Тайм-менеджмент. Простые рецепты повышения личной эффективности от Марата Салихова

Организуйте информацию

Любой человек, желающий достичь успеха в наше время, не может обойтись без личной системы организации информации. Управление информацией в личной работе начинается с системы чтения. Вот несколько простых рекомендаций по системе чтения.

1. Обеспечьте себе возможность возвращаться к нужной (ключевой) информации.

2. Применяйте сразу. Прочитали страницу – внедрите в практику, только после этого читайте следующую.

3. Расставляйте приоритеты в ходе чтения. Думаю, полезнее выбрать две-три главы, которые вам реально нужны, прочитать их вдумчиво и получить максимум пользы, чем поверхностно пробежаться по всей книге.

Простые правила оптимизации общения с телевизором. Смотрите интересующие вас передачи в удобное для вас время. Постарайтесь уменьшить количество телевизионного фона (во время утренних сборов, работы по хозяйству и т. п.). Лучше послушайте в это время хорошую музыку, аудиокнигу. Спрячьте пульт дистанционного управления куда-нибудь подальше. Бессмысленное переключение каналов многие исследователи совершенно серьезно относят к наркотикам.

Аналогичный подход работает и с другими источниками новостей (новостная лента в социальных сетях). Ответьте себе честно на вопрос: мне нужна эта информация или я просто заполняю информационным шумом внутреннюю пустоту, причина которой – отсутствие прочувствованных жизненных целей и желания к их достижению?

Электронная почта – великолепный инструмент. Ее преимущество в том, что почта не требует «одновременности» контакта —, вы высылаете почту в удобное вам время, контрагент читает в удобное ему время. Рекомендую следующие приемы оптимизации работы с электронной почтой. Отключите оповещение о приходе нового письма. Проверяйте почту с установленной периодичностью и не отвлекайтесь на нее в другое время. Заведите папки по ключевым для вас темам, либо проектам, либо людям и настройте автоматическую сортировку почты.

От обработки потоков входящей информации перейдем к ее хранению. У каждого из нас есть свои информационные потоки: бумажные документы, входящая электронная почта, электронные документы и т. п. Чем сложнее наша работа, тем эти потоки интенсивнее и тем более вдумчиво нужно формировать систему хранения информации. Рекомендую использовать для этого метод «ограниченного хаоса».

1. Создаем «место хаоса» – входящий накопитель, в который складываем абсолютно все документы.

2. Мысленно сравниваем «расходы на хаос» (время на поиск) и «расходы на порядок» (время и внимание на создание и поддержание порядка).

3. Когда «расходы на хаос» становятся недопустимо велики, то есть, когда «место хаоса» становится слишком большим, делаем первый «шаг порядка». Вычленяем из хаоса наиболее легко отделяемый тип документов («Проект А», «Иванов», «Поставщики», «Финансовые документы»). «Отсаживаем» эти документы в отдельную папку. Теперь все документы этого типа кладем только в новую папку, а все остальные документы – только во входящий накопитель.

При следовании этому алгоритму рядом с «местом хаоса» (входящим накопителем) у нас будет постепенно вырастать «место порядка».

В течение дня при интенсивной работе нам поступает огромное количество информации. Когда мы эти задачи материализуем, рабочий стол заполняется стикерами и документами, сигналящими о необходимых делах. Но проблема в том, что внимание человека не безгранично. Это такой же ценный ресурс, как и время. Его тоже необходимо расходовать грамотно. На вашем рабочем столе, на доске со стикерами или прикрепленными кнопками документами выделите три основные области:

• центр внимания, в котором находится один объект (документ, напоминалка), с которым вы непосредственно сейчас работаете;

• область ближайшего внимания, содержащую 7±2 объекта, «близко необходимых»;

• область далекого внимания – все остальное.

Главное правило управления вниманием: если вы приблизили что-то к центру внимания – что-то обязательно удалите от него. Это похоже на японскую систему управления складскими остатками «канбан». Вашему подразделению выделяется несколько квадратных метров склада, они обводятся хорошо заметной линией. Вы можете как угодно управлять вашими складскими остатками, но не имеете права выходить за эту линию и занимать больше квадратных метров, чем вам отведено.

Устраняйте поглотители времени

Поглотители времени – это любые факторы, которые приводят к нецелевому использованию времени, они съедают не только ваше время, но и ваши силы, возможности и цели. Важно не только обнаружить поглотители времени, но и активно им противостоять.

Чаще всего поглотители времени – дело наших собственных рук. Это и хорошо, и плохо. Плохо – потому что время «пожирается», а хорошо то, что такие поглотители мы сами можем устранить. Их можно разделить на виды:

Контролируемые. Например, время на утренние сборы. Согласитесь, что если вам нужно выйти из дома через 15 минут, то вам хватит именно 15 минут, чтобы собраться. Если вы планируете выйти через час, то потратите на сборы ровно час и ни минутой меньше. Сокращайте время на сборы, это дополнительный источник свободного времени для большинства из нас.

Неконтролируемые. Автомобильные пробки, сама по себе дорога, ожидания в очередях, приемных и т. д.

Прогнозируемые: вы точно знаете, что на вашем пути будет пробка, которая займет 2 часа. Или: вы знаете, что в приемной вам придется ждать приглашения не меньше 15 минут. Важно знать, сколько именно времени это съест у вас, чтобы подготовиться к его атаке и эффективно с ним справиться. Прогнозируемые поглотители времени удобны тем, что вы можете эффективно использовать их для самых разных целей: от самообразования до релаксации.

Непрогнозируемые: у вас сломался автомобиль. Вы не знаете, сколько времени придется ждать эвакуатор. Или: вы приехали в приемную и узнали, что руководитель экстренно выехал на объект. С непрогнозируемыми поглотителями времени лучше бороться одним способом, выбранным заранее. Самый универсальный – электронная книга. Вы можете просто возить ее с собой и при встрече с поглотителем времени использовать книгу в качестве ответного оружия.

Индивидуальные. Обусловлены особенностями характера, привычными стереотипами организации времени. Кто-то долго «раскачивается» и теряет время еще до выполнения задач. Кто-то не может принять решение из-за сомнений и страха ошибиться, при этом теряет массу времени, чтобы перепроверить себя. Кто-то привык делать 5-10-20… перекуров в день, плюс чаепития, плюс разговоры с коллегами. Это те поглотители времени, которые созданы вами самими. Вы даже не представляете себе, что вы теряете при этом! Увы, не только время. Есть один плюс – эти поглотители времени контролируемые, и усилием воли вы можете их победить.

Как выявить поглотители времени? Есть простой и эффективный способ – хронометраж. Это отслеживание на что и сколько

времени вы тратите в своей жизни ежедневно. При проведении хронометража вы фиксируете свои действия каждые 10–15 минут и получаете наглядную картину временных затрат.

Приведу примеры самых распространенных поглотителей времени и способы с ними бороться:

1. Дорога. Любая дорога, независимо от пробок относится к поглотителям времени. Пробки лишь усиливают пожирающий эффект этого фактора. Самые эффективные способы борьбы – аудиокниги (если вы за рулем), электронные книги – если вы пассажир. Есть и другие варианты: мозговой штурм – обдумывание нового проекта, составление списка дел. Держите под рукой ручку и блокнот, а лучше – диктофон. Также можно потратить время в дороге на отдых: релаксирующая музыка, медитация, аутотренинг. Если вы решили отдохнуть в дороге обязательно «отключитесь» от дел и проблем, разгрузите свое сознание. Тогда отдых будет полноценным, и вы успеете «зарядиться» энергией для решения ваших задач.

2. Средства массовой информации. В первую очередь речь идет о телевизоре. Избавьтесь от этого него решительным образом. Определитесь, что именно вам интересно и смотрите любимые передачи в архивах на сайтах телекомпаний (эта возможность сейчас есть практически для всех телеканалов). Так вы сможете посмотреть передачу в удобное для вас время и без назойливой рекламы.

3. Компьютерные игры. Поглотитель времени страшной силы. Вплоть до медицинских проблем, когда без помощи врача от игровой зависимости избавиться невозможно. Если вы любитель игр, лимитируйте ваше игровое время, попытайтесь взять это под контроль, а лучше откажитесь от игр вовсе.

4. Социальные сети. Миллионы людей проводят по несколько часов в сутки, общаясь в социальных сетях. Также возможны медицинские проблемы. Способы борьбы – лимитирование времени, полный отказ от сети с удалением аккаунта. Задайте себе вопросы: зачем мне это? Что я тут делаю? Какую пользу мне это приносит? Если нахождение в социальной сети не связано с вашей работой, то выберите последний вариант.

5. Веб-серфинг. Бесцельное брожение по ненужным сайтам. Тоже своего рода психологическая зависимость. Как только заметите, что в очередной раз тратите время на это занятие, задайте себе вопросы из предыдущего пункта, обязательно в той же последовательности. Сократите и ликвидируйте этот поглотитель времени.

6. Перекуры. Мало того, что курение вредит вашему здоровью, оно еще и время у вас ворует. Этот поглотитель времени, безусловно, достоин звания самого вредного.

7. Перерывы в работе. Обязательно должны быть. Далее рассмотрим варианты перерывов и определим, какие перерывы в работе повышают ее эффективность, а какие – наоборот, снижают ее. Частые бессистемные перерывы-отвлечения – самые что ни на есть настоящие поглотители времени.

8. Электронная почта. Может стать поглотителем, если не будет должным образом организована работа с ней. Если просмотр почты и ответы на письма не являются вашими основными функциональными обязанностями, то установите время для работы с почтой. Самый оптимальный вариант – утром, в начале рабочего дня, лимит – 15 минут. За это время вы успеете принять к сведению всю важную информацию, ответить на письма, требующие срочного ответа. «Длинные письма» и ответы оставьте на время с 16 до 17.

9. Телефон. Если не ждете срочных звонков, смело отключайте телефон. Это самый эффективный способ борьбы с телефонными поглотителями времени. Разделяйте рабочие и личные звонки. Просите родных и друзей звонить вам в нерабочее время.

Отдыхайте

Самый эффективный способ расслабляться в течение рабочего дня – делать «микро-перерывы». Есть три простых шага, помогающих эффективно отдохнуть и двигаться дальше.

1. Полностью отключитесь. Когда организм сильно устает, есть искушение потратить время перерыва на что-то приятное и удобное – но не расслабляющее. Например, интернет-шопинг, чтение новостей или журнала. Короткие перерывы освежают организм лишь тогда, когда у вас есть шанс полностью отключиться, а любая деятельность, которая требует концентрации или силы воли, даже если она не касается работы, лишь увеличивает усталость. В течение дня запасы энергии постепенно сокращаются, и восполнить их можно, только если по-настоящему отдыхать.

2. Делайте короткие перерывы в течение дня и периодично. Большинство людей чувствуют себя энергичнее утром, а не днем, и поэтому напрашивается решение: не делать перерывы в первой половине дня, а только во второй, когда мы уже начинаем тормозить. Это не так, перерывы в работе необходимы, даже если вам кажется, что вы еще полны энергии. Если вы работаете над сложным проектом, идея оторваться на полчаса или час кажется неприятной и непрактичной. Поэтому вы продолжаете вгрызаться в работу, и в итоге ее качество страдает. Отдыхать в течение дня нужно ритмично, пять минут в час. Чем сильнее будет переключение во время пятиминутки отдыха, тем лучше вы отдохнете и восстановите силы. Кроме этого, надо выделить время для одного длительного перерыва.

3. Выходите из офиса. Люди, работающие в больших офисных зданиях, весь день проводят внутри. Но перерывы у кофеварки или в столовой не сравнятся с выходом на улицу и с возможностью отвлечься от офисной обстановки. В офисе все равно остается это напряжение – вам нужно поддерживать хорошее впечатление у окружающих. Если у вас есть возможность выбраться на улицу, прогуляться вокруг здания пять минут – это поможет переключиться на отдых. Если такой возможности нет – выйдите в другое помещение, отвлекитесь от своего рабочего места.

Многие сегодня считают, что успех возможен, только если вы все время заняты. Если у вас есть время для небольшой прогулки, значит, у вас недостаточно драйва и амбиций. Но на самом деле ваши запасы энергии ограничены, и только частые короткие перерывы помогают действительно отдохнуть и затем реализовать свой потенциал. И последнее: некоторые думают, что можно весь день работать, не отрываясь, а потом полностью отключаться. Это подойдет роботу, но человеку – вряд ли. Сильное утомление в конце рабочего дня сильно осложняет отдых в нерабочие часы. Иными словами, если вы позволяете себе перерывы, то отдых в нерабочее время будет более эффективным и подстегнет вашу производительность и креативность на следующий день.

Приложения для тайм-менеджмента

На сегодняшний день помимо разнообразных методик планирования дел существует множество специальных приложений и софтверных решений. Приведу примеры самых популярных и удобных.

1. Google Календарь. Один из самых простых и надежных планировщиков, синхронизирующийся со многими приложениями. Раньше в календаре можно было лишь рассортировывать задачи по дням и времени (использовать как виртуальный ежедневник), сейчас функций прибавилось. Например, в Google Календаре появилась возможность ставить цели: задаёте цель, и приложение само предлагает вам время для её достижения. Удобно, что все мероприятия из Gmail автоматически импортируются. Единственное заметное неудобство календаря – нельзя создавать списки дел без привязки к конкретной дате. Этот планировщик бесплатный, работает на платформах iOS и Android, а также всех популярных браузерах.

2. Trello. Обычно этим приложением пользуются для работы над проектами в небольших командах, но оно отлично подходит и для личного планирования дел. В Trello можно создать виртуальную доску с карточками, к карточкам добавить метки, чек-лист, срок исполнения, вложения и изменить обложку. Можно задавать напоминания, в нужный день и нужное время приложение оповестит о запланированном событии. Одна из наиболее интересных функций приложения – возможность интегрировать дополнительные инструменты (Dropbox, Slack, Evernote, Twitter и десятки других). Их очень много, но все они разбиты на категории, найти нужный будет несложно. Этот планировщик бесплатный в базовой версии (ее достаточно для личного пользования и личного облачного хранения), работает на платформах iOS и Android, а также всех популярных браузерах.

3. Wunderlist. Один из популярных планировщиков с образцовым набором функций. Wunderlist работает на разных платформах: Android, iOS, Windows Phone, OS X, Windows, Linux, Chromebook, Kindle Free, браузеры. Программа поддерживает интеграцию со Slack, Microsoft Outlook, Dropbox, Zapier и поэтому подходит для эффективного управления временем. Приложение может преобразовывать письма в задачи; доступны уведомления через email и push; большой перечень бесплатных функций; списки с совместным доступом и обсуждением (до 25 участников в бесплатной версии); прикрепление файлов, фотографий, таблиц.

4. Any.do. Объединяет в себе функции планировщика, календаря, напоминаний, менеджера to-do списков. Удобный и приятный глазу дизайн с лёгким управлением. Any.do позволяет быть в курсе дел и корректировать планы в любом месте с помощью смартфона, ноутбука, планшета или умных часов. Большой функционал в бесплатной версии; напоминания по времени и геолокации; легкая синхронизация данных между мобильными и настольными устройствами; совместный доступ к спискам и задачам с функционалом поручений.

В завершение

Очень надеюсь, что информация, изложенная в этой брошюре поможет вам стать еще продуктивнее и создать свою систему тайм-менеджмента. Что может вам дать качественный подход к составлению списка дел? Это возможность контролировать, чем вы занимаетесь в течение дня, над чем вам нужно поработать, а что можно отложить. Вы сможете выполнять все нужное в срок, расставляя приоритеты на основе важности и срочности дел. Вы будете уверены, что делаете правильное дело в нужный момент времени. Вы избежите траты ценного времени на «тушение пожаров». Оценивая ситуацию на основании своей текущей загруженности, вы сможете принять решение, на что потратить время. Также список дел поможет вам справиться с эмоциями, чтобы вы принимали правильные решения, делающие вас максимально эффективными. Быть эффективным – значит делать больше нужных дел за меньшее количество времени. Дам вам еще несколько советов по составлению планов.

1. В правильно составленном плане дел каждая задача имеет описание: содержание, сроки, важность, необходимые ресурсы.

2. Каждая задача должна быть связана с какой-либо важной целью – это повышает мотивацию и шансы на то, что дело будет сделано.

3. Формулируйте задачи для планирования, используя активные глаголы, это побуждает к действию.

4. Группируйте задачи по темам, типу активности, месту исполнения. Чтобы справиться с масштабной задачей, разделите ее на задачи помельче и решайте их последовательно.

5. Ведите список основных дел на год, списки задач с их описаниями на неделю и список дел на день. Планируйте с вечера, глядя в свой календарь: вставляйте во временные промежутки крупные задачи или группы мелких задач. Правильно переводите задачи из планов на год в недельные планы, а оттуда – в ежедневные. Но делайте это разумно, не перегружая ежедневный план. Систематическое невыполнение поставленных задач может привести вас к разочарованиям.

6. Секрет успеха в составлении списков дел – взаимосвязанность списков разного масштаба и последовательность применения выбранной методики.

7. Описанные здесь и известные методы планирования не обязательны к точному повторению. Вы можете на их основе создать свой личный, удобный и комфортный именно для вас метод.

Удачи вам, продуктивности и успеха!

Права на использование обложки издания предоставлены АО "Оригинал".

Права на использование изображений издания предоставлены АО "Оригинал".