Осторожно: Кадровик! Как выживают с таким диагнозом

Поскольку она как раз знакомилась с нашим Корпоративным кодексом, в котором и устанавливались требования к одежде, то я тактично обратила ее внимание на данный нюанс. Женщина прочитала, изумленно посмотрела на меня и спросила, неужели это реально соблюдается. Я предложила ей вместе пройтись по коридору. Встречающиеся нам работники не менее изумленно провожали женщину глазами. Поняв, что ее одеяние реально не подходит к нашей Компании, дама забрала трудовую книжку и отказалась устраиваться на работу.

Оказалось, что она работала в Доме моды, где такой стиль был абсолютно нормален. Прочитав про дресс-код, женщина для собеседования нашла у мамы самый старомодный и мрачный костюм, не подумав, что одним собеседованием дело не ограничится. Соответствовать нашим требованиям каждый день любительница прекрасного не была готова.

Мы долго еще вспоминали нашу залетную яркую птичку. Она стала для нас эталоном того, в чем у нас показываться ну никак нельзя.

И второй случай.

Раз в квартал директор нашего департамента устраивал нам собрания. При этом он требовал, чтобы приходили абсолютно все. Поэтому мы со спокойной совестью запирали свои кабинеты и шли в зал. Девочки мои на этих собраниях честно спали, а лично мне всегда было интересно послушать, чем занимаются смежные отделы (рекрутеры/ обучение/ мотивационщики/ HRпартнеры/ коммуникаторы), какие у них в работе программы. Плюс мне самой как начальнику отдела надо было рассказывать всем, чем занимается Отдел кадров. Естественно, я не впаривала о приемах и увольнениях. Практика показывает, что это никому не интересно. Поэтому я вела речь об автоматизации, оптимизации, судах и забавных/сложных случаях с работниками.

Так вот как-то раз возвращаемся дружно после такого совещания, а у нашего закрытого кабинета стоит незнакомый нам мужчина. Спрашиваем, по какому вопросу. Отвечает недовольно, что ждет уже почти час, пришел оформляться на работу. Ну мы-то точно знаем, что у нас на сегодня нет никаких приемов. Я уже писала, что все приемы нам заранее ставили в календарь рекрутеры. И они, зная о совещании, никак не могли воткнуть на это время прием.

Тем не менее, уточняем фамилию, смотрим в электронных согласованиях – такой нет. Объясняем товарищу, что не можем его принять. А у самих возникает вопрос, как посетитель смог пройти в здание? Обычно рекрутеры не просто заказывают пропуска, а встречают приглашенных на прием и приводят их в Отдел кадров. Пока мои девочки бодались с достаточно настырным мужчинкой, который непременно хотел устроиться на работу, а в противном случае собирался жаловаться Генеральному директору, я быстро позвонила в Службу безопасности и сообщила, что в Отдел кадров с улицы проник вражеский лазутчик. Естественно, я говорила с ними не так. Но когда была произнесена фамилию «лазутчика», коллеги бросили трубку и через несколько секунд были у нас.

Оказалось, что это новый заместитель начальника Службы безопасности. Будущий, разумеется. Чтобы был понятен его уровень – начальник СБ подчинялся непосредственно Генеральному директору. А этот товарищ после окончательного собеседования и подтверждения приема решил сразу, не теряя времени, оформиться. Позже, через несколько дней, когда он уже нормально пришел приниматься на работу, этот небольшой скандал мы обратили в свою пользу. На пальцах объяснили ответственному лицу, что к нам муха не просочится без ведома Службы безопасности.

Изменение условий. Борьба с тенями.

Изменение должности, зарплаты, графика работы, фамилии оформляется дополнительным соглашением к Трудовому договору и кадровым приказом. Я мечтала поставить оформление условий на те же рельсы, что и прием. То есть сначала Отдел кадров получает в одной программе электронное согласование, делает, а лучше перекидывает, в другую программу проект изменения и только, когда приходит работник, распечатывает текущей датой и дает работнику подписать. А дальше уже подписывает руководитель. Согласитесь, если бы работники знали, что пока они не подпишут доп.соглашение и приказ, зарплата им не прибавится, то они бы к нам еще накануне планируемого дня ломились бы.

На самом деле, к сожалению, все совсем не так. Электронные согласования по окладам и должностям нам присылали в специальной программе, заявления на изменение графиков и фамилий работники приносили сами или присылали по внутренней почте – у нас был не один офис. Дальше мы всё оформляли и в кадровой программе и на бумаге подчас «задним числом». А потом включали форсаж и писали/звонили людям и их руководителям, чтобы приходили подписывать документы.

Надо сказать, что если неподписанные работником документы попадут в личное дело, то кадровик уже никогда не сможет вспомнить, что там нет подписи. Поэтому неподписанные доки вешались в «ознакомительную» папку, ждали прихода работника, и только после получения его подписи документы отправлялись в личное дело.

Конечно, такая куцая процедура сильно раздражала. Некоторые работники, обитающие в дальних офисах, являлись для нас загадочными тенями, и годами их ноги не ступали на территорию Отдела кадров. Их документы скапливались в папке и подписывались только при увольнении и то, если кадровик не забывал заглянуть в «ознакомительную» папку.

Особенно тяжко было в период массового ежегодного повышения окладов. Количество доп.соглашений и приказов исчислялось сотнями, часто больше тысячи. Но я уже писала, что в таких экстренных случаях мы и сами ходили, и с руководителями договаривались, так как у них, разумеется, больше влияния на своих подчиненных, и им гораздо легче зазвать к себе ушедших в тень работников для подписания документов.

Пожалуй, эту часть я тоже разбавлю веселым случаем.

Бывает, человек меняет фамилию. Обычно это женщины, вышедшие замуж или разошедшиеся с мужем и страждущие вернуть себе свою родную фамилию. Отдел кадров в этом случае не только издает приказ и оформляет дополнение к Трудовому договору, но и делает запись в трудовую книжку на внутренней стороне обложки. При хорошем мелком почерке на обложке могут уместиться две такие записи. То есть теоретически на обложке в начале книжки и в конце книжки можно уместить не более четырех записей. А если любвеобильная дама выходит замуж три-четыре-пять раз? Да еще после каждого развода старается вернуть себе девичью фамилию! Как Вам такой вариант?

К нам как-то пришла одна милая и вполне молодая женщина, еще до сорока. Она в пятый раз вышла замуж, при этом записями об изменении фамилии уже были украшены внутренние поверхности обложек и основной трудовой книжки, и вкладыша. Самое смешное, что записи о работе были пока только в основной трудовой книжке, вкладыш был пуст. Поскольку законодательство ничего не говорит о таких брачноактивных дамах, то мы выдали ей еще один вкладыш и украсили его обложку записью об изменении фамилии.

Отпуска. Торжество цифровизации.

Поскольку техническое задание на автоматизацию оформления отпусков в нашей Компании разрабатывала я лично, то вполне естественно, что они (отпуска) относятся к одному из моих любимых направлений. Хотя в качестве некоторой похвальбы могу сказать, что тех.задания на электронное согласование приемов, переводов и многого другого также делала я.

Но вернемся к отпускам. Автоматизировано у нас было предоставление только части отпусков – оплачиваемых, за свой счет и учебных. В моем отделе один сотрудник обрабатывал не только отпуска на две тысячи человек, но еще все командировки и больничные (тогда их еще несли Кадровикам). Причем данный участок считался не слишком загруженным – при необходимости девочка брала на себя дополнительную работу по приему/переводу/увольнению/ознакомлению.

Часть отпусков («по беременности и родам» и «по уходу за ребенком») из-за обилия и разнообразия документов делалась по старинке – вручную. Чтобы получить пособия (разовое на рождение и ежемесячное до полутора лет) людям необходимо было предоставить справки от второй половины, что эта вторая половинка не получает их у себя на работе. Пестрота жизненных ситуаций не переставала удивлять все время работы: у кого-то муж в бегах, у кого-то муж иностранец, у кого-то муж россиянин, но работает за пределами России в нероссийской Компании, у кого-то муж ИП, у кого-то самозанятый… Вариаций куча, и что делать в каждом конкретном случае, откуда брать справку и надо ли ее брать, решалось кадровиками совместно с бухгалтерией, а иногда еще и с ФСС.

То ли дело автоматизированные отпуска. Выше я уже писала, что люди на внутреннем Портале в электронном виде заполняли заявки на внесение изменений в График отпусков. Заявки раз в час переливались в специальную программу и там согласовывались руководителями, а затем закачивались в кадровую программу в График отпусков. Все это делалось автоматически. Из Графика отпусков Отдел кадров делал опять-таки автоматическую рассылку приблизительно недели за три до начала отпуска. Работник, если ему нужен был отпуск, распечатывал проект приказа, подписывал и приносил в Отдел кадров. На всякий случай напоминаю, что рассказываю про доковидные времена. Сейчас кадровики в массе своей перешли на сканы.

В нашей Компании не было ограничений по количеству отпусков в год. Ограничения были по количеству дней. Все в точности по ТК РФ – двадцать восемь дней в год, обязательные непрерывные 14 календарных дней. Остальные 14 дней можно было разбивать теоретически только по 7 дней, но на практике как угодно. Такова была позиция руководства, и Отдел кадров вынужден был ее принять.

Что в этой схеме делалось вручную Отделом кадров? Когда работники приносили подписанные ими проекты приказов на отпуск, кадровик раз в неделю в программе собирал из них большой многочисленный приказ (точнее, выкидывал из приказа тех, кто не принес подписанные индивидуальные приказы), распечатывал, прикладывал подписанные работниками проектики (часто пачечка была более ста штук) и отдавал на подпись руководителю. Скан подписанного приказа надо было отправить в бухгалтерию, а оригинал повесить в папку.

В главе об отпусках не могу не написать о минах, подложенных законодательством на момент моей работы. В ТК РФ сказано, что отпуска предоставляются за все отработанное время по 28 дней в год. У каждого работника дата приема своя, соответственно, получается, что рабочий год у каждого свой. Один принялся 1 июня, значит, у него год с 1 июня по 31 мая следующего года, другой принялся 15 сентября – у него рабочий год с 15 сентября по 14 сентября. Вроде, все ясно. Но в ТК РФ написано, что отпуска должны предоставляться строго по Графику отпусков.

С какого числа делается годовой График отпусков в Компаниях? Правильно с 1 января по 31 декабря. И понеслась душа в рай! Впрочем, если человек берет отпуска во второй половине года, как правило, ничего страшного не происходит. А вот если работник внес в График отпусков полный отпуск в начале календарного года, а у него за ЕГО текущий год с июня по июнь все дни уже использованы, то что делать? Предоставлять отпуск за еще не начатый ЕГО год? Отказать, нарушив График отпусков? Это чревато последствиями в виде штрафов. Конечно, такие вещи надо смотреть при подготовке графика. Но! Автоматизировать такой анализ нам не смогли, а вручную проанализировать две тысячи человек параллельно текущей работе невозможно.

Подготовка Графика отпусков на следующий год – всегда запрограммированный аврал, т.к. сыпется много вопросов, приходится всем объяснять про обязательность графика, про обязательные 28 дней, про обязательные непрерывные 14 дней, про влияние праздников, про неиспользованные отпуска, про разбивку и прочее.

Отдельные особи (я все-таки не смогла обойти стороной это нехорошее слово), когда в конце ноября формируется График, настаивают внести в него все свои неиспользованные отпуска. Ну, например, скопилось у человечка четырнадцать лишних дней – ну не отгулял он их по какой-то причине. Так он требует помимо обязательных двадцати восьми дней отпуска внести в График на следующий год и эти четырнадцать. Вносим. Получается у него в Графике сорок два дня. Через месяц, в конце декабря, когда График на следующий год утвержден (по закону за две недели до начала года), и про него все благополучно забыли до начала следующего года, товарищ запрашивает пару-тройку дней/неделю перед Новым годом. Неиспользованные дни есть, имеет право, руководитель не против. Оформляем. Все замечательно, кроме одного – в Графике у работника появляются лишние дни. Т.е. кадровику в предновогодней суете необходимо не забыть убрать их из Графика.

Конец ознакомительного фрагмента.

Текст предоставлен ООО «Литрес».

Прочитайте эту книгу целиком, купив полную легальную версию на Литрес.

Безопасно оплатить книгу можно банковской картой Visa, MasterCard, Maestro, со счета мобильного телефона, с платежного терминала, в салоне МТС или Связной, через PayPal, WebMoney, Яндекс.Деньги, QIWI Кошелек, бонусными картами или другим удобным Вам способом.