной части реквизита – т. е. сам реквизит, казалось бы, на месте, но номер трудового договора в отведенное для этой цели место не вписан. Это, безусловно, проявление невнимательности кадрового работника.

Другое распространенное упущение – отсутствие даты документа. Причиной ошибки является распространенное (в особенности среди начинающих кадровых работников) заблуждение о том, что дата трудового договора определяется по датам его подписания, что, конечно же, не соответствует действительности. Впрочем, бывает и так, что реквизит (как в вышеприведенной ситуации) в трудовом договоре имеется, но на месте даты ничего не указано. Увы, это тоже результат невнимательности, а возможно, и небрежности лица, ответственного за оформление документа.

Среди ошибок, характеризуемых нами как ненадлежащее оформление (расположение) реквизитов, выделим следующие:

• использование для удостоверения подписи работодателя оттиска ненадлежащей печати либо его произвольное расположение в документе;

• расположение реквизита «место составления документа» на одной линии с реквизитами «дата документа» и «регистрационный номер документа».

Отметим, что порядок использования печатей (штампов) для удостоверения подписей должностных лиц обычно устанавливается специальной инструкцией либо соответствующим разделом инструкции по кадровому делопроизводству, с положениями которой лицо, ответственное за оформление трудовых договоров, должно быть ознакомлено.

Что касается места расположения оттиска печати, то оно, как правило, обозначено на бланке трудового договора отметкой «М. П.» и, следовательно, проставлять оттиск нужно непосредственно поверх этой отметки – таким образом, чтобы отметка оказалась в центре оттиска. Ошибочное расположение реквизита «место составления документа» в подавляющем большинстве случаев, к сожалению, является следствием ошибки, допущенной при проектировании бланка трудового договора.

При заключении трудового договора в электронной форме – прежде всего с дистанционными работниками – следует руководствоваться соответствующими положениями гл. 49.1 Трудового кодекса РФ. Обратим внимание на то, что при заключении трудовой договора о дистанционной работе путем обмена электронными документами работодатель не позднее 3 календарных дней со дня заключения такого договора обязан направить работнику по почте заказным письмом с уведомлением оформленный надлежащим образом экземпляр данного трудового договора на бумажном носителе.

Неисполнение этого требования ч. 2 ст. 312.2 Трудового кодекса РФ является по состоянию на сегодняшний день наиболее распространенной ошибкой, допускаемой работодателями при заключении с работником трудового договора в электронной форме. Ошибки, допускаемые при изменении и расторжении такого договора, будут рассмотрены в соответствующих разделах настоящего пособия.

2.4. Ошибки в содержании трудового договора

Довольно значительным остается и число ошибок, допускаемых в содержании трудового договора. Напомним, что под основным содержанием в данном случае понимаются условия трудового договора, а также сведения о его сторонах. Кроме того, трудовой договор может иметь приложение (приложения) (см. в этой связи гл. 6 настоящего пособия). При необходимости содержание трудового договора может быть в установленном порядке дополнено (изменено) (см. в этой связи гл. 3 настоящего пособия).

Ошибки содержания можно (с определенной долей условности) разделить на три группы:

• ошибки, связанные с невключением в трудовой договор обязательных условий или сведений;

• ошибки, связанные с включением в трудовой договор условий, ограничивающих (либо прямо нарушающих) законные права гражданина, поступающего на работу;

• ошибки технического характера.

Рассмотрим их по порядку.

2.4.1. Ошибки, связанные с невключением в трудовой договор обязательных условий или сведений

Перечень обязательных условий трудового договора зафиксирован в ч. 2 ст. 57 Трудового кодекса РФ. К таким условиям относятся:

1) условие о месте работы;

2) условие о трудовой функции (о работе по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации либо о конкретном виде поручаемой работы)54;

3) условие о дате начала работы;

4) условие оплаты (о порядке оплаты) труда (выполняемой работы) – с указанием размера тарифной ставки (оклада, должностного оклада) работника, а также размеров полагающихся ему доплат, надбавок, поощрительных выплат (премий, бонусов и др.);

5) условие об обязательном социальном страховании работника, осуществляемом работодателем в соответствии с федеральными законами.

Как мы видим, перечень обязательных условий невелик. Вполне ясен и смысл каждого из них. И тем не менее кадровые работники допускают упущение из вида одного, а порой и нескольких обязательных условий.

В частности, весьма распространенной ошибкой является отсутствие в трудовом договоре указания на место работы, в особенности в тех случаях, когда фактическим местом работы является обособленное структурное подразделение работодателя, расположенное в другой местности. Другая характерная ошибка – неточное (неверное) написание наименования должности (профессии, специальности), при выполнении работы по которой работнику предоставляются компенсации (льготы) (либо на работника налагаются какие-либо ограничения), по сравнению с указанными в квалификационном справочнике.

Особо следует остановиться на ошибке, связанной с невключением в трудовой договор условия о дате начала работы. Прежде всего отметим, что данное условие (в отличие от иных перечисленных в ч. 2 ст. 57 Трудового кодекса РФ) нельзя рассматривать в качестве безусловно обязательного, поскольку ст. 61 указанного нормативного акта допускает отсутствие в трудовом договоре даты начала работы: «Если в трудовом договоре не определен день начала работы, то работник должен приступить к работе на следующий рабочий день после вступления договора в силу».

Таким образом, квалифицировать невключение в трудовой договор условия о дате начала работы как безусловную ошибку все-таки нельзя – по крайней мере, в тех случаях, когда речь идет о фактическом намерении работодателя допустить работника к работе на следующий день после вступления трудового договора в силу (т. е. на следующий день после подписания документа обеими сторонами трудовых отношений). Иное дело, если, например, оформляется трудовой договор с так называемой обратной силой – в ситуации, когда работник с ведома работодателя уже допущен к выполнению работы.

В этом случае в трудовом договоре должна быть указана (в качестве даты начала работы) дата фактического начала ее выполнения работником. Напомним также в этой связи, что в рассматриваемой ситуации работодатель обязан оформить трудовой договор в письменной форме не позднее 3 рабочих дней (со дня фактического допущения работника к работе)55. При этом трудовой договор считается фактически заключенным с даты допуска работника к выполнению работы.

Что касается условия о порядке оплаты выполняемой работы, оно обычно присутствует в трудовом договоре, но в отдельных случаях все же формулируется с ошибками. Это касается, например, размеров полагающихся работнику помимо основной части заработка доплат (надбавок, поощрительных выплат). Весьма распространенной ошибкой является и отсутствие в рассматриваемом условии сведений о наименовании валюты, в которой производится оплата выполняемой работы, либо указание ее размера в иностранной валюте56.

Наконец, еще одной типичной ошибкой рассматриваемого типа является отсутствие (неточное формулирование) в трудовом договоре условия о месте и сроках выплаты заработной платы57. Во избежание подобных ошибок следует более внимательно относиться к включению в содержание трудового договора каждого из обязательных условий (в тех случаях, когда формулировка того или иного условия не представляется бесспорной, лучше лишний раз ознакомиться с соответствующим нормативным актом или проконсультироваться с более опытным коллегой).

Следует помнить и о том, что при заключении трудового договора невключение каких-либо условий из числа обязательных не является основанием для признания трудового договора незаключенным (его расторжения). При выявлении недостающих условий они включаются в содержание посредством заключения отдельного письменного соглашения между работодателем и работником, которое в дальнейшем является неотъемлемой частью трудового договора58.

Перечень сведений, подлежащих включению в трудовой договор, зафиксирован в ч. 1 ст. 57 Трудового кодекса РФ. К ним относятся сведения:

а) позволяющие идентифицировать заключающие договор стороны трудовых отношений, в том числе:

• о фамилии, имени и отчестве гражданина, поступающего на работу;

• о наименовании работодателя либо фамилии, имени и отчестве работодателя – физического лица;

• о документах, удостоверяющих личность поступающего на работу гражданина и, если необходимо (см. выше), работодателя – физического лица;

• об идентификационном номере налогоплательщика (ИНН)59;

б) о месте (наименовании соответствующего населенного пункта или местности) заключения трудового договора;

в) о дате заключения трудового договора.

Кроме того, если трудовой договор заключается представителем работодателя, то в содержание включаются сведения, позволяющие идентифицировать (см. выше) указанного представителя, а также сведения об основании, в силу которого он наделен соответствующими полномочиями – например, со ссылкой на доверенность, устав и т. п. Все перечисленные выше сведения включаются в трудовой договор на основании соответствующих документов. Такие документы (см. выше) должны быть надлежащим образом оформлены и сохранять свое действие на момент заключения трудового договора. Особое внимание в связи с последним замечанием следует обращать на действительность документа, удостоверяющего личность работника. На практике имеют место случаи невключения в содержание сведений о дате заключения трудового договора – в силу заблуждения некоторых кадровых работников о том, что эти сведения «дублируют» условие (см. выше) о дате начала работы. Не менее типичной ошибкой является отсутствие (полное или частичное) сведений о документах, удостоверяющих личность поступающего на работу гражданина:

• серии и номера паспорта;

• даты выдачи паспорта;

• сведений об органе, выдавшем паспорт.

В случае отсутствия в трудовом договоре каких-либо сведений из числа указанных выше они вносятся непосредственно в содержание документа. Делается это – вновь подчеркнем – на основании соответствующих документов.

2.4.2. Ошибки, связанные с включением в трудовой договор условий, ограничивающих (либо прямо нарушающих) законные права гражданина, поступающего на работу

В содержание трудовых договоров нередко включаются условия, ограничивающие (а то и нарушающие) законные права гражданина, поступающего на работу, что является грубым нарушением трудового законодательства60. Приведем несколько примеров:

• условие, лишающее работника права на расторжение (по своей инициативе) трудового договора до истечения срока испытания при приеме на работу;

• условие, обязывающее работника отработать после обучения, проводившегося не за счет средств работодателя, определенное трудовым договором время;

• условия, нарушающие право работника на получение оплаты труда в порядке, определенном трудовым законодательством (в частности, превышение доли заработной платы, разрешенной к выплате в неденежной форме, установление максимального размера заработной платы вне связи с результатами труда работника и т. п.)61.

Такие условия не подлежат применению с момента включения в содержание трудового договора. При выявлении условия, ограничивающего (либо прямо нарушающего) законные права работника, перезаключать трудовой договор не требуется – достаточно оформить в этой связи письменное соглашение об изменении условий трудового договора (в данном случае – об исключении из него соответствующего условия)62.

2.4.3. Ошибки технического характера

Ошибки технического характера или, иначе говоря, опечатки обнаруживаются (при более или менее внимательном ознакомлении с трудовым договором) и в его условиях, и во включаемых в него сведениях. Кроме того, весьма часто допускаются ошибки в нумерации частей, пунктов и подпунктов документа (сбой или пропуск нумерации).

Следует, однако, иметь в виду, что едва ли не любая техническая ошибка в содержании трудового договора может обернуться для его сторон нежелательными правовыми последствиями. Это касается в первую очередь опечаток в сведениях, идентифицирующих работодателя и работника, а также опечаток в любых цифровых сведениях (дата начала работы, размер оплаты труда, продолжительность предоставляемого отпуска и т. д.).

Недопустимы опечатки в наименовании вида и названии нормативного акта, его регистрационных данных (дата, номер), если на таковой в трудовом договоре имеется ссылка. В целях предупреждения ошибок технического характера настоятельно рекомендуется до подписания трудового договора произвести его предварительную вычитку и при необходимости корректуру (это касается как основного текста документа, так и приложений к нему).

Пример унифицированного текста трудового договора представлен в приложении 1 к настоящему пособию. Пример оформления соглашения к трудовому договору представлен на рис. 2.3.

Рис. 2.363

2.5. Необоснованный отказ в заключении трудового договора

2.5.1. Общие основания отказа в заключении трудового договора

Одной из наиболее грубых ошибок, к сожалению, допускаемых в практике кадровой работы, является необоснованный отказ в заключении трудового договора. Напомним общие основания для правомерного отказа в заключении трудового договора сформулированы в ст. 64 Трудового кодекса РФ.

Согласно данной статье, отказ в заключении трудового договора является правомерным по причинам, непосредственно связанным с деловыми качествами гражданина, поступающего на работу – точнее, с несоответствием таких качеств установленным требованиям (например, квалификационным)64. Кроме того, правомерным является и отказ, основанный на выявлении при приеме на работу препятствий, делающих заключение трудового договора невозможным (см. выше). Не допускается отказ в заключении трудового договора по мотивам, связанным с прямым либо косвенным ограничением прав гражданина, поступающего на работу (установлением прямых или косвенных преимуществ в отношении иных граждан, поступающих на работу), в зависимости от следующего:

• пол, раса, цвет кожи, национальность, язык;

• происхождение либо имущественное, социальное и должностное положение;

• возраст;

• место жительства65;

• обстоятельства, связанные с беременностью или наличием детей.

Как свидетельствует практика, наиболее часто необоснованный отказ в заключении трудового договора имеет место по мотивам, связанным с «неподходящим» возрастом гражданина, поступающего на работу, либо с отсутствием регистрации (жилья) по месту нахождения работодателя. Имеют место и случаи отказа в заключении трудового договора под предлогом недостаточного (по мнению работодателя) владения поступающим на работу гражданином русским языком. Не допускается также отказ в заключении трудового договора гражданину, приглашенному в письменной форме на работу в порядке перевода от другого работодателя, в течение 1 мес. с даты его увольнения (с прежнего места работы).

Характерной ошибкой данного типа является отказ в заключении трудового договора в связи с мнимым истечением вышеуказанного срока. Причина ошибки – в неверном исчислении начала течения срока (с даты оформления письменного приглашения). Решение об отказе в заключении трудового договора должно быть мотивированным, т. е. основываться на законе и документах, подтверждающих наличие обстоятельств, дающих работодателю основания для такого отказа. Следует помнить, что по требованию гражданина, которому отказано в заключении трудового договора, работодатель обязан сообщить ему причину отказа в письменной форме (см. рис. 2.4)66.

Рис. 2.4

2.5.2. Отказ в заключении бессрочного трудового договора

Отдельно рассмотрим ситуацию с отказом в заключении бессрочного трудового договора. Обратимся в этой связи к ст. 59 Трудового кодекса РФ. Ее первая часть определяет перечень обстоятельств, при наступлении (выявлении) которых с поступающим на работу гражданином может быть заключен только срочный трудовой договор (см. рис. 2.5). Следовательно, при документальном подтверждении наличия одного из перечисленных обстоятельств работодатель вправе отказать поступающему на работу гражданину в заключении бессрочного трудового договора со ссылкой на соответствующий абзац ч. 1 ст. 59 Трудового кодекса.

Рис. 2.5

Ошибки, допускаемые кадровыми работниками в ситуациях, обязывающих работодателя к заключению срочного трудового договора, обычно связаны с заключением трудовых договоров на неопределенный срок без наличия на то законных оснований. Довольно типичны в этой связи случаи заключения бессрочного трудового договора, противоречащие иным основаниям, предусмотренным Трудовым кодексом РФ для заключения срочных трудовых договоров67.

В ч. 2 рассматриваемой статьи приводится перечень оснований (см. рис. 2.6) для заключения срочного трудового договора с согласия работодателя и гражданина, поступающего на работу. В этой ситуации работодатель также вправе отказать поступающему на работу гражданину в заключении срочного трудового договора, используя в качестве обоснования своего решения соответствующий абзац ч. 2 ст. 59 Трудового кодекса РФ, что, однако, не дает оснований для отказа в заключении с данным гражданином бессрочного трудового договора (о чем некоторые кадровые работники, к сожалению, забывают).

Рис. 2.6

Отметим, подытоживая, что заключение срочного трудового договора возможно на срок, не превышающий 5 лет. Соответствующие сведения включаются в содержание трудового договора68.

2.6. Нарушение установленной процедуры заключения трудового договора