Тайм-менеджмент в два счета

Александр Горбачев

Тайм-менеджмент в два счета

Предисловие

Как многие современные руководители, я постоянно живу в состоянии цейтнота, так как работы всегда вдвое больше, чем возможно сделать, даже работая по 12–14 часов в сутки. За последние 10 лет я уже смирилась с тем, что этот «снежный ком» ежедневно растет и надо просто научиться не получать стресс от этого факта.

Естественно, я старалась и стараюсь решить эту проблему. Я изучила много литературы по управлению временем, но следуя некоторым советам, начала успевать значительно больше, чем ранее. Но большинство советов, приведенных в прочитанных книгах, казались мне нереализуемыми – ЧТО делать понятно, а вот КАК это делать?

Книга Александра Горбачева – одна из немногих, которые дают ответ на этот вопрос. Все рекомендации доведены до алгоритмов, причем реально применимых в повседневной офисной жизни. Я читала книгу долго – недели две, потому что выделяла на это не более 40 минут ежедневно. Но эта книга хороша тем, что совершенно необязательно изучить ее всю, чтобы потом начать работать и жить по-новому. Ведь все мы знаем, что «лучше день потерять, потом за час долететь», но где же нам взять этот день, который не жалко потерять? Как часто мы откладываем применение новых технологий, потому что нет времени их хорошо освоить. Рекомендации, приведенные в этой книге, можно применять немедленно, каждую в отдельности, не нужно выделять время на длительную подготовку. И даже бессистемное их применение даст положительный результат.

Несмотря на то что я и до того, как эта книга попала мне в руки, довольно много знала о тайм-менеджменте, благодаря многочисленным книгам, статьям и тренингам, в книге Александра Горбачева я нашла много новых для меня идей, решений и техник. Особенно интересными стали следующие разделы.

Рекомендации по постановке целей и разрешению конфликтов целей: Александр предлагает очень интересный алгоритм формулирования целей, основанный на общеизвестном принципе SMART, но более простой и наглядный, а также весьма полезный инструмент «Матрица сравнений», применимый не только для целей тайм-менеджмента, но и для решения самых разных задач.

Способы развития «чувства времени»: простые приемы, позволяющие сделать процедуру хронометража (довольно нудную и отбивающую у многих желание работать над собой далее) легкой и экономичной по времени.

Рычаги эффективности рабочего дня: настоящая энциклопедия конкретных приемов, позволяющих сэкономить от одной до 30 минут. Четыре приема в день – и набралось полтора-два часа времени. Рабочий день уже не 12, а всего 10 часов!

Эффективный сон: книга Горбачева, единственная из прочитанных мной, содержит рекомендации по оптимизации сна. Учитывая, что этому приятному занятию человек посвящает треть жизни, это чрезвычайно полезные советы.

Работа с MS Outlook: так как времени на изучение раздела «Помощь» и толстых справочников по программному обеспечению у офисного работника нет, этот раздел таит в себе много открытий даже для опытных пользователей.

Являясь руководителем крупного учебного центра, я хорошо знаю мотивы, которые обычно побуждают людей посещать наши семинары и тренинги. Один из самых распространенных – возможность познакомиться с опытом многочисленных коллег-участников. Уникальность книги Александра Горбачева состоит в том, что удовлетворить эту потребность можно, даже не посещая его тренинг. Автор приводит такое огромное количество случаев и ситуаций из своей тренерской практики, что у читателя создается ощущение, что он, прочтя книгу, пообщался с десятками других менеджеров, узнал об их находках и «фирменных рецептах».

Я уверена, что книга «Тайм-менеджмент в два счета» принесет большую пользу не только тем читателям, которые впервые познакомились с понятием «управление временем», но и многоопытным менеджерам, не один год применяющим его принципы на практике. Ведь у всех нас есть возможность еще чуть-чуть поднять свою эффективность – хотя бы на 5 %. Но, может быть, именно эти 5 % увеличат прибыль вашей компании на 100 %, а вашу удовлетворенность жизнью на 200 %?

Ирина Ткачева, управляющий партнер Учебного центра SRC

Введение

Зачем 163-я книга?

О сколько книг я видел разных,

Багровых, синих, золотых,

Простых и сложных, тонких, толстых,

Вот только знаний мало в них…

Сегодня мою книжную полку украшают 162 книги по тайм-менеджменту. И это только книги, изданные на русском языке. Есть еще десяток зарубежных изданий, большей частью на английском. Что нового можно написать? Прочтя 80 % литературы по управлению временем, могу сказать, что писать есть о чем. Большинство книг – перепев одного и того же. При этом возникает такое чувство, что сами авторы никогда лично не вели хронометраж, и если их попросить показать свой органайзер, то они скажут «забыл дома!» – такой замечательный ответ я услышал на одной из презентаций от тренера по тайм-менеджменту. Ай, люблю я конкурентов! Пока они есть – есть куда стремиться. И самое главное, понимаешь: то, что ты делаешь, – на порядок выше качеством.

Вот мы и подошли к цели данной книги. Во-первых, данная книга – исключительно живой опыт. Мой личный плюс клиентов нашей компании, руководителей, прошедших мои тренинговые программы. Во-вторых, стиль моих книг – разговорный. Простой, «ежу» понятный даже – так шутят участники тренингов. Моя позиция на 100 % резонирует с позицией Джина Желязны, который пишет в книге «Говори на языке диаграмм»: «чтобы человек быстро понимал суть, схватывал смысл, упрощайте сложные конструкции, гистограммы, таблицы и т. д. Простота – ключ к пониманию». Трудно не согласится с давно известной истиной, все гениальное – просто!

Да, книги в моем изложении просты, понятны, ярки, эмоционально насыщенны. При этом каждая страница потребует от вас многократной практики, для того чтобы отработать навыки работы с собой. Усваивайте сразу первое правило успешных людей – ВСЕ ПОЛУЧАЕМ САМИ. Взрослого человека нельзя научить – он может только научиться. А это значит – самостоятельно желать и прилагать усилия к получению знаний, отработке умений и навыков. Если вы собрались прочесть эту книгу – вы уже чего-то хотите, меня как автора это радует. Поэтому двигаемся дальше.

Книга, которую вы держите в руках, состоит из двух разделов. Первый — «Персональная эффективность: методы успевать все» – посвящен раскрытию области «как успевать все?». Раздел состоит из нескольких глав. Первая глава «Территория тайм-менеджмента» раскрывает тайм-менеджмент во всех его красках. В главе «От мечтаний к достижению целей» излагается, как ставить цели, чтобы их хотелось добиваться. В главе «Устройство человеческого сознания» анализируются сильные и слабые стороны человека в отношении времени. Как нужно структурировать потоки информации, чтобы в «голове все помещалось». Следующая глава – «Принятие управленческих решений», здесь автор раскрывает методы, позволяющие выделить ключевые события в жизни, на которые нужно обязательно успеть, а также инструменты, позволяющие сконцентрироваться и выполнить требуемую задачу. Глава «Планирование деятельности» показывает, как скомпоновать рабочий день, чтобы не «сгореть» на работе и при этом все успеть. Акцент в данной главе делается на составление реалистичных планов, поскольку планируют все, но не все подходят к этому процессу реально. И завершает первый раздел глава «Отдых и восстановление». В ней описаны четыре ключевые области жизни, которым следует периодически уделять внимание, чтобы поддерживать баланс жизненных сил. Также есть очень практическая информация об эффективном сне, как меньше спать и больше высыпаться.

Второй раздел книги «Реализация тайм-менеджмента на Outlook 2007». В этом разделе шесть глав. Каждая глава посвящена одной из частей программы Outlook 2007. Ключевыми главами этого раздела являются «Предварительная настройка MS Outlook 2007 для эффективной работы» и «Организация поиска информации». Эти две главы обеспечивают резкий скачок в скорости и удобстве работы с электронным органайзером. Остальные главы рассказывают, как планировать дела, работать с почтой и управлять контактами в вашем компьютерном помощнике. Книга насыщена цитатами участников моих тренингов. Они приводятся в виде кратких откровений по ходу изложения материала. Все имена реальные.

Итак, чтобы управлять собой во времени, вам следует сделать всего два шага: прочесть первый раздел книги – как выстроить персональную эффективность. Освоить второй раздел книги – применить полученные знания на Outlook 2007 – самой популярной и широко распространенной системе электронного планирования.

Могу ли я быть успешным без тайм-менеджмента?

Да, такой вопрос – не редкость в моей практике. «А что, только через ваши тренинги можно научиться больше успевать?», «А если у меня все хорошо и меня это устраивает?» – чего только не придумают неудачники, чтобы сидеть в своем болоте. К примеру, я только-только выздоравливаю после простуды и пишу эти строки. Сколько есть средств лечения? Много. Каждый из нас назовет несколько, не задумываясь. Можно ли вылечить простуду без антибиотиков? Да, к примеру, ваш покорный слуга уже третий день ограничивал свое питание до нуля, и без таблеток температура спала на второй день. Сегодня прошел кашель и насморк. Вот вам и ответ, может ли человек обойтись без тайм-менеджмента (ТМ)? Конечно, может, если под ТМ мы подразумеваем конкретную систему планирования. Дам свое определение ТМ.

Тайм-менеджмент – система инструментов, методов и методик, позволяющих увеличивать скорость выполнения любых операций (как рабочих, так и личных) для высвобождения временного ресурса.

ТМ – набор хитростей и приемов, позволяющих эффективно работать, при этом успевать больше, а уставать меньше.

Так вот, если рассуждать в контексте данного определения – то обнаруживается следующий факт: каждый успешный человек использует тайм-менеджмент. Некоторые сознательно, некоторые интуитивно выработали свою систему, помогающую им больше успевать. Это как дышать и ходить. Каждый этим пользуется. Но тот, кто овладел йоговским дыханием, – понимает его преимущества перед «интуитивным» вдох-выдох. Суть проста – зачем изобретать велосипед?

Есть еще интересное отношение к ТМ. «Мне это не надо. Дешевле без него». Вы правы, я так вам скажу. Пешком ходить – дешевле общественного транспорта. Практически даром. Тем более дешевле такси. Однако те, кому есть, зачем жить, у кого есть цели в жизни, не только ходят пешком. Они пользуются метро, машинами, поездами, самолетами. Зачем они используют дорогие средства передвижения?

Потому что успешные люди фокусируются не на затратах, а на прибыли. Между этими мировоззрениями – большая разница. Кто нацелен на прибыль, считает, не сколько он потратит (к примеру, на проезд, самолет – это ж бешеные деньги!), а сколько он выиграет в итоге! Я уже давно согласен с людьми из регионов, которые «не рвутся» в Москву, как это модно последние десять лет. Математика их проста. Я тут в Урюпинске получаю 15 тысяч, квартира есть, до работы 15 минут пешком. Все знакомо, все свои. В Москве я буду получать 50 тысяч. Из них 30 придется отдать за съем квартиры аналогичного уровня, до работы 2 часа в толчее «позитивно» настроенных москвичей и гастарбайтеров. Питание и дорога съедят добрую десятку. Плюс столичные соблазны быстро опустошат карманы. В итоге у меня останется – те же 10 тысяч рублей.

Деньги на руки те же – вложения усилий и стресса в десять раз больше. Я что, враг себе, зачем в столицу? Нас и тут неплохо кормят!

Мое мнение – это правильные люди. Правильные, с точки зрения успеха. Успех – это не то, сколько вы зарабатываете. Успех – сколько у вас остается на руках после всех ваших выплат и какого цвета ваше лицо.

ПОДВОДИМ ЧЕРТУ

Успешным без ТМ быть невозможно, если под ТМ понимать наше соглашение, принятое выше.

Успех меряется количеством сил и денег, которые у вас остались на руках после всех выплат, плюс цвет вашего лица. Или широта улыбки.

Самый оптимальный на сегодня электронный планировщик – Outlook 2007.

Раздел I

Персональная эффективность: методы успевать все

Глава 1

Территория тайм-менеджмента

У современного человека, загруженного делами, вечно спешащего то на работу, то с работы, часто возникают проблемы со временем. «Цейтнот, дел полно, сделать не успеваю», «Постоянно на работе, на семью и на себя времени нет совсем», «Что-то вроде делал целый день, а куда время ушло – непонятно».

Для решения этой проблемы был придуман тайм-менеджмент – искусство эффективной организации времени. Задачи тайм-менеджмента – помочь человеку организовать свое время так, чтобы с меньшими усилиями и в кратчайшие сроки достигать своих целей. Успевать больше, уставая меньше. Выбраться из рутины мелких и неважных дел и высвободить время для самого главного и важного в жизни.

Сейчас тайм-менеджмент – понятие весьма распространенное. Кто-то о нем знает по собственному опыту, кто-то слышал краем уха. Больше становится и первых, и вторых. А так как разговоров о тайм-менеджменте тоже становится все больше и больше, начинается детская игра в «испорченный телефон» – помните такую, да?

Эта глава поможет вам разобраться, чем тайм-менеджмент является и чем не является, и подскажет, с чего начать ваш собственный путь в организации своего времени. Тема обширная, заблудиться есть где – так что пусть эта глава будет своеобразным гидом, который поможет вам сориентироваться на местности.

Время в жизни человека

Вы говорите, время проходит?

Это ошибка. Время стоит. Проходите вы.

Люди часто жалуются на свои отношения со временем. «Постоянно очень много дел, аврал, не получается все успеть». «День прошел, чего делал – непонятно». «Постоянно куда-то спешу, в итоге самое главное в жизни проходит мимо меня». «Работу-то делаю, куда от нее денешься, а вот на семью и на себя времени не хватает».

Время – основной ресурс нашей жизни. Ресурс этот можно «конвертировать» – тратить, расходовать, вкладывать, превращая его в другие ценности. Потратил время на работу – получил деньги. Потратил на общение с друзьями – получил радость, поддержку и хорошие отношения. Потратил на пробежку и контрастный душ – получил бодрость и здоровье.

Время – это ресурс, данный каждому из нас с рождения. Времени у всех одинаково – 24 часа в сутки, 8760 часов в год. Даже если вычесть сон, это около 5800 часов активной деятельности! Запас времени у каждого человека огромен. И если кто-то скажет вам: «У меня нет времени» – теперь вы знаете, этот человек заблуждается.

Время есть у всех, просто расходуем мы его по-разному. И от того, как мы это делаем, зависит наша жизнь.

И тогда самым важным вопросом становится то, как именно мы используем свое время. Хотите достигать в жизни многого? Делать больше и уставать меньше? Заниматься тем, что вам действительно нравится? У вас есть для этого главный ресурс. Причем в изобилии. Все, что нужно – лишь правильно им распорядиться. Организуйте свое время!

Неправда про тайм-менеджмент

Тайм-менеджмент – это жесткая дисциплина. Я не люблю дисциплину. Дисциплина приводит к успеху. Успех требует ответственности. Ответственность – это забота об окружающих…

Поток мыслей обывателя

Часто в разговоре об управлении временем приходится слышать «О, четко все планировать – это не для меня…», «Я пробовал, но это оказалось очень сложно…», «Я и так занят, некогда еще и тайм-менеджментом заниматься».

Чтобы научиться эффективно организовывать свое время, давайте сначала разберемся, какие заблуждения о тайм-менеджменте часто встречаются у людей при поверхностном знакомстве с темой.

Миф первый: Тайм-менеджмент – это жесткое планирование дня

Часто люди думают, что стоит им заняться управлением временем – значит, придется четко расписывать по часам, что они будут делать в течение дня, а потом загонять себя в рамки установленного плана.

На самом же деле большинству людей нет никакой необходимости в таком жестком планировании своего дня. Планирование времени – очень важная составляющая тайм-менеджмента, но заранее жестко расписывать весь свой день вовсе не обязательно.

Сейчас существуют эффективные методы гибкого планирования: есть список того, что нужно сделать в течение дня, а вот когда именно это делать и в какой последовательности – нужно решать по ситуации.

Миф второй: Тайм-менеджмент – только для логиков и упорядоченных людей, не подходит для спонтанных и творческих личностей

Порой люди, занимающиеся творческой работой или просто имеющие спонтанный, эмоциональный характер, говорят, что управление временем для них не подходит. Мол, для этого нужен особый тип личности.

«Придумать дизайн открытки», «изобрести новую конструкцию эргономичного стола», «написать главу для новой книги»… Попробуй тут скажи, сколько на это понадобится времени. А еще ведь нужно определенное состояние, вдохновение, идеи.

Однако творческая работа – не повод пускать дела на самотек. Управление временем все равно нужно: дела абстрактные, а надо как-то с заказчиками общаться, сроки устанавливать, стоимость работы определять.

Решение в том, что не нужно пытаться затолкать творческих людей в классический тайм-менеджмент с жестким планированием. Нужно всего лишь использовать правильные методы, учитывать специфику их работы. Не «С 14:00 до 16:00 – придумать концепт фирменного стиля», а «Задачи на день: 1) сделать наброски возможных стилей; 2) выбрать наиболее перспективные; 3) нарисовать два лучших стиля на компьютере». И дизайнер сам разберется, когда ему что делать, ориентируясь на свое состояние и внешнюю обстановку.

Миф третий: «Мне некогда заниматься тайм-менеджментом»

Бывает, человек настолько загружен работой, что кажется, нельзя найти и пяти минут на что-то еще. «Итак времени нет, а тут еще вы со своим тайм-менеджментом!»

На деле же такая ситуация – сигнал к тому, что как раз пора заняться организацией времени. Это все равно, что в тонущей лодке вычерпывать руками воду и говорить: «Я делом занят, а вы тут лезете, говорите дырку заткнуть!»

Тайм-менеджмент при минимальных затратах времени высвобождает резервы намного большие, чем затраты.

15 минут вечером проанализировать прошедший день и составить примерный план на завтрашний, 15 минут утром уточнить план на день – и полтора-два часа дополнительного времени благодаря планированию у нас в кармане.

Безусловно, тайм-менеджментом можно заниматься «криво». Так, что вы на него много потратите и мало получите. Попробуйте одновременно использовать напоминалки в телефоне, органайзер в КПК, список дел в ноутбуке, бумажный планировщик, блокнот для записи дел и еще Outlook на домашнем компьютере – такой кавардак получится, что пара часов потерянного времени в день вам обеспечена.

Правильная организация времени гибко подстраивается под ваши нужды и задачи, занимает времени мало, а дает много. Плохая организация времени заставляет подстраиваться вас, занимает времени много, а дает мало. Занимайтесь тайм-менеджментом правильно – и он не отнимет много времени и будет удобен в использовании.

Миф четвертый: Тайм-менеджмент – это сложно

Прочитал человек заметку о тайм-менеджменте. И понеслось. С понедельника – круглосуточный хронометраж, планирование дня с утра до вечера, и выбрасываем все бесполезные развлечения. Со вторника еще бегать, ходить на фитнес и вставать в четыре утра. Два-три дня – и тайм-менеджмент на этом заканчивается.

Тайм-менеджмент сложен тогда, когда им занимаются неправильно. Правильная организация времени должна быть простой. Сложно становится, если взвалить на себя много и сразу. Легко – если использовать только то, что нужно.

Предположим, вам хочется кушать, есть пачка макарон, но вы не умеете их варить. Простой вариант – прочитать указания на упаковке, и через пятнадцать минут обед готов. Сложный вариант – поехать в магазин за кулинарной книгой и потом всю ее прочитать от корки до корки, прежде чем приступать к собственно макаронам. Абсурд? Да. Не повторяйте этой ошибки в тайм-менеджменте.

Миф пятый: Тайм-менеджмент убивает спонтанность и естественность жизни

«Все заранее спланировано, никаких неожиданностей – это не жизнь!», «Жизнь должна быть естественной, а не механической!» – довольно стандартные возражения против организации времени.

Знаете, в нашей жизни очень многое спланировано, и часто нам это очень нравится. Если у вас деловая встреча в 20:00, скорее всего вы будете рады приехать вовремя, и ваш партнер наверняка тоже.

Тайм-менеджмент гибок, и только вы сами определяете баланс между спланированностью и спонтанностью в вашей жизни. Когда надо – спланировали и организовали, когда надо – отпустили поводья и дали простор спонтанности.

Правда про тайм-менеджмент

Итак, тайм-менеджмент – это умение организовывать свое время. Умение успевать делать больше, уставая меньше. Умение делать все вовремя, жить в режиме «несрочности». Умение делать главное и достигать своих целей.

Дальше разговор пойдет о том, какие конкретно навыки входят в это широкое понятие – умение организовывать свое время.

Целеполагание

Когда я не знаю, на какую гавань мне держать курс, ни один ветер не будет для меня попутным.

Луций Анней Сенека

Чтобы достичь чего-то, мы сначала должны знать, чего именно. Только наличие четкой цели дает возможность достигнуть многого. Человек без цели, старательно что-то делающий, как корабль в открытом море, идущий на полном ходу, не зная курса.

У всех людей, добившихся значительного успеха в жизни, цель была. Более того, была мечта. Яркая, большая и невыполнимая.

Молодой Билл Гейтс на заре развития компании Microsoft сказал: «Наше программное обеспечение будет установлено на каждом компьютере в мире». Чье программное обеспечение установлено сейчас на вашем компьютере?

Не спешите сразу браться за глобальное – начните с того, что определите четыре главные ваши цели на этот год. Держите их на виду, помните о них – и старайтесь каждый день делать что-то для их достижения.

Ставьте цели! Это верный путь к успеху.

Расстановка приоритетов

Можно всю жизнь делать вещи правильно. Но лучше – делать правильные вещи.

Скорее всего, вам много чего хочется в жизни, причем желательно получить все и сразу. Однако очень сложно пытаться сделать одновременно много дел (да и для здоровья вредно). К тому же, попытка достичь сразу многих целей может привести к тому, что не будет достигнута ни одна.

Потому необходимо выбирать главное. Отделять главное от второстепенного, причем делать это быстро и правильно – очень ценное для организации времени умение.

Заметьте: только небольшая часть всех ваших дел дает наибольший результат. Вложившись именно в эти дела, вы сэкономите массу времени. Окажется, что, во-первых, часть дел можно вообще не делать (хорошая новость, правда?), во-вторых, значительную часть можно не делать так тщательно и долго и, в третьих, есть небольшое количество действительно важных дел – и вот на них и нужно направить все свои силы.

Выделяйте наиболее важные дела из общей массы. Вы сэкономите огромный объем времени, не тратя его на второстепенное и необязательное.

Чувство времени

Для эффективного тайм-менеджмента необходимо чувство времени. Чувство времени – это некий внутренний голос, который подсказывает, сколько времени уйдет на то или иное дело. Доехать до работы – 40 минут, попить чаю – 10 минут, ответить на письма – полчаса. Это чувство подсказывает, как спланировать день, сколько взять на себя работы. Заметьте, это не сознательный расчет, а именно чувство. Не нужно умом гадать: «Хватит на это полчаса или нет?», нужно именно почувствовать: «Вот на это уйдет полчаса».

Это чувство нам и нужно развить.

Чувство времени есть абсолютно у всех людей, просто развито оно в разной степени. Притом не стоит думать, что это нечто данное от природы и неизменное. Это навык, который можно и нужно развивать.

Самый простой для этого способ – упражнение «калибровка». Суть в следующем. Перед тем как что-то сделать, задайте себе вопрос: «Сколько времени это займет?» И, запомнив ответ, приступайте к делу. Когда закончили – сверьте по часам, насколько правильным было предположение. В этом упражнении не нужно ничего писать, выполнять его можно в любое время и в любом месте – оно очень простое и удобное. Выполняя калибровку, вы будете все лучше и лучше «предсказывать» затраты времени.