Записная книжка медицинского архивариуса. Практическое руководство для сотрудников архивов медицинских организаций

7. Участие в пределах своей компетенции в подготовке и исполнении управленческих решений руководства организации.

8. Повышение уровня грамотности работников медицинской организации в области делопроизводства и архивного дела.

9. Решение иных задач в соответствии с целями организации.

В соответствии с возложенными на него задачами, архив осуществляет следующие функции:

– принимает, учитывает и хранит документы структурных подразделений учреждения;

– разрабатывает и согласовывает с вышестоящим архивом графики представлений описей на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии и передачи документов на государственное хранение;

– составляет и представляет годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение экспертной службы учреждения и экспертно-проверочной комиссии;

– осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых дел;

– создает, пополняет и совершенствует научно-справочный аппарат к хранящимся в архиве делам и документам, обеспечивает его преемственность с научно-справочным аппаратом соответствующего государственного архива;

– организует использование документов: информирует руководство и работников учреждения о составе и содержании документов архива; выдает с разрешения главного врача дела, документы или копии документов, медицинские карты стационарного больного и амбулаторно-поликлинические карты в целях служебного и научного использования, для работы в помещении архива; исполняет запросы организаций и заявления граждан об установлении трудового стажа и другим вопросам социально-правового характера, в установленном порядке выдает копии документов и архивные справки; ведет учет использования документов, хранящихся в архиве;

– проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве, участвует в работе экспертной комиссии учреждения;

– контролирует подготовку дел к передаче в архив медицинской организации;

– участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива;

– ежегодно представляет в архив вышестоящей инстанции сведения о составе и объеме документов по установленной форме.

Для выполнения возложенных задач и функций архив имеет право:

– контролировать выполнение установленных правил работы с документами в структурных подразделениях медицинской организации;

– запрашивать от структурных подразделений медицинской организации сведения, необходимые для работы архива, с учетом обеспечения выполнения всех возложенных на архив задач и функций;

– требовать от сотрудников своевременного возврата медицинских карт, взятых с разрешения администрации на определенный срок.

За утрату и порчу документов архива должностные лица организации несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.

Какие обязанности и какая ответственность возлагаются на заведующего архивом?

Архив возглавляет заведующий, на должность которого назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.

Заведующий архивом:

– руководит всей деятельностью архива, несет персональную ответственность за своевременное и качественное выполнение возложенных на архив задач и функций;

– осуществляет в пределах своей компетенции функции управления (планирования, организации, мотивации, контроля), принимает решения, обязательные для всех работников архива;

– распределяет функциональные обязанности и отдельные поручения между сотрудниками архива, устанавливает степень их ответственности, при необходимости вносит предложения руководителю медицинской организации об изменении должностных инструкций подчиненных ему работников;

– вносит руководству медицинской организации предложения по совершенствованию работы архива, оптимизации его структуры и штатной численности;

– участвует в перспективном и текущем планировании деятельности архива, а также подготовке приказов, распоряжений и иных документов, касающихся возложенных на архив задач и функций;

– принимает необходимые меры для улучшения материально-технического и информационного обеспечения, условий труда, повышения профессиональной подготовки работников архива;

– участвует в подборе и расстановке кадров архива, вносит руководству медицинской организации предложения о поощрении и наложении дисциплинарных взысканий на работников архива, направлении их на переподготовку и повышение квалификации;

– совершенствует систему трудовой мотивации работников архива;

– осуществляет контроль исполнения подчиненными ему работниками своих должностных обязанностей, соблюдения трудовой дисциплины и деятельности архива в целом.

Заведующий архивом медицинской организации несет персональную ответственность за:

– выполнение возложенных на архив функций и задач, включая сохранность переданной на хранение документации;

– незамедлительно информирование руководства медицинской организации обо всех случаях пропажи документов из архива.

– организацию работы архива, своевременное и квалифицированное выполнение приказов, распоряжений, поручений вышестоящего руководства, действующих нормативно-правовых актов по своему профилю деятельности;

– рациональное и эффективное использование материальных, финансовых и кадровых ресурсов;

– состояние трудовой и исполнительской дисциплины в архиве, выполнение его работниками своих функциональных обязанностей;

– соблюдение работниками архива правил внутреннего распорядка, санитарно-противоэпидемического режима, противопожарной безопасности и техники безопасности;

– ведение документации, предусмотренной действующими нормативно-правовыми документами;

– предоставление в установленном порядке достоверной статистической и иной информации о деятельности архива;

– готовность архива к работе в условиях чрезвычайных ситуаций.

ОРГАНИЗАЦИЯ ХРАНЕНИЯ АРХИВНЫХ ДЕЛ (ДОКУМЕНТОВ)

4. Типология архивных фондов

Что такое архивный фонд организации и какие существуют виды архивных фондов?

Документальный фонд организации – это документы, образующиеся в деятельности организации. Создание документального фонда организации осуществляется путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел на основе нормативных правовых актов РФ, перечней типовых архивных документов с указанием сроков их хранения.

Классификация документов в пределах архива предполагает их организацию по комплексам – фондам и коллекциям.

Архивный фонд организации – это часть документального фонда, подлежащая хранению в архиве организации и включающая:

– документы Архивного фонда РФ;

– документы по личному составу;

– документы временных (свыше 10 лет) сроков хранения, включенные в учетные документы архива.

Документы временных (до 10 лет включительно) сроков хранения хранятся в структурных подразделениях организации и по истечении сроков их хранения подлежат уничтожению.

Архивный фонд организации может быть либо единым, либо объединенным с архивными фондами других организаций, имеющих между собой исторически и/или логически обусловленные связи; либо организован как архивная коллекция, состоящая из отдельных архивных документов различного происхождения и объединенных по одному или нескольким признакам (тематическому, авторскому, видовому, объектному).

Архивному фонду организации присваиваются название, соответствующее наименованию организации и, в случае объединения фондов, номер. Список фондов ведется в архиве организации, хранящем документы более одного фонда.

Из каких этапов состоит работа по фондированию документов?

Комплекс работ по уточнению принадлежности архивных материалов определенному фондообразователю и определению хронологических границ фонда в архивоведении называется фондированием. Фондирование занимает значительное место в процессе формирования архивного фонда.

При формировании архива медицинской организации точно так же, как и в архивных учреждениях, приходится заниматься фондированием. Каждый архивариус, как правило, на практике хотя бы один раз сталкивается с необходимостью устанавливать границы фондов, например, при образовании коллекций и объединенных архивных фондов, или определять фондовую принадлежность документов, например, при описании документов или переработке описей.

Выполнять большой объем работы по фондированию приходится и в случае ликвидации последствий стихийных бедствий или пожара. Тогда в архиве скапливается большой объем разрозненных документов, так называемой «россыпи» – материалов из разных фондов, разрозненных и неописанных.

Комплекс работ по фондированию состоит из следующих видов работ:

– установление границ архивного фонда, включающее операции по определению юридической самостоятельности фондообразователя и хронологических рамок документов фонда;

– определение фондовой принадлежности документов.

Схематически процесс фондирования показан на рис. 3.

Рисунок 3. Схема фондирования документов внутри архива организации

Архивные документы, прошедшие фондирование и отнесенные к определенному фонду, перефондированию не подлежат, за исключением случаев, когда в фондировании выявляются грубые ошибки. Однако обычно документы медицинской организации передаются в архив по описи, позволяющей безошибочно определить фонд того или иного документа. Описывать фонд, одновременно определяя его границы, как правило, приходится при исправлении грубых ошибок в фондировании, допущенных ранее.

Как определить фондовую принадлежность документа?

Целью процесса определения фондовой принадлежности документов является установление соответствия документов какому-либо архивному фонду на основе соответствующих признаков. Этот процесс невозможен без непосредственного изучения документа.

Как правило, определить фондовую принадлежность медицинской документации несложно – сами документы несут дополнительные сведения об их принадлежности к определенному архивному фонду. К информации, позволяющей определить их фондовую принадлежность, относятся сведения, отраженные на обложке дела – официально принятое полное, а в скобках – сокращенное название учреждения-фондообразователя и название структурной части учреждения, в деятельности которого возникли документы. При отсутствии этих сведений – например, если дело в результате чрезвычайного происшествия утратило обложку, – фондовая принадлежность устанавливается на основании изучения содержащихся в деле документов, по косвенным признакам: содержанию, резолюциям, особенностям почерка, бумаги, чернил и т. п.

Опытный медицинский архивариус, как правило, в процессе работы запоминает признаки, характерные для документов, приходящих из каждого структурного подразделения, и на основании них безошибочно может определить фондовую принадлежность документов. Однако в случае необходимости установления принадлежности документов с глубокими хронологическими корнями, необходимо учитывать следующее:

– в документации учреждений, подвергавшихся реорганизации или переименованию, могут встречаться старые наименования;

– учреждения-преемники могут продолжать какое-то время пользоваться печатями, штампами и бланками своих предшественников;

– в одном деле могут встречаться документы, образовавшиеся в деятельности нескольких учреждений.

Каковы хронологические границы архивного фонда?

Хронологическими границами архивного фонда являются [15, п. 2.8]:

– для архивного фонда организации – устанавливаемые на основе нормативных актов даты создания и ликвидации организации. При наличии нескольких актов об образовании организации принимается дата наиболее раннего из них;

– для объединенного архивного фонда организации – даты создания наиболее ранней и ликвидации наиболее поздней по времени деятельности организации, документы которой вошли в состав объединенного архивного фонда;

– для архивной коллекции – даты самого раннего и самого позднего документа.

Из каких этапов состоит работа по организации документов в пределах архивного фонда?

Построение архивного фонда организации осуществляется на основе классификационной схемы – систематизированного списка наименований структурных подразделений организации – фондообразователя, их функций и направлений деятельности.

Классификационной единицей в пределах архивного фонда считается дело – совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности организации и помещенные в отдельную папку. Дела обычно формируются в процессе делопроизводства, и могут состоять как из нескольких документов, так и из одного документа внутри папки. В государственных и муниципальных архивах дела принято называть единицами хранения.

Вполне возможно, что на практике – например, при реорганизации учреждения – медицинскому архивариусу придется столкнуться с необходимостью проведения классификации дел в пределах архивного фонда – то есть, с проведением группировки дел внутри фонда в соответствии с исторически сложившейся структурой фондообразователя или основными направлениями и вопросами его деятельности.

Практическое осуществление классификации дел в пределах архивного фонда называется систематизацией.

Таким образом, комплекс работ по организации документов дел архивного фонда состоит из двух процессов:

– определение классификационных признаков и разработка схемы классификации дел фонда (классификация);

– распределение дел в соответствии со схемой классификации (систематизация).

Каких правил следует придерживаться при разработке классификационной схемы?

Архивные документы должны храниться в систематизированном порядке в пределах архивного фонда. Единицей систематизации документов архивного фонда в архиве организации является дело или единица хранения – совокупность архивных документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу деятельности организации [15, п. 2.9].

Все дела должны быть систематизированы, внесены в описи и оформлены в порядке, обеспечивающем учет, поиск и использование архивных документов [15, п. 2.11].

Схема классификации дел архивного фонда – это систематизированный список наименований структурных подразделений организации – фондообразователя, его функций и направлений деятельности. Классификационная схема является основанием для организации архивного фонда, для распределения документов и дел фонда по группам. Классификационная схема лежит в основе составления описи дел.

Дела внутри архивного фонда систематизируются в соответствии со следующими признаками [15, п. 2.11]:

– структурный (принадлежность единиц хранения к структурным подразделениям организации);

– хронологический (по периодам или датам, к которым относятся единицы хранения);

– функциональный, отраслевой, тематический, предметно-вопросный (с учетом функций организации, тем или вопросов, которых касается содержание единиц хранения);

– номинальный (по делопроизводственной форме – видам и разновидностям документов);

– корреспондентский (по организациям, в результате переписки с которыми образовались единицы хранения);

– географический (в соответствии с определенными территориями, населенными пунктами и другими географическими объектами, с которыми связано содержание документов, авторы, корреспонденты);

– авторский (по названиям организаций или фамилиям граждан, являющихся авторами документов).

Облегчить процесс составления классификационной схемы помогут четыре практических правила.

1) Для систематизации используйте только основные признаки – структурный, хронологический, функциональный.

2) Используйте только два систематизационных признака.

3) Одним из двух из признаков систематизации выбирайте хронологический;

4) Выбранные систематизационные признаки в схеме классификации могут меняться местами.

Таким образом, опираясь на приведенные правила, можно построить несколько типовых классификационных схем.

Для имеющих четкую структуру организаций сочетание таких двух признаков, как структурный и хронологический, образует два варианта схемы классификации: хронологически-структурный или структурно-хронологический [28, с. 97].

При хронологически-структурной схеме все дела первоначально группируются по годам, внутри хронологических групп – по структурным подразделениям.

Например:

«Опись дел объединенного фонда НИИ эпидемиологии и микробиологии Министерства здравоохранения СССР и Академии медицинских наук СССР».

1933 г.

Управление делами

Финансово-плановый отдел

1940 г.

Управление делами

Финансово-плановый отдел

Эпидемиологический отдел

Микробиологический отдел

…

В соответствии со структурно-хронологический схемой все дела сначала группируются по структурным подразделениям.

Дела внутри структурного подразделения можно расположить последовательно с учетом одного из признаков – номинального, хронологического, авторского, корреспондентского или предметно-вопросного.

В процессе распределения дел по схемам классификации необходимо соблюдать правила определения хронологических границ документов [28, с. 101]:

– дела относятся к тому году, в котором они начаты производством или в котором поступили в данную организацию (структурное подразделение) из другой организации (структурного подразделения) для продолжения делопроизводством;

– планы, отчеты, сметы и материалы к ним относятся к тому году, на который или за который они составлены, независимо от времени их составления;

– перспективные планы относятся к начальному году их действия, а отчеты за эти годы – к последнему году отчетного периода;

– дела, начатые производством в одном подразделении и переданные для продолжения в другое подразделение, относятся к тому подразделению, в котором они были закончены делопроизводством;

– в пределах года или хронологического периода дела располагаются по значимости структурных частей фонда.

При расположении единиц хранения по хронологии необходимо сначала помещать единицы хранения, датированные числом, месяцем и годом, затем – единицы хранения, датированные месяцем и годом, и, наконец – единицы хранения, датированные только годом.

Документы, вошедшие в объединенный архивный фонд, располагаются по значимости фондообразователей, по хронологии создания документов, по алфавиту названий и другим признакам. В пределах каждого фонда, вошедшего в объединенный архивный фонд, применяются принципы систематизации, выбор которых определяется характером деятельности конкретных организаций, составом и объемом документов [15, п. 2.12].

Как организуется хранение документов в архиве медицинской организации?

Все материалы, поступающие в архив медицинской организации, должны храниться в таком порядке, который обеспечивал бы возможность:

а) быстрого нахождения документов для наведения справок;

б) научной обработки архивных материалов;

в) полной сохранности всех архивных материалов.

Для хранения историй болезней применяется хронологически-структурная схема. Истории болезни располагаются на стеллажах по годам, внутри каждого года по номеру истории болезни (рис. 4).

Рисунок 4. Хронологически-структурная схема хранения истории болезней

Конец ознакомительного фрагмента.

Текст предоставлен ООО «ЛитРес».

Прочитайте эту книгу целиком, купив полную легальную версию на ЛитРес.

Безопасно оплатить книгу можно банковской картой Visa, MasterCard, Maestro, со счета мобильного телефона, с платежного терминала, в салоне МТС или Связной, через PayPal, WebMoney, Яндекс.Деньги, QIWI Кошелек, бонусными картами или другим удобным Вам способом.