Финансовый учет и планирование для магазина

*Маржа показывает какой процент валовой прибыли получился при заданной розничной и оптовой цене.

*Наценка может быть больше 100%

*Маржа не может быть больше 100%

100% маржа может получится, если товар вам достался бесплатно и вы при его продаже не понесли расходы и получили 100% прибыли. Доля прибыли в продаже стала 100% Вся сумма продажи стала прибылью.

Вы получили яблоко бесплатно и при любой цене его продажи вы получите 100% прибыли. Будь это хоть 100, хоть 200, хоть 1 миллион рублей или 30 копеек. Больше чем 100% прибыли получить нельзя.

Именно поэтому если кто-то говорит маржинальность 250% то перед вами финансово не грамотный человек.

Теперь на примере.

*Яблоко купили за 100 рублей

*Яблоко продали за 270 рублей

Наценка/маржа в рублях=270-100=170 рублей

*Наценка в рублях 170 рублей

*Маржинальность в рублях 170 рублей

*Наценка в процентах – 170%

*Маржинальность в процентах – 62%

Таким образом ваша прибыль составила 170% от денег потраченных на покупку яблока. Когда вы продали яблоко доля прибыли от его цены продажи составила 62%. В этом и есть основное отличие маржи от наценки в процентах.

1.4.1 Перевод наценки в маржу

Формула перевода наценки в маржу.

Маржа=Наценка/(100+Наценка)*100

Пример.

*Наценка 80%

*Маржа 44%

1.4.2 Перевод маржи в наценку

Формула перевода маржи в наценку.

Наценка=Маржа/(100-Маржа)*100

Пример.

*Маржа 44%

*Наценка – 78%

В данном случае данные не равны из-за округления до сотых. Если в расчетах вы будете брать больше цифр после запятой, то перевод по этим формулам будет точнее.

1.5 Валовая прибыль

В экономической теории

Валовая прибыль – это прибыль, получаемая после вычета себестоимости из выручки без учета налогов.

Есть классическая формула расчета валовой прибыли.

Валовая прибыль=выручка – себестоимость.

В себестоимость включают затраты на продажу товара: доставка, реклама, зп, аренда и прочее. Из-за этого считать валовую прибыль сложно. Та же надбавка в себестоимость от зарплаты будет разной в зависимости от проданного товара. Можно приложить много усилий и посчитать все это. Но совершенно не нужно. Чем больше всего учитывается, тем сложнее считать и тем меньше желания этим заниматься.

Для практической работы в магазине я использую такую формулу валовой прибыли.

Валовая прибыль=выручка – оптовая стоимость товара.

Этот показатель легко посчитать. После из него вычитаются расходы на доставку, оплату, аренду, зарплату, рекламу, налоги и прочее. По сути вы получаете сумму которая остается на все платежи и возможную прибыль. Именно из этой суммы можно планировать свои расходы. После того как вы вычли из продаж оптовую стоимость товара, вы получаете размер той суммы, которая доступна для всех других трат и извлечения прибыли. И это очень удобный подход. Он избавляет вас от массы ненужных вычислений, которые занимают много времени дают верный результат по экономической теории, но не дают никакой практической выгоды в вашей работе.

*Выручка 1 256 323 руб

*Оптовая стоимость проданного товара 894 864 руб

Валовая прибыль= 1256323- 894864=361459 руб

*Валовая прибыль 361 459 руб

Деньги для всех ваших платежей и возможной прибыли.

Валовая прибыль в процентах равна маржинальности. Показатель интересный, но не самый главный для анализа работы одного или нескольких магазинов.

1.6 Средний чек

Один из главных показателей для определения эффективности продаж и мотивации продавцов.

Средний чек – это средняя сумма чека в вашем магазине.

То есть та сумма, которую тратит обычный клиент в вашем магазине за раз. Кто-то тратит больше, кто-то меньше. Средний чек показывает усредненный показатель.

Средний чек=Сумма продаж/Количество чеков

Значения для показателя берутся за один период времени. Например, за день. Также используются показатели за месяц или за год.

Например:

*За месяц продано на 2378245 руб

*За месяц пробито 379 чеков

Средний чек=2378245/379=6275 руб

*Средний чек за месяц 6275 руб

Средний чек позволяет понять, больше или меньше стал покупать у вас один покупатель. Также средний чек часто используют для построения системы мотивации продавцов. Продавец, имеющий больший средний чек, получает бонусы или дополнительную премию. Средний чек всегда рассчитывается в рублях. Для расчета количества проданного товара используется другой показатель – количество позиций в чеке.

1.7 Количество позиций в чеке

В отличие от среднего чека, где указывается сумма в рублях, количество позиций в чеке считает сколько в среднем товаров покупает один покупатель.

Количество позиций в чеке=сколько товаров в среднем продается за одну продажу.

Для расчета берется количество проданных товаров за определенное время: день, неделю, месяц, год. Это число делится на количество пробитых чеков за это же время.

Количество позиций в чеке = Проданные товары/чеки

Например.

*За год магазин продал 5782 товара

*Количество чеков 2475

Количество позиций в чеке=5782/2475=2,3

*Количество позиций в чеке – 2,3

Количество позиций в чеке используется для мотивации продавцов. Тот, кто продает больше среднего значения, получает премии и бонусы. Кроме того, этот показатель позволяет понять эффективны ли меры по повышению продаж. Например, при изменении прикассовой зоны или добавлении в ассортимент нового товара. Чаще всего анализ производится совместно с показателем среднего чека.

1.8 Конверсия

Расчет конверсии клиентов показывает сколько посетителей магазина стали покупателями.

Конверсия -показывает процент перехода одной группы данных в другую.

Если в магазине при продажах велика роль продавца, то по конверсии можно судить о качестве работы продавцов. Если это магазин самообслуживания по конверсии можно судить о эффективности текущей выкладки. Так же конверсия может дать представление о таких факторах как востребованность ассортимента, ценовой политики, места расположения магазина, целевом воздействии рекламы.

Конверсия = (чеки/посетители)*100

Пример.

*За день в магазин зашло 125 человек

*За день пробито чеков – 37

*Конверсия – 29%

Пример отслеживания конверсии в рекламе.

Предположим вы 2 дня раздавали листовки в разных местах.

1 день

*За день в магазин зашло 730 человек

*За день пробито чеков 58

*Конверсия – 7,9%

2 день

*За день в магазин зашло 427 человек

*За день пробито чеков 55

*Конверсия – 12%

Из показателей конверсии становится ясно, что раздача листовок во второй день была более эффективна. Листовки привели больше целевых клиентов и дальнейшую работу по увеличению продаж выгоднее сконцентрировать с учетом места раздачи и аудитории 2 места.

Также конверсию считают чтобы определить сколько человек проходящих мимо магазина заходит в магазин или о том сколько человек посмотревших вашу рекламу обращаются в магазин или сколько посетителей вашего сайта что-то покупают – в общем для любых данных при которых происходит переход одной категории учета в другую.

1.9 Оптовая цена

Случаев когда требуется подсчитать оптовую цену бывает не так много, но все же они встречаются. В первую очередь для быстрых прикидок по своей торговле и для оценки конкурентов и новых направлений бизнеса.

1.9.1 Оптовая цена за один товар

У предпринимателя иногда возникает необходимость узнать оптовую цену товара. Эти цифры могут быть необходимы, например, для быстрого расчета возможной скидки клиенту.

1.9.1.1 Оптовая цена по цене и наценке

Наценка может быть выражена в деньгах и процентах. Иногда наценку считают путем умножения.

Расчет оптовой цены по цене продажи и наценке в рублях

Самый простой вариант. Из цены продажи вычитаем наценку.

Оптовая цена=Цена продажи – Наценка

Пример.

*Цена продажи – 127 руб

*Наценка – 50 руб

Оптовая цена=127-50=77 руб

*Оптовая цена – 77 руб

Посчитать оптовую по наценке в рублях обычно не представляет труда. Также легко посчитать оптовую цену, когда розничная цена выставляется методом умножения.

Оптовая цена по цене продажи и наценке в разах

Такой способ наценки часто используют предприниматели, потому-что он интуитивно понятен и удобен. Предприниматель умножает оптовую цену на необходимый коэффициент. Оптовая цена вычисляется обратным способом.

Оптовая цена = Цена продажи/Коэффициент наценки

*Цена продажи – 273 руб

*Наценка – 1,5

Оптовая цена=273/1,5=182 руб

*Оптовая цена – 182 руб

Оптовая цена по цене продажи и наценке в процентах

Вариант который вызывает больше всего сложностей и обычно ставит в тупик предпринимателей. И он не представляет труда, если вы знаете формулу.

Оптовая цена = (Цена продажи*100)/(наценка% + 100)

Пример.

*Цена продажи – 5273 руб

*Наценка – 23%

*Оптовая цена – 4286 руб

Формула сложна и не удивительно что самостоятельные попытки расчета без знания формулы почти всегда заканчиваются неудачей..

1.9.1.2 Оптовая цена по цене и марже

Способы расчета оптовой цены по марже в рублях и процентах.

Оптовая цена по цене продажи и марже в рублях

Здесь все просто. От цены продажи отнимает маржу и получаем оптовую цену.

Оптовая цена=Цена продажи – Маржа

Пример.

*Цена продажи – 527 руб

*Маржа – 300 рублей

Оптовая цена=527-300=227 руб

*Оптовая цена – 227 руб

Сложности обычно возникают когда требуется вычислить оптовую цену по цене продажи и марже в процентах.

Оптовая цена по цене продажи и марже в процентах

Еще одна не простая формула.

Оптовая цена =Цена-( (маржа%*цена)/ 100)

Пример.

*Цена продажи – 17284 руб

*Маржа – 32%

*Оптовая цена – 11754 руб

Легкий вариант расчета при наличии калькулятора.

Оптовая цена товара=Розничная цена – маржинальность%

Оптовая цена товара=17284-32%=11753 руб

1.9.2 Оптовая стоимость

Для определения оптовой стоимости используются те же формулы, только вместо цены одного товара применяется сумма розничной стоимости группы товаров.

1.9.2.1 Оптовая стоимость проданного товара по продажам и наценке

Оптовая стоимость проданного товара чаще всего требуется для расчета размера закупки. Если на все товары наценка одинаковая, то вы берете это значение. Если наценка разная, то вы берете среднее значение наценки.

1.9.2.1.1 Оптовая стоимость по сумме продаж и наценке в рублях

Случай скорее из экономической теории. Если у вас есть данные о суммарной наценке для товара в рублях, то скорее всего есть и данные о оптовой стоимости товара.

Оптовая стоимость товара = Сумма продаж – сумма всех наценок

Пример.

*Сумма продаж – 57243 руб

*Общая наценка на все проданные товары – 12000 руб

Оптовая стоимость товара=57243-12000=45243

*Оптовая стоимость товара – 45423 руб

1.9.2.1.2 Расчет оптовой стоимости товара по продажам и наценке в разах

Cлучай, когда используются коэффициенты. Оптовая стоимость товара умножается на определенную цифру. При наценка в 50% на 1,5, в 100% в 2 раза и так далее. В обычной работе я сам использую этот способ за его простоту. По нему интуитивно понятно как увеличилась розничная цена по сравнению с оптовой, понятна валовая прибыль и легко считать и розничную цену и по розничной цене посчитать оптовую.

Оптовая стоимость = Сумма продаж/Коэффициент наценки

Пример.

*Сумма продаж – 2573025 руб

*Наценка – 2,5

Оптовая стоимость=2573025/2,5=1029210

*Оптовая стоимость товара – 1029210 руб

1.9.2.1.3 Оптовая стоимость по продажам и наценке в процентах

Вариант со сложными формулами. На моей практике мало кто из предпринимателей малого бизнеса используется наценку в процентах. Обычно это или данные из автоматизации или расчеты размера закупки, когда известен объем по розничной цене, процент наценки и предпринимателю необходимо посчитать сколько это будет стоить в опте.

Оптовая стоимость товара = (Сумма продаж*100)/(наценка% + 100)

Пример.

*Сумма продаж – 12574365 руб

*Наценка – 175%

*Оптовая стоимость товара – 4572496 руб

1.9.2.2 Оптовая стоимость проданного товара по продажам и марже

Расчет оптовой стоимости по марже сложен по формуле и элементарен при наличии обычного калькулятора с функцией работы с процентами.

1.9.2.2.1 Оптовой стоимость по сумме продаж и марже в рублях

Сделать так можно, если вам известна суммарная маржа всех проданных товаров. Например вы знаете, что с этой партии товара вы заработали 100000 рублей и знаете цену продажи всей партии.

Оптовая стоимость товара = Сумма продаж – суммарная маржа

Пример.

*Сумма продаж – 300000 руб

*Общая маржа – 100000 руб

Оптовая стоимость товара=300000-100000

*Оптовая стоимость товара – 200000 руб

Но так бывает достаточно редко. Обычно маржа известна только в процентах.

1.9.2.2.2 Оптовая стоимости по продажам и наценке в маржинальности

Если маржинальность одинаковая для всех товаров, то она просто подставляется в формулу. Если товары имеют разную маржинальность, то единственный выход вычисление по средней маржинальности.

Оптовая стоимость товара =Сумма продаж – ( (маржинальность%*сумма продаж)/ 100)

Пример.

*Сумма продаж – 724536 руб

*Средняя маржинальность – 38%

*Оптовая стоимость товара – 449213 руб

Легкий вариант расчета при наличии калькулятора.

Оптовая стоимость товара=Сумма продаж – маржинальность%

Оптовая стоимость товара=724536-38%=449212 руб

Как видите в расчете оптовой стоимости нескольких товаров нет ничего сложного, все что требуется это знать формулу, размер продаж и среднюю маржинальность.

1.10 Розничная цена

Эта глава добавлена по просьбам читателей. Оказалось что в некоторых случаях посчитать розничную цену бывает не просто.

1.10.1 Розничная цена по наценке в рублях

Самый простой случай вы знаете какая наценка на товар нужна в рублях. Эта же сумма равна марже в рублях. И она же равна валовой прибыли в этой системе учета.

Розничная цена= Оптовая цена + Наценка (Маржа, Валовая прибыль)

Пример.

*Оптовая цена – 3200 руб

*Наценка, маржа, валовая прибыль – 1200 руб

Розничная цена=3200+1200=4400 руб

*Розничная цена – 4400 руб

1.10.2 Розничная цена по оптовой цене и наценке

Для того чтобы установить цену по наценке вы будете или умножать или прибавлять. Умножать коэффициент, прибавлять процент. В таблице показано соответствие способов.

Таблица это упрощенный способ для быстрой ориентировки. Формула расчета по наценке чуть сложнее.

Способы расчета:

По формуле.

Розничная цена = Оптовая цена * (1+Наценка/100)

Умножением на коэффициент

Розничная цена=Оптовая цена * Коэффициент наценки

С помощью калькулятора

Розничная цена=Оптовая цена + Наценка в %

Пример.

*Оптовая цена – 1000 руб

*Наценка – 235%

Три способа расчета розничной цены по наценке в процентах.

1.

2. Розничная цена=1000*3,35=3350 коэффициент умножения берется при помощи таблицы наценки

3. Розничная цена = 1000 + 235% = 3350 рассчитывается на калькуляторе

*Розничная цена – 3350 руб

1.10.3 Розничная цена по оптовой цене и марже

Посчитать розничную цену по оптовой цене и марже можно только с помощью формулы.

Розничная цена=Оптовая цена/(1-Маржа/100)

Пример.

*Оптовая цена – 500 руб

*Маржа – 78%

*Розничная цена – 2272 руб

Теперь должно быть понятно, почему для установки розничной цены чаще используют наценку. По марже нельзя установить розничную цену с помощью калькулятора или интуитивным методом. Устанавливать розничную цену по марже с помощью формулы занимает много времени. Самый удобный способ устанавливать розничную цену по марже – с помощью автоматической установки цен.

Раздел 2. Финансовый план

В этом разделе я расскажу о том финансовом планировании и учете, что я сам применяю на практике. Оно не идеально имеет некоторые допущения и упрощения, но в то же время максимально просто и удобно в использовании. Работа с ним не отнимает много времени. Из недостатков могу отметить то что так как изначально эта система использовалась только для своих нужд и по ней планировался лишь небольшой экскурс, который в процессе превратился в объемную работу. Из-за этого некоторые термины на фото могут быть не точны в их настоящем значении, некоторые могут показаться не логичными, некоторые будут не соответствовать конечному виду таблицы. Работа над этой книгой велась пол-года и за это время в таблицу вносились дополнения и изменения с учетом обратной связи от читателей черновика. Но даже с учетом всех этих особенностей в итоге вы получите удобную и простую систему планирования и учета.

2.1 Почему необходимо иметь финансовый план работы магазина?

Данные рассмотренные в первом разделе несомненно важны и очень полезны в отслеживании эффективности работы магазина. Но та же точка безубыточности дает только общее представление о положении дел и не гарантирует банкротства. И она совершенно точно не может показать самую выгодную систему налогообложения или возможные пути повышения прибыльности магазина. В отличие от нее финансовый план заранее укажет на возможные проблемы и позволит планировать различные мероприятия по повышению доходности бизнеса.

Что дает финансовый план:

*Вы можете планировать деятельность магазина на год вперед и дольше;

*Вы знаете, сколько можете забрать денег из кассы без вреда для бизнеса;

*Вы заранее видите моменты, когда не хватит оборотных средств и вам потребуются дополнительные вложения в бизнес;

*Вы сможете контролировать складские остатки и не окажетесь в ситуации, когда товар закончился, а денег на покупку нового нет;

*Сможете посчитать, какая из систем налогообложения более выгодна для вас;

*Всегда будете знать на что и в каком размере вы тратите свои деньги;

*Сможете рассчитывать оптимальный объем премии сотрудникам и необходимые показателей для ее получения;

*При любых изменениях в работе вы всегда сможете заранее спрогнозировать, как это скажется на финансовой устойчивости бизнеса и какие корректировки работы могут потребоваться.

Вся работа с финансовым планом показана на реальном плане одного магазина и содержит реальные показатели работы.

2.2 Рекомендации к оформлению таблицы

Общая рекомендация к этой таблице – все данные планирования вносить курсивом, реальные данные обычным шрифтом. В примерах на картинках это правило не соблюдается. В моей работе не было сложностей в распознавании запланированных и реальных платежей. На момент написания это правило не применялось. Но при работе с таблицей у клиентов были частые случаи когда они путались в запланированных и реальных данных. Поэтому возникла эта рекомендация. Выделять жирным шрифтом запланированные данные в этой таблице также как это делается в таблице движения денег не считаю целесообразным. Таблица движения денег меньше и в ней проще ориентироваться. Таблица финансового плана больше и жирный шрифт позволяет визуально выделить важные поля и легче ориентироваться в таблице.

2.3 Планирование

Первый этап работы с планом – планирование. В нем вы планируете свою деятельность, предполагаете свои расходы и доходы, просчитываете различные варианты работы, обнаруживаете слабые места своего плана и выбираете пути повышения прибыльности.

2.3.1 Доходы и валовая прибыль

Сначала рассмотрим назначение полей, а после этого перейдем к заполнению таблицы. Как вы узнали из первого раздела – валовая прибыль это та величина из которой можно планировать расходы и прибыль. Рассчитывается она из выручки, оптовой стоимости товара и маржинальности/наценки.

2.3.1.1 Значения полей

Самых важных полей в этой части таблицы пять.Они указывают на эффективность вашей работы и на них обращайте самое пристальное внимание. От них во многом зависит будет работа прибыльной или убыточной.

Продажи план – план продаж на месяц. Нужен как наглядное отображение вашей цели на месяц.

Продажи факт – фактические продажи.

Наценка раз – во сколько раз розничная цена больше оптовой. Мне удобнее использовать этот формат наценки. В нем указывается насколько в среднем умножается оптовая цена для установки розничной. Вместо этого значения можно также использовать значения маржи или наценки в процентах. Используются средние значения. Если вы давно ведете бизнес вы без труда сможете определить свою среднюю наценку. Она может быть как постоянной, так и меняться в зависимости от сезона. Если пока не знаете среднюю наценку, поставьте предполагаемую. Расчет по предполагаемым показателям, отслеживание реальных и корректировка плана по ним – стандартный путь в планировании.

Себестоимость продаж – здесь указывается оптовая стоимость товара проданного в этом месяце. Рассчитывается по одной из формул на основе розничных продаж и способа расчета наценки.