Антитайм-менеджмент

Николай Додонов

Антитайм-менеджмент

© Додонов Н. А., 2015

© ООО Издательство «Питер», 2015

* * *

Для кого эта книга

Эта книга для тех,

• кто ничего не успевает и задыхается от работы;

• кому не помогли другие книги и методики по тайм-менеджменту и самоорганизации;

• кто устал от жестких планов и скучных списков дел;

• кому надоели «правило 80/20», «слоны по частям» и «лягушки на завтрак»;

• кто думает, что не умеет расставлять приоритеты;

• кто считает себя творческой личностью, не подвластной никаким системам;

• кто отчаялся найти свободное время и решил, что ему уже ничто не поможет;

• кто не разобрался с GTD Дэвида Аллена или считает ее скучной и сложной.

От автора

АНТИтайм-менеджмент – это система управления информацией, которая включает в себя GTD – всемирно известную методику высокой продуктивности, метод интеллект-карт, принципы дизайнерского мышления в планировании, логические инструменты ТОС Голдратта.

Рассказать обо всех элементах в одной книге невозможно, поэтому текст, который вы видите перед собой, посвящен авторскому варианту GTD – той части, которая наиболее технологична. Это авторские изложение и переработка технологии, а также подробное исследование причин, по которым мы ощущаем нехватку времени.

Цель книги – помочь тем, кто задыхается от работы и кучи дел, сделать жизнь занятых людей легче и лучше. Она будет полезна тем, кто с GTD еще не встречался, и тем, кто уже с ней сталкивался, поскольку проясняет многие вопросы, которые остаются после знакомства с системой Дэвида Аллена.

Книга состоит из двух частей. В первой вас ждет немного фактов о том, как возникла и в чем заключается проблема низкой продуктивности. На них строятся выводы, из которых рождается вторая часть – методическое пособие. В нем вы найдете ряд упражнений, выполнение которых гарантирует внедрение GTD (в моей интерпретации) на базовом уровне, что сильно облегчит вам жизнь, если вы завалены работой.

«Факты, изложенные ниже, не всегда новы. Однако выводы, возможно, представляют определенный интерес».

Ч. Дарвин

Предисловие партнера издания

Иван Громов, обычный питерский предприниматель, этим утром доволен собой. Он встал раньше обычного и даже нашел время повисеть на турнике. А самое главное – успел проскочить пробку на выезде из своего района.

И вот он едет, радостный, в своей машине. Начинается его обычный рабочий день.

Сначала ему звонит сотрудник:

«Пришли пожарные, чего-то там на складе не так с нормами безопасности» – «О'кей, пусть оставят свои документы, я приеду, посмотрю».

«Кстати… Склад весной надо будет оптимизировать. Есть идея: вдоль левой стены импортных стеллажей навесить, я в журнале такие видел… не забыть бы».

Жена звонит: «Дорогой, в субботу мама приедет, встреть ее на вокзале, поезд в 7:30».

«Да, это святое, надо прямо сейчас записать», – Громов тянется к блокнотику на лобовом стекле, записывает.

По радио «Бизнес-FM» объявляют анонс летней бизнес-выставки. «О, черт, в прошлом году я ее пропустил! Надо сейчас же записать» – он опять тянется к блокнотику…

Но тут раздается звонок. Громов в трубку бодро: «А, Иван Семеныч! Как же, конечно, есть! Для вас всегда есть. Условия те же, ну вы знаете!»

«…И чего этот Иван Семеныч всегда звонит мне раньше, чем наш менеджер ему? Значит, наши не знают графика потребностей клиентов? Надо вообще с этим порядок навести… Щас запишу…»

Записывает на этот же листок.

На лобовое стекло летит грязная взвесь. Громов автоматически включает дворники и тут же вспоминает, что жидкости в бачке омывателя нет уже неделю. Попутный автомагазин был как раз пару кварталов назад.

«Вот, черт… надо записать, а то я вообще об этом никогда не вспомню».

К моменту приезда в офис у Громова на трех листочках уже с десяток торопливых записей.

А главное – в душе поселилось устойчивое ощущение: что-то из того, что надо было зафиксировать, он не записал. На лице Громова появляется выражение легкой озабоченности.

В лифте он вспоминает, что сегодня кровь из носу надо связаться с поставщиками из Минска. Встреча была полгода назад – и вот пришло время. Он даже записал это где-то в ежедневнике, и там вроде есть нужный телефонный номер… Но где? Хотя… ничего страшного, у него точно есть минская визитка. Только где? В кожаной визитнице в офисе? Или в домашнем столе? Или в командировочной папке?

С этими размышлениями он заходит в свой рабочий кабинет, раздевается, садится в кресло и кладет на стол три исписанных в машине листочка.

Помещает их рядом с ворохом таких же листочков, накопленных за последние несколько недель. Наиболее актуальные записи «структурированы», то есть почирканы цветными маркерами и подложены под тяжелую пепельницу.

Громов на минуту задумывается: с чего начать? Разложить свежие листочки куда надо? Или сначала найти минскую визитку? Или открыть Outlook, чтобы записать все, что важно сделать сегодня?

Секретарь выводит его из раздумья, зайдя со свежей почтой и документами на подпись.

Полчаса уходит на выяснение каких-то нестыковок в последних договорах.

Громов записывает в ежедневник, что именно в связи с этим нужно предпринять.

Потом – почта.

А в ней:

• журнал «полистать на потом»;

• предложения по продвижению;

• кое-что интересное по подбору персонала;

• изменения в налоговом законодательстве

и т. д.

Громов честно завершает сортировку почты.

Устало окидывает взглядом заваленный стол.

И заходит в свой электронный ящик…

Громов – тертый калач и давно научился быстро распознавать и удалять явный спам. А рассылки, на которые когда-то подписался (или никогда не подписывался), он, почти не глядя, сразу перетаскивает в папку «Рассылки».

Несмотря на это Громов почти сразу застревает.

Куда деть вот это предложение про кондиционирование помещений от арендодателя? «Ну нету у меня папки „Оптимизация офиса“! Пусть повисит пока…»

А куда деть письмо из налоговой, которое он переправил позавчера бухгалтеру? Громов не мог себе позволить убрать это опасное письмо в сторону – надо держать вопрос на контроле…

А вот несколько отчетов от сотрудников. «Пусть повисят, как разберусь со срочными делами – гляну…»

Чем дальше идет по списку полученных писем Громов, тем больше падает духом. «Господи, этот почтовый тетрис никогда не рассасывается!»

Он чувствует внутри себя какое-то отчаянное напряжение.

Через какое-то время экран монитора начинает плыть у него перед глазами, и Громову чудится, что из него вылетают цифры, буквы и картинки… Они кружатся, кружатся… захватывают бумажки со стола – и документы, и конверты, и журналы.

И вихрем летают по комнате… Потом в комнату вдруг засасывает секретаршу, и бухгалтера, и менеджеров.

И кружит вообще все: и тещу, и машину, и склад, и далекий город Минск.

Громов в отчаянии обхватывает голову руками, боясь, что она сейчас взорвется, и зависает…

Друзья, я намеренно описал эту ситуацию так, закончив ее чуть ли не по-булгаковски.

Чтобы живее напомнить вам ощущения, которые вы – ну, наверняка! – испытывали.

Кто-то, думаю, узнал в моем рассказе себя «один в один».

А продвинутые управленцы, возможно, посмеялись над организационными проблемами нашего героя: дескать, детский сад какой-то, какой же руководитель может так вести себя и свои дела…

Но вряд ли кто-то поспорит со мной в том, что большинство из нас испытывают колоссальный стресс из-за постоянно возрастающего потока дел и информации.

И речь идет не только об информации как таковой, типа входящей почты, прессы, рекламы и т. д.

В голове постоянно пульсируют вопросы:

– Как зафиксировать и куда положить свежие идеи?

– Как структурировать цели и планы?

– Как структурировать текущие проекты, имеющие кучу деталей и задач?

– Как не забыть о текущих бытовых заботах?

– На каких носителях фиксировать информацию?

Голова современного активного человека доверху набита разного рода текучкой. И несмотря на то что у каждого есть ежедневник – бумажный или электронный, – сам факт его наличия обычно не спасает от ощущения постоянного завала.

Лично для меня, как для человека сугубо гуманитарного, это всегда было огромной проблемой. И в какие-то моменты от очередного «девятого вала» я просто вырубался. И зависал, как наш герой.

Поэтому все время я был в отчаянных поисках «надежных костылей» в виде каких-то систем, методик и программ, которые помогли бы мне в личной самоорганизации.

В частности, именно поэтому в списке программ нашего тренинг-центра были или есть и тайм-менеджмент Глеба Архангельского, и интеллект-карты (майнд-менеджмент) Сергея Бехтерева, и «Личная эффективность» Левитаса и т. д.

Однако до последнего времени мой воз был там же…

С мертвой точки все сдвинулось благодаря моему знакомству с мировым бестселлером Дэвида Аллена под названием «Как привести дела в порядок».

Основные идеи, изложенные в нем, пришлись мне по душе. Но многих деталей я так и не понял, и это меня расстроило.

Мне очень не хватало компетентного специалиста, который смог бы объяснить нюансы и помочь внедрить систему в мою жизнь.

Ну не выписывать же самого Аллена из-за океана…

И вдруг – ура!

Оказалось, что питерский специалист Николай Додонов, о котором я и раньше знал, что он занимается личной эффективностью, работает именно по системе Дэвида Аллена!

Я обратился к нему за помощью.

В итоге он «прожил» у меня дома два полных дня и обучил этой системе (параллельно установив соответствующий прикладной софт).

И – наконец-то! – впервые за много лет, посвященных экспериментам по самоорганизации, я почувствовал, что реально взял под контроль весь свой бардак.

Для меня это был настоящий прорыв!

Система совершенна. Никаких принципиальных непоняток у меня не осталось.

Теперь вопрос о технологии самоорганизации, управления задачами и информацией закрыт для меня полностью.

Ничего более искать и пробовать не надо!

Облегчение неимоверное.

Николай Додонов – не просто консультант.

Он реальный предприниматель и имеет свой бизнес (поэтому общение с ним идет на одном языке).

Мало того, он еще и профессиональный музыкант (что мне, например, тоже близко) и, соответственно, человек интеллигентный. То есть умеет мягко и терпеливо работать со своими клиентами.

Поэтому неудивительно, что у нашего тренинг-центра с Николаем Додоновым естественным образом завязались и партнерские отношения.

В общем, если вы завалены…

• текучкой, незавершенными делами,

• письмами, звонками,

• нереализованными планами,

• прочими делами

и в голове постоянно пульсирует страх от того, что вы что-то можете забыть,

вы чувствуете, что уже не контролируете потоки этой информации,

и все это настолько заело,

что хочется чуть ли не застрелиться,

рекомендую освоить методику управления делами и информацией Николая Додонова.

Любым удобным для вас образом – через его вебинары, тренинги или личные консультации.

А начать резоннее всего с прочтения этой книги.

Книги авторской, самодостаточной, в которой система Дэвида Аллена является только частью комплексного подхода Николая Додонова к решению обозначенной проблемы.

Приятного вам чтения!

Руслан Шайхинуров, владелец и руководитель тренинг-центра «Свой Бизнес»

Часть 1. Почему мы столько работаем, но ничего не успеваем?

Глава 1. Что заставляет нас задерживаться на работе?

Почему мы готовы вставать спозаранку, чтобы пораньше прийти в офис? Из-за чего вынуждены работать в выходные? В конце концов, почему вы читаете эту книгу?

Вы можете ответить, что всему виной куча дел, вал работы. Ответ не в этом. Мы способны найти примеры, когда при множестве дел люди позволяют себе как следует отдохнуть. Что отличает нас и подобных людей? Чувство ответственности? Да. Однако это не главное. Главное – стремление к результату.

Не важно, что движет этим стремлением: желание сделать дело хорошо, душевное побуждение, необходимость, угроза потерять продажи, бизнес или работу. Важно то, что мы много работаем, потому что стремимся к результату. Мы вынуждены справляться с массой дел, тратить кучу сил на горы работы, чтобы вечером дома или в выходные докопаться до результата.

Если сравнить результат с золотом, которое нужно выкопать, переплавить и продать, а свою работу – с его добычей, все встанет на свои места. Достаточно представить, что золото закопано глубоко и для того, чтобы его достать, нужно приложить массу усилий. Сначала выкопать много земли и породы, потом очистить ее, чтобы найти руду, затем обработать… Однако между тем, как мы работаем, и тем, как добывают золото, есть существенное различие. Давайте посмотрим, в чем оно и почему те, кто с ним знаком, добывают золото, не затрачивая столько сил.

Представим, что перед нами старик-старатель, который копает шахту, чтобы дойти до золотоносного пласта. Он вынужден пройти все этапы, которые отделяют его от золотой жилы. Ему приходится оборудовать лагерь, копать шахту, отваливать породу, чтобы добраться до золотой руды, которую, в свою очередь, придется по технологии обработать. Другого пути нет. Только так, шаг за шагом, искатели золота приближаются к своей цели. Нельзя сразу попасть к золотоносной жиле, приходится проходить все этапы.

В нашей работе золото дают дела со значимым результатом, решение задач, ведущих к важной цели. И они лежат пред нами в куче других, погребенные под горой проблем, подобных щебню и песку.

Старатель вынужден добираться до золота, пробиваясь через мертвые горизонты, где нет ничего полезного. Мы – нет. Мы можем начать работу с того, что дает результат, если сначала отсортируем задачи. Можем прийти на работу и разложить все по кучкам, чтобы найти самое главное и заниматься только им, а остальное отложить в сторону.

Модель довольно проста, не так ли? Более того, скорее всего, вы, как и множество других людей, кто задыхается от работы, хорошо с ней знакомы. Вы точно знаете, что с утра нужно делать самое важное, заниматься неприятными делами и начинать день с «поедания лягушки». Вы знаете, что нельзя браться за второстепенные дела, потому что так мы останемся стоять на месте. Сотни тысяч людей знают, как важно выделять три самые существенные задачи дня, три главные задачи недели, три первостепенных дела месяца и фокусироваться на них. Но почему же эти люди, как и вы, проводят гораздо больше восьми часов в день за работой?

Если мы это знаем, почему вынуждены столько работать и столько делать, чтобы извлечь золото?

Знать мало. Как вы увидите далее, то, как функционируют наши мозг и тело, противится оптимальному режиму работы. Вы увидите, как этому мешает наша память (хотя во вредительстве ее вообще-то заподозрить сложно). Вы увидите, что неумение расставлять приоритеты вовсе не является врожденным (на самом деле, всё мы прекрасно умеем). Наконец, вы увидите, что лени не существует и что все люди достаточно мотивированы (просто надо себя чуть настроить).

Мы поговорим о том, что такое мотивация и чем привычный взгляд на нее мешает нам работать. Мы узнаем, что любители задержаться на работе до вечера не растут, а стоят на месте. Мы увидим, что заставляет нас нервничать и переживать. Что доводит до стресса, когда дел куча, а подойти к компьютеру нет никаких душевных сил. Мы разберемся с этими причинами и вернем в вашу жизнь спокойствие и чувство полного контроля.

Если сейчас вы вынуждены много трудиться, чтобы справиться с делами, то уверяю вас – можно работать меньше. Можно получить результат меньшими усилиями. Добро пожаловать в АНТИтайм-менеджмент – методику управления информацией и работой без всякого напряжения!

Как я учился плавать

Однажды я решил записаться в бассейн. Пришел туда, и между мной и тренером состоялся следующий диалог:

– Вы умеете плавать?

– Конечно!

– Пожалуйста, проплывите один бассейн (от одного борта до другого) кролем, а обратно брассом.

– Нет проблем! – сказал я и поплыл.

Плыл я долго, тяжело, очень устал и начал малодушно помышлять о том, чтобы сдаться. В это время на соседней дорожке юная девушка плыла, как дельфин, – очень быстро, туда-обратно, туда-обратно.

Пока я с горем пополам одолел два бассейна, она, наверное, проплыла в пять раз больше. И так же легко и грациозно продолжала плавать, пока я, едва живой, отдувался у бортика. В это время меня озарило. Я не умел плавать. Я умел передвигаться из точки А в точку Б с невероятными затратами сил и времени. А вот девочка на соседней дорожке плавать умела.

Почему я раньше был в заблуждении? Почему считал, что умею плавать? Ответ: раньше к моему умению держаться на воде предъявлялись мягкие требования. В отпуске не нужно плыть дистанцию на время. На море не нужно бороться с течением. Вот я и пребывал в блаженном неведении.

Раньше вы не сидели с утра до поздней ночи у компьютера, потому что не были руководителем. Раньше вы не запускали новый проект. Раньше всего этого не было. Раньше вы никогда не слышали о том, что должны быть специальные навыки работы с информацией. Вы не знали, что есть особая техника.

Каждый год объем информации в мире удваивается. Каждый год скорость ее передачи растет. Нам нужно научиться плавать в море информации и важных дел. И понимать, что раньше нам никогда не говорили об этом, потому что к нам предъявляли другие требования.

Знаете ли вы, что существует правильная техника бега и ходьбы? Многие не знают. Зато об этом осведомлены спортсмены. Знаете ли вы, что есть правильная посадка за рулем? Многие не знают, зато в курсе профессиональные водители или гонщики.

В чем разница между нами и ими? В уровне требований! От спортсмена или профессионального водителя требуется гораздо больше, чем от рядового человека.

Сравните обычного человека с профессиональным менеджером. Или среднего работника с высококвалифицированным управленцем. Или с фрилансером, который завален заказами. Или с владельцем предприятия.

В чем разница? В том же! В величине требований. Но не только на уровне профессионализма.

Сравните, сколько людей хотят позвонить или написать письма обычному человеку, а сколько – руководителю большого отдела или предприятия. Сравните, сколько должен знать обычный человек и сколько высокопрофессиональный управленец.

Вы уже почувствовали, что разница в том, как много вокруг них информации и как быстро им приходится с ней работать. Те из нас, кто стал своего рода профессиональным водителем или спортсменом в океане информации, ощущают, что им не хватает умений. Им не хватает техники!

Бегунам нужно поставить шаг. Пловцам – гребок и дыхание. Водителю – выработать посадку и алгоритмы действий, чувство автомобиля. Управленцам, предпринимателям, очень занятым людям – привить себе умение быстро лавировать в океане информации. Умение завершать дела и принимать эффективные решения. Вы думали, что умеете плавать, и пока мир вокруг вас напоминал спокойное море, этого было достаточно. Но когда вы стали руководителем, оно превратилось в бурный поток, и вы в нем тонете, вы задыхаетесь от работы.

К сожалению, Природой и Эволюцией в нашей психике и организме заложены многие вещи, которые в информационную эру не востребованы. В этот век, в данных условиях, а особенно в состоянии, когда к нам предъявляются высокие требования, они не просто неактуальны. Как вы увидите дальше, ряд программ, которые мы носим в генах, тормозят или даже блокируют наше развитие. Но есть и хорошая новость: все поправимо.

Продолжайте читать и вы узнаете, что именно в психике, а также в том, как организован наш мозг, кроется причина, которая не дает просто так соответствовать высоким требованиям. То, что не дает нам без специального обучения бежать стометровки. Еще вы узнаете, как можно от вредных программ избавиться.

Как мы получаем результат?

Представьте, что вы собираете с ребенком головоломку. Принесли из магазина пазл и начинаете складывать детали, прикидываете, что к чему. Вот достали их из коробки, стараетесь найти нужные, одновременно поглядываете на то, какой картина должна быть в самом конце.

Вы подобрали уже достаточно, почти треть рисунка. Жена зовет на кухню, вы отвлекаетесь, приходите, а ваш малыш все разобрал и порушил. Придется начинать сначала. Конечно, снова пройти тот же путь будет легче, но все равно – двойная работа.

После этого примера ничего не приходит в голову? Никаких сравнений? Нет? Тогда читайте дальше. За что руководитель получает деньги? В чем заключается результат его труда? Какой он производит продукт?

Мы пишем письма, проводим планерки, совещания, встречи, ходим на переговоры, посещаем конференции, налаживаем нетворкинг… Но за что в конечном счете получаем деньги? За сильные решения. Встречи, письма, звонки и переговоры – это форма работы руководителя. Ее оболочка, внешняя сторона. Сама же суть вот в чем.

Руководитель собирает информацию о том, что происходит вокруг, накладывает ее на то, что он знает, и принимает на этой основе решение. Которое преобразуется в золото. В результат. Из того, что он знает, и того, что происходит вокруг, руководитель моделирует будущее, соответствующее его целям.

Он знает, куда хочет прийти, и старается представить, как добраться в нужное место быстро, надежно и недорого. Для этого ему нужно:

• собрать информацию;

• на ее основе смоделировать ситуацию;

• принять решение и проконтролировать выполнение;

• если нужно, внести коррективы.

Мы читаем электронную почту, разговариваем по телефону, проводим совещания, чтобы собрать информацию, затем обдумываем ее, пользуясь тем, что знаем, принимаем решение и на том же совещании сообщаем его людям.

Любая задача сводится к простому примеру. Нам нужно загрузить в голову достаточное количество байт, соотнести их с тем, что мы уже знаем, «проварить» это как следует в идеальную картину, принять и передать решение. После этого – добиться, чтобы был получен нужный результат.

Давайте посмотрим на последовательность еще раз: загрузка информации, моделирование идеальной картины, принятие решения, контроль результата.

Каждый день мы принимаем сотни решений. При коротком ответе на записку или письмо. При телефонном разговоре. При общении с бухгалтером о том, что делать с неожиданным декретным отпуском ключевой сотрудницы, и еще в миллионах других случаев.

Нам платят за то, что мы двигаем себя, отдел или компанию вперед. Нам платят за то, чтобы мы принимали хорошие решения, а вовсе не за абстрактную деятельность.

Работа ради работы бесполезна. Бизнесу или государству нужны люди, которые умеют решать задачи и делать это хорошо. И раз мы заговорили о решении задачи, то чем это не сбор головоломки?

У нас есть все, что нужно: картинка на коробке, которая показывает, как головоломка должна выглядеть. Исходный материал – ее кусочки. Знание, как их друг с другом собрать. Остается лишь начать сборку – моделировать, чтобы потом принять решение и воплотить его в жизнь. Все просто, где же проблема и почему я об этом говорю? А вот почему!

Проблема в том, что сам процесс воображения, результат которого воплотится в том, что мы примем решение, происходит в сознании. Не на бумаге, не на каком-то физическом носителе. Даже не в программном обеспечении, которое вроде бы отлично подходит для размышления, как, например, интеллект-карты. Весь процесс происходит в сознании. В той его области, которая всегда перед нашим мысленным взором. И это очень весомый повод поговорить о памяти.

Чтобы понять, откуда растут ноги у проблем, из-за которых нам приходится работать дома, оставаться после работы, приходить раньше утром, иными словами, просто всячески перерабатывать, мы должны разобраться с тем, как создаются решения. А значит, нужно понять, как функционирует наша память. Хотя бы в той ее области, которая за данную проблему отвечает.