Практический тайм-менеджмент для топ-менеджеров

Участники тренинга почти всегда занижают итоговую сумму. Однако несложный расчёт даёт впечатляющие результаты – дополнительного заработка Ивану хватило бы на один Ламборджини, или две квартиры в Москве не в самом плохом районе.

Огромное количество времени «съедают» различные социальные сети. Задумайтесь – а так ли они все Вам нужны? И нужно ли проводить в них так много времени? Отказаться от всех социальных сетей в современном мире вряд ли возможно, но вполне реально общаться только с наиболее близкими друзьями в одной из социальных сетей.

Я, например, оставил себе только Facebook и захожу в него несколько раз в неделю на 5—10 минут. Также у меня есть профиль в LinkedIn, но в него я вообще не захожу, кроме случаев, когда мне приходит из LinkedIn какое-то сообщение (и тогда приходит оповещение на почту). Во всех остальных социальных сетях мой аккаунт либо отсутствует, либо неактивен. И обязательно удалите все мобильные приложения с социальными сетями.

Ещё один пожиратель времени – телевизор. 19 лет назад я от него полностью отказался, и ни разу не пожалел. Очень советую поступить так же. Что касается новостей – иногда трудно от них отказаться, и какие-то новости действительно могут оказаться для Вас важны. Однако имейте в виду, что около 97% новостей для Вас никакого значения иметь не будут, а потери времени могут составить десятки и даже сотни часов в год. Поверьте, о самом важном Вы всё равно узнаете.

Оставьте простые инструменты

Лучше понять этот принцип поможет история из жизни: в пятом классе наш учитель музыки загорелся идеей создания, как бы её сейчас назвали, «модной мальчуковой группы», а точнее, чего-то типа «хора мальчиков», каждый из которых пел бы и играл на каком-то музыкальном инструменте.

В течение месяца прошли «пробы», в рамках которых все подведомственные ему ученики проблеяли каждый по разу «Во поле берёзка стояла», а также рассказали, на каких музыкальных инструментах уже умеют играть или учатся. Как человек, которому медведь оттоптал не только уши, но и все остальные места, я коротко пропищал нужный текст, вежливо сообщил, что никакими музыкальными инструментами не владею и обучением не интересуюсь, и был, к моему удовольствию, отчислен из претендентов в участники «хора».

После того, как было набрано требуемое количество кандидатов – 10 мальчиков основных +2 запасных (мало ли что случится – наш учитель пения, оказывается, уже в то время управлял рисками!), начались репетиции, которые продолжались в течение полугода. То есть 2 раза в неделю собирались эти мальчики и пели, играли – в общем, готовились к мероприятию. Изюминкой хора учитель сделал разнообразие музыкальных инструментов – флейта, гитара, труба, скрипка, барабаны, баян, ложки, дудки какие-то – в общем, практически симфонический оркестр с народным уклоном.

За месяц до выступления стало известно, что выступление будет снимать местное телевидение и потом транслировать по кабельному каналу в разделе «Культурные события нашего города». Учитель пения пришёл в неописуемый восторг и удвоил усилия по подготовке к мероприятию, которые вылились в заказ аккуратных костюмчиков и многократной отработке вежливого, но уверенного финального поклона публике. К этому времени в группе было уже 11 мальчиков, то есть всего один запасной (второй отсеялся по неведомым причинам ранее).

За день до события, когда уже все воротнички сценических костюмов были отглажены, инструменты настроены, поклон доведён до автоматизма, произошёл невиданный форс-мажор. Сразу двое «исполнителей» свалились с гриппом (в школе бушевала эпидемия), и таким образом, выбыли из соревнований за сутки до старта. В «модной мальчуковой группе» внезапно организовалось одно вакантное место, которое необходимо было срочно заполнить. Выступать вдевятером почему-то не было никакой возможности, мальчиков требовалось ровно десять.

Так сложилось, что учитель пения обратился ко мне с просьбой заменить заболевшего мальчика. Не помню, что подвигло его на такой выбор – возможно, лишь то, что я жил с ним в одном доме и примелькался. Так или иначе, мне было предложено стать десятым участником хора. Были применены различные мотивирующие факторы – от официального отсутствия в школе в день концерта и дальнейших преференций на уроках музыки вплоть до возможности полного их прогуливания, до обещания вкусных пироженок на мероприятии, и самое главное – неувядающей славы после трансляции мероприятия по телевидению.

Однако я, несмотря на весьма скудные познания в области музыки, понимал очень простую вещь. Даже если я буду просто стоять и открывать рот, а не петь, то за оставшуюся ночь до концерта я никак не смогу хоть как-то научиться играть на музыкальном инструменте – а каждый из участников хора должен был быть экипирован каким-то инструментом. Даже ложечник прошёл полугодовой курс, как правильно этими самыми ложками выстукивать ложко-ритм. А уж научиться нормально играть на любом инструменте занимает годы – это я знал уже тогда, наблюдая за потугами наших школьных музыкантов.

И тут наш учитель музыки меня поразил так, что я запомнил это на всю жизнь, и немедленно согласился на данную аферу. Выслушав мою жалобу на то, что за сутки музыкантом я никак стать не могу, он сказал:

– Сможешь. И не за сутки, а за 5 минут. Есть у меня для тебя простой инструмент, который спасёт положение.

И, порывшись пару минут в чулане, извлёк потрясающий девайс – жёлтого цвета треугольник и такого же цвета короткую палочку.

– Вот, возьми треугольник, – гордо сказал учитель пения, – и будешь пару раз за песню тренькать в него в подходящий момент.

Я был поражён простотой и красотой инструмента, без колебаний согласился влиться в дружную команду исполнителей – и на следующий день наш хор блестяще выступил на мероприятии. 9 мальчиков из 10-и вовсю старались, играли на своих гитарах, баянах и барабанах – а я, поставленный в самый центр (то ли из-за малого роста, то ли из-за моего уникального инструмента), лихо бил палочкой в треугольник, от счастья даже забывая открывать рот во время имитации пения, так как слов ни одной из песен я не знал.

Руководитель нашего хора дирижировал рядом, свободной рукой вытирая слезы счастья и гордости. На просмотр нашего выступления по телевизору собрались все родственники. Я получил обещанную индульгенцию и смело прогуливал уроки музыки все последующие годы, а учитель пения в этот год получил звание «Учитель года». Совпадение? Не думаю!

Залогом успеха и спасением для него стало использование самого простого инструмента, научиться играть на котором было возможно за 2 минуты.

И основной совет, который я хотел бы дать при использовании методик в тайм-менеджменте – используйте инструменты. Чем инструмент проще, тем выше вероятность, что он будет использоваться. Если Вам удобен бумажный ежедневник и нравится клеить стикеры на экран монитора – не слушайте техно-гиков и не ставьте на телефон десяток модных приложений по управлению временем. Простые технологии – самые эффективные. простые

Поэтому, если у Вас есть на выбор несколько инструментов для планирования, отслеживания задач, описания целей, ведения дневника, списка идей и т. д. – выбирайте самый простой, он не подведёт. Избавьтесь от кучи ежедневников, записных книжек, лишних программ, календарей, телефонов – лучше всего хранить информацию, планировать и отслеживать задачи и события в одном месте.

Глава 2. Целеполагание

У кого нет цели, тот не находит радости ни в каком занятии.

Джакомо Леопарди

Про целеполагание написано огромное количество книг. И что-то дополнительно добавить тяжело. Большинство авторов придерживаются теории, что абстрактными целями невозможно управлять. Меньшинство считает, что цели оцифровывать не нужно – это препятствует их достижению. В данном конкретном случае я согласен с большинством – цели должны быть измеримы. Поэтому поставьте себе цели, обязательно используя технологию SMART – и достижение таких целей будет легко отслеживать.

Цели удобно разбить по разделам, или областям. Примеры таких областей: семья, друзья, духовное саморазвитие, здоровье, спорт, работа или бизнес и т. д. Отдельным разделом можно выделить так называемый «Список покупок», в который необходимо внести все те материальные блага, которые Вы хотели бы иметь. Почему я рекомендую выделить все материальные ценности в отдельный раздел? Это позволяет увидеть картинку в целом – сколько денег Вам нужно для счастья – и самое главное – убедиться, что Ваши цели очень незначительно связаны с материальными ценностями. Когда я впервые подготовил для себя полный перечень целей, менее 10% из них имели требуемый бюджет для их достижения больше нуля.

Очень удобный способ – управление собой как компанией. Представьте себе, что Вы – ООО «Я», и у этой компании есть специализация, цели, Миссия, задачи, есть сотрудники (правда, функции большинства сотрудников исполнять всё равно Вам). И попробуйте рассмотреть свою деятельность с точки зрения управления компанией – планирование, бюджетирование, отчёты по результатам выполнения задач и так далее.

Прежде чем заниматься постановкой целей, необходимо сделать более сложную, весьма творческую и очень важную работу – определиться со своей Миссией в этой жизни. Возможно, звучит слишком пафосно – но не считайте, что только сверхлюди достойны иметь Миссию. Вы тоже имеете право желать великих свершений.

Обычно написание Миссии – творческий, длительный и зачастую мучительный процесс. Попробуйте начать с чего-то простого, приземлённого – потом зачеркните это, напишите другой вариант – и так, пока, наконец, искомое значение не будет найдено.

Впрочем, довольно теории. Переходим сразу к делу. Но – прежде чем написать Миссию, нужна небольшая подготовка.

Напишите эпитафию

Хорошим подспорьем в работе над Миссией может стать написание эпитафии – воображаемой надписи на Вашем воображаемом памятнике, надгробной плите. Согласен, звучит как-то не очень оптимистично но, с другой стороны, полагать, что Вы будете жить вечно – это оптимизм, к сожалению, пока не подтверждающийся фактами.

Напишите короткий текст, который Вы бы хотели увидеть на собственном надгробном камне. «Великий спортсмен», «известный бизнесмен», «влиятельный политик», «заслуженный артист РФ»… Естественно, старайтесь быть ближе к реальности. Если из музыкальной школы Вас отчислили в первый час занятий с диагнозом «общий ушиб тела медведем, включая уши» – не пишите в качестве эпитафии «лучший оперный певец 21-го века».

Нередко бывает, что такая задача вводит в ступор. Певец я неважный, политики боюсь, бизнесменом быть никогда не хотел… Что же писать – «Здесь покоится несокрушимый чемпион по настольному теннису средней школы №117»? Или – «Вечная память лучшему продавцу женского белья универмага «Сирень»?

Пишите всё, что угодно – главное, чтобы лично Вам эта надпись понравилась. Это Ваша жизнь, и какая разница, что подумают другие. Не пытайтесь сделать свою эпитафию «более правильной», более социальной, более приемлемой для печати. Если Вам не дают покоя рекорды Казановы – не пишите в своей виртуальной эпитафии «примерный семьянин». Самообман с эпитафией приведёт к появлению ложной Миссии и ненужных Вам целей.

Эпитафия поможет Вам правильно сформировать свою Миссию – то, в чём Вы видите своё предназначение в этом прекрасном мире. Сначала может показаться, что написание эпитафии и Миссии мало приближает нас к экономии времени. Напротив, сейчас мы инвестируем время с огромной пользой. Несколько позже станет понятно, зачем нужна эпитафия и Миссия.

Кстати, если пишем эпитафию – ставим себя в максимально реалистичные условия: на надгробном камне негде особо разгуляться. Поэтому стараемся использовать не более 4-х строк для эпитафии.

Сформулируйте Миссию

При создании Миссии начните с ограничений. Ограничения могут быть совершенно различными, но Вы должны их знать в лицо, иначе возникнут сложности при реализации Вашей Миссии. В качестве ограничений могут быть, например, такие:

– Я буду заниматься только честным бизнесом, без криминала;

– Я не буду переезжать из родного города;

– Мне важно сохранить время для своего увлечения – вышивания бисером;

– Я хочу сохранить своего супруга;

– Пёсик должен выгуливаться дважды в день.

Не стесняйтесь того, что Ваша Миссия может поначалу получиться несколько… странной. Это Ваша Миссия, и никто этот документ, кроме Вас, не увидит. Не пугайтесь, если увидите там такие слова: «моя Миссия – наслаждаться жизнью, всеми её проявлениями», или «…стать кумиром молодёжи…», «…объехать весь мир…» и так далее. Возможна, Миссия будет звучать эгоистично и даже нахально.

Но это не важно. Главное – чтобы в Миссии не звучали в качестве основного мотива деньги. Деньги – это не хорошо и не плохо, но нужно помнить, что это всего лишь инструмент для достижения целей. Поэтому если нет целей, нет Миссии – любое количество денег счастья не принесёт.

Итак, для начала ограничения – напишите их на отдельном листе бумаги, зафиксируйте.

А теперь можно написать и Миссию. Для Миссии оставьте места с запасом, так как не исключено, что во время написания Миссии захочется уже написанный текст зачеркнуть, и написать по-другому. Ничего страшного, это нормальный рабочий процесс.

Сформируйте Ви́дение

Сформировать Ви́дение несколько проще – отталкиваясь от эпитафии и Миссии, сформулируйте Ваше Ви́дение (образ) себя и Вашего окружения в тот момент, когда Вы будете считать себя абсолютно счастливым и добившимся всего. Представьте, что сбылись все Ваши мечты! Попробуйте увидеть этот момент, ощутить его – когда все Ваши цели достигнуты. Не стесняйтесь описывать Ваше Ви́дение подробно и честно. Проще всего сформулировать своё Ви́дение как один стандартный день из Вашей жизни в этом прекрасном будущем.

«Я симпатичная блондинка, замужем за добрым, отзывчивым и богатым европейцем, живу с мужем и двумя детьми в небольшом уютном особняке на берегу моря. Я просыпаюсь около 9 утра, сама готовлю кофе, и пью его на террасе, наслаждаясь видом моря. Я не работаю, но активно участвую в общественной жизни, занимаюсь благотворительностью. После обеда вместе с подругами я еду за покупками, вечером у меня тренировка (я давно увлекаюсь теннисом и неплохо играю), а завтра вместе с представителями общественной организации я еду в детский дом с организацией концерта». Пример 1:

«Выйдя на пенсию, я купил дом в тихой деревушке в Рязанской области, завёл корову и кур. Живу вместе с женой, в Рязани живут дети и часто приезжают погостить вместе с внуками. Рано утром я обычно иду на рыбалку. Иногда ездим с друзьями охотиться на птицу. По хозяйству нам помогает наёмный рабочий, поэтому большую часть времени мы с женой можем заниматься любимыми делами. Я много времени уделяю чтению, раз в неделю сосед привозит мне книги из поселковой библиотеки. А на Новый Год собираемся съездить куда-нибудь отдохнуть на море». Пример 2:

В идеале, Ваши Миссия и Ви́дение должны уместиться на одной странице.

Разработайте дерево целей

Пришла пора разработать дерево целей. Существует огромное количество методик по составлению дерева целей, но на начальном этапе можете воспользоваться самыми простыми способами. Ваша основная задача – от Миссии и Ви́дения перейти к конкретным, понятным, достижимым целям.

Целей может быть много – можно сразу сформулировать все цели на много лет вперёд, которые будут вести Вас к Вашей Миссии и приближать к Вашему Ви́дению. А можно выбрать несколько стратегических целей на период, например, года. Практика показывает, что лучше всего, если целей на среднесрочную перспективу будет ровно 7 (считайте это идеальным количеством целей). И конечно, используйте принцип SMART!

Можно воспользоваться специализированными программными продуктами, например, MindJet, однако ручка и бумага дадут результат, совершенно не уступающий по качеству.

В управлении проектами, например, используется ИСР – иерархическая структура работ (на рисунке – схематическое изображение).

Итогом работы должны стать 7 целей верхнего уровня (стратегические цели).

Рассчитайте стоимость времени

Часто у нас есть выбор – потратить время или деньги. Как быстро определить, что стоит потратить? Например, Вы решили купить автомобиль, есть выгодное предложение, но Вы в Екатеринбурге, а он в Москве. Стоит ли потратить 2 дня своего времени + затраты на перелёт ради более выгодного предложения по цене? Стоит ли это разницы в цене между этим автомобилем и подобным в Екатеринбурге 200 тыс. рублей? Это очень легко определить.

Один раз рассчитайте стоимость своего времени, и в дальнейшем используйте очень простую формулу: если дополнительные затраты меньше стоимости Вашего времени, выраженного в деньгах – тратьте деньги вместо времени.

Итак, рассчитаем, сколько стоит Ваше время. Сделать это можно по разному – как Вам больше нравится. Стандартный способ такой: попробуйте посчитать, сколько денег Вы можете заработать за час. Для этого можно упрощённо взять Ваш доход за месяц, разделить на кол-во рабочих часов в месяце – это и будет та сумма, которую Вы можете (теоретически) заработать за один час. Можно использовать и другую методику, например, учитывающую не только время работы, но и время Вашего отдыха – тогда стоимость Вашего часа получится меньше.

При доходе, например, 500 тыс. рублей в месяц, стоимость одного Вашего часа получается около 3 тыс. рублей, или 22 тыс. рублей стоит один Ваш рабочий день. Применим к ситуации с покупкой машины в Москве: 22 тыс. рублей умножим на 2 дня, которые потребуются для того, чтобы слетать в Москву, прибавим стоимость перелёта и гостиницы, получим в сумме около 70 тыс. рублей. Соответственно, если разница в стоимости автомобилей в Москве и Екатеринбурге сравнима с этой суммой, реального смысла лететь в Москву нет. Если же экономия значительно выше стоимости вашего рабочего времени вместе с затратами на перелёт – идея слетать в Москву кажется рациональной.

Случай из жизни:

«Елена решила сэкономить деньги на ремонте квартиры и стала делать ремонт сама, оставив задачу обеспечения семьи деньгами мужу. Ремонт занял 10 месяцев, всё это время Елена не работала (уволилась, так как не успевала работать и делать ремонт). Правильным ли было решение делать ремонт самостоятельно, если зарплата Елены 30 тыс. рублей, а полная стоимость ремонта силами ремонтной бригады была оценена бригадой в 400 тыс. руб.?»

Правильный ответ – да, экономически целесообразно было в данных условиях делать ремонт самостоятельно. При условиях, что увольнение не создало для Елены дополнительных проблем с будущим трудоустройством, и заниматься ремонтом самостоятельно Елене нравилось, такое решение вполне обоснованно.

Глава 3. Потоки информации

Информация – самый ценный товар в мире после времени.

Кристина Дэвер

Есть старая притча про учителя и ученика: учитель спросил ученика, пришедшего в храм: «Скажи, ученик, ты оставил свой зонтик справа или слева от скамейки у входа?». А ученик не смог вспомнить и устыдился того, что упустил момент, и не смог зафиксировать, куда же он всё-таки поставил свой зонтик…

Старайтесь не поддаваться автоматизму рутинных действий, а смотреть по сторонам, запоминать какие-то, даже незначительные, детали, и радоваться моменту, переживать в душе каждое мгновение. Многие наши действия настолько отточены, что мы совершенно не замечаем, как ускользает время, когда мы их выполняем. Это время проходит мимо нас. Безусловно, привычки, доведённые до автоматизма, очень важны, об этом речь пойдёт в отдельной главе – но важно, даже выполняя ежедневные рутинные ритуалы, не превращаться в биоробота, исполняющего строго заданную программу.

Например, за рулём автомобиля, особенно если трасса не изобилует поворотами и плотным трафиком (МКАД в 5 утра или загородная трасса будним днём), легко можно проехать несколько десятков километров, незряче пропуская перед глазами серую ленту дороги, и даже не заметить, как прошёл последний час или два. Если Ваше желание – поскорее добраться до конечного пункта – это, в принципе, даже неплохо, но и в машине можно провести время с пользой и с удовольствием. Аудиокниги, аудиокурсы (например, иностранного языка), звонки с использованием гарнитуры – всё это позволяет значительно повысить эффективность времени, проведённого в транспорте.

А ещё важно не держать постоянно информацию в голове, всю поступающую информацию распределять по папкам, планировать выполнение задач. Для этого можно использовать любой удобный способ. Например, в Evernote реализована такая функция: любое письмо, отправленное на определённый адрес электронной почты, автоматически попадает в папку «Входящие», и соответственно, все задачи аккумулируются в одном месте, в одной папке. Затем уже можно их разобрать, распределить, проставить приоритеты и т. д. Впрочем, лично меня Evernote не вдохновил.

На рисунке – универсальная схема по работе с входящей информацией. Периодически расчищайте рабочий стол (как физический, так и рабочий стол компьютера), входящие папки почтовых программ.

Более подробно принципы практического применения этой схемы по отношению к электронной почте будут рассмотрены на Шаге 16.

Разберитесь с контактами

Неразбериха с контактной информацией может привести к информационному коллапсу. Очень рекомендую Google – легко разбирается с контактами, мгновенно подгружает их на любой телефон с любой платформой, позволяет контакты объединять, сортировать, добавлять фотографии, ссылки и т. д.

Пока, на мой взгляд, самый удобный способ управлять своими контактами – это именно Google Контакты, но Вы можете выбрать любой другой удобный вариант, лишь бы контакты могли синхронизироваться между всеми Вашими устройствами.

Вторая проблема – слишком большое количество контактов дублирующихся, неактуальных, неполных. Необходимо периодически контакты разбирать, проверять, чистить, убирать дублирующиеся (часто это можно сделать автоматически). Ещё один замечательный способ – можно собрать все неиспользуемые контакты в одну группу, заархивировать её и куда-нибудь положить на файловый ресурс, оставив в телефоне только те контакты, которые используются постоянно.

Лайфхак: в контакты телефона можно вносить не только телефоны людей и организаций, но и часто используемую не слишком конфиденциальную информацию – например, номер СНИЛС, страхового полиса, загранпаспорта, номер кредита в банке – любую информацию, которая периодически бывает нужна.

Вместо того чтобы искать эту информацию на файловом ресурсе, Вы быстро и легко можете найти её в контактах телефона.

Запомните важную информацию

Когда у меня спрашивают серию-номер паспорта, и я их называю по памяти, люди удивляются. Когда же спрашивающие робко говорят «А ещё нужна дата выдачи» – и я её тоже называю, не глядя в паспорт, удивляются ещё больше. Если же кому-то вдруг понадобился код подразделения, выдавшего паспорт, и эти 6 цифр я тоже могу назвать «без бумажки», меня начинают подозревать в колдовстве.

И это при том, что у меня с детства очень плохая память, и я всегда больше доверял записям на бумаге (или на жёстком диске), чем собственным нейронам. А что сложного в том, чтобы запомнить 4 цифры серии паспорта +6 цифр номера +1 дату +6 цифр кода подразделения? Ведь данные паспорта требуются практически ежедневно (во всяком случае, мне). Так не проще ли один раз напрячься и их выучить, чем каждый раз лезть в карман за паспортом?