Кадровик. Самоучитель кадрового делопроизводства

15) депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации – хранение документов Архивного фонда Российской Федерации федеральными органами исполнительной власти и организациями в течение сроков и на условиях, определённых соответствующими договорами между ними и уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства; (в ред. Федерального закона от 18.06.2017 N 127-ФЗ)

16) экспертиза ценности документов – изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;

17) упорядочение архивных документов – комплекс работ по формированию архивных документов в единицы хранения (дела), описанию и оформлению таких единиц хранения (дел) в соответствии с правилами, установленными уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства; (в ред. Федерального закона от 18.06.2017 N 127-ФЗ)

18) владелец архивных документов – государственный орган, орган местного самоуправления либо юридическое или физическое лицо, осуществляющие владение и пользование архивными документами и реализующие полномочия по распоряжению ими в пределах, установленных законом или договором;

19) пользователь архивными документами – государственный орган, орган местного самоуправления либо юридическое или физическое лицо, обращающиеся на законных основаниях к архивным документам для получения и использования необходимой информации.

Что касаемо нормативных документов по ведению кадровой документации, то тут всё намного сложнее, как минимум, вести документацию следует на основе:

Трудового кодекса Российской Федерации;

Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте»;

Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»;

Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;

Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

Постановления Правительства Российской Федерации от 19.06.2020 № 887 «Об особенностях правового регулирования трудовых отношений и иных непосредственно связанных с ними отношений в 2020 году»;

Постановления Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти»;

ГОСТ Р 7.0.97 – 2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», утв. приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст;

Приказа Росстандарта от 14.05.2018 № 244-ст о внесении изменений в ГОСТ Р 7.0.97 – 2016;

ГОСТ Р 7.0.8 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»;

ГОСТ Р ИСО 15489-1 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования»;

Приказа Росстандарта от 25.05.2017 № 435-ст «О внесении изменений в приказ Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 8 декабря 2016 г. № 2004-ст “Об утверждении национального стандарта Российской Федерации”»;

Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236;

Приказа Росархива от 11.04.2018 № 42 «Об утверждении примерного положения об архиве организации»;

Приказа Росархива от 11.04.2018 № 43 «Об утверждении примерного положения об экспертной комиссии организации»;

Приказа Росархива от 11.04.2018 № 44 «Об утверждении Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях»;

Методических рекомендаций Росархива по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»;

Указа Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 № 9779-X «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан»;

Правил оказания услуг почтовой связи, утв. приказом Минсвязи от 31.07.2014 № 234;

Постановления Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учётной документации по учёту труда и его оплаты»;

Информации Минфина № ПЗ-10/2012 «О вступлении в силу с 1 января 2013 г. Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте»».

Коммерческая ли организация, не коммерческая, частная, государственная, всё это просто только на первый взгляд. В случае судебных разбирательств может всплыть какое-нибудь постановление Совнаркома от 1927 года, которое всё ещё действует и его никто не отменял (так как Российская Федерация – правопреемник СССР) и окажется, что именно в данном вопросе в данной ситуации обязательно надо было руководствоваться данным постановлением. Так что, чем строже подход в самой организации к документообороту и делопроизводству, тем проще (чем сложнее процедуры, тем точнее они прописываются в инструкции), и легче в неопределённых моментах (всегда исходить из самого плохого варианта развития событий).

ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВО РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ О ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ

Персональные данные – это очень сложная тема. Сами по себе персональные данные – сравнимы с теорией квантовой запутанности, вот сейчас это не персональные данные, но вот тут они уже самые, что ни на есть, – персональнее некуда. Сам закон Федеральный закон "О персональных данных" от 27.07.2006 N 152-ФЗ состоит из 6 глав и 25 статей. Для понимания неюриста, да и юриста тоже, он чрезвычайно сложен. Самое главное, что в нём говорится, – что такое Персональные Данные: «персональные данные – любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определённому или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных)». Всё остальное в документе – это кто, что, и как может делать с этими самыми Персональными Данными.

Статья 1. Сфера действия настоящего Федерального закона

1. Настоящим Федеральным законом регулируются отношения, связанные с обработкой персональных данных, осуществляемой федеральными органами государственной власти, органами государственной власти субъектов Российской Федерации, иными государственными органами (далее – государственные органы), органами местного самоуправления, иными муниципальными органами (далее – муниципальные органы), юридическими лицами и физическими лицами с использованием средств автоматизации, в том числе в информационно-телекоммуникационных сетях, или без использования таких средств, если обработка персональных данных без использования таких средств соответствует характеру действий (операций), совершаемых с персональными данными с использованием средств автоматизации, то есть позволяет осуществлять в соответствии с заданным алгоритмом поиск персональных данных, зафиксированных на материальном носителе и содержащихся в картотеках или иных систематизированных собраниях персональных данных, и (или) доступ к таким персональным данным.

2. Действие настоящего Федерального закона не распространяется на отношения, возникающие при:

1) обработке персональных данных физическими лицами исключительно для личных и семейных нужд, если при этом не нарушаются права субъектов персональных данных;

2) организации хранения, комплектования, учёта и использования содержащих персональные данные документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в соответствии с законодательством об архивном деле в Российской Федерации;

3) утратил силу. – Федеральный закон от 25.07.2011 N 261-ФЗ;

4) обработке персональных данных, отнесённых в установленном порядке к сведениям, составляющим государственную тайну;

3. Предоставление, распространение, передача и получение информации о деятельности судов в Российской Федерации, содержащей персональные данные, ведение и использование информационных систем и информационно-телекоммуникационных сетей в целях создания условий для доступа к указанной информации осуществляются в соответствии с Федеральным законом от 22 декабря 2008 года N 262-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности судов в Российской Федерации".

Статья 2. Цель настоящего Федерального закона

Целью настоящего Федерального закона является обеспечение защиты прав и свобод человека и гражданина при обработке его персональных данных, в том числе защиты прав на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну.

Статья 3. Основные понятия, используемые в настоящем Федеральном законе

В целях настоящего Федерального закона используются следующие основные понятия:

1) персональные данные – любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определённому или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных);

1.1) персональные данные, разрешённые субъектом персональных данных для распространения, – персональные данные, доступ неограниченного круга лиц к которым предоставлен субъектом персональных данных путём дачи согласия на обработку персональных данных, разрешённых субъектом персональных данных для распространения в порядке, предусмотренном настоящим Федеральным законом;

2) оператор – государственный орган, муниципальный орган, юридическое или физическое лицо, самостоятельно или совместно с другими лицами организующие и (или) осуществляющие обработку персональных данных, а также определяющие цели обработки персональных данных, состав персональных данных, подлежащих обработке, действия (операции), совершаемые с персональными данными;

3) обработка персональных данных – любое действие (операция) или совокупность действий (операций), совершаемых с использованием средств автоматизации или без использования таких средств с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных;

4) автоматизированная обработка персональных данных – обработка персональных данных с помощью средств вычислительной техники;

5) распространение персональных данных – действия, направленные на раскрытие персональных данных неопределённому кругу лиц;

6) предоставление персональных данных – действия, направленные на раскрытие персональных данных определённому лицу или определённому кругу лиц;

7) блокирование персональных данных – временное прекращение обработки персональных данных (за исключением случаев, если обработка необходима для уточнения персональных данных);

8) уничтожение персональных данных – действия, в результате которых становится невозможным восстановить содержание персональных данных в информационной системе персональных данных и (или) в результате которых уничтожаются материальные носители персональных данных;

9) обезличивание персональных данных – действия, в результате которых становится невозможным без использования дополнительной информации определить принадлежность персональных данных конкретному субъекту персональных данных;

10) информационная система персональных данных – совокупность содержащихся в базах данных персональных данных и обеспечивающих их обработку информационных технологий и технических средств;

11) трансграничная передача персональных данных – передача персональных данных на территорию иностранного государства органу власти иностранного государства, иностранному физическому лицу или иностранному юридическому лицу.

Для любого, кто собирается взаимодействовать с Персональными Данными, необходимо не просто прочитать настоящий закон, и попытаться его понять, но непрерывно сверяться с судебной практикой, отслеживать выпуски разъяснений соответствующих органов, таких как Роскомнадзор

ЛОКАЛЬНЫЕ НОРМАТИВНЫЕ АКТЫ ОРГАНИЗАЦИИ, РЕГУЛИРУЮЩИЕ ПОРЯДОК ОФОРМЛЕНИЯ РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ И ОРГАНИЗАЦИОННЫХ ДОКУМЕНТОВ ПО ПЕРСОНАЛУ

Иерархия регулирующих документов следующая:

1. Конституция РФ.

2. Федеральные конституционные законы.

3. Общепризнанные принципы и нормы международного права и международные договоры Российской Федерации (в том числе ратифицированные Россией конвенции МОТ (Международной организации труда)).

4. Трудовой кодекс РФ.

5. Иные федеральные законы, содержащие нормы трудового права.

6. Законы субъектов Российской Федерации, содержащие нормы трудового права.

7. Указы Президента Российской Федерации.

8. Постановления Правительства Российской Федерации.

9. Нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти.

10. Нормативные правовые акты органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации.

11. Нормативные правовые акты органов местного самоуправления.

12. Соглашения (региональные, отраслевые и иные).

13. Коллективные договоры.

14. Нормативные акты работодателя (локальные акты – в терминологии Трудового кодекса РФ).

Внутренние локальные нормативные акты работодателя – документы, определяющие общие принципы работы компании. Эти документы обязательны для исполнения всеми работниками, имеющими к ним отношение. Такими документами являются положения, инструкции, постановления, и так далее. Для некоторых из них законодательно устанавливается порядок утверждения, например в ТК РФ говорится об обязательном ознакомлении принимаемого на работу перед подписанием трудового договора с Правилами Внутреннего Трудового Распорядка (ст. 168 ТК РФ), а про сами ПВТР сказано в ТК РФ Статья 190 «Порядок утверждения правил внутреннего трудового распорядка». В ст. 135 ТК РФ говорится про локальные нормативные акты, устанавливающие системы оплаты труда.

Для наложения взыскания на работника, тот должен быть предварительно ознакомлен под роспись с определёнными локальными нормативными актами. Локальные нормативные акты должны быть изданы и утверждены. Утвердить их нужно для того, что бы из разряда «филькина грамота» они перешли в разряд «документ». Поэтому в организации утверждаются правила, в которых прописывается, как должен выглядеть документ, чтобы он был – документом. Но и сами правила создаются в рамках правового поля, определяемого нормативными документами более высокого уровня.

Дело это сложное, так как норм много. В чём-то сами госорганы идут навстречу пожеланиям трудящихся и выпускают в свет «методички», как, например, Методические рекомендации по применению ГОСТ р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».

Методические рекомендации разъясняют положения стандарта ГОСТ Р 7.0.97-2016, содержат методику их практического использования органами государственной власти, органами местного самоуправления, организациями при реализации процессов документационного обеспечения управления, в том числе в работе по созданию электронных документов, а также при разработке и внедрении систем электронного документооборота.

Методические рекомендации предназначены для применения органами государственной власти и государственными организациями, а также организациями различных организационно-правовых форм и форм собственности. Методические рекомендации могут использоваться также в процессе обучения студентов по соответствующим дисциплинам.

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Методические рекомендации по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов" (далее – Методические рекомендации) разработаны в целях определения:

– порядка применения положений ГОСТ Р 7.0.97-2016 (далее – Стандарт);

– последовательности действий по организации его применения.

1.2. Методические рекомендации разработаны в соответствии с Федеральным законом от 29 июня 2015 г. N 162-ФЗ "О стандартизации в Российской Федерации", а также в соответствии с законодательными и иными нормативными правовыми актами в сфере информации и делопроизводства.

1.3. Методические рекомендации будут способствовать применению положений Стандарта в организациях различных организационно-правовых форм.

1.4. Положения Методических рекомендаций распространяются на документы на бумажном и электронном носителях.

1.5. Федеральным законом от 29 июня 2015 г. N 162-ФЗ "О стандартизации в Российской Федерации" установлен принцип добровольности применения стандартов.

Применение Стандарта предполагает:

– приведение локальных нормативных актов организации, устанавливающих правила оформления документов, в соответствие со Стандартом (инструкция по делопроизводству, стандарт организации, правила работы с документами в СЭД);

– разработку бланков и электронных шаблонов документов в соответствии с положениями Стандарта.

1.6. В соответствии со структурой Стандарта, а также в связи с необходимостью определения порядка его применения, Методические рекомендации имеют следующие разделы:

1. Общие положения;

2. Термины и определения;

3. Общие требования к созданию документов;

4. Оформление реквизитов документов;

5. Подготовка текстов документов;

6. Бланки документов;

7. Особенности подготовки электронных документов.

Каждый «шаг», каждая процедура в бизнес-процессе, должны быть не просто формализованы, но и зафиксированы в виде внутренних локальных актов – положениях. Типовой вариант положения начинается так:

I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1. Назначение документа

1.1. Настоящее Положение составлено в соответствии с требованиями стандарта ГОСТ Р ИСО 9001-2011 на базе политики Автономной некоммерческой организации дополнительного профессионального образования по системе качества переподготовки и повышения квалификации обучающихся.

1.2. Положение действует наряду со стандартами и другой нормативной документацией, на которую даны ссылки и является самостоятельным документом в системе менеджмента качества переподготовки и повышения квалификации слушателей (обучающихся).

2. Область применения документа

2.1. Положение о порядке разработки и принятия локальных нормативных актов определяют механизм, структуру единые требования к локальным нормативным актам, их подготовке, оформлению, принятию, утверждению, вступлению в силу, внесению изменений и отмене.

3. Введение в действие документа

3.1. Положение вводится в действие с момента утверждения.

3.2. Требования данного документа являются обязательными для всех подразделений Академии, входящих в область распространения СМК.

4. Хранение документа

4.1 Хранение документа проводится в соответствии с требованиями по делопроизводству.

Другим вариантом начала положение может быть такой вариант:

1. Общие положения

1.1. Положение о порядке разработки и принятия локальных нормативных актов

в Бюджетном дошкольном образовательном (далее Положение) разработано в соответствии с Федеральным законом от 29.12.2012г. №273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации», Трудовым кодексом РФ (далее ТК РФ), Гражданским Кодексом РФ (далее ГК РФ), Уставом Бюджетного дошкольного образовательного учреждения Удмуртской Республики «Центр развития ребёнка – детский сад» (далее Учреждение) с целью разграничения полномочий, определения порядка действий и направлено на избежание нарушений конституционных норм, норм трудового законодательства, законодательства об образовании и иных прав и свобод граждан.

1.2. Положение определяет общие требования к порядку разработки проектов локальных актов, основные требования к содержанию локальных актов, порядку принятия указанных актов, а также внесения в них дополнений и изменений.

Целями и задачами Положения являются:

– создание единой и согласованной системы локальных актов;

– обеспечение принципа законности в нормотворческой деятельности;

– совершенствование процесса подготовки, оформления, принятия и реализации локальных актов;

– предотвращение дублирования регулирования общественных и образовательных отношений.

1.3.Положение является локальным актом Учреждения и вводится в действие приказом

директора.

2. Понятие локального акта

2.1. Понятие локального акта.

Под локальным актом в настоящем Положении понимаются разрабатываемые и принимаемые Учреждением в соответствии с его компетенцией, определённой действующим законодательством и Уставом Учреждения внутренние документы, устанавливающие нормы (правила) общего характера, предназначенные для регулирования производственной, управленческой, финансовой, кадровой, образовательной и иной функциональной деятельности внутри Учреждения. Локальные акты Учреждения действуют только в пределах данной общеобразовательной организации и не могут регулировать отношения вне её.

2.2. Локальные акты, регулирующие образовательный процесс в Учреждении конкретизируют права и обязанности участников образовательных отношений.

2.3. Локальные акты, регулирующие трудовые отношения в Учреждении и составляют особую область отношений между работодателем и работниками, разрабатываются для реализации прав работников, исполнения ими обязанностей, поддержания дисциплины в трудовом коллективе. Нормы локальных актов Учреждения, ухудшающие положение работников по сравнению с установленным трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, Коллективным договором, соглашениями, а также локальные акты, принятые без соблюдения, установленного статьёй 372 Трудового Кодекса РФ, порядка учёта мнения представительного органа работников, не подлежат применению.

Локальные акты Учреждения утверждаются работодателем (директором) в пределах компетенции в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, Коллективным договором, соглашениями (ч. 1 ст. 8 ТК РФ).

2.4. Унифицированных форм для принятия локальных актов Учреждения не устанавливается. Исключение составляют:

– штатное расписание (форма № Т-3);

– график отпусков (форма № Т-7) ;

– формы локальных нормативных актов, утверждённые Постановлением

Госкомстата России от 05.01.2004г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учётной документации по учёту труда и его оплаты».

– Формы остальных локальных актов Учреждения, директор определяет самостоятельно.

3. Виды локальных актов

3.1. В соответствии с Уставом Учреждения деятельность регламентируется следующими видами локальных актов:

– положения;

– постановления;

– решения;

– приказы;

– распоряжения;

– инструкции;

– должностные инструкции;

– правила и порядки.

Представленный перечень видов локальных актов не является исчерпывающим.

3.2. Локальные акты могут быть классифицированы:

а) на группы в соответствии с компетенцией Учреждения:

– локальные акты, регламентирующие управление Учреждения;

– локальные акты, регламентирующие организационные аспекты деятельности Учреждения;

– локальные акты, регламентирующие финансовые и хозяйственные аспекты деятельности Учреждения;

– локальные акты, регламентирующие особенности организации образовательного процесса;

– локальные акты, регламентирующие оценку и учёт образовательных достижений

воспитанников;

– локальные акты, регламентирующие условия реализации образовательных программ;

– локальные акты, регламентирующие права, обязанности, меры социальной поддержки обучающихся Учреждения;

– локальные акты, регламентирующие права, обязанности и ответственность работников Учреждения;