Полная версия
101 способ сокращения расходов компании
101 способ сокращения расходов компании
Андрей Филиппов
© Андрей Филиппов, 2021
ISBN 978-5-0053-1702-5
Создано в интеллектуальной издательской системе Ridero
От автора
Дорогой читатель, эта книга была написана специально для вас. Не важно, собственник ли ты компании, руководитель отдела в какой-нибудь фирмы, рядовой служащий или только начинаешь свой путь в мире бизнеса. Тут собраны советы, которые понадобятся вам в любом случае.
Мы живём в стране, в которой очень часто возникают кризисы, и мы постоянно находимся в состоянии либо кризис наступил, либо вот-вот наступит. Поэтому мы всегда думаем над тем, как нам сократить расходы, особенно сейчас.
Мы народ, богатый творчеством. Вы, наверняка, слышали о поговорках: «Скупой платит дважды» и «Копейка рубль бережёт». На самом деле, это два правила, которые идут рука об руку в любом бизнесе. В нашей книге собрано большое количество действенных способов по сокращению расходов, которые были внедрены мной во множестве компаний.
Ты узнаешь, какие расходы вы можете легко сократить, а какие могут стать роковыми ошибками компаний. Но самое главное: вы поймете, как найти баланс между бережливостью и щедростью, бездумными тратами и разумными вложениями и правильной экономией.
Андрей Филиппов,Основатель консалтинговой компании FilippFinanceПроцесс сокращения расходов
Прежде чем переходить непосредственно к сокращению статей расходов, которые встречаются практически в каждой компании в любой сфере бизнеса, мы бы хотели рассказать о самом процессе сокращения издержек.
Итак, во-первых, хочется отметить, что любые изменения в компании – это всегда, в той или иной степени, радикальное вмешательство в статичную жизнь компании – всегда кто-то оказывается «в минусе». Например, увеличение заработной платы – очевидный плюс для сотрудников, но порой значительный удар по бюджету компании. А вот сокращение штата, безусловно, приведёт к стабилизации бюджета, но зато увеличит нагрузку для всей команды. Поэтому выход только один – принять за аксиому тот факт, что любые изменения будут болезненны для одной из сторон компании, но болезненно – не значит нет необходимости.
А, во-вторых, не прикрывайтесь этой аксиомой. Задача любого управленца, в первую очередь, состоит в том, чтобы максимально оптимизировать любые действия, особенно те, которые кажутся некритичными для компании в целом.
Ну что ж, приступим?
На первом этапе мы разрабатываем программу снижения затрат в компании.
Назначаем ответственных лиц и сроки, ставим промежуточные результаты.
Собираем информацию из управленческой или бухгалтерской отчетности о структуре затрат.
Анализируем, как они менялись каждый месяц, какое влияние оказывала выручка и сезонность.
Составляем план сокращения затрат, делим на три стадии сокращения издержек и распределяем по стоимости их реализации.
Назначаем ответственных лиц по каждой сокращаемой статье, прописываем цели.
Контролируем.
Процесс сокращения издержек.
Мы выделили три стадии снижения затрат в компании.
1. Стремительное сокращение (оперативное) – стадия сокращения издержек, которую должна пройти и принять компания в течение недели, максимум – 10 дней. Обычно процесс проходит довольно легко, но и эффект не столь значителен. Но опять «не значителен», не равно «не нужен».
2. Ускоренное сокращение (среднесрочное) – стадия сокращения издержек, которая длится от двух недель до пяти месяцев. Тут потребуется больше сил, чем на предыдущей стадии, но эффект вас приятно удивит.
3. Закономерное сокращение (долгосрочное) – стадия сокращения издержек, которая планово длится на протяжении пары лет, но на самом деле каждая компания должна пребывать в ней постоянно, независимо от прибыльности. Самая продолжительная стадия без точного срока истечения. Но действия, правильно выполненные согласно закономерному сокращению издержек, вытянут вашу компанию на новый уровень.
Стадия 1. Стремительное сокращение
Обычно эта стадия наступает тогда, когда компания как можно дальше, откладывает процесс сокращения издержек и, чтобы хоть как-то реабилитироваться, начинает искать статьи расходов, сокращаемые максимально быстро и безболезненно. Вам может показаться, что мы пренебрежительно относимся к сокращению статей расходов, допустимых для стадии стремительного сокращения, но это не так. Мы просто хотим сказать, что порой панические действия на данном этапе могут привести к плачевным результатам. Старайтесь быть максимально внимательными и осторожными, постарайтесь не включать режим «Скруджа Макдака».
Давайте определим последовательность действий, сопутствующих стадии «Стремительное сокращение»:
• Для начала проведите максимально детализированный анализ, который будет направлен на полную инвентаризацию расходов компании. Это поможет вам ответить на вопрос: «Куда мы сливаем бюджет?».
• После того, как будет проведет тщательный анализ, вы определите все статьи расходов, присущие вашей компании, будет необходимо определить каждую статью расходов под стадии сокращения издержек. Это нужно для того, чтобы ответить на вопрос: «Нам, правда, всё это так необходимо?».
• Далее вы должны разработать план, благодаря которому вы сможете максимально эффективно внедрить систему сокращения издержек. Это нужно для того, чтобы ответить на вопрос: «Как нам избавиться от того, что оказалось не таким уж необходимым?».
• А теперь самое важное – действия, которые приведут к внедрению системы сокращения издержек. Ниже (см. таблица 1) мы представили приблизительную схему статей расходов, которые есть у многих компаний, во всяком случае, были у всех компании, с которыми нам приходилось работать. Это нужно для того, чтобы ответить на вопрос: «Как быстро мы можем прекратить финансирование статей расходов, которые оказались невостребованной роскошью для нашей компании?».
Итак, совершенно очевидно, что стадии «Стремительное сокращение» соответствуют статьи расходов, относящиеся к «Бесполезным». По названию стадии «Стремительное сокращение» уже можно понять, что, как только вы определились со статьями расходов, характеризующимися как «бесполезные, стоит как можно скорее и эффективнее исключить данные издержки из списка трат вашей компании.
Как только вы избавились от бесполезных расходов или ограничите их, можно переходить ко второй стадии процесса «Сокращение издержек».
Таблица 1.
Классификация расходов по градации необходимости
компании
Стадия 2. Ускоренное сокращение
Для этой стадии характерно двигаться по пути организационно-технического сокращения издержек, который позволит в лучшем случае сократить, а в худшем – хотя бы снизить до наиболее приемлемого уровня постоянные и переменные издержки предприятия.
Схема ускоренного сокращения издержек компании:
• Brainstorm step. Так будут называться ваши совещания, на которых должны присутствовать все ответственные лица каждого отдела вашей компании. Вместе вы должны определить, какие статьи расходов относятся к стадии «Ускоренное сокращение», можно ли их сокращать, а самое главное, какими способами можно исключить или снизить данные статьи расходов.
Например, если говорить о производстве, то абсолютно очевидно для всех, что на стоимость продукции влияет не только процесс изготовления того или иного продукта, но также стоимость материалов, необходимых для производства вашего товара.
В данном случае выделяется четыре фактора, влияющих на стоимость сырья, над которыми вам всей командой необходимо будет поработать:
1) закупочная цена сырья. Здесь важно провести тщательный анализ рынка и понять, насколько цены вашего поставщика конкурентоспособны;
2) применяемые технологии на вашем производстве. Важно адаптироваться к изменяющимся условиям современных технологических новшеств, благодаря чему можно найти менее затратные технологии и значительно сократить издержки предприятия;
3) причины перерасхода сырья. Во-первых, техника изготовления того или иного продукта на вашем производстве, мягко говоря, устарела; во-вторых, неправильная эксплуатация этой самой «техники», которая как раз и приводит к тому, что материалов «уходит» гораздо больше, чем требуется;
4) Наиболее часто воровство встречается непосредственно на производстве. Тут вам поможет только одно – постоянно считать, вести учёт каждой детали, требовать продемонстрировать так называемую «бракованную продукцию», установить, в конце концов, видеокамеры. Понятное дело, что руководство компании не может круглосуточно сидеть и просматривать видеозаписи, но хотя бы раз в неделю, в ускоренном режиме уделите время этому рутинному занятию, причём выберите запись в случайном порядке. Закон Мёрфи, который гласит: «Если есть вероятность того, что какая-нибудь неприятность может случиться, то она обязательно произойдет». Данный закон работает, на удивление, безошибочно.
• Introduction step. Итак, после того, как вы определили, какие статьи расходов в вашей компании относятся к стадии «Ускоренное сокращение», необходимо выработать план внедрения мер, которые вы выработали. Они позволят значительно сократить относительно необходимые расходы вашей компании. Если после Brainstorm step вы определили, что техника и технология изготовления того или иного продукта безвозвратно устарели и именного из-за них предприятие несет ощутимый убыток, то вам необходимо купить новое оборудование. Это подразумевает значительный денежный вклад вашей компании, который окупится, главное – необходимо составить точный датированный план окупаемости предпринятых мер и четко следовать ему. Ну и, понятное дело, что каждая статья расходов должна сокращаться или исключаться тем отделом вашей компании, с которым она непосредственно связана. Если необходимо снизить закупочные цены сырья и материалов, необходимых для производства, то данным вопросом должен заниматься отдел закупок, а не главный бухгалтер или генеральный директор.
• Main-checking step. Ну что ж, вы вместе с командой обозначали способы сокращения издержек компании, наметили курс по сокращению этих издержек и предпринимаете меры, которые направлены на то, чтобы исключить или снизить менее эффективные статьи расходов. Время вступить в игру финансовому директору вашей компании, который должен каждый месяц (если есть возможность, то чаще) требовать от подчиненных отчётов являющимися фактическим подтверждением чёткого следования по заданному курсу сокращения издержек. Финансовое подразделение вашей компании должно регулярно проводить подробный анализ действий и результатов различных отделов компании. Такой анализ поможет объективно оценить экономический эффект предпринятых мер. И запомните, какими бы мы не были продуктивными действия ваших сотрудников (по их словам), главный положительный показатель их работы – это цифры, которые никогда не врут и не ошибаются. Мы хотим сказать, что финансовый отдел во главе с финансовым директором в заключение анализа должны предоставлять вам краткую сводку предпринятых действий и их влияние на бюджет вашей компании. Проанализировав полученные данные, вы уже можете понять, насколько эффективны предпринятые меры и насколько эффективны ваши работники.
Стадия 3. Закономерное сокращение
В первую очередь, данная стадия характеризуется тем, что ее выполнение будет довольно продолжительным, так как разработка плана необходимых мер по сокращению расходов, его выполнение и, самое важное, получение эффекта от предпринятых действий существенным образом коснутся организационной структуры вашего предприятия в целом.
Так как нам необходимо провести сокращение расходов определенных статей, а это, в свою очередь, представляет собой глобальную работу по всем имеющимся подразделениям, то следует распределить полномочия по группам и назначить ответственного менеджера за внедрение, применение и эффект от предпринятых действий.
Не стоит ограничивать их в свободе принятии решений, ведь от них зависит, насколько успешно пройдет сокращение расходов компании. Кроме того, менеджер не должен быть скован первоначальным планом, потому что просто невозможно просчитать досконально каждый шаг. Достаточно задать определенное направление, от которого можно отклоняться в ходе работы. Существует риск саботировать весь процесс по сокращению издержек, однако это же может увеличить в разы эффективность заданного курса.
Регламенты работы, организационные схемы, изменения технологий на производстве, даже способы оплаты должен контролировать менеджер, ответственный по каждому пункту. К тому же, решения, касающиеся вышеприведенных назначений, может принимать только он. Управляющее лицо налагается не только ответственностью, но еще и свободой принятия тех или иных решений. Если же вы катастрофически ограничиваете возможность выбора действий менеджера, то тогда и ответственность возлагайте, в первую очередь, на себя.
Закономерное сокращение издержек условно можно разделить на три вида:
• инвестиции;
• закупки;
• производственные процессы (улучшения за счет организационно-технологических изменений).
Как вы понимаете, закономерное сокращение издержек связано именно с главными статьями расходов компании, которые тяжелее всего преобразовать, реализовать и, тем более, сократить.
Следующим шагом распределите идеи экономии по стоимости их реализации:
• Беззатратные. Например, провести тендер, найти более дешевого и качественного поставщика материала;
• Малозатратные. Например, автоматизировать управленческий учет, чтобы оперативно получать финансовые данные с глубокой аналитикой;
• Высокозатратные. Например, построить новую котельную, чтобы экономить на газе и обслуживающем персонале.
Офисные расходы
1 способ «Аренда офиса»
Для любой фирмы могут наступить тяжелые времена. Но нельзя опускать руки. Увеличение прибыли – это не только увеличение количества клиентов, это еще и умение правильно сокращать издержки.
Но тут важно запомнить аксиому, которая должна стать вашим главным ориентиром в сокращении расходов: «Любой бизнес должен быть всегда в поиске сокращения издержек. Но, поверьте, бизнес не готов терпеть сокращение издержек, ценой понижения качества услуг».
Поэтому экономить, например, на классных специалистах нельзя, а на аренде ненужных метров в центре города можно.
Итак, вам нужно определиться, играет ли важную роль для имиджа вашей компании стильный офис в центре города, или же это скорее «барская прихоть», нежели реальная потребность? Если деятельность Вашей компании напрямую связана с многочисленными встречами с клиентами и партнёрами в офисе, то, конечно, тут без офиса в центре не обойтись. Хотя и тут можно правильно экономить, если большинство вопросов в вашей компании решается удаленно, нет постоянного личного контакта с клиентами и партнёрами, значит, и нужды в таком офисе нет.
Ну что ж, с тем что, если офис в центре города не острая необходимость и можно снять приличное помещение в местах, удаленных от центра – всё понятно, то, как быть арендаторам, для которых расположение офиса играет очень важную роль?
Проводим мониторинг офисов с похожей площадью и в том же районе, узнаем цену, условия.
Идем к арендодателю и торгуемся с ним по цене. Начинаем перечислять все выявленные заранее недочеты: не первой свежести ремонт, возможно плохо работающая вентиляция или кондиционер, неудобное расположение, отсутствие парковки и т. д. Имея мониторинг цен с похожими параметрами офиса, но по более низкой цене, приводим это в аргумент. Если арендодатель не снижает стоимость аренды и цена новой аренды намного ниже, то прощаемся с текущим арендодателем.
Переезд вовсе не хуже потопа и обычно осуществляется за одни выходные.
Затем определяемся, так ли нам нужно платить за офис класса «А», когда было бы намного дешевле взять офис «В» или «С» класса.
Если у вас большой штат сотрудников, то определитесь, нужно ли вам, чтобы в офисе находились все? Вероятно, есть возможность сокращения количества человек, чьё пребывание в офисе не является необходимостью, и тогда можно было бы предложить этим сотрудникам либо удалённую работу с редкими выездами в офис, либо снять еще один офис, удалённый от центра, для этих сотрудников. Вы скажите: «Что же мне делать с полупустым офисом в центре города?». Всё очень просто – найти соседей и договориться о субаренде. Если Вас не устраивает этот вариант, то всегда можно найти помещение с удобным расположением, но значительно меньше, ведь вы очень разумно разделили штат сотрудников.
Какие еще есть варианты?
Если офис в центральном районе все-таки необходим, но в большей степени для встреч, в таком случае, вы можете воспользоваться почасовой оплатой офиса. Единственное, что вам придется учесть – это строгое планирование встреч. В остальном, это очень удобный вариант для компании, чьи встречи с клиентом или партнером могут быть частыми, но не продолжительными.
Следующий вариант. Вы оставляете в центральном офисе только руководство компании и выделяете комнату переговоров. В ней как раз будут проходить встречи с ключевыми партнерами и потенциальными клиентами.
Наконец, вариант, при котором вы можете за одну и ту же стоимость аренды, получить больше площадей – это при условии, что в помещении высокие потолки, и вы можете с помощью перегородок построить себе второй этаж. Это возможно, если договор аренды у вас долгосрочный.
2 способ «Собственный кабинет»
Говорить о бессмысленных квадратных метрах офисов можно бесконечно. К сожалению, у очень многих людей – владельцев компаний и подчиненных – засел в голове образ руководителя (неважно чего), который сидит в собственном кабинете с дорогой мебелью и, грубо говоря, с персидскими коврами. Именно этот образ воспринимается многими, как образ «солидного начальника», но ради чего?
Объяснять, что удивлять клиента, партнера, будущего компаньона столом из красного дерева как минимум глупо и самонадеянно, мы не будем. Удивлять нужно высочайшими показателями, сильной надежной командой, лучшими специалистами.
Мы поговорим о другом моменте. В предыдущих главах о сокращении издержек и в будущем будет многое сказано из того, что коснется именно ваших сотрудников. Как вы думаете, все ли изменения ваши подчиненные воспримут радостно, аплодируя? Думаем, вы понимаете, что нет. Но ваши сотрудники смогут воспринять вынужденные меры, как необходимость, и отнесутся с пониманием, и даже поддержкой. «Как?», – спросите вы. Очень просто – начнете с себя.
Подумайте, вам действительно нужны эти метры кабинета? Вам действительно нужен шикарный рабочий стол, пока ваши подчиненные ютятся в опэн-офисе? Вы не можете объединить кабинет и зал для совещаний, конференций и встреч?
Отказавшись от этой ненужной роскоши, вы, во-первых, сможете арендовать меньший офис в лучшем месте, а значит сократите издержки, а, во-вторых, в очередной раз заслужите уважение и доверие ваших сотрудников. Ведь им приходится жертвовать многим ради вас, так почему бы вам не показать, что вы с ними «в одной лодке», что вы готовы разделить с ними трудности компании и, что трудности компании – это общая проблема, с которой вы вместе справитесь.
Офис у сотрудников из отдела продаж не должен быть рассчитан на всех. Ведь большую часть времени они проводят на встречах с клиентами.
И, напоследок, такая мелочь, как туалет внутри своего офиса – роскошь, за которую платите вы. Берите офис с туалетом на вашем этаже.
3 способ «Опенспейсы и эргономика»
В первую очередь, мы должны определиться с нормативом площади на одного сотрудника. В среднем по компаниям он составляет 4 кв. м. на человека. Если у вас получилось больше, то, следовательно, это первое над чем необходимо работать – занимаемся эффективным расставлением мебели. Не получается у самих – приглашаем специалиста по эргономичной расстановке мебели.
Рациональное использование офисного пространства, создающее максимально комфортные условия для работы сотрудников, способно повысить его эффективность и при этом сэкономить на площадях. Самый большой минус кабинетных планировок – это большое количество коридоров, не удобных для рассадки зон, например, у двери, на проходе и так далее. В каждую комнату необходимо вешать дополнительный кондиционер или выводить сплит-систему, устанавливать больше светильников, датчиков противопожарной сигнализации, больше требуется средств на ремонт, убирать такие помещения гораздо сложнее и дороже, и так далее.
Работайте в опенспейсах. В больших пространствах можно поставить большое количество столов, установив между ними перегородки. В офисах очень много пространства попросту скрадывается. При одной и той же площади офиса в одном большом опенспейси можно разместить в полтора раза больше сотрудников, нежели, если этот офис состоит из нескольких кабинетов.
Опенспейсы отлично подходят большим компаниям, у которых в штате есть участники групп, решающие одну общую задачу. Такие офисы позволяют регулировать количество рабочих мест, увеличивать или уменьшать. Отделение рабочих мест стеллажами или перегородками позволяет использовать площадь с максимальной эффективностью.
Сотрудников в опенспейсе видно и, следовательно, их легче контролировать начальнику. Сотрудники также видят друг друга и им проще взаимодействовать между собой.
Для бухгалтерии и управляющего аппарата рекомендуется выделять отдельные кабинеты.
4 способ «Кофе и печенье»
Популярный расход в офисе – это печенье и конфеты, а также кофе, чай, фрукты и тому подобное. Этот приятный бонус для работника – никто не останется голодным, если пропустил обед. А сытный работник – это довольный работник. Повышается лояльность сотрудников к компании.
Многие компании располагают достаточными финансовыми ресурсами для того, чтобы сделать «жизнь в офисе» как можно комфортнее, ведь, чем приятнее находиться на работе, тем больше и лучше сотрудники работают. Так что, это правильно – создавать атмосферу в офисе максимально располагающую, но всё же разумное расходование средств идёт в разрез с чрезмерными тратами на этот самый «офисный комфорт».
Итак, начнём с самой простой графы расходов «Еда и напитки». В большинстве случаев компании тратятся именно тогда, когда проводят корпоративные мероприятия. Зачастую всё закупается впопыхах, в ближайшем магазине и в излишке. Но ведь можно заключить с кафе или рестораном некое соглашение. Например, вы заказываете еду на все праздники, дни рождения и прочие мероприятия у данного заведения на постоянной основе, составляете календарь корпоративных мероприятий и праздничное меню. Поверьте, вам точно не составит труда договориться о разумной стоимости за сервированные блюда, вместо колбасных нарезок из ближайшего супермаркета.
Если корпоративные мероприятия проводят, пожалуй, все компании, то снэки, кофе-машины, фреш-бары могут себе позволить единицы. Казалось бы, если компания может себе позволить всю эту «офисную роскошь», то, о каком сокращении расходов может идти речь? К сожалению, многие компании сейчас переживают кризис и, в первую очередь, нужно сокращать издержки, связанные именно с комфортом, без которого можно обойтись. Но этот совсем не значит, что нужно просто взять и перестать покупать свежие фрукты и всевозможную пищу для перекусов. Но, можно обратить внимание на то, где всё это закупается, возможно, стоит найти более выгодных поставщиков. Или же стоит отказаться от дорогостоящей машины с дорогостоящими кофейными капсулами и перейти на бюджетный вариант. Если компания переживает очень сложный период, то, скорее всего, придется отказаться от данных излишеств. И, поверьте, сотрудникам в компании будет сложно привыкнуть к отсутствию всех этих благ, но по-настоящему преданных работников это не отпугнёт, а, скорее всего, приободрит. Ведь вы решили, в первую очередь, сокращать не количество сотрудников и не заработанные платы, а то, что было приятным бонусом, но никак не необходимостью.
Начинаем с того что капсульное кофе можно заменить молотым – себестоимость кружки кофе снижается в три раза. Большинство не разбирается в кофе и чае, поэтому не стоит тратиться на какие-либо экзотические сорта.
Чтобы каждый день не заполнять вазу с конфетами, поставьте вазу с узким горлышком и широким дном, таким образом, вы избежите того, что конфеты будут брать горстями.