Справочник по делопроизводству

4. Предотвращение утраты документов (в том числе в результате их несанкционированного перемещения, изменения или уничтожения).

5. Мониторинг использования системы в целях ее сохранения и защиты информации, а также сохранения контрольных записей о произведенных с документами операциях (в том числе о включении в систему или регистрации, классификации, индексировании, хранении, доступе и использовании, миграции и передаче документов).

5.9. Отбор и передача документов на последующее хранение или уничтожение

Отбор и передача документов на последующее хранение или уничтожение выполняются в соответствии с законодательством (см. ранее) и с соблюдением правил, действующих на предприятии. Передача документа на уничтожение не допускается, если у уполномоченного должностного лица нет уверенности в том, что этот документ более не потребуется в работе. Решение о продлении срока хранения документа (либо о его уничтожении) вступает в силу после утверждения руководителем предприятия (см. далее). Последующее хранение документа может быть организовано как непосредственно на предприятии, так и за его пределами (в общем случае – в архивном учреждении).

Уничтожение документов производится только после вступления в силу (утверждения) соответствующего решения в организации (учреждении), имеющей (ем) соответствующее оборудование для переработки (измельчения, сжигания и т. п.). При уничтожении документов следует руководствоваться следующими принципами, закрепленными в Национальном стандарте Р ИСО 15489-1-2007:

уничтожение всегда должно быть санкционированным;

уничтожение документов должно проводиться таким образом, чтобы сохранить конфиденциальность любой содержащейся в них информации;

вместе с оригиналами документов уничтожаются и их копии.

5.10. Документирование процессов управления документами

Важным компонентом комплекса мероприятий по управлению документами является документирование соответствующих процессов (действий). Отметим, что документация, описывающая процессы управления документами и соответствующие системы, должна отвечать действующим на предприятии правовым, организационным и техническим требованиям.

Соответствующие стандарты и политика предприятия в области управления документами должны быть документально зафиксированы[14]. Все решения, касающиеся организации управления документами (в том числе о включении документов в систему, об установлении сроков их хранения и т. д.) должны основываться на соответствующих нормативных актах (в том числе локальных нормативных актах, регулирующих управление документами применительно к условиям предприятия, см. выше), четко документироваться и сохраняться. Документы, содержащие решения о включении документов в систему, о сохранении документов и т. д., должны быть своевременно и в надлежащим виде представлены на утверждение руководителю предприятия[15].

Полномочия работников предприятия по выполнению таких процессов управления документами, как классификация, индексирование, экспертиза ценности, отбор и передача документов на последующее хранение (уничтожение) и др., должны быть также закреплены в соответствующих локальных нормативных актах (см. далее).

Для регламентации отдельных процессов (действий) по управлению документами целесообразно разрабатывать и внедрять дополнительные локальные нормативные акты (например, регламенты). В подобных актах должно содержаться подробное описание деловой деятельности (предписываемых к выполнению действий) и сопровождающих документов[16].

* * *

Как неоднократно подчеркивалось ранее, полномочия по обеспечению потребностей предприятия в документированной информации (включая управление документами), как правило, возлагаются на специальный орган (участок работы) либо должностное лицо (работника с соответствующей подготовкой). На практике эта роль отводится службе (отделу, группе) делопроизводства (документационного обеспечения управления), рассмотрению организации которой отводится следующий раздел пособия.

Раздел 2 Организация службы документационного обеспечения управления предприятия

Глава 1 Служба документационного обеспечения управления (ДОУ) предприятия, ее назначение, задачи, структура и состав

В соответствии с положениями Государственной системы документационного обеспечения управления (далее – ГСДОУ)[17] документационное обеспечение управления на предприятиях должно осуществляться специально уполномоченным подразделением – службой документационного обеспечения управления (далее – службой ДОУ). Такая служба (отдел, группа и т. п.) функционирует на предприятии с численностью персонала свыше 250 работников в качестве самостоятельного структурного подразделения, возглавляемого руководителем службы и подчиненного непосредственно руководителю предприятия[18].

Назначение службы ДОУ заключается в организации, ведении и совершенствовании системы документационного обеспечения управления предприятия. Основные задачи службы (отдела, группы) ДОУ представлены на схеме 1.

Схема 1

Поскольку на предприятиях, наряду с традиционными (бумажными) документами, все более широко используются электронные документы, служба ДОУ – совместно с информационными подразделениями – участвует и в решении иных задач, так или иначе связанных с организацией, внедрением и совершенствованием так называемого электронного документооборота. К числу таких задач следует отнести следующие[19]:

1. Подготовка технического задания на разработку информационных систем, обеспечивающих электронный документооборот.

2. Обоснование выбора состава и характеристик программно-технических средств обработки электронных документов.

3. Разработка, внедрение и поддержание режима доступа к электронным документам предприятия.

4. Формирование, актуализация, резервное копирование и ревизия банка электронных документов предприятия.

Повседневная деятельность службы ДОУ регламентируется в соответствии с:

положением о службе ДОУ;

положениями о структурных подразделениях[20];

инструкцией по ДОУ;

инструкциями по отдельным видам (направлениям) деятельности службы;

инструкцией по организации рабочих мест персонала службы; нормами времени на выполнение работ по ДОУ; документами планирования и отчетности; должностными инструкциями персонала службы.

В необходимых случаях службой ДОУ разрабатываются и другие документы – в частности, документы по совершенствованию деятельности службы ДОУ (см. далее)[21]. Для определения оптимальной организационной структуры службы ДОУ, в наибольшей степени отвечающей потребностям конкретного предприятия в документированной информации, представляется целесообразным обратиться к соответствующим положениям ГСДОУ. Данным документом предусмотрены нижеследующие типовые варианты организационной структуры службы ДОУ:

Вариант 1. Обеспечение потребностей в документированной информации министерств (ведомств) РФ и субъектов федерации, иных аналогичных организаций и учреждений – предписывается возлагать на управления делами в составе:

секретариат (в свою очередь, включает приемную, секретариат министра (руководителя ведомства, организации, учреждения), секретариаты заместителей министра (руководителя), секретариат коллегии, протокольное бюро);

инспекция при министре (руководителе ведомства, организации, учреждения) (в свою очередь, включает канцелярию (бюро переписки), бюро учета и регистрации документов, экспедицию, машинописное бюро, копировально-множительное бюро, телетайпную);

отдел писем (жалоб) (отдел по работе с обращениями, поступающими в адрес министерства (ведомства, организации, учреждения);

отдел совершенствования работы с документами и внедрения технических средств (ТС) (средств автоматизации и механизации) делопроизводственных процессов; центральный архив (архив).

Примерная организационная структура управления делами министерства (ведомства, иной аналогичной организации, учреждения) представлена на схеме 2.

Вариант 2. Обеспечение потребностей в документированной информации государственных предприятий, научно-исследовательских, проектных, конструкторских организаций и вычислительных центров, высших учебных заведениях и других аналогичных организаций – предписывается возлагать на отделы (службы) документационного обеспечения управления (канцелярии) в составе: группа (отдел) учета и регистрации; группа (отдел) контроля;

группа (отдел) совершенствования работы с документами и внедрения технических средств (средств автоматизации и механизации);

группа (отдел) рассмотрения писем (жалоб) (рассмотрения обращений, поступающих в адрес предприятия (организации));

секретариат; экспедиция; машинописное бюро; копировально-множительное бюро; архив.

Примерная организационная структура отдела (службы) ДОУ (канцелярии) государственного предприятия (организации) представлена на схеме 3.

Вариант 3. Обеспечение потребностей в документированной информации негосударственных предприятий (организаций), в том числе ассоциаций, концернов, акционерных обществ (включая совместные), кооперативов и др. – предписывается возлагать на службу ДОУ, структура которой (иного аналогичного подразделения) определяется органами руководства предприятия (организации). Примерная организационная структура службы ДОУ негосударственного предприятия (организации) представлена на схеме 4.

Схема 2

Схема 3

Схема 4

Вариант 4. Обеспечение потребностей в документированной информации органов местного управления (власти) и аппаратов (правлений) общественных организаций – предписывается возлагать на общие отделы в составе:

секретариат;

канцелярия (группа делопроизводства);

группа контроля;

протокольная группа;

группа совершенствования работы с документами (внедрения технических средств);

группа рассмотрения писем (жалоб);

машинописное бюро;

копировально-множительное бюро;

архив.

Примерная организационная структура общего отдела органа местного управления (власти) (аппарата (правления) общественной организации представлена на схеме 5.

Определение численного состава службы ДОУ – по структурным подразделениям и в целом – рекомендуется производить на основе соответствующих расчетов. Выполнение таких расчетов следует производить исходя из реальных потребностей предприятия в документированной информации (учитывающих объем документооборота, основные виды управленческих документов, периодичность их применения в целях обеспечения повседневной деятельности предприятия и т. п.) на основе данных о нормативных затратах времени на выполнение тех или иных видов работ (действий).

Схема 5

Методика расчетов представлена в укрупненных межотраслевых нормативах времени на работы по ДОУ[22]. Кроме того, при определении численности работников подразделений архивного хранения в составе службы (отдела) ДОУ (архива предприятия) целесообразно использовать методику расчета штатной численности государственных архивов[23]. Пример расчета представлен в табл. 2.1.

Определение квалификационного состава службы ДОУ производится исходя из совокупных потребностей предприятия в видах работ по ДОУ, выполнение которых предполагает наличие у работников соответствующей квалификации[24].

Таблица 2.1

Примечание:

1. СЗВ с учетом затрат времени на организационно-техническое обслуживание рабочих мест и отдых персонала составляют: СЗВп = 12 651 × Ку (Учетный коэффициент со значением 1,1) = 13 916 чел. – часов.

2. Примерная численность специалистов (с учетом квалификационных требований, предъявляемых содержанием работ), исходя из значения показателя полезного фонда рабочего времени одного работника (Фпв), составит: СЗВп: Фпв = 13 916: 2006 = 7 ед.

Окончательные результаты расчетов после тщательной проверки на предмет достоверности берутся за основу при подготовке проектов документов, определяющих квалификационный и численный состав службы ДОУ[25]. Примерный квалификационный и численный состав службы ДОУ предприятия с численностью свыше 250 работников представлен в табл. 2.2.

Таблица 2.2

Глава 2 локальные нормативные акты, регламентирующие функционирование службы ДОУ

2.1. Штатное расписание предприятия

Штатное расписание – локальный нормативный акт, устанавливающий структуру и квалификационно-численный состав работников предприятия по структурным подразделениям (участкам работы, включая службу ДОУ) и в целом на предстоящий календарный год. Унифицированная форма документа утверждена постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

В документе указываются: наименование предприятия, его код по ОКПО, дата введения в действие штатного расписания, дата и номер документа, дата и номер приказа, в соответствии с которым утверждено штатное расписание, численность штата (в единицах) и размер фонда заработной платы (в рублях), наименование структурного подразделения, наименование профессии (должности) работника, количество штатных единиц и размер месячного фонда заработной платы по каждой должности (профессии). В необходимых случаях состав реквизитов документа, предусмотренный унифицированной формой, может быть уточнен. Порядок оформления документа определен Инструкцией по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты[26]. Проект штатного расписания (см. рис. 2.1) утверждается приказом руководителя предприятия. Об изменении действующего штатного расписания руководителем предприятия издается соответствующее распоряжение (см. в связи с этим рис. 2.2).

2.2. Положение о службе ДОУ

Положение о службе ДОУ – это локальный нормативный акт, регламентирующий его организационно-правовой статус в системе управления предприятия, порядок его повседневного функционирования, а также подчиненность данного подразделения и порядок его взаимодействия с другими подразделениями и должностными лицами предприятия.

Рис. 2.1.

Открытое акционерное общество «Фасет»

РАСПОРЯЖЕНИЕ

«22» марта 2010 г. № 135

г. Екатеринбург

О внесении изменений в штатное расписание предприятия

В целях совершенствования организационной структуры, оптимизации численного состава предприятия

РАСПОРЯЖАЮСЬ О СЛЕДУЮЩЕМ:

1. Создать с 01.07.2010 на предприятии службу документационного обеспечения управления – службу ДОУ. Установить предельную численность состава службы на 2010 год – 22 должностных единицы, в том числе:

1.1. Административная группа – 2 чел.

Конец ознакомительного фрагмента.

Текст предоставлен ООО «ЛитРес».

Прочитайте эту книгу целиком, купив полную легальную версию на ЛитРес.

Безопасно оплатить книгу можно банковской картой Visa, MasterCard, Maestro, со счета мобильного телефона, с платежного терминала, в салоне МТС или Связной, через PayPal, WebMoney, Яндекс.Деньги, QIWI Кошелек, бонусными картами или другим удобным Вам способом.

Примечания

1

Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу (ССИБИД). Управление документами. Общие требования (ISO 15489-1-2001. Information and documentation. Records management. General (IDT)). – М.: Стандартинформ, 2007.

2

Далее, за исключением случаев, оговоренных особо, под термином «предприятие» понимается также организация или учреждение.

3

Однако его положения применимы к управлению документами, состоящими на хранении в архивах (отделах, группах архивного хранения) служб (отделов) делопроизводства (ДОУ) предприятий (организаций, учреждений).

4

В рамках системы корпоративного делопроизводства.

5

В соответствии с Национальным стандартом Р ИСО 15489-1 -2007 метаданные представляют собой данные, описывающие контекст, содержание, структуру документов и управление документами в течение времени. См. также приложение 1 к настоящему пособию.

При этом правом доступа к соответствующим документам наделяются те работники (подразделения), которым такой доступ необходим для надлежащей реализации возложенных на них полномочий.

6

В соответствии с Национальным стандартом Р ИСО 15489-1-2007 система управления документами должна иметь точную документально зафиксированную политику, распределение ответственности и формальную методологию управления ею.

7

Информационные системы, прикладные программы и коммуникационные системы, а также поддерживаемые ими процессы деловой деятельности должны быть спроектированы, модифицированы или перепроектированы так, чтобы в процессе повседневной деловой деятельности происходило создание соответствующих документов как составной части документной системы.

8

Чему в соответствии со сложившейся практикой предшествует этап опытной эксплуатации.

9

В соответствии с Национальным стандартом Р ИСО 15489-1 -2007 стратегия может быть применена к каждому требованию к документам отдельно или в комбинации. Стратегия должна быть выбрана на основе степени риска в случае невыполнения требования либо в рамках функции (для поддержания которой предназначена документная система) существующей системной среды или корпоративной культуры, в которой стратегия должна применяться.

10

В соответствии с Национальным стандартом Р ИСО 15489-1-2007 стратегия может быть применена к каждому требованию к документам отдельно или в комбинации. Стратегия должна быть выбрана на основе степени риска в случае невыполнения требования либо в рамках функции (для поддержания которой предназначена документная система) существующей системной среды или корпоративной культуры, в которой стратегия должна применяться.

11

От 22 октября 2004 г. № 98-ФЗ.

12

Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения от 6 октября 2000 г. (в ред. от 27 октября 2003 г.) и Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Приказом Минкультуры РФ от 31 июля 2007 г. № 1182.

13

См. в этой связи, например Федеральный закон «О коммерческой тайне» и Федеральный закон «О персональных данных».

14

Например, в форме соответствующего положения, инструкции и т. п., см. далее.

15

В форме проекта приказа, распоряжения или иного аналогичного документа, см. далее.

16

При необходимости локальные нормативные акты должны быть представлены на согласование сторонним уполномоченным органам (например, соответствующим архивным учреждениям).

17

М.: Главархив, 1991. Положения ГСДОУ сохраняют свою силу в части, не противоречащей законодательным, иным нормативным правовым актам РФ.

18

На предприятиях с численностью персонала от 40 до 250 работников и относительно небольшим объемом документооборота практикуется возложение обязанностей по ДОУ на одного из штатных работников – например, на секретаря руководителя. На предприятиях с численностью менее 40 работников, а также у индивидуальных предпринимателей обязанности по ДОУ целесообразно возложить: а) по совместительству – на одного из штатных работников, обладающих необходимыми знаниями и навыками; б) на работника, привлекаемого к исполнению соответствующих обязанностей на основании гражданско-правового договора; в) непосредственно на руководителя предприятия (индивидуального предпринимателя).

19

См. в этой связи Методические рекомендации «Разработка нормативных документов по документационному обеспечению организации». – М.: ВНИИДАД, 2007.

20

При наличии последних в составе службы ДОУ – например, отдела (группы) архивного хранения документов (архива) и пр.

21

Организационная структура и численный состав службы ДОУ определяется в соответствии со штатным расписанием (см. далее).

22

Утверждены постановлением Минтруда России от 25 ноября 1994 г. № 72.

23

М.: ВНИИДАД, 2004.

24

См. в этой связи Квалификационный справочник должностей служащих, утв. постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 г. № 37.

25

Важнейшим из них является штатное расписание, см. далее.

26

Утверждена вышеуказанным постановлением.