Строим предприятие как развивающуюся систему

Подглава 2.К вопросу о «древе» целей предприятия

Цели деятельности предприятия:

1.Изучать и наилучшим образом реализовать цели покупателей.

2.Формировать вкусы и потребности покупателей.

3.Создавать условия для наилучшего удовлетворения потребностей сотрудников.

Какова должна быть структура предприятия, чтобы наилучшим образом реализовались цели предприятия?

Должен быть:

1. Отдел (или сотрудники) по изучению потребностей покупателей.

2.Сотрудники, которые разрабатывают модели, адекватные целям, возможностям, спросу, потребностям покупателей.

3.Высоко развитые, творческие сотрудники, которые ставят цель формировать тенденции, моду, вкусы, потребности покупателей. Они берутся за создание таких моделей, которые вывели бы предприятие, из числа других предприятий, на особое положение, сформировали бы у покупателей положительное отношение к предприятию.

4.Отдел, который экспериментально проверяет разработанные модели.

5.Подразделение по изготовлению мебели.

6.Отдел, который складирует, хранит мебель.

7.Отдел, который отыскивает реальных покупателей.

8.Сотрудники, которые заключают договора с покупателями.

9.Отдел, который доставляет мебель покупателям.

10.Отдел, который разрешает споры с покупателями.

11.Сотрудник, который получает плату за мебель с покупателей.

На реализацию целей покупателей работает всё предприятие. Такое представление о целях предприятия, как о своих личных целях, необходимо формировать у всех сотрудников.

Какие методы (средства) работы применяют различные отделы и сотрудники? Надо изучить, какие методы работы реально применяются на предприятии, и продумать, что и как надо делать, чтобы реализовались наилучшим образом цели предприятия.

Цели каждого отдела – специфичные. Они связаны с реализацией потребностей покупателей. У каждого сотрудника должны быть цели, исходящие из общих целей отдела (подразделения). Необходимо создать «древо» целей предприятия, познакомить с ним всех сотрудников. Все должны понимать, для чего они на предприятии, видеть своё место в процессе наилучшего удовлетворения потребностей покупателей.

Надо расписать всю работу предприятия, направленную на реализацию целей покупателей, по этапам: у истоков этого процесса – покупатель, завершается этот процесс новым покупателем. Первый этап – Хаос, второй этап – этап сбора информации о потребностях потенциальных покупателей. Надо расписать цели этого этапа, цели под – этапов, цели сотрудников на разных этапах развития, как личности. Как цели реализуются на каждом этапе, под – этапе, каждым сотрудником – всё это надо расписать (средства реализации целей). Третий этап – этап самостоятельного создания новых, специфичных моделей. Цель какая – общая, цели каждого сотрудника, средства их реализации (как планируют создание новых моделей, исходя из чего?). Четвёртый этап – экспериментальный цех. Есть ли Положение об этом цехе? Какие у них цели? Как они их реализуют? С кем связаны? Какие есть проблемы? Пятый этап – производство. Какая у них цель? Само производство имеет достаточно сложную структуру. Какие цеха? Какие цели у каждого цеха? Как цеха связаны друг с другом? Средства реализации целей? Какие возникают проблемы? Как связаны с другими подразделениями? Шестой этап – реализация продукции. Какие отделы? Какие имеют цели? Как связаны друг с другом? Как реализуют свои (и общие) цели?

Надо подготовить документ, в котором описать связь всех отделов. Каждый предыдущий отдел выступает средством реализации целей отдела последующего. Надо просмотреть все подразделения по под – этапам, по целям, по средствам их реализации. Выявить проблемы, которые возникают на пути следования мебели к покупателю. Разработать рекомендации – как можно устранить возникающие проблемы.

Подготовить документ – требования к каждому сотруднику. Это и будет критерием отбора на ту или иную должность. Цели у каждого отдела – свои, поэтому, цели у каждого сотрудника каждого отдела – свои, специфичные, и, чтобы их реализовать, каждый сотрудник должен быть средством их реализации, то есть, иметь знания, уметь их применять для реализации целей, должен быть ответственным, трудолюбивым, самостоятельным, творческим, развитым до пятого этапа, как личность.

У предприятия есть цель: создавать условия для наилучшего удовлетворения потребностей сотрудников. Какие средства (и какие отделы, сотрудники) применяются и должны применяться для реализации этой цели? Чтобы это понять и составить соответствующий документ, необходимо рассмотреть эту ЗАБОТУ (создание условий для наилучшего удовлетворения потребностей сотрудников), как ПРОЦЕСС.

Сотрудник получает готовые знания о целях предприятия, самостоятельно их осмысливает, ищет средства реализации целей, проявляет творчество в реализации целей, отдаёт другим (в том числе и покупателям) результаты своего труда.

Как правило, новые сотрудники приходят на предприятие за зарплатой. Необходимо объяснить им, что на предприятии деньги надо зарабатывать. Поэтому, знакомить их надо с Положением о зарплате. Надо дать им информацию, что все сотрудники должны быть ориентированы на реализацию целей предприятия.

Прежде, чем принять человека на работу, надо составить на него психологическую характеристику, определить качества личности, которыми он обладает, определить его отношение к труду, к себе, к другим. Если он адекватен требованиям, предъявляемым к претенденту и его принимают на работу, он подписывает контракт, в котором должны быть прописаны требования к его дальнейшему пребыванию на работе (в том числе, и контроль за результатами его деятельности). Это будут разные требования для офисных работников и рабочих. А, дальше, его жизнь на предприятии организует руководитель (см. требования и цели руководителя). На обслуживание различных потребностей сотрудников направлена работа социального сотрудника (профсоюза). Каждый сотрудник должен развиваться, приобретать новые, в том числе и профессиональные, знания. Поэтому, нужен отдел или сотрудник, который будет заниматься обучением (развитием сотрудников).

Какие отделы работают на создание условий для жизни, развития сотрудников? Служба безопасности, кафе, отдел кадров, бухгалтерия, юристы, руководители подразделений, нормировщики, отдел технического контроля, ревизионная группа, участок выполнения рекламаций, социальный работник, сотрудник отдела развития.

Подглава 3.Предприятие, как процесс развития

Если понять любое предприятие, как форму Жизни, как систему, как потребность быть, как процесс развития, то, необходимо будет описать, что из себя должна представлять система на каждом этапе жизни, как процесса.

Любая форма Жизни, в том числе и фирма, которую предполагали перестроить, как развивающуюся систему, представляет из себя материально-энергетически-информационное единство («Я») и «других». При этом, в качестве материального будут выступать станки, оборудование, мебель и др. материальные ценности, принадлежащие предприятию, в качестве энергетически-информационного элемента – сотрудники предприятия, в качестве «других» – покупатели мебели, как продукта, изготавливаемого этой фирмой.

Предприятие, как процесс развития потребности, будет представлять из себя этапы: от Хаоса – до осознания, постановки целей, подбора средств, овладения средствами, после чего начнётся сам процесс жизни предприятия.

На этапе «осознание – постановка целей» система получает от «других» готовую информацию, на следующем этапе процесса своего развития, предприятие должно начать самостоятельный поиск новой информации, затем – применить всю накопленную информацию, чтобы окончательно отобрать то, что необходимо системе для жизни, на следующем этапе предприятие должно создать новую информацию (и предмет своей деятельности), чтобы отдать её «другим».

Структурными компонентами предприятия являются материальные ценности, сотрудники, покупатели. Взаимодействие между ними и есть механизм развития предприятия (при этом, развиваются все структурные компоненты). Смыслом жизни предприятия (Миссией) является развитие (удовлетворение потребностей «других», формирование у них новых потребностей). Таким образом, главное – понять, как должно строиться взаимодействие материального, сотрудников и покупателей, чтобы мог осуществляться процесс развития.

Взаимодействие будет иметь место между компонентами только при условии, если каждая из сторон (компонентов) будет воспринимать себя, как неделимое единство с «другими», будет ставить цель выступать средством для реализации целей «других». То есть, будет соотносить все свои действия с целями «других», будет направлять свою деятельность на удовлетворение потребностей «других». Если говорить о предприятии, на котором мы стали работать, то, это предприятие должно ставить цель проявлять заботу о «других», то есть, покупателях. Но, если понимать, что сотрудники предприятия связаны друг с другом взаимодействием, и каждая из категорий сотрудников представляет из себя живую систему, то есть, имеет цели и должна выступать средством реализации целей другой категории сотрудников, чтобы получить в замен удовлетворённость своих целей, то, необходимо чётко определить специфику взаимодействия сотрудников предприятия между собой, которая выступает, как условие развития всех категорий сотрудников и предприятия, в целом.

В категории «людей», находящихся на предприятии, необходимо выделить собственника предприятия, директорат (руководящий состав предприятия), руководителей разных подразделений, руководителей в структуре самих подразделений, исполнителей – инженеров и рабочих. Необходимо разработать документы, регламентирующие специфику взаимодействия каждой категории «людей» предприятия с «другими», если мы хотим получить эффект развития предприятия (её материально – энергетически – информационной сущности и проявления заботы о «других»). Все «люди» на предприятии должны заботиться друг о друге, то есть, направлять свою деятельность на удовлетворение потребностей «других». Только при условии, что все на предприятии будут заботиться друг о друге, возможен эффект развития предприятия. Поэтому, не может быть унижений, оскорблений, низкого уровня развития, попытки взять у «других» то, что не заслужил, не заработал. При таком подходе на предприятии должны остаться работать только культурные, образованные, духовно богатые люди. Чтобы выявить и отобрать таких людей, необходимо провести диагностику среди всех сотрудников предприятия. Так как, каждая должность предполагает определённую профессиональную специфику и определённый уровень развития сотрудника, то, необходимо брать на работу профессионалов (людей, имеющих специальные знания), и людей, развитых, как личность, до уровня, когда они могут применять средства, позволяющие им достигать успеха в реализации целей предприятия.

Для каждой категории сотрудников предприятия должны быть определены цели, связанные с «другими», на реализацию которых они должны направлять свою деятельность. Систему целей необходимо выстроить на предприятии (для этого разработанные материалы были розданы отдельным структурным подразделениям, получены результаты, анализ которых позволит подготовить документ, регулирующий отношения между отдельными структурными подразделениями). Что касается целей каждого подразделения и их распределения между отдельными сотрудниками, то, этот вопрос должен решить руководитель подразделения (привлекая, по необходимости, для обсуждения этого вопроса, своих сотрудников). Это – очень важный вопрос, поскольку, именно дела (как средства тех или иных целей) выступают показателем реализованных целей, и позволяют определить пользу, которую подразделение или отдельный человек принёс предприятию. Необходимо ввести в практику жизни предприятия отчёты о выполненной работе (делах, связанных с реализацией целей), которые должны составлять – как отдельные подразделения, так и отдельные сотрудники. Количество изготовленных деталей, как показатель реализации плана, в среде рабочих фиксируют (и даже есть специальные люди, которые, не доверяя рабочим, которые могут в конце смены подать самостоятельно информацию о выполненной работе, записывают на отдельных бланках выполненную работу), а в среде офисных работников это не практикуется. О том, как надо строить взаимодействие отдельных сотрудников подразделения и руководителя со своими сотрудниками – мы опишем в другом документе. Есть документ, где предлагаются способы взаимодействия директора с подчинёнными ему руководителями и сотрудниками. Этот документ необходимо доработать, прописать все цели, которые должен ставить перед собой директор. Директор должен ставить цель получать информацию из разных источников о том, как осуществляется процесс жизни предприятия, отдельных структурных подразделений, отдельных сотрудников. Он должен ставить цель не только регулировать, контролировать, организовывать жизнь предприятия, но, и взаимодействовать с «внешними» факторами (налоговая инспекция, санстанция, конкуренты, покупатели и др.). Необходимо подготовить документы о специфике взаимодействия собственника предприятия с сотрудниками, руководителями структурных подразделений, исходя из целей, которые мы предложили выше.

Безусловно, необходимо разработать нормативные документы, регламентирующие отношения между отдельными структурными подразделениями: каждое структурное подразделение должно рассматривать себя, как средство реализации целей «других» (тех или иных) структурных подразделений. Каждое подразделение должно создавать условия для достижения успеха (то есть, реализации целей) другими структурными подразделениями. Именно, обеспечение успеха другим подразделениям, и должно выступать целями каждого конкретного подразделения. Каждое структурное подразделение должно работать не на себя, «любимого», а на «других» – другие подразделения, покупателей, престиж предприятия, в целом. Все сотрудники каждого подразделения должны себя рассматривать, как условия достижения успеха предприятия, в целом. Такое сознание необходимо у сотрудников формировать, и, первым долгом, оно должно быть сформировано у руководителей всех рангов.

Немаловажный вопрос – о взаимодействии с покупателями. Чтобы знать, что надо изготавливать, для какой категории покупателей, сколько, чего, по какой цене надо изготовить (то есть, по сути дела, составить план работы предприятия), необходимо проводить социологические исследования, опросы, осуществлять анализ рынков сбыта, изучать продукцию и состояние дел у конкурентов. Для получения информации по этой проблеме необходимо иметь сотрудников. Сколько, каких сотрудников, что они должны уметь делать, что они должны знать, какого уровня развития они должны быть – ответы на эти вопросы тесно связаны с вопросами о том, что и кому будем продавать, то есть, с самими покупателями. Поэтому, для начала работы в этом направлении необходимо разработать методику проведения социологического исследования (такой документ нами уже разработан), определить группу сотрудников, которые начнут реализовать эту цель. Полученную информацию необходимо будет проанализировать, разработать рекомендации для начала работы сотрудникам, которые будут изготавливать самостоятельные модели (новые на рынке) – для формирования «нового» покупателя (новых его интересов, потребностей, моды и т.п.). Разработанные модели необходимо обсудить с другими сотрудниками (руководителем группы, подразделения, сотрудниками других подразделений). Это очень ответственный момент – принять решение о начале внедрения разработанной модели в жизнь предприятия. Безусловно, и создавать новые модели, и принимать участие в их обсуждении должны люди творческие, опытные, профессионалы высокого уровня. Безусловно, самыми творческими должны быть руководители подразделений.

Если рассматривать предприятие, как процесс, то, необходимо и строить его по этапам, как процесс. На первом этапе это будет отдел (сотрудники), который собирает информацию о покупателях, моделях мебели, осуществляет анализ собранного материала, отбор моделей и покупателей, с которыми предприятие предполагает взаимодействовать. В этом отделе должны работать сотрудники разного уровня развития, адекватные, как средства, целям этого отдела. Руководить этим отделом должен человек не только профессионально подготовленный, знающий средства реализации всех вышеозначенных целей, но, и умеющий этими средствами владеть, человек высокой эрудиции, широкого кругозора, знающий психологию людей, творческий. Что касается материального обеспечения этого отдела – определяет руководитель: нужны командировки, бумага, ручки, машина и т.д., и т.п.

На следующем этапе предприятие должно разработать свои модели, так называемые «брэнды», которые будут «лицом» предприятия. Создавать эти модели должны люди творческие, высокого уровня развития, профессионалы. В зависимости от того, с какими категориями покупателей предполагает работать предприятие, адекватных целям предприятия, и необходимо подобрать специалистов. Этим специалистам необходимо создать условия для творческой работы – они могут пользоваться библиотеками, интернетом. Их нельзя ограничивать во времени, в месте нахождения. Перед ними надо ставить цель, адекватную целям предприятия, и создать условия для того, чтобы они могли эту цель реализовать. Скорее всего, таким творческим сотрудникам и не нужен руководитель – если только – ещё более высокого уровня развития творчества. Безусловно, это должны быть сотрудники высокой культуры, широкого кругозора, хорошо понимающие психологию покупателя, на удовлетворение потребностей которого они предполагают работать. Эти сотрудники изготавливают модели (конструируют, чертят, рисуют и т.п.), и выносят результаты своей работы на обсуждение другим сотрудникам. Видимо, сотрудники этого же отдела предлагают материалы, из которых предполагается изготавливать изделие. Нужна информация о том, что имеется на складе предприятия (уже закуплено), какие на рынке сбыта имеются ещё материалы, нужна информация о качестве, структуре, фактуре и других параметрах материалов (это, видимо, делают технологи). Когда определены модели, тона, цвета, дизайн, материалы, из которых будут изготавливаться модели, когда подготовлены эскизы, рисунки и пр. документы, всё это передаётся для апробирования в экспериментальный цех. В экспериментальном цехе применяют полученную информацию для изготовления модели. Здесь продолжается работа по отбору материалов, цветов, дизайна, оттенков, изготовлению отдельных деталей, обсуждают, анализируют, уточняют, добавляют, предлагают, пробуют применять. Итогом работы этого участка является готовое (новое, созданное творческим коллективом) изделие. Его выставляют на обозрение, дополнительно обсуждают, причём, желательно, чтобы в обсуждении приняли участие все сотрудники, которые работали над созданием нового изделия, а также рабочие производства, которым предстоит «запускать» эту модель в серийное производство. После обсуждения возможны доработки, уточнения. После этого чертежи передаются на производство. Структуру производства необходимо тоже строить, как процесс, по этапам. Содержание, сущность, особенности каждого этапа необходимо продумать, в соответствии с целями, которые стоят перед предприятием, в целом – обеспечить наилучшим образом удовлетворение потребностей (запросов) покупателей. Скорее всего, это будет другая структура, нежели используемая на предприятии в настоящее время. Производство – это главное звено деятельности предприятия. Поэтому, к сотрудникам производства недопустимо применение грубости, бескультурья, хамства. Как видно из вышеизложенного, такие методы управления не применимы ни к каким категориям сотрудников предприятия. Как мы уже отмечали – все люди предприятия (особенно руководители) должны заботиться друг о друге, создавать условия для достижения успеха всем сотрудникам. Рабочим производства необходимо создать комфортные условия для работы: устранить пыль, шум, сквозняки и другие помехи, мешающие им достигать успеха в работе. Тогда, и спрос с рабочих будет – адекватный этой заботе.

Следующий этап процесса развития предприятия – складирование. Чтобы рабочие на складах добросовестно и ответственно относились к своей работе, рядом с ними должны находиться их руководители, которые показывали бы им пример отношения к работе, формировали бы у рабочих правильное отношение к предприятию, главным образом – к покупателям. Вообще, необходимо формировать добросовестное отношение к работе сотрудников – для этого ввести систему штрафов и поощрений, что позволит снизить количество «боя» и другого брака, которые имеют место на складах. Кроме того, руководители должны ориентировать сотрудников на реализацию целей, связанных с наилучшим обслуживанием покупателей. Об этом надо постоянно напоминать сотрудникам.

Окончательно предприятие выходит на этап реализации цели, ради которой оно и создаётся – на этапе продажи товара. На этом этапе задействованы многие службы – и склады, и транспортное хозяйство, и бухгалтерия, и отдел оформления. Главным образом – продавцы. Этих сотрудников необходимо обучать умению продавать – провести с ними несколько семинаров и тренингов. И подбирать людей на должность продавцов необходимо очень тщательно. Методы продажи, формы продажи могут быть разные. Проводя исследование в магазинах, мы разработали рекомендации, изложенные в отчётах, касающиеся способов продажи товара, которые подсказали сами покупатели. Вполне возможно, что необходимо обратиться к этим отчётам, и взять там идеи, которые актуальны для предприятия в настоящее время.

Видимо, целесообразно, и каждое подразделение, отдел рассмотреть, как процесс развития материально – энергетически – информационной «Я» плюс «другие» данности, и построить их, как процесс. Тогда, нужны будут разные сотрудники (по специальности) и разного уровня развития, как личности.

Если просмотреть цели каждого подразделения, то станет ясно, какие сотрудники (по специальности), по уровню развития, какое количество сотрудников необходимо иметь в каждом подразделении. В настоящее время есть предположения, что на предприятии работает много «лишних» людей. Чтобы определить, какое количество сотрудников, каких специальностей, какого уровня развития требуется предприятию, необходимо принять концепцию, опираясь на которую, предприятие будет строить свою работу, определить цели деятельности предприятия, разработать все нормативные документы, определить модель предприятия, его структуру и т.д. То есть, вначале необходимо (на первом этапе, этапе Хаоса) разобраться, что хотим строить, для кого хотим строить, сколько хотим строить, и только потом, получив ответы на эти вопросы, перейдём на этап осознания процесса построения предприятия, как формы Жизни.

В настоящее время на предприятии очень много служб, которые осуществляют контроль за деятельностью производства. Есть мебельные предприятия («Шатура», например), где упразднили ОТК. У них принципы: «Не принимай брак», «Не делай брак», «Не передавай брак дальше». Мы предложили бы ещё внести принцип: «Допустил брак – найди способ его исправить». Подход к рабочим, который в настоящее время существует на предприятии, изначально, предполагает недоверие к ним. Это – заведомое предположение, что рабочие будут хитрить, обманывать, лгать. Чтобы их «унижать», содержится огромный штат. Мало того, предполагается, заведомо, что рабочие будут допускать брак, для исправления которого содержится 24 человека. Можно предположить, что если к рабочим изменится отношение, если предприятие начнёт проявлять заботу о них, то, они начнут гордиться таким предприятием, захотят остаться на нём работать, примут цели предприятия, и начнут заботиться о предприятии. С рабочими надо работать – и заложить в договор вопрос о целях, которые они должны принять, если хотят работать на предприятии, читать им лекции, организовывать их совместный досуг, создать социальную службу, в которую они могли бы обратиться с проблемами, если они у них возникнут – на производстве или в семье.

Чтобы на предприятии шла слаженная работа, необходимо разработать Инструкции о взаимодействии отделов друг с другом. Результаты работы каждого отдела (подразделения) должны выступать, как условия реализации целей следующего (другого, других) отделов (подразделений). Если построить предприятие, как процесс развития, то можно будет подготовить документы, которые будут регламентировать отношения, взаимодействие отделов (подразделений) друг с другом.

Кроме материала о модели будущего предприятия, мы разработали тезисы о построении предприятия, как развивающейся системы, с которыми предполагали выступить на совещании стратегической группы и обсудить их с руководителями.

Подглава 4.Тезисы для обсуждения проекта построения предприятия, как развивающейся системы

Если принять в качестве целей деятельности предприятия (согласно Миссии предприятия) цели, предполагающие наилучшее удовлетворение потребностей покупателей (именно покупатели могут дать предприятию деньги), а также цели, связанные с созданием наилучших условий для жизни, развития, удовлетворения потребностей сотрудников предприятия (которые должны работать так, чтобы покупатели захотели отдать им деньги), тогда, необходимо изменить многое в жизни предприятия, а именно: