Сразить наповал. #Сопроводительное письмо. Как написать кратко о важном

Сразить наповал. #Сопроводительное письмо

Как написать кратко о важном

Раиса Сорокина

© Раиса Сорокина, 2018

ISBN 978-5-4493-2991-2

Создано в интеллектуальной издательской системе Ridero

Предисловие

Научиться составлять резюме проще, чем написать сопроводительное письмо. В первой книге из серии «Сразить наповал. #Резюме» автор предлагает универсальный метод создания продающего резюме – кейс «Поиск ключевых слов». Это палочка-выручалочка для соискателя.

С сопроводительным письмом все не так просто. Чтобы написать самому текст с чистого листа нужно как минимум обладать знаниями письменной деловой коммуникации и как максимум уметь редактировать текст. Насколько эффективно вы владеете навыками деловой переписки, настолько и будет определяться ваш личный успех в поиске работы.

Прочитав эту книгу, вы узнаете, как выбросить из текста лишние слова и свести к минимуму оценочные суждения. Вы научитесь писать кратко о важном, чтобы привлечь внимание HR-специалистов к резюме и получить приглашение на собеседование.

Об авторе

Раиса Сорокина – коуч-консультант, автор популярно-публицистической литературы о поиске работы и построении карьеры, бизнес-тренер с 20-летним опытом в продажах, управлении, обучении и рекрутинге в российских и западных компаниях, входящих в список Fortune 500, в т. ч. Schwarzkopf & Henkel, L’Oreal, Avon и др. Эксперт по написанию резюме, единственный в России тренер-интервьюер, который готовит кандидатов к прохождению всех видов собеседований. Автор бестселлера: «Я боюсь собеседований. Советы от коуча №1 в России» и серии книг «Сразить наповал».

Автор программы «Коучинг-интервью» и курсов по подготовке к разным видам собеседований: «Эффективное собеседование», «Мастер интервью», «Собеседование без усилий». Основатель bosshunt.ru.

О книге

Книга состоит из трех частей. Первая часть «Работа над ошибками» построена как обзор примеров удачных и неудачных откликов соискателей. Во второй части «От плохого к хорошему» представлена стандартная структура, которой нужно придерживаться при написании сопроводительного письма. Третья часть содержит 55 примеров писем по разным позициям от уровня специалиста до топ-менеджера.

Вы узнаете:

– топ-10 ошибок, которые допускают соискатели;

– план написания письма для кандидатов без опыта работы;

– план написания письма для кандидатов с опытом работы;

– что делает письмо конкретным и информативным;

– как сократить размера письма без потери смысла.

Вы сможете:

– излагать мысли кратко, ясно и убедительно;

– составлять сопроводительное письмо в соответствии с требованиями вакансии;

– написать сопроводительное письмо для кадровых агентств.

Что такое сопроводительное письмо

Где мало слов, там вес они имеют.

У. Шекспир

Сопроводительное письмо (англ. cover letter, сокр. CL) – поясняющее письмо к резюме. Оно включает краткий анонс профессионального опыта кандидата, основная цель которого привлечь внимание адресата и побудить его к действию – открыть и прочитать резюме. Это дополнительный инструмент для установления потенциального контакта соискателя с работодателем. CL выполняет три функции: информативную, убеждающую и воздействующую.

Наличие сопроводительного письма на большинство позиций рассматривается HR-специалистами как дополнительное преимущество, а также подтверждает мотивацию и серьезные намерения кандидата. Кроме того, на сайтах по поиску вакансий все чаще можно встретить требование, которое указывают работодатели в описании вакансий, например, «не сочтите за излишнюю требовательность, но для нас важно знать, чем вас заинтересовала эта позиция и почему вы полагаете, что справитесь с обозначенными задачами. Пожалуйста, раскройте это в сопроводительном письме».

Авторитетное мнение

Сопроводительное письмо может иметь решающее значение для двух одинаково квалифицированных кандидатов. Джон О'Нил

3 принципа CL

• Конкретно – меньше пустословия – больше дела.

• Объективно – свести к минимуму оценочные суждения.

• Лаконично – выбросить из текста лишние слова.

Деловая коммуникация

Деловая коммуникация – это процесс передачи информации от одного человека к другому. Деловое общение по форме речи делится на устное и письменное.

В части сопроводительного письма это обмен информацией, на основе которого потенциальные работодатели получают сведения, необходимые для принятия решения по дальнейшему рассмотрению кандидатуры на вакантную позицию. Основной фактор успешности деловой коммуникации – это реализация цели делового общения и получение конкретного результата – изучение резюме, приглашение на собеседование.

Так же, как и раздел «профиль» в резюме – сопроводительное письмо демонстрирует истинное лицо кандидата. По стилю письма и его содержанию можно определить общую культуру, грамотность, компетентность пишущего, что позволяет адресату составить представление о его личности.

Насколько эффективно вы владеете навыками деловой переписки, настолько и будет определяться ваш личный успех в поиске работы. При этом развитию этой компетенции мало кто уделяет должного значения. Недостаточное внимание важности письменной коммуникации и неумение выражать свои мысли в правильной форме, соблюдая основные правила и принципы делового письма, лишают возможности соискателей использовать сопроводительное письмо как дополнительный инструмент воздействия на HR c целью получить приглашение на собеседование.

Для эффективности письменной деловой коммуникации значение имеет адекватность использования этикетных речевых моделей, тональности послания, принципов делового общения. При работе с текстом письма у каждого соискателя есть возможность продумать детали, составить план и тщательно сформулировать свои мысли, и в случае необходимости откорректировать сообщение перед отправкой. Поэтому плохо написанные тексты вызывают крайне негативную реакцию со стороны специалистов по подбору персонала и приводят к противоположному результату. Сопроводительное письмо к резюме может стать как призывом к действию – «откройте и прочитайте мое резюме», так и призывом к бездействию.

По данным с сайта hh.ru 36% HR-менеджеров признались, что отказывались от кандидатов из-за некорректных сопроводительных писем. Цена ошибки в данном случае велика, поэтому я предлагаю учиться не на своих ошибках, а на чужих.

Часть I. Работа над ошибками

Шаблоны

Бывают сопроводительные письма, которые содержат много «умных» слов, но чувствуешь, что они тупые.

Вам знакома такая формулировка: «Резюме с пустыми и шаблонными сопроводительными письмами рассматриваются в последнюю очередь». Таким образом компании предупреждают о важности информации, которую указывают в своих письмах соискатели. Нет ничего хуже, чем рассылать одно и то же письмо в разные компании в надежде, что это не заметят. Заметят и отметят. 38% HR-менеджеров получают шаблонные сопроводительные письма и это служит причиной отказа от дальнейшего знакомства с резюме. Поэтому такие письма не работают. Они не позволяют понять потенциальному работодателю, почему вы подходите для их компании.

Как выглядят шаблонные письма? Давайте разбираться.

Далее я привожу пять примеров шаблонных сопроводительных писем.

N. B.

Не пишите так.

№1. НАЧАЛЬНИК IT-ОТДЕЛА

«Здравствуйте! Отправляю Вам свое резюме, готов дополнительно встретиться и ответить на все интересующие Вас вопросы. Имею большой опыт в должности руководящего работника IT-подразделений. Опыт руководящего работника дали мне необходимые квалификацию и знания, которые я смогу применить для пользы Вашей компании. Буду благодарен, если Вы не оставите мое резюме без внимания».

№2. РУКОВОДИТЕЛЬ ОТДЕЛА ПРОДАЖ

«Добрый день, пишу Вам относительно вакансии «Руководитель отдела продаж».

Описанные обязанности и цели данной позиции представляются мне чрезвычайно интересными. Меня всегда привлекали сложные и амбициозные проекты.

Мой профессиональный опыт включает в себя: управление командами продаж, ведение переговоров с ключевыми клиентами.

В случае взаимного интереса предлагаю созвониться в любое удобное для Вас время».

№3. РУКОВОДИТЕЛЬ ПРОЕКТА

«Ваша вакансия руководитель проекта меня заинтересовала в виду того, что требования, предъявляемые к кандидату в полной мере, соответствуют моей квалификации.

Мои основные качества – умный, опытный, знающий, высокие управленческие компетенции, ответственность, системность».

№4. СПЕЦИАЛИСТ ПО ДОКУМЕНТООБОРОТУ

«Добрый день!

Прошу Вас рассмотреть мою кандидатуру на открытую вакансию.

Работа в Вашей компании привлекает меня возможностью в полной мере реализовать свои полученные знания и приобретенный опыт в области делопроизводства.

Более подробно Вы можете ознакомиться в резюме.

Основная причина поиска новой работы – возможность совершенствования своих способностей и навыков.

Если мое резюме Вас заинтересует, буду рада ответить на Ваши вопросы».

№5. МЕНЕДЖЕР ПО ПРОДАЖАМ

«Добрый день!

Меня зовут Иван Иванов, специалист в области продаж. На данный момент я открыт для новых предложений и мне интересна вакансия вашей компании.

Я командный игрок и лидер, способный повести за собой команду. Имею более чем 10-летний успешный опыт работы в продажах, а также опыт руководства коллективом до 8 человек.

Уверен, что мой опыт и знания будут полезны Вашей компании!

В связи с этим прошу Вас рассмотреть моё резюме на данную вакансию».

Представленные выше примеры – это безликие пустые по содержанию «зловредные» письма, которые состоят из заезженных слов и выражений и не придают письменной речи смысла. Такие сопроводительные письма на 100% состоят из воды. Кроме того, они содержат канцелярит – штампованные шаблонные фразы. Используя штамп, мы выбираем одни и те же речевые обороты и ничего дополнительно не сообщаем адресату. Тем самым мы злоупотребляем вниманием и терпением читателя, который делает соответствующие выводы о нашей мотивации.

Как избежать штампов?

Штампы – это пустота. Поэтому, один из самых действенных методов борьбы с ними – добавление аргументов. Вместо того чтобы написать, что «я – командный игрок» – расскажите, с какими отделами вы взаимодействуете в своей работе и в каких проектах принимаете участие. Не пишите, что «я – лидер, ведущий за собой команду», а приведите результаты работы своей команды.

Как перевести шаблонные фразы в конкретику?

Придать сообщению личностный характер, сделать его аргументированным и более действенным помогут примеры результатов. Так же, как и в продающем резюме, в сопроводительном письме сразить наповал сотрудников по найму можно достижениями. Как правильно выбирать и составлять хорошие примеры результатов по KPI вы сможете научиться, прочитав первую книгу из серии «Сразить наповал. #резюме. Задача этой книги – научиться добавлять уже готовые результаты в структуру текста сопроводительного письма.

Вот, как можно заменить шаблонные фразы конкретной информацией и результатами.

Было

На данный момент я открыт для новых предложений и мне интересна вакансия вашей компании.

Стало

Мне интересна работа в «Х», так как руководство компании поддерживает рост и развитие своих сотрудников и предоставляет возможности для реализации новых проектов. Я знаю, что у Вас очень сильная корпоративная культура, ориентированная на лидерство, работает профессиональная команда, есть корпоративный университет и поощряются идеи.

Было

Меня заинтересовала вакансия в Вашей компании.

Стало

Меня заинтересовала вакансия на позицию «Директор юридического департамента» в Вашей компании. Из описания вакансии я увидел широкий спектр правовых вопросов, таких как поддержка производства, торговое законодательство, корпоративные вопросы, импорт и экспорт. Последние 5 лет я занимаюь этими направлениями в компании «Х». Также меня привлекает перспектива работы с владельцем крупного федерального холдинга.

Было

Требования в вакансии, предъявляемые к кандидату, в полной мере соответствуют моей квалификации.

Стало

В описании Вашей вакансии требуется кандидат с опытом оптимизации бизнес-процессов. В компании «Х» по итогам 2017 года я увеличил прибыль компании на 15% и сократил срок завершения сделок полного цикла на 30% за счет модернизации и автоматизации бизнес-процессов.

Было

Я командный игрок и лидер, способный повести за собой команду.

Стало

Увеличил продажи в 2 раза за 2 года за счет создания с «0» команды по работе с корпоративными клиентами. Снизил отток клиентов мелкого и среднего бизнеса на 20% и увеличил рентабельность продаж на 30%. Победитель мотивационных конкурсов от партнеров по продаже брендов три года подряд: «X» (2018), «Y» (2017), «Z» (2016).

Было

Большой опыт управления персоналом.

Стало

Имею диплом за успехи в области розничной торговли за вклад в развитие бизнеса в России в номинации «Лучшая работа с персоналом».

Было

Опыт дал мне необходимые квалификацию и знания, которые я смогу применить для пользы Вашей компании.

Стало

Улучшил финансовый результат на 18% в 2017 году за счет оптимизации бухгалтерской отчетности актива. Сократил расходы компании по банковским процентам на 3 процентных пункта за счет проведения рефинансирования кредитов.

N. B.

Скажите «нет» серому, однообразному и казенному шаблонному сопроводительному письму.

Шаблонные письма мы исключили и решили написать сами. Но, не все так просто. Многие хорошо излагают свои мысли устно, но мало кто умеет также хорошо переносить свои мысли на бумагу. Попытки «изобрести велосипед» в деле составления сопроводительных писем также ни к чему хорошему не приводят.

Что же мешает кандидатам написать хорошее CL? Давайте разберем следующий уровень ошибок.

Просторечия

Один из способов, чтобы научиться делать что-то правильно, это сначала понять, как делать неправильно.

Как известно, просторечие свойственно малообразованным носителям языка. Термин «просторечие» был введён Д. Н. Ушаковым в значении «речь необразованного и полуобразованного городского населения, не владеющего литературными нормами».

Для такой речи характерны эмоциональность, простота, субъективная оценка, общая структурная небрежность. Использование просторечной лексики в деловой коммуникации не приемлемо.

Поэтому предлагаю продолжить учиться на чужих ошибках. Для этого мы возьмем примеры реальных сопроводительных писем, которые содержат ряд типичных ошибок, которые соискатели допускают чаще всего. У авторов этих посланий явно не хватило времени на сочинение и редактирование своего произведения.

В каждом примере жирным шрифтом выделены ошибки, в скобках курсивом указаны комментарии.

N. B.

Это плохие примеры. Не пишите так.

№1. ДИРЕКТОР ПО ПРОДАЖАМ

Добрый день! (недопустимое приветствие)

Направляю Вам на рассмотрение свое резюме (на какую позицию). Уверен, что мог бы быть полезен (субъективное мнение/шаблон) крупной торговой компании в продажах промышленных и сложных продуктов (какой компании и каких продуктов). Мои опыт, знания и навыки (какие) лежат (шаблон) в области продаж и работы с клиентами. На последнем месте работы

Конец ознакомительного фрагмента.

Текст предоставлен ООО «ЛитРес».

Прочитайте эту книгу целиком, купив полную легальную версию на ЛитРес.

Безопасно оплатить книгу можно банковской картой Visa, MasterCard, Maestro, со счета мобильного телефона, с платежного терминала, в салоне МТС или Связной, через PayPal, WebMoney, Яндекс.Деньги, QIWI Кошелек, бонусными картами или другим удобным Вам способом.