Занимательное управление. Алгоритм работы руководителя. Тезисы и советы

Закон обеспечения необходимого числа степеней свободы системы управления. В соответствии с этим законом, вышестоящие органы управления, которым принадлежит приоритет принятия решений и право вмешательства в действия нижестоящих звеньев, заранее, при построении системы управления, определяют подчиненным структурам необходимое число степеней свободы.

При этом каждому элементу (организации, подразделению, сотруднику) определяются пределы его компетенции и ответственности. В этих установленных пределах, в рамках поставленных задач, каждый элемент системы должен быть свободен в принятии решений и их реализации, то есть обладать определенной достаточной степенью свободы в своей деятельности.

Число степеней свободы управляющей системы всегда должно превышать число степеней свободы управляемой системы, но не должно быть тормозом в ее развитии. Для этого подчиненным структурам необходимо предоставлять большую степень автономности, независимость в использовании ресурсов и обеспечить возможность широкого проявления инициативы.

Закон необходимого разнообразия систем управления. Суть его состоит в том, что вышестоящие органы управления должны обладать достаточным разнообразием управляющих воздействий, иметь необходимую пропускную способность по переработке информации и выработке решений. Это необходимо для своевременного реагирования на изменения ситуации, оперативного решения возникающих проблем и обеспечения успешной деятельности организации в целом.

Закон соотносительности управляющих и управляемых систем. Он определяет обязательное соответствие систем по функциональным и структурным возможностям, уровням, направлениям, целям и задачам управления.

Это означает что: – во-первых, интенсивность развития управляющей системы должна соответствовать темпам развития управляемой;

– во-вторых, функциональной сложности управляемой системы должна соответствовать более высокого порядка сложность управляющей системы. Вышестоящий орган управления с ограниченными функциональными возможностями принципиально не может обеспечить эффективное развитие нижестоящих. Разумеется, уровень компетенции персонала в руководящем звене должен быть выше чем в подчиненных структурах.

– в-третьих, совершенствование управляющей системы должно осуществляться более динамичными темпами, чем управляемой.

Знание законов управления позволяет руководителям всех звеньев максимально активизировать направления их действий и организовать свою работу с высоким уровнем управленческой культуры и профессионализма.

Принципы управления

«Что в науке закон, то в искусстве – правило»

С.И. Гусев

Понятие Принцип определяется как:

1. Основное исходное положение какой-либо системы, теории, политического устройства.

2. Внутренняя убеждённость человека, норма и правило поведения.

3. Основная особенность устройства какого-либо механизма, прибора.

Принципы управления – одна из важнейших категорий управления, они являются выражением представлений и фундаментальных идей субъекта управленческой деятельности и базируются на объективных законах управления. Таким образом, принципы управления имеют двойственный характер. Руководитель должен считаться с законами, которые действуют, не зависимо от его воли и желаний. Что касается принципов, то они, основываясь на законах, могут сознательно применяться человеком в зависимости от складывающейся окружающей обстановки. То есть, принципы управления – это субъективная конструкция, выстраиваемая руководителем на основе его теоретических знаний и опыта. Отсюда вытекает необходимость взвешенного подхода к их применению в управленческой деятельности. Принципы управления не могут трактоваться как нечто незыблемое, всесильное и равное закону. Такой подход приводит предприятие к стагнации и краху. В то же время, формирование и использование принципов управления как некой сиюминутной идеи, выдумки руководителя, не связанной с объективной реальностью, как и в первом случае, так же губительны. Именно в обеспечении единства субъективного и объективного заключается ценность и сложность принципов управления, они являются связующим звеном между теорией и практикой.

Принципы управления раскрывают подходы к построению системы управления в организации, выбору методов и способов выработки и реализации решений, методов и способов управляющего воздействия. В целом, устанавливают характер связей и взаимодействия субъекта управления, объекта управления и окружающей среды, являются основной формой целенаправленного применения объективных законов на практике.

На сегодняшний день не существует единого взгляда на содержание и классификацию принципов управления. Каждая школа, каждая концепция рассматривают их через призму своих целей и взглядов на проблему, то есть, каждое учение предназначено для подготовки определённых уровня и специфики управленцев. Например, содержание деятельности руководителя государственной или муниципальной структуры будет существенно отличаться от содержания работы руководителя коммерческого предприятия, в первую очередь, по причине разницы целей, а также уровня ответственности. Соответственно набор и трактование принципов управления будет в каждом случае свой. Ещё в начале прошлого столетия один из основоположников науки управления А. Файоль утверждал, что количество принципов управления не ограничено, их может быть бесчисленное множество. В своей книге «Общий и индустриальный менеджмент» он рассматривал четырнадцать основных принципов управления:

1. Разделения труда – производить больше и лучше при тех же усилиях.

2. Власть – право отдавать распоряжения и требовать их исполнения.

3. Дисциплина – определённое поведение работника, соответствующее существующему между ним и фирмой соглашению.

4. Единство распорядительства – подчинённый должен получать приказы только от одного начальника.

5. Единство руководства – один руководитель и один план для совокупности действий, направленных для достижения одной и той же цели.

6. Подчинение индивидуальных интересов общим – интерес одного подчинённого или группы работников не должен противоречить целям предприятия.

7. Вознаграждение персонала – учёт факторов определяющих уровень зарплаты, в том числе и независящих от работодателя. Например, предложения на рынке труда, прожиточный минимум в регионе, возможности предприятия и экономическая обстановка.

8. Централизация – определение оптимального, для текущей ситуации, построения организации.

9. Властная вертикаль (скалярная цепь) – система делегирования властных полномочий и ответственности подчинённым для осуществления необходимых действий и коммуникаций.

10. Порядок – надлежащая организация работы и подбора персонала. Наличие места для всякой вещи и всякая вещь на своём месте.

11. Справедливость – достижение баланса между справедливостью и дисциплиной, что требует от руководителя здравомыслия, опыта и добродушия.

12. Стабильность состава персонала – совершенствование методов управления, направленных на уменьшение текучести кадров. Новым сотрудникам должен предоставляться временной период для ознакомления с работой, предприятием, коллективом и привыкания к обстановке.

13. Инициатива – способность составлять план и обеспечивать его выполнение. Сильнейший стимул, определяющий поведение человека, обеспечивает мотивацию и удовлетворённость работой.

14. Корпоративный дух – созидание и поддержание гармонии в организации.

Если вдуматься в каждый из перечисленных принципов, можно сделать вывод, что все они не потеряли актуальность и лежат в основе новых современных концепций и подходов в управлении. Однако, это не означает, что по прошествии столетия принципы управления не претерпели изменений. Изменились производственные отношения, социальная структура общества, потребности человека, а, следовательно, изменились и методы, и способы управляющего воздействия. Соответственно, качественно поменялось и количество, и содержание принципов управления. Сегодня правомерно и целесообразно говорить не о перечне принципов, а о их классификации, которая включает в себя три блока:

1. Общие принципы, применимы ко всем сферам управленческой деятельности, раскрывают общецелевую и содержательную направленность управления.

2. Организационно-технологические принципы, реализуют организационно-распорядительную и административно-исполнительную деятельность руководителя и органа управления.

3. Частные (специфические) принципы, применимы в области непосредственного руководства и управлении специфическими, узконаправленными видами деятельности.

К общим принципам можно отнести:

1. Принцип системности – считается ведущим принципом управления, рассматривает субъект и объект управления как единую целостную систему, состоящую из различных звеньев. Функционирование каждого звена определяет характер функционирования всей системы и наоборот. В некоторых источниках трактуется как принцип системности и комплексности. Комплексность, в данном случае, подразумевает охват всей управляемой системы при принятии решения и его реализации, учёт всех направлений, свойств, условий и сторон деятельности.

2. Принцип научной обоснованности – подразумевает обязательное использование достижений науки в производственном процессе, а также применение инновационных технологий управления.

3. Принцип законности – предполагает иерархию нормативно-правовых документов, безоговорочное исполнение действующего законодательства всеми участниками процесса управления.

4. Принцип объективности – предполагает необходимость учёта всех факторов при принятии решения, а, следовательно, и соразмерности определённых целей и поставленных задач реальным возможностям управляемой системы.

5. Принцип саморегулирования – подразумевает способность системы самостоятельно, без вмешательства со стороны, реагировать на внешние воздействия, нарушающие процесс её нормального функционирования.

6. Принцип казуальности (причинности) – устанавливает допустимые пределы влияния различных событий друг на друга, происходящих в результате реализации принимаемых решений. Определяет причинную связь между отдельными состояниями управляемой системы в разное время её функционирования.

7. Принцип оптимальности – подразумевает достижение заданного результата при минимальных затратах.

8. Принцип вероятности – предполагает многовариантный сценарий развития событий, который заранее не запрограммирован и не определён, определяет необходимость принятия наиболее обоснованных решений.

9. Принцип прогнозирования – подразумевает анализ возможных сценариев развития событий с целью снижения риска принятия неверного решения.

К организационно-технологическим принципам можно отнести:

1. Принцип разделения труда – подразумевает наделение соответствующих должностных лиц или органов управления правами и обязанностями, возложение на них ответственности за выполнение поставленных перед ними конкретных задач.

2. Принцип иерархичности – определяет ответственность нижестоящих структур управления перед вышестоящими. Каждое должностное лицо отвечает за весь порученный ему участок работы и за деятельность подчинённого персонала.

3. Принцип оптимального сочетания централизации и децентрализации управления – определяет, что для каждой ситуации существует оптимальный баланс распределения полномочий между вышестоящими органами управления и нижестоящими.

4. Принцип рационального сочетания единоначалия с коллегиальностью – подразумевает вовлечение руководителей различных уровней в процесс принятия решений и повышение ответственности.

5. Принцип делегирования полномочий – подразумевает распределение управленческих функций между должностными лицами и их фиксации в должностных инструкциях, регламентах и других документах.

6. Принцип диапазона управления – определяет, что любой руководитель несёт ответственность за работу строго определённого числа сотрудников и осуществляет свою деятельность в рамках закреплённого функционала.

К блоку частных (специфических) можно отнести принципы, применяемые при обеспечении деятельности в различных сферах, например, управление банковской системой, управление силовыми структурами, управление космической промышленностью, а также принципы, обеспечивающие эффективное управление различными подсистемами внутри организации. Таковыми являются принципы управления персоналом, видом обеспечения, транспортом, логистическими процессами, кассово-инкассаторским обеспечением, маркетингом и другие.

Каждый принцип управления – это отдельное звено в общей цепи, соответственно и рассматривать их необходимо во взаимосвязи, системно.

Приведённая классификация, перечень и формулировки не окончательны, и руководителю следует понимать, что само по себе знание принципов управления ещё не залог успеха, важно не только научиться их правильно применять на практике, но и, соразмерно с изменением окружающей обстановки, путём анализа и эксперимента вырабатывать новые. На это могут уйти годы кропотливого труда. Игнорирование принципов управления неизбежно приведёт руководителя к краху, тогда как их знание и грамотное применение является гарантией успешной деятельности.

Цели и задачи управления

Цель – предмет стремления, то что надо, желательно осуществить (толковый словарь русского языка С.И. Ожегова).

Цель управления – совокупное представление, модель конечного результата, удовлетворяющая потребность и стремления организации, коллектива, руководителя.

Цели могут быть общими и частными, соответственно, рассчитаны на общий или частный результат. В иерархии целей можно выделить главную, промежуточную и второстепенные цели, они могут быть определены извне, вышестоящим руководством, или формироваться внутри организации. По важности цели подразделяются на стратегические, тактические, оперативные, по времени достижения – на долгосрочные и краткосрочные. Цели могут характеризоваться количественными или качественными показателями. По отношению к друг другу цели могут быть конкурирующими, антагонистскими (взаимоисключающими), комплементарными (взаимодополняющими), идентичными, а также нейтральными (индифферентными). Исходя из этого, руководителю при формировании и определении цели необходимо указать её содержание, количественные и качественные характеристики, персональную привязку или адресность, временные границы и пространственные данные, приоритетность, а также учесть реальные возможности организации по достижению заданных параметров.

Исходя из определения понятия управления, можно сформулировать его главную цель – обеспечение успешной деятельности организации, повышение эффективности её функционирования. Для предприятия это ещё выживание и сохранение или улучшение своих позиций на рынке в течение длительной перспективы. Из содержания главной цели вытекают общие, такие как повышение рентабельности, совершенствование производственного процесса, развитие и повышение квалификации персонала, совершенствование управления. В свою очередь, каждая общая цель может быть разложена на несколько более узких, специфических целей. Например – совершенствование управления. Для её достижения необходимо выполнение ряда мероприятий, каждое из которых будет иметь свою цель, а именно – модернизация системы управления, совершенствование планирования, методов управления, организационно-штатной структуры. Из целей вытекают задачи управления.

Задача – то, что требует исполнения, разрешения; – сложный вопрос, проблема, требующие исследования и разрешения. (толковый словарь русского языка С.И. Ожегова)

Задачи управления – работа или комплекс работ и мероприятий, предписанных к исполнению (решению) в рамках определённых условий, установленным способом, в конкретный сроки и в заданной последовательности.

В терминологии современных управленцев всё чаще встречается выражение «выполнить цель» или «цели выполнены». При чём, такое можно не только услышать, но и прочитать у теоретиков от управления. Понимание целей и задач, их взаимосвязь и иерархия смешиваются, а это ведёт к путанице и в умах, и в делах. На мой взгляд, цели достигаются посредством выполнения ряда задач. То есть, сначала цель, потом задачи, успешное решение которых ведёт руководителя к намеченной цели.

По своей направленности все задачи можно разделить на две группы – это задачи обеспечения функционирования и задачи, решение которых гарантирует развитие организации. Если решение вопросов функционирования происходит в заданных плановых параметрах, то задачи развития подразумевают включение в производственный процесс новых элементов социальной или научно-технической природы.

По технологии исполнения и сфере деятельности задачи можно разделить на несколько категорий. Так, например, для выполнения руководителем функций ему необходимо решать ряд задач оперативного управления – собственно управленческих задач. Для обеспечения производственной или финансовой дисциплины решаются задачи организационно-технические и организационно-финансовые. В целях формирования корпоративной культуры, необходимых мировоззрения и нравственных идеалов решаются задачи идейно-воспитательного характера. Повышению мотивации, улучшению микроклимата в коллективах способствует решение социально-психологических задач. Для обеспечения и повышения технологического уровня следует решать задачи, связанные с исследовательской и конструкторской деятельностью.

Задачи могут поступать от вышестоящих органов управления или формулироваться руководителем самостоятельно, вне зависимости от этого, по каждой из них должно быть принято решение. Это неотъемлемое условие успешной деятельности как управленца, так и организации в целом.

Функции управления

Функция – деятельность, круг деятельности, обязанность, работа;

– назначение, роль того или иного элемента конструкции;

– роль, которую выполняет определённый социальный институт по отношению к целому.

Исходя из определения, можно сказать, что любая работа, целенаправленная деятельность, осуществляемая сотрудником, подразделением или в целом организацией, в рамках определённого процесса, может называться функцией. Следовательно, понятие функций управления можно трактовать как вид управленческой деятельности, посредством которого реализуется воздействие на управляемый объект.

Функции управления имеют ключевое значение среди категорий управленческой науки, они раскрывают сущность и содержание деятельности руководителя, отвечают на вопросы для чего, кто, что и когда делает в рамках производственного процесса. То есть, функции управления представляют собой внешнее проявление деятельности по целенаправленному регулированию управленческого процесса.

Деятельность руководителя, вне зависимости от иерархического уровня, начинается с определения цели, что само по себе является основной функцией управления, которая определяет содержание всех остальных и является объединяющим их стержнем. Намеченная цель становится руководством к действию, получает организационное оформление в виде принятых решений, разработанных планов, а также определяет направленность и основу проводимых руководителем практических мероприятий.

Функция целеполагания реализуется путём всестороннего обоснования избранных главных путей развития организации, определения рациональных пропорций составляющих её элементов, при этом определяющими являются цели, рассчитанные на длительную перспективу развития.

Кроме основной функции, определяющей параметры жизнедеятельности объекта, рассматриваются общие и специфические (конкретные) функции управления, являющиеся продуктом разделения труда.

Общие функции управления характеризуются конкретизированным содержанием управленческого труда, сущностью информационных процессов и спецификой принимаемых решений. Процесс управления следует рассматривать как совокупность последовательных, взаимосвязанных действий, которые направлены на достижение определённой цели и являются общими функциями управления. Причём, каждая из общих функций управления так же представляет собой процесс, в котором присутствует череда непрерывных, взаимосвязанных действий.

Основными общими функциями управления являются:

– прогнозирование – это определение вероятностных целей функционирования и развития управляемой системы и вероятных путей их достижения;

– планирование – это обоснование и выбор целей функционирования и развития управляемой системы и средств их достижения (детализация принятого решения);

– организация – это обоснование и выбор элементов управляющей и управляемых подсистем, их всесторонняя заблаговременная подготовка (создание организационной структуры, подбор и расстановка кадров, постановка задач, всестороннее обеспечение);

– руководство – процесс управления людьми в ходе выполнения поставленных задач, использование управленцем личного влияния и коммуникаций;

– координация – это процесс согласования действий всех участников процесса, по сути является составной частью организации и отражает его практическую сторону;

– мотивация – побуждение всех участников процесса, включая себя, к эффективной деятельности по достижению целей организации и личностных целей;

– контроль – выявление степени соответствия процесса плановым показателям;

– регулирование – это процесс устранения выявленных отклонений текущих показателей деятельности управляемой системы от плановых.

Специфические (конкретные) функции управления увязывают общие функции с деятельностью структурных органов управления организации, устанавливают их чёткую взаимосвязь с соответствующими подчинёнными подразделениями. Каждая из этих функций закрепляется за соответствующим подразделением или отдельным специалистом и характеризуется обособленностью, однородностью, стабильностью, самостоятельностью и цикличностью. Если носителем общих функций является вся управляющая система, то специфические функции управления – это прерогатива отделов, служб, управлений и направлений.

На практике общие функции, осуществляемые руководителем или органом управления, можно выстроить и сформулировать в следующем логическом порядке:

1. Непрерывное добывание, сбор, обработка, обобщение, анализ информации, её своевременное доведение до исполнителей, вышестоящих органов управления, а также до контрагентов и других взаимодействующих организаций. Оценка сложившейся ситуации и прогнозирование её развития.

2. Принятие решения.

3. Планирование деятельности предприятия.

4. Организация взаимодействия.

5. Организация и проведение мероприятий по всем видам обеспечения.

6. Построение, обеспечение устойчивой работы системы управления предприятием, при необходимости проведение мероприятий по её модернизации и адаптации к новым условиям обстановки.

7. Организация и руководство мероприятиями по подготовке персонала и подчинённых органов управления с учётом требований, предъявляемых складывающейся ситуацией.

8. Непосредственное руководство сотрудниками, подчинённы ми подразделениями при проведении мероприятий по реализации принятых решений.

9. Организация и осуществления контроля, оказание помощи подчинённым.

Приведённое логическое построения функций является звеном спиралевидной системы управленческого цикла, так как результаты контроля дают информацию, которая побуждает руководителя заново оценивать ситуацию, корректировать решение или принимать новое и так далее.

Важно отметить, что между функциями управления нет жёстких границ, в одном и том же виде управленческой деятельности будут присутствовать признаки других функций, их взаимопереплетение.

Методы управления

В толковом словаре С.И. Ожегова метод поясняется как способ теоретического исследования или практического осуществления чего-нибудь. В свою очередь, способ означает действия или систему действий, применяемых при исполнении какой-нибудь работы, при осуществлении чего-нибудь.

В современных источниках понятие метод определяется как заранее разработанная, наиболее рациональная последовательность решения задач, выполнения каких-либо работ. То есть, методы отражают практическую сторону деятельности человека. Исходя из этого, можно сформулировать понятие методов управления, которые по сути являются инструментом реализации руководителем своих функций.

Методы управления – это комплекс способов осуществления управляющего воздействия на объект и достижения намеченных целей.

Характеризуя методы управления, следует оценивать их направленность, содержание и организационную форму. При этом, направленность – это ориентация на конкретную систему или объект, содержание – специфика способов и приёмов, а организационная форма – это порядок прямого или косвенного воздействия на ситуацию. Именно эти параметры определяют классификацию методов, хотя в современной управленческой литературе нет единого мнения на этот счёт.